mô tả chi tiết quy trình đào tạo nhân lực
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (666.2 KB, 33 trang )
QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN
Mã hiệu: QT-ABC-AHR-n
Lần ban hành/sửa đổi: ………
Ngày hiệu lực: …../…../2007
I. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định nội dung, trình tự các bước, mối quan hệ và trách nhiệm, quyền
hạn của các cá nhân, đơn vị, bộ phân có liên quan trong việc đào tạo cán bộ, nhân viên
II. LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH
1/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
QT-ABC-AHR-n
III. THÔNG SỐ TỔNG HỢP
Thông số
Đầu vào
Yêu cầu/Nhu cầu đào
tạo
Đầu ra
Nhân viên được đào
tạo
Nhu cầu cải tiến đào
tạo (nếu có)
Hồ sơ Nhà cung ứng
được quản lý
Điều kiện thực hiện
Nhân lực
Kinh phí
Thời gian
Mô tả
Nhu cầu đào tạo của nhân viên
Yêu cầu đào tạo của tổ chức
-
Nhân viên tham gia các khoá đào tạo nâng
cao nghiệp vụ, cập nhật kiến thức chung
Đề xuất các nhu cầu cải tiến về các thức tổ
chức đào tạo, loại hình đào tạo, nội dung đào
tạo
Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng
viên/người hướng dẫn
Nhà cung ứng/Giảng viên, người hướng dẫn
Điều phối viên đào tạo
Ngân sách đào tạo
Thời gian đào tạo
-
Tỷ lệ lượt cán bộ được đào tạo hàng năm thực
hiện/kế hoạch
-
Tỷ lệ giờ cán bộ được đào tạo hàng năm thực
hiện/kế hoạch
Chất lượng khoá học
Chỉ tiêu đánh giá
-
Quá trình liên quan
Quá trình tiếp nhận nhân viên mới
Quản lý cán bộ nhân viên
Xây dựng chính sách nhân sự
Yêu cầu
Phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp và năng lực của
nhân viên
Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự phát triển của tổ chức
-
Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có bản đánh giá/có
xác nhận của Trưởng bộ phận/ghi nhận trong hồ sơ
nhân viên
Bản tổng kết khoá đào tạo
-
Hồ sơ Nhà cung ứng và tài liệu lưu đầy đủ
Nhà cung ứng/giảng viên có đủ năng lực giảng dạy
Có đủ năng lực tổ chức, điều phối
Ngân sách đựoc phê duyệt hàng năm
Thời gian đào tạo phù hợp và được chấp thuận của học
viên và Đơn vị
- 70% lượt cán bộ nhân viên được đào tạo hàng năm thực
hiên/kế hoạch (một lần nhân viên tham gia đào tạo theo
một khoá học có kế hoạch và được ghi nhận theo đúng
quy trình). Số lượt đào tạo: là tổng số lượt đào tạo của
tất cả nhân viên trong một năm (không tính đào tạo tân
binh và đào tạo ISO ban đầu). Đào tạo thi chứng chỉ
được tính là 1 lượt đào tạo và thời lượng đào tạo tính
theo thời gian tham dự chứng chỉ, không tính thời gian
đi lại.
- 70% thời lượng giờ cán bộ nhân viên được đào tạo hàng
năm thực hiện/kế hoạch.
