báo cáo thực tập tốt nghiệp khoa ngoại ngữ chủ đề NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG KỸ NĂNG TIẾNG ANH TRONG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHỦ ĐỀ:
NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG KỸ NĂNG TIẾNG
ANH TRONG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG




CHƯƠNG 1
NHIỆM VỤ VÀ CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO TẠI CÔNG TY TNNH PHÂN
PHỐI LIÊN KẾT QUỐC TẾ
1. Nhiệm vụ và công việc được giao tại đơn vị thực tập

Khi lần đầu tiên em đến trung tâm, bà Thiện đã giới thiệu em với tất cả mọi
người. Cô hướng dẫn cho em những gì em sẽ làm và mang lại cho em quy định
của công ty. Tất cả các nhân viên phải tuân thủ các quy định dưới đây:
- Đi làm đúng giờ.
- Bắt hành vi tốt và luôn luôn lịch sự.
- Tắt đèn, quạt điện tử và thiết bị văn trước khi rời khỏi nơi làm việc.
- Giữ nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ.
- Mặc đồng phục của công ty.
Trong thời gian thực tập của em tại công ty, em được phân công làm việc tại Bộ
phận Dịch Vụ Khách Hàng. Tư vấn và giải quyết các vấn đề có liên quan đến khách
hàng. Tuy nhiên, chị Linh, người quản lý của công ty, cô muốn giúp đỡ tôi hoàn
thành thời gian tập sự của em. Vì vậy, cô ấy mang lại cho em một cơ hội để làm rất
nhiều công việc. Là một nhân viên mới, em bắt đầu làm công việc đơn giản. nhiệm
vụ của em là:
- Gọi điện thoại cho khách hàng khi cần thiết
- Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi
- Viết các mẫu đơn chuyển và nhận hàng
- Tư vấn khách hàng

- Làm các công việc khác
I.2 Thời gian và công việc cụ thể được giao

Tuần thứ 1:
Ngày lên công ty
Thứ 2 (22/02/2016)
Thứ 4 (24/02/2016)
Thứ 6 (26/02/2016)

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Đọc và tìm hiểu về lịch sử
hình thành công ty
8h-16h
Đọc và tìm hiểu về bộ
phận dịch vụ khách hàng
8h-16h
Đọc và tìm hiểu về bộ
phận dịch vụ khách hàng


Tuần thứ 2:
Ngày lên công ty
Thứ 2 (29/02/2016)
Thứ 4 (02/03/2016)
Thứ 6 (04/03/2016)

Tuần thứ 3:
Ngày lên công ty

Thứ 2 (07/03/2016)
Thứ 4 (09/03/2016)
Thứ 6 (11/03/2016)
Tuần 4:
Ngày lên công ty
Thứ 2 (14/03/2016)
Thứ 4 (16/03/2016)
Thứ 6 (18/03/2016)

Tuần 5:
Ngày lên công ty
Thứ 2 (21/03/2016)
Thứ 4 (23/03/2016)
Thứ 6 (25/03/2016)

Tuần 6:
Ngày lên công ty
Thứ 2 (28/03/2016)

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Tập viết các mẫu phiếu
nhận và chuyển hàng
8h-16h
Tập viết các mẫu phiếu
nhận và chuyển hàng
8h-16h
Tập viết các mẫu phiếu
nhận và chuyển hàng

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Nghe điện thoại, chuẩn bị
phòng họp
8h-16h
Viết phiếu nhận hàng từ
unilerver
8h-16h
Viết phiếu xuất hàng

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Kiểm tra hàng
8h-16h
Đối chiếu tồn kho và theo
dõi đơn hàng
8h-16h
Chuẩn bị phòng họp, viết
phiếu nhập hàng

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Viết phiếu nhận hàng, tiếp
và nhận cuộc gọi
8h-16h
Tiếp và chuyển cuộc gọi

từ khách hàng
8h-16h
Viết phiếu xuất hàng

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc
8h-16h
Viết phiếu xuất hàng, tiếp
và nhận cuộc gọi


Thứ 4 (30/03/2016)

8h-16h

Kiểm tra hàng

Thứ 6 (01/04/2016)

8h-16h

Tư vấn khách hàng

Tuần 7:
Ngày lên công ty

Thứ 4 (06/03/2016)

Thời gian bắt đầu và kết Công việc
thúc

8h-16h
Đối chiếu tồn kho và theo
dõi đơn hàng
8h-16h
Kiểm tra hàng

Thứ 6 (08/03/2016)

8h-16h

Thứ 2 (04/04/2016)

Viết phiếu nhận hàng

Tuần thứ 8:
Lên công ty thực tập và bắt đầu hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp.


CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNNH PHÂN PHỐI LIÊN KẾ
QUỐC TẾ
2.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công Ty TNNH Phân Phối
Liên Kết Quốc Tế.
2.1.1 Vị trí và đặc điểm của công ty
a. Vị trí

Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế nằm tại 134 Bạch Đằng, Phường 2,
Quận Tân Bình, TPHCM.

b. Đặc điểm công ty.

Công ty liên kết quốc tế với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh
nghiệm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp, công ty luôn mong mang đến cho
quý khách những sản phẩm dịch vụ tốt nhất.
Tên doanh nghiệp cũ: CÔNG TY TNNH LIÊN KẾT QUỐC TẾ
Tên bằng tiếng anh: VIET TRADE DEVELOPMENT COMPANY LIMITED
Địa chỉ: 134 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình
Tên giao dịch: CO.,LTD
Giấy phép kinh doanh: 0310349425 – ngày cấp 05/10/2010
Ngày hoạt động: 1/11/2010
Đại diện pháp luật: Trần Quốc Hưng
Điện thoại: 0835473030 / 0835471716
Fax:
Email:
Quy mô: 100/200 người
Vốn điều lệ: 5.000.000.000
Website: ild.com.vn
2.1.2 Quá trình hình thành và phát tiển của công ty
Công ty TNHH Liên Kết Quốc Tế được thành lập vào 05 tháng 10 năm
2010, bắt đầu sản xuất kinh doanh từ tháng 01/11/2010 đến nay đang hoạt động
trong lĩnh vực phân phối dưới dạng mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn 1
thành viên.
Công ty thuê đất và thuê xưởng sản xuất của một số hộ gia đình, ngày
1/09/2010 công ty khởi công xây dựng thêm nhà kho, và văn phòng công ty,,


nhà để xe, nhà ăn, công trình phụ, tường rào, làm đường. Ngày 2/10/2010 thì
các công trình được khánh thành.
Ngày 03/10/2010 công ty mua máy móc thiết bị đợt 1 lắp đặt ở phân xưởng

sản xuất, ngày 16/01/2011 công ty mua máy móc thiết bị đợt 2.
Công ty thông báo tuyển dụng trên các báo tuyển dụng website tuyển dụng và
nhận được số hồ sơ đăng ký tương đối lớn.
Đến nay tổng số nhân viên của công ty là 125 người

STT
1
2
3
4

Chỉ tiêu
Năm 2011
Doanh thu các hoạt 2.168.361.638
động
Lợi nhuận
55.908.177
Tổng vốn
Vốn cố định
Vồn lưu động
Số công nhân
Số lượng
Trình độ
+ Tốt nghiệp PTTH
+ Tốt nghiệp THCS
+ Trình độ Đại học
+ Trình độ Cao đẳng
+ Trình độ Trung cấp

2.884.973.300

1.650.833.000
1.234.140.300
125
56
60
1
3
5

Bảng 1.1 một số chi tiêu kinh tế cơ bản
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng chính của công ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế là xuất và

nhập hàng từ các thị trường nước ngoài vào Việt Nam hoặc từ thị trường Việt
Nam ra thị trường nước ngoài.
Công ty thành lập trong giai đoạn nền kinh tế khó khăn, bước đầu đi vào hoạt
đọng cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, đội ngũ nhân sự, công nhân
nên lợi nhuận còn chưa cao.
2.3 Cơ cấu bộ phận máy quản lý công ty
2.3.1 Sơ đồ về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Hình 1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.


Chủ tịch hội đồng
thành viên

Hội đồng thành
viên
Ban Giám đốc

Giám đốc

Phó Giám đốc
Marketing

Phòng
thuật

Kỹ

Phòng Kế toán

Bộ
phận
tiếp nhận

Phòng dịch vụ
khách hàng

Kho
phẩm

sản

Thủ quỹ

Bộ phận vận
chuyển

2.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận

+ Hội đồng thành viên của công ty gồm 3 thành viên và giữ các chức vụ tương
ứng: chủ tịch hôị đồng thành viên, giám đốc, phó giám đốc. Hội đồng thành viên
là cơ quan quyết định cao nhất của công ty: chỉ định người đại diện pháp luật của
công ty, bầu ra chủ tịch hội đồng thành viên, quyết định các chiến lược và kế
hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, … (theo khoản 2, điều 47, luật doanh
nghiệp của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
60/2005/QH11 ngày 29/11/2005).
+ Chủ tịch hội đồng thành viên: chuẩn bị tổ chức các chương trình, kế hoạch
hoạt động của hội đồng thành viên, triệu tập và chủ trì cuộc họp hội đồng thành
viên, giám sát việc tổ chức thực hiện của hội đồng thành viên (theo khoản 2, điều
49, luật doanh nghiệp 2005).
+ Giám đốc công ty: người đại diện pháp luật theo uỷ quyền của công ty, tổ
chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, trực tiếp ký kết các hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, điều hành trực tiếp các hoạt động của nhà máy
(theo khoản 2, điều 55, luật doanh nghiệp năm 2005).
+ Phó giám đốc công ty: phụ trách công tác marketing của công ty, tham mưu
cho giám đốc.
+ Kế toán:


