Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 thăng long

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hướng dẫn
từ Tiến sĩ Nguyễn Thị Hồng. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên
cứu trước đây. Những số liệu trong khóa luận phục vụ cho việc phân
tích,nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập được.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm trước Hội đồng, cũng như kết quả khóa luận của mình.
Hà nội, ngày 21 tháng 05 năm 2015
Tác giả khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Huyền Trang

1

1
1


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn Nhà trường đã tạo môi trường học tập tốt
nhất cho không chỉ riêng em và cả những bạn sinh viên khác.
Em xin chân thành cảm ơn cô Ts. Nguyễn Thị Hồng đã luôn chỉ bảo
cho em những kiến thức, những kinh nhiệm để có thể trở thành một nhà Quản
trị nhân lực tốt trong tương lai
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các Bác, chú, anh, chị
trong Phòng Tổ chức – hành chính của công ty cổ phần Xây dựng số 4 Thăng
Long đã tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình thực tập, nhờ vào đó tôi đã
học được những bài học thực tế về chuyên ngành của mình, áp dụng những lý
thuyết được học với những tình huống trong thực tế một cách hiệu quả.
Xin chân thành cảm ơn!

2

2
2


MỤC LỤC

DANH MỤCCHỮ VIẾT TẮT
Chữ Viết tắt
Ý nghĩa
HTTTNL
Hệ thống thông tin nhân lực
NLĐ
Người lao động
NSDLĐ
Người sử dụng lao động
TTNL
Thông tin nhân lực
QTNL
Quản trị nhân lực

3


DANH MỤC BẢNG

4

DANH MỤC BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
Biểu 2.1.Quan điểm của Ban giám đốc công ty về sự thay đổi.
Đặc thù loại hình công ty
Biểu 2.2.Nhu cầu của Ban giám đốc công ty về ứng dụng tin học trong HTTTNL
Biểu 2.3.Nhu cầu của Cán bộ quản lý cấp trung gian về ứng dụng tin học trong
HTTTNL
Biểu 2.4 Tính chính xác của TTNL đối với ban giám đốc
Biểu 2.5 Tính chính xác của TTNL đối với các cán bộ phòng ban
Biểu 2.6.Tính đầy đủ của Thông tin nhân lực theo đánh giá củaBan giám đốc
Biểu 2.7Cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến hệ thống thông tin nhân lực
đánh giá mức độ hiệu quả sử dụng Thông tin nhân lực tại công ty.
Biểu 2.8. Những khó khăn trong quá trình thu thập thông tin của cán bộ trong
HTTTNL
Hình 2.4. Chức năng của Ứng dụng phần mềm Quản trị nhân lực

5


Lời mở đầu
1.

2.
-

+

+
+

3.
-

Lý do lựa chọn đề tài

Để ra được một quyết định thì nhà quản lý cần có rất nhiều thông tin, một
trong những thông tin không thể thiếu đó chính là thông tin nhân lực - thông tin
liên quan đến người lao động. Tuy nhiên, một vài thông tin nhân lực đã thực sự đủ
để ra được được một quyết định hiệu quả. Chúng ta không thể nhìn một mặt của
một vấn đề để giải quyết công việc mà chúng ta phải nhìn nhiều những khía cạnh
khác nhau của một vấn đề. Để làm được điều đó thì mỗi tổ chức cần có Hệ thống
thông tin nhân lực – tổng hợp những thông tin liên quan đến từng người lao động,
thông tin hoạt động quản trị nhân lực, thông tin chính sách nhân lực của trong và
ngoài tổ chức. Với thực trạng hiện nay, rất nhiều tổ chức không quan tâm lắm đến
hệ thống này. Họ thường sử dụng thông tin một cách rời rạc, ít có liên hệ giữa các
thông tin với nhau. Dẫn đến việc giải quyết công việc chưa thực sự hiệu quả. Việc
này không chỉ ảnh hưởng đến người lao động mà còn ảnh hưởng đến cả một tổ
chức. Chính vì nhận ra được tầm quan trọng của hệ thống mà tác giả đã mạnh dạn
lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác
quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long” với hy vọng
hoàn thiện hệ thống thông tin nhân lực hiện đang có trong tổ chức, giúp các nhà
quản lý có được những thông tin đầy đủ, chính xác, dễ hiểu, kịp thời nhất.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung:
Đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng hệ thống thông tin nhân lực, một hệ
thống phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng
số 4 Thăng Long
Mục tiêu cụ thể:
Tổng hợp lý luận về Thông tin nhân lực, hệ thống thông tin nhân lực, các cấp quản
lý và vấn đề xây dựng hệ thông thông tin nhân lực phục vụ cho công tác quản lý

các cấp
Đánh giá hiện trạng Hệ thống thông tin nhân lực tại công ty cổ phần xây dựng số 4
Thăng Long
Tổng hợp, phân tích được mặt mạnh, yếu trong HTTTNL tại công ty, phân tích
nguyên nhân và đề xuất các giải pháp để xây dựng, bổ sung và hoàn thiện
HTTTNL phục vụ quản lý các cấp ở công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ công tác quản lý các cấp
Phạm vi nghiên cứu :
6


+
+
4.
-

-

Về không gian:Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
Về thời gian: từ tháng 12/2014 đến tháng 04/2015
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn:
Trong thời gian thực tập, tác giả đã quan sát Hệ thống thông tin nhân lực
trong công ty, xem xét nó hiện đang phục vụ cho các cấp quản lý như thế nào, ưu
và nhược điểm của hệ thống. Từ đó, nghiên cứu các nguyên nhân đang tồn tại
trong hệ thống.
Phương pháp điều tra bảng hỏi:
Tác giả đã đưa ra những câu hỏi với nhiều đáp án khác nhau kết hợp với

những câu hỏi mở để tiến hành khảo sát nghiên cứu thực trạng hệ thống, quan điểm
của các đối tượng được khảo sát, đề xuất của họ giúp Hệ thống thông tin nhân lực
của công ty được hoàn thiện hơn. Sau đó sẽ tổng hợp kết quả thu được để phục vụ
cho mục đích nghiên cứu đề tài.
Để đảm bảo tính khách quan mẫu khảo sát được tác giả lựa chọn như sau:
Mẫu khảo sát
Tổng giám đốc, Phó giám đốc
Trưởng phòng, Giám đốc xí
nghiệp
Cán bộ khác
Trưởng phòng, phó phòng,
Cán bộ phụ trách hệ
nhân viên
thống thông tin nhân lực
( cán bộ chuyên trách
công tác QTNL - trực
thuộc phòng Tổ chức –
hành chính)
Tổng

Ban giám đốc
Bộ phận phòng ban – xí
nghiệp, đội đường

-

-

5.

Số lượng
mẫu
(Đvt:người)
3
9

Tổng cộng
(Đvt:người)
3
18

9
4

4

25

25

Phương pháp phân tích tài liệu
Những tài liệu thứ cấp mà tác giả thu thập được, sẽ được tiến hành phân tích,
qua đó tìm hiểu được những vấn đề đang thực sự đang ở đâu, ở mức độ nào,từ đó
có thể đưa ra những giải pháp thích hợp.
Phương pháp so sánh, tổng hợp.
Thông thường, phương pháp này sẽ được sử dụng sau phương pháp bảng
hỏi. Khi có kết quả khảo sát thu được từ những đối tượng khác nhau thì sẽ có
những so sánh giữa những đối tượng đó với câu hỏi có cùng nội dung tương tự. Từ
đó, mà tác giả có thể đưa ra được những giải pháp tốt nhất để có thể xây dựng hệ
thống thông tin nhân lực hài hòa lợi ích của các bên.

