Đề tài chức năng kiểm tra trong quản trị học

TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM
KHOA KỸ THUẬT ĐIỆN – ĐIỆN TỬ



QUẢN TRỊ HỌC
Đề Tài: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ
GVHD: Lê Đức Định
Nhóm 6
Thành viên nhóm
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Cáp Nhật Minh (Trưởng nhóm)
Ngô Minh Thông
Nguyễn Hữu Vũ Hiển
Nguyễn Hữu Luyến
Nguyễn Đăng Khoa
Nguyễn Ngọc Thành
Phạm Phú Khánh
Hứa Ngọc Tường

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2017


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
I.
1.
2.
3.

II.
1.

2.
3.
III.
1.
2.

NỀN TẢNG...............................................................................................3
Khái niệm kiểm tra.......................................................................................3
Hình thức kiểm tra.......................................................................................4
Vai trò và mục đích kiểm tra........................................................................5
a. Vai trò.....................................................................................................5
b. Mục đích.................................................................................................6
TIẾN TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC.................................................................6
Tiến trình kiểm tra.......................................................................................6
a. Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện..............................6

b. Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại tiêu chuẩn........................7
c. Điều chỉnh những sai lệch......................................................................7
Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra...................................................8
Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell..........................8
MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA TẠI VIỆT NAM..................................11
Co.opmart..................................................................................................12
Metro.........................................................................................................12

KẾT LUẬN........................................................................................................13
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................15

Lời nói đầu

1
2


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Kiểm tra là hoạt động cần thiết trong mỗi người. Bất cứ hoàn cảnh, thời đại nào cũng
đều có sự hiện diện của chức năng kiểm tra. Mỗi ngành nghề, mỗi con người đều có phương
pháp thực hiện khác nhau. Nó mang đến yếu tố quyết định cho sự thành công hay thất bại của
mỗi cá nhân, doanh nghiệp, hay sản phẩm. Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực
hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm
bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra.
Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp, chúng ta không thể không nhắc đến chức
kiểm tra trong quản trị. Đây là một quá trình hết sức cần thiết, không thể thiếu trong mỗi doanh
nghiệp. Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo thì mô hình hoạt động

của doanh nghiệp vẫn chưa hoàn hảo. Do vậy, nhà quản trị cần phải đo lường thực hiện các kế
hoạch dựa trên thực tế nhằm phát hiện ra những sai lệch và đề ra các biện pháp điều chỉnh để
thực hiện các mục tiêu kế hoạch đề ra. Đây được gọi là chức năng kiểm tra trong quản trị. Kiểm
tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra hay
không, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được.
Ở Việt Nam, kiểm tra trong quản trị của các doanh nghiệp nay không phải là điều gì mới mẻ
những cũng không nhiều nhà quản trị hiểu sâu về vấn đề này, chính vì vậy, nhóm 6 xin phép
nghiên cứu đề tài: “Chức năng kiểm tra trong quản trị”. Đồng thời làm rõ vấn đề, đưa ra những
lập luận, ý kiến để trình bày về vấn đề.

I.
1.

Nền tảng

Khái niệm kiểm tra:
Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những tiêu chuẩn đã
hoạch định, trên cơ sở đó phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó,
1
3


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phụ sai lệch
để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.
Theo Henri.Fayol: “Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch
đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không”.

Theo Kenneth A. Merchant: “Kiểm tra bao gốm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị
thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự
kiến trong kế hoạch”.
Theo Harold Koontz: “Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp
dưới để tin rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã và đang được hoàn
thành”.
Theo RobertJ. Mockler: “Kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin
nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra, xác định mức
độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử dụng có
hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”.
 Khái niệm của RobertJ. Mockler chính xác và đầy đủ hơn.

Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện
sự chệch hướng khỏi kế hoạch và để ra biện pháp khắc phục. Trong một số trường hợp,
kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu
tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.
Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các
sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm
làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm.
Tóm lại, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà
quản trị cấp cơ sở trong doanh nghiệp. Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra và tầm
quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả nhà quản
trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức
năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị.
2.

