Quản lý phòng trong khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ- ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề tài: Quản lý phòng trong khách sạn
Giảng viên hướng dẫn

Phạm Văn Đồng

Sinh viên thực hiện

Đỗ Như Chung

1221050172

Đỗ Văn Lộc

1221050068

Dương Quang Ngọc 1221050075



I.

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.

Hiện trạng và mục tiêu khảo sát

1.1.

Hiện trạng

Hiện nay , dịch vụ khách sạn đang được phát triển với quy mô lớn . Số lượng
khách sạn , nhà nghỉ ngày càng tăng , dẫn đến các dịch vụ cho khách sạn không
thể đáp ứng được những nhu cầu trước đây .
Khách sạn của bạn đang kinh doanh phát đạt , bạn phải mướn thêm nhân viên
để quản lý khách sạn , nhưng điều đó bạn vẫn chưa làm bạn hài lòng về việc
quản lý . Nó làm bạn mất nhiều thời giờ . Nhân viên của bạn phải ghi chép sổ
sách rất nhiều , đôi khi còn bị nhầm lẫn ?
Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trong khách
sạn , cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ có thể làm bạn bỏ lỡ các cơ hội
cho thuê phòng . Bất kỳ 1 sai sót nào cũng có thể khiến uy tín của khách sạn bị
giảm sút , 1 điều bạn không bao giờ mong đợi .
Bạn bận rộn với rất nhiều việc , nên bạn cần biết ngay tình hình kinh doanh
khách sạn khi cần , nhưng thường thì bạn phải đợi đến cuối tháng để nhân viên
hoàn tất báo cáo .
Tất cả các lý do trên đã đặt ra yêu cầu phải có phần mềm quản lý khách sạn
với nhiều ưu điểm để khắc phục các nhược điểm trên và thực hiện tốt các
nghiệp vụ của các bộ phận :
•
•
•

Dễ dàng quản lý , truy cập , thay đổi và chỉnh sửa .
Việc tìm kiếm , liên hệ nhanh chóng và thực hiện dễ dàng .
Quá trình lưu trữ nhanh và được nhiều thông tin.

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 3

1.2.

Mục tiêu

Dựa vào kiến thức được học từ môn phân tích và thiết kế hệ thống,đồ án sẽ
phân tích thiết kế hệ thống quản lý phòng trong khách sạn nhằm mục đích tạo 1 hệ
thống quản lý cho việc kinh doanh của 1 khách sạn bao gồm chức năng:

Quản lý nhân viên
Quản lý khách hàng
Quản lý tài chính
Quản lý hệ thống(Phòng ở,…)
Quản lý khai thác sử dụng (đặt phòng và sử dụng các dịch vụ)

-

1.3.
-

2.



Phương án giải quyết cụ thể

Khảo sát các mô hình quản lý khách sạn , nhà nghỉ đã được xây dựng từ
trước để tìm hiểu các thông tin cơ bản cần quản lý trên thực tế hiện nay .
Phân tích tổng hợp để đưa ra mô hình tổng quát , đưa ra các sơ đồ liên quan

và thiết kế hệ thống tổ chức và quản lý khách sạn hoàn chỉnh .
Yêu cầu chương trình có thể lưu trữ được khối lượng thông tin lớn , có thể
thêm sửa , xóa thuận tiện , tìm kiếm thông tin nhanh theo nhiều tiêu chí khác
nhau .
Khảo sát tổng quan khách sạn
Vài nét về khách sạn 501

Khách sạn 501 xây dựng và sử dụng năm 2010 do ông Nguyễn Văn Chung
làm chủ . Khách sạn nằm tại số 123 – Cổ nhuế - Từ Liêm – Hà Nội . Do kinh phí
có hạn nên khách sạn đi vào hoạt động với quy mô tương đối nhỏ . Khách sạn gồm
5 tầng ( tổng cộng 30 phòng ) . Tầng trệt gồm phòng tiếp tân và phòng giám đốc .
Tiền sảnh rộng rãi có khuôn viên đậu xe . Tầng trên cùng có lợi thế là chỗ nghỉ mát
cho khách , khách có thể trò chuyện tại đó .
Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 4


