GT thông tin in QLHCNN 2017 (1)

CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ
1.1. Thơng tin
1.1.1 Khái niệm thông tin
Trong lịch sử tồn tại và phát triển của mình, con người thường xun
cần đến thơng tin. Đối với con người, thông tin là vô cùng cần thiết. Khái
niệm thông tin (information) được sử dụng thường ngày. Thông tin cung cấp
nội dung cho những trao đổi giữa con người với con người và giữa con
người với môi trường, trước hết tạo điều kiện cho con người cùng nhau thích
nghi với mơi trường, sau nữa để con người có thể cùng nhau làm chủ mơi
trường, khai thác môi trường và hướng môi trường phục vụ cho mục đích
của mình. Thơng tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn
về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, ... giúp họ thực
hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất.
Vậy thơng tin là gì?
Thơng tin là một khái niệm đã có từ lâu đời và là một trong số các
khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, liên quan tới rất nhiều các lĩnh vực
hoạt động và tri thức. Vì vậy có rất nhiều cách hiểu về thông tin, ngay cả các
từ điển cũng chưa thể đưa ra một định nghĩa thống nhất. Từ điển Oxford
English Dictionary cho rằng: "Thông tin là điều người ta đánh giá hoặc nói
đến; là tri thức, tin tức", từ điển khác lại định nghĩa thông tin đồng nhất với
kiến thức: "Thông tin là điều người ta biết", hoặc "Thông tin là sự chuyển
giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người".
Thông tin, thuật ngữ tiếng Anh là Information có nguồn gốc từ tiếng
La tinh Infomatio, có nghĩa là: giảng giải, trình bày, báo cáo. Khái niệm này
có hai hướng nghĩa: Thứ nhất: nói về một hành động cụ thể để tạo ra một
hình thái, thứ hai: nói về sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay biểu
tượng. Hai hướng nghĩa này cùng tồn tại, một nhằm vào sự tạo lập cụ thể,
một nhằm vào sự tạo lập kiến thức và truyền đạt. Nó thể hiện sự gắn kết của
hai lĩnh vực kỹ thuật và kiến thức. Từ góc độ nhận thức luận, thông tin là kết
quả của sự phản ánh hiện thực khách quan, được biểu hiện bằng các hệ

thống ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v. Thơng tin đồng nghĩa với các hình thái
tri thức mới mẻ, có giá trị phát triển sự hiểu biết của con người. Từ góc độ
khoa học kỹ thuật, thông tin là số liệu, dẫn liệu mà ta có thể lấy ra phân tích,
so sánh, phân loại, giải thích, khái qt, tổ chức lại, từ đó mà rút ra được
những ý nghĩa, giá trị nào đó về tính chất, đặc trưng của các sự vật, hiện
tượng cũng như các quy luật tồn tại và vận động của chúng.
1


Cho đến nay, tuy có những vấn đề cịn phải tiếp tục nghiên cứu nhưng
một định nghĩa của triết học về thông tin đã được nêu ra khá xác đáng:
Thông tin là cái đa dạng được phản ánh. Ở đây thơng tin được hiểu theo hai
nghĩa: Thứ nhất, đó chính là nội dung thơng tin; Thứ hai, đó là phương tiện
chuyển tải, thông báo, báo tin.
Tùy thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu, người ta đưa ra những định
nghĩa thông tin khác nhau và giới hạn khái niệm đó lại để phục vụ mục đích
nghiên cứu. Chẳng hạn:
- Thơng tin là nội dung của thế giới bên ngoài được thể hiện trong sự
nhận thức của con người (N.Wiener);
- Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên
(Shannon.K);
- Thông tin là xác suất sự lựa chọn (Iaglom);
- Thơng tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh
giá là có ích cho việc ra quyết định (các nhà quản lý kinh tế).
Khó có thể đưa ra một định nghĩa chung về thông tin. Tuy nhiên, đơn
giản hơn cả, theo nghĩa thông thường, ta có thể định nghĩa: Thơng tin là tất
cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan
tâm.
1.1.2. Q trình thơng tin
Theo quan điểm của triết học, thơng tin là một hiện tượng vốn có của

vật chất, là thuộc tính khách quan của thế giới vật chất hay nói cách khác,
thơng tin là sự phản ảnh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng các
phương tiện tác động lên giác quan con người (ngơn ngữ, ký hiệu, hình ảnh,
âm thanh…). Có thể coi mọi đối tượng vật chất đều là những nguồn thơng
tin (vì vật chất có thuộc tính tự phản ánh - V.I. Lê nin).
Để có được thơng tin cần phải có đối tượng thu nhận tin. Q trình
thơng tin là sự tác động qua lại giữa nguồn tin/nơi phát tin. Q trình thơng
tin được thực hiện qua kênh truyền tin/đối tượng nhận tin.
Sơ đồ q trình thơng tin dưới đây do C.E.Shannon và Wearver đưa
ra, minh họa cho một tổng thể các yếu tố ảnh hưởng tới q trình thơng tin
(Hình 1-1). Các yếu tố tham gia vào quá trình thơng tin bao gồm:
- Nguồn tin/nơi phát tin: Có thể là một cá nhân, một tổ chức hay một nhóm
người. Thông thường thông tin được phát đi từ nguồn tin với những mục
đích xác định, phục vụ cho những đối tượng nhất định.
2


- Nơi nhận tin/đối tượng nhận tin: Có thể là một cá nhân, một tổ chức một
nhóm người, nơi nhận tin có thể nhận được thơng tin từ nhiều nguồn tin khác
nhau vì vậy cần chọn lọc và xử lý thơng tin để có được những thơng tin thích
hợp.
- Kênh truyền tin: Có thể là một cá nhân, một tổ chức, một nhóm người đóng
vai trị trung gian giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Kênh truyền tin là các vật
mang tin hoặc các phương tiện truyền thông.
- Chuyển giao thông tin: Thông tin được chuyển giao từ nguồn tin đến đối
tượng nhận tin và nguồn tin có thể nhận được thông tin phản hồi từ đối
tượng nhận tin. Việc chuyển giao thơng tin có thể gặp những trở ngại về mặt
kỹ thuật, tổ chức, tâm lý, nhận thức…từ nguồn tin, kênh truyền tin và nơi
nhận tin.

Hình 1-1: Sơ đồ q trình thơng tin của Shannon và Weaver
Để giải quyết những trở ngại này cần có những giải pháp đồng bộ và điều
quan trọng nhất là xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa nguồn tin và nơi
nhận tin.
Nội dung của thơng tin chính là những thuộc tính, tính chất vốn có của sự
vật với các sự vật hiện tượng được bộc lộ ra, thể hiện thông qua tác động qua
lại của sự vật ấy với sự vật khác. Thơng tin ln gắn với q trình phản ánh.
Những dấu ấn để lại chính là những thơng tin của hệ thống vật chất này đối
với hệ thống vật chất khác. Phản ánh của vật chất là phản ánh thông tin,
khơng có thơng tin chung chung mà thơng tin là thông tin về sự vật này đối
với sự vật khác. Người ta tách nội dung thơng tin ra khỏi hình thức biểu diễn
nó nhằm phân biệt nội dung thơng tin cần truyền đi và cách thức chuyển giao
thông tin. Các hình thức biểu diễn thơng tin là hữu hạn nhưng nội dung của

3


thơng tin thì vơ hạn. Khi thơng tin có một hình thức biểu diễn thì q trình
chuyển giao thơng tin chính là q trình truyền các ký hiệu biểu diễn nó.
Muốn nâng cao q trình thơng tin, ta cần chú ý đến một số biện pháp
sau:
- Nâng cao các nguồn thông tin: Hiệu quả phụ thuộc trực tiếp vào năng lực
hoạt động của các cơ quan cung cấp thông tin. Vì vậy để nâng cao năng lực
hoạt động của các cơ quan cung cấp thông tin, nhà nước cần quan tâm đầu tư
để phát triển năng lực của các cơ quan cung cấp thông tin gồm cả nguồn
nhân lực, nguồn thông tin và cơ sở vật chất kỹ thuật.
- Đa dạng hóa các kênh truyền tin: Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng các
kênh truyền tin dựa trên thực tế của từng địa phương để đảm bảo chất lượng
của q trình chuyển giao thơng tin giữa nguồn tin và nơi nhận tin.
1.1.3. Quy trình xử lý thơng tin trên máy tính

Máy tính là cơng cụ xử lý thơng tin. Về cơ bản, q trình xử lý thơng tin
trên máy tính - cũng như q trình xử lý thơng tin của con người - có 4 giai
đoạn chính :
Nhận thơng tin (Receive input): Thu nhận thông tin từ thế giới bên ngồi
vào máy tính. Thực chất đây là q trình chuyển đổi các thông tin ở thế giới
thực sang dạng biểu diễn thơng tin trong máy tính thơng qua các thiết bị đầu
vào.

