Hoạt động chứng thực tại quận nam từ liêm và một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại quận nam từ liêm

ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI
BỘ MÔN LUẬT HÀNH CHÍNH
--------o0o--------

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài
Hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm và
Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động
chứng thực tại quận Nam Từ Liêm

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lê Thị Thúy
Sinh viên: Phùng Bá Quân- MSSV: K11DCQ072
Lớp: K11DCQ


Hà Nội, tháng 01 năm 2015
MỤC LỤC
2.3. Những kết quả đạt được, tồn tại hạn chế, nguyên nhân............................22
2.3.2. Những hạn chế, bất cập ...............................................................................................................29
2.3.3. Nguyên nhân: ..............................................................................................................................40

PHỤ LỤC………………………………………………………….……………....64

PHẦN MỞ ĐẦU
Chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao
dịch của công dân, tổ chức và của chính các cơ quan nhà nước. Xã hội càng
phát triển thì nhu cầu chứng thực cũng ngày càng tăng theo. Có một thực tế
rất dễ gặp trong cuộc sống một cá nhân, tổ chức có thể sử dụng cùng 1 thời
điểm nhiều loại giấy hoặc một loại giấy tờ vào nhiều công việc khác nhau.
Nhà nước khi tiến hành chứng thực các bản sao là: Sao đúng với bản chính
2

nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch
có sử dụng văn bản này và đảm bảo an toàn cho công tác quản lý nhà nước.
Xét ở góc độ hành chính học, chứng thực là một dịch vụ công mà Nhà
nước có trách nhiệm cung ứng cho công dân của mình. Tại góc độ này, trong
bối cảnh chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ
nghĩa trọng tâm là đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia theo hướng
trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của công
dân, thì việc cải cách hoạt động chứng thực là yêu cầu tất yếu và đặc biệt
quan trọng. Kể từ ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị định
số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký (sau đây viết là Nghi định 79/2007/NĐ-CP), Nghị
định 04/2012/NĐ-CP; Thông tư 03/2008/TT-BTP; Luật Công chứng số:
53/2014/QH13 có hiệu lực thi hành kể từ 01/01/2015 đã thể hiện sự mong
muốn, quyết tâm cải cách mạnh mẽ trong lĩnh vực này.
Việc tách bạch rõ hoạt động công chứng và chứng thực, quy định rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn…của cơ quan hành chính thực hiện chứng
thực là sự đổi mới, điểm sáng trong công tác cải cách nền hành chính của
nước ta trong thời gian vừa qua, nó đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo
nhiều thuận lợi cho các cá nhân và tổ chức trong hoạt động chứng thực;
Thực hiện phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho Ủy ban
nhân dân cấp xã đối với các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt. Sự phân cấp này
không chỉ tạo thuận tiện cho người dân về việc đi lại mà còn mở ra một hệ
thống rộng rãi với hơn 12.000 cơ quan chứng thực thay vì chỉ có hơn 700 Ủy
ban nhân dân cấp huyện; giảm tải cho các phòng công chứng, từ đó giải quyết
được tình trạng quá tải tại nhiều phòng công chứng. Nghị định còn cho phép
người dân có thể liên hệ với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan
chứng thực bản sao từ bản chính thông qua đường bưu điện, đồng thời khuyến
khích các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ tự đối chiếu với bản chính,

không nhất thiết phải cần bản sao có chứng thực. Ngoài ra, Nghị định đã
3


mạnh dạn xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với
hộ khẩu, theo đó, các cá nhân, tổ chức có thể đến bất kỳ cơ quan chứng thực
nào để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quy định; thời gian giải
quyết được rút ngắn trong một buổi làm việc; trong hầu hết các trường hợp
chứng thực, người yêu cầu chứng thực không cần xuất trình giấy tờ tuỳ thân,
chỉ xuất trình khi chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, cũng chính từ sự phân cấp này, bản thân nó đã làm phát sinh
nhiều vấn đề cần giải quyết. Sau gần 7 năm thực hiện Nghi định số 79/NĐ-CP
(mặc dù Chính phủ đã ban hành Nghị định, thông tư sửa đổi, bổ sung Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP), đã bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế, từ yếu tố thể chế
chứng thực đến công tác tổ chức thực hiện.
Xuất phát từ thực tế trên, được sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn:
ThS.Lê Thị Thúy. Em đã chọn đề tài “Hoạt động chứng thực tại quận Nam
Từ Liêm và Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động
chứng thực tại quận Nam Từ Liêm” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với
mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào quá trình cải cách nền hành chính,
hoạt động chứng thực, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân tại địa phương
mình công tác.