Khách sạn có 3 loại phòng , tất cả các phòng đều có đầy đủ tiện nghi như : tivi ,
điều hòa , tủ lạnh , nóng lạnh , telephone và wifi phủ sóng toàn khách sạn .
Đội ngũ nhân viên tiếp tân rất nhiệt tình và lịch sự , vui vẻ chỉ dẫn cho khách
khi có yêu cầu ( trong giới hạn cho phép ) . Khách sạn nằm gần mặt đường thuận
tiện cho việc đi lại , đặc biệt là gần 2 trường đại học lớn (Đại học Mỏ-Địa Chất và
Học viện Tài Chính ) và 1 bến xe khách,là nơi thuận lợi cho những kỳ thi trung
học phổ thông và đại học quốc gia cho học sinh,sinh viên toàn quốc đến nghỉ ngơi.
Khách đến nghỉ tại khách sạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu . Khách sạn luôn
luôn quan tâm nâng cấp chất lượng phục vụ . Các quý khách và các đơn vị có nhu
cầu ở khách sạn có thể kliên hệ trực tiếp hoặc qua số máy : 0427525688 . Rất hân
hạnh được phục vụ và đón tiếp quý vị đến khách sạn chúng tôi .


Cơ cấu tổ chức của khách sạn

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

•

•

•

Giám đốc khách sạn:
Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn , mọi vấn đề của khách sạn đều phải
thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý
trong khách sạn .
Phòng tiếp tân:
Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký , giao phòng cho khách và nhận lại
phòng , lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách , nhận những yêu cầu của
khách , giới thiệu và giải đáp thắc mắc của khách .
Phòng bảo vệ:

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 5


•

Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe , khuân hành lý và giữ an ninh trật tự trong khách
sạn .Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh
sáng .
Phòng phục vụ:
Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng . Phục vụ ăn uống , giặt là,và các dịch vụ khác
khi khách có yêu cầu .
 Đặc tả bài toán

Một khách sạn cần tự động hóa trong việc quản lý . Sau khi tìm hiểu , khảo sát
hiện trạng nắm được những thông tin sau :
•

Quản lý khách hàng :

Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau
: Họ tên , Giới tính , Số CMND,Địa chỉ, quốc tịch .
•

Quản lý phòng :

Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào mã phòng , loại phòng và bảng
giá .
•

Quản lý đăng ký thuê phòng :

Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên : mã đăng
ký, mã phòng,mã khách hàng,ngày đến,giờ đến,ngày đi,giờ đi,tiền đặt cọc,ghi chú .

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 6


•

Quản lý thông tin dịch vụ :

Khách sạn quản lý những thông tin sau :mã dịch vụ,tên dịch vụ,loại dịch vụ,giá
tiền;mã đăng ký,ngày sử dụng,số lượng,mã nhân viên.

•

Quản lý việc thanh toán trả phòng :

Việc trả phòng được khách sạn quản lý theo các thông tin sau : Mã đăng ký,mã
phòng,ngày thanh toán,giới tính,mã nhân viên. Bên cạnh việc trả phòng của khách
thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng .
•

Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn :

Tất cả nhân viên phục vụ tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau :Mã
nhân viên,họ tên,ngày sinh,giới tính,CMND,số điện thoại,mã chức vụ.
Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 7


3.


Một số thủ tục và quy trình liên quan đến khách hàng
Quy trình đặt phòng

Để đặt phòng khách hàng có thể đến trực tiếp khách sạn ,hoặc gọi điện
thoại,gửi thư hoặc qua internet.
 Khách hàng có thể chọn 1 trong số cách đặt phòng:đặt phòng đảm bảo và đặt
phòng không đảm bảo.
 Đặt phòng đảm bảo: nghĩa là khách sạn sẽ giữ phòng cho khách tới thời
điểm khách trả phòng,khách hàng phải đặt cọc 1 khoản tiền cho việc đảm
bảo.Nếu khách không tới nhận phòng hoặc báo hủy đăng ký,khách hàng phải

trả chi phí cho việc hủy đặt phòng
 Đặt phòng không có đảm bảo:khách sạn sẽ đảm bảo giữ phòng cho khách
muộn nhất là tới 18h ngày khách tới nhận phòng.Sau thời gian đó,nếu khách
không tới nhận phòng,khách sạn có quyền cho khách hàng khác thuê phòng
đó.
 Thủ tục đặt phòng