- Điểm đánh giá khoá học >=7 trên thang điểm 10
Yêu cầu đào tạo
Yêu cầu và nhu cầu đào tạo
Yêu cầu đào tạo
2/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
IV. LƯU ĐỒ CHI TIẾT.
1. Quá trình lập kế hoạch
1.1. Lưu đồ:
3/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
4/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
1.2. Mô tả:
Bước
Người thực hiện
1
1.1
1.2
Cán bộ, nhân viên; Cán bộ
quản lý trực tiếp
Cán bộ quản lý trực tiếp
Trưởng bộ phận
Thiết lập các nhu cầu đào
tạo của nhân viên
Thiết lập các yêu cầu đào
tạo đối với nhân viên thuộc
tổ chức
Miêu tả công việc
Thể hiện các nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Check point: theo định kỳ checkpoint
- Đơn xin đi học
- Survey nhu cầu đào tạo năm
Thể hiện các yêu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Kế hoạch phát triển của đơn vị
- Mô tả các công việc của các vị trí đảm
nhiệm
Đối chiếu giữa nhu cầu/yêu
cầu với Kế hoạch phát triển
của tổ chức
2
2.1
Tên bước
Xác định nhu cầu /yêu cầu
đào tạo
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo
Trưởng Bộ phận
Cán bộ Quản lý trực tiếp
Xác định nhu cầu đào tạo
của Công ty/Công ty thành
viên và có đối chiếu
2.2
Cán bộ, Nhân viên
Cán bộ quản lý trực tiếp
Xác định nhu cầu đào tạo
đột xuất
2.3
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo
Trưởng Bộ phận
Cán bộ Quản lý trực tiếp
Ghi nhận sự phù hợp/không
phù hợp của Nhu cầu/yêu
cầu đào tạo với Kế hoạch
phát triển của tổ chức
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
Tập hợp nhu cầu đào tạo từ
các nguồn
Tổng hợp các nhu cầu/yêu
cầu đào tạo từ các nguồn
3
Tài liệu, mẫu biểu liên quan
-
Checkpoint
Đơn xin đi học
Báo cáo tổng hợp
survey nhu cầu đào tạo
Báo cáo/Kế hoạch kinh
doanh
Báo cáo/Kế hoạch nhân
sự
Mô tả vị trí công
việc/chức danh
Kết quả
Danh sách tập
hợp các nhu
cầu/yêu cầu đào
tạo
Danh sách tập
hợp các nhu
cầu/yêu cầu đào
tạo
Xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
Chính sách đào tạo Công ty
Kế hoạch phát triển về nhân sự của đơn
vị
Kế hoạch phát triển kinh doanh của đơn
vị
Mô tả các công việc của các vị trí đảm
nhiệm
Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất căn cứ vào:
- Nhu cầu của công việc
- Đơn xin đi học đột xuất của cá nhân
được phê duyệt.
Nếu phù hợp: Cán bộ nhân sự phụ trách
đào tạo chuyển sang bước Tập hợp nhu cầu
đào tạo từ các nguồn
Nếu không phù hợp: thông báo lại cho
CBNV về việc không chấp nhận yêu cầu đào
tạo này
Tổng hợp các nhu cầu đào tạo từ nguồn:
Nhu cầu đào tạo từ Cán bộ,nhân viên:
Quý I hàng năm
Yêu cầu đào tạo từ Cán bộ quản lý trực
-
-
Chính sách đào tạo
Báo cáo/Kế hoạch kinh
doanh
Báo cáo/Kế hoạch nhân
sự
Mô tả vị trí công
việc/chức danh
Đơn xin đi học
Danh sách tập
hợp các nhu
cầu/yêu cầu đào
tạo
Danh sách tập
hợp các nhu
cầu/yêu cầu đào
tạo
Bản tổng hợp
các nhu cầu/yêu
cầu đào tạo ban
đầu
5/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHRtiếp
-
4
Yêu cầu đào tạo từ Trưởng bộ phận
Xây dựng kế hoạch đào tạo
4.1
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
Trưởng bộ phận
4.2
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
Trưởng bộ phận
4.3
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
4.4
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
4.5
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị/Tập đoàn
Xác định phạm vi của kế
hoạch đào tạo
Xác định mục tiêu của đào
tạo
Xác định phạm vi, kế hoạch đào tạo sau khi đã
phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo:
- Đào tạo cấp đơn vị.
- Đào tạo cấp Tập đoàn
- Đào tạo theo các hình thức đã xác định:
tổ chức lớp, hội thảo, trong nước, ngoài
nước….
Xác định mục tiêu liên quan tới :
- Yêu cầu của tổ chức
- Yêu cầu của người tham gia
- Lịch sử
Xác định các hoạt động để
đạt mục tiêu đào tạo
Xác định các khoá đào tạo, giảng viên, các hoạt
động khác để đạt mục tiêu
Dự trù nguồn kinh phí và
nguồn lực để thực hiện kế
hoạch hành động
Dự trù bao gồm:
- Kinh phí đào tạo : kinh phí đượcc tài trợ,
kinh phí tự túc…
- Nguồn lực thực hiện: cơ sở vật chất, con
người, các công cụ khác…
Xác định các vấn đề liên
quan, các tiêu chí đặt ra, các
rủi ro và đề xuất các giải
pháp xử lý vấn đề, quản lý
rủi ro, đạt các tiêu chí đặt ra
Kế hoạch lập chi tiết có các đầu mục chỉ tiêu cần
đạt được; các rủi ro và phòng ngừa liên quan
Kế hoạch đào tạo dự kiến
Kế hoạch đào
tạo dự kiến
Kế hoạch đào tạo của đơn vị
hàng năm
Kế hoạch đào
tạo hàng năm
Kế hoạch đào tạo của Công ty
hàng năm
Kế hoạch đào
tạo hàng năm
Các căn cứ để thiết lập kế hoạch đào tạo đơn vị:
4.6
5
Trưởng bộ phận
Xây dựng kế hoạch đào tạo
đơn vị hàng năm/đột xuất
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo Công ty
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Công ty
-
Các báo cáo năm trước đã thực hiện
Đã xác định được mục tiêu đào tạo
Đã xác định được các hoạt đồng liên quan
Đã xác định được nguồn lực, kinh phí, thời
gian dự kiến
Đã xác định được các rủi ro và quản lý
phòng ngừa
Các căn cứ để thiết lập kế hoạch đào tạo Công ty
- Kế hoạch các đơn vị đã lập
- Báo cáo đào tạo năm trước đã thực hiện
- Quy mô và yêu cầu tổ chức cấp Công ty
6/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
Xem xét/Phê duyệt kế
hoạch đào tạo Đơn vị hàng
nă,/đột xuất
6
6.1
QT-ABC-AHR-
Trưởng ban TCCB
Xem xét kế hoạch
Trưởng ban TCCB xem xét kế hoạch đào tạo của
đơn vị.