Hình 1-2: Máy tính là cơng cụ xử lý thông tin
Xử lý thông tin (process information): Biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra
cứu... những thơng tin ban đầu để có được những thơng tin mong muốn.
Xuất thơng tin (produce output): Đưa các thông tin kết quả (đã qua xử lý)
ra trở lại thế giới bên ngoài. Ðây là q trình ngược lại với q trình ban đầu,
máy tính sẽ chuyển đổi các thơng tin trong máy tính sang dạng thông tin ở
thế giới thực thông qua các thiết bị đầu ra.
Lưu trữ thông tin (store information): Ghi nhớ lại các thơng tin đã được
ghi nhận để có thể đem ra sử dụng trong những lần xử lý về sau.

4


Ðể đáp ứng 4 thao tác đó thì một máy tính thơng thường cũng gồm bốn
thành phần hợp thành, mỗi thành phần có một chức năng riêng:

Hình 1-3 : Q trình xử lý thơng tin trên máy tính
Thiếp bị nhập (input device): Thực hiện thao tác đưa dữ liệu từ thế giới
bên ngồi vào, thường là bàn phím và con chuột, nhưng cũng có thể là các
loại thiết bị khác mà ta sẽ nói rõ hơn ở những phần sau.
Thiết bị xử lý (đơn vị xử lý trung tâm – CPU): Thực hiện thao tác xử lý,
tính tốn các kết quả, điều hành hoạt động tính tốn của máy vi tính, có thể

xem CPU như một bộ não của con người.
Thiết bị xuất (Output): Thực hiện thao tác gửi thông tin ra ngồi máy vi
tính, hầu hết là dùng màn hình máy tính là thiết bị xuất chuẩn, có thể thêm
một số khác như máy in, loa…
Thiết bị lưu trữ (storage devices): Được dùng để cất giữ thông tin. Lưu trữ
sơ cấp (primary memory) là bộ nhớ trong của máy tính dùng để lưu các tập
lệnh của chương trình, các thông tin dữ liệu sẵn sàng trong tư thế chuẩn bị
làm việc theo yêu cầu của CPU. Lưu trữ thứ cấp (secondary storage) là cách
lưu trữ đơn thuần với mục đích cất giữ dữ liệu, cách này dùng các thiết bị
như đĩa cứng, đĩa mềm, bút nhớ (USB), CD,..

5


1.1.4. Một số phương thức xử lý thông tin trên máy tính
Trên máy tính các thơng tin được xử lý theo nhiều phương pháp khác
nhau. Một số phương thức xử lý thường gặp như:
o Xử lý tương tác (interactive processing),
o Xử lý giao dịch (transaction processing),
o Xử lý trực tuyến (on-line processing),
o Xử lý theo lô (batch processing),
o Xử lý phân tán (distribute processing) và
o Xử lý thời gian thực (real-time processing).
a. Xử lý tương tác:
Xử lý tương tác là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con
người và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau. Nói cách khác, trong xử
lý tương tác, con người dẫn dắt các q trình xử lý, có thể ngắt và tham gia
vào các quá trình xử lý. Trong quá trình xử lý tương tác, máy tính đóng vai
trị trợ giúp tích cực.
Xử lý tương tác là phương thức được lựa chọn cho các hệ thống phải xử

lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mơ tả bằng các
cơng thức, các phương trình tốn học. Con người phải thường xuyên vận
dụng những kinh nghiệm công tác của mình vào trong quá trình xử lý.
b. Xử lý giao dịch:
Xử lý giao dịch là xử lý một u cầu cho đến khi ra kết quả, khơng có
sự can thiệp từ ngồi vào. Một q trình xử lý như vậy gọi là một giao dịch.
Xử lý giao dịch thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu độc lập với
nhau để kiểm tra và xử lý thông tin.
Thủ tục rút tiền từ ngân hàng là một ví dụ về xử lý giao dịch. Khởi
đầu là kiểm tra lỗi các thông tin nhập vào, tiếp theo kiểm tra sự tương thích
của các thơng tin này với các dữ liệu đã có trong hệ thống. Trên cơ sở kết
quả kiểm tra, hệ thống sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
c. Xử lý theo lơ:
Xử lý theo lơ hay cịn gọi là xử lý trọn gói, hoặc xử lý theo mẻ, là tiến
trình tập hợp những thơng tin sẵn có hoặc tạo ra thông tin mới theo định kỳ.
6


Điều này cũng có nghĩa là những thơng tin được sử dụng và được sinh ra bởi
tiến trình xử lý theo lơ thường có chu kỳ sống khá ngắn. Ví dụ về xử lý theo
lô là lập báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng.
Phương thức xử lý theo lô thích hợp với những tiến trình xử lý thơng
tin mà trong đó:
o Việc truy cập thơng tin diễn ra định kỳ.
o Khn dạng và kiểu dữ liệu hồn tồn xác định.
o Thông tin khá ổn định trong khoảng thời gian giữa hai tiến trình xử
lý liên tiếp.
d. Xử lý trực tuyến:
Xử lý trực tuyến được sử dụng trong những hệ thống mà tại đó địi hỏi
xử lý từng dịng thơng tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện

một cách trực tiếp trong đối thoại giữa các đối tác. Ví dụ, dịch vụ gửi tiền tại
ngân hàng, các xử lý tại phòng bán vé máy bay, tàu hoả, hoặc dịch vụ thông
tin tại tổng đài thường là các xử lý trực tuyến. Đặc trưng của các xử lý trực
tuyến là:
o Việc truy cập thông tin xảy ra hồn tồn ngẫu nhiên.
o Khn dạng và kiểu thơng tin khơng hồn tồn xác định.
o Thơng tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến trình xử
lý.
e. Xử lý thời gian thực:
Xử lý thời gian thực là các tiến trình máy tính phải đảm bảo các u
cầu rất ngặt nghèo của hệ thống về thời gian. Thông thường các xử lý thời
gian thực xuất hiện trong các hệ thống liên kết với các hệ thống ngoài như hệ
thống điều kiển nhiệt độ lò luyện thép hoặc lò nấu sợi, hệ thống điều khiển
đường bay của tên lửa hoặc các hệ thống mô phỏng. Xử lý thời gian thực
phải đảm bảo đồng bộ các tiến trình máy tính với các hoạt động diễn ra trong
thực tế.
f. Xử lý phân tán:
Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở những vị trí khác nhau, có
những u cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau. Nói
chung, với những hệ thống có xử lý phân tán, dữ liệu thường được bố trí ở
những vị trí địa lý khác nhau và được quy định dùng chung. Trong xử lý
7


phân tán, với một thành phần dữ liệu, có thể cùng một lúc xảy ra nhiều thao
tác như cập nhập, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau. Vì vậy, một trong
những vấn đề cần phải quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính
đồng bộ trong hệ thống.
1.1.5. Chất lượng tin, giá trị tin, giá thành của thông tin
- Chất lượng tin: Càng ngày người ta càng địi hỏi cao về chất lượng tin.

