BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HNB VIỆT NAM

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HNB
VIỆT NAM

g dẫn: TS NGUYỄN TIẾN HOÀNG
n: LÊ THỊ THANH THẢO

RỊ KINH DOANH QUỐC TẾ

TP HCM, THÁNG 11 NĂM 2016

1


LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như báo cáo này, trước hết người viết chân
thành biết ơn sâu sắc đến tất cả quý Thầy Cô Trường Đại Học Tôn Đức Thắng và
nhất là các thầy cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh đã tận tâm truyền đạt nhưng kiến
thức quý báu cho người viết trong suốt quá trình học tập tại trường. Hơn thế nữa,
người viết xin chân thành cám ơn thầy TS. Nguyễn Tiến Hoàng là giảng viên hướng
dẫn trực tiếp cho người viết trong thời gian thực tập này.
Về phía Công ty TNHH HNB Việt Nam, người viết xin chân thành cám ơn Ban
Lãnh Đạo công ty đã tạo điều kiện giúp cho người viết có cơ hội thực tập tại Công
ty, đồng thời người viết xin cám ơn các chị ở phòng Xuất nhập khẩu, phòng Kinh

doanh, đặc biệt là chị Lê Thị Bích Trâm - Trưởng phòng Xuất nhập khẩu đã hướng
dẫn tạo mọi điều kiện cho người viết hoàn thành đợt thực tập và làm báo cáo này
một cách hoàn chỉnh hơn, giúp người viết vận dụng được những kiến thức đã được
học tập ở trường vào thực tế một cách sâu sắc hơn.
Cuối cùng người viết xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến toàn thể quý Thầy Cô trường
Đại học Tôn Đức Thắng, mong quý thầy cô có thật nhiều sức khỏe và ngày càng
thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình.
Chúc Ban Lãnh đạo cũng các Anh chị phòng Xuất nhập khẩu và tập thể Công ty
TNHH HNB Việt Nam dồi dào sức khỏe và hoàn thành công việc thật xuất sắc.
Chúc công ty liên tục phát triển vững mạnh và trở thành một trong những doanh
nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm.
Tp.HCM, ngày 19 tháng 09 năm 2016
Trân trọng

Lê Thị Thanh Thảo.

2


TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU KHẢO SÁT
V/v: Đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với sinh viên Khoa
QTKD

Đầu tiên Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Tôn Đức Thắng xin chân thành
cảm ơn sự giúp đỡ của Quí đơn vị dành cho sinh viên của Khoa trong thời gian qua.
Để tiếp tục cải tiến chất lượng đào tạo nhằm giúp sinh viên có thể đáp ứng ngày
càng tốt hơn yêu cầu của doanh nghiệp về nhân lực, Khoa Quản trị kinh doanh kính
đề nghị Quí đơn vị dành thời gian nhận xét về sinh viên của Khoa đang thực tậplàm việc tại doanh nghiệp bằng cách chọn lựa mức độ hài lòng ở các vấn đề nêu ra
như sau:
Tên sinh viên : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
MSSV: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Lớp : . . . . . . . . . . . . . .
Thời gian thực tập : Từ . . . . . . . . . . đến . . . . . . . . . . . . . . .
Phòng ban thực tập : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1/ Tính kỷ luật:
 Rất hài lòng

 Hài lòng

 Không hài lòng

 Hoàn toàn không hài lòng

 Tạm được

2/ Tính chuyên cần:
 Rất hài lòng

 Hài lòng

 Không hài lòng

 Hoàn toàn không hài lòng

 Tạm được

3/ Tác phong trong công việc:
 Rất hài lòng

 Hài lòng

 Không hài lòng

 Hoàn toàn không hài lòng

 Tạm được

4/ Chuyên môn chung về chuyên ngành thực tập:

3


 Rất hài lòng

 Hài lòng

 Không hài lòng

 Hoàn toàn không hài lòng

 Tạm được

5/ Nhận xét hoặc đề nghị khác:
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
……………….
………………………………………………………………………………………
……………….
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng kính chào.
Ngày ……… tháng ……… năm 201…
XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP

Ghi chú: đánh giá chung là hài lòng
nếu không có mục nào bị đánh giá từ
mức không hài lòng trở xuống.

4


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HNB VIỆT NAM......................................10
CHƯƠNG 2 : quy trình tỔ chỨc thỰc hiỆn hỢp đỒng xuẤt khẨu tẠi công ty tnhh hnb viỆt nam....21

KẾT LUẬN

5


DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết
tắt/Thuật ngữ

Tiếng Anh

Tiếng Việt

1

CFS

Container Freight Station

Kho thu gom hàng lẻ

2

CBM

Cubic Meter

Số khối

3

CO form AK

Certificate of Origin form
AK

Giấy chứng nhận xuất xứ
mẫu AK

4

G.W

Gross weight

Trọng lượng cả bì

5

ETD

Estimated Time of
Delivery

Thời gian dự kiến tàu chạy

6

N.W

Net weight

Trọng lượng tịnh

7

SI

Shipment Information

Chi tiết lô hàng

8

Surrendered
B/L

Surrendered Bill of lading

Vận đơn surrender.