- Nếu kế hoạch được xem xét thông qua,
gửi trả lại kế hoạch đã xem xét cho cán
bộ phụ trách đào tạo đơn vị để xin phê
duyệt
- Nếu chưa đồng ý, kế hoạch cần phải
được chỉnh sửa theo chỉ đạo của lãnh
đạo; hoặc có thể bị hủy bỏ
Xem xét/Phê duyệt kế
hoạch đào tạo của Công ty
7
7.1
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo
Trình trưởng phòng đào
tạo/Trưởng Ban TCCB
Trình kế hoạch đào tạo lên Lãnh đạo Ban TCCB
7.2
Lãnh đạo Ban TCCB
ABC/Công ty thành viên
Kế hoạch được chấp
thuận
Lãnh đạo Ban TCCB chấp thuận kế hoạch đào
tạo
Kế hoạch không được
chấp thuận
Lãnh đạo Ban TCCB không chấp thuận kế hoạch
đào tạo, phải chỉnh sửa và trình lại
Trình Ban Tổng giám đốc
xem xét và phê duyệt
Ban Giám đốc/lãnh đạo Công ty xem xét, phản
biện và phê duyệt
Kế hoạch được chấp
thuận
Ban Giám đốc/Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế
hoạch
Kế hoạch không được
chấp thuận
Kế hoạch không được chấp thuận, phải sửa đổi và
trình lại
Kế hoạch đào tạo Công ty
được phê duyệt
Kế hoạch đào tạo Công ty được phê duyệt,
chuẩn bị tiếp theo cho quá trình triển khai
đào tạo
Định kỳ một năm 2 lần,
lập đánh giá về công tác
đào tạo trong Báo cáo
tổng kết Nhân sự gửi
Lãnh đạo Công ty
Lãnh đạo Ban TCCB trình bày tại Hội nghị
tổng kết của Công ty/đơn vị hoặc báo cáo
cho các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.
7.3
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
7.4
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.Trưởng đơn vị
7.5
Kế hoạch đào
tạo được phê
xem xét; hoặc
được chỉnh sửa
lại
Ban Giám đốc/Lãnh đạo
công ty
7.6
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
7.7
Ban Giám đốc/Lãnh đạo
công ty
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị.
Kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào
tạo được phê
duyệt
Kế hoạch đào
tạo được phê
duyệt
7/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2. Quá trình tổ chức thực hiện
2.1. Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp/hội thảo
2.1.1. Lưu đồ:
8/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
9/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.1.2. Mô tả
2.1.2.1 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng nhân viên chính thức
Bước
Người thực hiện
1
1.1
1.2
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
1.3
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
2.1
2.2
Miêu tả công việc
Tài liệu, mẫu biểu liên quan
Kết quả
Thông tin về khoá đào tạo
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
2.
Tên bước
Trưởng bộ phận
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
Trưởng bộ phận
Phân tích nhu cầu/yêu cầu
đào tạo
Xác định loại hình đào tạo
Trình xem xét thông tin
về khoá đào tạo để xác
định các thành tố liên
quan
Thực hiện việc phân tích dựa trên:
- Cơ sở Kế hoạch đào tạo Công ty/đơn vị đã được
phê duyệt.
- Nguồn nhân lực và thời gian tổ chức hợp lý
- Tuỳ theo điều kiện của Công ty/Đơn vị có đủ
khả năng đáp ứng đầy đủ đầu vào khoá đào tạo
không mà khoá đào tạo sẽ duợc tổ chức dưới
hình thức Lớp hoặc hội thảo.
- Khoá đào tạo nội bộ sẽ do Công ty/đơn vị đứng
ra tự tổ chức về thời gian, địa điểm, phương
pháp cũng như nội dung giảng dạy.
- Dẫn chiếu về các báo cáo khoá học lịch sử, nhà
cung ứng và nội dung đào tạo (nếu có)….