Cấu trúc của khóa luận
7


-

Ngoài phần mở đầu và kết luận. Kết cấu khóa luận của em được chia thành
ba chương. Cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin nhân lực
Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho công tác
quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
Chương 3: Một số giải pháp để hoàn thiện Hệ thống thông tin nhân lực phục vụ cho
công tác quản lý các cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
NHÂN LỰC
1.1.

Hệ thống thông tin nhân lực
8


1.1.1.
−

−

−

+

+

+

1.1.2.

Một số khái niệm
Nhân lực.
Có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về nhân lực nhưng ta có thể hiểu
như sau: “ nhân lực được hiểu là nguồn lực trong mỗi con người. Nó bao gồm cả
thể lực, trí lực và tâm lực”[1,8]. Nhân lực được thể hiện ra bên ngoài khả năng làm
việc, bao gồm cả sức khỏe ( chiều cao, cân nặng, độ lớn, sức bền... ), trình độ
( kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm...) và tâm lý, ý thức, mức độ cố gắng, sức sáng
tạo, lòng đam mê...
Nguồn nhân lực
Trong một phạm vi của một tổ chức thì nguồn nhân lực được định nghĩa
là:
“ nguồn nhân lực là nguồn lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên lao
động trong tổ chức đó đặt trong mối quan hệ phối kết hợp các nguồn lực riêng
của mỗi người, sự bổ trợ những khác biệt trong nguồn lực của mỗi cá nhân
thành nguồn lực của tổ chức” [1,9].. Sức mạnh của tập thể lao động vận dụng vào
việc đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trên cơ sở đó đạt được những
mục tiêu riền của mỗi thành viên.
Thông tin
Theo nghĩa thông thường , “ Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng,
phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người” [5].. Thông tin hình hành trong
quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông
qua các phương tiện thông tin đại chúng từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc tất cả các
hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

Theo quan điểm của triết học thì “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và
xã hội (thế giới vật chất ) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh... hay nói rộng hơn bằng
tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [5]..
Các khái niệm khác theo quan điểm Hệ thống thông tin quản lý
“ Dữ liệu: Là những số liệu và dữ liệu, tài liệu, tin tức ở dạng thô, chưa được
xử lý. Dữ liệu tồn tại dưới dạng: tín hiệu vật lý ( âm thanh , màu sắc, ánh sáng,
nhiệt độ...), số liệu ( con số, bảng biểu...) và các ký tự ( chữ viết, hình vẽ...)[3,131].
“Thông tin : Là dữ liệu đã được phân tích,xử lý, sắp xếp và diễn giải theo
một cấu trúc hợp lý để nâng cấp tính hiệu quả của các quyết định” [3,131].
Thông tin nhân lực
Thông tin nhân lực là những thông tin liên quan đến người lao động trong
một tổ chức. Các thông tin đó có thể là thông tin về tên, tuổi, trình độ chuyên môn
kỹ thuật, thông tin về tuyển mộ - tuyển chọn, đào tạo – phát triển, bổ nhiệm –
thăng chức,...
Hệ thống thông tin nhân lực
Hệ thống thông tin nhân lực là tập hợp toàn bộ thông tin nhân lực để phục
vụ cho công tác quản lý các cấp và được chia thành ba nhóm cụ thể là thông tin
nhân sự, thông tin hoạt động quản trị nhân lực, thông tin chính sách nhân lực.
Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực
Trong một hệ thống thông tin nhân lực thì có rất nhiều thông tin nhân lực
khác nhau, nhưng để dễ dàng trong việc sử dụng và nâng cao được tính hiệu quả
của thông tin thì ta sẽ chia thông tin nhân lực thành các nhóm sau:
9


Sơ đồ 1.2.Cấu trúc của Hệ thống thông tin nhân lực

Hệ thống thông tn nhân lực

Tên, tuổi, giới tính, địa chỉ liên lạc,trình độ chuyên môn kỹ thuật, sổ b

Thông tn nhân sự
Hợp đồng lao động

Quyết định thuyên chuyển, bổ nhiệm, thăng ch

Thông tn Hoạt động Quản trị nhân lực

Tuyển mộ - tuyển dụng

Đào tạo – phát triển
Thù lao – phúc lợi
An toàn vệ sinh lao động

Đánh giá nhân viên
Quan hệ lao động

Bảo hiểm xã hội

Chính sách nhân lực

Chính sách vĩ mô
Chính sách vi mô

( Nguồn: Qua tổng hợp của tác giả)

Nhìn vào Sơ đồ 1.2 có thể thấy Hệ thống thông tin nhân lực được chia thành
ba nhóm: thông tin nhân sự,thông tin hoạt động quản trị nhân lực, chính sách nhân
lực. Và trong mỗi nhóm đó sẽ cung cấp các nhà quản lý những TTNL khác nhau.
Dưới đây là những thông tin trong mỗi nhóm:

10


+

+

Nhóm thông tin 1: Thông tin về nhân sự
Thông tin về nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về NLĐ từ tên, ngày
tháng năm sinh, trình chuyên môn kỹ thuật,bảng sao bằng tốt nghiệp, chứng chỉ
hành nghề, vị trí việc làm, ngày được thuê, sổ bảo hiểm , địa chỉ liên lạc,... đây là
những thông tin khởi đầu của NLĐ trong tổ chức. Ngoài ra, còn có các quyết định
về thuyên chuyển NLĐ, bổ nhiệm, thăng chức, chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ
hưu... cho đến khi NLĐ rời khỏi tổ chức cũng sẽ được lưu trữ. Mặc dù, đây là
những thông tin sơ khai nhưng nó vai trò rất quan trọng đối với không chỉ những
hoạt động liên quan đến QTNL mà còn cả những lĩnh vực khác trong toàn tổ chức.
Ví dụ sau sẽ thể hiện rõ tầm quan trọng của thông tin nhân sự là đối với hoạt động
Đào tạo – phát triển thì NSDLĐ sẽ cân nhắc xem xét những thông tin nhân sự của
NLĐ cùng với quá trình làm việc của NLĐ trong tổ chức mà họ sẽ quyết định có
nên “đào tạo nâng cao” cho NLĐ đó hay không, NSDLĐ sẽ xem đến bằng cấp của
NLĐ, họ học về lĩnh vực gì, thành tích đạt được ở cơ sở mà họ được đào tạo trước
tổ chức, số năm kinh nghiệm, tuổi của NLĐ sau đó họ sẽ xem xét xem NLĐ này có
khả năng phát triển được hay không, và đưa ra quyết định đào tạo nâng cao. Dạng
đào tạo này còn liên quan đến việc việc bổ nhiệm và thăng chức. Hoặc ngược lại,
NSDLĐ cũng có thể xem xét những thông tin nhân sự của NLĐ cùng với quá trình
làm việc của NLĐ trong tổ chức, họ nhận thấy được tiềm năng lớn của NLĐ và
quyết định bổ nhiệm, thăng chức cho NLĐ,khi đó họ sẽ tiến hành “đào tạo nâng
cao” cho NLĐ của mình. Cũng một ví dụ khác trong hoạt động chuyên ngành
QTNL là Quan hệ lao động, thông qua các thông tin nhân sự mà NSDLĐ sẽ biết
những đặc điểm văn hóa vùng miền của NLĐ, từ đó sẽ có những tác động, chi phối

nhất định đến NLĐ, như cổ nhân đã nói “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”,
từ đó mà mối Quan hệ giữa NLĐ và NSDLĐ luôn có được sự thấu hiểu và sẻ chia.
Những lĩnh vực ngoài chuyên ngành QTNL là Bảo hiểm xã hội, đây là một trong
những vấn đề nóng của xã hội, mà trong một tổ chức NSDLĐ cũng sẽ thông qua
các Thông tin nhân sự xác định thời gian bắt đầu đóng bảo hiểm cho NLĐ, mức
đóng, thời gian tạm dừng bảo hiểm, chốt sổ bảo hiểm cho NLĐ khi họ về hưu,
hưởng những quyền lợi đáng được hưởng.
Tóm lại, Thông tin nhân sự mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau. Nếu không
có những thông tin này thì mọi hoạt động khác đều là những hoạt động không có
cơ sở. Đây là một thông tin không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào
Nhóm thông tin 2: thông tin hoạt động quản trị nhân lực
Trong nhóm này, bao gồm những thông tin sau:
Thông tin tuyển mộ - tuyển dụng
Đây là những thông tin về NLĐ ngay từ khi nộp đơn xin việc ứng tuyển vào
11


