Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và phát triển công nghệ thăng long

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án
Vũ Thu Hà

1


LỜI CẢM ƠN
Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc
sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống
thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành
trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng
dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý
báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn
thành đồ án của mình.
Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các
các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ
cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và
Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt
tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty.
Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014
Sinh viên
Vũ Thu Hà

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2
MỤC LỤC ............................................................................................................. 3
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 9
DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT ................................................................... 12
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................ 13
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán
trong DN...................................................................................................... 13
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13
a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13
b. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................... 13
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán ................................................... 13
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14
a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14
b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15
c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ........................... 16
1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 16
1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 17
1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................... 17
a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17

3

b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng
............................................................................................................. 18
1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20
a. Khái niệm ........................................................................................ 20
b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21
c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21
1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo ................................................................... 21
a. Khái niệm ........................................................................................ 21
b. Đặc điểm ......................................................................................... 21
c. Một số công cụ tạo báo cáo ............................................................. 22
1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp............................... 23
1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư........................................................ 23
1.2.2. Phân loại vật tư.................................................................................. 23
1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23
a. Khái niệm ........................................................................................ 23
b. Phân loại .......................................................................................... 23
1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25
a. Khái niệm ........................................................................................ 25
b. Đặc điểm ......................................................................................... 25
c. Phân loại .......................................................................................... 25
1.2.3. Đánh giá vật tư .................................................................................. 26
1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá................................................................... 26
1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27
a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: .......................... 27
4


b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán................................................. 28
1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28
1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29

1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư ................................................... 30
1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai
thường xuyên........................................................................................... 30
a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30
b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:................................. 30
1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ ... 33
a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:................................. 33
b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ........................................... 36
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long ................................................................................................................ 36
2.1.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................... 36
2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36
2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36
2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ............................................. 37
2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39
2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán ........................................................................ 39
2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 41
2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42
2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 42
5


2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu .................................................................. 43
2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43
2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 44
2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên
vật liệu tại công ty ....................................................................................... 46
2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại

công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long .................. 46
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46
2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 47
2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49
2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 50
2.3.5. Bộ sổ kế toán ..................................................................................... 51
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu ........................... 52
2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 52
2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .......................................... 53
CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54
3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần
Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống ........................................................ 54
3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .................................................. 54
3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán .......................................................... 54
3.1.2.2. Mô tả bài toán ............................................................................ 55
3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được............................................................. 56
6


3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán ........................................................ 57
3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57
3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ......................................................... 58
3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá ......................................................... 58
3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60
a. Chứng từ .......................................................................................... 60
b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60
3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng........................................................ 61

3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic ................................................ 62
3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ...................................................... 62
3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 ..................................... 63
a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho” ........................................... 63
b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64
c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” .............. 65
d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65
3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R ...................................................... 66
3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66
3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70
3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính ...................... 71
3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R ............................... 73
3.2. Thiết kế mô hình logic ............................................................................. 74
3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ.................................. 74
3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74
3.2.3. Chuẩn hóa.......................................................................................... 75
7


3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập ................................................................ 75
3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất.................................................................. 75
3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê ...................................................... 76
3.3. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................ 76
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .............................................................. 76
3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên .................................................. 76
3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................... 77
3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81
3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82
3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82
3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82

a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82
b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85
c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91
d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95
e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95

8


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông
tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh
nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của
khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý
của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các
nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề
áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức
thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình.
Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong
muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính
hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công
nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công
ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại
đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công
tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường
cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây
dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển

công nghệ Thăng Long.”
Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel. Do
vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải
quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của
doanh nghiệp.

9


2. Phạm vi của đề tài
Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của
đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại
bộ phận kế toán vật tư.
3. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào
doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy
đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh
chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi
công.
 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý
nguyên liệu, vật liệu của công ty.
 Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản
lý vật tư.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu
thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình

hướng đối tượng.
5. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008
Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012
Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress

10


6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ
yếu vào 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát
triển Công nghệ Thăng Long.
Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại
Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long.
Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em không tránh khỏi những hạn chế
và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy
cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến
thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn
Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng
Tài chính – Kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long đã giúp em hoàn thành đề tài này!