9

Pallet

Pallet

Tấm kê hàng

10

Pallet form

Pallet form

Mẫu tấm kê hàng

11

POD

Port of discharge

Cảng dở hàng

12

VGM form

Varified Gross Mass
Submission Form

Xác nhận khối lượng toàn bộ
hàng hóa vận chuyển quốc tế.

13

TNHH

14

Patent
Certificate

Patent Certificate

Bằng sáng chế

15

Origin
Certificate

Origin Certificate

Giấy chứng nhận xuất xứ

16

FOB

Free On Board

Là điều kiện Incoterms 2010
chuyển giao trách nhiệm giữa
người mua và người bán ở

Trách nhiệm hữu hạn

6


trên tàu.

DANH MỤC BẢNG BIỂU

7


DANH MỤC HÌNH VẼ

8


LỜI MỞ ĐẦU
Bất cứ một quốc gia nào muốn phát triển kinh tế không thể chỉ dựa vào nền
sản xuất trong nước mà còn phải quan hệ với các nước bên ngoài. Do có sự khác
nhau về điều kiện tự nhiên như tài nguyên, khí hậu...mà mỗi quốc gia có thế mạnh
trong việc sản xuất một số mặt hàng nhất định. Để đạt được hiệu quả kinh tế đồng
thời đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng ngày một đa dạng ở trong nước, các quốc gia
đều mong muốn có được những sản phẩm chất lượng cao với giá rẻ hơn từ các nước
khác đồng thời mở rộng được thị trường tiêu thụ đối với các sản phẩm thế mạnh của
mình. Chính từ mong muốn đó đã làm nảy sinh nhu cầu mua bán trao đổi quốc tế.
Hoạt động thương mại quốc tế thông qua mối quan hệ rộng rãi vượt ra ngoài
biên giới quốc gia sẽ là cầu nối giữa nền kinh tế trong nước với nền kinh tế bên
ngoài, đồng thời tạo ra động lực thúc đẩy quá trình hội nhập kinh tế ở mỗi khu vực
và trên toàn thế giới. Thương mại quốc tế được cấu thành bởi hai bộ phận cơ bản
xuất khẩu và nhập khẩu. Do vậy, xác định được vai trò quan trọng cũng như có sự
quan tâm thích đáng đến hoạt động xuất nhập khẩu là nhiệm vụ hàng đầu của hoạt
động thương mại quốc tế.
Đối với Việt Nam, ngoài những đặc điểm nêu trên chúng ta còn có những nét
đặc thù riêng đó là nền kinh tế có xuất phát điểm thấp, cơ sở hạ tầng kĩ thuật lạc
hậu, công nghệ thủ công... đang rất cần được đổi mới, bên cạnh đó tiềm lực xuất
khẩu lại lớn nhưng chưa được khai thác hiệu quả. Tất cả những điều này cho thấy
hoạt động xuất nhập khẩu đối với nước ta càng quan trọng hơn.
Là công ty sản xuất xuất khẩu hàng hóa, HNB Việt Nam đã dần hoàn thiện

được quy trình xuất khẩu của mình. Thế nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn
những sai sót, cần có những biện pháp điều chỉnh và khắc phục. Vì vậy, trong thời
gian thực tập tại công ty, người viết đã chọn đề tài: “QUY TRÌNH TỔ CHỨC
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HNB VIỆT
NAM” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Kết cấu đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH HNB Việt Nam
Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty
TNHH HNB Việt Nam
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu của công ty trong giai đoạn mới (đến năm 2020)

9


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HNB
VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
1.1.1. Lịch sử hình thành
Năm 2007, tổng công ty HNB được thành lập chính thức ở Hàn Quốc với vai
trò là xưởng sản xuất và phát triển mặt hàng màng xenlulo sinh học sử dụng cho mỹ
phẩm và trị liệu. Họ chứng tỏ được sự khác biệt của mình thông qua việc đầu tư
nghiên cứu về các vật liệu thiên nhiên và ứng dụng một cách khoa học vào việc
phục hồi và chăm sóc sắc đẹp cho con người. Mục tiêu của công ty là nâng niu giá
trị của khách hàng và đối tác thông qua việc sản xuất và cung cấp những sản phẩm
với chất lượng tốt nhất.
Là một nhà sản xuất màng xenlulo sinh học có danh tiếng và kinh nghiệm
trên thế giới, HNB cam kết về công nghệ, nghiên cứu và sự đổi mới, cung cấp
những sản phẩm với chất lượng cao.
Tháng 8/2010, HNB trở thành nhà cung cấp ODM về sản phẩm mặt nạ sinh
học enzymes cho công ty Talika của Pháp.