+

+

+

+

tổ chức, những thông tin này sẽ giúp cho các nhà quản lý lựa chọn được những
người lao động phù hợp nhất đối với tổ chức. Thêm nữa, ở đây sẽ lưu cả những
thông tin của NLĐ không được tuyển dụng vào tổ chức vì những ứng viên này về
sau sẽ là một nguồn lao động dự trữ cho tổ chức, có thể tổ chức sẽ phải sử dụng
đến họ . Ngoài ra, những đơn vị khác sẽ dựa trên nhưng thông tin mà bộ phận

QTNL cung cấp về kế hoạch tuyển dụng, phối hợp với bộ phận QTNL để thực hiện
tốt các công tác quản lý của bộ phận mình. Ta có thể thấy rõ nhất thông qua ví dụ
sau: giả sử có một bộ phận phòng ban nào đó nhận thấy hiện nay khối lượng công
việc quá nhiều và có nhu cầu cẩn tuyển dụng thêm người vào bộ phận mình. Họ sẽ
gửi đơn lên cho phòng QTNL tập hợp, sau đó Bộ phận QTNL sẽ tiến hành xin ý
kiến ban giám đốc về việc tuyển dụng này. Sau khi có quyết định của giám đốc về
việc tuyển dụng thì bộ phận QTNL sẽ lập kế hoạch về tuyển mộ - tuyển dụng. Tất
nhiên, hai phòng này sẽ cùng nhau bàn bạc, phân tích, sẽ tuyển lao động thời vụ
hay hợp đồng ngắn hạn, thời gian, địa điểm, thành viên hội đồng tuyển dụng... tất
cả những điều đó sẽ có trong kế hoạch tuyển mộ, tuyển dụng.
Thông tin về đào tạo – phát triển
Bao gồm những thông về các quy định, quy chế về đào tạo – phát triển trong
tổ chức,nhu cầu về đào tạo, những người lao động đã và sẽ được đào tạo trong một
khoảng thời gian nào đó. NLĐ đã được tạo đã kỹ năng, kiến thức ,tham gia tập
huấn, kế hoạch đào tạo, địa điểm đào tạo, chi phí đào tạo, kế hoạch sau đào tạo.
Những định hướng phát triển của tổ chức và cần những NLĐ như thế nào để đáp
ứng được nhu cầu đó...
Thông tin về thù lao – phúc lợi
Gồm nhưng thông tin về thang bảng lương, các quy chế tiền lương, tiền
lương hàng tháng NLĐ, phụ cấp, những phúc lợi khác NLĐ được hưởng trong tổ
chức. Quy định mà tổ chức đưa ra đối với mỗi loại lao động nào sẽ được hưởng
chế độ thù lao – phúc lợi tương ứng với những đóng góp của họ và vị trí mà họ
đang nắm giữ...
Thông tin về An toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ)
Bao gồm những thông tin về kế hoạch thực ATVSLĐ, báo cáo định tình
hình thực hiện ATVSLĐ, chi phí thực hiện công tác này. Ngoài ra, còn các thông
tin khác như số vụ Tai nạn lao động, các dạng tai nạn, khiếu nại về tình hình thực
hiện ATVSLĐ, những yêu sách của NLĐ đòi bồi thường...
Thông tin về Đánh giá nhân viên
Là những thông tin như các quy định đánh giá nhân viên, các tiêu chí đánh

giá, phương pháp đánh giá, danh sách ứng cử thi đua - khen thưởng của NLĐ, kết
quả đánh gia cuối cùng, chỉ suất năng suất lao động,quy chế đánh giá thực hiện
12


+

+

+

+

1.2.
1.2.1.

1.2.2.

công việc...
Thông tin về quan hệ lao động
Bao gồm những thông tin như thỏa ước lao động tập thể, quy chế đối thoại,
các đơn khiếu nại, thống kê tình hình lao động bỏ việc, các nguyên nhân, giải pháp
cho những khiếu nại của NLĐ trong tổ chức, thông tin về hoạt động công đoàn...
Thông tin về bảo hiểm xã hội
Gồm những thông tin về số bảo hiểm xã hội, danh sách NLĐ tham gia bảo
hiểm xã hội, ngừng bảo hiểm xã hội, tờ khai bảo hiểm...
Nhóm thông tin 3:Thông tin về chính sách nhân lực.
Chính sách nhân lực vĩ mô:
Bất kỳ một tổ chức nào cũng phải hoạt động trong khuôn khổ pháp luật mà
nhà nước quy định.Do vậy bộ Luật – Nghị định – thông tư dù là những thông tin

không phải từ thực trạng NLĐ trong tổ chức nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến các
quyết định của Lãnh đạo. Những thông tin đó bao gồm: Bộ Luật lao động, Luật
thanh tra, Luật bảo hiểm xã hội,Luật Công đoàn, Nghị định quy định về tiền lương
tối thiểu vùng, các quy định về An toàn vệ sinh lao động, Quy định thực hiện dân
chủ trong tổ chức,... những bộ luật này có thể được diễn giải hành các văn bản
hướng dẫn trước khi phân phối đến những bên liên quan.
Chính sách nhân lực vi mô:
Những chính sách này do nhà lãnh đạo trong tổ chức ban hành,những chính
này bao gồm: các chính sách về đào tạo, tuyển dụng, tiền lương, thuyển chuyển, bổ
nhiệm, thăng chức hoặc có thể là tinh giản biên chế. Tất cả các hoạt động QTNL
nói chung và của HTTTNL nói riêng sẽ phải tuân thủ theo các chính sách nhân lực
này. Ngoài ra, để có thể thực hiện đúng chính sách của ban lãnh đạo thì cần phải có
những văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách này.
Quản lý các cấp trong tổ chức và nhu cầu sử dụng thông tin nhân lực.
Khái niệm về quản lý
Theo Mary Parker Follet thì định nghĩa “Quản lý là nghệ thuật đạt được
mục đích thông qua người khác”
Theo Henri Fayol thì định nghĩa rằng “ Quản lý là là việc dự báo, lập kế
hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát”
Ngoài ra, theo Từ điển kinh doanh thì đinh nghĩa rằng “ Quản lý là việc
điều khiển một vài thứ gì đó như là dự án, một nhóm người hoặc một ý tưởng”
hoặc nghĩa thứ hai là “ Quản lý chính là việc hoàn thành một mục tiêu và dự án”
Các cấp quản lý trong tổ chức
Các cấp quản lý trong một tổ chức thông thường có được chia thành 03 cấp.
Và được minh hoa ở hình dưới đây:
13


Hình 1.1. Các cấp quản lý trong Tổ chức

Cấp quản
lý tối cao

Cấp quản lý trung gian
(Quản trực tiếp)