Đầu tiên, nhân viên khách sạn tiếp nhận về phòng mà khách muốn đặt bao
gồm:
- Mã đăng ký
- Mã khách hàng
- Họ tên khách (CMND,quốc tịch,giới tính,địa chỉ)
- Ngày đến,giờ đến;ngày đi,giờ đi
- Số lượng người
- Tiền đặt cọc
Sau khi tiếp nhận yêu cầu về phòng của khách,nhân viên sẽ kiểm tra tình
trạng phòng và khả năng đáp ứng của khách sạn.Nếu khách sạn không đáp
ứng được yêu cầu của khách,nhân viên sẽ trả lời từ chối việc đăng ký
phòng,hoặc gợi ý cho khách lựa chọn giải pháp thay thế.Nếu khách sạn có
khả năng đáp ứng yêu cầu của khách,nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và tiến
hành lập phiếu đăng ký phòng cho khách.
Nhân viên xác nhận việc đặt phòng,tiến hành lấy thông tin cá nhân của
khách hàng bao gồm:

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 8






Họ tên khách
Giới tính
Địa chỉ
Số CMND
Quốc tịch

Phiếu đặt phòng của khách được nhân viên kí xác nhận.Mỗi phiếu có một
mã số khác nhau và được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý.Thông tin
về tình trạng phòng cũng được cập nhật lại và báo cáo cho bộ phận phục vụ.
Quy trình nhận phòng



Nhân viên cập nhật danh sách khách đặt phòng và báo cho bộ phận phục vụ
dọn dẹp vệ sinh phòng sẵn sàng phục vụ khách



Nếu khách chưa có đặt phòng từ trước,nhân viên sẽ kiểm tra yêu cầu phòng
của khách và kiểm tra tình trạng phòng.Nếu khách sạn có phòng đáp ứng
được cho khách sẽ tiến hành làm thủ tục nhận phòng.



Nếu khách đã đặt phòng trước,nhân viên sẽ lấy tên của khách hàng và check
phiếu đặt phòng.



Sau khi khách hàng đã kí nhận đăng ký,nhân viên tiến hành bàn giao chìa
khóa phòng cho khách.Phòng của khách là do nhân viên sắp xếp cho
khách.Nếu khách có hành lý,bộ phận phục vụ sẽ giúp khách vận chuyển lên
phòng.Khách sẽ được nhân viên giới thiệu các dịch vụ của khách sạn.




Quy trình trả phòng
Khi khách có yêu cầu trả phòng,bộ phận lễ tân sẽ báo cho bộ phận phục vụ
kiểm tra về tình trạng phòng sau khi khách rời khỏi phòng,vệ sinh phòng
sạch sẽ để phục vụ khách mới.Nếu khách có mượn đồ dùng trong phòng thì

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 9


sẽ yêu cầu khách trả lại cho khách sạn.Khách hàng sẽ giao trả chìa khóa
phòng cho nhân viên lễ tân,rồi ký nhận và thanh toán hóa đơn tiền phòng.

II.



Bộ phận bảo vệ sẽ giúp chuyển hành lý ra xe cho khách,nếu khách có nhu
cầu.

4.

Những thiếu sót mà khách sạn gặp phải
• Do lúc xây dựng chưa có tính toán và không đủ kinh phí nên khách sạn
chưa có hệ thống thang máy , đây là một thiệt thòi và bất lợi rất lớn đối
với khách sạn . Một cản trở để nhận khách vì khách rất ngại leo cao .
• Tuy nằm ngay mặt đường có những lợi thế nhất định nhưng do hệ thống
cách âm trong phòng chưa đạt chuẩn nên khách nghỉ trong phòng phần
nào vẫn bị ảnh hưởng bởi xe cộ đi lại .
• Đội ngũ tiếp tân chưa thật sự giỏi về ngoại ngữ nên rất khó khăn trong
việc đón tiếp khách nước ngoài , mà lượng khách này ngày một tăng
lên .
 Đó là những sai sót khó tránh khỏi của những khách sạn vừa và nhỏ , nếu
khắc phục được những nhược điểm này , cùng với việc áp dụng hệ thống
quản lý khách thông minh thì trong tương lai không xa khách sạn 501 sẽ
ngày càng phát triển hơn .

MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

Mô tả bài toán nghiệp vụ

1.
a)

Mô tả bằng lời

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 10

Khách sạn có 5 tầng gồm 30 phòng,với 3 loại phòng (A,B,C) với mức giá khác
nhau .
Đa số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước (hoặc nhờ hướng dẫn
viên du lịch đăng ký phòng).Một số khác chưa đăng ký thì thuê được phòng
nếu còn phòng.
Khi khách hàng đến,nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng ký
phòng trước hay không,và đăng ký phòng trước loại nào.Như vậy cần phải
tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước.Khi khách đến không đăng ký
phòng trước,nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không.Nếu
không,nhân viên này phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn
khác.Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yêu cầu
khách xuất trình giấy tờ và giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân
khác(nếu khách không có chứng minh nhân dân). Giấy tờ này sẽ trả lại khi
khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn.
Mỗi căn phòng,tùy theo kiểu,vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có
một giá biểu riêng.Khi khách đến thuê,nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu
đăng ký thuê phòng.Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho một người
khách,thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này,Trên phiếu đăng ký
thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào,vào khoảng thời
gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú,tạm vắng khi nhà
chức trách đến kiểm tra.
Nếu khách có yêu cầu dịch vụ(giặt ủi,gọi điện thoại,mát xa,ăn uống,...),nhân
viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ.Mỗi bảng kê có một số thứ tự và
ghi cho chỉ một khách hàng.Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc
bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này.
Khi khách đi:
Mọi thủ tục cũng diễn ra ở phòng tiếp tân,lúc đó,phiếu đến,bảng kê dịch vụ và
hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả.Bộ phận

phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hỏng,mất mát gì không
Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 11


và xác nhận vào phiếu đến.Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách
phải đền bù hoặc trả thêm tiền do khách sạn quy định.Khi khách trả tiền một
hóa đơn thanh toán được lập.Mỗi hóa đơn có một số thứ tự,thu tiền chỉ một
khách hàng,ngày thu, lý do (thu của phiếu đến,bảng dịch vụ và các hóa đơn
nào) với số tiền thu là bao nhiêu.Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác
nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản,một cho khách hàng thanh toán
tiền,và một bản khách sạn giữ lại.
Cuối mỗi ngày nhân viên phải lập báo cáo về danh sách khách đã thuê
phòng,danh sách tình hình các phòng,doanh thu thuê phòng và doanh thu dịch
vụ trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình
hình doanh thu,hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo.
b)

Các hồ sơ



Bảng giá
Loại phòng
A
B
C



Đơn giá/ngày

200.000
150.000
100.000

Hóa đơn thanh toán
•
•
•
•
•
•



Mã phòng
A01-A10
B01-B10
C01-C10

Mã đăng ký: xxxxxxx
Mã Phòng: ……….
Loại phòng: …………..
Ngày thanh toán : xx/xx/xx: xx:xx
Giờ thanh toán: xx/xx/xx: xx:xx
Thành tiền: ………………….

Hồ sơ khách đến

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 12

Tên khách



Ngày trả

Loại phòng

Loại phòng

Số lượng

Số lượng

Địa chỉ

Thời gian
đăng ký

Sử dụng dịch vụ

Mã dịch vụ



Ngày thuê

Hồ sơ đăng ký phòng từ trước

Tên khách



Địa chỉ

Mã đăng ký

Số lượng

Tên dịch vụ

Loại dịch vụ

Phiếu đăng ký thuê phòng

PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG
Họ tên khách hàng : …………………………………………..
Số CMTND

:…………………………………………..

Địa chỉ

: ………………………………………….

Điện thoại

: ………………………………………….