Bản báo cáo,/phân tích xu
hướng đào tạo (TNA)
Tập hợp đầy đủ các thông tin sơ bộ về khoá đào tạo để
trình Trưởng Bộ phận xem xét, và chuyển khâu xác định
danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khoá đào tạo
Danh sách được
cập nhật định kỳ 6
tháng/lần
Xác định danh sách cán
bộ, nhân viên tham dự
khóa đào tạo
Lên danh sách học viên
Phê duyệt danh sách học
viên dự kiến
Thư mời tham gia
đào tạo dưới các
hình thức
Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:
- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ
quản lý
- Các yêu cầu của tổ chức
- Khác khi có các khoá học đặc biệt.
Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập
kế hoạch thực hiện chi tiết
Biểu mẫu danh sách học
viên
Danh sách học
viên cho từng
lớp
Danh sách học
viên cho từng
lớp đã được
xem xét
10/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
3.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
3.2
4
Lựa chọn Nhà cung ứng
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
5
Trưởng bộ phận
5.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
5.2
Lựa chọn Nhà cung ứng
Tập hợp các thông tin của
các nhà cung ứng tiềm
năng cho khoá học
3.1
Trưởng bộ phận
QT-ABC-AHR-
Lập kế hoạch cho khoá
học
Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng dự kiến đào tạo
để xem xét tổng thể và so sánh
Lựa chọn một nhà cung ứng phù hợp nhất của khoá học
dự kiến để lập kế hoạch. Các tiêu chí lựa chọn liên quan:
- Giảng viên & phương pháp đào tạo
- Kinh phí
- Thời lượng & Thời gian
- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể
Dựa trên bản phân tích nhu cầu đào tạo, khả năng của nhà
cung ứng đào tạo, tiến hành xác định:
- Mục tiêu đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Thời lượng đào tạo
- Điều kiện tham gia đào tạo
- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp
- Điều kiện đạt của khoá đào tạo
- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
- Các đề xuất khác (nếu có)
Quy trình quản lý Nhà cung
ứng
Nhà cung ứng được
đánh giá, phê
duyệt cho khoá
học sẽ thực hiện.
Biểu mẫu đánh giá nhà
cung ứng
Kế hoạch của khoá học
Các tài liệu liên
quan tới xác đinh
kế hoạch khoá học
Kế hoạch của từng
khoá đào tạo đã
được phê duyệt
Duyệt thông tin nội dung
Kế hoạch cho khoá học
Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học
Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
Không duyệt nội dung
khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung
khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ
trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp. Sau đó trình
lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp
Kế hoạch khoá học
không được duyệt
11/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
5.3
Trưởng bộ phận
Ký duyệt nội dung khoá
học
6.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thông tin về khoá học, tổ
chức lớp học
Xác lập trách nhiệm của
các bên liên quan tới khoá
học
6.1
6.2
Lên danh sách học viên
6.3
Xem xét tài liệu giảng dạy
6.4
6.5
7
Nhà cung ứng
QT-ABC-AHR-
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá
học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào
tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt. Nhà
cung ứng được phê
duyệt cho khoá
học
Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:
- Danh sách học viên được phê duyệt
- Hợp đồng nếu là tổ chức cung ứng
- Các cam kết ràng buộc khác nếu là cá nhân đơn
lẻ.
- Danh sách học
viên có xác
nhận của cán bộ
quản lý
- Đăng ký tham
dự của cá nhân
- Hợp đồng/thoả
thuận hợp tác
với nhà cung
ứng các bên ký
kết
-Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kế
hoạhc đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính
thức.
- Tổ chức sắp xếp lớp
Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà
cung ứng để có các phản hồi kịp thời
Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo
Chuẩn bị cơ sở vật chất,
hậu cần cho lớp học
- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên
quan
- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak….
- Chuẩn bị các phần liên quan tài chính dự trữ
Theo dõi khoá học
- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần
thiết)
- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá
học đạt kết quả mong đợi
- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các
bên/nhiều chiều để làm tổng hợp/ phân tích/báo
cáo
Thực hiện việc đào tạo
- Danh sách học viên ban
đầu
- Hợp đồng/thoả thuận hợp
tác với nhà cung ứng
Danh sách học viên chính thức
-
Tài liệu
đàp tao đã được
phê duyệt
Hậu cần
sẵn sàng
Báo cáo tổng kết sau khoá
học. Hồ sơ lưu khoá đào tạo
Đánh giá khoá học
đạt tiêu chí yêu
cầu
Đánh giá khoá học
đạt tiêu chí yêu
cầu
12/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
7.1
7.2
7.3
Nhà cung ứng
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Nhà cung ứng
Nhà cung ứng
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Trước khoá học
Triển khai khoá học
QT-ABC-AHR- Thực hiện các thủ tục TNA cần thiết song song với
quá trình chuẩn bị tổ chức khoá học (nếu cần)
- Cung cấp, trao đổi và thống nhất tài liệu giảng dạy lần
cuối trước khi khoá học thực hiện
Nhà cung ứng tiến hành việc triển khai trách nhiệm
đào tạo theo cam kết đã ràng buộc.