Thơng tin phải xác thực và đúng đắn; thông tin phải phù hợp với thực tế;
thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ vả chính xác; độ tin cậy
của thơng tin phải cao; thơng tin phải thích hợp và kịp thời; thơng tin phải dễ
hiểu, được trình bày hấp dẫn, phải ở dạng giúp cho người nhận có thể xử lý
một cách thuận lợi để lĩnh hội được; thông tin phải có mức độ chi tiết thỏa
đáng và khi cần phải được lưu giữ với độ an toàn và bảo mật theo u cầu.
- Giá trị của thơng tin: Có bốn yếu tố tác động đến chất lượng tin và đem lại
giá trị tin. Đó là: Tính chính xác, phạm vi bao quát của nội dung, tính cập
nhật và tần số sử dụng. Trong đó quan trọng nhất là nội dung và tính chính
xác. Thơng tin có giá trị là thơng tin có tính chất riêng biệt (phù hợp với u
cầu người sử dụng) và thơng tin có tính chất dự báo cho phép lựa chọn một
quyết định trong nhiều khả năng cho phép. Giá trị của thơng tin cịn nằm
trong quyền lực tổ chức của nó. Thơng tin có giá trị cao giúp các nhà lãnh
đạo ra được những quyết định đúng đắn, ứng phó nhanh trước sự thay đổi
bất thường của hồn cảnh.
- Giá thành của thơng tin được xem xét qua lao động trí tuệ (hình thành tin
và xử lý tin) và qua các yếu tố vật chất (phương tiện xử lý, lưu trữ tin, truyền
tin). Các yếu tố vật chất được định giá bằng giá trị của thị trường, giá của
phương tiện vật chất sẽ chi phối giá thành của một đơn vị thông tin khi thông
tin được trao đổi lớn và được ghi lại trên các phương tiện vật chất như sách,
báo chí, băng đĩa…Ở đây thơng tin có thể mua bán, trao đổi và quyền sở hữu
thông tin bị chia sẻ. Trái lại, người sáng tạo ra thơng tin có quyền sở hữu lao
động trí tuệ của mình và lao động đó được đảm bảo bằng pháp luật (ví dụ
như luật bản quyền, luật phát minh sáng chế …).
Chiến lược phát triển thông tin đến năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ
đã nêu khái niệm: "Thông tin được coi là một nhu cầu thiết yếu trong đời
sống xã hội, là công cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo của mỗi quốc gia, là
phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia, dân
tộc, là nguồn cung cấp tri thức mọi mặt cho công chúng và là nguồn lực phát
triển kinh tế - xã hội". Chiến lược đã nhận định: Sự chênh lệch về trình độ

phát triển thơng tin giữa các nước là một đặc điểm về quy mô và trình độ
phát triển trong thời kỳ cách mạng khoa học và công nghệ. Nước nào không
vượt qua được những thách thức về thơng tin, nước đó mất cơ hội phát triển
8


và có nguy cơ mất khả năng tự chủ. Thiếu thơng tin, sẽ gặp khó khăn trong
việc đưa ra các quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu cơ sở
khoa học, không thực tiễn và trở nên kém hiệu quả.
1.2. Thông tin trong quản lý
1.2.1. Khái niệm thông tin trong quản lý
Trong các tổ chức, ở mọi cấp, mỗi nhà quản lý đều cần có thơng tin để
vạch ra kế hoạch, để tổ chức, để đảm bảo thực hiện chức năng của mình, để
chỉ huy và để kiểm soát. Hiệu quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới số
lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những
luồng thông tin luân chuyển trong hệ thống liên lạc của tổ chức đóng vai trò
tương tự như hệ thống mạch máu trong cơ thể chúng ta. Chúng không phải
chỉ chuyển giao các phần tử cơ bản cần thiết cho việc ra quyết định mà còn
phải cho phép ảnh hưởng tới thái độ của các cá nhân, theo cách thức động
viên họ để hướng các hoạt động và sự quan tâm của họ vào việc điều hịa các
mục đích của đơn vị một cách hợp lý.
Thơng tin trong quản lý là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra
quyết định. Đó là những thơng tin có ích cho hoạt động quản lý và thực hiện
các hành vi quản lý.
Thông tin quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu
quản lý, cụ thể là mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết
định quản lý và nhằm đạt được mục tiêu quản lý; ngược lại, mọi quyết định
quản lý đều phải chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý
cũng chính là thơng tin. Có thể xem thơng tin quản lý như hệ thần kinh của
hệ thống quản lý, nó tác động đến tất cả mọi khâu của quá trình quản lý. Cho

nên cũng có quan niệm: "bản chất của q trình quản lý là xử lý thông tin",
hoặc: "thông tin vừa là sản phẩm, vừa là đối tượng của hoạt động quản lý".
Hoạt động quản lý, về bản chất là sự tác động liên tục và có hướng
đích của chủ thể quản lý lên các đối tượng và các quá trình quản lý. Sự tác
động này, dù dưới bất kể hình thức, tính chất và quy mơ nào, dù phục vụ
những mục tiêu lâu dài hay trước mắt, dù phức tạp hay đơn giản… cũng đều
phải được xác lập trên nền tảng của hai tiền đề cơ bản: vật chất - kỹ thuật và
thông tin. Bộ máy quản lý và nhà quản lý đều cần đến thông tin như một thứ
nguyên liệu đầu vào, hay nói cách khác – như là cơ sở dữ liệu cho việc đưa
ra những quyết định (tìm ra đáp số cho bài toán về quản lý) của nó.
Quyết định quản lý - một dạng của sản phẩm quản lý, bản thân nó lại
cũng là thơng tin. Để quyết định quản lý, ở đây là những thông tin phản ánh
ý chí của bộ máy và nhà nước, trở thành hiện thực, cần phải tổ chức thực
hiện nó. Về thực chất, đây chính là cơng việc kiến thiết, xác lập mối liên hệ
9


thông tin đầu ra giữa bộ máy, nhà quản lý - với tư cách là chủ thể phát tin và
người thực hiện - với tư cách là chủ thể nhận tin. Tuy nhiên, phải nhìn nhận
rằng các chủ thể này khơng bao giờ cố định vai trị của mình.
Q trình thực hiện quyết định quản lý là quá trình liên tục diễn ra các
tác động vật chất - kỹ thuật, kéo theo những biến đổi vật chất và trạng thái.
Trạng thái mới của sự vật, quá trình chịu sự tác động vật chất - kỹ thuật cũng
như của chính những người tạo ra sự tác động đó được phản ánh thông qua
những thông tin thực hiện – lúc này mang tính chất hồi báo, đã đảo vai trị
của người thực hiện quyết định quản lý từ chủ thể nhận tin thành chủ thể
phát tin.
Những thơng tin nói trên, tập hợp lại cùng với những thơng tin mới
bên ngồi (thơng tin về khách thể quản lý) cũng như những thông tin mới về
trạng thái của bộ máy, bấy giờ sẽ đặt trước nhà quản lý một tập thông tin,