Cấp quản lý cơ sở
(Nguồn : Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp[4,69])
•
+

+

+

+

Cấp quản lý tối cao
Đối tượng thuộc cấp quản lý tối cao gồm :
Thành viên trong Đảng ủy , Hội đồng quản trị, ban giám đốc và một số trợ
lý, cố vấn cho Ban giám đốc ( nếu có)
Nội dung quản lý ở cấp quản lý tối cao:
Lãnh đạo mọi hoạt động trong toàn tổ chức. Các quyết định của họ mang
tầm chỉ đạo, định hướng đường lối, chiến lược... họ có những ảnh hưởng và vai trò
quyết định lớn tới các vấn đề quan trọng, lớn lao của toàn tổ chức
• Cấp quản lý trung gian
Đối tượng thuộc cấp quản lý trung gian gồm:
Trưởng, phó các phòng ban chức năng, những người quản trị các hoạt động
sản xuất – kinh doanh ở cấp trung gian như ( giám đốc xí nghiệp, quản đốc, phó
quản đốc phân xưởng trong sản xuất công nghiệp; đội trưởng đội phó trong các

công trình xây dựng, nông nghiệp... )
Nội dung quản lý ở cấp quản lý trung gian:
Các nhà quản lý ở cấp này là khâu kết nối giữa các cấp quản lý cao nhất và
các thấp nhất – cấp cơ sở. Họ có hoạt động và vai trò khá đa dạng ( vữa nhà là lãnh
đạo vừa là nhà thừa hành ). Các quyết định của họ thường mang tính chỉ đạo và
triển khai thực hiện các định hướng, chiến lược... mà cấp cao nhất trong tổ chức
định ra, ở phạm vi không quá lớn, nhưng không nhỏ ( thường là những lĩnh vực cụ
thể như: quyết định trong lĩnh vực sản xuất, nhân lực, kỹ thuật, tài chính...)
Nhiệm vụ chính của họ là : Nghiên cứu, năm vững nội dung các quyết định
của nhà quản lý cấp tối cao, trên cơ sở đó đưa ra những dự kiến, đề nghị về chương
trình, kế hoạch hành động trong triển khai thực hiện, trong đề bạt nhân sự có năng
14


+

+

+

1.2.3.

lực vào các vị trí phù hợp; giao việc, đôn đốc, giám sát cấp dưới; dự trù kinh phí
cho các hoạt động trong phạm vi của mình – nói trên và bao cáo thường xuyên, kịp
thời với cấp trên về kết quả, vướng mắc... trong thực hiện công việc thuộc nhiệm
vụ của mình.
• Cấp quản lý cơ sở.
Đối tượng thuộc cấp quản lý cơ sở gồm:
Trong tổ chức , thuộc về cấp này thường bao gồm các tổ trưởng, tổ phó,
nhóm trưởng, nhóm phó các nhóm sản xuất hoặc các tổ, nhóm chức năng...

Nội dung quản lý ở cấp quản lý cơ sở:
Các nhà quản trị ở cấp này có hoạt động chủ yếu là thừa hành các mệnh lệnh
về quản lý của các nhà quản lý cấp trên. Mệnh lệnh họ đưa ra mang tính triển khai,
thực hiện, phối hợp với nhiều bộ phận khác trong phạm vi quản lý được giao,
nhằm thực hiện các mục tiêu cụ thể nào đó, thường trong ngắn hạn.
Nhiệm vụ cụ thể của họ, cơ bản bao gồm :
Hiểu rõ phần nội dung nhiệm vụ, công việc được giao và phấn đấu hoàn
thành đúng tiến độ, tiến trình, đảm bảo các tiêu chuẩn về số và chất lượng.
Sáng tạo, đổi mới về phương pháp làm việc, rèn luyện tinh thần tự giác, kỷ
luật, tác phong công nghiệp hiện đại, trong lao động, để trở thành một người đáng
tin cậy đối với cấp trên và dưới quyền
Có tinh thần trách nhiệm cao trong quản lý và thực hiện công việc; Báo cáo,
xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên kịp thời trong xử lý công việc và có tinh thần hợp
tác, tính đồng đội cao, co quan hệ mật thiết với đồng nghiệp, đồng sự...
Họ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc triển khai, đạt hiệu quả các
quyết định của các nhà quản lý cấp trên và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
cụ thể trong mỗi phạm vi mỗi bộ phận và toàn tổ chức
Tóm lại, trừ lãnh đạo cấp cao thì các cấp quản lý còn lại sẽ chỉ quản lý một
lĩnh vực cụ thể nào đó, cũng tương tự như vậy, TTNL mà họ nhận được cũng sẽ bị
giới hạn trong một phạm vi nào đó. Họ sẽ chỉ nhận được những TTNL liên quan
đến lĩnh vực mà họ phụ trách. Điều này đảm bảo tính phù hợp của thông tin cung
cấp cũng như tính bảo mật của TTNL.
Nhu cầu sử dụng Thông tin nhân lực
Mỗi cấp quản lý sẽ có những nhu cầu sử dụng Thông tin nhân lực khác nhau
để phù hợp trách nhiệm của mình trong tổ chức. Đối tượng sử dụng TTNL nhiều
nhất đó chính là quản lý cấp cao. Họ có thể sử dụng toàn bộ các nhóm TTNL trong
hệ thống vì đặc thù quản lý của mình cũng như các quyết định của họ có tầm ảnh
hưởng đến toàn bộ tổ chức. Đối tượng sử dụng TTNL tiếp theo đó chính là quản lý
cấp trung gian, họ sử dụng thông tin tương đối nhiều. Tuy nhiên, đối tượng có một
15

1.3.

+

+

+

đặc điểm là họ chỉ sử dụng TTNL liên quan đến lĩnh vực mà họ phụ trách, và
những thông tin nhân sự mà họ trực tiếp quản lý. Cấp quản lý cuối cùng là cấp
quản lý cơ sở, cấp quản lý này sử dụng TTNL ít nhất. Có rất nhiều nguyên nhân
dẫn đến hiện tượng này, đó là do mức độ ảnh hưởng của cấp quản lý, ảnh hưởng
của họ chỉ trong một phạm vi nhóm nhỏ, do đặc thù trách nhiệm và nhiệm vụ của
họ. Họ chỉ có thể sử dụng TTNL liên quan đến nhiệm vụ của mình hoặc thông
thường họ chỉ tham mưu cho lãnh đạo trực tiếp – lãnh đạo quản lý cấp trung gian.
Vai trò của Hệ thống thông tin nhân lực đối với các cấp quản lý
HTTTNL mang lợi ích cho rất nhiều bên khác nhau trong đó cóm cả NLĐ
và Nhà quản lý. Tuy nhiên, để làm nổi bật ý nghĩa của hệ thống thì việc nghiên
cứu sẽ tập trung vào lợi ích mà các nhà quản lý thu được từ hệ thống.
Ra các quyết định có hiệu quả
HTTTNL sẽ giúp cho các nhà quản lý hiểu hơn về thực trạng nguồn nhân
lực trong tổ chức, những điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực, những chính
sách pháp luật đối với tổ chức là gì. Từ đó, họ sẽ sử dụng những TTNL kết hợp với
những thông tin khác trong tổ chức đưa ra những quyết định không chỉ liên quan
đến NLĐ mà liên quan đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Sao cho tận dụng những
điểm mạnh của tổ chức mình và khắc phục được những điểm yếu.
Đưa ra các định hướng chiến lược của tổ chức
Như ở trên ta đã biết thì HTTTNL giúp tổ chức đưa ra các quyết định nhưng

