KỸ NĂNG tổ CHỨC đại học nội vụ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ cán bộ, nhân viên tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị trong phòng Hành chính- Tổng hợp. Nhân đây
tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo. Đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt,
giảng viên bộ môn kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng. Bởi thầy
đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong quá trình thực hiện đề tài này.
Trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những sai sót. Vì thế tôi rất
mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách
nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác tổ chức thực hiện công tác
hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà nội, ngày ….tháng ….năm 2016


MỞ ĐẦU
1 . Lý do chọn đề tài
Tổ chức thực hiện công tác hậu cần liên quan đến công việc xây dựng một
cơ cấu bộ máy làm việc trong công tác hậu cần hợp lý để hoàn thành các mục tiêu,
chức năng nhiệm vụ đã đề ra trong công tác hậu cần của cơ quan. Điều này đòi hỏi
người lãnh đạo phải xác định được những việc phải làm trong công tác hậu cần của
cơ quan? Ai là người làm công việc đó ? Phòng nào chịu trách nhiệm chính trong
công tác hậu cần của cơ quan? Các công việc sẽ được phối hợp như thế nào để đạt
được mục tiêu đã đề ra? Trong đó đơn vị nào sẽ được thành lập, cơ cấu tổ chức như
thế nào? đơn vị nào thực hiện công việc? quyền hành và trách nhiệm giữa các đơn

vị như thế nào?
Công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho một cơ quan đòi hỏi văn
phòng của cơ quan đó nắm rõ được những công việc cần phải làm khi tổ chức thực
hiện công tác hậu cần của cơ quan, trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ
chức thực hiện công tác hậu cần. Nếu không nắm rõ được trách nhiệm của văn
phòng trong công tác hậu cần sẽ gây ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm tổ chức thực
hiện công tác hậu cần giữa các phòng ban trong công ty và giữa các đơn vị trong
văn phòng. Điều này ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng của côg tác hậu cần trong
cơ quan.
Thấy được trách nhiệm quan trọng của phòng Hành chính- Tổng hợp trong
công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và với mong muốn góp một phần vào việc nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện
công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên tôi chọn đề tài “Khảo sát,
đánh giá về trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác tổ
chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm bài
tập cá nhân cho học phần kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng.


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Với đề tài về vấn đề khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng trong
công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa
học, bài viết đăng trên tạp chí ngành, các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp,
giáo trình giảng dạy và các tập bài giảng ở bậc đại học chuyên ngành quản trị văn
phòng đã đề cập đến cả phương diện lí luận và thực tiễn.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng
hợp trong công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
- Giới hạn vi nghiên cứu

+ Về mặt thời gian: 2010- 2015
+ Về mặt không gian: Công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Giới thiệu khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công
tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Thực trạng công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Tìm hiểu và đưa ra một số Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực
hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Phương pháp luận biện chứng và chủ nghĩa và chủ nghĩa duy vật lịch sử
theo quan điểm của chủ nghĩa Mác – lênin.


- Phương pháp thu tập thông tin trực tiếp: lấy thông tin trên website của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp khảo sát thực tế: Được sử dụng để thu thập thông tin về thực
trạng công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
- Phương pháp xử lý thông tin gián tiếp:
- Phân tích và tổng hợp lại thông tin thu thập được theo hệ thống lôgic.
- Nguồn tin từ mạng Internet.
6. Giả thuyết khoa học
Công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần nếu được đánh giá toàn diện và
các nhà quản trị quan tâm tới công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần thì chất
lượng công tác hậu cần tring trường sẽ được nâng lên rất nhiều, góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và làm rõ được
trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác tổ chức thực hiện
công tác hậu cần tại trường, góp phần nâng cao chất lượng công tác công tác hậu
cần trong trường
Mặt khác kết quả nghiên cứu của đề tài này có thể được sử dụng làm tài liệu
tham khảo cho những công trình nghiên cứu tiếp theo có liên quan đến đề tài này.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục. Đề tài
được chia làm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.