phản ánh một tình huống quản lý mới và sẽ được chủ thể quản lý tiếp nhận
như là một tập hợp dữ liệu cho hành vi ứng xử (sự điều chỉnh hoặc quyết
định quản lý mới) tiếp theo của mình.
Như vậy, có thể thấy, thơng tin cùng các liên hệ thơng tin có mặt ở
mọi nơi, mọi lúc, mọi khâu, mọi giai đoạn của hoạt động quản lý với đủ mọi
hình thức, biến thể và tư cách - vừa là nguyên liệu, vừa là sản phẩm, vừa là
công cụ, thước đo, phương tiện. Nói cách khác, q trình quản lý cũng đồng
nghĩa với một quá trình làm việc liên tục với những hình thái chuyển hố và
luồng vận chuyển của thơng tin trong quản lý.
1.2.2. Vai trị của thơng tin trong quản lý
• Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý
Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức. Thực chất, quản lý là q trình xử lý thơng tin để đưa ra các
quyết định, chủ trương, chính sách. Khơng có thơng tin đầy đủ, chính xác,
kịp thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả. Từ những nhận định đó,
thơng tin được coi là cơng cụ của quản lý, thông tin vừa là phương tiện, vừa
là sản phẩm của quá trình quản lý. Chất lượng và hiệu quả của thông tin
quyết định đến chất lượng và hiệu quả của quản lý.
• Thơng tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý
Quyết định quản lý là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý
thực hiện hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo một hệ thống cấu trúc
thống nhất để thực hiện mục tiêu. Các quyết định quản lý là sự thể hiện hành
vi sáng tạo của nhà quản lý. Giá trị của quyết định quản lý phụ thuộc vào
tính hợp pháp (khơng trái pháp luật) và tính hợp lý của quyết định. Tính hợp
10


pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan của quyết định. Đồng
thời, hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào tính hợp lý (giá trị
thực tiễn) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý chỉ có thể làm được điều này

nếu được cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trước khi ban hành quyết
định quản lý.
Quy trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý thông thường gồm
các bước cơ bản như sau:
- Đề ra nhiệm vụ hay còn gọi là giai đoạn chuẩn bị;
- Lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả các phương án ra quyết định;
- Thu thập thơng tin đầy đủ và chính xác cho quyết định;
- Văn bản hố quyết định;
- Thơng qua và phê duyệt quyết định;
- Tổ chức thực hiện quyết định.
Trong tồn bộ quy trình trên, có thể khẳng định việc thu thập các
thơng tin đầy đủ và chính xác là bước quan trọng quyết định chất lượng
của một quyết định.
• Thông tin là căn cứ để tổ chức, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các
quyết định quản lý.
Hoạt động tổ chức, điều hành và kiểm sốt cơng việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các
kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch… Vai trị của thơng tin thể hiện ở một số phương diện cơ bản sau:
- Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác cơng việc cần tổ chức thực
hiện;
- Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý xây dựng phương án thực hiện và
phương án dự phòng;
- Cung cấp dữ liệu để giải quyết công việc;
- Kiểm tra việc thực hiện cơng việc…
• Thơng tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phịng ngừa
và ngăn chặn rủi ro.

11

Trên cơ sở những thông tin được cung cấp, nhà quản lý có thể phân tích,
đánh giá cơng việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng
thực hiện, những nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có khả năng phát sinh…
trước khi ban hành các quyết định quản lý.
1.2.3. Những yêu cầu cơ bản đối với thông tin quản lý
Thông tin quản lý, phục vụ cho các nhiệm vụ quản lý nằm trong một
quy trình và hệ thống quản lý thống nhất với những tiêu chí chung và những
yêu cầu chung cơ bản như sau:
a) Tính chính xác, khách quan, trung thực
u cầu này địi hỏi phải xem xét đầy đủ những đặc điểm, yếu tố tác
động đến các hoạt động khai thác, xử lý - chế tác, cung cấp – tác động thông
tin dựa trên nguyên tắc lược bỏ, hạn chế đến mức tối đa những yếu tố chủ
quan trong đó. Ở đây phải kể đến tầm quan trọng đặc biệt của công tác xây
dựng, tổ chức hệ thống đảm bảo thông tin quản lý với các yếu tố cơ bản:
mạng lưới, phương pháp, cơ sở vật chất - kỹ thuật và tổ chức bộ máy, đáp
ứng đầy đủ những nguyên tắc và chuẩn mực riêng của nó.
b) Tính đầy đủ và tối ưu
u cầu này địi hỏi các tập thơng tin phải thoả mãn được các điều
kiện cần và đủ, cả về cơ cấu và dung lượng, phải bao quát được những
phương diện, những lĩnh vực, vấn đề với những phạm vi không gian và thời
gian cần thiết đủ cho việc đề ra và thực hiện quyết định quản lý. Tính tối ưu
cho phép giảm đến mức thấp nhất chi phí cho đảm bảo thông tin quản lý
cũng như tiếp nhận, xử lý và sử dụng thơng tin một cách có hiệu quả, tránh
được nhiễu loạn và quá tải.
c) Tính thời sự
Yêu cầu này đỏi hỏi các tập thơng tin phải có được những thông tin
cập nhật, phản ánh được những trạng thái mới nhất (gần nhất) của tình
huống cũng như những nội dung gần gũi, mới mẻ, sát hợp nhất với các đối
tượng thuộc diện tác động của nó. Đảm bảo tính thời sự trong khai thác và

tác động thông tin cho phép các quyết định quản lý ln có khả năng bám
sát, tiếp cận thực tế, tận dụng mọi cơ hội cũng như kịp thời nhận biết, khắc
phục được những trở ngại, vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, có được
những giải pháp, bước đi thích hợp đáp ứng những địi hỏi ban đầu cùng sự
biến động của tình huống quản lý.
d) Tính cơ đọng, lơ gích, cụ thể, rõ ràng và đơn nghĩa

12


u cầu này địi hỏi thơng tin phải được gia công, xử lý, chế tác sao
cho ngắn gọn, không trùng lặp, chặt chẽ và dễ cảm thụ nhất. Mặt khác, trong
cung cấp, truyền đạt thông tin quản lý, các nội dung được đưa ra phải cụ thể
ở mức tối đa cũng như phải rõ nghĩa, không mập mờ, không gây sự khó hiểu
cũng như thái độ khó xử hoặc tuỳ tiện của đối tượng nhận và sử dụng thông
tin. Yêu cầu này là đặc biệt quan trọng đối với những thơng tin có tính pháp
lý hoặc hiệu năng sử dụng cao – là những thơng tin có hiệu lực lâu dài, sức
tác động mạnh, tác động lên nhiều đối tượng trên diện rộng, được sử dụng
nhiều lần, được thừa nhận như là cơ sở bắt buộc có tính chuẩn mực cho
nhiều quyết định quản lý khác nhau (như đường lối, chính sách, các văn bản
pháp luật, các khái niệm, định nghĩa, các chuẩn mực quản lý, các quyết định
quản lý lớn và quan trọng…).
e) Tính tổng hợp và hệ thống
Yêu cầu này địi hỏi các tập thơng tin cùng những nội dung thơng tin
cụ thể trong đó phải là những thơng tin đã được tổng hợp và hệ thống hố ở
những mức độ khác nhau, tuỳ thuộc vào đối tượng và yêu cầu về cung cấp
thông tin. Đối với hệ thống quản lý, yêu cầu này trong đảm bảo thông tin
được xác định dựa trên nguyên tắc cao dần từ dưới lên trên, tuỳ theo cấp độ
và quy mô quản lý (quy luật hình tháp). Tổng hợp và hệ thống hố thơng tin,
xét về thực chất chính là cơng việc phân loại, chọn lọc, xử lý thông tin, bắt