Tháng 3/2011, HNB trở thành nhà cung cấp ODM về sản phẩm mặt nạ sinh
học xenlulo cho công ty Corpora của Tây Ban Nha.
Tháng 11/2011, HNB trở thành nhà cung cấp ODM về sản phẩm mặt nạ sinh
học xenlulo cho công ty Sephore của Mỹ.
Tháng 12/2012, xuất khẩu sang Nhật Bản, Anh, Indonesia, Malaysia, Thái
Lan, Hồng Kông…
Tháng 6/2013, xây dựng nhà máy sản xuất màn sinh học xenlulo ở Việt
Nam.
1.1.2. Quá trình phát triển
Công ty TNHH HNB Việt Nam được phát triển từ công ty mẹ HNB ở Hàn
Quốc.
Tính đến nay công ty đã thành lập hơn ba năm với tên giao dịch là HNB VINA Co.,
Ltd với các thông tin như sau:
- Điện thoại: +84 8 3873 4382
- Fax: +84 8 3873 4383
- Vốn điều lệ: 4,200,000,000 VNĐ.
- Loại hình công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn.
- Nhà máy sản xuất đầu tiên của công ty TNHH HNB Việt Nam đặt tại Lô
N11-12, đường số 5, khu công nghiệp Long Hậu mở rộng, xã Long Hậu,
huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An. Sau đó, để mở rộng phát triển kinh doanh,

10


HNB chuyển đến địa điểm mới tại: Lô R-1B, đường Tân Tập-Long Hậu,
KCN Long Hậu mở rộng, Ấp 3, xã Long Hậu, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long
An.

Xưởng mới của công ty TNHH HNB Việt Nam
Năm 2014, công ty mở văn phòng đại diện cho nhãn hiệu Avif Cosmetic tại

địa chỉ: 59 Võ Thị Sáu, Quận 3, TpHCM để phân phối độc quyền sản phẩm mặt nạ
làm đẹp ở thị trường trong nước.

11


Nhãn hiệu Avif Cosmetic mà HNB sở hữu.
Kể từ lúc ra đời đến nay, trải qua hơn 3 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty
đã có những bước phát triển nhanh chóng và bền vững. Hiện nay, công ty được
đánh giá là một trong những doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm với chất lượng cao
cũng như nhãn hiệu mặt nạ Avif đang từng bước chiếm được cảm tình của khách
hàng qua hiệu quả mà nó mang lại.
HNB được cấp các chứng chỉ ISO14001, ISO9001, bằng sáng chế và giấy
chứng nhận xuất xứ như bên dưới:
1.2.

Lĩnh vực hoạt động của công ty
1.2.1. Chức năng
Công ty TNHH HNB Việt Nam hoạt động với các chức năng như sau:
Một là, sản xuất và xuất khẩu màng xenlulo sinh học.
Hai là, sản xuất hàng thành phẩm và kinh doanh trong nước với thương hiệu
độc quyền Avif Cosmetic.
Ba là, nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty thực hiện nhiệm vụ của một doanh nghiệp kinh doanh như sau:
Một là, hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
Hai là, thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch
vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo
nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
Ba là, bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;

12


Bốn là, thực hiện tốt chính sách, chế độ quản lý tài chính, lao động, tiền
lương của nhà nước. Làm tốt công tác phân công lao động, đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Đảm bảo an toàn lao động, bảo vệ
môi trường, tích cực tham gia công tác xã hội.
Năm là, chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất
và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
1.2.3. Phạm vi kinh doanh
Với vai trò là nhà sản xuất đồng thời là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập
khẩu và bán hàng nội địa, công ty TNHH HNB thực hiện phạm vi kinh doanh như
sau:
Một là, nhà sản xuất OEM: nhận sản xuất sản phẩm màng xenlulo sinh học
theo thông số kỹ thuật, kích thước và hình dáng yêu cầu của khách hàng. Đây cũng
là hình thức sản xuất chính của công ty TNHH HNB Việt Nam.

Một số sản phẩm của công ty TNHH HNB Việt Nam
Hai là, nhà sản xuất ODM: nhận thiết kế các thông số kỹ thuật, kích thước, và
hình dáng dành cho sản phẩm màng xenlulo theo mục đích sử dụng của khách
hàng. Tuy nhiên công ty không sản xuất theo loại hình này nhiều.
Ba là, xuất khẩu hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Bốn là, nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Năm là, quản lý và phát triển thương hiệu mặt nạ làm đẹp Avif Cosmetic ở
thị trường nội địa. Đồng thời cũng sản xuất độc quyền sản phẩm này ở trong nước.