nó chỉ mang tính chất ngắn hạn.
Và cũng dựa vào những TTNL thuộc hệ thống này được thống kê trong
những năm gần đây cộng với dự đoán về sự phát triển của nền kinh tế , họ sẽ đưa
ra những chiến lược phát triển dài hạn cho tổ chức. Những kế hoạch cần phải thực
hiện trong tương lai, những mục tiêu của cả một tổ chức. Sắp xếp những công việc
dự kiến cần phải làm. Ví dụ: TTNL được thống kê trong những năm gần đây nhận
thấy rằng năng suất lao động hàng năm vẫn tăng, trình độ tay nghề được nâng cao
đáng kể. Nền kinh tế trong những năm tiếp theo vẫn đang trong đà phát triển. Tổ
chức có thể đưa ra định hướng mới cho tổ chức đó là mở rộng thị trường và đa
dạng hóa sản phẩm hơn.
Giúp các cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình
HTTTNL sẽ giúp các nhà quàn lý các cấp thực hiện nhiệm vụ của mình. Ví
dụ như phòng kế hoạch cũng sẽ cần những TTNL để lập kế hoạch hoạt động sản
xuất kinh doanh cho năm, quý tiếp theo của tổ chức. Hay việc nhà quản lý tính
toán ra một khối lượng công việc dự kiến, TTNL cung cấp tình hình năng suất lao
động thực tế của tổ chức. Từ đó họ sẽ tính toán ra số lượng NLĐ cần có trong năm
và so chúng với số lượng lao động hiện có của tổ chức và cùng phối hợp với phòng
16


+

+

1.4.

+

nhân lực đưa ra giải pháp. Hoặc cũng như vậy, Với khối lượng công việc dự kiến
của năm sau, TTNL cung cấp số lao động thực tế trong tổ chức. Từ đó, tính năng

suất lao động dự kiến cần phải có và sẽ đưa ra các biện pháp để tăng suất lao động.
Hoặc TTNL trong năm sẽ giúp cho phòng kế toán – tài chính để đưa vào chi
phí, tính giá thành sản phẩm, tính lợi nhuận tổ chức đạt được và tính thuế thu nhập
Doanh nghiệp.
Cải thiện quan hệ lao động trong tổ chức
Khi nhà quản lý nắm bắt được các TTNL thì tổ chức sẽ sớm có những thay
đổi để ngăn chặn bất bình và xung đột lao động trong tổ chức. Ví dụ như TTNL
cho biết hiện nay có khá nhiều NLĐ trong tổ chức bỏ việc, hoặc năng suất lao
động đang thấp dần và qua những tìm hiểu thì do NLĐ không hài lòng với chính
sách trả lương hiện tại của tổ chức. Từ đó, tổ chức sớm đưa ra những thay đổi
trong tổ chức. Hoặc những phản hồi của NLĐ trong quá trình làm việc sẽ được tập
hợp thành các TTNL để các nhà lãnh đạo xem xét sự thay đổi sớm, điều này sẽ cải
thiện quan hệ lao động rất tốt.
Dự trữ lao động cho tổ chức
HTTTNL là nơi sẽ dự trữ lao động nguồn của một tổ chức. Dự trữ ở đây có
thể ở giai đoạn tuyển mộ NLĐ khi NLĐ nộp đơn ứng tuyển vào tổ chức. Mặc dù,
đây là những lao động có thể không làm việc cho tổ chức nhưng trong tương lai tổ
chức lại rất cần đến năng lực của họ, hoặc trong trường hợp NLĐ hiện không còn
làm việc cho tổ chức do tổ chức tinh giản biên chế hoặc do họ thôi việc. Trong mỗi
thời kỳ phát triển của tổ chức có thể cần những loại lao động khác nhau mà những
NLĐ đã từng làm việc ở tổ chức, năng lực của họ phù hợp với vị trí cần tuyển thì
tuyển dụng lại họ sẽ tích kiệm chi phí và họ nhanh chóng hòa nhập tổ chức rất
nhanh.
Tóm lại HTTTNL có rất nhiều những vai trò cho các bên liên quan, nhưng
điều quan trọng là ta phải xây dựng một HTTTNL thật tốt thì nó mới phát huy
được vai trò của mình.
Các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng HTTTNL nhưng ta có thể
chia ra làm ba nhóm: nhóm một các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp, nhóm hai là các
nhân tố thuộc về tổ chức, nhóm ba các nhân tố bên ngoài.

• Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp
Năng lực của cán bộ phụ trách hệ thông thông tin nhân lực.
Như chúng ta đã biết thì con người là yếu tố quan trọng nhất và có con
người thì mọi việc mới có thể thực hiện được. Cũng tương tự như vậy, để xây dựng
được một HTTTNL thì cũng phải cần có con người – những người phụ trách trực
17


+

tiếp HTTTNL như cán bộ chuyên trách QTNL, cán bộ không chuyên trách QTNL,
cán bộ kỹ thuật tin học. Và xây dựng được một hệ thống tốt hay không nó phụ
thuộc năng lực của các bộ này. Năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL được thể
hiện thông qua kiến thức, kỹ năng, thái độ - hành vi.
Trước hết để xây dựng được HTTTNL thì những cán bộ này phải năm vững
kiến thức chuyên môn. Ví dụ: đối với cán bộ chuyên trách QTNL thì cần phải nắm
rõ QTNL thì có những nghiệp vụ nào, để thực hiện nó cần thực hiện như thế nào,
những ai sẽ là người có trách nhiệm liên quan đến QTNL, cán bộ này có quyền và
trách nhiệm gì với HTTTNL cũng như là đối với các cấp quản lý trong tổ chức.
Nếu việc không nắm vững chuyên môn thì trong quá trình xây dựng HTTTNL sẽ
xảy ra sai xót, HTTTNL không được hoàn chỉnh và hệ thống hoạt động sẽ không
phục vụ được cho các cấp quản lý.
Sau kiến thức chuyên môn là những kỹ năng mà các cán bộ này cần phải có:
những kỹ năng đó bao gồm kỹ năng sử dụng máy tính,sử dụng internet, kỹ năng
giao tiếp, những kỹ năng căn bản tác động đến quá trình xây dựng HTTTNL.
những cán bộ có càng nhiều kỹ năng thì việc xây dựng hệ thống càng dễ dàng và
ngược lại. Ví dụ sau sẽ thể hiện những tác động của kỹ năng đến xây dựng
HTTTNL là: khi cán bộ phụ trách HTTTNL có kỹ năng giao tiếp tốt thì quá trình
xây dựng sẽ nhận được sự phối hợp hợp tác giữa các cán bộ có quyền và trách
nhiệm liên quan đến hệ thống. Mặc dù, đây là trách nhiệm của những cán bộ liên

quan đến HTTTNL, tuy nhiên nếu có sự phối kết hợp tốt thì quá trình xây dựng sẽ
diễn ra suôn sẻ, không bị ngưng trệ vì những cán bộ này ngoài phải có trách nhiệm
với NLĐ của đơn vị mình, họ còn phải thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mà
họ phụ trách, do đó họ thực sự rất bận rộn, nên việc có kỹ năng là một yếu quan
trọng không kém năng lực.
Nhân tố cuối cùng trong năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL đó là thái
độ - hành vi. Có rất nhiều người, có kiến thức, kỹ năng tốt nhưng họ là không có
thái độ - hành vi tích cực. Việc này sẽ làm cho họ cảm thấy xây dựng một
HTTTNL là một việc khó khăn, phức tạp và làm việc không đến nơi đến chốn. Dù
hệ thống có được xây dựng hoàn thành thì HTTTNL cũng không phát huy được
hiệu quả. Do vậy, để có được thái độ và hành vi tốt thì trước hết họ cần phải hiểu
được ý nghĩa của việc xây dựng HTTTNL.
Cơ sở vật chất – trang thiết bị của tổ chức
Cơ sở vật chất – trang thiết bị của tổ chức sẽ tác động đến quá trình xây
dựng HTTTNL. Nó hỗ trợ cho những cán bộ này trong quá trình xây dựng
HTTNL. Nếu không có trang thiết bị thì việc xây dựng một HTTTNL là một việc
khó có thể thực hiện được. Đặc biệt trong trong thời đại hiện nay, có quá nhiều
18


