Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN
TRỊ
DÂY CHUYỀN CUNG ỨNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Nguyễn Bá Minh
Trung tâm Công nghệ Thông
tin
Tóm tắt: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc xây dựng được một kênh thông suốt giữa nhà
cung ứng và khách hàng, tạo ra một quy trình tối ưu để tiến hành các hoạt động sản xuất, giúp cho
doanh nghiệp giảm được chi phí, tǎng thị phần và giành được sự ủng hộ của khách hàng. Chính
vì vậy, giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất là cải tiến dây chuyền cung
ứng.
Áp dụng tin học vào quản trị dây chuyền cung ứng sẽ hỗ trợ quản lý các quá trình hoạt động của
doanh nghiệp bao gồm các công đoạn từ nhập nguyên liệu đầu vào cho đến đưa ra sản phẩm đầu
ra, quản lý các hoạt động sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, dự báo thị trường, và quản lý giao dịch
với khách hàng.
Bài báo này sẽ giới thiệu tổng quan về dây chuyền cung ứng và quản trị dây chuyền cung ứng
trong các doanh nghiệp sản xuất (không đề cập tới doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh
doanh dịch vụ). Đồng thời bài báo cũng giới thiệu lợi ích và giải pháp áp dụng tin học vào quản
trị dây chuyền cung ứng trong các doanh nghiệp sản xuất.
1. Giới thiệu chung
Dây chuyền cung ứng
Chiến lược quan trọng nhất của một doanh nghiệp là tạo được một kênh thông suốt giữa các nhà
cung ứng và khách hàng của họ, xoá bỏ những nhân tố cản trở tới khả nǎng sinh lời. Bất kể doanh
nghiệp đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, xây dựng một con đường bằng phẳng để tiến hành các
hoạt động trong kinh doanh luôn giúp giảm được chi phí, tǎng thị phần và giành được đông đảo
khách hàng. Chính vì vậy, giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh hơn là tối
ưu hoá cả nhu cầu và dây chuyền cung ứng, cho phép sự phối hợp quá trình kinh doanh và chia sẻ
dữ liệu, không chỉ trong nội bộ mà còn giữa các nhà cung ứng, nhà sản xuất và nhà phân phối.
Quản trị dây chuyền cung ứng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học, nhằm cải thiện phương
thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sản xuất sản phẩm, dịch vụ và cuối cùng là
chuyển sản phẩm, dịch vụ hoàn thành đến khách hàng. Mục tiêu chính của quản trị dây chuyền

cung ứng nhằm đơn giản hoá quy trình cung ứng để tăng lợi nhuận kinh doanh. Để đạt được điều
này, các doanh nghiệp phải nắm được toàn bộ phí tổn, cải tiến chất lượng và tăng tối đa dịch vụ
khách hàng.
Cấu trúc của dây chuyền cung ứng
Cấu trúc dây chuyền cung ứng sản phẩm bao gồm tối thiểu: nhà cung cấp, bản thân đơn vị sản xuất
và khách hàng. Luồng nguyên liệu được chuyển theo chiều từ nhà cung cấp tới khách hàng trong
khi các luồng thông tin và lợi nhuận tài chính lại chuyển theo chiều ngược lại, từ khách hàng tới
nhà cung cấp cuối cùng.
Nhà cung cấp (Supplier): các doanh nghiệp có các sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cho
quá trình sản xuất và kinh doanh được gọi là nhà cung cấp. Thông thường nhà cung cấp thường
được hiểu là cung cấp nguyên liệu trực tiếp cho quá trình sản xuất như vật liệu thô, các chi tiết
của sản phẩm, bán thành phẩm…
LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ
Đơn vị sản xuất (Manufacturing): đơn vị sản xuất là nơi sử dụng các nguyên liệu, dịch vụ đầu vào
và áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ
Khách hàng (Customer): khách hàng là người sử dụng, mua sản phẩm của doanh nghiệp. Người
sử dụng trực tiếp hoặc là các nhà nhà phân phối sản phẩm, đại lý đều được coi là khách hàng
của doanh nghiệp.
Thành phần của dây chuyền cung ứng
Dây chuyền cung ứng được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này thực chất là
các nhóm chức năng khác nhau, nằm rải rác trong dây chuyền cung ứng.
Sản xuất (Production): sản suất là khả năng của dây chuyền cung ứng để sản xuất và lưu trữ
sản phẩm. Các phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này
Tồn kho (Inventory): trong tất cả các công đoạn của dây chuyền cung ứng đều cần thiết phải
có quản lý tồn kho, khả năng dự trữ các sản phẩm, nguyên liệu, các sản phẩm trung gian.
Định vị (Location): đây là thành phần xác định vị trí hoạt động sản xuất, phân phối sản phẩm
của dây chuyền cung ứng. Địa bàn hoạt động là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới giá