* Nhiệm vụ:
Phản ánh và giám đốc chính xác kịp thời số hiện có và sự biến động của tất cả
các tài sản, tiền vốn từ đó quản lý chặt chẽ các loại tài sản nâng cao hiệu quả sử
dụng các loại tài sản.
Kiểm tra và giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính của
công ty.
Cung cấp các số liệu phục vụ cho việc phân tích các hoạt động kinh tế từ đó
khai thác khả năng tiềm tàng của công ty.
* Chức năng:
Chức năng thông tin: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự

vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của công ty.
Chức năng kiểm tra: thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh kế toán sẽ
nắm được một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động của công
ty. Qua đó kiểm tra việc tính toán, ghi chép phản ánh của kế toán về các mặt
chính xác, kịp thời, trung thực, rõ ràng, kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ kế
toán và chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước.
+ Thủ quỹ: có trách nhiệm nhập, xuất quỹ tiền mặt theo lệnh của giám đốc, kiểm
kê tình hình của quỹ tiền mặt hàng ngày để có những chính sách về dự trữ lượng
tiền mặt hợp lý đảm bảo nhu cầu về tiền mặt của công ty, kiêm kế toán về tiền
mặt.
+ Phòng kỹ thuật gồm có 3 người: trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý về
khâu kỹ thuật, phòng kỹ thuật
+ Phòng dịch vụ khách hàng: có trách nhiệm về sản phẩm, hàng hóa và mọi
chứng từ phản hồi liên quan đến khách hàng.
2.4 Thực trạng hoạt động của công ty
2.4.1 Dịch vụ của công ty
Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế là một nhà phân phối lớn của
các nhãn hàng Unilever, Medi Group, THP, Mac Coffe, Diageo .... cùng với hệ
thống kho vận đạt tiêu chuẩn GDP/ GSP tại 05 tỉnh thành lớn ở Việt Nam và đội
ngũ giao hàng bao phủ toàn quốc, kèm theo những ngành hàng kinh doanh chủ
lực như hàng tiêu dùng nhanh, công nghệ thông tin, hóa chất,dược phẩm, mỹ
phẩm
2.4.2 Khách hàng của công ty


Vấn đề khách hàng là một bộ phận không tách rời trong môi trường cạnh tranh.
Sự tín nhiệm của khách hàng có thể là tài sản có giá trị nhất của mỗi doanh nghiệp.
Sự tín nhiệm đó đạt được do biết thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị yếu của khách
hàng so với đối thủ cạnh tranh.
Sự đa dạng về khách hàng chủ yếu là các nhãn hàng – Unilever

- Medi Group

- THP

- Mac Coffee

- Diageo

Chính vì vậy nhu cầu khách hàng là tiêu chí hàng đầu trung tâm phải luôn trong
trạng thái không ngừng cản tiến. Đặt ra các tiêu chí, tư vấn và chọn lọc để khách
hàng hài lòng khi đến với công ty.
2.4.3 Đối thủ của công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động kinh doanh đều phải đối đầu
với đối thủ cạnh tranh. Cạnh tranh biểu hiện dưới nhiều hình thức như giá cả, chất
lượng sản phẩm, dịch vụ, công tác chăm sóc khách hàng, phương thức quảng bá.
Hiện tại quyết định về giá của doanh nghiệp, nó chịu ảnh hưởng một cách mạnh
mẽ tới hoạt động kinh doanh và doanh số của doanh nghiệp, nó chịu ảnh hưởng của
nhiều yếu tố bên trong lẫn bên ngoài. Cụ thể như:
-

Nhu cầu của thị trường: với một thị trường đang có nhu cầu cao về chất
lượng sản phẩm và dịch vụ vì vậy Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc
Tế có nhiều cơ hội mở rộng thị trường phát triển. Tuy nhiên, trên thị trường