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 13

Giá tiền


Tên
phòng

Số lượng

Đơn giá

Ngày
thuê

Ngày trả

Ghi chú

Thành
tiền

Ngày ….. Tháng ….. Năm 201…
Nhân viên lễ tân



Khách hàng

Phiếu yêu cầu dịch vụ của khách hàng

PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Ngày … Tháng … Năm 201…
Họ tên khách hàng : …………………………………………………………
Số CMND

: …………………………………………………………

Địa chỉ

: …………………………………………………………

Số điện thoại

: …………………………………………………………

Loại dịch vụ



Số lượng

Thời gian

Bảng kê các loại dịch vụ của khách
BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Ngày … Tháng …Năm 201…
Số TT : ………
Họ tên khách hàng : ………………………………….
Số CMND

: ………………………………….
Địa chỉ
: ………………………………….
Điện thoại
: ………………………………….

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 14


Loại dịch vụ



Số lượng

Thời gian

Chi phí

Bảng phân tích xác định chức năng,tác nhân và hồ sơ

Cụm động từ + bổ ngữ
Hỏi – khách

Cụm danh từ
Khách

Nhận xét
Tác nhân

Tham khảo-HS đăng ký phòng

Nhân viên tiếp tân

Tác nhân

Thông báo-cho khách

HS đăng ký phòng trước

Hồ sơ dữ liệu

Yêu cầu-khách

Phòng

=

Giữ lại-CMND

Hồ sơ khách

Hồ sơ dữ liệu

Ghi- phiếu đăng ký phòng

Phiếu đăng ký phòng

Hồ sơ dữ liệu

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 15


Lập-bảng kê dịch vụ

Dịch vụ

=

Giữ lại-bảng kê dịch vụ

Bảng kê dịch vụ

Hồ sơ dữ liệu

Lập-hóa đơn đặt tiệc

Tiệc

=

Thỏa thuận-giá phòng

Hóa đơn đặt tiệc

Hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra-phòng

Bộ phận kế toán

Tác nhân

Xác nhận-phiếu đến

Đơn giá

=

Lập-hóa đơn

Phòng tiếp tân

=

Ký xác nhận-hóa đơn

Hóa đơn thanh toán

Hồ sơ dữ liệu

Giữ lại-phiếu thu

Báo cáo

Hồ sơ dữ liệu

Lập báo cáo

Lãnh đạo công ty

Tác nhân

2.

Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 16


Đăng ký thuê phòng
Đăng ký dịch vụ

Khách

Hệ thống quản lý
khách sạn

Nhận Phòng

Y/C Báo Cáo

Đáp ứng DV

Báo cáo

Giám
đốc

T

Y/c thanh toán
Gửi phiếu t.t

Hình 1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

3.

Lập biểu đồ phân rã chức năng

a.

Nhóm dần các chức năng
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Các chức năng chi tiết ( lá )
Cập nhật DS đăng ký phòng
Cập nhật tình trạng phòng
Cập nhật các danh mục dịch vụ
Cập nhật DS khách
Đăng ký thuê phòng
Đăng ký sử dụng dịch vụ
Thanh toán phòng

Thanh toán dịch vụ

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 17

Nhóm lần 1

Nhóm lần 2

Cập nhật
danh mục
Cho khách
thuê phòng
Thanh toán

QUẢN LÝ
KHÁCH
SẠN


9.

b.

Thanh toán hóa đơn

Biểu đồ phân rã chức năng

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 18

1.

Cập nhật
danh mục

1.1. Danh sách đăng ký

phòng

1.4.Danh
Khách
1.2.Tình
trạngsách
phòng

2.Cho thuê phòng

3. Thanh toán

4.Báo cáo thống
kê

2.1.Đăng ký thuê
phòng

3.1.Thanh toán phòng

4.1.DS khách đã

thuê phòng

2.2.Đăng ký sử dụng
dịch vụ

3.2.Thanh toán dịch vụ

4.4.Doanh
thu
4.2.DS
tình hình
vụ
các dịch
phòng

3.3.Thanh toán hóa đơn

4.3.Doanh thu
thuê phòng

1.3.Danh mục các dịch
vụ

Hình 2: Biểu đồ phân rã chức năng gộp của hoạt động quản lý khách sạn

c.

Mô tả chi tiết các chức năng lá

1.1.Cập nhật danh sách đăng ký phòng :



Các khách hàng đã đăng ký phòng từ trước.

1.2.Cập nhật tình trạng phòng :


Các loại phòng hiện có trong khách sạn được cập nhật thường xuyên về
trang thiết bị,tình trạng và khả năng phục vụ.

