QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 1

LOGO
www.themegallery.com


Chương này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
1.1 Những vấn đề chung về văn phòng
1.2 Hành chính văn phòng
1.3 Quản trị, quản trị hành chính văn phòng
1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên
nghiệp
1.5 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

LOGO
www.themegallery.com


1. Những

vấn đề chung về văn phòng

1.1 Khái niệm văn phòng
Các CQ, ĐV có công tác văn phòng với các nội dung chủ
yếu như:
Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải, quản
lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,
Trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành
quản lý CQ, ĐV.
Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động trên được
gọi là văn phòng.

LOGO
www.themegallery.com


Vậy văn phòng là gì?
Theo nghĩa rộng:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của
CQ, chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
CQ thẩm quyền chung hoặc CQ có tổ chức lớn thì có văn
phòng, những CQ nhỏ thì có phòng hành chính tổng hợp.
Theo nghĩa hẹp:
Văn phòng là một trụ sở làm việc của một CQ, ĐV, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của CQ, ĐV đó.
LOGO
www.themegallery.com


Vậy văn phòng là gì?
Tiếp cận quyền lực :
VP là nơi làm việc của một cấp quản lý VD: VP Thủ tướng,
Văn phòng quốc hội, văn phòng chính phủ, văn phòng tổng
công ty….
Tiếp cận chức năng :
VP là nơi thực hiện một loại hình công việc VD: VP luật sư,
VP công chứng...
Tiếp cận hoạt động :
VP là trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức trong đó diễn
ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy
tở (công tác văn thư).

LOGO
www.themegallery.com


Tuy có thể hiểu khác nhau nhưng văn
phòng có điểm chung là:
Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với
đặc điểm cụ thể của từng cơ quan,
Là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị và
điều hành hoạt động,
Là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ
sở vật chất nhất định.
Qui mô của các yếu tố vật chất này phụ thuộc vào qui
mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
LOGO
www.themegallery.com


 Khái niệm chung nhất về văn phòng:
Là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức;
Có trách nhiệm thu tập, xử lý và tổng hợp thông tin phục
vụ cho sự điều khiển của lãnh đạo;
Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật hoạt động cho toàn
cơ quan, tổ chức đó.

LOGO
www.themegallery.com

1.1.2 Chức năng văn phòng
 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm
những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết
quả cao nhất
Thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận
khác cung cấp cho lãnh đaọ cơ quan, đơn vị.

 Chức năng giúp việc điều hành
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng,
tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo
về công tác soạn thảo văn bản...

LOGO
www.themegallery.com


1.1.2 Chức năng văn phòng (tiếp)
 Chức năng hậu cần
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng
có hiệu quả.
Chi phí thấp với hiệu quả cao là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng

LOGO
www.themegallery.com

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng
- Tổng hợp và đôn đốc thực hiện chương trình công tác của
các cơ quan, đơn vị; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc
hàng tuần , tháng, quý , 6 tháng, năm của cơ quan
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để
tổng hợp báo cáo; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực
hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu
trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của
cơ quan ban hành.

LOGO
www.themegallery.com


1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng (tiếp)
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các
văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy
chế cơ quan; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn
bản ở các bộ phận
- Tổ chức công tác lễ tân: Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn
chốn ở, bố trí lịch làm việc với khách, tổ chức các
cuộc họp, lễ nghi khánh tiết.
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp
lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với các cơ
quan ngành và địa phương.

LOGO
www.themegallery.com

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng (tiếp)
- Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua
sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt
chẽ các chi phí văn phòng
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,
quý ( nếu không có bộ phận tài chính chuyên trách ).
Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Phối hợp với công đoàn tổ chức công tác chăm lo sức
khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ
nhân viên cơ quan.

LOGO
www.themegallery.com


1.1.4 Tổ chức văn phòng
A. Cơ cấu tổ chức văn phòng:


Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận
khác nhau của văn phòng để đảm nhận những nhiệm
vụ của công tác văn phòng.

 Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng
Phụ trách bộ phận của văn phòng

LOGO
www.themegallery.com


1.1.4 Tổ chức văn phòng (tiếp)
Các bộ phận trực thuộc văn phòng:
Bộ phận hành chính văn thư
Bộ phận tổng hợp
Bộ phận quản trị
Bộ phận lưu trữ
Bộ phận tài vụ
Bộ phận tổ chức nhân sự
Bộ phận bảo vệ
LOGO
www.themegallery.com


 B Bố trí văn phòng

a) Yêu cầu của bố trí văn phòng: Tận dụng tối ưu
mặt bằng; giảm thiếu thời gian và chi phí di chuyển; tạo
môi trường thích hợp; Tiết kiệm chi phí lắp đặt …

b) Các phương pháp bố trí văn phòng: bố trí kín
(chia nhỏ); bố trí mở; bố trí phân tán; bố trí tập trung
 C. Trang thiết bị văn phòng

a) Các đồ dùng văn phòng: Bàn ghế, tủ, mắc áo,
cặp…


b) Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý
thông tin: Máy vi tính, máy in, máy phôtôcopy, điện thoại,
…