Sau khoá học
Thực hiện các đánh giá, báo cáo tổng kết trong vòng
7 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá học
Thực hiện các quy định của khoá học liên quan tới
các tiêu chí của khoá học đặt ra và đã thông báo:
- Điểm danh
- Kiểm tra (nếu có)
- Đánh giá khoá học
- Khác
8
Cán bộ, nhân viên
Tham dự khóa học, kiểm
tra cuối khóa và đánh giá
khoá học
9.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Tổng hợp các phiếu đánh
giá/ý kiến
-
10
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân
tích, báo cáo
-
11
Trưởng bộ phân
Xem xét
Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để
làm báo cáo phân tích của khóa học.
Trình trưởng bộ phận phê duyệt
Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế
hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ
quá trình quản lý Nhà cung ứng
Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc
tham dự của học viên không muộn hơn 7 ngày
làm việc sau khi khoá học kết thúc
Trưởng bộ phận xem xét và xác nhận nội dung của báo
cáo sau khoá đào tạo.
Tài liệu khoá học
đã được xem qua
và thống nhất giữa
các bên tổ chức
Báo cáo sau khoá học
Tổng hợp, phân
tích, báo cáo của
khoá học
Đánh giá khoá học
Đánh giá học viên
Tổng hợp, phân
tích, báo cáo của
khoá học
Báo cáo khoá học
Danh sách học viên đã được
ghi nhận
Các thông tin được
cập nhật và xử lý
kịp thời, không
muộn hơn 7 ngày
làm việc sau khi
khoá học kết thúc.
Báo cáo khoá học được ký
xem xét
Báo cáo khoá học
được ký xem xét
13/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.1.2. 2 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng tân binh (Orientation)
Bước
1
2.
Người thực hiện
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
Trưởng bộ phận
Tên bước
Thông tin về khoá đào tạo
Phân tích yêu cầu đào tạo
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
2.2
Trưởng bộ phận
Phê duyệt danh sách học
viên dự kiến
3.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Lựa chọn Nhà cung ứng
3.2
Tài liệu, mẫu biểu liên quan
Kế hoạch khoá học
Lên danh sách học viên
Kết quả
Thư mời tham gia
đào tạo dưới các
hình thức
Danh sách được
cập nhật định kỳ 6
tháng/lần
Xác định danh sách cán
bộ, nhân viên tham dự
khóa đào tạo
2.1
3.1
Miêu tả công việc
Định kỳ ít nhất 1 năm 2 lần, dựa trên danh sách tân
binh (nhân viên trong quá trình thử việc, lao động
đào tạo), tiến hành thực hiện các khoá học giảng dạy
dưới các hình thức: gửi tài liệu tự ôn tập/tham gia
khoá đào tạo trên lớp/…
Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:
- Danh sách các cán bộ mới ký Hợp đồng
- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ
quản lý
- Các yêu cầu của tổ chức khác nếu có.
Biểu mẫu danh sách học
viên
Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập
kế hoạch thực hiện chi tiết. Bước này có thể gộp lại để
làm một kế hoạch chung cho cả khoá huấn luyện.
Tập hợp các thông tin của
các nhà cung ứng tiềm
năng cho khoá học
Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng/Giảng viên dự
kiến đào tạo để xem xét tổng thể và so sánh
Lựa chọn Nhà cung
ứng/Giảng viên
Lựa chọn Giảng viên/Tài liệu phù hợp nhất của khoá học
dự kiến để lập kế hoạch. Các tiêu chí lựa chọn liên quan:
- Giảng viên & phương pháp đào tạo
- Tài liệu liên quan
- Kinh phí
- Thời lượng & Thời gian
- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể
Danh sách tân
binh cần đào
tạo
Danh sách Tân
binh đã được
xem xét
Quy trình quản lý Nhà cung
ứng
Nhà cung ứng được
đánh giá, phê
duyệt cho khoá
học sẽ thực hiện.
14/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
4
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
5
Trưởng bộ phận
5.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
5.2
Trưởng bộ phận
Lập kế hoạch cho khoá
học
Dựa trên bản phân tích nhu cầu đào tạo, khả năng của nhà
cung ứng đào tạo, tiến hành xác định:
- Mục tiêu đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Thời lượng đào tạo
- Điều kiện tham gia đào tạo
- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp
- Điều kiện đạt của khoá đào tạo
- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
- Các đề xuất khác (nếu có)
Kế hoạch của khoá học
Các tài liệu liên
quan tới xác đinh
kế hoạch khoá học
Kế hoạch của từng
khoá đào tạo đã
được phê duyệt
Duyệt thông tin nội dung
Kế hoạch cho khoá học
Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học
Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
Không duyệt nội dung
khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung
khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ
trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp. Sau đó trình
lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp
Kế hoạch khoá học
không được duyệt
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá
học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào
tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt. Nhà
cung ứng được phê
duyệt cho khoá
học
5.3
Trưởng bộ phận
Ký duyệt nội dung khoá
học
6.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thông tin về khoá học, tổ
chức lớp học
6.1
QT-ABC-AHR-
Xác lập trách nhiệm của
các bên liên quan tới khoá
học
Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:
- Danh sách học viên phải tham dự. Trường hợp
là Tân binh thì khôngbắt buộc phải có xác nhận
của Trưởng bộ phận/đơn vị.