Hình thức kiểm tra

Có 3 loại hình kiểm tra: Kiểm tra lường trước, kiểm tra trong khi thực hiện (kiểm tra đồng
thời) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra phản hồi).

1
4


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

 Kiểm tra lường trước: thời điểm thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, dự báo, dự

đoán tình huống để ngăn chặn các vấn đề, nguy cơ đe dọa đến nhà quản trị. Mục
đích thực hiện kế hoạch chính xác, dự trù những tình huống, sự việc từ hoạch định,
tránh sai lầm ngay từ đầu thông qua những thông tin từ bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp. Kiểm tra lường trước là kiểm tra ít tốn chi phí nhưng hiệu quả cao.
Nhà quản trị ở cấp bậc càng cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng.
Ví dụ: Vào mùa đông tới thì điều kiện thời tiết có thể lạnh gấp đôi trung bình nhưng
năm trước, vì vậy công ty bán áo lạnh mùa đông phải thay đổi chất liệu, kiểu áo,… để
phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt, hoặc dự trữ hàng hóa.
 Kiểm tra đồng thời: trực tiếp theo dõi các diễn biến trong quá trình thực hiện kế

hoạch, nhận định những trở ngại và đề ra giải pháp kịp thời để đảm bảo thực hiện kế
hoạch đúng tiến độ.
Ví dụ: Công ty X ra mẫu nước ngọt mới, được chiết xuất từ thảo mộc và trà xanh để
mang hương vị tự nhiên, và thực hiện chiến dịch cho khách hàng dùng thử kèm theo
đó là bán hàng. Trong quá trình này, nhà quản trị phải theo dõi, tiếp thu đánh giá,
cảm nhận của khách hàng về sản phẩm. Nếu quá nhiều khách hàng phàn nàn về
hương vị cũng như mẫu mã quá tệ, thì nhà quản trị phải lên kế hoạch điều chỉnh tức
khắc để tiếp tục chiến dịch này.
 Kiểm tra phản hồi: sau khi kế hoạch đã được triển khai và đạt được những thành

quả, đo lường kết quả thực tế đạt được so với chỉ tiêu ban đầu nhằm đánh giá lại
toàn bộ kế hoạch thực hiện và rút ra những bài học về thành công và sai lầm.
Ví dụ: Sau khi công ty X ra mẫu nước ngọt và đặt chỉ tiêu là phải bán được với số
lượng 30.000 chai ở khu vực Quận 9, Tp Hồ Chí Minh. Thực hiện xong chiến dịch, thì
kết quả thu được là đã bán được vượt chỉ tiêu 10.000 chai. Như vậy có sự phản hồi
sản phẩm tốt đến từ khách hàng nên nhà quản trị sẽ tiếp tục đẩy mạnh và cải tiến
dòng sản phẩm này tới khu vực Quận 9.

1
5


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa 3 hình thức kiểm tra
Phản hồi
Đầu vào

3.

Quá trình

Đầu ra

Kiểm tra lường trước

Kiểm

tratra
đồng
thờithời
Kiểm
đồng

Kiểm tra phản hồi

Dự đoán các vấn đề có
thể phát sinh để tìm
ra cách ngăn ngừa
trước

Điều
Điềuchỉnh
chỉnhnhững
nhữngsai
sai
sót
thực
sót khi
ngay
khi hiện
xuất hiện

Đánh giá lại toàn bộ
kế hoạch thực hiện và
đề ra biện pháp điều
chỉnh trong tương lai

Vai trò và mục đích kiểm tra:
a. Vai trò:
 Kiểm tra giúp các nhà quản trị đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên




b.








nhân và biện pháp khắc phục.
Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định cần thiết để đảm bảo
thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đề ra.
Kiểm còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường, các
hiểm họa khó lường trước.
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị, tạo ra
chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động, tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi
mới.
Mục đích:
Đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một các hiệu quả.
Làm sáng tỏ và dễ dàng đề ra chỉ tiêu chính xác hơn.
Xác định, dự đoán những biến động, và những chiều hướng chính.
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.