13

1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán - nhân sự)

Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

14


-

-

-

-

1.3.2. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban chính trong công ty
Ban giám đốc:
Là người lãnh đạo cao nhất có quyền quyết định cuối cùng về việc tổ
chức thực hiện, kiểm tra theo dõi mọi hoạt động của công ty như tổ chức
quản lý, sắp xếp nhân sự, công tác lập kế hoạch, hoạch toán trong quản lý và
kiểm tra hoạt động tài chính của công ty.
Ban giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh, tài chính, quản lý công tác đào tạo nhân viên cũng như
các vấn đề khác tồn tại trong công ty.
Đại diện pháp lý của công ty.
Ra các quyết định về các vấn đề liên quan đến việc quản lý của công ty.
Thực hiện công tác đối nội và đối ngoại.

Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch phát triển và hoạt động kinh doanh
của công ty.
Điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty.
Quản lý:
Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo cấp cao những biện pháp nhằm sắp
xếp bộ máy tổ chức phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty để đạt
được hiệu quả cao nhất.
Giúp Giám đốc điều hành trong việc quản lý hoạt động sản xuất.
Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối nộ và đối ngoại.
Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc quản lý và phát triển đầu tư,
sản xuất kinh doanh.
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu.
Cung ứng nguyên vật liệu trong sản xuất.
Bộ phận xuất nhập khẩu:
Nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ giám đốc hoặc từ khách hàng.
Yêu cầu số lượng hàng xuất với bên các bộ phận bên mảng sản xuất.
Đặt tàu theo thời gian xuất hàng.
Lên chứng từ cho lô hàng xuất, nhập.
Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất, nhập.
Xuất hàng theo chứng từ hàng xuất hoặc nhận hàng theo chứng từ hàng
nhập.
Làm các thủ tục liên quan khác.
Bộ phận kế toán - nhân sự:
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng kế hoạch thu chi tài chính thống nhất với
kế hoạch kinh doanh của công ty. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thống kê,
kế toán của Nhà nước, lập báo cáo quyết toán kịp thời, trung thực cho các
15

-

-

-

-

ban ngành có liên quan
Chuẩn bị : báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm và quyết toán
và báo cáo tài chính..
Các định nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Hỗ trợ các giám đốc của các hồ sơ vay và báo cáo về lợi nhuận , chi phí
của các tháng, quý, năm.
Tham mưu với giám đốc về sự phát triển của bộ phận kế toán trong công
ty.
Cung cấp số liệu và giải trình số liệu kế toán cho các cơ quan có liên
quan.
Kiểm tra chi phí và chứng từ cho hợp lý.
Hồ sơ theo dõi, lưu trữ, tạo hồ sơ liên quan
Thực hiện báo cáo thu chi hàng ngày .
Theo dõi diễn biến lao động.
Phân tích các chi tiêu tài chính để phản ánh tình hình tài chính của công
ty, nhằm phục vụ tốt nhu cầu quản lý của ban giám đốc và cấp trên.
Cung cấp, đảm bảo cho công ty một lực lượng nhân viên làm việc có
hiệu quả.
Nghiên cứu, hoạch định kế hoạch khai thác, sử dụng nguồn lực con
người, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển trình độ chuyên môn, kỹ
năng làm việc, quản trị lương và thưởng, tương quan lao động, dịch vụ và
quỹ phúc lợi, y tế và an toàn lao động trong toàn công ty.

Bộ phận kinh doanh:
Tìm kiếm nguồn khách hàng, xây dựng và tổ chức các chương trình xúc
tiến bán hàng trong nước.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình Marketing.
Bộ phận nhà xưởng:
Lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của bộ phận xuất nhập khẩu và bộ
phận kinh doanh.
Báo cáo số lượng sản xuất cho các bộ phận trên và các cấp quản lý.
Bộ phận kho:
Đóng kiện, vật liệu theo dõi, vật tư và thành phẩm trong kho, sách sổ có
liên quan và các chứng từ và báo cáo cho các bộ phận có liên quan.
Bộ phận kiểm định chất lượng:
Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu cũng như hàng thành phẩm xem
đã đạt yêu cầu chưa.
1.3.3. Tình hình nhân sự của công ty

16


Trụ sở chính tại khu công nghiệp Long Hậu có tổng cộng 210 nhân viên.Số
lượng nhân viên tập trung chủ yếu ở các bộ phận sản xuất (202 nhân viên). Do đây
là bộ phận mang lại nguồn doanh thu chính cho công ty nên lực lượng khá lớn.
Bộ phận hành chính của công ty HNB có số lượng ít, chỉ gồm 5 nhân viên và
2 giám đốc. Số lượng nhân viên bán hàng và xuất nhập khẩu ít do công ty chủ yếu
phục vụ các khách hàng thân thiết. Hơn nữa HNB Việt Nam dựa vào thương hiệu
công ty mẹ ở Hàn Quốc rất nhiều nên bộ phận bán hàng không được đầu tư mạnh.
Bảng 1.1 - Tình hình nhân sự tại công ty HNB Việt Nam năm 2016
Đơn vị tính: người
Phòng ban

Tổng số Trình độ
Cao
học

Tổng giám đốc

Giới tính

Cao đẳng
và trung
Đại học
Nam
học phổ
thông

Nữ

Tuổi

<30

>30

1

1

1

1

Phó tổng giám
1
đốc

1

1

1

Quản lý

1

1

Bộ phận kế toán
3
- nhân sự

2

Bộ phận xuất
2
nhập khẩu

2

Bộ phận kinh

2
doanh

2

Bộ phận
xưởng

nhà

Bộ phận kho

1

1

3

2

2

2

1

1

2

1

1

180

180

10

170

100

80

20

20

10

10

15

5

1

1

1

2

Bộ phận kiểm
2
định chất lượng

1

17


Tổng số

212

2

8

202

24

188

124

88

(Nguồn: Báo cáo nhân sự từ phòng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng phân bố tình hình nhân sự ta thấy trong cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH HNB Việt Nam thì lực lượng nhân viên nữ chiếm đa số (chiếm 88.68% tổng
nhân viên công ty), nhân viên của công ty có độ tuổi trung bình còn rất trẻ (dưới 30
tuổi chiếm 58.49%) và nhân viên công ty có trình độ đại học chiếm 3.77% trong
tổng số nhân viên và 100% nhân viên của mảng hành chính đều có bằng đại học.
Tuy nhiên trình độ cao học vẫn còn chiếm tỷ lệ hạn chế (0.94%). Qua đó cho thấy
nhân lực hành chính của công ty có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản, trẻ
trung, năng động, nhiệt tình với công việc, tinh thần trách nhiệm cao, ham học hỏi,
thích nghi với công việc nhanh. Đó là những phẩm chất rất cần thiết ở nhân viên
của một công ty.
Tuy nhiên lực lượng lao động chính của công ty là bộ phận sản xuất (chiếm
95.28% tổng số lượng nhân viên) vì đây là bộ phận trực tiếp sản xuất ra hàng thành
phẩm để xuất khẩu và kinh doanh trong thị trường nội địa. Số lượng nữ chiếm đa số
vì sản phẩm màng xenlulo đòi hỏi sự khéo léo và tỉ mỉ trong các giai đoạn cắt, kiểm
hàng, đóng gói. Tuy nhiên cũng cần nguồn nhân lực nam để vận chuyển hàng và sơ
chế các nguyên vật liệu.
Tất cả nguồn lực nhân viên đều được tuyển chọn qua hình thức phỏng vấn
trực tiếp với ban giám đốc. Đảm bảo chất lượng cũng như khả năng của nhân viên
được đánh giá một cách chính xác nhất. Đặc biệt công ty chủ trương tuyển dụng
những người trẻ, có đam mê, nhiệt huyết và sẵn sàng đào tạo những sinh viên mới
ra trường.
1.4. Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013 đến
nay
Bảng 1.2 - Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty HNB Việt Nam
giai đoạn 2013 - 2015
Đơn vị tính: đồng

18


Doanh thu thuần về
bán hàng và cung cấp
dịch vụ

4.125.769.745

6.451.754.852

20.652.418.751,610

Chi phí

6.070.956.046

8.322.093.619

21.715.185.350

(1.945.186.301)

(1.870.338.767)

(1.062.766.597,022)

0%

0%

0%

(1.945.186.301)

(1.870.338.767)

(1.062.766.597,022)

Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế
Thuế suất
Lợi nhuận sau thuế

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2015 từ phòng Kế toán – nhân sự)
Nhìn vào bảng "Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty HNB Việt Nam
giai đoạn 2013 - 2015", ta có thể rút ra những kết luận về tình tình hoạt động của
công ty trong 3 năm vừa qua như sau:
Đầu tiên là doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty có
sự tăng trưởng rõ rệt sau các năm. Từ năm 2013 khi mới đưa vào hoạt động thì
doanh thu của công ty đã đạt hơn 4 tỷ đồng (4.125.769.745 đồng). Đến năm 2014,
do có sự cải tiến về chất lượng sản phẩm cũng như nỗ lực tìm kiếm khách hàng
trong và ngoài nước, doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng khá cao, tăng hơn
2 tỷ đồng (2,325,985,107 đồng), con số này bằng 50% doanh thu thuần năm 2013.
Đây là sự cố gắng đáng ghi nhận trong thời điểm đó. Đến năm 2015, sau hơn 2 năm
hoạt động, công ty đã dần dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường và
nhận được nhiều sự tin tưởng của khách hàng. Từ đó, doanh thu từ cả hoạt động
xuất khẩu và bán hàng trong nước đều tăng, mức tăng trưởng đáng kinh ngạc - hơn
20 tỷ đồng (20.652.418.751,610 đồng). Có thể thấy, doanh thu năm 2015 gấp 4 lần

doanh thu năm 2014, đây là kết quả của việc nỗ lực làm việc hết mình của tập thể
công nhân viên công ty.
Tiếp theo là về chi phí, nhìn chung từ năm 2013-2015, chi phí cũng tăng
mạnh theo doanh thu thuần. Đây là điều hiển nhiên đối với các doanh nghiệp mới
thành lập, phải đối mặt với những thách thức từ nhiều phía. Năm 2013, năm đầu
tiên hoạt động, chi phí bỏ ra hơn 6 tỷ đồng (6.070.956.046 đồng). Chi phí này gấp
1,5 lần doanh thu, bao gồm thuê nhà xưởng, thăm dò thị trường, tìm kiếm khách
hàng, thuê nhân công và các chi phí khác. Đến năm 2014, khi doanh thu công ty có
sự tăng trưởng thì lại tiếp tục phát sinh chi phí: hơn 8 tỷ đồng (8.322.093.619 đồng).
19


Chi phí này chủ yếu bao gồm việc cải tiến chất lượng sản phẩm phù hợp theo yêu
cầu của khách hàng, nâng cấp máy móc thiết bị nhà xưởng và thuê công nhân.v.v...
Đến năm 2015, lúc này hoạt động kinh doanh đã có nhiều chuyển biến, nhà xưởng
hiện tại không còn đủ đáp ứng cho yêu cầu sản xuất nên ban giám đốc quyết định
xây dựng một nhà xưởng mới với quy mô lớn hơn, hiện đại hơn. Vì vậy đến năm
này tuy doanh thu tăng vượt bậc nhưng chi phí vẫn không thể giảm lại được. Với
mức doanh thu kỉ lục hơn 20 tỷ đồng, chi phí cũng vẫn cao hơn với mức gần 22 tỷ
đồng (21.715.185.350 đồng).
Từ doanh thu và chi phí, người viết tính được lợi nhuận trước thuế qua các
năm từ 2013 đến 2015 lần lượt là: lỗ 1.945.186.301 đồng, lỗ 1.870.338.767 đồng,
và lỗ 1.062.766.597,022 đồng. Việc lợi nhuận âm là điều không thể tránh khỏi đối
với một doanh nghiệp mới thành lập, khi mà doanh thu không đủ bù đắp vào các
khoảng chi phí phát sinh. Vì vậy, theo các con số trên, doanh nghiệp hoạt động đã 3
năm mà chưa thể phát sinh lợi nhuận. Đây có thể là nỗi lo lắng đối với nhiều doanh
nghiệp, thế nhưng đối với công ty TNHH HNB Việt Nam, tiềm lực phát triển thông
qua các số liệu về doanh thu là rất lớn. Vì thế, điều này trở thành động lực thúc đẩy
doanh nghiệp phát triển nhiều hơn.
Cũng do việc lợi nhuận âm nên doanh nghiệp vẫn chưa phải nộp thuế, vì vậy

lợi nhuận sau thuế và lợi nhuận trước thuế là như nhau. Việc này làm giảm bớt một
phần gánh nặng chi phí của doanh nghiệp. Thế nhưng, tình trạng này sẽ không kéo
dài. Dự đoán nếu theo đà tăng trưởng như trên, đến cuối năm nay khi hoạt động sản
xuất đi vào ổn định và doanh thu từ các hoạt động xuất khẩu, bán hàng nội địa có sự
tăng trưởng thì mức lỗ sẽ giảm rõ rệt. Đến năm 2020, công ty có thể phát sinh lợi
nhuận.
Người viết vừa giới thiệu tổng quan về công ty TNHH HNB Việt Nam là một
công ty sản xuất xuất khẩu và bán hàng nội địa với sản phẩm là màng xenlulo sinh
học chất lượng cao được phát triển từ công ty mẹ ở Hàn Quốc. Tuy còn là một
doanh nghiệp nhỏ nhưng công ty đã có được những chứng nhận tiêu chuẩn ISO
cũng như bằng sáng chế và giấy chứng nhận xuất xứ. Trong quá trình hoạt động
của mình, công ty đã thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và ngày càng mở rộng
phạm vi kinh doanh. Với cơ cấu tổ chức khác chặt chẽ và nguồn nhân lực trẻ, năng
động, khéo léo, công ty đang dần cân bằng hoạt động và từng bước phát triển trong
việc huấn luyện nhân viên với các chuyên môn nghiệp vụ riêng. Từ đó tình hình
hoạt động kinh doanh cũng có nhiều khởi sắc, đến năm 2015 tuy lợi nhuận vẫn còn
âm nhưng mức tăng trưởng về doanh thu lại đạt những kết quả đáng nể. Dự đoán
20