Chương 2: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng
hợp trong công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
Chương3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện công
tác hậu cần tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1 .1. Lịch sử hình thành
Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư,

Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công
tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đào tạo
và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ
Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành
Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc này đã tạo điều
kiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn yêu
cầu của xã hội.
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐBNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I thành
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường
trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và
Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.


Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg
về đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Thực hiện chủ trương của Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội vụ, Trường Cao đẳng
Nội vụ Hà Nội chuẩn bị các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, tài chính, năng

lực và trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên để nâng cấp trường lên đại học.
Ngày06/4/2011 Trường đã có Tờ trình số 237/CĐNV-HCTC đề nghị Bộ Nội vụ chỉ
đạo và cho phép Trường tiến hành các thủ tục thành lập Trường Đại học.
Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục và
Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm định
thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ tướng
Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011
Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính
phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐTTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1 .2. Cơ cấu tổ chức
1 .2.1. Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm ban
giám hiệu; hội đồng khoa học và đào tạo; hội đồng tư vấn; các khối phòng, ban


chức năng; khối các khoa; khối tổ chức khoa học- công nghệ và dịch vụ; khối cơ sở
đào tạo trực thuộc; khối đoàn thể
Xem thêm tại phụ lục I
1 .2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp
Phòng Hành chính- Tổng hợp của trường Đại học Nội vụ Hà Nội có 14
người: 01 quyền trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 06 chuyên viên, 03 nhân viên
y tế, 02 nhân viên
Xem thêm cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính-Tổng hợp tại phụ lục II
1 .3. Chức năng nhiệm vụ
1 .3.1. Chức năng nhiệm vụ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có Quyết định Số: 347/QĐ-BNV ngày 19
tháng 4 năm 2012 của Bộ Nội vụ Quyết định quy định chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác
nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học
và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã
hội.
Nhiệm vụ của trường được quy định rõ tại điều 2 của quyết định 347/QĐBNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ Nội vụ bao gồm 23 nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu
cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.


- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu
độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều
động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân
viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sử
dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường,
mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của
pháp luật.

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo
dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã
hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng
của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển
giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa
phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy
định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,


phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà
trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dự
báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân
trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất;

được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm
việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1 .3.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành
chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua khen


thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn
vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Nhiệm vụ của phòng Hành chính- Tổng hợp
- Thực hiện công tác hành chính
+ Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy cơ
quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách,
…) theo quy định;
+ Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của

Trường và của Nhà nước;
+ Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn
bản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh viên
do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
+ Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
+ Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;
+ Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;


+ Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các
đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa
điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
+ Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
+ Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công chức,
viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
+ Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
+ Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
- Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế
+ Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;

+ Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với công
chức, viên chức, người lao động trong Trường;
+ Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong
tặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật;
+ Pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm
tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội
quy trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
+ Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
+ Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
+ Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;


+ Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp
quản lý của Hiệu trưởng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
Tiểu kết:
Với hơn 40 năm hình thành và phát triển trường hoạt động dưới nhiều tên gọi
khác nhau, trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập theo quyết định số
2016/QĐ-Ttg ngày 14 tháng 11 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ. Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập, trực thuộc Bộ Nội vụ.
Có thể nói trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ khá rõ ràng, được quy định cụ thể trong quyết định số 347/QĐ-BNV
ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quyết định quy định chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo
thuận lợi cho hoạt động quản lý trường của Ban giám hiệu.

Phòng Hành chính- Tổng hợp được thành lập theo quyết định số 205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012. Phòng Hành chính- Tổng hợp có cơ cấu tổ
chức, chức năng nhiệm vụ của phòng được quy định cụ thể điều này giúp cho
phòng hành chính dễ dàng thực hiện các chức năng của phòng và công tác tổ chức
thực hiện công tác hậu cần cho nhà trường.