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Khái niệm hoạt động chứng thực
Trong cuộc sống, từ khi sinh ra, đi học, đi làm mỗi công dân Việt nam
được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp rất nhiều loại giấy tờ như: giấy
khai sinh, bằng tốt nghiệp THCS, THPT, Đại học khi đi học và các văn bản,
giấy tờ cá nhân khác. Thực tế sẽ có nhiều lúc chúng ta gặp phải tình huống:

Muốn nộp hồ sơ thi đại học tại nhiều hơn 2 trường yêu cầu phải có giấy khai
4


sinh, bằng tốt nghiệp cấp 3 mà chúng ta chỉ có 1 bản gốc; nộp hồ sơ xin việc
tại nhiều cơ quan yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp đại học...trong khi đó chúng
ta chỉ được các cơ quan tổ chức, nhà nước cấp 1 bản chính của mỗi loại giấy
tờ này. Vấn đề đặt ra lúc này là tìm kiếm một loại giấy tờ, công cụ có thể thay
thế các bản chính trong các tình huống giao dịch, và bản sao xuất hiện. Tuy
nhiên, các bản sao tự nó không chứng minh được sao đúng với bản chính của
mình. Bản sao lúc này cần phải có một sự đảm bảo bằng pháp lý nhằm tạo ra
sự tin tưởng, giảm sự sai lệch, lừa dối gây thiệt hại cho các bên trong giao
dịch cũng như sự an toàn cho công tác quản lý nhà nước. Chứng thực là nhu
cầu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và
của chính nhà nước. Nhu cầu đảm bảo về pháp lý, chứng thực của con người
tất yếu sẽ ngày càng tăng song song với sự phát triển của xã hội.
Khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau:
- Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng do Nhà xuất bản Giáo dục ấn
hành năm 1995, chứng thực là xác nhận là đúng sự thật.
Theo nghĩa chung, chứng thực là sự chứng nhận của cá nhân hay tổ
chức về tính xác thực của văn bản, giấy tờ, sự vật, sự việc.
- Theo khía cạnh khác, tại diễn đàn khoa học hành chính công Việt
Nam hiện nay, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực là một loại dịch vụ
công mà nhà nước cung cấp cho công dân để phục vụ đời sống xã hội hàng
ngày. Cách tiếp cận này khá mới, coi người dân là “khách hàng” và nhà nước
cung ứng, phục vụ nhân dân. Quan điểm này ngày càng được thừa nhận rộng
rãi và được cụ thể hóa trong các văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay chúng ta đang tích cực xây
dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, chuyển dần từ nền hành chính
truyền thống mang nặng tính “cai trị” sang mô hình nền hành chính hiện đạinền hành chính “phục vụ”. Nhà nước của dân, do dân và vì dân, cán bộ, công

chức là công bộc của dân, hết lòng chăm lo cho lợi ích của dân.
Đây cũng chính là định hướng cho sự đổi mới về công tác cải cách tư
pháp hiện nay, trong đó có nội dung cải cách công tác chứng thực (cùng với
công chứng, giám định tư pháp, trợ giúp pháp lý, và một số nội dung khác
thuộc nội dung bổ trợ tư pháp), khi mà vấn đề chứng thực được phân cấp
mạnh cho cấp xã.

5


Hoạt động chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực di chúc,
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,…
Tuy nhiên đối tượng nghiên cứu của khóa luận chỉ nghiên cứu hoạt động
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
Tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 Nghi định số 79/2007/NĐ-CP ngày
18/05/2007 của Chính phủ quy định về chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký đưa ra khái niệm về chứng thực tại Khoản 5:“Chứng thực
bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là
đúng với bản chính; và khái niệm chứng thực chữ ký tại Khoản 6: "Chứng
thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều
5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người đã yêu cầu chứng thực.
Cũng tại Điều 5 của Nghị định này: Thẩm quyền và trách nhiệm chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giao cho: Phòng Tư pháp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp
huyện) và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân
dân cấp xã).
Công tác quản lý nhà nước cũng được quy định tại Nghị định
79/2007/NĐ-CP bao gồm các nội dung: cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực

bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Xử lý vi phạm; Khiếu nại, tố
cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Từ thẩm quyền thực hiện chứng thực, nội dung quản lý nhà nước về
hoạt động chứng thực, em thấy rằng nếu coi chứng thực là một loại dịch vụ
công mà nhà nước có trách nhiệm cung ứng cho người dân, thì ở khía cạnh
khác, nhà nước phải quản lý chứng thực làm sao cho tốt, để nâng cao chất
lượng cung ứng dịch vụ của mình, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân,
phục vụ cho sự phát triển của xã hội. Quan niệm như vậy để thấy được công
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia có thành công hay không phụ thuộc rất
nhiều vào các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương
cũng như cán bộ, công chức của các cơ quan này.

6


Từ sự khái quát về chứng thực, quản lý nhà nước về chứng thực em
xin đưa ra khái niệm hoạt động chứng thực như sau: Hoạt động chứng thực là
việc cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước căn cứ vào quy định của pháp luật
hiện hành để triển khai, tổ chức, thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký.
- Phân biệt chứng thực và công chứng:
Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động hoàn toàn
khác nhau. Tuy nhiên, vì một số lý do dẫn đến sự nhầm lẫn, đồng nhất hai
hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên truyền pháp luật về công
chứng, chứng thực tới người dân gặp không ít khó khăn. Do đó, việc so sánh
để tìm ra phân biệt chứng thực với công chứng là hết sức cần thiết.
+ Về mặt văn bản pháp luật: Trước ngày 01/7/2007, hoạt động công
chứng và chứng thực được điều chỉnh chung bởi Nghị định 75/2000/NĐ-CP
của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Từ ngày 01/7/2007, Nghị định