+

+

thông tin cần phải quản lý.
Năng lực của các Cán bộ có quyền và có trách nhiệm liên đến Hệ thống thông
tin nhân lực
Để có thể có tạo lập HTTTNL hoặc xây dựng HTTTNL thì cần phải có cả
những cán bộ có liên quan khác. Trong phạm vi nghiên cứu đề tài thì những cán bộ
này được gọi là cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL. Các cán

bộ này bao gồm: cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở.
Cũng tương tự với Năng lực của cán bộ phụ trách HTTTNL thì năng lực của
cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL cũng rất quan trọng. Năng
lực của họ cũng được thể hiện thông qua ba yếu tố kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi.
Đối với kiến thức, những cán bộ này họ không được đào tạo chuyên ngành
QTNL, do đó trong quá trình xây dựng HTTTNL thì phải lưu ý những văn bản
hướng dẫn chi tiết để có thể thực hiện được nghĩa vụ - trách nhiệm đối với nhân
lực của đơn vị mình. Từ đó, họ mới có thể cung cấp dữ liệu để cán bộ phụ trách
HTTTNL hoàn thành được nhiệm vụ của mình.
Kỹ năng mà những cán bộ này đang có được cũng có ảnh hưởng nhất định
đến HTTTNL. Nếu những cán bộ này có kỹ năng thì quá trình này được diễn ra
một cách thuận lợi, tạo được sự đồng đều trong toàn bộ tổ chức. Những kỹ năng
mà các cán bộ này cần có được đó chính là kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sử
dụng các ứng dụng tin học, kỹ năng truy cập internet...
Cuối cùng là thái độ - hành vi của các cán bộ có quyền và có trách nhiệm
liên đến HTTTNL cũng rất quan trọng. Nếu họ hiểu được tầm quan trọng của
HTTTNL thì họ sẽ rất nhiệt tình hưởng ứng quá trình xây dựng HTTTNL. Ngược
lại, họ cho rằng xây dựng HTTTNL là việc không phải nhiệm vụ của mình thì họ
sẽ không hưởng ứng, hoặc có thái độ hời hợt và chỉ làm cho xong việc và cũng có
thể gây khó khăn trong quá trình xây dựng. Điều quan trọng trước khi tiến hành
xây dựng HTTTNL là họ cần phải nhận thức được tầm quan trọng của HTTTNL.
• Các nhân tố thuộc về tổ chức
Quan điểm của lãnh đạo
Đây có thể được cho là nhân tố hàng đầu ảnh hưởng đến việc xây dựng
HTTTNL vì nếu nhà lãnh đạo cho rằng TTNL có một vai trò rất quan trọng đối với
các quyết định của mình, ảnh hưởng đến cả tổ chức thì khi đó quá trình HTTTNL
sẽ được họ đầu tư, quan tâm và chú trọng. Với tổ chức nào may mắn có được quan
điểm của lãnh đạo về HTTTNL thì khi xây dựng sẽ đạt được thuận lợi từ tài chính
cho tới điều kiện để phát triển thành một hệ thống hoàn chỉnh. Các bộ phận, phòng
ban khác có liên sẽ tích cực trong việc phối hợp để xây dựng hệ thống hơn. Ngược

19


+

+

+

lại, ban lãnh đạo trong tổ chức cho rằng TTNL không quan trọng bằng các thông
tin khác như tài chính, marketing thì việc xây dựng HTTTNL hoàn chỉnh sẽ khó
khăn hoặc không thể xây dựng được. Số vốn mà họ định bỏ ra đầu từ sẽ hạn chế và
HTTTNL chỉ phát huy được trong một giới hạn nhất định.
Đặc thù của Tổ chức
Yếu tố này cũng ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng HTTTNL ví dụ như: loại
hình Doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp nhà nước thì việc xây dựng
HTTTNL này sẽ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước về văn bản
cần phải có, mẫu bảng biểu, thủ tục hành chính phức tạp hoặc nếu là Doanh nghiệp
tư nhân thì xây dựng HTTTNL này sẽ được hoạt động linh hoạt hơn rất nhiều.
Hoặc là cơ cấu lao động của một tổ chức cũng sẽ tác động ít nhiều đến xây dựng
HTTTNL. Nếu có số lao động đa phần là lao động trực tiếp thì khi xây dựng
HTTTNL sẽ cần chú ý những nhóm TTNL nào hơn, nhà quản lý mong muốn có
được những thông tin nhân lực gì nếu đặc điểm tổ chức là như vậy. Tóm lại, đối
với mỗi đặc thù tổ chức khác nhau thì xây dựng HTTTNL sẽ có sự khác biệt nhau.
Tài chính
Đây là một nhân tố rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng
HTTTNL. Nếu như quan điểm lãnh đạo đã rất chú trọng đến TTNL. Tuy nhiên, do
điều kiện tài chính không cho phép thì việc xây dựng HTTTNL cũng khó có thể
thực hiện tốt được. Tài chính hạn hẹp sẽ dẫn đến những yếu tố như trang thiết bị
không được đầu tư hỗ trợ xây dựng hệ thống, cán bộ phụ trách hệ thống không

được đào tạo để có thể đưa ra được những thông tin đáp ứng được nhu cầu môi
trường kinh tế phát triển. Ngược lại, nếu tài chính cho phép thì việc xây dựng
HTTTNL sẽ gặp nhiều thuận lợi như có các thiết bị hiện đại, áp dụng được công
nghệ thông tin, những phần mềm tự động giúp giảm sức lao động cho NLĐ, NLĐ
được đào tạo đáp ứng được với những sự thay đổi của môi trường, nền kinh tế những TTNL đưa ra có thể được sử dụng một cách có hiệu quả hơn.
• Các nhân tố bên ngoài tổ chức
Điều kiện kinh tế - chính trị - xã hội
Khi nền kinh tế có sự thay đổi dù phát triển hay suy thoái, nó cũng sẽ tác
động đến HTTTNL. Ví dụ như, nền kinh tế phát triển thì việc xây dựng
HTTTNL là một việc tất yếu vì tổ chức để có được lợi thế canh tranh của riêng
mình, họ cần một hệ thống những TTNL cung cấp những thông tin trong và
ngoài tổ chức sẽ giúp cho họ nắm bắt thời cơ của mình.Ngược lại, nếu nền kinh
tế suy thoái thì tổ chức sẽ cân nhắc có nên xây dựng một HTTTNL nhân lực một
cách hoàn chỉnh hay không, vì lúc đó nó có phải là điều thực sự cần thiết cho tổ
chức lúc này. Nhìn bề ngoài, thì chúng ta có thể thấy, điều kiện kinh tế - chính
20


+

+

1.5.