- Hợp đồng dịch vụ đào tạo nếu giảng viên có phí
giảng dạy
- Danh sách học viên ban
đầu
- Hợp đồng/thoả thuận hợp
tác với nhà cung
ứng/Giảng viên
- Danh sách học
viên
- Đăng ký tham
dự của cá nhân
- Hợp đồng/thoả
thuận hợp tác
với nhà cung
ứng các bên ký
kết
15/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
6.2
Lên danh sách học viên
6.3
Xem xét tài liệu giảng dạy
6.4
6.5
7
Nhà cung ứng
/Giảng viên
QT-ABC-AHR-Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kế
hoạch đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính
thức.
- Tổ chức sắp xếp lớp
Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà
cung ứng để có các phản hồi kịp thời
Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo
Chuẩn bị cơ sở vật chất,
hậu cần cho lớp học
- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên
quan
- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak….
- Chuẩn bị các phần liên quan tài chịnh dự trừ
Theo dõi khoá học
- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần
thiết)
- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá
học đạt kết quả mong đợi
- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các
bên/nhiều chiều để làm tổng hơp/ phân tích/báo
cáo
Danh sách học viên chính thức
-
Tài liệu
đàp tao đã được
phê duyệt
Hậu cần
sẵn sàng
Báo cáo tổng kết sau khoá
học. Hồ sơ lưu khoá đào tạo
Đánh giá khoá học
đạt tiêu chí yêu
cầu
Thực hiện việc đào tạo
- Đề nghị các cán bộ liên quan xem xét tài liệu trước khi
thực hiện (nếu có sửa đổi) : các bên liên quan bao
gồm: Cán bộ đào tạo, cán bộ chất lượng và cán bộ
chuyên trách của STQT nếu giảng dạy
- Cung cấp, trao đổi và thống nhất tài liệu giảng dạy lần
cuối trước khi khoá học thực hiện.
Giảng viên tiến hành việc triển khai trách nhiệm đào
tạo theo cam kết đã ràng buộc.
7.1
Giảng viên
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Trước khoá học
7.2
Giảng viên
Triển khai khoá học
7.3
Giảng viên
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Sau khoá học
Thực hiện các đánh giá, báo cáo tổng kết trong vòng
7 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá học
Thực hiện các quy định của khoá học liên quan tới
các tiêu chí của khoá học đặt ra và đã thông báo:
- Điểm danh
- Kiểm tra (tuỳ môn yêu cầu khi lập kế hoạch)
- Đánh giá khoá học
- Khác
8
Cán bộ, nhân viên
Tham dự khóa học, kiểm
tra cuối khóa và đánh giá
khoá học
9.
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Tổng hợp các phiếu đánh
giá/ý kiến
Đánh giá khoá học
đạt tiêu chí yêu
cầu
Tài liệu khoá học
đã được xem qua
và thống nhất giữa
các bên tổ chức
Báo cáo sau khoá học
Tổng hợp, phân
tích, báo cáo của
khoá học
Đánh giá khoá học
Đánh giá học viên
Tổng hợp, phân
tích, báo cáo của
khoá học
16/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
10
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân
tích, báo cáo
-
11
Trưởng bộ phân
Xem xét
Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để
làm báo cáo phân tích của khóa học.
Lưu hồ sơ tài liệu đào tạo
Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế
hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ
quá trình quản lý Nhà cung ứng
Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc
tham dự của học viên không muộn hơn 7 ngày
làm việc sau khi khoá học kết thúc
Báo cáo khoá học
Danh sách học viên đã được
ghi nhận
Các thông tin được
cập nhật và xử lý
kịp thời, không
muộn hơn 7 ngày
làm việc sau khi
khoá học kết thúc.
Trong trường hợp đào tạo tân binh thì lưu giữ và nhập
liệu theo hồ sơ cá nhân để làm căn cứ cho các hoạt động
liên quan Quy trình Quản lý cán bộ tiếp theo
Không bắt buộc truởng Bộ phận phải ký xem xét.
17/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.2. Quá trình đào tạo theo hình thức đào tạo/thi lấy chứng chỉ trong nước
2.2.1. Lưu đồ:
18/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.2.2. Mô tả
Bước
1
2.