đầu từ dạng nguyên liệu thuần tuý, lần lượt theo từng cấp độ, hồn thiện
dạng thức của chúng cho tới tập thơng tin sản phẩm ở đầu ra. Thông tin được
tổng hợp và hệ thống hoá sẽ tăng được sức bao quát, tính hàm súc và cơ
đọng, dễ tiếp thu và hình dung, giúp tối ưu hố các cơng đoạn xử lý cũng
như giúp các cấp quản lý và đối tượng tiếp nhận khác tiết kiệm được nhiều
thời gian và công sức, giảm quá tải và tăng hiệu quả khi làm việc với thơng
tin.
f) Tính chiến lược
u cầu này địi hỏi các tập thông tin phải được xây dựng trên nền
tảng của một bộ phận thơng tin ít và chậm biến đổi, có tính định hướng và
tầm bao qt cao tạo thành nền tảng chiến lược cho nó. Đó là những thơng
tin và cập nhật thông tin về đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của
Nhà nước, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, thông tin điều tra cơ bản,
thông tin quy hoạch, các thông tin dự báo trung hạn và dài hạn, thông tin về
khoa học quản lý… Sự có mặt của những thơng tin mang tầm chiến lược này
đảm bảo cho các quyết định quản lý ln có được sự nhất qn và mang tính
mục đích cao, khơng bị mất phương hướng trong cả những tình huống quản
lý hết sức khác biệt, đa dạng và phức tạp.
g) Tính phân cấp (cịn gọi là tính có thẩm quyền)
13


Yêu cầu này đòi hỏi việc cung cấp và truyền phát thông tin phải phù
hợp với thẩm quyền của mỗi cấp, mỗi bộ phận, chức danh quản lý. Các chủ
thể nói trên có quyền được cung cấp đủ những đầu mục và nội dung thông
tin cần thiết cho việc lãnh đạo, quản lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
được ấn định, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý tương ứng đối với
những thông tin do họ phát đi trong phạm vi thẩm quyền của mình.
h) Tính thường xun, ổn định, đồng bộ
u cầu này địi hỏi thơng tin phải được cung cấp một cách đều đặn,

liên tục theo định kỳ và lịch biểu nhất định, với những đầu mục và tin lượng
tương đối ổn định, một cách đồng bộ (cho các cấp, các khâu, các bộ phận,
các chức danh quản lý và các đối tượng cần thông tin khác) nhằm triển khai
và thực hiện các công việc một cách nhịp nhàng, ăn ý và thông suốt trong cơ
quan, đơn vị cũng như trong toàn bộ hệ thống quản lý.
1.2.4. Đặc điểm của thơng tin trong quản lý
Q trình quản lý có thể được trình bày dưới góc độ khoa học hệ
thống và tin học như sau (Hình 1-6):

Hình 1-6. Sơ đồ về q trình thơng tin trong quản lý
Đối tượng quản lý biến đổi các yếu tố đầu vào dạng vật chất (lao động,
vốn, đất đai...) thành các yếu tố đầu ra nằm trong dạng vật chất cụ thể (sản
phẩm, dịch vụ...).
Khi nghiên cứu khái niệm thông tin quản lý, cần chú ý đến ba đặc điểm
sau:
- Đặc điểm 1: Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các
phương tiện truyền thông. Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu
đúng ý nghĩa của thông điệp. Bởi vậy thông tin quản lý bên cạnh tính thơng
điệp cịn phải có địa chỉ cụ thể của người gửi và người nhận, phải có tác

14


dụng giúp người nhận ra được các quyết định quản lý, làm thay đổi trạng
thái bất định của hệ thống.
- Đặc điểm 2: Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng
thời là những thông điệp, tin tức có lợi cho hệ thống quản lý (tức là có tác
dụng giúp cho việc ra quyết định và thực hiện mục tiêu quản lý). Giống như
tri thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thơng tin của thơng tin quản lý
khơng bị mất đi mà thậm chí cịn được tăng lên trong q trình tiêu dùng,

thơng tin quản lý rất dễ sao chép và nhân bản, nhưng giá trị kinh tế của
thơng tin quản lý lại có xu hướng giảm dần theo thời gian.
- Đặc điểm 3: Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo.
Trên bình diện xã hội, việc nắm giữ thông tin đại chúng được xem như
"quyền lực thứ tư", nhiều khi quyền lực đó cũng rất quan trọng so với
những quyền lực cơ bản trong cơ cấu tam quyền phân lập. Trong lĩnh vực
kinh tế trong thời đại kinh tế tri thức, những ngành sử dụng thông tin nhiều
để tạo được những sản phẩm có hàm lượng thơng tin cao đều trở thành
những ngành có vai trị ngày càng quan trọng. Trong các hệ thống quản lý
riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thơng tin, người đó sẽ có quyền lực.
1.2.5. Tính chất của thơng tin trong quản lý
Thơng tin trong quản lý có các tính chất sau:
a) Tính định hướng
Thơng tin ln phản ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhận tin.
Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra và người
sử dụng thơng tin. Q trình thơng tin ln được định hướng. Trong điều
kiện khơng có người sử dụng, khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa, vì thơng
tin có nghĩa là cung cấp cho người sử dụng hiểu biết về một cái gì đó mà
trước đây có thể chưa biết. Như vậy có nghĩa là chỉ những gì đem lại hiểu
biết mới, làm giàu kho tàng tri thức của người nhận mới được xem là thông
tin.
Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi
nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi.

15


Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là
hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngơi, thơng tin khơng có hướng và
thực tế khơng cịn ý nghĩa của thơng tin nữa. Trong thực tế, hướng của thông

tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận.
b) Tính tương đối
Phương pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một
quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định chính là tình trạng khơng có đầy
đủ thơng tin. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi thơng tin nhận được phần lớn chỉ
là sự phản ánh tương đối và không đầy đủ về hiện tượng và sự vật được
thông báo, nhất là các thông tin về hệ thống kinh tế - xã hội. Hơn nữa, khả
năng thực tế và mức độ chính xác của các phương pháp và phương tiện thu
thập thông tin cũng chính là những tác nhân cho tính tương đối của thơng
tin.
c) Tính thời điểm (tức thời)
Thế giới ln vận động. Khi một người nhận được một thông tin, nghĩa
là đã có một thời gian để thơng tin đi từ nơi phát đến nơi nhận. Trong
khoảng thời gian đó hiện tượng hay sự vật được quan tâm đã vận động, biến
đổi khác trước. Những thay đổi đó phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ
nơi phát đến nơi nhận và phụ thuộc cụ thể vào hiện tượng, sự vật đang được
xem xét. Vì vậy, thơng tin nhận được thực ra chỉ là bức tranh trong quá khứ
(dù là quá khứ rất gần) của đối tượng được xem xét.
Thông tin chỉ có tính tức thời, cho nên mọi báo cáo, thư từ trao đổi,...
trong thực tế luôn phải được ghi kèm ngày giờ, thậm chí trong những tình
huống cần thiết, nhiều thơng tin cịn phải được ghi cả phút, giây.
d) Tính cục bộ
Mọi thơng tin đều gắn với một cơng đoạn trong quy trình, một giai
đoạn trong q trình điều khiển một hệ thống cụ thể nào đó. Như vậy thơng
tin chỉ có ý nghĩa thiết thực với chính cơng đoạn hay giai đoạn của quy trình
hay q trình mà nó phản ánh. Khả năng thơng tin đó vẫn cịn ý nghĩa khi
xem xét cho quy trình hay q trình khác nói chung là rất hạn chế. Chẳng
hạn, một bản tin có thể là một thơng tin rất quan trọng đối với hệ thống này,
nhưng lại hồn tồn khơng có ý nghĩa đối với hệ thống khác. Đó chính là
tính cục bộ của thơng tin.