thành và thời gian hoàn thành sản phẩm.
Vận chuyển (Transportation): thành phần đảm nhận công việc vận chuyển nguyên vật liệu
cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa sự đáp
ứng nhu cầu và hiệu quả biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển.
Thông tin (Infomation): các nhà quản lý, điều hành dây chuyền cung ứng sản phẩm tham
chiếu thành phần này để đưa ra kế hoạch và quyết định cho các thành phần còn lại. Thành
phần này kết nối tới tất cả các hoạt động, các lĩnh vực trong dây chuyền cung ứng.
Xu hướng phát triển
Trước đây mô hình dây chuyền cung ứng khá đơn giản, các công đoạn của quá trình sản xuất
hoàn toàn nằm trong phạm vi hẹp. Dây chuyền cung ứng chỉ bao gồm nhà cung cấp, bản thân
doanh nghiệp và khách hàng.
Dây Chuyền Cung Ứng Đơn Giản
Nhà Cung Cấp
(Supplier)
Đơn Vị Sản Xuất
(Manufacturing)
Khách Hàng
(Customer)
Ngày nay, khi quá trình sản xuất có quy mô lớn, dây chuyền cung ứng bao gồm cả người
dùng cuối, các nhà cung cấp gián tiếp, các nhà cung cấp dịch vụ cho các công đoạn sản xuất.
Dây Chuyền Cung Ứng Mở Rộng
Nhà Cung Cấp
(Ultimate
Supplier)
Nhà Cung Cấp
(Supplier)
Đơn Vị Sản Xuất
(Manufacturing)
Khách Hàng
(Customer)

Khách Hàng
(Ultimate
Customer)
Nhà Cung Cấp Dịch Vụ:
 Hậu cần
 Tài chính
 Nghiên cứu thị trường
 Thiết kế sản phẩm
 Công nghệ thông tin
Nhà Cấp Dịch Vụ
(Service Provider)
Nhà Cung Cấp
Vật Tư
Đơn Vị Vẫn
Chuyển
(Transportation)
Đơn Vị Sản Xuất
Nhà Phân Phối
(Manufacturing)
(Distributor)
Đơn Vị Bán Lẻ
(Retailer)
Nhà Cấp Dịch Vụ
(Service Provider)
Khách Hàng
(Retailer
Customer)
Bên cạnh đó, do các doanh nghiệp chuyên môn hoá theo từng khâu trong quá trình sản xuất nên
một hình thức mới xuất hiện trong đó doanh nghiệp đóng vai trò là một trong những nút trong
hệ thống mạng dây chuyền cung ứng trên phạm vi rộng lớn. Toàn bộ một ngành công nghiệp và

các ngành có liên quan tạo thành một mạng lưới cung ứng rộng khắp. Các doanh
nghiệp khác biệt, có liên quan trong quá trình sản xuất tích hợp hình thành một mạng cung
ứng ảo.
2. Hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng cho các doanh nghiệp sản xuất
Yêu cầu
Với mục tiêu làm đơn giản hoá quy trình cung ứng để tăng lợi nhuận kinh doanh, phần mềm
quản trị dây chuyền cung ứng được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quá trình thu
mua vật liệu, lập kế hoạch, sản xuất, xử lý tồn kho, bán hàng. Hệ thống này phải đảm bảo:
- Trải rộng theo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp: thông tin về hoạt động sản xuất của
doanh nghiệp cần đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết
định đúng đắn và mang tính chiến lược trong công tác quản lý các nguồn tài nguyên của
doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đặt ra với hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng sản phẩm
phải có các chức năng hoạt động theo cấu trúc và nghiệp vụ của dây chuyền cung ứng.
- Hoạch định tài nguyên sản xuất một cách tối ưu: yếu tố có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả và
chi phí sản xuất là việc xác định chiến lược phát triển quy mô sản xuất và mức lưu trữ tài
nguyên. Vì vậy, hoạch định tối ưu tài nguyên của doanh nghiệp cũng chính là nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất.
- Có khả năng tuỳ biến cao, dễ mở rộng: với mỗi doanh nghiệp, các nghiệp vụ quản lý áp
dụng trong từng quá trình là khác nhau. Các hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng phải
cho phép doanh nghiệp tuỳ biến phù hợp với các hoạt động nghiệp vụ trong mỗi quá trình
sản xuất. Để đáp ứng tốt nhu cầu quản trị dây chuyền cung ứng, hệ thống quản trị dây
chuyền cung ứng phải mang tính mở, dễ dàng đáp ứng thay đổi của dây chuyền cung ứng.
- Có thể tích hợp, trao đổi với các hệ thống khác: trong một doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều
hệ thống cùng song song hoạt động trong các lĩnh vực quản lý khác nhau. Hệ thống quản trị
dây chuyền cung ứng, sau khi triển khai, phải tích hợp, trao đổi thông tin được với các hệ
thống khác, đặc biệt là hệ thống ERP.
- Có thể sử dụng ở mọi nơi: trong xu hướng phát triển hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh trong một không gian liên tục và không có ranh giới địa lý. Hệ thống quản trị
dây chuyền cung ứng phải đáp ứng nhu cầu sử dụng ở mọi nơi, mọi lúc.
Với doanh nghiệp sản xuất, hệ thống SCM phải đáp ứng được các chức năng nghiệp vụ trong