đang mọc lên hàng loại công ty liên kết quốc tế đang là một thách thức lớn
đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, để cạnh tranh hiệu quả và đáp ứng tốt
nhất nhu cầu của thị trường Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
đảm bảo một mức giá phù hợp và lực lượng khách hàng của công ty chủ yếu

là các công ty muốn vận chuyển hàng hóa trong nước, ngoài nước và đảm
bảo tính chất cạnh tranh trên thị trường. Thông qua những yếu tố tác động
bên trong và bên ngoài tác động đến doanh nghiệp công ty sẽ định giá theo
phương pháp định giá dựa vào canh tranh, định giá theo thời giá. Sau đó sẽ
có chiến lược điều chỉnh và chiết khấu giá nhằm đảm bảo mức giá cuối cùng
thấp hơn đối với đối thủ cạnh tranh.
-

Tính chất canh tranh: hiện tại trong môi trường cạnh tranh gay gắt và mang
tính chất toàn cầu như hiện nay, doanh nghiệp phải đứng trước quyết định về
mức giá sao cho vừa có thể tồn tại trên thị trường, chi cho các khoản chi phí
và đạt được lời nhuận, đồng thời phải là mức giá cạnh tranh so với các mức
giá của đối thủ cạnh tranh.

Các đối thủ hữu hình hiện nay đáng phải quan tâm nhiều đối với Công Ty TNHH
Phân Phối Liên Kết Quốc Tế là: - Công Ty TNNH Liên Kết Thái Bình
– Công Ty Liên Kết Toàn Cầu
– Công Ty Liên Kết Thế Giới Ưu Đãi
Nắm bắt được những đối thủ tiềm tàng Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết
Quốc Tế đã có những chính sách về sản phẩm và chính sách về giá làm lợi thế canh
tranh cho riêng mình. Bên cạnh đó để có được vị thế đối với khách hàng thì ngoài
chiến lược về giá Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế cần đẩy mạnh hoạt
động Marketing nhằm tiếp cận đến khách hàng.
2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết
Quốc Tế
2.5.1 Phân tích tỷ số đầu tư tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
Các chỉ số đầu tư:
Tài sản dài hạn
Tỷ suất đầu tư =

1.735.833.000
=

= 0,602

Tổng tài sản

2.884.973.300

Nguồn vốn chủ sở hữu
Hệ số tự tài trợ =

1.775.908.177
=

Tổng nguồn vốn

2.884.973.300

Công nợ phải trả
Hệ số công nợ phải trả =

= 0,616
1.109.065.1

=
Tổng nguồn vốn

= 0,384
2.884.973.300

Hệ số tự tài trợ + Hệ số công nợ phải trả = 0,616 + 0,384 = 1

Qua phân tích trên ta thấy hệ số tự tài trợ của công ty là khá cao, cho thấy sự
đầu tư sản xuất bằng năng lực của chủ sở hữu là chính, tỷ lệ vay nợ thấp hơn tỷ lệ
tự tài trợ.
2.5.2 Phân tích tình hình và khả năng thanh toán tại Công Ty TNNH Phân
Phối Liên Kết Quốc Tế
Tình hình tài chính của công ty chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tình
hình và khả năng thanh toán của công ty. Khả năng thanh toán của một doanh
nghiệp được biểu hiện bằng số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện đang sở hữu,
có thể dùng để trang trải các khoản công nợ đến hạn.
- Phân tích khả năng thanh toán hiện hành:
Tổng giá trị tài sản
Khả năng thanh toán hiện hành =
Tổng số nợ phải trả

2.884.973.300
=
1.109.065.123

= 2,601
Khả năng thanh toán tổng quát của doanh nghiệp là khá, một đồng nợ của
doanh nghiệp được đảm bảo bởi 2,601 đồng giá trị tài sản. So với ngành may
mặc hiện nay ở nước ta thì chỉ số này không phải là quá cao.
Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn:
Tài sản ngắn hạn
Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn =
Nợ ngắn hạn

1.149.140.300
=

= 3,718 > 1
309.065.123

Hệ số này cho ta thấy khả năng đáp ứng tạm thời các khoản nợ ngắn hạn của
công ty cao hay thấp. Nếu hệ số này xấp xỉ bằng 1 thì tình hình thanh toán của
doanh nghiệp là khả quan. Nếu hệ số này càng nhỏ hơn 1 thì khả năng thanh toán
nợ đến hạn của doanh nghiệp càng thấp. Hệ số này của công ty là 3,718 cho ta
thấy vốn của công ty là bị nhàn rỗi, chưa được sử dụng tốt.
Khả năng thanh toán nhanh:
Bên cạnh các hệ số thanh toán trên, ta còn phân tích hệ số khả năng thanh toán
nhanh để thấy tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hiện tại đáp
ứng như thế nào các khoản nợ ngắn hạn, qua đó cho thấy hàng tồn kho của doanh
nghiệp có dễ chuyển thành tiền hay không.


