ÁP DỤNG 5s TRONG y tế

BỆNH VIỆN PHỔI BẮC GIANG
KHOA DƯỢC

THÔNG TIN THUỐC
THÁNG 12

ÁP DỤNG 5S TRONG Y TẾ
I. GIỚI THIỆU
Chi phí cho chăm sóc y tế đang ngày càng tăng lên một cách nhanh chóng, các nhà
cung cấp dịch vụ y tế, các phòng khám, bệnh viện ngày càng chịu áp lực để giảm chi phí,
và áp lực còn nhiều nhiều hơn nữa trong việc gia tăng chất lượng dịch vụ và an toàn
người bệnh, giảm thời gian chờ của bệnh nhân, và giảm thiểu các sai sót và các vụ kiện
tụng liên quan. Tổng thời gian từ lúc bệnh nhân bước vào bệnh viện đến khi hoàn tất quá
trình khám bệnh, việc đưa ra các quyết định điều trị và các cận lâm sàng phù hợp… đã trở
thành thước đo chính cho sự cải tiến trong dịch vụ y tế.
Công ty Toyota đã phát triển các nguyên lý hệ thống để chỉ ra những vấn đề tương
tự trong việc chế tạo xe ô tô. Trong những năm đầu của thập niên 1980s, Takashi Osada,
nhà sáng lập Toyota đã thiết lập nên cách thức ứng dụng 5S vào trong kinh doanh. Vào
năm 1999, 5S được mô tả là 1 kỹ thuật gồm 5 bước để thiết lập và duy trì chất lượng của
môi trường làm việc trong một tổ chức. Việc thực hiện 5S sẽ giúp nơi làm việc được tổ
chức tốt, giúp cho các nhân viên phân biệt được các điều kiện bình thường và không bình
thường để từ đó giúp làm giảm sai sót và chi phí, và để duy trì môi trường làm việc an
toàn. Nội dung cốt lõi là cung cấp những gì cần thiết, vào thời gian cần thiết và ở nơi cần
thiết (đúng vật, đúng thời điểm và đúng nơi). 5S là một trong những công cụ trong
nguyên lý hệ thống quản lý của Toyota với tên gọi là “triết lý tinh gọn” - Lean
methodology. Các nhà thực hành Lean đồng ý rằng 5S chính là nền tảng của Lean. Mục
tiêu ban đầu của 5S là làm gia tăng hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Sau nhiều thập kỉ
phát triển bởi các nhà sản xuất ô tô, việc ứng dụng phương pháp tinh gọn, bao gồm 5S
giúp gia tăng tốc độ sản xuất, chất lượng và an toàn. Nhiều đơn vị y tế đã ứng dụng 5S để
cải thiện tính hiệu quả trong công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Ý nghĩa của 5S
Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt

Nội dung

S1 Seiri

Sort

Sàng lọc

Xác định và loại bỏ những thứ không cần
thiết/không sử dụng, giảm bớt sự bề bộn

S2 Seiton

Set in order Sắp xếp

Tổ chức các vật cần sử dụng vào đúng vị
trí và thuận tiện cho việc sử dụng

S3 Seiso

Shine

Đạt được và duy trì sự sạch sẽ

S4 Seiketsu

Standardize Săn sóc

Thiết lập 3S đầu tiên thành tiêu chuẩn
thực hiện nơi làm việc

S5 Shitsuke

Sustain

Huấn luyện và duy trì đúng theo các
nguyên tắc từ S1-S4

Sạch sẽ

Sẵn sàng

Việc triển khai 5S đơn giản là các hoạt động thông qua việc làm giảm các sự lãng
phí và các hoạt động không cần thiết, các hoạt động không mang lại lợi ích. Nó cũng giúp
ích trong việc cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và mức độ an toàn. Vì
vậy, 5S là hoạt động chính trong Kaizen và hướng tới Quản lí chất lượng toàn diện TQM. 5S được áp dụng để tạo ra bước chuyển biến để cải thiện môi trường làm việc và
khuyến khích, tạo động lực làm việc cho nhân viên trong bệnh viện. 5S bao gồm một
chuỗi các hoạt động cần được thực hiện một cách hệ thống với sự tham gia của toàn thể
nhân viên trong bệnh viện. Các hoạt động 5S nên được thực hiện theo hình thức tham gia
thực sự để cải tiến chất lượng của cả môi trường làm việc và các dịch vụ được cung cấp
cho bệnh nhân.
II. LỢI ÍCH CỦA VIỆC THỰC HIỆN 5S