e) Tính đa dạng
Thơng tin có nhiều, rất nhiều, và nói chung là vơ hạn. Mặt khác, cách
thức thể hiện thông tin vô cùng phong phú. Trong nhiều tài liệu đều có giới
16


thiệu ba dạng thể hiện cơ bản của thông tin là: văn bản, âm thanh và hình
ảnh động. Trên thực tế còn nhiều dạng thể hiện khác cũng đang được nghiên
cứu và trong tương lai chắc chắn sẽ mau chóng được đưa vào sử dụng, khai
thác. Bởi vậy, để nghiên cứu thông tin, đặc biệt là thông tin trong quản lý,
cần lưu ý đến tính đa dạng của nó.
1.2.6. Phân loại thông tin trong quản lý
Thông tin trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phong phú, được thu
nhận từ nhiều nguồn khác nhau. Để làm tốt quá trình xử lý thông tin, bước
đầu tiên cần phải thực hiện là phân loại thông tin.
Phân loại thông tin là việc phân chia thông tin thành từng loại, từng vấn
đề, từng lĩnh vực khác nhau dựa vào nội dung và hình thức mà chúng phản
ánh. Để phân loại thông tin, việc đầu tiên là cần phải xác lập các tiêu chí
phân loại. Qua nghiên cứu, các tiêu chí thường được sử dụng để phân loại
thông tin là: nội dung, hệ thống quản lý, hình thức.
+ Phân loại thơng tin theo nội dung: xuất phát từ mục đích cung cấp thơng
tin và nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.
+ Phân loại thông tin theo hệ thống quản lý:
Căn cứ vào hệ thống quản lý, thông tin bao gồm: Thông tin trên
xuống, thông tin dưới lên và thông tin ngang.
* Thông tin từ trên xuống:
Đây là loại thông tin từ quản lý cấp trên truyền đạt xuống cấp dưới
trong hệ thống thứ bậc quản lý. Những thơng tin này có tính chất thơng báo,
lãnh đạo, hướng dẫn phối hợp, đánh giá cấp dưới. Các nhà quản lý cấp trên
sử dụng thông tin để truyền đạt mục tiêu của tổ chức, mơ tả cơng việc, thơng

báo chính sách, thủ tục và các vấn đề cần tập trung…
Trong thực tế, các tổ chức thường nhận thông tin từ trên xuống như
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; các chủ trương chính sách
của Đảng…
* Thơng tin từ dưới lên:
Các nhà quản lý cấp trên, trong quá trình quản lý của mình cũng địi
hỏi phải nhận được các thông tin cần thiết từ cấp dưới như báo cáo tình hình
thực hiện mục tiêu, đề xuất, kiến nghị, phản ánh… liên quan đến các điều
kiện làm việc, sản xuất, mơi trường, chính sách hỗ trợ…
* Thơng tin ngang:
17


Là thông tin trao đổi giữa các đơn vị trong cùng hệ thống hoặc ngoài
hệ thống của tổ chức. Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý không chỉ cần
các thơng tin mang tính chất lãnh đạo, chỉ đạo (thơng tin từ trên xuống), các
thơng tin mang tính chất báo cáo, phản ánh (thơng tin từ dưới lên) mà cịn rất
cần tới các thơng tin mang tính chất phối hợp hành động, trao đổi….
+ Phân loại thơng tin theo hình thức truyền đạt thơng tin.
Căn cứ vào hình thức truyền đạt thơng tin, có thể chia thơng tin thành
một số loại cơ bản sau:
* Thông tin bằng văn bản: Thông tin bằng văn bản cung cấp cơ sở
pháp lý cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước hoặc giải quyết công
việc cụ thể. Đây là loại thông tin rất quan trọng và được sử dụng phổ biến vì
văn bản là tài liệu có độ chính xác cao và có khả năng tạo sự thống nhất
trong việc ban hành chính sách và duy trì hoạt động thường xun.
* Thơng tin bằng lời: Loại thông tin này được sử dụng phổ biến qua
các cuộc họp, hội thảo, qua trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại…
* Thông tin đa phương tiện: Là các thông tin được truyền tải trên các
phương tiện máy móc hiện đại như: CD-ROM, mạng điện tử…

Câu hỏi ôn tập Chương I
1. Hãy nêu khái niệm thông tin và vai trị, tầm quan trọng của thơng tin.
Hãy cho một vài ví dụ về nội dung thơng tin trong một số lĩnh vực?
2. Hãy vẽ và phân tích sơ đồ q trình thơng tin của Shannon và Weaver.
Phân tích quy trình và các chức năng của các thiết bị xử lý thông tin trên
máy?
3. Hãy nêu và phân tích một số phương thức xử lý thơng tin trên máy tính.
Làm thế nào để nâng cao chất lượng tin và giá trị của thơng tin?
4. Trình bày hiểu biết của anh chị về thông tin trong quản lý (khái niệm, vai
trị, u cầu, đặc điểm và tính chất của thông tin trong quản lý). Liên hệ
thực tế?
5. Phân loại thông tin trong quản lý. Minh hoạ bằng thực tế?

18


CHƯƠNG II
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2.1. Vai trị của thơng tin trong quản lý nhà nước
Một bộ phận rất quan trọng của thông tin quản lý là thông tin phục vụ
trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Quản lý nhà nước là một quá trình mà theo
đó người quản lý bảo đảm rằng các nguồn tài nguyên có sẵn được sử dụng
thật sự và có hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức trong các cơ
quan nhà nước.
Thông tin trong quản lý nhà nước là cơ sở khoa học bảo đảm tính
pháp lý, thực hiện đúng đường lối, chính sách, bảo đảm tính hiệu quả cho
quyết định quản lý nhà nước. Thông tin càng đầy đủ, được thu thập, quản lý
và xử lý một cách khoa học, kịp thời, chính xác với đầy đủ mọi yếu tố liên
quan, được xem xét và giải quyết trong một tổng thể đầy đủ các yếu tố xã

hội, với sự tham gia của các phương pháp tốn học, thì các quyết định càng
có cơ sở khoa học chặt chẽ và phù hợp với quy luật phát triển khách quan,
càng có khả năng thúc đẩy một cách hiệu quả sự hoạt động và phát triển tích
cực của khách thể quản lý. Tuy nhiên, tuỳ theo mức độ quản lý mà nhu cầu
thơng tin địi hỏi cho các nhà quản lý cũng khác nhau. Thí dụ, cấp quản lý ở
mức lãnh đạo thường địi hỏi các thơng tin có tính tổng hợp, đặc biệt, thường
khơng xác định trước, có tính dự báo, dự đốn, quy mơ rộng, phạm vi sử
dụng bao trùm khắp toàn bộ tổ chức; còn cấp quản lý ở mức tác nghiệp trực
tiếp thường địi hỏi các thơng tin có tính chi tiết, chu kỳ, được quy định
trước, quy mô nhỏ, phạm vi sử dụng hẹp.
Cần phải có một cơ chế trao đổi thơng tin thống nhất trong các cơ
quan nhà nước. Theo đó, việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các bên là
quan hệ hợp tác, phối hợp. Các thông tin được trao đổi, cung cấp dưới dạng
văn bản hoặc dữ liệu điện tử thông qua môi trường mạng. Nên quy định thời
hạn cung cấp thông tin chậm nhất là một số ngày nhất định kể từ ngày ký
ban hành đối với các thơng tin về cơ chế, chính sách quản lý và chậm nhất là
sau một số ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu bằng văn bản từ cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền đối với các thơng tin về thực thi chính sách,
pháp luật.
Thơng thường các chính phủ cung cấp thơng tin qua các phương tiện,
hình thức như các thơng cáo của chính phủ, qua sách báo, qua các chương
trình phát thanh, truyền hình và một số hình thức khác... Cung cấp các thơng
19


tin tương tự qua Internet là một bước tiến quan trọng trong việc tăng khả
năng tiếp cận của người dân đối với những thơng tin đó.
Việc ứng dụng Cơng nghệ thông tin - Truyền thông (ICT) ở nhiều
dạng khác nhau đang biến đổi cơ chế trao đổi thông tin truyền thống trong xã
hội và trong các cơ quan nhà nước theo nhiều cách khác nhau. Đó là:

