So sánh các tiếp khách của Việt nam Nhật bản

STT
1

2

Đặc điểm

Việt Nam

Nhật Bản

-

Thường có thói quen chọn trang phục theo tâm trạng hoặc theo
sở thích cá nhân

Chọn trang phục theo mục đích
làm việc của ngày hôm đó như đi
gặp khách hàng, tiếp đối tác...

-

Hơn kém 5,7 phút cho 1 cuộc
hẹn là chuyện bình thường.

-

Khi có cuộc gặp mặt với khách
hàng, người Nhật luôn đúng giờ.
Họ không thích sai giờ . Và họ
cũng hay đến sớm hơn ít nhất 5

phút để chuẩn bị .

-

Khi thấy khách thì đứng ngay
dậy và chào.

-

Khi thấy khách thì đứng ngay
dậy và chào: “Xin mời vào!”.

Trang phục

Giờ giấc

3
Đón khách
và chào hỏi

•

•

Đối với nam: 2 chân khép
lại, nếu choãi ra thì khoảng
cách giữa 2 chân bằng 1 bàn
chân hoặc bằng chiều rộng
của vai, người không
nghiêng ngả, 2 tay chắp

phía trước hoặc để sau lưng.
Đối với nữ: có hai tư thế là
đứng 2 chân thành hình chữ
V (đầu gối và gót chân khép
vào nhau) và đứng thẳng,
hai chân khép lại. Hai tay
chắp lại để trước bụng.

-

Niềm nở, chủ động chào hỏi, tự
giới thiệu mình với khách.

-

Nam chào nữ trước, cấp dưới
chào cấp trên, trẻ chào già
trước, người đến sau chào
người đến trước, người từ ngoài
vào chào người ở trong
phòng,...

-

Ở Việt Nam bắt tay được coi là
một động tác xã giao thông
thường khi người ta gặp nhau
hoặc giã từ nhau.
•

Nam và nữ khi bắt tay thì
người phụ nữ chỉ nên nắm
hờ, nam không nên siết chặt

-

Đối với nam: 2 bàn tay duỗi
thẳng, khép ngón, khép 2 bàn tay
sát bên sườn và cúi xuống.
Đối với nữ: 2 bàn tay duỗi thẳng,
đặt trước người tạo thành hình
chữ V sao cho bàn tay phải đặt
trên bàn tay trái, ngón tay duỗi
thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi
chào.
Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà
muốn chào thì đặt hai tay xuống
sàn, lòng bàn tay úp sấp cách
nhau 10-20 cm, đầu cúi thấp cách
sàn nhà 10-15 cm.


hoặc nắm quá lâu điều này
sẽ làm cho bàn tay mềm yếu
của người phụ nữ bị đau,
nhất là đối với người phụ nữ
tay đeo nhiều nhẫn.

4

Xác nhận,
liên hệ với
người phụ
trách

-

•

Cần bắt tay với tư thế bình
đẳng, tôn trọng lẫn nhau, tư
thế đứng thẳng người, chỉ
chìa tay phải ra, người phụ
nữ có thể ngồi bắt tay.

•

Bắt tay bằng tay phải (trừ
trường hợp không thể
được). Không nên bắt bằng
tay trái vì như thế là vô lễ,
đặc biệt với nữ nếu bắt tay
bằng tay trái có ý nghĩa xấu
xa, tâm địa bất chính.

•

Chủ nhà chủ động bắt tay
trước với từng người khách,
còn các người khách thì

không chủ động bắt tay với
nhau khi chưa quan biết,
cần giới thiệu xong rồi mới
bắt tay.

Lấy danh thiếp hoặc giấy giới
thiệu của khách, cảm ơn, ghi
vào sổ khách đến và hỏi khách
muốn gặp ai. Nếu khách không
có danh thiếp thì tế nhị hỏi tên
của khách. Nếu là khách quen
thì cần hỏi thân mật và phải
xưng chính xác tên hay chức vụ
của khách.
Xác nhận xem
có đặt cuộc hẹn trước
không.
-

Sau đó xin phép
khách và gọi cho người
phụ trách sau đó làm
theo chỉ thị của họ.
-

Xác nhận tên
công ty, tên khách:
“Anh/Chị tên là…, đến từ
công ty… phải không ạ?"
•

Trường hợp khách
không nói tên thì hỏi
khách một cách lịch sự
như: “Xin lỗi, cho phép
tôi xin xác nhận tên được
không ạ?”
-

Xác nhận xem
khách muốn gặp ai trong
công ty mình.
-

Xác nhận xem có
đặt cuộc hẹn trước
không.
-

Nói với khách là:
“Xin anh/chị chờ cho một
-


5

Hướng dẫn
khách

-

Khi người mà khách cần gặp
không có mặt tại cơ quan hay là
bận việc thì lễ tân sẽ mời khách
ngồi đợi.

-

Khi có tín hiệu của người lãnh
đạo thì nhân viên hướng dẫn
khách vào phòng của lãnh đạo.