Chương 2:
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG HÀNH
CHÍNH – TỔNG HỢP TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG
TÁC HẬU CẦN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1. Trách nhiệm mua sắm, tổ chức quản lý trang thiết bị
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân. Hiện nay nhà trường có 2 khu:
+ Khu A gồm 06 tòa nhà : Nhà A; Nhà B; Nhà C; Nhà D; Nhà E; Nhà H;
Nhà G
+ Khu B gồm : khu nhà 6 tầng dùng làm khu nội trú cho sinh viên, khu nhà
khách và có 03 phòng học đã đi vào sử dụng, một số phòng đang tiến hành sửa
chữa và xây dựng.
Vậy nên số lượng trang thiết bị của trường khá nhiều kể cả về số lượng, cũng
như chủng loại bao gồm các trang thiết bị như:
+ Các thiết bị điện tử: Máy chiếu, Máy tính, Hệ thống loa, micro cho các
phòng học
+ Các thiết bị điện cơ, điện quang : Hệ thống quạt, hệ thống điện, hệ thống
bóng đèn thắp sáng
+ Các thiết bị Văn phòng : máy in, máy scan, máy fax, máy photo,Bàn, ghế
Khác với cơ sở miền trung số lượng trang thiết bị còn ít vì thế công tác quản
trị thiết bị là 1 chức năng của phòng hành chính nhưng do số lượng trang thiết bị
của trường tại Hà Nội khá nhiều. Do vậy phòng quản trị thiết bị đã tách ra khỏi
phòng Hành chính- Tổng hợp, hoạt động như một phòng ban độc lập. Phòng Quản
trị- Thiết bị có trụ sở làm việc tại phòng A101, A102 nhà A. Để giảm bớt khối

lượng công việc cho phòng hành chính cũng như nâng cao chất lượng công tác
quản trị thiết bị của trường.
Trách nhiệm mua sắm, tổ chức quản lý trang thiết bị của nhà trường do
phòng Quản trị- Thiết bị chịu trách nhiệm, phòng Quản trị- Thiết bị của trường có


trách nhiệm tham mưu cho hiệu trưởng về công tác mua sắm trang thiết bị trong
trường: bàn, ghế, máy in, máy chiếu……, quản lý các trang thiết bị của nhà trường
như : bàn học, ghế, máy chiếu tại các phòng họp, hệ thống loa, micro trong các
phòng họp, hệ thống điện trong trường, hệ thống máy tính, tiến hành công tác sửa
chữa, thay mới các trang thiết bị.
Phòng Hành chính – Tổng hợp của trường không giữ chức năng quản trị thiết
bị trong trường, tuy nhiên phòng có trách nhiệm mua sắm các trang thiết bị trong
danh mục phục vụ cho hoạt động của phòng như: các thiết bị văn phòng phẩm như
giấy in, mục, các loại bút…., phòng Hành chính-Tổng hợp còn có trách nhiệm tham
mưu cho hiệu trưởng nhà trường về việc xây dựng các quy chế, quy định sử dụng
trang thiết bị trong trường, quản lý trang thiết bị; tham mưu góp ý danh mục các
trang thiết bị được mua sắm của các phòng chức năng.
Khi phòng Hành chính - Tổng hợp có nhu cầu cần mua trang thiết bị phục
vụ cho hoạt động sẽ phải soạn thảo ra văn bản trình Ban giám hiệu nhà trường xin ý
kiến chỉ đạo, nếu được phê duyệt phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ tiến hành các thủ
tục tạm ứng với phòng Kế hoạch - Tài chính để đi mua trang thiết bị cần thiết. Sau
khi kết thúc quá trình mua sắm trang thiết bị, phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ tiến
hành quyết toán với phòng Kế hoạch - Tài chính, sau đó làm các thủ tục hoàn thiện
và đưa vào sử dụng trang thiết bị.
Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm mua sắm những trang thiết bị
cụ thể, có tên trong danh mục đã đăng kí. Ngoài ra phòng Hành chính- Tổng hợp
còn có nhiệm vụ tổ chức quản lý trang thiết bị của chính phòng mình như: máy in,
máy scan, máy fax…….
Hiện nay nhà trường đã ban hành nhiều văn bản quy định về quản lý trang

thiết bị như: Nội quy sử dụng phòng học, quy chế sử dụng điện...
2.2. Trách nhiệm trong công tác bảo vệ
2.2.1. Trách nhiệm của phòng Hành chính-Tổng hợp
Dựa vào lợi thế của việc thuê các công ty bảo vệ bên ngoài như:


- Lợi ích kinh tế như không phải trả chi phí tiền bạc vào các khoản sau:
+ Các chi phí trực tiếp và gián tiếp cho bảo vệ nội bộ.
+ Chi phí quản lý, kiểm tra, giám sát.
+ Chi phí huấn luyện, đào tạo nhân viên bảo vệ.
+ Chi phí đầu tư trang thiết bị.
+ Chi phí trang phục, bảo hiểm, phúc lợi v.v…
- Lợi ích phi kinh tế
+ Đáp ứng mọi nhu cầu về an toàn, an ninh của nhà trường
+ Dịch vụ có thể thay đổi, chấm dứt một cách thuận lợi, nhanh chóng.
- Lợi ích hành chính - nhân sự
+ Được sự lựa chọn và thay thế nhân viên theo đề nghị.
+ Bỏ qua khâu tuyển chọn,đào tạo thường niên nhân viên nội bộ.
Ngoài ra trường Đại học Nội vụ Hà Nội có quy mô không quá lớn vì vậy
Hiệu trưởng nhà trường đã quyết định thuê dịch vụ bảo vệ mà không chọn giải
pháp đặt bảo vệ vào trong biên chế của trường
Phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm thương lượng, ký hợp đồng và
giám sát đơn vị đó trong quá trình hoạt động trên tất cả các các mặt, lấy đó làm căn
cứ để quyết định tiếp tục hợp đồng với công ty bảo vệ đó sau khi hết hạn hợp đồng
hay không.
Phòng hành chính- Tổng hợp trực tiếp quản lý các mặt như:
- Thái độ trong quá trình làm việc: nghiêm túc, cẩn thận, chuyên nghiệp.


- Trách nhiệm của bảo vệ trong công tác bảo đảm an ninh trật tự trong

trường.
- Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ trong trường
+ Đòi hỏi phải khôn khéo linh hoạt, thực hiện tốt công tác đối nội - đối
ngoại.
+ Có khả năng quan sát tốt, tầm nhìn bao quát xung quanh
+ Có khả năng giao tiếp tốt
+ Nhân viên bảo vệ phải có ý thức kỷ luật cao, có trách nhiệm với công việc
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bảo vệ
Bộ phận bảo vệ có chức năng đảm bảo an ninh trật tự cho trường; quản lý
người ra vào cơ quan; bảo vệ các tài sản của trường….
Đội ngũ nhân viên làm công tác bảo vệ của trường phải thực hiện những
nhiệm vụ sau:
- Quản lý cán bộ, nhân viên, sinh viên ra/vào đúng cổng quy định.
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống cửa, các niêm phong trước giờ làm việc.
- Khi di dời tài sản, trang thiết bị ra khỏi trường phải thông báo cho bảo vệ
biết.
- Giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc và khu vực cổng.
- Trực và trả lời điện thoại đến từ các phòng trong trường và các cơ quan
khác.
- Lập biên bản và báo cáo vụ việc cho cấp trên khi có những tình huống bất
ngờ và khi được cấp trên yêu cầu.
- Giám sát chặt chẽ tình hình phòng cháy, chữa cháy trong trường.
- Giám sát tình hình trong phạm vi được phân công. Đặc biệt lưu ý khu vực
văn phòng, lớp học, sân bãi…
- Hướng dẫn các phương tiện lưu thông, đi lại trong trường.
- Quan sát tình hình bên ngoài và bên trong khuôn viên của trường
- Đóng/ mở cổng khi cần thiết.


- Giám sát, kiểm tra việc ra/ vào theo quy định của nhà trường.