- ICT giúp gia tăng luồng thông tin giữa các điểm khác nhau và giảm bớt
thời gian trễ từ nhiều ngày xuống còn một vài giờ hoặc thậm chí một vài
phút. Cũng thơng tin đó giờ đây có thể được chuyển qua nhiều kênh thông
tin khác nhau – giảm khả năng thất lạc thông tin hoặc thơng tin bị bóp méo.
- ICT giúp mở rộng phạm vi đối tượng nhận và cung cấp thông tin, điều
này giúp truyền bá, phổ biến thông tin lớn hơn và cũng tăng khối lượng
thông tin được phổ biến. Về lý thuyết, bất cứ cá nhân nào với điểm tiếp cận
ICT hai chiều có thể vừa trở thành người cung cấp thông tin vừa là người
nhận thông tin.
- ICT giúp tạo ra những giao diện trao đổi thông tin vốn không thể tồn tại
dưới cơ chế trao đổi thông tin truyền thống. Giao dịch trao đổi thơng tin này
có thể xóa nhịa những ranh giới, rào cản truyền thống và tổ chức đối với
dịng chảy thơng tin ví dụ như yếu tố thứ bậc và nạn quan liêu.
2.2. Nhu cầu thông tin trong quản lý nhà nước
Trong một cơ quan hành chính nhà nước, có bốn mức độ hoạt động:
chiến lược, sách lược, tác nghiệp và thừa hành (Hình 1-5). Hệ thơng tin quản
lý được tin học hóa sẽ xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành và cung cấp thông
tin cho việc làm quyết định ở các mức tác nghiệp, sách lược và chiến lược.

Hình 1-5. Các mức quản lý
Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn đặt ra
các mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêu đó.

20


Nhà quản lý ở mức độ sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục
tiêu và đường lối do mức chiến lược ấn định ra. Để làm việc này, nhà quản
lý phải xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.
Nhà quản lý ở mức độ tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà

quản lý ở mức độ sách lược ấn định ra.
Nếu xem xét ở giác độ quản lý thì cấp quan trọng nhất chính là cấp
lãnh đạo, ở cấp này đòi hỏi nhiều đến năng lực phán đốn, khả năng sáng tạo
và trình độ phân tích, tổng hợp khoa học của nhà quản lý (nhiều khi là tài
năng, trí tuệ).
Cụ thể hơn:
Ở mức chiến lược: Các nhà quản lý chiến lược địi hỏi thơng tin có
tính tổng hợp, ít chi tiết, những thơng tin có tính dự báo, có quy mơ rộng và
thường khơng được xác định trước. Trong nhiều trường hợp, đó là những
thơng tin đặc biệt, những số liệu, biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu
hướng phát triển của tổ chức. Thơng tin chiến lược là sự hồ trộn của những
thơng tin sinh ra từ nội bộ và những thông tin được lấy từ nguồn bên ngoài
của tổ chức. Nhà quản lý ở mức chiến lược thường hướng theo mục tiêu.
Yêu cầu hệ thông tin của họ thường là các báo cáo định kỳ, báo cáo “cái gì
xảy ra nếu” và phân tích xu hướng.
Chẳng hạn giám đốc một cơ quan giáo dục đào tạo có thể yêu cầu báo
cáo chỉ ra khuynh hướng thí sinh dự tuyển thi đầu vào trong bốn năm cho
mỗi ngành học và cho toàn bộ các ngành học. Để đánh giá được khuynh
hướng đăng ký ngành học, ơng giám đốc u cầu tóm tắt khuynh hướng theo
đồ thị và từ đồ thị này ông ta có thể rút ra các kết luận cần thiết trong so sánh
giữa các ngành mà thí sinh đăng ký thi.
Thơng tin có sẵn cho việc làm quyết định ở mức chiến lược hầu như
không bao giờ xác định được. Mặc dù thông tin là mấu chốt cho việc làm
quyết định, nhưng trên thực tế, mọi nhà làm quyết định ở cấp này đều dựa
chủ yếu vào khả năng đánh giá và trực giác cá nhân.
Ở mức sách lược: Nhà quản lý tập trung vào việc đạt tới một loạt các
mục tiêu cần thiết để đáp ứng cho tập hợp các mục tiêu đã được đặt ra ở mức
chiến lược. Yêu cầu thơng tin thường là theo thời kỳ, nhưng có khi nhà quản
lý cần tới các thơng điệp có dạng: "Cái gì sẽ xảy ra, nếu...". Báo cáo “cái gì
xẩy ra nếu” được sinh ra để đáp ứng với yêu cầu dự đốn hồn cảnh sẽ ra sao

(ví dụ: sẽ thế nào nếu tăng giá bán lên 15% vào quý tới). Thơng tin có sẵn
cho việc làm quyết định ở mức sách lược hiếm khi được xác định, tức là
phương án có khả năng chấp nhận nhất thường khơng thể xác định được từ
riêng một hoặc một vài thông tin. Ở mức sách lược này, phần lớn các quyết
21


định được làm ra bằng cách sử dụng khả năng trực giác và đánh giá cá nhân
kết hợp với các thơng tin đã có sẵn.
Ở mức tác nghiệp: Nhân viên ở mức độ tác nghiệp có các nhiệm vụ đã
được định rõ, có thể kéo dài cả ngày, cả tuần hay thậm chí đến cả quý,
nhưng các nhiệm vụ của họ chủ yếu vẫn là ngắn hạn. Yêu cầu thông tin của
họ thường bao gồm các phản hồi hoạt động. Thơng tin có sẵn ở mức tác
nghiệp thường được xác định, tức là phương án có khả năng chấp nhận nhất
có thể được xác định rõ ràng trên cơ sở thơng tin có sẵn cho người làm quyết
định. Ở mức tác nghiệp, đánh giá cá nhân và trực giác chỉ đóng vai trị có
giới hạn trong q trình làm quyết định.
Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thơng tin có tính chi
tiết, những thơng tin được quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô
nhỏ. Những thông tin ở mức độ quản lý này là những thông tin được sản
sinh từ những nguồn bên trong, nó phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức.
Trong nhiều trường hợp, đó là những thơng tin được rút ra từ các báo cáo tác
nghiệp hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động của tổ chức.
Ở mức thừa hành: Nhân viên thực hiện các công việc sự vụ hàng
ngày, lặp đi lặp lại, tầm nhìn ngắn hạn và trực tiếp, chủ yếu liên quan đến
việc xử lý giao dịch (xử lý dữ liệu). Yêu cầu xử lý thơng tin của tầng này là
thường xun, có quy trình rõ ràng, có phạm vi hoạt động hẹp và chi tiết.
Tầng tác nghiệp phản ứng rất nhanh với mọi tác động từ bên ngồi. Thơng
tin có sẵn ở mức này đều là thông tin xác định, cụ thể. Vấn đề cốt yếu là
phương pháp và phương tiện tiếp nhận và chuyển giao hoặc lưu giữ chúng

để phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng tiếp sau và lâu dài.
Từ những lập luận trên, cho thấy yêu cầu về thông tin cho các cấp
quản lý như sau:
Các thông tin tác nghiệp là những thơng tin có cấu trúc, dựa trên dữ
liệu được rút ra từ các hoạt động nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được
thu thập trong khoảng thời gian ngắn và được sử dụng để quyết định những
vấn đề diễn ra trong thời gian ngắn như trong giờ, trong ngày hoặc trong
tuần.
Chẳng hạn, nhân viên văn phòng của một doanh nghiệp cần những dữ
liệu để hồn thành cơng việc hàng ngày của mình nhưng không cần cho việc
ra quyết định. Để phục vụ khách hàng và các nhân viên khác, họ cần có
những thơng tin như: số lượng và giá của mỗi mặt hàng có thể bán ra, số
lượng các mặt hàng và tiền bán hàng thu được trong ngày, trong tuần, thời
gian làm việc ngoài giờ của mỗi nhân viên trong ngày, trong tuần. Thơng
thường những nhân viên này địi hỏi thoả mãn thông tin tức thời theo yêu
cầu của họ.
22