Tổng các khoản tiền và tương đương tiền
Khả năng thanh toán nhanh =
Tổng số nợ ngắn hạn
=

500.800.300
309.065.123

= 1,620 > 0,5

Thực tế cho thấy nếu hệ số thanh toán nhanh > 0.5 thì tình hình thanh toán
bình thường, còn nếu hệ số này < 0,5 thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong

việc thanh toán công nợ. Khả năng thanh toán nhanh của công ty TNHH Phân
Phối Liên Kết Quốc Tế là 1,620 cho thấy vốn của công ty đang bị nhàn rỗi, tiền
vốn lưu động của công ty chưa được sử dụng một cách hiệu quả.
2.5.3 Đánh giá kết quả hoạt động tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết
Quốc Tế
 Tích cực: nhìn chung trong những năm gần đây công ty đã dần thích ứng với sự

biến động của môi trường kinh doanh mới cũng như sự thay đổi nội bộ. Công ty đẩy
mạnh việc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của mình đến với tất cả đối tượng ở
trong nước lẫn ngoài nước.
 Hạn chế: đội ngũ cán bộ công nhân viên còn yếu về chuyên môn, phương pháp làm

việc chưa khoa học. Quản lí nhân viên, tiền vốn mặc dù được cũng cố nhưng còn
nhiều sai sót bất cập. Hệ thống quản lí chưa chặt chẽ và chưa mang tính hệ thống.
Doanh thu còn thấp, lợi nhuận chưa cao.
2.6 Định hướng phát triển trong tương lai của Công Ty TNNH Phân Phối Liên
Kết Quốc Tế
2.6.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động
Để có một hướng đi đúng đắn, một chiến lược phát triển lâu dài đảm bảo cho sự
phát triển bền vững trong thời kỳ cạnh tranh và hội nhập, Công Ty TNNH Phân
Phối Liên Kết Quốc Tế đã đề ra cho mình những hướng phát triển như sau:
-

Tăng cường quảng bá trên tạp chí, báo đài và Internet. Đầu tư nhiều hơn
trong việc quảng bá sản phẩm trên các diễn đàn đang được yêu thích và tin
cậy. Với tốc độ phát triển Internet tại Việt Nam hiện nay, với số dân cư sử
dụng Internet lên gần 40 triệu người, số lượng này cho thấy Internet là thị
trường rất tốt cho thị trường quảng bá thương hiệu ( Online Marketing), các
khách hàng thường xuyên vào các trang web để tìm kiếm theo nhu cầu của
cá nhân. Do đó công ty sẽ tạo lập nên những mẫu banner, những mẫu quảng

cáo có nội dung súc tích, hình ảnh bắt mắt kèm theo những tiện ích đi kèm
để thu hút khách hàng tiềm năng.

-

Nâng cấp các bộ phận trang thiết bị.


-

Các trưởng phòng ban hướng dẫn, vân động nhân viên tích cực thực hiện
những chủ trương của Công Ty đề ra, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra
trong năm nay và những năm tiếp theo. Khen thưởng, động viên những nhân
viên hoạt động tích cực, đồng thời cũng kịp thời phát hiện những vi phạm sai
sót để có biện pháp xử lý phù hợp.

2.6.2 Định hướng phát triển kinh tế thị trường và khách hàng
Để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì Công Ty TNNH Phân Phối Liên
Kết Quốc Tế cần tổ chức nghiên cứu thị trường nhằm xác định nhu cầu tiêu dùng
các sản phẩm, phát hiện những yêu cầu cần đòi hỏi của khách hàng đối với sản
phẩm, dịch vụ công ty đang có để có biện pháp điều chỉnh nâng cao chất lượng
phục vụ, đảm bảo giữ thị phần khách hàng hiện có và mục tiêu phát triển gia tăng
khách hàng. Để thực hiện mục tiêu này, Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc
Tế xác định trong thời gian tới cần chú trọng thực hiện tốt những vấn đề sau đây:
Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế có hai trụ sở chính ở Tp.HCM và
Tp.Nha Trang. Công ty tập trung phát triển thị trường Tp.HCM vì đây là thị trường
phân phối lớn trên cả nước.

Đồ thị: doanh thu Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
(đơn vị: %)

-

Nắm bắt khách hàng và tạo ra cho khách hàng nhiều sự lựa chọn là cách thu hút và
tạo lòng tin cho khách hàng.

-

Nâng cao chất lượng dịch vụ để tạo niềm tin sự gắn bó với khách hàng hiện có,
hướng tới mục tiêu quan trọng và giữ khách hàng trung thành sử dụng dịch vụ, sản
phẩm của công ty.