-

-

-

Người lễ tân có thể báo cho
khách biết về thời gian chờ là
bao nhiêu để khách sắp xếp lại
lịch trình làm việc.
Hướng dẫn khách chỗ để mũ,
áo choàng hay các vật dụng cá
nhân khác không cần thiết
mang theo trong khi nói chuyện

-

-

Mời khách ngồi, tiếp nước cho
khách.

-

Nếu khách phải đợi lâu thì lễ
tân mời khách đọc báo, tạp chí
sẵn có tại cơ quan.

-

Khi có tín hiệu của thư ký giám
đốc thì nhân viên lễ tân hướng
dẫn khách vào phòng khách của giám đốc. Hoặc chính thư ký ra
tiền sãnh mời khách vào. Nếu là
khách lần đầu đến, thư ký cần
trang trọng giới thiệu chủ với
khách, khách với chủ để vào
việc được ngay.

-

Nhường bước cho người lớn
tuổi, phụ nữ. Khi xuống cầu
thang thì nhường cho người lớn
tuổi, có địa vị, chức vụ xuống
trước nhưng khi lên cầu thang
thì để phụ nữ đi sau.

-

Khi đi vào hay ra cầu thang thì

chút”, và liên lạc với
người phụ trách, sau đó
làm theo chỉ thị của
người phụ trách.
Thông báo nơi đến và chỉ dẫn
bằng tay hướng di chuyển:
“Xin lỗi đã để anh/chị phải
đợi, xin phép đưa anh/chị
đến…, xin mời theo hướng
này!”
Lên xuống cầu thang bộ:
•

Khi lên cầu thang khách hàng
sẽ bước lên trước, nhân viên
phải đi phía sau.

•

Khi xuống cầu thang nhân
viên phải bước xuống trước,
khách hàng đi phía sau.

Khi đi thang máy:
•

Khi đi thang máy

thì mình đi trước, mở cửa
cho khách vào. Khách
vào trong cùng, mình
đứng gần bảng điều
khiển, đứng không quay
lưng vào khách. Khi
xuống thì mở cửa mời
khách vào.
Trong hành lang:
•

Phải đi trước
khách, cách một đoạn
nhưng phải so le với
khách, không đi ngay
trước mặt khách, tránh
che tầm nhìn của khách.
Thêm vào đó, thỉnh
thoảng ngoái lại phía sau
xác nhận, xem bước đi
của khách để điều chỉnh
nhịp độ cho phù hợp.
•

Khi đến chỗ quẹo
của hành lanh nhân viên


phải giữ cửa cho khách đặc biệt
là phái nữ, khi đứng trong thang

máy thì phải đứng sau khách.

phải dừng lại và quay lại
phía sau và thưa với
khách xin đi hướng này ạ,
đồng thời dùng hai tay
mời khách theo hướng
phải quẹo.
-

Cách mở của cho khách:
•

•

6

Mời trà
khách

-

Sau khi gõ cửa , lịch sự nói
“Tôi xin phép” mới bước vào
phòng.

-

Nhẹ nhàng đặt khay đựng tách
trà xuống bàn.

-

Dùng tay trái mở cửa, đồng
thời nói với khách một cách
nhã nhặn “Xin mời ông/bà
vào”. Và sau khi khách bước
vào phòng, dùng tay phải
đóng cửa lại.
Khi khách về thì dùng tay trái
mở cửa và đứng giữ cửa cho
đến khi khách ra khỏi phòng
mới đóng cửa lại.

-

Sau khi gõ cửa , lịch sự nói “Tôi
xin phép” mới bước vào phòng.

-

Nhẹ nhàng đặt khay đựng tách trà
phía đưới chân bàn (trường hợp
bàn thấp kiểu Nhật)

Dùng cả hai tay để nâng chén
(tách) trà.

-

Dùng cả hai tay để nâng chén
(tách) trà.

-

Nói nhẹ với khách “Xin mời”,
đồng thời để tách trà về phía
khách.

-

-

Cẩm khay và đi ra ngoài đồng
thời cúi trào trước khi ra.

-

Nếu cuộc nói chuyện kéo dài thì
phải pha thêm trà mới và mang
ra thay cho phần trà cũ đã vơi
đi.

Nói nhẹ với khách “Xin mời”,
đồng thời dùng tay phải nâng
tách trà. Điều quan trọng là phải
quay mặt có hoa văn về phía
khách (nếu không dùng tay phải
được thì dùng tay trái cầm tách
trà cũng được nhưng phải nói

“Xin thứ lỗi”

-

Sau khi tiễn khách ra về. Không
nên quên quay trở lại phòng
khách để dọn dẹp chén tách.

Úp ngược khay đựng trà và ôm
trước ngực một cách nhẹ nhàng
đi lui ra ngoài, đồng thời gật đầu
cúi chào và đi ra khỏi phòng.

-

Nếu cuộc nói chuyện kéo dài thì
phải pha thêm trà mới và mang ra
thay cho phần trà cũ đã vơi đi.