- Khi có khách đến liên hệ công tác cần thực hiện những công việc sau:
+ Yêu cầu khách của trường xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND hoặc GPLX,
giấy tờ liên quan có hình ảnh…).
+ Hỏi xem khách có liên hệ hẹn gặp trước hay chưa.
+ Đăng ký vào sổ liên hệ công tác: Họ tên, Công ty, số xe, giờ vào, giờ ra,
người cần gặp, lý do cần gặp, ký tên …
+ Xác nhận lại thông tin với các đơn vị có liên quan.
+ Hướng dẫn khách vào liên hệ với bộ phận tiếp tân.
- Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác
Phải lịch sự, nhã nhặn hỏi tên, đơn vị khách công tác, mục đích vào gặp ai,
đã có đặt cuộc hẹn trước hay không? Sau đó liên hệ với các bộ phận bên trong có
liên quan để xin ý kiến.
Nếu bên trong không đồng ý tiếp hay người khách cần gặp không có bên
trong thì khéo léo trả lời, giải thích cho khách hiểu và thông cảm, đề nghị khách
gửi lại lời nhắn hay danh thiếp trước khi khách ra về.
Nếu bên trong đồng ý tiếp, đề nghị khách gửi lại giấy tờ từ thân, đăng ký và
cấp phát thẻ, hướng dẫn hay cử người đưa khách vào nơi cần gặp.
- Quản lý loa mini và mic giúp phòng Quản trị thiết bị
Tóm lại công tác bảo vệ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh của
trường cần có sự quản lý, giám sát chặt chẽ của phòng Hành chính- Tổng hợp để
đảm bảo công tác bảo vệ của trường được hoạt động tốt hơn.
2.3. Trách nhiệm trong công tác giữ gìn vệ sinh môi trường
2.3.1. Trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp
Khuôn viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội tương đối nhỏ, bên trong
được bố trí 05 dãy nhà tầng: Nhà A; Nhà B; Nhà C; Nhà D; Nhà E; Nhà H; Nhà G.
Do vậy bộ phận vệ sinh, lao công có nhiệm vụ làm công tác vệ sinh môi trường
được nhà trường thuê ngoài chứ không đưa vào biên chế của trường. Phòng Hành


chính- Tổng hợp chịu trách nhiệm tiến hành kí hợp đồng và trực tiếp quản lý bộ

phận lao công
Phòng Hành chính- Tổng hợp trực tiếp quản lý bộ phận lao công trên các mặt
sau:
+ Ý thức. trách nhiệm, tinh thần, thái độ khi làm việc.
+ Đôn đốc bộ phận vệ sinh dọn dẹp, giữ cảnh quan môi trường sạch se
+ Kiểm tra, giám sát bộ phận lao công trong quá trình làm việc
2.3.2. Hệ thống tổ chức công tác vệ sinh môi trường
Bộ phận vệ sinh chịu trách nhiệm trực tiếp với phòng Hành chính- Tổng hợp
về công tác vệ sinh môi trường.
Bộ phận vệ sinh có một số nhiệm vụ sau:
+ Mở cửa phòng học cho sinnh viên
+ Dọn vệ sinh các phòng học trước và sau khi có lớp học
+ Giữ vệ sinh sân thể dục và sân nhà A,B,C,D,E,H,G
+ Chăm sóc cây xanh của trường
+ Báo cáo với ban thanh tra của trường về một số vấn đề như: mất hoặc hỏng
các trang thiết bị trong phòng học, lớp học vứt rác bữa bãi sau khi học xong.
Bộ phận vệ sinh của trường sẽ chia người ra từng khu vực cụ thể để tiến hành
dọn dẹp, chăm sóc cây xanh
2.3.3. Cảnh quan của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cách bố trí khoa học,cách sắp xếp các tòa
nhà khá hợp lý, sử dụng hiệu quả quỹ đất hạn hẹp.
Mặc dù diện tích của trường khá là nhỏ nhưng vẫn bố trí, sắp xếp trồng được
nhiều cây xanh tại sân thể dục như : Cây dừa, cây bằng lăng, cây hoa giấy…
Các phòng, các khoa trong trường cũng tự trang trí bằng cây cảnh, chậu hoa
điểm hình như Khoa Quản trị văn phòng, Khoa Nhà nước và Pháp luật trang trí rất
đẹp.
2.4. Trách nhiệm trong công tác Y tế