Giúp nhà quản trị phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo rõ rang, cụ thể, loại
bớt những vấn đề không cần thiết.
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến chất lượng công việc,
tiết kiệm thời gian công sức của mọi người.
1
6


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

 Phát hiện kịp thời các sai sót để đưa ra các biện pháp hoặc thông báo cho các bộ

phận chịu trách nhiệm xử lý.
II.
Quy trình
1. Tiến trình kiểm tra:

Có 3 bước căn bản:

Xác định các tiêu chuẩn

&
phương pháp thực hiện
Đo lường kết quả thực hiện
&

đối chiếu lại với tiêu chu

Điều chỉnh các sai lệch

a. Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện:

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ mà nhà quản trị cần phải xác định để thực
hiện. Mỗi hoạt động tổ chức có mỗi loại tiêu chuẩn khác nhau, vì vậy các tiêu chuẩn phải hợp lý
và có khả năng thực hiện trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng
thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay
từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối. Một tổ
chức đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc
thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi. Nó có ý nghĩa quan trong đối với
hiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tế
và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình
thực hiện kế hoạch.
Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật
nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở vị trí nào thì dễ dàng đánh giá kết
quả thực hiện công việc. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát
triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề thách
thức để kiểm tra.
Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn:
 Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
1
7


Chức năng kiểm tra trong quản trị học







GVHD: Lê Đức Định

Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ gia.
Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng.
Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm.
Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp.
Dễ dàng cho việc đo lường.
b. Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại với tiêu chuẩn:

Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách thích hợp và có các phương thức để xác định
một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực
tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng
thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều
hoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường (định lượng) số sản phẩm
của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra
năng suất công việc (định tính) thực sự của một nhân công trong xí nghiệp. Gặp trường hợp này,
các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ làm việc của nhân công,
môi trường làm việc cũng ảnh hưởng tới khả năng tạo ra thành phẩm hay là uy tín, kinh nghiệm
làm việc của nhân công đó.
Vậy nên, tiêu chuẩn định lượng dễ đo lường hơn định tính. Ngoài ra phương pháp và
công cụ đo lường quyết định hiệu quả đo lường. Đo lường sớm, thường xuyên sẽ sớm nhận ra
sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó đo lường phải nằm trong phạm vi chấp nhận
được.
Các yêu cầu khi đo lường kết quả:
 Kết quả phải mang tính hữu ích.
 Có mức độ tin cậy cao.
 Kết quả thu được không lạc hậu.
c. Điều chỉnh những sai lệch:

Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh
nghiệp thì hiệu quả công việc cũng như việc kiểm định dựa trên cơ sở những tiêu chuẩn đó. Khi
khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện, tìm hiểu nguyên
nhân sai lệch. Nếu biết rõ nguyên nhân thì nhà quản trị ít gặp trở ngại gì khi thực hiện các biện
pháp thích hợp để điều chỉnh.
Khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức
lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại trình độ chuyên môn của nhân
viên, tuyển thêm lao động mới kèm theo tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, thay đổi tác phong
lãnh đạo của các nhà quản trị các cấp, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu.
1
8


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Ở các trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng bách hóa, … nhờ hoạt động kiểm
tra thường xuyên, nhà quản trị có thể nắm được số hàng tồn kho, số lượng hàng bán được,
doanh số, lợi nhuận, và những sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.
Bên cạnh đó, ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiếm tra hữu hiệu để có thể
báo cáo sản lượng sản phẩm bất cứ lúc nào, số giờ lao động đã được thực hiện. Nhờ đó, nhà
quản trị biết được kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ hay bị chậm trễ trong quá trình
sản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, đưa ra những biện pháp khắc phục hợp lý.
Yêu cầu khi thực hiện việc điều chỉnh những sai lệch:
 Xét lại những tiêu chuẩn: xem lại tiêu chuẩn có cùng hướng với mục tiêu hay không

