TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: “TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG,
TỈNH LẠNG SƠN”

Hà Nội, tháng 4 năm 2017


MỤC LỤC
Contents

LỜI CẢM ƠN

Sau bốn năm học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, em đã học tập và
tiếp thu được rất nhiều những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước. Kì
thực tập cuối khóa là một cơ hội tốt để cho em vận dụng những kiến thức đã được
học vào thực tế, để rèn luyện các kĩ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bước đầu
2


làm quen những công việc liên quan đến chuyên ngành được đào tạo, nhằm nâng
cao hiểu biết và học hỏi được những kinh nghiệm thực tiễn phục vụ cho công việc
sau này.
Trong thời gian thực tập 02 tháng vừa qua (từ 06/3/2017 – 28/4/2017), tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình,
sự quan tâm và tạo điều kiện của các cô chú, anh chị trong cơ quan thực tập, cũng
như sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của thầy cô giáo hướng dẫn thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban nhân

dân xã Thanh Long, cụ thể là chú Triệu Viết Thăng (Công chức Văn phòng – Thống
kê) đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, cũng như đã cung cấp tư liệu
cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này. Đồng thời, em xin chân thành
cảm ơn các thầy cô tại Học viện Hành chính Quốc gia – những người đã cung cấp
cho em nền tảng kiến thức lý luận vô cùng bổ ích trong bốn năm học. Đặc biệt, em
xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Trưởng đoàn ThS. Doãn Minh Thắng,
Phó đoàn ThS. Nguyễn Trường Huy và giảng viên hướng dẫn cô Nguyễn Hồng
Vân đã nhiệt tình hướng dẫn cho em trong quá trình thực tập, cũng như trong quá
trình hoàn thiện báo cáo thực tập này.
Hà Nôi, ngày 28 tháng 3 năm 2017
Sinh viên thực tập
Hoàng Ngọc Tuyền
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công
nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện mục tiêu này, chúng ta đã xây dựng một
nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ
nghĩa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng trên rất nhiều mặt, đẩy mạnh chuyển
3


dịch cơ cấu kinh tế theo hướng giảm tỉ trọng của nông nghiệp, tăng nhanh tỉ trọng
của công nghiệp và dịch vụ quyết tâm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, Việt Nam
đang tiến hành cải cách nền hành chính trên nhiều lĩnh vực, đây được xem là nội
dung quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước trong tương lai.
Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần nâng
cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đây

được coi là một trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách
nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta phải cải tiến và
hoàn thiện hoạt động của bộ phận văn phòng và đặc biệt là công tác quản lý văn
bản.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần
của mỗi cơ quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ
quan, tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, đổi mới phương thức lãnh đạo. Để làm
được điều đó thì trước tiên phải nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản. Tuy
nhiên, cho đến nay vẫn còn những bất cập, thắc mắc về công tác quản lý văn bản.
Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các
giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản lý văn
bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và Văn phòng ủy ban nhân
dân xã Thanh Long nói riêng là một vấn đề cơ bản, cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ
tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 02 tháng thực tập tại cơ quan em đã
chọn đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn” làm báo cáo thực tập của
mình.
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn ” lấy vấn
đề quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long làm đối tượng
nghiên cứu.
4


Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong
phạm vi hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn
Lãng, tỉnh Lạng Sơn.
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này,
em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp luận duy vật biện chứng.

Phương pháp phân tích các cơ sở dữ liệu.
Phương pháp tổng hợp, khái quát trên cơ sở các số liệu báo cáo và tài liệu
liên quan.
Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn
Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Chương 2: Thực trạng hoạt động của công tác quản lý văn bản tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện
công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện
Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
1.1.

Mục đích thực tập
Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 của Giám

đốc Học viện Hành chính Quốc gia về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho
sinh viên Đại học hành chính hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học viện Hành chính Quốc gia.
Mục đích thực tập như sau:
Mục đích chung
Tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính
nhà nước.
Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí công việc của
cán bộ, công chức nhà nước trong bộ máy hành chính nhà nước.
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp
vụ quản lý hành chính.
Bổ sung và nâng cao kiến thức đã đã học tại Học viện Hành chính Quốc
5

gia.
Mục đích thực tập tại Văn phòng ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện
Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Tìm hiểu việc quản lý văn bản trong thực tiễn hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước.
Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của bộ phận Văn phòng tại Ủy ban nhân
dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn.
Nắm được công tác quản lý văn bản tại Văn phòng.
Quan sát sự phối hợp giải quyết các văn bản giữa Văn phòng và các phòng
ban chuyên môn tại cơ quan.
1.2.
Nội dung thực tập
Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ
quan thực tập.
Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành chính
liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.3.

Thời gian và địa điểm thực tập
Địa điểm thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn
Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Thời gian thực tập: thời gian thực tập tại Văn phòng bắt đầu từ 06/03/2017

1.4.

đến hết ngày 28/04/2017.

Báo cáo quá trình thực tập
Cán bộ
Thời gian
Tuần 1
(từ 06/03
đến 10/03)

Nội dung thực tập
−

Liên hệ với Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh
Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn về việc thực
tập.

6

hướng
dẫn
Triệu
Viết
Thăng


−
−
−
−

Tuần 2, 3
(từ 13/03

−

đến 24/03)−

−
−
−
−
−
Tuần 4, 5 −

(từ 27/03
đến 07/04)−
−
−
−
−

Tuần 6, 7 −
(từ 10/04

−

đến 21/04)

−
−

Tiến tập tại bộ phận Văn phòng.

Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc tại bộ phận Văn
phòng của Ủy ban nhân dân xã Thanh Long.
Nhận nhiệm vụ và hoàn thành công việc do cán bộ
hướng dẫn thực tập giao.
Nghiên cứu các văn bản liên quan đến quản lý văn bản
đến, văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã.
Thực hành soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ
văn bản
Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thức văn
bản và các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khác như: sử
dụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn bản
Chọn đề tài viết báo cáo và lập đề cương báo cáo thực
tập.
Trình giảng viên hướng dẫn xem đề cương báo cáo
thực tập.
Hoàn thành các công việc do cán bộ hướng dẫn thực
tập giao tại bộ phận Văn phòng.
Vào sổ văn bản đến, văn bản đi, văn bản giao trực tiếp
và sổ chuyển giao bưu điện.
Học sử dụng máy photo, máy in,…
Nhận biết và thực hành đóng các loại con dấu của cơ
quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo
cơ quan.
Tiến hành viết báo cáo thực tập sơ lược.
Liên hệ với Công chức Văn phòng Thống kê để thu
thập số liệu viết báo cáo.
Hoàn thành báo cáo sơ lược.
Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo thực
tập sơ lược.
Nhận nhiệm vụ và hoàn thành công việc do cán bộ

hướng dẫn thực tập giao.
Vào sổ văn bản đến, văn bản đi, văn bản giao trực tiếp
và sổ chuyển giao bưu điện.
Thực hành đóng các loại con dấu của cơ quan như: Ủy
ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo cơ quan.
Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo cáo.
Hoàn thành báo cáo sơ lược.

7

Triệu
Viết
Thăng

Triệu
Viết
Thăng

Triệu
Viết
Thăng


−
−

Tuần 8

−

(từ 24/04
đến 28/04)−
−
−

1.5.

Nhận nhiệm vụ và hoàn thành công việc do cán bộ
hướng dẫn thực tập giao.
Vào sổ văn bản đến, văn bản đi, văn bản giao trực tiếp
và sổ chuyển giao bưu điện.
Thực hành đóng các loại con dấu của cơ quan như: Ủy
ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo cơ quan.
Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn của Giảng viên
hướng dẫn.
Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập tại cơ quan thực
tập.
Nộp báo cáo thực tập.