LOGO
www.themegallery.com


 D. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả
năng làm việc
• Không khí
• Màu sắc
• Ánh sáng
• Tiếng ồn

LOGO
www.themegallery.com


1.2. Hành chính văn phòng
1.2.1 Khái niệm hành chính văn phòng
• Công việc hành chính hiện diện ở tất cả các nơi
trong cơ quan xí nghiệp --> ai cũng phải làm công
việc hành chính văn phòng
• chúng ta thường hiểu quản trị hành chính đơn thuần
dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ
• Chúng ta đã quá đơn giản hiểu các công việc hành
chính ở thể tĩnh, nghĩa là một nơi thực hiện các công
việc kể trên

• Thực ra HCVP phải được hiểu dưới dạng động,
nghĩa là một chức năng quản trị hoạt động hành
chính văn phòng.
• Đó là: hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hoá
LOGO
www.themegallery.com
và kiểm tra


Không nên hiểu công việc hành chính chỉ đơn thuần là xử lý công
văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lý thông tin
HCVP còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu
quả
HCVP còn được hiểu theo một nghĩa tĩnh, đó là khung cảnh
công việc HCVP gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh
sáng màu sắc âm thanh, không khí. Tất cả cần được quản trị
một cách khoa học.
=> KN: HCVP là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh
doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ,
công văn giấy tờ và các nghiệp vụ văn phòng khác nhằm bảo
đảm yêu cầu tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho công tác
quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

LOGO
www.themegallery.com


1.2.2 Phân loại công việc HCVP
Có 4 loại công việc HCVP:

 Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường
trình.
 Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ, kể cả việc sắp xếp phân
loại và phân huỷ hồ sơ.
 Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả ...
 Thông đạt hay truyền thông dưới các hình thức thư từ,
điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các
cuộc hẹn, tiếp tân ...
LOGO
www.themegallery.com


1.2.3 Sự gia tăng công việc hành chính
 Công việc kinh doanh ngày càng phức tạp
 Chinh phủ yêu cầu nhiều loại hồ sơ, công văn
 Nhu cầu cần nhiều loại hồ sơ công văn để đáp
ứng các điều kiện cạnh tranh
 Nhu cầu của các cấp quản trị ngày càng cần
nhiều loại thông tin hơn

LOGO
www.themegallery.com


1.3. Quản trị, quản trị HCVP
1.3.1 Quản trị là gì ?
Định nghĩa:
Mary Parker Follet: Quản trị là "nghệ thuật làm cho công việc
được thực hiện thông qua người khác"
 Stephen P.robbins nói rằng Quản trị là một tiến trình làm cho

các hoạt động được hoàn thành một cách có hiệu năng với và
thông qua người khác
 Baynick và Schoel: nhà QT là một người làm việc thông qua
người khác và giúp đỡ họ nỗ lực để đạt được mục tiêu đề ra.

 => ĐN: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên
thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
LOGO
kiểm tra nhằm đạt đựơc các mục tiêu đề ra www.themegallery.com


Phạm vi của quản trị
Một tổ chức gồm có 3 cấp quản trị
 Cấp quản trị cao cấp
 Cấp quản trị trung cấp
 Cấp quản trị tuyến thứ nhất
Chức năng của quản trị
 Hoạch định
 Tổ chức
 Lãnh đạo
 Kiểm tra
LOGO
www.themegallery.com


1.3.2 Quản trị hành chính là gì ?
I. Quản trị hành chính văn phòng là lãnh đạo văn
phòng, quản lý công tác hành chính văn phòng
trong một cơ quan.
II. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch

định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm
soát các hoạt động xử lý thông tin và hỗ trợ kịp
thời cho các cấp quản lý trong quá trình ra quyết
định điều hành
LOGO
www.themegallery.com


III. Thế nào là công việc Qtrị HCVP và công việc HCVP

Nhà quản trị HCVP

Nhân viên HCVP

- thực hiện các công việc quản - làm các công việc
trị như hoạch định, tổ chức và hành chính văn phòng
kiểm tra các hoạt động HCVP đơn thuần.
- nhà quản trị thường xuyên
phải đặt ra câu hỏi để xác định
những công việc và chỉ đạo
các nhân viên thực hiện

- sử dụng những đồ
nghề và dụng cụ HCVP
để hoàn thành các công
việc

LOGO
www.themegallery.com

 1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên
nghiệp
 1.4.1 Nhà Quản trị hành chính
 - Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính
- Chức năng của nhà quản trị hành chính
 Tạo ra cơ cấu tổ chức hành chính tốt
 Hoạch định công việc hành chính
 Kiểm soát công việc hành chính

LOGO
www.themegallery.com