+

trị xã hội là một yếu tố bên ngoài, độc lập với hệ thống nhưng trên thực tế nó có
ảnh hưởng ít nhiều đến HTTTNL. Nó làm nảy sinh yêu cầu cũng như nó có thể
làm biến mất những nhu cầu.
Chính sách của Chính phủ, pháp luật của Nhà nước

Bất kỳ một tổ chức nào đều phải chấp hành các quy định của pháp luật và
việc đó cũng tác động đến xây dựng HTTTNL. Ta có thể lấy ví dụ sau: Ở Việt
Nam thì 6 tháng/ 01 lần sẽ phải báo cáo tình hình thực hiện an toàn vệ sinh lao
động cho Sở lao động thương binh xã hội ở địa phương. Khi xây dựng HTTTNL ta
cũng cần phải chú ý đến xây dựng các thông tin này trong nhóm thông tin An toàn
vệ sinh lao động. Hoặc khi chúng ta xây dựng các thông tin liên quan Tiền lương –
tiền công cho NLĐ thì cũng phải tuân thủ những quy định của pháp luật về lao
động như tiền lương làm thêm ngày, giờ, ban đêm, hoặc các phụ cấp độc hại nguy
hiểm... tóm lại chính sách của Chính phủ, pháp luật của Nhà nước là tiền đề để xây
dựng HTTTNL.
Xu hướng phát triển của công nghệ thông tin
Khi công nghệ thông tin phát triển, thì quá trình xây dựng HTTTNL có thể
được rút ngắn, nó giúp làm giảm nhẹ đi rất nhiều gánh nặng cho cán bộ phụ trách
hệ thống. Ngoài ra, nó còn giúp cho những cán bộ liên quan đến hệ thống cũng
được hưởng những lợi ích nhất định từ những xu hướng phát triển công nghệ thông
tin này. Họ được cung cấp thông tin nhanh hơn. Ở bất cứ nơi nào họ cũng có thể
biết được tình hình nhân lực của tổ chức. Mặc dù, có rất nhiều lợi ích nhưng để áp
dụng công nghệ thông tin vào hệ thống đòi hỏi tổ chức phải có khả năng tài chính
nhất định cũng như cán bộ có liên quan đến hệ thống cũng phải có những năng lực
cao hơn.
Nội dung Xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực
Mặc dù, ta vừa biết được rằng HTTTNL trong một tổ chức bao gồm những
thông tin gì nhưng để xây dựng được một hệ thống thông tin đó thì phải trải qua
một quá trình với nhiều những công đoạn khác nhau, ta không thể lấy nguyên
những thông tin mà các đơn vị thuộc tổ chức cung cấp làm TTNL cho toàn tổ chức
được, đặc biệt để có được một hệ thống thông tin thì ta cần phải làm những công
việc sau:
• Xác định mục tiêu xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực và sử dụng Thông tin
nhân lực của các cấp quản lý
Mục tiêu xây dựng Hệ thống thông tin nhân lực

Để đạt được kết quả tốt nhất thì chúng ta phải đưa ra mục tiêu để chúng ta cố
gắng đạt được. Và mục tiêu này cũng không quá cao và cũng quá thấp, nó đạt ở
mức độ vừa phải. Tương tự như vậy, khi xây dựng HTTTNL ta cũng phải đặc ra
21


mục tiêu để chúng ta lấy đó là kim chỉ nam để cố gắng đạt được. Mục tiêu này sẽ
xuất phát từ thực tiễn của tổ chức, nhu cầu của tổ chức. Ví dụ như: hiện tại tổ chức
chưa có một HTTTNL hoàn chỉnh, TTNL thường rời rạc thiếu sự liên kết hoặc
chất lượng thông tin chưa cao, chưa đáp ứng được với nhu cầu về thông tin của các
cấp quản lý. Mục tiêu chúng ta cần đặt ra là xây dựng một HTTTNL hoàn chỉnh, đi
vào khuôn khổ, có các TTNL phải đáp ứng được bốn tiêu chí như mức độ chính
xác, kịp thời, dễ hiệu, đầy đủ để các nhà quản lý có thể sử dụng cho công tác của
mình. Hoặc tổ chức hiện tại đã có HTTTNL hoàn chỉnh rồi, tuy nhiên mục tiêu đề
ra bây giờ là hiện đại hóa HTTTNL hoặc tùy vào nhu cầu hiện tại của tổ chức mà
chúng ta sẽ tiến hành xây dựng HTTTNL. Nhưng chắc chắn một điều là phải có
được mục tiêu, khi có mục tiêu đề ra, thì đó chính là động lực tự tạo ra cho một tập
thể cần phải đạt được nó. Ngoài ra, khi đã hoàn thành xong được công việc và so
sánh với mục tiêu đề ra, chúng ta sẽ rút được rất nhiều kinh nghiệm. Điều gì chưa
đạt được cần phải làm gì vào lần sau để đạt được, điều gì đã đạt được cần duy trì.
• Xây dựng cấu trúc Hệ thống thông tin nhân lực
Ở trên ta đã tìm hiểu được cấu trúc của HTTTNL. Tuy nhiên, với mỗi tổ
chức khác nhau sẽ có thể có đưa ra cấu trúc TTNL khác nhau đề phù hợp với tổ
chứ của mình. Trong quá trình xây dựng hệ thống buộc chúng ta phải đưa ra một
cấu trúc cụ thể để dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng TTNL. Sau khi xác
định cấu trúc hệ thống có những thông tin nào thì chúng ta sẽ tiến hành mã hóa nó.
Việc mã hóa thông tin phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, về lâu dài những
thông tin sẽ tăng lên theo cấp số nhân để quản lý được thông tin trong hệ thống
cũng như bất kỳ khi nào các nhà quả lý cần cũng có thể sử dụng được ngay. Mẫu
thông tin được mã hóa như sau:

Nhóm
thông tin Chung
Tuyển mộ 02
tuyển dụng
Chính sách

08

Mã số
Chi tiết
Theo Số thứ tự của
năm
Văn bản liên
quan đến TM
- TD
Theo Số theo hoạt

Mã số cuối cùng
Mã số thông tin TD – TM = 02+ theo
năm + Văn bản liên quan đến TM –
TD
ví dụ : 02.2011.50
Mã số của Thông tin Chính sách NL vĩ
22


NL vĩ mô

năm

động QTNL

mô = 08+ theo năm + số theo hoạt
động QTNL
ví dụ: 08.2011.02 có nghĩa là Thông
tin CSNL vĩ mô năm 2011 liên quan
đến tuyển mộ
Chính sách
09
Theo Số theo hoạt
Mã số của Thông tin Chính sách nhân
nhân lực vi
năm
động QTNL
lực vi mô = 09+ Theo năm + số theo
mô
hoạt động QTNL
ví dụ: 09.2011.02
Ở bảng trên ta có thể thấy thông tin đã được mã hóa. Mỗi tổ chức có thể quy
định chi tiết hơn việc mã hóa đối với mỗi thông tin, nó phụ thuộc vào trình độ quản
lý của mỗi tổ chức.
• Xác định phương pháp và xây dựng mẫu biểu, thời gian thu thập dữ liệu
Để có được một HTTTNL thì ta cần phải thu thập dữ liệu. Trong khâu thu
thập dữ liệu cũng phải có những quy định rõ ràng về phương pháp thu thập; mẫu
biểu thu thập dữ liệu.
+ Đối với phương pháp thu thập dữ liệu
Có ba phương pháp thu thập dữ liệu đó là: phương pháp thủ công,
phương pháp qua mạng trực tuyến, phương pháp thủ công kết hợp với qua mạng
trực tuyến.

+ Đối với phương thủ công thì: những cán bộ phụ trách HTTTNL hoàn toàn thực
hiện thu thập dữ liệu thông qua những văn bản mà cán bộ có quyền và trách nhiệm
liên quan đến HTTTNL gửi lên. Đây là những văn bản cứng. Và để xử lý được dữ
liệu thì họ phải nhập lại từ đầu những con số này. Đây là một phương pháp làm
tốn rất nhiều thời gian và công sức của cán bộ phụ trách HTTTNL. Ngoài ra,
phương pháp này dẫn đến những sai sót nhất định. Phương pháp thường được sử
dụng trong những Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Đối với phương pháp qua mạng trực tuyến: phương pháp này thì những dữ liệu họ
nhận được là những bản mềm thông qua mạng trực tuyến hoặc thông qua một ứng
dụng phần mềm kết nối mọi đơn vị,họ đăng tải dữ liệu lên ứng dụng và cán bộ phụ
trách HTTTNL chỉ cần truy cập vào ứng dụng đó để lấy những dữ liệu xuống. Tất
nhiên, đối với phương pháp này,thì vẫn phải có những bản cứng đã được trưởng
lãnh đạo đơn vị xác nhận là thông tin thực sự của đơn vị trực thuộc. Phương pháp
này cũng có thể xảy ra một vài rủi ro, đó chính là nếu quá trình bảo mật TTNL
không tốt sẽ dẫn đến bị mất TTNL hoặc bị đánh cắp thông tin nội bộ. Phương pháp
này thích hợp với mọi doanh nghiệp và đặc biệt với những tổ chức lớn và có nhiều
đơn vị ở những địa điểm khác nhau, cách xa trụ sở chính. Phương pháp này mang
lại được rất nhiều lợi ích trong quá trình xử lý dữ liệu.
23


+

+

+

Phương pháp thủ công kết hợp với qua mạng trực tuyến: đối với phương pháp này
thì có thể là sự kết hợp hoàn hảo bởi hai phương pháp trên. Những dữ liệu thông
thường sẽ được gửi qua mạng trực tuyến, còn đối với những thông tin đặc quan

trọng sẽ được gửi thủ công. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai
phương pháp trên về tích kiệm thời gian chi phí và tính bảo mật thông tin. Tuy
nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là đối với những đơn vị ở xa trụ sở
chính mà muốn gửi những thông tin đặc biệt quan trọng lại phải gửi thủ công thì
rất tốn kém cho tổ chức. Điều này tổ chức cân nhắc nên sử dụng những phương
pháp nào trong quá trình thu thập thông tin.
Thời gian thu thập dữ liệu
Thời gian thu thập dữ liệu là khoảng thời gian để có được các dữ liệu cần
thiết để thực hiện các giai đoạn tiếp theo, thông thường phải tốn thời gian là một
đến vài ngày thì mới có được dữ liệu trong một số trường hợp phải chờ đến khi có
nhiệm vụ mới bắt đầu tiến hành thu thập dữ liệu thì việc này nên được thực hiện
theo chu kỳ nhất định. Chu kỳ thu thập dữ liệu có thể là ngày, tuần, tháng, 3 tháng,
6 tháng, năm, đột xuất. Thời gian này sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của từng TTNL.
Ví dụ: đối với TTNL về Tiền lương – tiền công đây là một thông tin hàng tháng
phải có nhưng thay vì cuối tháng mới đi thu thập thì cán bộ phụ trách HTTTNL
phối hợp với cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL nên được
thu thập – cập nhập những dữ liệu này hàng ngày, đến cuối tháng cán bộ phụ trách
HTTTNL chỉ việc đối chiếu lần cuối với dữ liệu đã được cập nhập trong hệ thống.
Có rất nhiều tình huống xảy ra bất ngờ và các cấp quản lý trong tổ chức cần có
TTNL gấp thì những dữ liệu đã được thu thập trong hệ thống sẽ được sử dụng ngay
và lúc đó HTTTNL sẽ phát huy được vai trò của mình. Do đó, cần phải chú ý đến
đó chính là thời gian cập nhập dữ liệu. Việc thu thập/ cập nhập càng thường xuyên
sẽ có làm giảm gánh nặng cho cán bộ phụ trách HTTTNL khi đưa ra TTNL thay vì
cuối cùng mới đi thu thập dữ liệu.
Mẫu, biểu để thu thập dữ liệu, bổ sung thông tin
Đối với mỗi lĩnh vực QTNL khác nhau thì sẽ cần phải có một hoặc một số
mẫu biểu. Những cán bộ có quyền và trách nhiệm liên quan đến HTTTNL sẽ cung
cấp các dữ liệu cần thiết theo những mẫu biểu đó. Cần phải đảm bảo sự thống nhất
trong cả tổ chức và quá trình thu thập cũng như xử liệu được dễ dàng thực hiện.
Tùy thuộc vào loại hình Doanh nghiệp, mà tổ chức có thể dựa vào những mẫu biểu

được Nhà nước, chính phủ quy định hoặc tự xây dựng. Dưới đây là mẫu, biểu mà
tổ chức có thể tự xây dựng.
Mẫu 01 – Bảng chấm công của các đơn vị
24


Ngày
Họ và tên
Nguyễn Văn A

1

2

3

4

5

6

7

....

30

31

Tổng

N

½N

N

VK
P

T

N

½Đ

...

N

VP

= (3 X ½ N) + (2 X ½ Đ)
+ (11 N) + (4Đ) +
+(1VP)+ (1VKP)+ (1T)

Nguyễn Thị B
Hoàng Gia C
...

Mẫu 01 được quy định trong toàn tổ chức, và các đơn vị sẽ thực hiện chấm
công theo mẫu này có thể vừa bản cứng và bản mềm. Mẫu này, cán trực thuộc
trong đơn vị được giao nhiệm vụ chấm công cho nhân viên của mình. Các ngày sẽ
được đánh dấu theo các dạng là làm vào ban ngày, ban đêm, ½ ban ngày, ½ ban
đêm hoặc vắng phép ( VP), vắng không phép (VKP). Đến cuối tháng tổng hợp vào
cột tổng, có thể đủ số ngày làm việc so với quy định của tổ chức, có thể ít hơn nếu
NLĐ nghỉ, hoặc nhiều hơn nếu NLĐ làm thêm. Ví dụ: số ngày được chấm công
của NLĐ là (3 X ½ N) + (2 X ½ Đ) + (12 N) + (5Đ) + (1VP)+ (1VKP) + (1T) thì ta có thể
hiểu như sau: Tháng này của NLĐ có 3 ngày làm ½ buổi ban ngày cộng với 2 ngày
làm ½ buổi ban đêm cộng với 12 làm việc trọn ban ngày cộng với 5 làm việc trọn
ban đên cộng 1 ngày vắng có phép + 1 ngày vắng không có phép cộng với 1 buổi
làm thêm.
Trong một số trường hợp, thông tin nhân sự của NLĐ có thể thay đổi hoặc
bất kỳ một TTNL nếu có sự thay đổi và xác nhận của lãnh đạo đơn vị thì thông tin
trong HTTTNL cũng cần được cập nhật những thông tin mới.
Dưới đây là mẫu biểu cập nhật thông tin nhân sự như sau:

STT

Mẫu 0.2. Mẫu biểu cập nhật thông tin nhân sự tại các đơn vị, phòng ban
chức năng....
Họ và tên Số điện thoại liên Địa chỉ
Số chứng
Trình độ
lạc mới
thườn
minh thư
chuyên môn
g trú nhân dân mới mới (NLĐ tự đi
mới

được cấp
nâng cao)
Nhà
Di động
riêng

1
2
Ngoài ra, có có thể nhiều mẫu khác tùy vào những trường hợp cụ thể. Ta có thể
25