CHƯƠNG 3
ỨNG DỤNG TIẾNG ANH VÀ NỘI DUNG NHIỆM VỤ CHÍNH ĐƯỢC GIAO
3.1 Tầm quan trọng của tiếng anh tại công ty thực tập


Hiện nay tiếng anh đóng vai trò quan trọng đối với sự hội nhập và phát triển.
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều cần đòi hỏi tiếng anh. Công Ty TNNH Phân Phối
Liên Kết Quốc Tế là công ty chủ yếu là một nhà phân phối lớn của các nhãn hàng
Unilever, Medi Group, THP, Mac Coffe, Diageo liên quan đến có khách hàng tiềm năng
chủ yếu là ngoài nước. Bản thân em trong quá trình thực tập tại công ty được làm
việc và giao tiếp với đồng nghiệp cũng như khách hàng người nước ngoài bản thân
được vận dụng tiếng anh trong quá trình học rất nhiều.
3.1.1

Tiếng anh khi giao tiếp với cấp trên, người lãnh đạo

Khi giao tiếp với cấp trên, theo em nên nói rõ quan điểm, những ý chính, tránh
những gian đoạn không cần thiết, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe, ghi chép
những nhận xét của cấp trên. Ví dụ:

-

How are you, to day?
=>anh(chị) khỏe chứ?

-

I have a question I would like to ask?
=>Tôi có một câu hỏi muốn đặt ra?

-

Does that answer your question?
=>Anh có hài lòng với câu trả lời không?

-

What kind of job do you want?
=>Bạn thích làm công việc gì?

-

Have you worked?
=>bạn đã từng đi làm chưa?

-

No, but i am really a quick learner.
=>Chưa, nhưng tôi có khả năng học hỏi rất nhanh.

-

I will give it my utmost effort.
=>Tôi sẽ nỗ lực hết sức mình

-

I think we need to buy a new copier.
=>Tôi nghĩ chúng ta cần mua một máy photo mới.


-

I am pleasure to work together.
=>Tôi rất vui khi được làm việc chung với anh (chị)

- Do you like your job?
=>Bạn thích công việc của mình chứ?
- Oh, yeah. This job suits me well.
=>Ồ, có chứ. Công việc này rất phù hợp với tôi.
Try to apply what you have learned from your textbook to everyday
conversation.
=>Hãy cố gắng áp dụng những kiến thức được học từ sách giáo khoa vào
giao tiếp hằng ngày.
3.1.2

Tiếng anh khi giao tiếp với đồng nghiệp

Khi giao tiếp với đồng nghiệp chúng ta nên tạo môi trường giao tiếp thoải mái để
dễ dàng trao đổi, và giúp nhau trong công việc hơn. Ví dụ:

-

How do you do? My name is Kim Cuc. Please call me Cuc.
=>Xin chào. Tôi tên Kim Cuc. Xin hãy gọi tôi là Cuc.

-

John Brown. I’m in customer services department.
=>John Brown. Tôi thuộc bộ phận dịch vụ khách hàng.

Can you send information about the contract to this customer ?
=>Anh/chị có thể gửi những thông tin về hợp đồng cho khách hàng này được
không?
-

-

What time will the meeting finish?
=>Mấy giờ thì cuộc họp kết thúc?

-

He was resigned.
=>Anh ấy xin nghỉ việc rồi

-

Give me that file overthere?
=>Anh/chị có thể đưa giúp tôi tập hồ sơ ở đằng kia có được không?

-

Can I see the report?
=>Cho tôi xem bản báo cáo được không?

-

I need to do some photocopying
=>Tôi cần phải đi photocopy

-

where’s the photocopier?
=>Máy photocopy ở đâu?

-

The print’s jammed
=>Máy in bị tắc rồi

-

The system’s down at the moment
=>Hiện giờ hệ thống đang ngừng hoạt động

-

I’ve left the document on your desk
=>Tôi đã để tập tài liệu trên bàn anh/chị

-

He is not in the office today
=>Hôm nay anh ấy không ở văn phòng

-

May I help you?
=>Tôi có thể giúp gì cho anh/chị?

-

I am pleasure to work together
=>Tôi rất vui khi được làm cùng với anh/chị

-

There’s a problem with my computer.
=>Máy tính của tôi có vấn đề.

-

The system’s down at the moment.
=>Hiện giờ hệ thống đang bị sập.

-

The internet’s down at the moment.
=>Hiện giờ mạng đang bị sập.

-

I can’t access my email.
=>Tôi không thể truy cập vào email của tôi.

- It took me a month to learn the ropes at my new job.
=>Mất một tháng trời để tôi học hỏi cách làm việc với công việc mới của
mình.


-

He’s with a customer at the moment.
=>Anh ấy hiện giờ đang tiếp khách hàng

-

My stapler has been out of staples already, give me a new pile.
=>Dập ghim của tôi hết ghim rồi, đưa tôi một ít ghim mới.

-

Lan, I need a new correction pen. Mine has dried out.
=>Lan, tôi cần một cái bút xóa mới. Cái của tôi hết mực rồi.

-

Do you happen to see my notepad anywhere? I can’t seem to find it.
=>Anh có thấy tập giấy ghi chép của tôi ở đâu không? Tôi chịu không tìm

thấy

-

Keep the document in each file in chronological order, please.
=>Xin hãy sắp xếp những tài liệu ở mỗi hồ sơ theo thứ tự thời gian.

-

File letters from the same customer in the same file.
=>Thư của cùng một khách hàng lưu trong cùng một hồ sơ.

-

Would you please bring me the Smith’s file?
=>Anh vui lòng mang đến cho tôi hồ sơ của Smith được không?

I checked all the cross – reference, but still cannot find the information on
Conick – Company.
=>Tôi đã kiểm tra tất cả các chỉ dẫn tham khảo nhưng vẫn không tìm thấy
thông tin về công ty Conick.
-

-

Keep the documents in each file in chronological order.
=>Xin hãy sắp xếp những tài liệu ở mỗi hồ sơ theo thứ tự thời gian.

-

This invoice information is filed under the name of the clients.
=>Thông tin hóa đơn được sắp xếp theo tên khách hàng.

-

Be consistent. Always file letters from the same customer in the same files.
=>Phải trước sau như một. Thư của cùng một khách hàng lưu trong cùng
một hồ sơ.

-

Now I understand. To file under the name of the firm or job may keep the
relevant documents together.
=>Bây giờ tôi hiểu rồi. Sắp xếp theo tên công ty hay công việc sẽ giữ được
những tài liệu liên quan ở gần nhau


3.1.3

Tiếng anh sử dụng trong cuộc họp

-

I totally agree with you.
=>Tôi hoàn toàn đồng ý với bạn.

-

Exactly!
=>Chính xác!

-

That’s (exactly) the way I feel.
=>Đó chính là cách tôi cảm nhận/ đó chính là điều tôi nghĩ

-

Unfortunately, I see it differently.
=>Thật ko may, tôi có cách nghĩ khác

-

Do you see what I’m getting at?
=>Bạn có hiểu điều tôi đang nói ko?

-

Let me put this another way.
=>Để tôi giải mthích theo cách khác

-

I didn’t catch that. Could you repeat that, please?
=>Tôi chưa theo kịp phần đó. Bạn có thể làm ơn nhắc lại ko?

-

We really appreciate your speech.
=>Chúng tôi thật sự trân trọng lời phát biểu của ông.

-

I missed that. Could you say it again, please?
=>Tôi nghe không rõ. Anh có thể nói lại lần nữa không?


-

I’d like to express my thanks for your participation.
=>Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn về sự hiện diện của ông.

-

What do you think about this proposal?
=>Bạn nghĩ sao về bản đề xuất này?

-

I agree with Lan. The correct approach is to send out the tools to our partners
before making it public to everyone.
=>Tôi đồng ý với Lan. Cách tiếp cận đúng là để gửi ra các công cụ cho các
đối tác của chúng tôi trước khi làm cho nó công cộng cho tất cả mọi người.

-

Can you clarify the second step in your solution proposal? I don't understand
why it is necessary.
=>Bạn có thể làm rõ bước thứ hai trong đề xuất giải pháp của bạn? Tôi
không hiểu lý do tại sao nó là cần thiết.

3.1.4 Tiếng anh được sử dụng khi giao tiếp với khách hàng

Khi giao tiếp với khách hàng cần tôn trọng và lịch sự. Ví dụ:
- I’ll be with you in a moment.
=>Một lát nữa tôi sẽ làm việc với anh/chị.
- Sorry to keep you waiting.
=>Xin lỗi tôi đã bắt anh/chị phải chờ.
-

Can I help you?
=>Tôi có thể giúp gì được anh/chị?

-

Your letter expresses the hope of establishing business connections with us
has met with approval.
=>Lá thư bày tỏ được thiện ý thiết lập mối quan hệ kinh doanh của anh đã
được chấp nhận.

-

We shall be glad to enter into business relation with you.
=>Chúng tôi rất vui được hợp tác kinh doanh với anh.


-

Our mutual understanding and cooperation will certainly result in important
business.

=>Sự hợp tác và am hiểu lẫn nhau của chúng ta chắc chắn mang lại kết quả
quan trọng trong việc kinh doanh.

-

We would like to ask you to kindly send us the related information.
=>Chúng tôi hi vọng ông có thể gửi cho chúng tôi các thông tin liên quan.

-

I’d like to change my reservation.
=>Tôi muốn thay đổi việc đặt chỗ.

-

Actually, it is more than we need.
=>Thật ra nó còn nhiều hơn những gì chúng tôi cần.

-

We are now writing you for the purpose of establishing business relations
with you.
=>Chúng tôi viết cho anh với mục đích muốn thiết lập quan hệ kinh doanh.

-

I would like to meet you.
=>Tôi mong được gặp ông.

-

I am glad to finally get hold of you.
=>Tôi rất vui vì cuối cùng cũng liên lạc được với ông.

-

Shall we make it 2 o’clock?
=>Chúng ta hẹn gặp lúc 2 giờ được không?

-

Is there any possibility we can move the meeting to Monday?
=>Chúng ta có thể dời cuộc gặp đến thứ hai được không?

-

Your desire to establish business relations coincides with ours.
=>Mong muốn thiết lập quan hệ kinh doanh của anh rất hợp ý chúng tôi.

-

I don’t agree with you.
=>Tôi không đồng ý với anh.

- Do you need any help?
=>Anh/chị có cần giúp gì không?
- What can I do for you?
=>Tôi có thể làm gì giúp anh chị?
- Waiting for me some minutes
=>Anh/chị chờ tôi một vài phút.

-

Let’s get down to the business, shall we?
=>Chúng ta bắt đầu thảo luận công việc được chứ?

- We’d like to discuss the price you quoted.
=>Chúng tôi muốn thảo luận về mức giá mà ông đưa ra.
-

We need more facts and more concrete informations.
=>Chúng ta cần nhiều thông tin cụ thể và xác thực hơn.

-

I’m here to talk about importing children’s clothing.
=>Tôi ở đây để nói về việc nhập khẩu quần áo trẻ em.

-

I’ve been hoping to establish business relationship with your company.
=>Tôi vẫn luôn hi vọng thiết lập mối quan hệ mua bán với công ty ông.

- Here are the catalogs and pattern books that will give you a rough idea of our
product.
=>Đây là các catalo và sách hàng mẫu, chúng sẽ cho ông ý tưởng khái
quát về những sản phẩm của công ty chúng tôi.
-

The goods we received were different from the original sample.
=>Hàng hóa chúng tôi nhận được khác với hàng mẫu gốc.

-

We were sorry for this delay.
=>Chúng tôi rất tiếc vì sự chậm trễ này.

-

That was shipped on March 10th. It should reach you in two or three days.
=>Nó đã được chuyển đi vào ngày 10 tháng 3 . Có lẽ nó sẽ đến nơi trong
hai hay ba ngày nữa.

-

What seems to be the trouble?
=>Đại khái là có vấn đề gì?

-

We’ll soon give you a satisfactory replay.
=>Chúng tôi sẽ sớm cho ông một câu trả lời thỏa đáng.

Our store has a special department to handle customer complaints.
=>Cửa hàng chúng tôi có một bộ phận chuyên giải quyết những khiếu nại
của khách hàng.
-

-

I’ll get our manager on duty at once, and you can speak to him.
=>Tôi sẽ lập tức mời quản lý ra để ông có thể nói chuyện với ông ấy.

-

We can try and repair it for you.
=>Chúng tôi sẽ thử và sửa nó lại cho ông.

-

The pamphlet has the information about our after – sale service.


=>Cuốn sách nhỏ này có đầy đủ thông tin về dịch vụ hậu mãi của chúng tôi.
-

We need more facts and more concrete informations.
=>Chúng ta cần nhiều thông tin cụ thể và xác thực hơn.

-

I’m here to talk about importing children’s clothing.
=>Tôi ở đây để nói về việc nhập khẩu quần áo trẻ em.

-

I’ve been hoping to establish business relationship with your company.
=>Tôi vẫn luôn hi vọng thiết lập mối quan hệ mua bán với công ty ông.

*Một số từ vựng hay gặp khi giao tiếp với khách hàng:
appreciate the purchase

cảm ơn về việc mua hàng

encounter a problem with a client

lo lắng vấn đề với khách hàng

handle customer requests

giải quyết những yêu cầu khách
hàng

information about prospective clients

thông tin về những khách hàng có tiềm
năng

treat customers with respect

cư xử lễ phép với khách hàng

disappointed customers

làm thất vọng khách hàng

complaints about the delay

khiếu nại về sự chậm trễ

3.1.4

Tiếng anh sử dụng trong nhận và chuyển cuộc gọi từ khách hàng