Trong khi đó, hầu hết các thơng tin cung cấp cho cấp quản lý chiến
lược với yêu cầu là được dùng cho việc ra quyết định. Đặc trưng của thông
tin ở cấp quản lý chiến lược là phải có tính tổng hợp, khái qt, ít chi tiết,
những thơng tin có tính dự báo, có quy mơ rộng và thường khơng xác định
trước. Đó là những thơng tin khơng có cấu trúc. Trong nhiều trường hợp,
những thông tin này phải được trình bày dưới dạng đặc biệt, những bảng số
liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng
phát triển của tổ chức. Thông tin chiến lược bao gồm những thông tin sản
sinh từ nội bộ và cả những thông tin nhận được từ ngồi tổ chức (chủ yếu).
Các thơng tin bên ngồi bao gồm các thông tin về các đối tác và về mơi
trường hoạt động của tổ chức. Đó là những thơng tin không thể thiếu đối với

việc ra quyết định của nhà quản lý.
Các thông tin cung cấp cho các nhà quản lý được thu thập từ các
nguồn bên trong và bên ngồi tổ chức. Chúng có thể phân chia theo các lĩnh
vực cơ bản sau:
- Thông tin về công chức, viên chức nhà nước;
- Thơng tin về tài chính, ngân sách;
- Thông tin về khoa học và công nghệ;
- Thông tin kinh tế - xã hội;
- Thông tin về dân cư và lao động;
- Thông tin về tài nguyên, đất đai, môi trường;
- Thông tin về kế hoạch và đầu tư;
- Thông tin về pháp luật;
- Thông tin về văn hố, nghệ thuật;
- Thơng tin về các dự án trọng điểm trên địa bàn;
- Thông tin về các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn hoặc cùng lĩnh
vực…
Các thông tin này có thể tìm thấy trong các nguồn tài liệu. Tài liệu
được coi là cái giá vật chất mang tri thức của nhân loại. Tập hợp tất cả các
tài liệu trong tổ chức tạo thành nguồn lực thông tin của tổ chức đó. Nguồn
lực thơng tin là thành phần trung tâm của mọi hệ thống thông tin và là
nguyên liệu cho mọi quá trình hoạt động trong hệ thống. Nguồn lực thông tin

23


là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thơng tin. Đó là yếu tố cơ bản
đảm bảo cho chất lượng đáp ứng yêu cầu tin.
Có nhiều loại hình tài liệu. Căn cứ vào hình thức thể hiện thơng tin thì
có bốn lồi tài liệu sau:
- Tài liệu trên giấy: Sách, báo, tạp chí, các kỷ yếu hội nghị, luận án, tài liệu

phát minh sáng chế, các thông báo, các ấn phẩm thư mục, các tiêu chuẩn, các
catalog kỹ thuật và thương mại, các văn bản về pháp luật và hành chính, các
tập bản đồ, đồ biểu, các sổ tay, ghi chép, bản thảo…
- Tài liệu nghe nhìn: phim ảnh, băng nhạc, băng hình, đĩa hình, đĩa âm
thanh…
- Tài liệu có bản chất vật chất: các tượng đài, mẫu vật, các sản phẩm mẫu,
các makét, các giáo cụ trực quan…
- Tài liệu điện tử: các cơ sở dữ liệu, các ấn phẩm và thông tin trên mang
Internet, các phần mềm máy tính…
Nếu căn cứ vào mức độ phổ biến, người ta phân biệt tài liệu công bố
và tài liệu không công bố. Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi
trên thị trường, ai cũng có thể mua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan
xuất bản. Tài liệu không công bố là những tài liệu khơng có bán trên thị
trường và mức độ phổ biến của nó rất hẹp. Chúng tạo thành một loại tài liệu
ngầm. Một số là những bản chép tay hay đánh máy, một số là những bản
chụp lại hay in lại với số lượng hạn chế. Đó là những ghi chép nhật ký khoa
học, những báo cáo kết quả nghiên cứu, những luận văn khoa học, những
giáo trình giảng dạy, tài liệu hội nghị. Bắt nguồn từ những cơ sở rất khác
nhau như các viện nghiên cứu, các trường đại học, các hoạt động học tập,
nghiên cứu… những tài liệu này thường chứa những thông tin mới nhất
trong lĩnh vực mà nó xem xét, những thơng tin có giá trị cao, tuy chưa được
thẩm định và kết luận một cách chính xác. Mặc dù khơng biết số lượng của
những tài liệu này là bao nhiêu, nhưng người ta biết chắc rằng số lượng của
chúng hiện nay gia tăng rất đáng kể. Việc tiếp cận các tài liệu này là rất cần
thiết, nhưng địi hỏi nhiều cơng sức và thời gian.
2.3. Đặc trưng thông tin trong phạm vi khu vực nhà nước1
- Thông tin là tài sản của Chính phủ có giá trị liên tục nhất. Việc tạo ra, tìm
kiếm, xử lý, sắp xếp, lưu trữ và phổ biến thông tin là rất tốn kém. Tuy
nhiên, thông tin có thể được quản lý theo một phương thức chặt chẽ và phối
hợp hơn, được tiếp tục phát triển, sử dụng và có ý nghĩa ngày càng phong

phú hơn;
1

Nguồn: Quản lý thông tin và Công nghệ thông tin - NXB Văn hóa- Thơng tin – tr. 115

24


-

Thông tin là loại tài sản giúp cho các cán bộ cơng chức
có khả năng thực hiện được các hoạt động quản lý nhà nước như ra quyết
định, cung cấp dịch vụ, đánh giá các hoạt động cũng như ghi chép lịch sử
hoạt động của Chính phủ. Dữ liệu (cịn gọi là thơng tin thơ) trở thành thơng
tin khi nó được tổ chức và sử dụng cho bất kỳ mục đích nào trong số các
mục đích này;

-

Khối lượng lớn thơng tin đã có của Chính phủ đang
ngày một tăng lên, được phổ biến rộng rãi và xuất hiện trên nhiều loại
phương tiện truyền thơng;

-

Thơng tin của Chính phủ phong phú và đa dạng, có
nguồn gốc từ nhiều nguồn khác nhau và phục vụ cho nhiều tầng lớp chính
trị khác nhau. Nó ghi chép lại sự phát triển của đất nước;

-

Khả năng sẵn có và khả năng có thể truy cập được vào
thơng tin của Chính phủ là một yếu tố cơ bản cho sự phát triển các chính
sách nhà nước;

-

Sự tín nhiệm nhà nước thường xuyên được đo bởi khả
năng và sự sẵn sàng cung cấp thông tin với công chúng;

-

Trong khi thông tin được giao cho các công chức nhà
nước quản lý thì quyền sở hữu thơng tin lại thuộc vào Chính phủ;

-

Khơng giống như các tài sản khác, thơng tin khơng bị
suy kiệt trong q trình sử dụng mà giá trị của nó ngày càng tăng lên khi
được chia sẻ;

-

Thơng tin của Chính phủ bao gồm tất cả, từ bản nháp
cho tới các phiên bản cuối cùng, dưới dạng điện tử hay không phải điện tử bao gồm thư từ, ghi nhớ, sách vở, tài liệu hướng dẫn, các kế hoạch, bản đồ,
cơ sở dữ liệu, thư điện tử, các bản vẽ, sản phẩm nghe nhìn và microfilm...;

-

Trong môi trường dịch vụ nhà nước hiện nay, nơi mà

“khả năng thực hiện quyền hạn của các nhà quản lý” và “tổ chức tốt bộ
máy hành chính” là những yếu tố sống cịn, nếu khơng có sự truy cập kịp
thời các thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định, thì quyền hạn khơng
những chỉ trở thành con số khơng mà cịn là hiểm họa tiềm tàng cho cả các
nhà quản lý lẫn nhà nước.

25