(trường hợp này ít khi xảy ra)

 Xét lại những chiến lược: trong một số trươngf hợp, hoàn cảnh bị biển đổi thì có ảnh







hưởng gì đến chiến lược.
Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực: Sự thực hiện không đầy đủ có thể bắt nguồn từ
cấu trúc hệ thống hay sự trợ lực tài nguyên.
Xét lại những hoạt động: phần lớn do quản đốc chức năng thiết kế và thực thi.
Sự tương quan: cần quan tâm đến các yếu tố khác nhau. Tương tự như khi điều chỉnh
mục tiêu thì cần tới tiêu chuẩn chiến lược khác nhau.
Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược: đây là hoạt động kiểm soát quan trọng để chắc
chắn rằng hoạt động đúng.

Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm:

-

Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giá
tổng hợp về các vấn đề như:
Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng.
Trình bày tổng quá quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra.
Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động.
Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đối tượng.
Những biện pháp khắc phục điều chỉnh.

2.

-

Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra:
Chính xác.
Kịp thời.
Tiết kiệm.
Linh hoạt.
Dễ hiểu.
Chuẩn mực kiểm tra hợp lý.
Dựa vào kế hoạch, mục tiêu đề ra.
1
9


Chức năng kiểm tra trong quản trị học
-

GVHD: Lê Đức Định

Chọn mẫu tiêu biểu.
Kiểm tra gắn liền với khắc phục – phòng ngừa.

3. Bảy nguyên tắc kiểm tra của giáo sư Koontz và O’Donnell

Theo giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo khi
xây dựng cơ chế kiểm tra:
•

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ
theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch. Vì vậy, việc kiểm tra phải được
thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Hơn thế nữa, kiểm tra cần được thiết kế căn cứ theo
cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của Chủ Tịch hội đồng
quản trị sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của trưởng phòng. Sự kiểm tra hoạt động bán
hàng sẽ khác với sự kiểm tra hoạt động kế toán. Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra
khác với doanh nghiệp lớn, hay tập đoàn.
•

Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của các nhà quản trị

Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì xảy ra, cho nên việc quan trọng là
những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu.
Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được,
thì họ sẽ không thể sử dụng, cho nên việc kiểm tra không còn ý nghĩa.
•

Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm tra
ở đâu? Trên thực tế, các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu
không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ
làm tốn kém thời gian, lãng phí vật chất, và việc không đạt được hiệu quả cao.
Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những điểm khác biệt thì chưa đủ. Một số sai lệch
so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Chẳng
hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 10% so với
kế hoạch nhưng sẽ không đáng kể lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 25% so với mức dự
trù. Hậu quả trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan
trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tốt đó được gọi là các điểm trọng yếu

doanh nghiệp.
•

Kiểm tra phải khách quan
1
10


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Quá trình kiểm tra bao gốm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét
các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không thì không phải là sự phán đoán chủ
quan.
Nếu như thực hiện việc kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được
nhận xét đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ
làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.
Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực
hiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra được
chính xác.
Ví dụ như đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Hạnh và Nam. Nếu nhà quản trị có
cảm tình với Hạnh và không thích Nam thì việc đánh giá sẽ không công bằng, và dễ đi đến sai
lầm.
•