quá trình sản xuất, quản lý sản xuất và các nghiệp vụ khác của dây chuyền cung ứng. Một hệ
thống SCM tối thiểu phải có các phân hệ:
- Quản lý Sản phẩm (Product Management):
 Quản lý danh mục sản phẩm, ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến
mô tả sản phẩm: đơn vị tính, tiêu chuẩn, chuẩn chất lượng, nhãn hiệu, nhà sản xuất,
xuất xứ hàng hoá, loại hàng hóa, quy cách đóng gói, đặc tính kỹ thuật, tính năng.
 Định nghĩa sản phẩm và dịch vụ với các lựa chọn tài nguyên cần thiết cho việc chế tạo
sản phẩm.
 Định nghĩa nhiều khung giá đối với từng sản phẩm để áp dụng cho từng đối tượng
khách hàng.
- Quản lý Tồn kho (Inventory Management):
 Quản lý dự trữ nhiều loại sản phẩm khác nhau: nguyên liệu, chế phẩm, bán thành
phẩm, thiết bị phục vụ sản xuất, sản phẩm cuối cùng…
 Quản lý hệ thống kho của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có thể phân chia
không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn, dãy, ô,... tùy thuộc
nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.
 Quản lý quá trình nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng
nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
 Báo động tồn kho: báo động khi hàng tồn kho vượt quá mức quy định, hàng tồn kho
sắp hết hạn sử dụng.
- Quản lý Vật tư (Material Management):
 Quản lý thông tin về nhà cung cấp: ghi nhận cập nhật thông tin về nhà cung cấp.
 Quản lý vật tư xuất, nhập kho.
- Quản lý Đơn hàng (Order Management):
 Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order): theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình
mua hàng.
 Quản lý đơn bán hàng (Sales Order): theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình bán
hàng.
- Lập kế hoạch sản xuất (Planning)
 Thiết lập kế hoạch sản xuất: ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất.

 Theo dõi kế hoạch sản xuất: theo dõi tiến độ sản xuất từng lô hàng, lệnh sản xuất.
 Báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất
Quan hệ giữa hệ thống SCM và các hệ thống khác
Các hệ thống ERP trước đây không nhằm vào SCM và kết quả là dòng thông tin giữa nhiều
thành phần trong dây chuyền cung ứng quá chậm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng sớm
nhận ra rằng mặc dù năng lực của doanh nghiệp cũng quan trọng, nhưng lợi ích của nó bị giới
hạn nếu không được bổ sung bằng khả năng liên hệ xuyên suốt dây chuyền cung ứng. Doanh
nghiệp nhận thấy dòng thông tin thời gian thực trong suốt dây chuyền cung ứng là chìa khoá
của thành công trong tình hình hiện nay: kỹ thuật tiến bộ, chu kỳ sản suất ngắn, v.v… Bởi
vậy, các doanh nghiệp đã bắt đầu tích hợp ứng dụng ERP với SCM. Điều này đảm bảo hiệu quả
đạt được trong cả dây chuyền cung ứng, dòng thông tin được liên tục.
Một cách tóm tắt, những ứng dụng ERP đã giúp tăng hiệu quả của SCM theo những cách sau
đây:
 Chia sẻ dữ liệu: Tạo cơ hội chia sẻ thông tin trên suốt dây chuyền cung ứng, giúp
người quản lý có thể ra những quyết định tốt hơn. Điều này cũng giúp người quản lý
có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ dây chuyền cung ứng.
 Thông tin thời gian thực: Hệ thống ERP cung cấp thông tin cập nhật, điều này là thiết
yếu cho những quyết định về dây chuyền cung ứng. Ví dụ, việc đặt hàng nguyên liệu
thô có thể dựa vào những chi tiết về lượng hàng dư trong kho được cung cấp bởi hệ
thống ERP.
Nhà cung
cấp
(Supplier)
Hệ
thống
Quản
trị
Dây
chuyền
Cung

ứng
(SCM)
Hệ
thống
Hoạch
định
Nguồn
lực
Doanh
nghiệp
(ERP)
Thương mại điện
tử
(E-Commerce)
Hệ
thống
Quản
trị
Quan
hệ
Khách
hàng
(CRM)
Khách hàng
(Customer)
Hiện trạng
Doanh nghiệp
Nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, một số đơn vị phần mềm trong nước đã tiến hành xây dựng
các ứng dụng phục vụ công tác quản trị dây chuyền cung ứng dưới dạng giải pháp tổng thể
cho các doanh nghiệp sản xuất, có thể kể đến: FTP Success của FTP, XBS của MacroNT và AV

Land… Ngoài ra trên thị trường còn nhiều phần mềm riêng lẻ phục vụ công tác quản lý kho,
quản lý vật tư, lập kế hoạch sản xuất…
Các hãng phần mềm, nhà cung cấp giải pháp lớn hiện nay trên thế giới như Microsoft, Oracle,
SAP… cũng đều giành sự quan tâm và có sản phẩm hỗ trợ công tác quản trị dây chuyền cung
ứng. Tuy nhiên việc triển khai giải pháp của những nhà cung cấp này đòi hỏi chi phí về tài
chính, thời gian, nhân lực lớn.