2.4.1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính- Tổng hợp

Đặc thù của công tác y tế trong trường học cần có một bộ phận y tế thường
trực trong trường vì thế phòng y tế có đội ngũ nhân sự nằm trong biên chế nhà
trường gồm có 3 cán bộ y tế trong đó 2 người nằm trong biên chế của trường và
một người đang làm việc theo chế độ hợp đồng
- Trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác y tế
+ Quản lý, giám sát, kiểm tra các hoạt động của phòng y tế. Phòng y tế là
một bộ phận chức năng của phòng Hành chính- Tổng hợp nên lãnh đạo của phòng
Hành chính có nhiệm vụ trực tiếp quản lý phòng y tế trên tất cả mọi mặt. Trưởng
phòng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước hiệu trưởng về công tác y tế trong
trường.
+ Đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc liên quan tới công tác y tế trong
trường
+ Quản lý công tác y tế cho cơ quan như: tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho
cán bộ, công chức, viên chức trong trường; chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ,
nhân viên, sinh viên trong trường.
+ Tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác chăm sóc sức khỏe
ban đầu cho cán bộ, giảng viên nhân viên và sinh viên, công tác y tế dự phòng, vệ
sinh phòng bệnh.
- Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường:
+ Chỉ đạo thực hiện các yêu cầu vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường trong
nhà trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh khu vực nội trú, bán trú theo các
quy định đã ban hành của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, nội quy của nhà trường
+ Thực hiện công tác tuyên truyền giáo dục sức khoẻ, phòng bệnh, phòng
dịch theo lịch hoạt động của trường và theo yêu cầu của y tế địa phương
2.4.2. Nội dung của công tác y tế trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Chức năng của phòng Y tế
- Tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác chăm sóc sức khỏe
ban đầu cho cán bộ, giảng viên nhân viên và sinh viên, công tác y tế dự phòng, vệ

sinh phòng bệnh.
- Thực hiện công tác y tế trong trường như: Tổ chức khám sức khỏe định kì
cho cán bộ, công chức, viên chức trong trường; chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán
bộ, giảng viên nhân viên và sinh viên; thực hiện sơ cứu và chăm sóc những người
có biểu hiện sức khỏe yếu.
Nhiệm vụ của phòng Y tế
- Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho sinh viên.
- Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác y tế dự phòng, phòng chống
dịch bệnh.
- Giám sát công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Lập kế hoạch và tổ chức khám sức khỏe cho sinh viên, cán bộ giảng viên,
nhân viên.
- Tư vấn theo dõi sức khỏe.
- Quản lý hồ sơ sức khỏe.
- Quản lý, bảo quản, đảm bảo số lượng, chất lượng thuốc, cấp phát thuốc an
toàn hợp lý.
- Tuyên truyền vận động sinh viên mua bảo hiểm y tế, bảo hiểm toàn diện.
- Lập kế hoạch chi nguồn kinh phí bảo hiểm y tế dành cho chăm sóc sức
khỏe ban đầu của sinh viên theo qui định.
- Tuyên truyền vận động và tổ chức hiến máu nhân đạo.
- Khám và điều trị một số bệnh thông thường: cảm cúm, đau bụng, đau đầu,
tiêu chảy, nhiễm trùng ngoài da, choáng, ngất, hạ đường huyết…