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp

Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao, cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm
tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân

chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm
tra không nên thiết lập một các trực tiếp và quá chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới
quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, nhưng thường xuyên chỉ đạo chặt
chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt, thì không thể áp
dụng cách kiểm tra về tính tự giác.
Chẳng hạn như trong môi trường rất nhiều nhân viên mang khái niệm làm hưởng lương
theo thời gian, thì nhà quản trị phải thực hiện biện pháp kiểm tra thường xuyên để đảm bảo
lượng hàng được hoàn thành đúng thời hạn. Còn trong môi trường nhân viên làm việc theo sản
phẩm, thì nên nới lỏng hoặc kiểm tra theo 1 khuôn khổ khác để tạo sự thoải mái và tự do để đạt
những sản phẩm tốt.
•

Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm
sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng, nhằm giảm chi phí một cách tối ưu.
Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí. Mặc dù nguyên tắc này đơn
giản nhưng thường khó trong việc thực hành. Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều
cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch là không tương xứng.
•

Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

1
11


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Việc kiểm tra chỉ được coi là đúng dắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến
hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điều động và đào tạo lại
nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo, … Nếu tiến hành kiểm tra, và nhận ra những sai
lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, hay đưa ra những biện pháp chậm trễ thì việc kiểm tra
là hoàn toàn vô ích.
Ví dụ: Sau khi tiếp nhận thông tin về sự phàn nàn của khách hàng từ phong cách làm
việc đến thái độ của nhân viên, thì nhà quản trị phải chấn chỉnh ngay bằng nhiều biện pháp,
như tìm hiểu nguyên do từ nhiều khía cạnh để đưa ra biện pháp tốt nhất. Đào tạo lại nghiệp vụ
của nhân viên để phù hợp với thị trường thay đổi không ngừng. Quan tâm đến suy nghĩ của
nhân viên để tạo sự thoải mái khi làm việc tại công ty.
 Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với các chức năng

hoạch định, tổ chức nhân sự. Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau
cùng của tiến trình quản trị. Với quan niệm quản trị học hiện đại, vai trò của kiểm tra bao
trùm toàn bộ tiến trình này.

III.

Hoạt động kiểm tra tại Việt Nam

Một số hoạt động kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) ở các siêu thị Việt Nam
1. Co.opmart

Lựa chọn nguồn hàng và giám sát chất lượng:
Theo ông Nguyễn Thành Nhân, Phó Tổng giám đốc Co.opmart cho biết, lượng
tiêu thụ mặt hàng rau củ quả từ 1.900-2.100 tấn mỗi năm, mặt hàng thủy sản
hơn 200 tấn. Vì vậy, để kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả, Co.opmart đặc
biệt chú trọng đến khâu lựa chọn nhà cung cấp mặt hàng.
Co.opmart ưu tiên cho các sản phẩm hàng Việt Nam chất lượng cao, có chứng

nhận của Bộ Y tế về VSATTP, có chứng chỉ ISO hoặc HACCP (hệ thống phân tích
mối nguy và điểm kiểm soát hạn sử dụng để đảm bảo ATTP và duy trì đúng tiêu
chuẩn vệ sinh).
Riêng mặt hàng rau củ quả, Co.opmart ưu tiên chọn hàng của hợp tác xã có
chứng nhận VietGAP, GlobalGap về quy trình sản xuất. Ký hợp đồng bao tiêu
nông sản và tiến hành đầu tư vốn cho các hợp tác xã đầu tư về kỹ thuật, trang
thiết bị cũng như giống và phân bón.
Áp dụng các hệ thống kiểm soát tiên tiến:

1
12


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Để đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng, Co.opmart chủ động hợp tác với
dự án “xây dựng kiểm soát chất lượng nông sản thực phẩm (FAPQDC)” do chính
phủ Canada tài trợ.
Quy trình này bắt đầu với việc đào tạo tập huấn nông dân áp dụng các quy trình,
tiêu chuẩn đảm bảo VSATTP (GlobalGAP, VietGap, Metro Requirements…) cho
đến xây dựng chuỗi lạnh khép kín để đảm bảo sản phẩm ở trong điều kiện nhiệt
độ phù hợp nhất.
2. Metro