Triệu
Viết
Thăng

Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, em
đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, bao gồm:
Nghiên cứu các văn bản liên quan đến quản lý văn bản đến, văn bản đi tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long.
Thực hành soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ văn bản

Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thức văn bản và các nghiệp vụ
văn thư lưu trữ khác như: sử dụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn bản.
Vào sổ văn bản đến, văn bản đi, văn bản giao trực tiếp và sổ chuyển giao
bưu điện
Học sử dụng thiết bị như: máy photo, máy in,…
Nhận biết và thực hành đóng các loại con dấu của cơ quan như: Ủy ban nhân
dân, dấu chức danh lãnh đạo cơ quan.

8


PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO
TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG,
TỈNH LẠNG SƠN

9


10


Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN
LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN
1.1.

Lịch sử hình thành
Vào tháng 2/1981, theo quyết định số 08/QĐ-UBND của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn thì hai xã Hành Thanh và Phượng Long được sáp nhập lại

thành xã Thanh Long.
Thanh Long là một xã biên giới có truyền thống bảo vệ An ninh Biên giới
Quốc gia, với đường biên giới dài 9,04km có 19 cột mốc từ 1063+800 đến 1080
trong đó có 17 mốc chính và 02 mốc phụ.
Trải qua qua trình xây dựng và phát triển chính quyền, xã Thanh Long đã
đạt được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vực.
Trong tình hình mới, Đảng bộ và nhân dân xã ra sức thi đua phấn đấu xây
dựng địa phương, củng cố chính quyền cơ sở làm nền tảng cho công cuộc xây dựng
đất nước.
Hiện nay, dân số toàn xã là 3.150 người, gồm 03 dân tộc chính(Tày, Nùng,
Kinh) cùng nhau sinh sống. Địa giới hành chính được chia làm 17 thôn bản (trong

1.2.

đó có 07 thôn biên giới) với diện tích đất tự nhiên là 388383ha.
Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh
Lạng Sơn
Tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh
Lạng Sơn được căn cứ, quy định tại Luật chính quyền địa phương số
77/2015/QH13 ngày 19/6/2015 và căn cứ theo Quyết định số 96 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Lạng Sơn ngày 28 tháng 09 năm 2001 ( 96/2001/QĐ-UBND) quy định về
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn. Căn cứ theo luật và
quyết định này tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân xã Thanh Long như sau:
Tổng số biên chế là 23 người trong đó gồm có 01 Chủ tịch, 02 phó chủ tịch
và 02 ủy viên Ủy ban nhân dân, trong đó 01 phó chủ tịch phụ trách văn hóa – xã
hội, 01 phó chủ tịch phụ trách kinh tế - nông nghiệp, 01 ủy viên là Trưởng công an
xã phụ trách an ninh; 01 ủy viên là chỉ huy trưởng quân sự xã phụ trách quân sự.
11

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ THANH LONG
CHỦ TỊCH

UBND
HĐND

PHÓ CHỦ

THƯỜNG TRỰC

TỊCH
ỦY VIÊN

UBND

THƯỜNG
TRỰC XÃ

1.3.

VĂN

KẾ

HÓA

TOÁN –

TƯ

VĂN

ĐỊA

PHÁP

PHÒNG

CHÍNH

QUÂN
SỰ

CÔNG
AN

– HỘ
THỐNG
XÃ
TÀI
TỊCH
KÊ Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Văn
phòngCHÍNH
Ủy ban nhân
dân xã Thanh
HỘI
Cơ cấu tổ chức, nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban
nhân dân xã Thanh Long được quy định tại Quyết định số 96 của Ủy ban nhân dân

tỉnh Lạng Sơn ngày 28 tháng 9 năm 2001 ( 96/2001/QĐ-UBND) và theo quyết
định số 05/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân xã Thanh Long về việc ban hành quy
chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng,
tỉnh Lạng Sơn. Căn cứ theo các quyết định này cơ cấu tổ chức, nhân sự và chức
năng nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long như sau:
1.3.1.

Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Biên chế của Văn phòng gồm: 02 biên chế, gồm các chức danh:
Công chức Văn phòng Thống kê: 01
Công chức Văn phòng Thống kê kiêm văn thư: 01

1.3.2.

Chức năng
Tổ chức phục vụ các hoạt động của Ủy ban và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã;

giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của
các cơ quan chuyên môn cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện chương
12


trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; bảo
đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban xã; tham mưu giúp
Ủy ban nhân dân xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc và tôn giáo; ngoại vụ, thi
đua khen thưởng trên địa bàn.
1.3.3.

Nhiệm vụ
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,

quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê,
tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và
thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch
làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức
các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp,
theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và
thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát
triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

13


Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.

14

Chương 2:
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH
2.1.
2.1.1.

LẠNG SƠN
Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản
Khái niệm quản lý văn bản
Căn cứ theo thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 về
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức,
Thông tư số 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thì
quản lý văn bản được hiểu như sau:
Công tác quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
Ý nghĩa:
Làm tốt được công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết được công
việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác,…
Giữ gìn được tài liệu, thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho
mọi hoạt động của ơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

2.1.2.

Công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến
a. Công tác quản lý văn bản đi
Căn cứ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về

việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm các loại quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản
đi ở bộ phận Văn phòng và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi
gửi đi. Trình tự quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã Thanh Long về cơ bản
15


đã tuân thủ theo quy định của nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về
công tác văn thư (và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi 1 số
điều trong nghị định 110/2004/NĐ-CP)
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công
văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan,
đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải
được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền kí chính thức, sau đó phải
chuyển qua bộ phận văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả công văn đi phải lấy số riêng
cho từng loại.
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng Ủy ban nhân dân
xã Thanh Long như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
•

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải

quyết.
•

Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Ghi số văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như
sau:
16


Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
•

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi:
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm
a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi
cho phù hợp.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi mà cụ thể là mẫu sổ công văn đi của UBND xã
Thanh Long được trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Cơ quan:…………………………………
Năm:……………………………………..
SỔ ĐĂNG KÝ
CÔNG VĂN ĐI

17


Từ số:………………đến số:……………….
Từ ngày:…/…./…….đến ngày:…/…./……..

Phần đăng ký văn bản đi trong sổ đăng ký:

Ngày
thán
g

năm
(1)

•

Số,
ký
hiệu
(2)

Người ký
Trích
yếu

Bản
sao

(3)

(4)

Số

Bản

tran

chín

g

h
(5)

(6)

Số

Nơi

bản

nhận

(7)

(8)

Lưu

Ghi

hồ sơ chú
(9)

(10)

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

18


Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
•

Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
•

Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

•

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

19


Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11).
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
•

Làm thủ tục phát hành văn bản

Lựa chọn bì:
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng
ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
Trình bày bì và viết bì:
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục VIII của Thông tư.
Vào bì và dán bì:
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để

vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì:
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các
dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản
2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
•

Chuyển phát văn bản đi
20


Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục IX của Thông tư.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để
ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác:
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức

chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện:
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
•

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
Chuyển phát văn bản mật:
21


Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
•

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc.
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5: Lưu văn bản đi
•

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
•

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,
ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng

•

tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ
mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
22


•

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu

tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
b. Công tác quản lý văn bản đến
Căn cứ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Tất cả các loại văn bản, (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và
văn bản mật) đơn, thư gửi đến UBND xã được gọi chung là văn bản đến.
Nhìn chung, số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản
đến có ngày, tháng, năm nào bộ phận Văn phòng xếp lại thành giấy nhỏ trên tập
công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả tập này được để trong bìa
cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm bộ phận Văn
phòng cất vào tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến ở Văn phòng Ủy ban nhân dân
xã Thanh Long gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
•

Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập
biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện

23


có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
•

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của
Cơ quan, tổ chức.
•

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu

văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường
hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

24


Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
•

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
•

Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Lập Sổ đăng ký văn bản đến:
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản
mật đến;
25