-

Sau khi tiễn khách ra về. Không
nên quên quay trở lại phòng


khách để dọn dẹp chén tách.
7

Giao tiếp
-

-

-

Nguyên tắc khi gia tiếp:
•

Không nhất thiết phải đúng
giờ, muộn 5, 7’ cho một
cuộc hẹn cũng là bình
thường

•

Cách thức giới thiệu “Tên”
+ chức vụ

•

Khi giới thiệu thường hay
bắt tay.

-

Người Việt khi giao tiếp thì
tránh nhìn trực tiếp vào mắt
người đối diện
Điệu bộ chững chạc. Đi thẳng
người, ngay ngắn, đàng hoàng,

không liếc ngang liếc dọc,
không đút tay vào túi quần. Khi
ngồi không rung đùi, nhổ râu
khi tiếp khách.

-

Khi ngồi không nên ngồi hai
chân vắt chéo vào nhau và hai
tay không được khoanh tay
trước ngực.

-

Khi nói chuyện với khách thì
phải mềm mỏng, khéo léo, linh
hoạt, ý tứ, tế nhị và hòa thuận

-

Lời nói phải đảm bảo tính chính
xác, tránh nói câu nói mơ hồ,
hay không có thực. Khi nói phải
có thưa có gửi đàng hoàng, có
chủ ngữ rõ ràng.

-

Đối với việc tặng quà thì phải
tuân theo các quy ước của phép

lịch sự. Thường gửi quà bằng
cách kín đáo đến nơi ở của
khách (khách cũng sẽ làm vậy
đối với chủ nhà)

Nguyên tắc khi gia tiếp:
•

Đến sớm hơn giờ hẹn ít nhất
5’, người có cấp bậc cao nhất
sẽ là người tiến vào phòng
đầu tiên, chủ nhà là người
giới thiệu những thành viên
có mặt trong phòng và phải
theo cấp bậc từ cao đên thấp.

•

Từ “Họ” được dùng để giới
thiệu cùng với cấp bậc thay vì
dùng tên.

•

Khi giao tiếp thì phải dữ
khoảng cách nhất định, khi
giới thiệu họ thường cúi đầu
chào nhau, tùy theo cấp bậc
mà cúi cao hay thấp.

-

Người Nhật thường tránh nhìn
trực diện vào người đối thoại, mà
họ thường nhìn vào một vật trung
gian như caravat, một cuốn sách,
đồ nữ trang, lọ hoa..., hoặc cúi
đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu
khi nói chuyện mà nhìn thẳng
vào người đối thoại thì bị xem
như là một người thiếu lịch sự,
khiếm nhã và không đúng mực.

-

Khi người Nhật có khuynh
hướng nghi ngờ lời nói hay là
quan tâm nhiều đến hành động
họ thường im lặng, đó như một
cách giao tiếp của người Nhật vì
họ tin rằng nói ít thì tốt hơn là
nói nhiều.

-

Người Nhật ít khi sử dụng từ
“không” và không bao giờ nói
rằng họ không hiểu, nếu cảm
thấy bất đồng hay là không thể
thực hiện những yêu cầu của

người khác họ thường nói “điều
này khó”.


-

-

7

Tiễn Khách

-

Khi khách ra về, người tiếp đón
nhắc nhở khách có cần thêm gì
nữa hay không, còn điều gì thắc
mắc nữa hay không.
Nếu công việc chưa hoàn tất thì
người tiếp đón hứa với khách
về thời hạn giải quyết vấn đề và
nhắc khách về trách nghiệm mà
khách khách phải thực hiện
trước khi để khách ra về.
Khi khách ra về tỏ ra lịch sự,
chu đáo vui vẻ.

-

Người Nhật luôn chú trọng tâm

trạng khi giao tiếp vì vậy mà họ
luôn làm cho người đối thoại cảm
thấy dễ chịu nhất. Họ không bao
giờ muốn làm phiền người khác
bởi những cảm xúc riêng của
mình mặc dù trong lòng họ đang
buồn nhung khi giao tiếp với
người khác họ vẫn mỉm cười.

-

Với cương vị chủ nhà, họ thường
chủ động đi vào vấn đề cần bàn
bạc trước, trong cuộc trò chuyện
thì họ hay nói thẳng, đi trực tiếp
vào vấn đề, coi trọng nguyên tắc
kỉ luật.

-

Với người Nhật, việc tặng tiền
thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt
là loại quà cáp quy chuẩn trong
đám cưới hay cho trẻ em trong
năm mới. Và họ cũng không
thích được tặng trà hay là vật sắc
nhọn. Quà phải được đóng gói
một cách tinh tế.

-

Sau khi cuộc hẹn kết thúc, nói lời
cảm ơn khách hàng.

-

Chọn thời điểm khách di chuyển
thì chủ nhà sẽ ra cửa trước.

-

Giữ cửa cho khách ra rồi cúi
chào.