79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực thi hành, đã thay thế các quy
định các quy định về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại Nghị định
75/2000/NĐ-CP; Ngày 29/11/2006 Quốc hội ban hành Luật công chứng số
82/2006/QH11, sau một thời gian thực hiện có nhiều bất cập đến ngày
20/06/2014 Quốc hội ban hành Luật Công chứng số 53/2014/QH13 (có hiệu
lực từ ngày 01/01/2015) Luật công chứng sửa đổi và quy định mới một số nội
dung về công chứng cho phù hợp với yêu cầu của thực tế hiện nay. Như vậy,
hai hoạt động công chứng và chứng thực đã được quy định rõ ràng trong các
văn bản pháp luật khác nhau.
Điều 2 Luật Công chứng số số: 53/2014/QH13 năm 2014 (có hiệu lực
kể từ ngày 01/01/2015) cũng định nghĩa về công chứng, theo đó: ”Công
chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng
nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn
bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không
trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng
nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản
dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức
tự nguyện yêu cầu công chứng”.

7


Như vậy, về mặt chủ thể thực hiện hoạt động: công chứng là hoạt động
được thực hiện bởi công chứng viên thuộc các Phòng Công chứng hoặc Văn
phòng công chứng. Chứng thực được thực hiện bởi phòng Tư pháp cấp huyện,
Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Hiện nay, khi có Luật Công chứng số: 53/2014/QH13 và Nghị định số
79/2007/NĐ-CP, chúng ta cần có sự phân biệt rõ ràng về công chứng và
chứng thực. Theo hai văn bản này, trong khi chứng thực vẫn là một dịch vụ

công do phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện thì công chứng
đã được xã hội hoá. Các Phòng Công chứng nhà nước được chuyển thành các
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp; còn ở khu vực tư nhân, các Văn
phòng công chứng được thành lập dưới hình thức là các doanh nghiệp tư nhân
hoặc công ty hợp danh. Do vậy hai thuật ngữ, hai hoạt động: công chứng và
chứng thực cần phải được tách bạch và sử dụng đúng trên cơ sở phân tích
những điểm giống và khác nhau như đã nêu ở phần trên. Có như vậy thì việc
triển khai các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực mới dễ đi
vào cuộc sống. Đó cũng là cách làm cho việc quản lý nhà nước đối với hai
loại hoạt động này hiệu quả hơn.
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực.
Để đánh giá bất kỳ sự vật, hiện tượng, ngành, lĩnh vực khoa học, hoạt
động nào trong cuộc sống, chúng ta đều phải tìm hiểu về qua trình hình thành,
các giai đoạn phát triển của nó. Để hiểu rõ hơn sự phát triển hoạt động chứng
thực trong lịch sử pháp luật Việt Nam. Có thể có nhiều cách để phân chia
thành các giai đoạn của quá trình hình thành và phát triển của hoạt động
chứng thực của nước ta. Tuy vậy, theo logic của khóa luận tốt nghiệp này khi
đặt chứng thực trong bối cảnh cải cách tư pháp, cải cách hành chính, xây
dựng nhà nước pháp quyền hiện nay, tác giả chọn cách tiếp cận theo các giai
đoạn trong tiến trình cải cách.
- Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tới
trước Đổi mới (1945 - 1986);
- Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính
(1986 - 1997)
- Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 - nay)
8


1.2.1. Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra
đời tới trước Đổi mới (1945 - 1986)

Hoạt động chứng thực đã được tiến hành ngay sau Nhà nước Việt Nam
Dân chủ cộng hòa ra đời (02/9/1945) và không ngừng được củng cố qua các
giai đoạn lịch sử.
Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh số 59/SL quy
định về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung, trình tự thủ tục thị thực giấy
tờ cho công dân trong giao dịch dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa
chỉ cụ thể của một người tại địa phương. Xét về nội dung, đây chỉ là một thủ
tục hành chính, càng về sau, việc áp dụng Sắc lệnh 59/SL càng mang tính
hình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng năm sinh, chữ ký và địa chỉ thường
trú của đương sự. Tiếp đó, ngày 29/02/1952, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc
lệnh số 85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà
cửa, ruộng đất. Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh số 85/SL chỉ áp
dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến.
Cũng theo Sắc lệnh này, Ủy ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thực
vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho,
đổi nhà cửa, ruộng đất, và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của
những nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho, đổi.
Từ năm 1954 đến năm 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động
công chứng, chứng thực. Năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)
ban hành Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởng
quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp.
Nhìn chung, trong giai đoạn này, hoạt động chứng thực chủ yếu thực
hiện trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, còn chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký là rất ít. Việc thực hiện công tác này còn mang tính
chất hành chính nặng nề của cơ chế “xin - cho” - một biểu hiện của nền hành
chính tập trung, quan liêu, bao cấp.
1.2.2. Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành
chính (1986- 1997)
Bước vào công cuộc đổi mới (bắt đầu từ năm 1986), nhu cầu về chứng
thực tăng lên, nhất là việc chứng thực các bản sao.