11

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT
Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

HTTT

Hệ thống thông tin

CTGS

Chứng từ ghi sổ

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

CSDL

Cơ sở dữ liệu

HQTCSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

N- X- T

Nhập – Xuất – Tồn

QĐ – BTC

Quyết định – Bộ Tài Chính

TK

Tài khoản

NVL

Nguyên vật liệu

VNĐ

Việt Nam Đồng

12


CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế
toán trong DN
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
a. Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một
hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu
liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết
một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực
tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình
hay phần mềm khác.
b. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin
kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,
xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra
sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán
Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa
là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai
trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên
do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên
vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:
- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ
công:Việc tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế một
13


phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người
làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng
huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác
hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra
các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh
hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả
khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

- Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp
thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông
tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng
số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên
internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp
thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty
chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các
thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông
tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao
tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền
tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau
trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ.
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán
a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh
trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách
phân loại của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở
dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.

14


Giai đoạn 2: Xử lý
Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông
tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn
1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng
từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích

lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,
đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân
đối thử của từng tài khoản
Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu
tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài
chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc
lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay
kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế
toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích
phục vụ nhu cầu quản trị.
Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có
thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn
toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá
sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.
b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó
nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành
phần của một phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp
xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
15

c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục
để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết
theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán
- Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Tìm hiểu và làm sang tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng
của khách hang.
- Bước 2: Phân tích
Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong
rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhắm
tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản
lý.
- Bước 3: Thiết kế hệ thống
Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2
tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất
cho hệ thống.

16

- Bước 4: Xây dựng hệ thống
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao
diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập
nhật về tiến độ của dự án.
- Bước 5: Kiểm thử
Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua
quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạp dựng và hoạt động
để kiểm thử.
- Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách
hàng.
- Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử
dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng
nguyên tắc.
- Bước 8: Bảo hành, bảo trì.
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo
dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.

1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán
1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu
a. Các khái niệm cơ bản
- Một cơ sở dữ liệu (CSDL/ DB: DataBase) là một tập hợp các tập tin có
liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu.
- Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL/ DBMS: DataBase
Management System) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL

17

đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm và với một kiến trúc
nhất định.
- Một hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL/ DBS: DataBase System) là một phần mềm
cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,
sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử
dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thông qua các lệnh của ngôn ngữ
người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài. Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ
hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử
dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc (Structured Query Language). Các hệ quản
trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle , Visual FoxPro,
PostgreSQL ,SQL Server , DB2 , Infomix...
- Ưu điểm của HQTCSDL:
+ Quản lý được dữ liệu dư thừa.
+ Đảm báo tính nhất quán cho dữ liệu.
+ Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn.
+ Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu.
- Nhược điểm:
+ HQTCSDL tốt thì khá phức tạp.
+ HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ.
+ Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng.
+ HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường
chậm.

18

* Đối với các hệ thống nhỏ: Là hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị
cơ sở dữ liệu thấp nên hệ quản trị CSDL Microsoft Acess là phù hợp. Nó có các
ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Nhỏ gọn.
+ Cài đặt dễ dàng.
+ Phù hợp với các qui mô nhỏ.
- Nhược điểm:
+ Hạn chế về kích thước CSDL.
+ Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL.
+ Kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm.
+ Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng.
+ Không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.
* Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu phân tán trên một
phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là
phù hợp nhất đối với các hệ thống này. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là
Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Tính bảo mật, độ an toàn dữ liệu cao.
+ Dễ bảo trì, nâng cấp.
+ Dễ cài đặt và triển khai
+ Có cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
- Nhược điểm:
+ Chi phí đầu tư lớn.
+ Độ phức tạp cao.
19


+ Quản trị khó.

* Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ
sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu
và nhược điểm nhất định:
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro
- Ưu điểm:
+ Dễ dàng nâng cấp, sửa đổi.
+ Dễ dàng tổ chức Cơ sở dữ liệu.
- Nhược điểm:
+ Khả năng bảo mật kém.
+ Không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.
+ Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,
VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
- Ưu điểm:
+ Truy cập cơ sở dữ liệu ổn đinh.
+ Dễ sử dụng.
+ Dễ theo dõi.
+ Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh.
- Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.
1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình
a. Khái niệm
Ngôn ngữ lập trình là một dạng ngôn ngữ được thiết kế và chuẩn hóa để
truyền các chỉ thị cho máy tính (hoặc máy khác có bộ xử lí). Ngôn ngữ lập trình

20


có thể được dùng để tạo ra các chương trình nhằm mục đích điều khiển máy tính
hoặc mô tả các thuật toán để người khác đọc hiểu.
b. Đặc điểm:

 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng để
giải quyết các bài toán.
 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng để
giải quyết các bài toán.
c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:
 Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: Cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng
cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương
trình lơn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều
trong hiện tại. VD: Pascal, C…
 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: Là phương thức cao hơn của lập trình,
cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,
đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mơi hơn so với lập trình cấu
trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada…
1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo
a. Khái niệm
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ
các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu cầu
của người sử dụng.
b. Đặc điểm
- Báo cáo thường được thiết kế gốm ít cột và nhiều dòng do khổ giấy in bị
giới hạn.

21


- Giúp người quản lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy thông
qua các giao diện được hỗ trợ sẵn.
c. Một số công cụ tạo báo cáo
- XtraReport của Devexpress: Đây là công cụ tạo mẫu báo cáo tuyệt vời

cho lập trình viên và đang được sử dụng phổ biến hiện nay. XtraReport giúp việc
thiết kế và chỉnh sửa trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với Crystal Report.
XtraReport hỗ trợ rất nhiều và đều giống như Crystal Report.
- Crystal Report: hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có
thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số
ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn,
kết xuất sang các định dạng khác như Excel.
- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu
để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Report sẽ giúp
bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp.
- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư
từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro
hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord
2007 +), và RTF (Rich Text Format).
- Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai
cách:
+ Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo
cáo khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
+ Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình
tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều
kiện hoàn cảnh.

22


1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp
1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho
quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng
thay thế, công cụ, dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại
vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất
kinh doanh được tiến hành bình thường.
Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các
loại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành
thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy
đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử
dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.2. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại,
và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu
quản lí. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư
được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu
a. Khái niệm
Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Phân loại
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
23


+ Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình
sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển
một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
+ Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành

nên thực thể sản phẩm.
+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất
kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên.
Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu
hồi thanh lí Tài sản cố định…
* Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:
+ Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài.
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế.
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu có thể chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý.
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác.
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng
có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công
tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu.

24


1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ
a. Khái niệm
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của
TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Vì vậy, CCDC được quản lý và hạch toán
như NVL.
b. Đặc điểm
- Trong quá trình sản xuất kinh doanh, CCDC không trực tiếp cấu thành

nên thực thể sản phẩm hàng hóa. CCDC tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và
không bị thay đổi về hình thái ban đầu.
- Về mặt giá trị: Giá trị của CCDC được chuyển dần dần từng phần vào giá
trị của sản phẩm hàng hóa.
* Theo quy định hiên hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt
giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công
tác xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hang hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá
trị trong quá trình dự trữ, bảo quản:
+ Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ.
+ Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
+ Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
c. Phân loại
* Căn cứ vào phương pháp phân bổ, CCDC được chia thành:
- Loại phân bổ 1 lần: Là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng
ngắn và loại phân bổ nhiều lần.
- Loại phân bổ nhiều lần: Là những CCDC có giá trị lớn hơn, thời gian sử
dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
25