3
Người thực hiện
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
Cán bộ, nhân viên
Tên bước
Cung cấp thông tin về
khoá đào tạo
Miêu tả công việc
Các thông tin ban đầu xác lập phân định loại hình đào tạo
Quá trình đào tạo theo
hình thức tổ chức lớp, hội
thảo
Các thông tin về khoá đào tạo được thiết lập dựa trên các
thông tin đầu vào:
- Năng lực sẵn có của Nhà cung ứng
- Danh mục các nhà cung ứng được phê duyệt
/hợp tác
Hồ sơ Nhà cung ứng
Kết quả
Thông tin về nhà
cung ứng có tiềm
năng
Đề xuất/đăng ký đi học, đi
thi
Cán bộ, nhân viên
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo theo kế hoạch căn cứ vào:
- Kế hoạch đã được phê duyệt
Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất căn cứ vào:
- Nhu cầu của công việc
- Đơn xin đi học đột xuất của cá nhân .
Cán bộ, nhân viên
Làm đơn xin đi học
Làm đơn xin đi học
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo.
Tài liệu, mẫu biểu liên quan
Lập kế hoạch khoá học.thi
Kết hợp cùng Cán bộ, nhân viên để lập chi tiết kế hoạch
khoá học/thi thể hiện trên đơn xin đi học, liên quan toàn
bộ hoặc một phần:
- Mục tiêu đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Thời lượng đào tạo
- Điều kiện tham gia đào tạo
- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp
- Điều kiện đạt của khoá đào tạo
- Kinh phí khoá học, nguồn kinh phí
- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
Các đề xuất khác (nếu có)
-
Đơn xin đi học
Quy trình Lập kế
hoạch đào tạo
Quy trình đào tạo theo
hình thức tổ chức lớp, hội
thảo
19/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
4
Trưởng bộ phận
4.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
QT-ABC-AHR-
- Ký duyệt đơn xin đi học
- Không ký duyệt, chuyển lại bước đề xuất/đăng ký đi
học để bổ sung các thông tin cần thiết
Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học
Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
Kế hoạch khoá học
không được duyệt
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt.
4.2
Trưởng bộ phận
Không duyệt nội dung
khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung
khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ
trách đào tạo/Cán bộ nhân viên để có những thay đổi phù
hợp. Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ
phù hợp
4.3
Trưởng bộ phận
Ký duyệt nội dung đơn
xin đi học
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá
học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào
tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
5
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Tiến hành các thủ tục hỗ
trợ cần thiết
Các thủ tục liên quan tới:
- Ký với nhà cung ứng (đột xuất)
- Các kinh phí liên quan
- Các thủ tục hành chính liên quan
Theo dõi khoá học/thi
Cập nhật kịp thời khi có yêu cầu các thông tin về khoá
học/thi để có hỗ trợ khi cần thiết
6
Đơn xin đi
học/kế hoạch
đào tạo, thi đã
được phê
duyêt
Phê duyệt đơn xin đi
học/kế hoạch khoá học,
thi
Cán bộ nhân viên
Ký thoả thuận đào tạo
(nếu cần)
Cán bộ nhân viên
Tham dự đào tạo/thi
Ký thoả thuận đào tạo với các cam kết ràng buộc theo
chính sách đào tạo:
- Thời gian làm việc trong quá trình học
- Thời gian cống hiến sau quá trình học
- Kinh phí và nguồn kinh phí
- Các cam kết khác
- Thực hiện các nguyên tắc đã cam kết trong Bản
Hợp đồng thoả thuận đào tạo
- Tuân thủ các quy định và quy tắc của Nhà cung
ứng đào tạo và đơn vị tổ chức đào tạo
Bản Hợp đồng thoả thuận đào
tạo
Chính sách đào tạo
20/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
Cán bộ nhân viên
Báo cáo kết quả đào
tạo/thi
-
7
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân
tích, báo cáo
-
8
Trưởng bộ phân
Xem xét
Báo cáo kết quả đào tạo, thi sau khi khoá đào tạo
kết thúc.
Nộp các chứng chỉ liên quan (nếu có) bản sao y
Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để
làm báo cáo phân tích của khóa học (nếu cần)
Trình trưởng bộ phận phê duyệt (nếu cần)
Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế
hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ
quá trình quản lý Nhà cung ứng
Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc
tham dự của học viên.