9


Trên cơ sở của Nghị định 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồng
Bộ trưởng, năm 1987 Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 574/QLTPK quy
định về công tác công chứng nhà nước. Cùng với Thông tư 574/QLTPK là sự
ra đời của Phòng Công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và một số
phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu); công tác công chứng,
chứng thực của Ủy ban nhân dân cũng được kiện toàn.
Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 4/5/1994 của Chính phủ về cải
cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công
dân và tổ chức, để giải quyết tình trạng ngày càng quá tải của các Phòng công
chứng nhà nước, ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về
tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Theo Nghị định này, việc chứng
thực bản sao các giấy tờ từ bản chính chuyển cho Ủy ban quận, huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh thực hiện, các Phòng công chứng nhà nước không thực
hiện việc này nữa; các Phòng công chứng nhà nước ở các địa phương thuộc
các Sở Tư pháp. Sự thay đổi này so với Nghị định 45/NĐ ngày 27/7/1991
cũng đã góp phần chuyên môn hóa hoạt động công chứng.
1.2.3. Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – đến nay)
Bước vào giai đoạn đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo Chỉ thị
số 342/TTg ngày 22/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ, để đáp ứng nhu cầu
ngày càng tăng về công chứng, chứng thực, góp phần phục vụ cho sự phát
triển kinh tế, xã hội của đất nước, tăng cường quản lý nhà nước về công tác
công chứng, chứng thực, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐCP về công chứng, chứng thực. Nghị định đã có sự chọn lọc, kết hợp các quy
định trong hai Nghị định số 45/HĐBT và Nghị định số 31/CP; đã quy định
UBND cấp huyện chứng thực bản sao văn bằng, giấy tờ, chứng chỉ bằng tiếng
Việt, tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký cá nhân. Như vậy, theo Nghị
định này, thì việc chứng nhận bản sao là sao y bản chính có thể gọi là chứng

thực nếu được thực hiện ở UBND cấp huyện, còn gọi là công chứng nếu thực
hiện ở Phòng công chứng nhà nước. Nghị định số cũng quy định về phạm vi
công chứng, chứng thực, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việc
công chứng, chứng thực, tổ chức phòng công chứng và công tác chứng thực
của ỦBND cấp huyện, UBND cấp xã.

10


Nghị định 75/2000/NĐ-CP có nhiều điểm mới so với các văn bản trước
đó như: khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi
công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy
định rõ ràng, cụ thể, v.v.; Quy định các cơ quan có thẩm quyền công chứng,
chứng thực bao gồm: các phòng công chứng nhà nước; UBND cấp huyện
(phòng Tư pháp huyện); UBND cấp xã; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan
lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Đồng thời, cơ quan, tổ chức cấp bản gốc các
loại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao các
hồ sơ, giấy tờ mà mình cấp bản gốc.
Bằng hoạt động chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền chứng thực đã góp phần cho việc bản đảm an toàn pháp lý trong quan
hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành
vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Tuy nhiên, do nhu cầu chứng thực của người dân không ngừng tăng
lên. Dẫn đến tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng nhà nước và Ủy ban
nhân dân cấp huyện, cũng như yêu cầu làm sao để người thuận tiện hơn, được
phục vụ tốt hơn khi có nhu cầu chứng thực. Để khắc phục tình trạng này, ngày
29/11/2006, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng số 82/2006/QH11,
Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Hai văn
bản này cùng có có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007. Từ đây hai hành vi

công chứng và chứng thực được phân biệt rõ ràng, cụ thể trong hai văn bản
pháp luật khác nhau. Đó là một bước cải cách lớn trong lĩnh vực công chứng,
chứng thực ở nước ta.
Đối với hoạt động chứng thực, do nhu cầu của nhân dân về chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký tăng nhanh trong những năm gần đây của quá
trình đổi mới đất nước (số liệu của Bộ Tư pháp cho thấy, trên 90% số lượng
việc giải quyết của các phòng Công chứng là việc chứng thực bản sao, chứng
thực chữ ký), cho nên Nghị định 79/2007/NĐ-CP được ban hành là thực sự
cần thiết, đáp ứng nhu cầu và mong mỏi của nhân dân. Nghị định quy định
trực tiếp việc chứng thực văn bản, chứng thực chữ ký là thuộc thẩm quyền
của hơn 700 phòng Tư pháp, hơn 12.000 Ủy ban nhân dân cấp xã trong cả

11


nước và gần 200 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, gấp hơn 15 lần số
cơ quan chứng thực trước đây đối với hai nội dung chứng thực này.
Về lý thuyết, đây là một giải pháp tích cực khắc phục tình trạng quá tải
chứng thực tồn tại nhiều năm tại các phòng công chứng, đồng thời đáp ứng
được yêu cầu của cải cách hành chính giai đoạn hiện nay là phải phân biệt rõ
chức năng của cơ quan chứng thực với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công là
các Phòng công chứng, văn phòng công chứng).
Như vậy có thể nói, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo nên một sự
chuyển biến mạnh mẽ về phân cấp thực hiện hoạt động chứng thực ở nước ta
trong thời gian vừa qua.
1.3. Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực
Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền
trên các cơ sở pháp lý sau:
- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về Cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 Sửa đổi, bổ sung Điều
5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
- Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư
pháp về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
1.3.1. Thẩm quyền chứng thực của phòng Tư pháp:
Nghị định 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số
04/2012/NĐ-CP) và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ
Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
lần đầu tiên quy định trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho các phòng Tư
pháp. Theo đó, các Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký theo phạm vi quy định, cụ thể như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước
ngoài;