Các giá trị mang lại từ 5S
1. Lợi ích cho bệnh  Ít xảy ra sai sót trong lâm sàng.

nhân
 Giúp người bệnh không phải chờ đợi điều trị quá lâu.
 Hoạt động ít tốn kém hơn và giúp giảm chi phí y tế.
 Mang đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp ích cho tinh
thần của người bệnh và nhân viên y tế.
2. Lợi ích cho nhân viên
y tế

Tạo cơ hội để nhân viên y tế đưa ra những ý kiến sáng tạo
về cách tổ chức và vận hành nơi làm việc.
 Tạo môi trường làm việc dễ chịu hơn cho nhân viên.
 Giúp nhân viên y tế thỏa mãn hơn trong công việc.
 Giúp nhân viên y tế xác định rõ hơn những gì đang muốn
thực hiện, khi nào và ở đâu.
 Giúp nhân viên y tế giao tiếp và làm việc với mọi người
dễ dàng hơn.
3. Lợi ích cho cơ sở •
Lợi ích 1: Không sai sót giúp chất lượng cao hơn
khám chữa bệnh
•
Lợi ích 2: Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn
•
Lợi ích 3: Không chậm trễ có nghĩa là người bệnh
không chờ đợi
•
Lợi ích 4: Không rối loạn thúc đẩy sự an toàn
•
Lợi ích 5: Không có những tình trạng bất thường


•
•
•

•
•
•
•

giúp cho các quy trình làm việc luôn ở trạng thái sẵn sang
Lợi ích 6: Không có khiếu nại mang đến sự tự tin và
tin tưởng tốt hơn
Lợi ích 7: Không mệt mỏi sẽ hạn chế nhân viên nghỉ
việc
Lợi ích 8: Không thâm hụt giúp ổn định tài chính

CÁC LỢI ÍCH CHO ĐƠN VỊ Y TẾ
Lợi ích 1: Không sai sót giúp chất lượng cao hơn
Các sai sót y khoa do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả việc sử dụng nhầm thuốc và điều trị
nhầm bệnh nhân. Sàng lọc và Sắp xếp ngăn chặn các loại lỗi này. Hơn nữa, việc bảo quản
thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi" cho việc tìm kiếm dụng cụ thất
lạc. Những lợi ích này và các kết quả khác trong việc thực hiện 5S giúp gia tăng thời gian
thăm khám tại giường bệnh và góp phần làm giảm những sai sót trong lâm sàng.
Lợi ích 2: Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn
Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế. Thực hiện 5S có thể giúp loại bỏ các
loại lãng phí sau đây:
Lưu trữ vật tư nhiều quá mức cần thiết tại các nhà kho trung tâm
Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ
Mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc chờ đợi các thuốc hoặc thiết bị khó tìm.

Lãng phí thao tác do các vật tự và trang thiết bị đặt ở các vị trí khó tiếp cận.
Lợi ích 3: Không chậm trể nghĩa là người bệnh không chờ đợi
Tại các cơ sở y tế không thực hiện 5S triệt để, thời hạn làm việc thì qua nhanh và người
bệnh thì chờ đợi trong khi mọi người thì lại đang bận rộn cố gắng để nhớ những gì họ đã
làm cho người bệnh trước đó, tìm kiếm trang thiết bị và vật tư, chờ đợi các bác sĩ thực
hiện thăm khám, chờ đợi kết quả xét nghiệm ... Thật là khó khăn khi bắt người bệnh phải
chờ đợi do các vấn đề như: sự di chuyển lãng phí và quá nhiều sai sót và các khiếm
khuyết cả về hành chính và lâm sàng. Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở
nên đáng tin cậy hơn và người bệnh được đối xử tốt hơn như họ mong muốn.
Lợi ích 4: Không rối loạn thúc đẩy an toàn
Tổn thương cho người bệnh hoặc đội ngũ nhân viên có thể xảy ra khi trang thiết bị, thuốc
men, vật tư để trong các hành lang và khi các vật dụng được chất đống cao trong khu vực
lưu trữ, hoặc khi các bề mặt nơi làm việc và thiết bị bị bao phủ bởi bụi và các chất bẩn
khác.
Lợi ích 5: Không có những tình trạng bất thường giúp cho các quy trình luôn ở trạng
thái sẵn sàng
Khi công việc bảo dưỡng hàng ngày được tích hợp với nhiệm vụ làm sạch hàng ngày,
nhân viên y tế sẽ phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn trên lâm
sàng. Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng.
Khu vực làm việc và trang thiết bị được bảo dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là các sự cố