Trưởng bộ phận xem xét và xác nhận nội dung của báo
cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo
lần sau và Quản lý Nhà cung ứng
Bản báo cáo/chứng
chỉ
Báo cáo khoá học (nếu cần)
Danh sách học viên đã được
ghi nhận
Các thông tin được
cập nhật và xử lý
kịp thời
Báo cáo khoá học được ký
xem xét (Nếu cần)
Báo cáo khoá học
được ký xem xét
21/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.3. Quá trình đào tạo theo hình thức cử đi đào tạo/thi chứng chỉ ở nước ngoài
2.3.1. Lưu đồ
22/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.3.2. Mô tả
Bước
1
Người thực hiện
Trưởng bộ phận
Tên bước
Đề nghị cứ Cán bộ nhân
viên đi đào tạo/thi ở nước
ngoài
Miêu tả công việc
-
2
Trưởng bộ phận
Đề nghị cử đi đào tạo tại
nước ngoài
Cán bộ, nhân viên
Làm đơn xin đi học
Lãnh đạo Ban
ABC/CTTV
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Xem xét đề nghị của
Truởng bộ phận
Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học
Căn cứ vào tình hình kinh doanh, nhu cầu của tổ
chức và kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt,
trưởng bổ phận đề nghị cử CBNV thích hợp đi
đào tạo/thi chứng chỉ ở nước ngoài
Tài liệu, mẫu biểu liên quan
-
Kết quả
Đơn xin đi học
Quy trình Lập kế
hoạch đào tạo
Làm đơn xin đi học
Ký xem xét
Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
Trưởng đơn vị
Không duyệt nội dung
khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung
khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ
trách đào tạo/Cán bộ nhân viên để có những thay đổi phù
hợp. Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ
phù hợp
Trưởng đơn vị
Ký duyệt nội dung xin đi
học
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá
học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào
tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
3
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Dự thảo các quyết đinh cử
đi học (nếu cần) và Hoàn
chỉnh hồ sơ trình ký
Các thủ tục liên quan tới:
- Ký với nhà cung ứng
- Các kinh phí liên quan
- Các thủ tục hành chính liên quan
4
Lãnh đạo/Tổng giám
đốc
Duyệt, ký hồ sơ đào tạo,
thi nước ngoài
Duyệt, ký hồ sơ đào tạo, thi nước ngoài
Quyết định cử đi học nước
ngoài
Tờ trình đi học nước ngoài
5
Nhân viên phục vụ
HTQT
Làm các thủ tục xuất nhập
cảnh (nếu cần)
Các thủ tục xuất nhập cảnh sẽ áp dụng theo Quá trình
Hành chính về xin visa/hộ chiếu
Hộ chiếu/visa
6
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện các thủ tục hỗ
trợ cần thiết
Làm cầu nối thông tin hỗ trợ trong quá trình trước, trong
và sau khi Cán bộ nhân viên đào tạo/thi
Kế hoạch khoá học
không được duyệt
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt.
Quyết định cử đi học
nước ngoài đã ký
Tờ trình đi học nước
ngoài đã duyệt
23/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
6
Theo dõi khoá học/thi
Cán bộ nhân viên
Ký thoả thuận đào tạo
(nếu cần)
Cán bộ nhân viên
Tham dự đào tạo/thi
Cán bộ nhân viên
Báo cáo kết quả đào
tạo/thi
8
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân
tích, báo cáo
8
Trưởng bộ phân
Xem xét
7
QT-ABC-AHRCập nhật kịp thời khi có yêu cầu các thông tin về khoá
học/thi để có hỗ trợ khi cần thiết
Ký thoả thuận đào tạo với các cam kết ràng buộc theo
chính sách đào tạo:
- Thời gian làm việc trong quá trình học
- Thời gian cống hiến sau quá trình học
- Kinh phí và nguồn kinh phí
- Các cam kết khác
- Thực hiện các nguyên tắc đã cam kết trong Bản
Hợp đồng thoả thuận đào tạo
- Tuân thủ các quy định và quy tắc của Nhà cung
ứng đào tạo và đơn vị tổ chức đào tạo
- Báo cáo kết quả đào tạo, thi sau khi khoá đào tạo
kết thúc.
- Nộp các chứng chỉ liên quan (nếu có) bản sao y
- Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để
làm báo cáo phân tích của khóa học (nếu cần)
- Trình trưởng bộ phận phê duyệt (nếu cần)
- Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế
hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ
quá trình quản lý Nhà cung ứng
- Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc
tham dự của học viên.
Trưởng bộ phận xem xét và xác nhận nội dung của báo
cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo
lần sau và Quản lý Nhà cung ứng
Bản Hợp đồng thoả thuận đào
tạo
Chính sách đào tạo
Bản báo cáo/chứng
chỉ
Báo cáo khoá học (nếu cần)
Danh sách học viên đã được
ghi nhận
Các thông tin được
cập nhật và xử lý
kịp thời
Báo cáo khoá học được ký
xem xét (Nếu cần)
Báo cáo khoá học
được ký xem xét
24/33
Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên
n
QT-ABC-AHR-
2.4. Quá trình tổ chức thi định kỳ/kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ định kỳ
25/33