12


- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng
thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu
bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng,
chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó
có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...) thì cơ quan có thẩm quyền
chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.
- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (VD: Hộ chiếu của
công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam

liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả
tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn
chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ,
văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để
thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương
án sau đây:
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước
ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản
bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chưa bố trí đủ cán
bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã (cán bộ tư pháp), cán bộ tư pháp chưa được đào
tạo trung cấp pháp lý hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máy
photocopy để phục vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng
thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Đối với huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn thì ngoài
thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định tại
khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Phòng Tư pháp cấp huyện
còn có thẩm quyền chứng thực tất cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực
của Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định
số 79/2007/NĐ-CP.

13


Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng
thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư
pháp.

Các nội dung chứng thực tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đều được
định nghĩa một cách rõ ràng, bao gồm:
"Bản chính" là bản do cơ quan , tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên
có giá trị pháp lý để sử dụng, là sơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;
Bản chính gồm có bản chính cấp lần đầu và bản chính cấp lại (Thông tư
03/2008/TT-BTP).
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay
có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào
bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;
"Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy
ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) chứng thực
chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
1.3.2. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã:
Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã (gồm Ủy ban
nhân dân các xã, phường, thị trấn) được quy định tại Nghị định số
79/2007/NĐ-CP (Được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP)
và Thông tư 03/2008/TT-BTP bao gồm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng
tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và
người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng
tiếng nước ngoài...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân
dân cấp xã.

14


- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của
công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên
kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng
Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng
thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ,
văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để
thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương
án sau đây:
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước
ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản
bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng
thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban
nhân dân cấp xã.
Hoạt động chứng thực, xét về tính chất, là hoạt động bổ trợ tư pháp, là
một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực, đảm bảo pháp lý cho các
hồ sơ, giấy tờ của các cá nhân, tổ chức trong các giao dịch của mình. Do đó,
việc phân cấp trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho cơ quan chuyên môn của
cơ quan hành chính nhà nước là một xu hướng đúng đắn, phù hợp với yêu cầu
cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay là phải thực hiện phân cấp
quản lý hành chính một cách triệt để giữa trung ương và địa phương, giữa các
cấp chính quyền địa phương. Tuy vậy, việc phân cấp hiện nay mới chỉ được
thực hiện trong hoạt động chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số
04/2012/NĐ-CP) nên việc phân cấp chưa được thực hiện triệt để.

1.3.3. Những yêu cầu đối với hoạt động chứng thực
- Đảm bảo tính xác thực
Khi thực hiện việc chứng thực, người thực hiện chứng thực phải khách
quan, trung thực và chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình. Trong
trường hợp biết hoặc phải biết việc chứng thực hoặc nội dung chứng thực là
trái pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì không được thực hiện chứng thực.

15


Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng như người thực hiện
chứng thực phải tôn trọng sự thật đúng nguyên hiện trạng, không được thêm
bớt, làm sai lệch nội dung chứng thực
- Đảm bảo pháp chế
Đây là yêu cầu mang tính nguyên tắc. Việc chứng thực phải thực hiện
theo quy trình thủ tục đã được pháp luật quy định, tuân thủ nghiêm ngặt các
quy định của Nhà nước về hoạt động chứng thực.
Người dân đến yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung
chứng thực, chỉ được chứng thực những nội dung mà pháp luật không cấm.
Cán bộ, công chức giải quyết yêu cần chứng thực của người dân phải
chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình; giải quyết thoả đáng quyền lợi
của người dân nhưng phải đảm bảo đúng pháp luật;
Những hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực đều phải
bị xử lý nghiêm minh theo pháp luật.
- Giữ bí mật
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực
cũng như những thông tin liên quan đến hoạt động chứng thực, trừ trường hợp
cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ
sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử
liên quan đến việc đã chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Đối với

các cán bộ, công chức thì đây là một yêu cầu mang tính chất nghề nghiệp
chuyên môn nhằm đảm bảo quyền và lợi ích của người yêu cầu chứng thực
cũng như các bên có liên quan.
1.3.4. Trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý nhà nước đối với
hoạt động chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại Nghị định
79/2007/NĐ-CP, là nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hành chính nhà nước từ
trung ương tới cấp huyện, đảm bảo nguyên tắc Chính phủ quản lý thống nhất,
các Bộ, ngành, địa phương tham gia quản lý theo phạm vi thẩm quyền được
pháp luật quy định. Nội dung quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký như sau:
* Chính phủ: thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

16


* Bộ Tư pháp: chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện
quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
- Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việc
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
* Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc
hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại
diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được

giao thực hiện nhiệm vụ.
* Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong
việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký.
* Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi
là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh): thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương
có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký;
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ
Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

17


* Ủy ban nhân dân cấp huyện: thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa
phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp xã về việc
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

18


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM
2.1. Tổng quan về quận Nam Từ Liêm
Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP
ngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều Chỉnh địa giới hành chính huyện Từ
Liêm để thành lập 02 quận Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm và 23 phường thuộc
Thành phố Hà Nội.
Quận Nam Từ Liêm bao gồm 10 phường: Cầu Diễn, Mỹ Đình 1, Mỹ
Đình 2, Phú Đô, Mễ Trì, Trung Văn, Xuân Phương, Phương Canh, Đại Mỗ,
Tây Mỗ; Thành lập trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các xã:
Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần diện tích và dân số
xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích và dân số thị trấn
Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông Nhuệ). Quận có diện tích
tự nhiên là 3.227,36 ha, dân số 232.894 người. Có nhiều công trình kiến trúc
hiện đại và quan trọng của thủ đô Hà Nội như Trung tâm Hội nghị Quốc gia,
Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, tòa nhà cao nhất Việt Nam Keangnam
Hanoi Landmark Tower, Bảo tàng Hà Nội, Đại lộ Thăng Long, Trung tâm
triển lãm quy hoạch Quốc gia, Trung tâm đào tạo VĐV Cấp cao Hà Nội,...
Địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm:
- Phía đông giáp quận Thanh Xuân và Cầu Giấy;
- Phía tây giáp huyện Hoài Đức;
- Phía nam giáp quận Hà Đông;

- Phía bắc giáo quận Bắc Từ Liêm.
Theo quy hoạch chung Thủ đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050, quận
Nam Từ Liêm là một trong những đô thị lõi, là trung tâm hành chính, dịch vụ,
thương mại của Thủ đô Hà Nội. Quận cũng là địa phương có tốc độ đô thị hóa
nhanh và mạnh mẽ trong các quận, huyện thuộc Thành phố, với nhiều dự án
trọng điểm đã và đang được triển khai.
Là một phần của vùng đất Từ Liêm, quận Nam Từ Liêm có truyền
thống lịch sử, văn hóa lâu đời, mang đặc trưng của nền văn minh sông Hồng
rực rỡ và gắn liền với những thăng trầm lịch sử của đất Thăng Long – Hà Nội
ngàn năm văn hiến.
19


Nhân dân Từ Liêm nói chung, nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng
có lòng yêu nước nồng nàn, bản chất cần cù, sáng tạo, trong lịch sử luôn có
những đóng góp quan trọng trong sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo
vệ Thủ đô, đất nước.
Phát huy những truyền thống tốt đẹp đó, Đảng bộ, chính quyền và các
tầng lớp nhân dân quận Nam Từ Liêm đang vững bước trên con đường công
nghiệp hóa, hiện đại hóa, từng bước xây dựng quê hương trở thành đô thị văn
minh, giàu đẹp, tiếp tục có những đóng góp quan trọng cho sự nghiệp chung
của Thủ đô Hà Nội và đất nước.
2.2. Thực trạng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm
2.2.1. Hoạt động của Phòng Tư pháp quận
Theo quy định của pháp luật, phòng Tư pháp quận Nam Từ Liêm là cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, giúp Ủy ban
nhân dân thực hiện chức năng quản lý trong lĩnh vực tư pháp, bao gồm: xây
dựng văn bản pháp luật, kiểm tra và xử lý văn bản pháp luật, phổ biến giáo
dục pháp luật thi hành án dân sự, công chứng, chứng thực, trợ giúp pháp lý,
hòa giải cơ sở và các công tác pháp lý khác theo sự ủy quyền của Ủy ban

nhân dân quận. Phòng Tư pháp chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Ủy ban
nhân dân quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
Phòng Tư Pháp được Ủy ban nhân dân quận giao nhiệm vụ quản lý nhà
nước về chứng thực như sau:
- Hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân 10
phường (gọi tắt là cấp xã) và của phòng Tư pháp;
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã
và của phòng Tư pháp;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực theo thẩm quyền;
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp xã về
chứng thực;
- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của cả huyện để
báo cáo cho Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội theo định kỳ sáu tháng và
một năm.

20


Phòng Từ pháp quận Nam Từ Liêm theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP
Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản bằng tiếng Việt, văn
bản song ngữ và văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký, điểm chỉ
trong các giấy tờ, văn bản được viết bằng tiếng nước ngoài.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận,
được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng, có sự phân công cán bộ
giúp Trưởng phòng phụ trách công tác chứng thực trên địa bàn huyện.
Hiện nay, phòng Tư pháp quận có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng
phòng và 05 chuyên viên, cán bộ. Nơi làm việc của Phòng được bố trí trong
trụ sở Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, tại: số 127 Hồ Tùng Mậu, TT
Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

2.2.2. Hoạt động chứng thực của UBND phường trên địa bàn quận
Theo những quy định trong: Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân năm 2003, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung
bằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP), trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã
trong việc thực hiện công tác chứng thực như sau:
- Tổ chức thực hiện tốt việc chứng thực bản sao từ bản chính, các văn
bản, giấy tờ bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ,
văn bằng bằng tiếng Việt theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP,
Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Thông tư 03/2008/TT-BTP.
- Bố trí đủ cán bộ có trình độ để giúp việc cho chủ chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác chứng thực; đảm bảo thường
xuyên có người trực nhận, giải quyết kịp thời và đúng quy định các yêu cầu
về chứng thực cho người dân;
- Đảm bảo các phương tiện vật chất cần thiết cho việc thực hiện chứng thực;
- Báo cáo tình hình chứng thực tại địa phương cho Ủy ban nhân dân
quận (thông qua phòng Tư pháp) theo định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng,
một năm (Được quy định tại Thông tư số 20/2013/TT-BTP của Bộ Tư pháp);
- Thực hiện việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của người dân đối với việc
chứng thực tại địa phương;
- Việc thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch phụ trách tư pháp thực hiện. Cán bộ tư pháp cấp xã giúp

21


Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thực hiện chứng thực. Cán bộ tư pháp phải có đủ
tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đã chuyển việc chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt
cho cấp xã thực hiện là một cuộc chuyển đổi lớn. Trước đó, việc chứng thực

này chỉ được thực hiện tại phòng công chứng nhà nước hoặc Ủy ban nhân dân
cấp huyện, đến nay dịch vụ này lại chuyển về thực hiện tại cấp xã đã tăng
thêm cho cấp xã một nhiệm vụ mới. Đây cũng là thách thức không nhỏ đối
với chính quyền cấp xã trên địa bàn cả nước nói chung, và ở quận Nam Từ
Liêm nói riêng, nhất là trong điều kiện quận mới chia tách vẫn còn khó khăn
về cơ sở vật chất phục vụ cho việc cung ứng dịch vụ chứng thực mà nhu cầu
của người dân ngày càng tăng.
2.3. Những kết quả đạt được, tồn tại hạn chế, nguyên nhân
2.3.1. Những kết quả đạt được
* Về công tác tổ chức của chính quyền và phòng Tư pháp quận
Công tác tổ chức của chính quyền và phòng Tư pháp quận đã đáp ứng
được yêu cầu cơ bản, ban đầu phục vụ cho công tác chứng thực tại Ủy ban
nhân dân các phường, nhất là khi chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
được chuyển về cấp xã theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày
01 tháng 7 năm 2007.
- Về công tác chỉ đạo, điều hành:
Là một quận mới của Thủ đô Hà Nội, cơ cấu phát triển kinh tế phần
nhiều là làm thương mại dịch vụ, do đó hoạt động chứng thực diễn ra khá
mạnh mẽ. Ngay từ khi Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ra đời, Ủy ban nhân dân
quận (UBND huyện Từ Liêm cũ) đã tích cực chủ động triển khai thực hiện
đảm bảo quyền lợi cho nhân dân. Ủy ban nhân dân quận giao cho phòng Tư
pháp có trách nhiệm thực hiện tốt công tác chứng thực trên địa bàn, trong đó
giao cho Trưởng phòng Tư pháp trực tiếp ký chứng thực (ký Thừa ủy quyền
Chủ tịch) ở cấp quận; Chủ tịch, phó Chủ tịch ký chứng thực cấp phường.
Song song với đó là việc ban hành Chỉ thị số 05/CT-UB ngày 04/02/2001 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về việc triển khai thực hiện Nghị định số 75
của Chính phủ và các công văn hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho các
phường trên địa bàn.
22

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đánh dấu sự phân cấp mạnh trong
công tác chứng thực của các cấp chính quyền. Ủy ban nhân dân quận đã tập
trung chỉ đạo triển khai thực hiện nhằm đảm bảo đúng các quy định của pháp
luật. Ban hành chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc tăng cường
quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn huyện đã được ban
hành và tổ chức thực hiện. Đặc biệt sau khi có Thông tư số 03/2008/TTBTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của
Nghị định 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân quận đã ban hành Công văn
số 632/UBND-TP ngày 21/8/2007 về việc hướng dẫn một số nội dung cơ bản
tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số
04/2012/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban
nhân dân quận tiếp tục kịp thời chỉ đạo phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các
phường trên địa bàn nghiêm túc triển khai thực hiện tại cơ quan, địa phương
mình, tránh gây phiền hà cho nhân dân khi có yêu cầu chứng thực văn bản.
Sự chỉ đạo kịp thời, chủ động của Ủy ban nhân dân quận trong tổ chức
thực hiện chứng thực trên địa bàn đã tạo căn cứ pháp lý, những điều kiện
thuận lợi để công tác chứng thực được triển khai nhanh chóng, đáp ứng nhu
cầu của nhân dân.
- Về công tác nhân sự thực hiện chứng thực:
Phòng Tư pháp chủ động tham mưu với Ủy ban nhân dân quận kiện
toàn và củng cố đội ngũ cán bộ tư pháp của các phường có đủ tiêu chuẩn để
thực hiện nhiệm vụ. Hoạt động trong lĩnh vực tư pháp của quận có 24 cán bộ,
công chức; trong đó 16 công chức và cán bộ hợp đồng công tác tư pháp- hộ
tịch tại các phường (11 công chức; 05 cán bộ hợp đồng), có 06 phường đã bố
trí 02 công chức tư pháp - hộ tịch (do công chức tư pháp được bầu giữ các
chức danh lãnh đạo của Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
phường). Về trình độ cán bộ tư pháp cơ sở có 03/16 người có bằng Thạc sỹ
Luật học và Hành chính công, 08 người có bằng Đại học chuyên ngành Luật
và Hành chính công; 05 được đào tạo chuyên ngành khác. Trong những năm
qua đội ngũ cán bộ tư pháp từ quận đến cơ sở đã thực hiện tốt nhiệm vụ

chuyên môn, tham mưu cho Đảng, chính quyền thực hiện tốt công tác quản lý
về lĩnh vực tư pháp, nhất là công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.

23


Việc bố trí, sắp xếp cán bộ tư pháp làm công tác chứng thực đảm bảo
đúng tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật. Hàng năm số cán bộ, công chức
làm công tác chứng thực từ quận đến phường đều được bồi dưỡng nghiệp vụ
về thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP
do Sở Tư pháp TP.Hà Nội tổ chức, đồng thời chỉ đạo tố chức mở; tham gia
Công tác đào tạo, tập huấn cán bộ tư pháp hàng năm do Sở Tư pháp, quận tổ
chức. Hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực hướng mạnh
về cơ sở. Đến nay, trên địa bàn huyện, 100% các phường đều có báo cáo viên,
100% các phường đều có tuyên truyền viên pháp luật.
Tại Báo cáo của UBND quận về tổng kết công tác chứng thực từ năm
2010 đến 30/12/2013 trên địa bàn quận đã khẳng định: “Sau 06 năm thực hiện
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ đã đạt được một số kết quả bước
đầu. Công tác cán bộ tư pháp từng bước ổn định và đi vào nề nếp. Cán bộ hộ
tịch tại các phường đã xác định được tầm quan trọng của công tác này nên đã
tuân thủ trình tự, thủ tục của Nghị định. Nghiệp vụ được nâng cao nên thụ lý
giải quyết nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho nhân dân, do vậy từ quận đến
cơ sở đã hạn chế việc khiếu nại của nhân dân về công tác quản lý hộ tịch và
chứng thực”.
- Xây dựng bộ thủ tục chứng thực niêm yết tại Ủy ban nhân dân
phường để chuẩn bị triển khai cơ chế một cửa:
Chuẩn bị cho việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký tại cấp xã theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, bên cạnh việc cử
cán bộ tư pháp đi học các lớp bồi nghiệp vụ do Sở Tư pháp tổ chức, chính
quyền và ngành tư pháp đã tiến hành hoàn thiện bộ các thủ tục chứng thực tại

cấp xã theo cơ chế một cửa. Hiện nay, theo Quyết định số 4322/QĐ-UBND
ngày 01/10/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, bộ thủ tục
hành chính lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã
gồm có 29 thủ tục, trong đó có 02 thủ tục chứng thực đang được áp dụng tại
các phường của quận (thay thế Phần I – Mục V. Lĩnh vực Tư pháp (từ thủ tục
số 1 đến thủ tục số 53) ban hành kèm theo Quyết định số 4046/QĐ-UBND
ngày 31/8/2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc công
bố Bộ Thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà
Nội) (Xem Phụ lục). Mỗi thủ tục đều có sự quy định rõ về: tên thủ tục, căn cứ

24


áp dụng, hồ sơ, thời gian và mức lệ phí cho việc chứng thực đó. Đây là việc
làm rất quan trọng để triển khai các thủ tục chứng thực mới đưa về thực hiện
ở cấp xã phường với những thủ tục đang được giải quyết theo cơ chế một cửa
tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của mỗi phường.
Đa số các phường đã có bảng tin niêm yết các thủ tục chứng thực. Tuy
nhiên, mức độ thông tin, hình thức còn chưa thống nhất giữa các phường.
Về cơ bản có thể thấy, mọi công việc chứng thực theo thẩm quyền
được quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằng
Nghị định số 04/2012/NĐ-CP) của Chính phủ và Thông tư số 03/2008/TTBTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí. Được quận,
phường duy trì thường xuyên trực theo cơ chế một cửa đảm bảo đúng pháp
luật, đáp ứng nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức.
- Công tác truyền thông tới tổ chức và công dân được chú trọng thực
hiện và có nhiều sáng tạo:
Công tác phổ biến thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy ban
nhân dân.

Các phường đều có bảng tin để thông báo cho tổ chức và công dân về
các việc được giải quyết chứng thực, phí, lệ phí và thời gian xử lý hồ sơ
Tuy vậy, nhiều phường niêm yết không đầy đủ bộ thủ tục, khiến nhiều
người dân không biết, đã mang hồ sơ lên quận, trong khi đó, đây là thủ tục có
thể làm tại phường: Ví dụ: việc chứng thực chữ ký trong các văn bản giấy tờ
bằng tiếng Việt gây mất thời gian công sức của nhân dân.
Tại các phường, chưa cung cấp thông tin về các thủ tục chứng thực thuộc
thẩm quyền giải quyết của phòng Tư pháp để người dân có thêm thông tin.
- Tuyên truyền pháp luật:
Tuyên truyền, phổ biến cho quần chúng nhân dân biết về những chủ
trương, chính sách của Đảng, pháp luật của và Nhà nước là nhiệm vụ quan
trọng của các cấp chính quyền, thể hiện rõ bản chất dân chủ của Nhà nước ta.
Mục đích là tạo được sự quan tâm của các tổ chức, cá nhân, các tầng lớp nhân
dân về những chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước, để từ

25