Lựa chọn nguồn hàng và kiểm soát chất lượng:
Chiến lược của Metro là sử dụng nông sản Việt Nam là chủ yếu, và làm cầu nối để
xuất khẩu nông sản Việt Nam vào hệ thống Metro tại 29 quốc gia.
Metro có lượng tiêu thụ 55-60 tấn rau và gần 8 tấn thủy hải sản mỗi ngày. Để

kiểm soát chất lượng một khối lượng hàng hóa lớn như vậy thì phải thực hiện
đầy đủ, chính xác, khách quan về tất cả quy trình giám sát chất lượng.
Đối với hải sản tươi sống, khi hàng được giao, Metro kiểm tra tất cả lô sản phẩm
và cương quyết từ chối nhận với những lô hàng không đáp ứng yêu cầu về
VSATTP. Bên cạnh đó, việc trưng bày hàng hóa theo từng khu vực riêng biệt là
một ưu điểm khác giúp sản phẩm luôn được bảo quản trong trạng thái tốt nhất
về chất lượng và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm.
Áp dụng các hệ thống kiểm soát tiên tiến:
Để đảm bảo VSATTP tại các trung tâm thương mại, Metro đã áp dụng hệ thống
HACCP. HACCP đã trở thành một phương pháp được công nhận và chấp nhận
trên toàn thế giới trong vòng 30 năm qua. Tuy nhiên, HACCP không phải là một
chương trình duy nhất, mà được gắn kết đồng bộ với những hoạt động kiểm soát
hằng ngày khác để giúp kiểm tra VSATTP chặt chẽ hơn. Ví dụ như:
Để bảo quản các thực phẩm tươi sống, rau củ quả và thực phẩm đã qua chế biến,
Metro đã sử dụng hệ thống kiểm soát chuỗi cung ứng lạnh (kiểm soát nhiệt độ
trên toàn chuỗi cung ứng) để phân phối nhiệt độ chính xác, phù hợp cho từng
loại thực phẩm. Ngoài ra, Metro đẩy mạnh kiểm tra về vận chuyển hay chế biến.
Nếu không đúng phương pháp thì dẫn đến nhiều môi nguy về VSATTP.

Kết Luận
1
13


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được
hoạch định đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế

hoạch đã được đề ra.
Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trị
cấp cơ sở trong cùng một đơn vị. Mặc dù quy mô của mỗi đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng
của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tuy nhiên tất cả mọi nhà quản trị
đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Do đó, chức năng kiểm tra là một chức
năng cơ bản với mọi cấp quản trị.
Đối với doanh nghiệp, kiểm tra là chức năng quan trọng không thể thiếu ở bất kì doanh
nghiệp nào. Có thể nói, kiểm tra có tầm quan trọng rất lớn trong việc phát triển của doanh
nghiệp. Kiểm tra giúp doanh nghiệp đánh giá các tiêu chuẩn đề ra, những mục tiêu mà các
doanh nghiệp đã đạt được hay chưa đạt được. Đồng thời, kiểm tra giúp các doanh nghiệp nhận
biết được những sai lệch, nguyên nhân dẫn đến những sai lệch trong quá trình hoạt động từ lúc
bắt đầu đến khi kết thúc quá trình hoạt động đó. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ khắc phục những
nguyên nhân đó và đưa ra các biện pháp hay chính sách phù hợp cho công ty. Chính vì vậy, kiểm
tra được áp dụng hầu hết trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, chức năng
kiểm tra này là cần thiết và quan trọng hơn hết.

1
14


Chức năng kiểm tra trong quản trị học

GVHD: Lê Đức Định

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu sách
1. Giáo trình Quản Trị Học – PGS-TS Nguyễn Minh Tuấn, Ths. Phạm Đình Tịnh, năm 2012.
2. Quản Trị Học – PGS. TS Vũ Thế Phú, năm 2006

Tài liệu Internet:

1.
2.
3.
4.
5.
6.








1
15