•
•
•
•

làm gián đoạn quy trình xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy ra
cũng dễ dàng hơn.
Lợi ích 6: Không khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng hơn

Những cơ sở y tế thực hiện 5S hầu như thoát được các sai sót và trì hoãn trên lâm sàng.
Điều này có nghĩa là họ cũng thoát khỏi sự phàn nàn của người bệnh về chất lượng điều
trị. Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ:
Sẽ ít xảy ra các sai sót.
Sẽ giảm chi phí.
Không làm cho bệnh nhân chờ đợi.
An toàn.
Lợi ích 7: Nâng cao tinh thần nhân viên sẽ hạn chế nhân viên nghỉ việc
Việc thực hiện 5S có thể giúp cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên. Các nghiên cứu đã
chỉ ra rằng các nhân viên y tế hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả
năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác. Xét về chi phí, trung bình (tại Hoa Kỳ), mất hơn
$80.000 để thay thế một y tá, điều này mang lại lợi ích về tài chính rất đáng kể cho đơn
vị.
Lợi ích 8: Không thâm hụt giúp ổn định tài chính
Các cơ sở y tế không thể tăng doanh thu mà không cần đến việc cung cấp dịch vụ chăm
sóc có chất lượng hoặc có được sự tin tưởng của người bệnh. Năm trụ cột của 5S cung
cấp một nền tảng vững mạnh cho việc xây dựng chất lượng và niềm tin của người bệnh
và kế đến, là lòng trung thành của người bệnh. Do đó, các cơ sở y tế với một nền tảng 5S
vững chắc có nhiều khả năng trở nên ổn định về tài chính hơn.
III. ÁP DỤNG 5S TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ PHƯƠNG CHÂU:
Với mục tiêu không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm tạo ra những
sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, bệnh viện quốc tế (BVQT) Phương Châu đã
quyết định triển khai mô hình 5S tại các khoa, phòng để xây dựng một môi trường làm
việc khoa học, an toàn hơn cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu các rủi ro, sai sót và giúp
tiết kiệm thời gian trong công tác khám chữa bệnh.
Ở bước đầu áp dụng vào thực tế, mô hình 5S đã được các khoa, phòng nhiệt tình
hưởng ứng và đạt được một số kết quả đáng khích lệ. Điển hình như tại phòng Kế hoạch
tổng hợp hay phòng Tiếp thị và Chăm sóc khách hàng, hoạt động cải tiến này đã được
thực hiện thành công ở các bước: Sàng Lọc, Sắp Xếp, Sạch Sẽ không gian làm việc và
đang được Săn Sóc hàng ngày để luôn Sẵn Sàng khi cần sử dụng.

Từ những kết quả khả quan gặt hái được tại khối hành chánh, mô hình 5S đang được đẩy
mạnh hơn tại các khối chuyên môn mới kỳ vọng nâng cao công tác quản lý an toàn cho
người bệnh, cũng như quản lý chất lượng bệnh viện.
Hiện tại Ban Quản lý chất lượng BVQT Phương Châu đã lên
kế hoạch đến từng khoa, phòng để hỗ trợ công tác 5S. Đồng hành với
chiến dịch là cuộc thi “PHÁT ĐỘNG PHONG TRÀO 5S TẠI CÁC
KHOA/PHÒNG” với Slogan 3 KHÔNG


“KHÔNG vật vô dụng – KHÔNG bừa bãi – KHÔNG dơ bẩn”
(Mỗi ngày dành 5 phút trước và sau giờ làm để thực hiện 5S tại bàn làm việc)
IV. KẾT LUẬN:
Phương pháp 5S là phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để cải thiện môi trường
chăm sóc sức khỏe. Ngày càng nhiều đơn vị y tế trong và ngoài nước ứng dụng 5S vào
trong các hoạt động của bệnh viện. 5S là tiền đề cho việc ứng dụng phương pháp “tinh
gọn trong y tế” (Lean Hospital) giúp cho hoạt động của bệnh viện trôi chảy, tinh gọn,
giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng trong cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh.
Tài liệu tham khảo:
1.
Thomas L. Jackson (2009), 5S for Healthcare, CRC Press.
2.
TMQ Unit (2015), Manual for Implement of 5S in Hospital Setting, Hospital
Services Management, DGHS, Dhaka, Bangladesh – JICA program.
3.
Ontario Hospital Association (2013), 5S for Health care.
4.
Fanny Y. F. Young (2014), The Use of 5S in Healthcare Services: a Literature
Review, International Journal of Business and Social Science, Vol. 5, No. 10(1).