1.3.Cập nhật danh mục các dịch vụ:

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 19




Các loại dịch vụ mà khách sạn hiện có,có thể phục vụ được với giá tương
ứng được cập nhật hàng ngày.

1.4.Cập nhật danh sách khách :


Các thông tin về bản thân khách hàng khi đến thuê phòng cũng được cập
nhật thường xuyên.

2.1.Đăng ký thuê phòng :


Khi khách có nhu cầu thuê phòng,khách làm việc với lễ tân và phải thông

báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê( bao nhiêu người,cần mấy
phòng,loại phòng nào,tiện nghi ra sao?...) để từ đó lễ tân mới có thể sắp
xếp phù hợp với khách được.

2.2.Đăng ký sử dụng dịch vụ :


Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng,khách có thể sử dụng các dịch vụ khác
mà khách sạn có thể đáp ứng (như ăn uống,giặt ủi,karaoke,massager,…),
chỉ cần đăng ký với bộ phận phục vụ khách sạn.

3.1.Thanh toán trả phòng :


Khi khách muốn trả phòng khách sạn thì phải thông báo với lễ tân để
nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc
nhận phòng.

3.2.Thanh toán dịch vụ :


Ngoài việc thanh toán tiền phòng thì khách phải thanh toán luôn cả tiền
đã sử dụng dịch vụ trong thời gian ở tại khách sạn.

3.3.Viết hóa đơn thanh toán :

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 20




Bộ phận lễ tân phải chuyển cho khách hóa đơn thanh chi tiết cho
khách,cả tiền phòng lẫn tiền sử dụng dịch vụ khác.

4.1.Báo cáo danh sách khách đã thuê phòng :


Báo cáo chi tiết các khách đã thuê phòng ở trong khách sạn và hiện tại
đang ở trong khách sạn.

4.2.Báo cáo danh sách tình hình các phòng:


Danh sách các phòng đã được khách thuê,các phòng hiện còn trống,các
phòng bị hư hỏng không thể sử dụng được.

4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng:


Doanh thu tiền thuê phòng của khách hàng từng ngày,tháng,quý,năm.

4.4.Báo cáo doanh thu các dịch vụ:


d.

Báo cáo tình hình doanh thu từ các dịch vụ mà khách đã sử dụng hàng
ngày.

Liệt kê các hồ sơ sử dụng

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Danh mục phòng
Hồ sơ đăng ký phòng trước
Hồ sơ khách đến
Phiếu đăng ký thuê phòng
Phiếu đăng ký dịch vụ
Danh mục dịch vụ
Phiếu trả phòng
Hóa đơn thanh toán

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 21


e.

a.
b.
c.
d.
e.

Lập ma trận thực thể - chức năng

Các thực thể
Danh mục phòng
Hồ sơ đăng ký phòng trước
Hồ sơ khách đến
Phiếu đăng ký thuê phòng
P
h
i
ế
u
đ
ă
n
g
k
ý
d
ị
c
h

f.

v
ụ
D
a

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 22

n
h
m
ụ
c
d
ị
c
h

g.

h.
1.
2.
3.
4.
III.

v
ụ
P
h
i
ế
u
t
r

ả
p
h
ò
n
g
Hóa đơn thanh toán
Các chức năng nghiệp vụ
Cập nhật danh mục
Cho thuê phòng
Thanh toán
Báo cáo thống kê

MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 23

a
U
R
R

b
R

c
U
C
R

d

e

R
R
R

R
R
R

f
U
R
R

g

h

R
R

C
R


1. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 0.

Chú thích : Với nét xanh là phần thay thế hay thêm vào
a : Danh mục phòng
b : Hồ sơ đăng ký phòng trước
c: Hồ sơ khách đến
d : Phiếu đăng ký thuê phòng
e : Phiếu đăng ký dịch vụ
Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 24


f : Danh mục dịch vụ
g: Phiếu trả phòng
h: Hóa đơn thanh toán

2. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 1.
a.

Biểu đồ của tiến trình “1.0.Cập nhật danh mục”.

b.

Biểu đồ của tiến trình “2.0. Cho thuê phòng”.

Đồ án môn Phân tích và thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 25