cứ theo tình hình trên thì đến năm 2020, doanh nghiệp sẽ phát sinh lợi nhuận và
càng ngày càng phát triển.

CHƯƠNG 2 : QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HNB VIỆT NAM
2.1. Phân tích quy trình trên thực tế
2.1.1. Sơ đồ quy trình thực hiện

21

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ quy
trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất
khẩu theo điều kiền
FOB tại công ty
TNHH HNB Việt
Nam

22


2.1.2. Diễn giải quy trình
Diễn giải quy trình dựa trên hợp đồng xuất khẩu số HV16091307
ngày 09/09/2016 của công ty TNHH HNB Việt Nam.
2.1.2.1. Bước 1: Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Do Ban giám đốc và bộ phận xuất nhập khẩu của hai bên công ty thực
hiện theo các bước bên dưới:
Đầu tiên khách hàng liên hệ trực tiếp với công ty để được gửi mẫu
xem trước hoặc yêu cầu công ty sản xuất hàng mẫu theo thông số kĩ thuật mà
khách hàng mong muốn.
Sau khi hài lòng với chất lượng sản phẩm, khách hàng sẽ trực tiếp
đàm phán giá với tổng giám đốc để được hưởng mức giá hợp lý nhất.
Sau đó khách hàng sẽ yêu cầu mặt hàng, số lượng, điều kiện và thời
gian giao hàng để bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hợp đồng với
các thông tin như sau:
- Nhà xuất khẩu (Shipper):
Công ty TNHH HNB Việt Nam
Địa chỉ: Lô R-1B, đường Tân Tập-Long Hậu, KCN Long Hậu mở rộng, Ấp
3, X. Long Hậu, H. Cần Giuộc, T. Long An.

Số điện thoại: +84 8 3873 4382
Fax: +84 8 3873 4383
- Nhà nhập khẩu (Consignee):
HNB CO., LTD
Địa chỉ: 1313-6, Gyeongchung-Daero, Chowol-Eup, Gwangju-Si, GyonggiDO, Hàn Quốc.
Số điện thoại: +82-10-5105-5748
Fax: +82-505-835-8355
- Điều kiện xuất hàng: FOB Hồ Chí Minh
- Thông tin hàng hóa:
Màng xenlulo sinh học (Bio cellulose sheet) - Mã: MH03
Mã HS: 39207990
Số lượng: 50,783 miếng
Đơn giá: 0.22 đô
Tổng giá trị toàn bộ lô hàng theo giá FOB: 11,172.26 đô
Vì HNB là công ty ở Hàn Quốc và cũng là khách hàng thường xuyên
nên việc ký hợp đồng được đơn giản hóa. HNB sẽ gửi bản hợp đồng qua cho
HNB ký và HNB gửi bản fax về.
Sau khi ký hợp đồng thì phòng xuất nhập khẩu sẽ xác định các thông
tin cuối cùng với giám đốc trước khi ủy chuển sang bước 2 như:
- Thời gian dự kiến khởi hành (ETD): 11/10/2016
- Cảng đến: Incheon, Hàn Quốc
Các chứng từ phát sinh bao gồm: Hợp đồng xuất khẩu.
Không có chi phí phát sinh.
23


 Bước 2: Ủy thác thuê tàu
Do nhân viên phòng xuất nhập khẩu phối hợp với đại lý hãng tàu thực
hiện.
Dựa vào ETD, phòng xuất nhật khẩu liên hệ với công ty TNHH