- Tiến hành sơ cấp cứu ban đầu. Nhằm xử lý ngay tại chỗ sớm nhất các tai
nạn, các biến chứng do tai nạn gây ra như: chảy máu, gẫy xương, bong gân, sai
khớp, ngừng tim, ngừng thở, điện giật, đuối nước, bỏng, ngộ độc, súc vật cắn, dị
vật rơi vào mắt, dị ứng, động kinh…
- Khám sức khoẻ định kỳ và phân loại sức khoẻ học sinh.
- Quản lý hồ sơ sức khoẻ học sinh

- Nhiệm vụ của cán bộ y tế tại trường
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động y tế cho năm học, trình lãnh đạo phê duyệt
và tổ chức thực hiện
+ Sơ cứu và xử lý ban đầu các bệnh thông thường, quản lý tủ thuốc và y
dụng cụ
+ Tổ chức thực hiện khám sức khoẻ định kỳ, quản lý hồ sơ sức khoẻ học
sinh, giáo viên
+ Tổ chức các chương trình y tế được đưa vào trường học
+ Tham gia các lớp đào tạo bồi dưỡng về y tế trường học do ngành Y tế tổ
chức.
+ Sơ kết, tổng kết công tác y tế trường học, báo cáo thống kê y tế trong
trường theo quy định.
2.5. Trách nhiệm trong công tác lễ tân tiếp khách
Hiện nay phòng Hành chính – Tổng hợp chưa có bộ phận lễ tân chuyên trách
mà đa số khi có các cuộc họp của trường hay hội nghị cần đội ngũ lễ tân thì ban tổ
chức chương trình đó sẽ lấy sinh viên trong trường đủ tiêu chuẩn để làm lễ tân và 1


số chuyên viên trong phòng sẽ kiêm lễ tân khi có các sự kiện khánh tiết hay tiếp
khách.
Khi có khách đến trường trao đổi công tác phòng Hành chính- Tổng hợp có
trách nhiệm cử người giúp lãnh đạo nhà trường tiếp khách và làm các công tác hậu
cần khác.
Trách nhiệm của Phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác lễ tân tiếp
khách:
- Phụ trách công tác lễ tân của trường
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ
chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường;
- Thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số

trong cuộc họp của Trường.
- Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Trường.
- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng
dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các
điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của
Trường.
- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo
điều kiện làm việc, phương tiên đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Ban Giám
hiệu.


- Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm viếng trong và ngoài Trường.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan, chủ trì thực hiện kế hoạch
lễ tân, đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc tại các cuộc họp lớn cấp
Trường như khai giảng, tổng kết năm học, lễ kỷ niệm, lễ khởi công, khánh thành,
các cuộc họp định kỳ của Hiệu trưởng;
- Đón, tiếp khách trong và ngoài nước đến công tác tại Trường, sắp xếp,
hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để làm việc, bố trí nơi ăn, nghỉ theo
chế độ hiện hành của Nhà nước;
- Quản lý, điều hành các phòng họp, phòng khách, các phương tiện giao
thông vận tải của Nhà trường phục vụ việc họp hành, đón khách, các chuyến công
tác hoặc nhu cầu đi lại đột xuất của cán bộ, công chức, viên chức, đảm bảo đúng
quy chế của Nhà trường và triệt để tiết kiệm;
- Quản lý việc sử dụng điện thoại theo đúng quy định của Nhà trường, đảm
bảo cho thông tin liên lạc trong và ngoài trường được thông suốt, đảm bảo triệt để
tiết kiệm;
- Chủ trì thực hiện công việc hiếu, hỷ đối với cán bộ, công chức, viên chức
trong Trường theo quy định chung của Nhà trường. Chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc
mừng xã giao với các cá nhân, đơn vị ngoài Trường, trong Trường;

2.6. Trách nhiệm trong công tác thi đua khen thưởng
2.6.1. Trách nhiệm của phòng Hành chính- Tổng hợp trong công tác thi
đua khen thưởng
Công tác thi đua, khen thưởng là một nội dung quan trọng của công tác
Đảng, công tác Chính trị được duy trì ở tất cả các cơ quan, đơn vị trong toàn quân.
Thông qua thi đua, khen thưởng mà phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo của