THỰC TRẠNG và GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG tác văn THƯ, lưu TRỮ ở TRƯỜNG mầm NON

Mục lục
QUYẾT ĐỊNH .................................................................................................................35
1. Công tác quản lý, chỉ đạo..................................................................................................38
IV. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ TRƯỜNG TRONG THỜI GIAN TỚI
...............................................................................................................................................38

Phần I
ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước là rất quan trọng. Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp
phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Xác định rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách
hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội đã ra Chỉ thị
số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban
nhân dân quận Cầu Giấy đã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày
05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các đơn
vị thuộc quận Cầu Giấy, trong đó có mảng công tác văn thư lưu trữ.


Phần II
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM
NON HOA HỒNG

1. Đặc điểm chung về trường mầm non Hoa Hồng
Trường mầm non Hoa Hồng phường Nghĩa Tân quận Cầu Giấy Thành
phố Hà Nội thành lập tháng 5 năm 1988. Đạt danh hiệu trường mầm non đạt
chuẩn quốc gia năm 2005, Huân chương Lao động hạng Ba năm học 2011 2012; 2 năm nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, 1 năm nhận Cờ thi
đua xuất sắc, 1 năm nhận Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, 11 năm đạt
danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc.
Trường hoạt động theo quy định của Điều lệ Trường mầm non Ban hành
kèm theo Quyết định số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục.

Cơ cấu tổ chức của trường gồm:
BAN GIÁM HIỆU: 3

2


TỔ VĂN PHÒNG: 19

NHÓM TRẺ: 02
86 học sinh

TỔ CHUYÊN MÔN
NT-MG BÉ: 20

TỔ CHUYÊN MÔN

TỔ CHUYÊN MÔN

MẪU GIÁO NHỠ: 18

MÂU GIÁO LỚN: 19

LỚP MG BÉ: 04
199 học sinh

LỚP MG NHỠ: 06
294 học sinh

LỚP MG LỚN: 06
297 học sinh

2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng
2.1. Ưu điểm
Công tác Văn thư - lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng đã thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa Hiệu trưởng với các tổ
Chuyên môn, tổ Văn phòng được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền,
uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ có xu hướng
đi vào nề nếp. Có định biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn,
nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện
nhiệm vụ.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc
chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ
“mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã
hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các
quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng
nguyên tắc và quy định.
2.2. Hạn chế
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau:
Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ quỹ, thủ

kho nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế.
3


Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn. Nội dung
văn bản không rõ ràng.
Tư tưởng giải quyết xong công việc là hết trách nhiệm, không cần phải lập hồ
sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành còn tồn tại ở một số
cá nhân. Họ cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai
sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ, giữ gìn, lưu trữ tài liệu. Do đó văn
bản còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc không lưu giữ đầy đủ.
Khi cần tra cứu thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ
chưa đáp ứng được so với yêu cầu hiện nay.
3. Nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế
Chưa nhận thức đúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ.
Một số CBGV vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như
yêu cầu của công tác này.
Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế.
Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể đến những nguyên nhân
khách quan như:
- Chưa có kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ, chưa có chế độ chính sách
đối với nhân viên lưu trữ tại các Trường.
- Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa được tổ chức
thường xuyên. Nếu tổ chức thì số lượng lại quá đông, trong thời gian ngắn nên
không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu...
III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công

tác văn thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một chu trình. Mọi
hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

4


Trên cơ sở các văn bản của nhà nước và quận Cầu Giấy, hàng năm
Trường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù
hợp với điều kiện thực tế của nhà trường (phụ lục 1, 2).
Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ đạo thuộc trách nhiệm của các nhà
quản lý, song đó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ. Muốn cho các văn bản đó trở
thành hiện thực tôi đã tổ chức triển khai thực hiện như sau:
- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan,
đưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận.
- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai,
hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện.
- Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan.
Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ
2.1. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư
lưu trữ bằng nhiều hình thức
Tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân
viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.
Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải
bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, có
chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh
thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường.

Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng
nhận thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng (phụ lục 3).
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho GVNV.
2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ
công tác văn thư, lưu trữ
Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường đã
bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản đến và văn bản đi.
5


Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên,
nhân viên có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (phụ lục 4).
Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các đối tượng liên
quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn
trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau (phụ lục 5).
Xác định rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng đối tượng, từng
bộ phận, tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng.
Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho
công tác văn thư, lưu trữ
Là một trường lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở
các nơi do đó có một khối lượng công văn, hồ sơ tương đối lớn cần được bảo
quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có
tính thống nhất.
Để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường đã yêu cầu các bộ phận, cá
nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tại phòng làm việc
và đến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ.
Các hồ sơ hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa
hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu đã được quy định (phụ lục 6).
Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường
đã có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết như máy

tính, thiết bị chống ẩm mốc, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, cặp tài liệu... Tham
mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác
này (phụ lục 7).
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ
Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đang đề cập đến ở
đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi
các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử.
Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của
nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành
6


chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách
nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp
thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính.
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số
biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số
công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài
liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp
thời điều chỉnh cho phù hợp.
Qua công tác kiểm tra đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời
khắc phục. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những
tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ
được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt
Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm
vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ. Các tổ Chuyên môn,
bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần

trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin
của Trường được giữ bí mật, an toàn.
Phần III
KẾT THÚC VẤN ĐỀ
I. KẾT QUẢ
Qua quá trình triển khai thực hiện trong 2 năm học, công tác văn thư, lưu
trữ của trường mầm non Hoa Hồng đã đạt được một số kết quả sau:
1. Nhận thức của cán bộ quản lý, giáo viên nhân viên về công tác văn thư,
lưu trữ nâng lên rõ rệt.
2. Khả năng soạn thảo văn bản của CBGVNV có bước tiến bộ rõ rệt về
phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.
3. Việc lưu trữ văn bản đã dần dần đi vào nề nếp.
7


4. Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,
lưu trữ được bổ sung kịp thời.
5. Làm tốt công tác kiểm tra, đặc biệt là hậu kiểm tra.
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính của đất nước
và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bản hành chính
nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết.
Có thể theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong
mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải
tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện
tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể

chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của đất nước nói chung, quận Cầu Giấy nói
riêng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng đã có nhiều bước
tiến đáng kể, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm
túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà
nước có hiệu lực, hiệu quả...
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều
vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần có
sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công
8


tác văn thư, lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường
mầm non Hoa Hồng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.
II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Công tác văn thư, lưu trữ của trường MN Hoa Hồng bước đầu đã đạt được một số
kết quả nhất định. Để đạt được những kết quả đó, tôi đã rút ra một số kinh nghiệm sau:
1) Chấp hành nghiêm túc sự chỉ đạo của cấp trên.
2) Cán bộ quản lý phải nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ đó phổ biến, chỉ đạo đội ngũ thực hiện.
3) Tạo điều kiện về kinh phí hoạt động, trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn thư, lưu trữ.
4) Tạo điều kiện để giáo viên, nhân viên được dự các lớp tập huấn và tự
bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
5) Động viên kịp thời những cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện tốt

công tác văn thư, lưu trữ.
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
1. Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo
Cần bổ sung định biên chức danh Thủ quỹ trong trường mầm non để nhân
viên văn thư không phải kiêm nhiệm chức danh này.
Tham mưu với Nhà nước cấp bổ sung kinh phí cho công tác văn thư, đặc biệt
là công tác lưu trữ và có chế độ phụ cấp độc hại cho nhân viên văn thư, lưu trữ ở
Trường mầm non. Bổ sung kho lưu trữ trong thiết kế trường mầm non.
2. Với các cơ sở đào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ
Tăng số tiết học môn kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn
phòng trong cơ quan nhà nước.
Tăng số lượng tiết thực hành và tổ chức đi thực tế.
Trong quá trình học cần cho sinh viên được tiếp xúc với các thiết bị văn
phòng như máy phô tô, mát fax, máy scan, máy hủy tài liệu...
3. Với Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy
Cần tăng số buổi tập huấn công tác văn thư, lưu trữ.
Đổi mới hình thức tập huấn: Tăng cường thực hành, trao đổi tọa đàm.
9


Trên đây là thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa
Hồng và một số giải pháp của bản thân trong việc nâng cao chất lượng công tác văn
thư, lưu trữ của Trường. Rất mong nhận được sự góp ý của các cấp quản lý và các
bạn đồng nghiệp để công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng nói
riêng, các cơ quan, đơn vị, trường học trên địa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà
Nội nói chung đạt hiệu quả cao đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, góp phần
thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước./.

PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : ......... /QĐ - HH

Cầu Giấy, ngày

tháng

năm 2012

KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2012
Căn cứ Kế hoạch số

/KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận

Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tài
liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ một cách khoa học, trường mầm non Hoa Hồng xây dựng kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
- Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên Trường mầm
non Hoa Hồng về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác

văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;
10


- Xác định rõ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ;
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu
trữ của Trường mầm non Hoa Hồng đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác
quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
II. NỘI DUNG
1. Công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
- Triển khai và thực hiện các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn của cơ quan cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ tới 100% Cán bộ Giáo viên - Nhân viên trong nhà trường:
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
+ Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;
+ Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
+ Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy
về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với nhân viên
văn thư của nhà trường.
- Triển khai và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ trong trường.
- Cử nhân viên văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác

văn thư, lưu trữ do các cấp tổ chức.
- Quan tâm thực hiện việc bố trí sử dụng kho lưu trữ tài liệu của nhà
trường để đáp ứng yêu cầu bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
11


2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
2.1. Công tác văn thư
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của
UBND Quận và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Phòng Nội vụ, Trường
mầm non Hoa Hồng thực hiện tốt các công việc sau:
- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Thực hiện đúng
các quy định về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản: Theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến: Theo hướng dẫn tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn đăng ký văn bản đi, văn bản đến.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ theo đúng quy định.
- Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư theo đúng
quy định của Nhà nước.
2.2. Công tác lưu trữ
- Lập kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho
lưu trữ của Trường đúng thời hạn và thủ tục quy định;
- Tổ chức thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng quy định. Xây
dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tài liệu,
lập sổ quản lý khai thác, sử dụng tài liệu.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Bổ sung trang bị các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo

quản an toàn tài liệu như: Phương tiện phòng cháy, chữa cháy, hộp, cặp đựng tài
liệu, bìa hồ sơ…
+ Sắp xếp hồ sơ, văn bản đi, văn bản đến vào kho lưu trữ của trường.
+ Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ. Kiểm tra công tác
phòng cháy chữa cháy và độ an toàn tại khu vực bảo quản tài liệu.
3. Về công tác tổ chức cán bộ
12


- Kiện toàn đội ngũ, phân công cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có
trình độ nghiệp vụ phù hợp yêu cầu của đơn vị.
- Tham mưu đề xuất các chế độ phụ cấp cho nhân viên làm công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư
lưu trữ cho nhân viên văn thư nói riêng và Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên trong
toàn trường nói chung.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng đơn vị
- Tăng cường chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm cho từng Cán bộ Giáo viên - Nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc theo chức năng được phân
công, thực hiện lưu trữ văn bản của tổ - khối mình.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới hệ thống văn bản về văn
thư; lưu trữ theo đúng qui định theo một số nội dung sau:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế, nội qui về quản lý sử dụng
con dấu trong công tác văn thư của nhà trường.
+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi - đến
+ Lập danh mục và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của đơn vị và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trường theo đúng thời gian và qui định
của Pháp luật.
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lưu trữ
của Quận đúng thời hạn, đúng thủ tục.

+ Sắp xếp tài liệu theo danh mục qui định. Đề xuất kế hoạch, tiến hành
chỉnh lý tài liệu của nhà trường trong quý II năm 2013 để nộp vào kho lưu trữ
của Quận.
+ Chủ động bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ công
tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ theo qui định.
+ Bố trí cán bộ phụ trách kho lưu trữ.
2. Nhân viên văn thư

13


- Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế công
tác văn thư lưu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danh
mục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo đúng qui định của nhà nước.
- Tham mưu, chuẩn bị cơ sở vật chất như: Phòng lưu trữ, các trang thiết bị
thiết yếu phục vụ, bảo đảm an toàn việc lưu trữ và khai thác thông tin tại trường
theo tiêu chuẩn đã qui định.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công tác
khai thác thông tin theo quy định.
Trên đây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm
2013 của Trường mầm non Hoa Hồng, yêu cầu toàn thể CBGVNV, các tổ
chuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện./.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

- Phòng nội vụ;

(Ký và đóng dấu)

- Chi bộ;
- Công đoàn;
- Chi đoàn;
- Các tổ chuyên môn;
- Lưu VT.

Họ và tên

PHỤ LỤC 2. QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : ......... /QĐ - HH

Cầu Giấy, ngày

tháng

năm 2012

14


QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
Căn cứ Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;
Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Kế hoạch số ......./KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận
Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012;
Căn cứ vào tình hình thực tế của trường mầm non Hoa Hồng năm 2012,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non
Hoa Hồng (có quy chế kèm theo).
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Các cán bộ, giáo viên, nhân
viên và các tổ chức, các tổ chuyên môn, bộ phận liên quan căn cứ quyết định thi
hành./.
Nơi nhận:
- Phòng Nội vụ quận;
- Chi bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên;

HIỆU TRƯỞNG
(Ký và đóng dấu)

- Các tổ chuyên môn;
- Các đồng chí CBGVVN;
- Lưu VT.

Họ và tên

15

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
(Ban hành kèm theo quyết định số

/QĐ -HH ngày

/

/ 2012)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Phạm vi áp dụng của quy chế là tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên của
trường mầm non Hoa Hồng.
Quy định đối tượng điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và
sử dụng con dấu trong văn thư.
- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
- Hiệu trưởng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc
thực hiện công tác văn thư và lưu trữ;
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác văn thư và
lưu trữ;
- Từng cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức thực hiện

đúng các điều quy định trong quy chế này.
16


Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
- Nhân viên văn thư, bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm làm công tác
văn thư, lưu trữ loại các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, các loại tài
liệu về văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, các số liệu liên quan đến cơ quan
qua các thời kỳ.
- Đoàn TNCS Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu có liên quan
đến các hoạt động của Đoàn trường.
- Công đoàn: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của
Công đoàn.
- Chi bộ Đảng: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của
Chi bộ.
Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Đồng chí Nghiêm Thị Huyền Trang – Nhân viên văn thư làm công tác văn thư
và lưu trữ trong cơ quan theo quy định.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Thủ trưởng cơ quan cùng các bộ phận liên quan như kế toán, Phó hiệu
trưởng phụ trách cơ sở vật chất chịu trách nhiệm về trang thiết bị chuyên dùng
phục vụ công tác văn thư lưu trữ; nhân viên văn thư xây dựng kế hoạch trong
việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động
nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo các quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1 . SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Hình thức văn bản

17


Hình thức văn bản được áp dụng cho các văn bản kèm theo Quy chế này
tại Phụ lục I (Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao).
1. Phông chữ
Sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ
mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Điều 8. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các
thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

18


Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo
Quy chế này (Phụ lục II).
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh
họa tại Phụ lục III kèm theo Quy chế tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tham khảo
tại Thông tư 11/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 trên trang web của trường.

Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Quyết
định số 2478/QĐ-BGDĐT ngày 04/7/2012.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trong trường
hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản sau khi đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm soạn

thảo phải gửi bản thảo do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

19


1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Nhân viên văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký văn bản
1. Đối với cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình
ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Đối với tổ chức làm việc chế độ tập thể (Đảng Cộng Sản, Đoàn Thanh
Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh, Công đoàn)
a) Đối với những vấn đề quan trọng của tổ chức mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản

của tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh
đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản
theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại
khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ
quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.)
một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy
20


định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ
quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
4. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
a) Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho
các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao
theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy chế này (Phụ
lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và
ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo
hướng dẫn tại Điều 8 của Quy chế này.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo
đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo
đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ
chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
21


3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được
đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản được gửi qua mạng được lấy về và lưu vào cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến dạng số ghi rõ ngày, tháng, năm, số văn bản và trích yếu nội
dung văn bản. Sau đó trình, chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc
lãnh đạo trực, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản
đến, đăng ký vào sổ;
- Văn bản được gửi bằng thư thì văn thư tiếp nhận văn bản đến phải trình,
chuyển giao văn bản đến đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực hoặc
đích danh người nhận, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu
văn bản đến, đăng ký vào sổ.
Các văn bản của cơ quan hoặc cá nhân có địa chỉ thì lãnh đạo cơ quan

hoặc cá nhân là người trực tiếp bóc bì theo quy định .
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và
chuyển giao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến. Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức giao cho bộ
phận hoặc cá nhân giải quyết. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,

22


giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của cơ quan.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có thể giao cho nhân viên
văn thư hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,
khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định
tại văn bản đến.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Quy định tất cả văn bản do nhà trường phát hành phải được quản lý theo
trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đối với
văn bản thường. Đối với loại khẩn thì có thời gian quy định khi chuyển văn bản.
2. Trong trường hợp thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường và
bản chính lưu trong hồ sơ.

23


2. Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp
theo thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của
nhà trường phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI
LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Khái niệm hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc

điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một
cá nhân.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà
trường hoặc của các tổ chức, tổ chuyên môn, các bộ phận trong trường;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong nhà trường, tổ chức đối
với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
24


a) Các tổ chuyên môn, bộ phận và cá nhân trong nhà trường, tổ chức phải
giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà
trường, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp tổ chuyên môn, bộ phận hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay

chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hay người
kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau
một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và
tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Các tổ, bộ phận, tổ chức hoặc cá nhân giao
nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ nhà trường.
1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với bộ phận, tổ chức thuộc
phạm vi quản lý của mình.
2. Nhân viên văn thư, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện
hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới;

25