Những tình huống phải gặp của nhân viên văn phòng (quản trị văn phòng)

TÌNH HUỐNG 1: TỪ CHỐI CUỘC GỌI
Thư ký : xin chào đây là công ty…. / công ty … xin nghe.
Khách: (alo) đây có phải văn phòng giám đốc … không?
Thư ký: vâng đúng ạ, tôi có thể giúp gì cho ngài?
Khách: tôi muốn nói chuyện với giám đốc…/ làm ơn nối máy cho tôi đến giám đốc …
Thư ký: xin phép cho tôi hỏi ai đang ở đầu dây bên kia vậy ạ? / xin phép cho tôi hỏi, ngài là…?
Khách: tôi là ….
Thư ký: vâng, ngài…, phiền ngài giữ máy một lúc.
Khách: Được, cảm ơn.
Thư ký: [gọi cho giám đốc] thưa giám đốc, ngài có cuộc gọi đến từ ông … ở đường dây số 1.
Giám đốc: ôi không! Tôi không muốn nói chuyện với ông ta.
Thư ký: tôi biết rồi, vậy tôi sẽ nói với ngài … là giám đốc đang bận và giám đốc sẽ gọi lại cho
ngài ấy sau (được không ạ?)
Giám đốc: được, cứ nói với ông ta như thế.
Thư ký: vâng thưa giám đốc.
Thư ký: [gọi cho khách] xin lỗi ngài. Tôi e rằng giám đốc của chúng tôi hiện đang rất bận không
thể nhận điện thoại được ạ.
Khách: oh, vậy được rồi. phiền cô nhắn ngài ấy gọi lại cho tôi khi hết bận.
Thư ký: dạ được. Ngài có thể để lại số điện thoại được không ạ? / xin phép cho tôi hỏi số điện
thoại của ngài là?
Khách: 0123456789
Thư ký: [ghi lại] cảm ơn ngài. Tôi sẽ nhắn giám đốc gọi lại cho ngài sớm nhất có thể.
Khách: cảm ơn cô. Tạm biệt
Thư ký: tạm biệt ngài.
[thư ký gõ cửa vào phòng giám đốc đưa cà phê và giấy note]
Thư ký: của ngài đây./ cà phê của ngài, còn đây là sđt của ông …
Giám đôc: cảm ơn cô. Ông ta có nói ông ta muốn gì không ?
Thư ký: dạ không ạ. Ông … chỉ muốn ngài gọi lại cho ông ấy.
Giám đốc: còn gì nữa không? / ông ta còn nói gì nữa không?

Thư ký: dạ không.
Giám đốc: được, tôi biết rồi. cảm ơn cô.
Thư ký: không có gì ạ. (nếu giám đốc không còn việc gì thì tôi xin phép được quay lại làm việc /
ra ngoài trước).

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TÌNH HUỐNG 2 : ĐỂ LẠI LỜI NHẮN.
Thư ký: văn phòng của giám đốc … xin nghe / xin chào, đây là văn phòng giám đốc…
Khách: làm ơn nối máy cho tôi đến giám đốc…
Thư ký: xin lỗi ngài. Hiện tại giám đốc đang đi họp, không thể nhận điện thoại ạ.
Khách: oh, tôi biết rồi nhưng đây là việc rất quan trọng cần bàn với giám đốc.
Thư ký: xin phép, cho tôi hỏi ngài là? / xin phép cho tôi hỏi ai đang gọi vậy ạ? [lấy giấy bút ra
ghi]
Khách: tôi là … tôi là thư ký của ngài… của công ty… còn cô là?
Thư ký: tôi là… thư ký của ngài…
Khách: oh, rất vui được nói chuyện với cô. Phiền cô nhắn ngài… gọi lại cho giám đốc của tôi
ngay khi ngài ấy kết thúc cuộc họp được không?
Thư ký: tất nhiên là được . Xin phép cho tôi hỏi có chuyện gì được không ạ?
Khách: giám đốc của tôi muốn bàn với ngài.. về giá cả của sản phẩm mới của công ty cô. Phiền
cô nhắn lại, việc này rất quan trọng. [thư kí ghi ghi]
Thư ký: dạ được. tôi sẽ nhắn lại cho giám đốc sớm nhất có thể/ ngay khi cuộc họp kết thúc.
Khách: vậy được, cảm ơn cô. Tạm biệt.
Thư ký: tạm biệt