Freight Links - là đại lý thuê tàu mà công ty chỉ định để đặt tàu.
Freight Links gửi đến lịch tàu trong tuần sau để công ty lựa chọn
chuyến tàu phù hợp với thời gian giao hàng. Sau khi xem xét cẩn thận thì
nhân viên đặt chỗ quyết định chọn chuyến tàu với các thông tin như sau:
- Tên tàu: STARSHIP PEGASUS V.1446N
- Giờ cắt máng (Closing time): 11 giờ ngày 12/09/2016
Sau đó dựa vào thông tin hàng hóa đặt chỗ như sau:
Nhà nhập khẩu/người nhận hàng (Consignee): HNB Co., LTD
Tên hàng (Commodity): Màng xenlulo sinh học (Bio Cellulose
sheet)
Số lượng (Quantity): 02pallets/4CBM
Ngày dự kiến tàu đi (ETD): Thứ 3 ngày 12/09/2016
Cảng dỡ hàng (POD): Incheon
Sau khi tiếp nhận thông tin booking, Freight Links gửi Phiếu đặt tàu
(booking note) số FLC1609/0565 gồm các thông tin về tên tàu, giờ cắt
máng, ngày dự kiến tàu đi, cảng đi, cảng đến, kho CFS, số khối và người liên
hệ. (Phiếu đặt tàu được đính kèm trong bộ chứng từ).
Vì closing time không phù hợp với thời gian ra hàng nên công ty đề
nghị đại lý xin closing time xuống 14 giờ và được đại lý xác nhận là có thể.
Chứng từ phát sinh trong bước này là Phiếu đặt tàu (booking note)
Không có chi phí phát sinh vì công ty không phải chịu chi phí thuê tàu
theo điều kiện FOB.
 Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa
Do nhân viên phòng xuất nhập khẩu, nhân viên bộ phận kho và nhân
viên bộ phận sản xuất thực hiện.
Sau khi có booking, bộ phận xuất nhập khẩu làm Yêu cầu xuất hàng
(Export shipment request) được xác nhận bởi trưởng bộ phận rồi gửi qua bộ
phận kho gồm các thông tin về hàng hóa và thời gian hoàn tất đóng gói trước
khi chuyển hàng ra kho.
Bộ phận kho chuyển yêu cầu sang bộ phận sản xuất, theo dõi và chốt

số lượng hàng từng ngày đến khi đủ hàng yêu cầu.
Khi đủ hàng yêu cầu thì bộ phận kho xác nhận số lượng hàng chính
xác hiện có trong kho (có thể chênh lệch đôi chút so với số lượng hàng yêu
cầu) với bộ phận xuất nhập khẩu: tổng cộng 50,783 miếng, xếp thành 54
24


thùng, mỗi thùng 960 miếng.
Sau khi nhận được số liệu trên, phòng xuất nhập khẩu tiến hành sắp
xếp hàng lên pallet và in pallet form dán lên mỗi pallet. Vì 1 pallet đóng tối
đa là 6 lớp, mỗi lớp tối đa 8 thùng nên sắp xếp hàng lên pallet như sau:
- Pallet 1: 32 thùng
- Pallet 2: 22 thùng
Chứng từ phát sinh bao gồm Yêu cầu xuất hàng (Export shipment
request), pallet form.
Các chi phí phát sinh: chi phí pallet.
 Bước 4: Lên chứng từ
Do nhân viên phòng xuất nhập khẩu và ban giám đốc của công ty
HNB Việt Nam, nhân viên chứng từ của Freight Links.
Sau khi có số lượng hàng và tiêu chuẩn đóng gói, bộ phận xuất nhập
khẩu tiến hành lên Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) và Phiếu đóng
gói hàng hóa (Packing list).
Thông tin trên Hóa đơn tương tự thông tin trên Hợp đồng, còn phiếu
Đóng gói hàng hóa thì thể hiện thêm một số thông tin chi tiết về lô hàng như:
- G.W (Gross weight): 886 kg
G.W được tính bằng tổng khối lượng hàng hóa luôn thùng và trọng
lượng của pallet. Vì lô hàng này có tổng cộng 54 thùng và 2 pallet nên ngoài
trọng lượng của 54 thùng hàng ta cộng thêm 14 kg cho 2 pallet (mỗi pallet có
khối lượng 7 kg). Tính tổng cộng ta có được tổng trọng lượng là 886 kg.
- N.W (Net weight): 818 kg

Net weight được tính bằng tổng khối lượng hàng không bao gồm
thùng và pallet. Vì đã có G.W 886 kg nên ta lấy G.W trừ đi 54 kg khối lượng
thùng (mỗi thùng có khối lượng 1 kg) và 14 kg khối lượng pallet. Cuối cùng
ra được N.W là 818 kg.
- Đóng gói: 2 kiện
Vì xuất hàng bằng đường biển nên HNB làm thêm VGM bao gồm các
thông tin như số đặt tàu, số khối, số kiện và G.W theo mẫu mà đại lý gửi, sau
đó trình Giám đốc ký rồi scan một bản.
Bản scan này sẽ gửi lại cho công ty TNHH Freight Links cùng với
Chi tiết hàng hóa (SI-Shipment Information) để lên Vận đơn (Bill of lading).
Chứng từ phát sinh bao gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói
hàng hóa, VGM.

25