Tài liệu Kỹ năng tổ chức"Đầu tư vào Thời gian " pdf

Đầu tư vào Thời gian
Thông thường câu bạn hay nói về thời gian là:”Đầu tư thời gian để làm việc”, điều
đó mang ý nghĩa bạn bỏ ra một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một
công việc. Nhưng bạn đọc một câu chuyện khi người tiều phu dùng cây lấy gỗ
đóng đồ đạc, thì anh ta cũng phải dành một khoảng đất không xây nhà, hay cấy lúa
để trồng rừng lấy gỗ. Người tiều phu đó cũng phải đầu tư đất đai để có cây mà
đốn. Thời gian không hữu hình như cây nhưng đó cũng là một nguồn lực có thể
tạo ra
sản phẩm

Phải đầu tư vào thời gian!

Thông thường câu bạn hay nói về thời gian là:”Đầu tư thời gian để làm việc”, điều
đó mang ý nghĩa bạn bỏ ra một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một
công việc. Nhưng bạn đọc một câu chuyện khi người tiều phu dùng cây lấy gỗ
đóng đồ đạc, thì anh ta cũng phải dành một khoảng đất không xây nhà, hay cấy lúa
để trồng rừng lấy gỗ. Người tiều phu đó cũng phải đầu tư đất đai để có cây mà
đốn. Thời gian không hữu hình như cây nhưng đó cũng là một nguồn lực có thể
tạo ra sản phẩm. Và do đó, thời gian cũng cần bạn đầu tư! Và khi bạn đã đầu tư
vào thời gian một cách thật hiệu quả, thì chắc chắn bạn sẽ lên một trang báo rất to
với dòng chữ ghi ngay dưới ảnh mình:”Vị Tỷ phú Thời gian”.

Dưới đây là danh mục nguồn lực bạn có thể đầu tư vào thời gian:

1. Đầu tư một cuốn sổ vào thời gian?

Tôi có một người bạn bằng tuổi, nói với tôi rằng hiện tại cậu ta đã vạch ra được
chi tiết bản kế hoạch tương lai đến từng ngày một trong vòng 9 năm tới. Tôi đang
mải ngỡ ngàng với bản kế hoạch chi tiết của cậu, thì lại được nghe cậu kể thêm
một thông tin bất ngờ nữa: có một vị giám đốc mà cậu biết là chủ sở hữu một bản
kế hoạch chi li đến 6 phút một! Do đó bản kế hoạch của cậu cũng “bình thường

thôi”.


Cậu bạn tôi ghi kế hoạch của mình vào một quyển sổ, mỗi buổi tối chủ nhật cậu lại
vạch ra lịch làm việc của mình trong tuần tới. Tôi có ngó qua và phát hiện: Quyển
sổ này không khác gì Sổ … chi tiêu của tôi cả. Cũng có phần nội dung, ngày
tháng, có phần “thu chi” thì thay bằng “Thời lượng”. Điểm khác giữa hai quyển sổ
này là ở chỗ quyển sổ của cậu không có phần “Tồn lại”. Quyển sổ đó giống như
một danh mục đầu tư vậy.

Sau khi cho tôi biết về quyển sổ, người bạn tôi đã căn dặn ngay là tôi phải về
..mua ngay một quyển sổ ghi vào đó danh mục công việc hằng ngày của mình.
Quả là tôi đã về và làm ngay một cuốn. Từ khi tôi lên lịch làm việc trong cuốn sổ
đó đến nay, tôi phát hiện ra tôi đã làm công việc của mình đều đặn hơn và kết quả
cũng sáng sủa hơn thật. Ví như ngày trước tôi hay bỏ dở giữa chừng nhiều việc và
dời công việc đó đến “ngày mai”. Cái lịch hẹn “ngày mai” cứ bám mãi và cuối
cùng là tôi chưa bao giờ hoàn thành công việc cả. Có cuốn sổ, tôi bắt đầu ép bản
thân thực hiện đúng theo nó, và công việc ngày hôm nay được ở đúng vị trí của nó
trong “ngày hôm nay”.










2. Có một cuốn sổ khoa học: hợp lý và hiệu quả thì sẽ có nhiều thời gian hơn

Bạn có thể ghi ra từ 12h-13h bạn đi ăn trưa, khoảng thời gian khá là hợp lý khi
công ty bạn cho nghỉ vào lúc đó. Nhưng với bạn tôi thì trước khi viết ra được dòng
thời lượng, cậu ta đã phải đắn đo vô cùng để làm sao có thể làm công việc này tốt
nhất trong khoảng thời gian nhanh nhất?! Và kết quả là cậu ấy ăn chỉ trong vòng
30 phút, vẫn ngon, vẫn đảm bảo, vì trước đó cậu đã đặt hàng đồ ăn trưa mang đến
cho cậu lúc 12h. Cậu không mất thời gian đi tìm quán ăn như tôi hay làm. Và thời
gian tôi đang ăn thì cậu đã sải lưng nghỉ được một lúc rồi. Chiều tới khi tôi buồn
ngủ thì cậu ấy vẫn đang làm việc say mê!

Đó quả là cách làm hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Khi tự mình xem xét phần nội
dung cho ô “thời lượng” hay công việc trong quãng thời gian ta sắp bỏ ra, việc
trước hết là xét tất cả những lựa chọn có thể có. Đừng loại trừ việc nào cả. Ta
thậm chí có thể gộp nhiều việc vào trong cùng một khoảng thời gian. Và ngược lại
một việc do đó có thể điền vào khoảng thời gian ngắn hơn, vì ta đã tìm được cách
nhanh chóng hơn để hoàn thành. Đầu tư suy nghĩ vào cuốn sổ “Thời gian” sẽ
mang lại nhiều thành quả hơn so với hành động liệt kê nội dung công việc thuần
túy.

Hơn nữa, để không bao giờ lỡ mất một công việc quan trọng trong ngày, bạn phải
đặt ra hạng nhất, hạng hai, hạng ba v..v để đề thứ tự cho các công việc trong ngày
của mình. Công việc nào quan trọng nhất hãy đánh chữ A và cứ kém quan trọng
hơn một chút thì đánh chữ B, rồi tiếp tục đến hết bảng chữ cái cũng được! Đánh
thứ tự 1,2,3… cho danh mục công việc đôi khi sẽ khiến bạn bị lẫn vì nhiều lúc
việc bạn đột ngột nghĩ ra chưa chắc đã là cần thiết nhất. Bạn hãy liệt kê bằng số và
định giá bằng chữ. Đây cũnglà cách làm phổ biến của nhiều CEO hiện nay.

3. Và từ cuốn sổ bạn đầu tư quyết tâm của mình vào sản phẩm thời gian!

Cuốn sổ viết ra đấy và rồi không được thực hiện thì sản phẩm thời gian của chúng

ta vẫn chỉ nằm trong bản thiết kế thôi! Chúng ta cần một dây chuyền để sản xuất
sản phẩm này. Dây chuyền này bắt đầu từ cỗ máy “Quyết tâm” . Lúc này bạn sẽ
đổ lượng bột “ý chí” vào trong máy tạo “thời gian”.

Trước đây tôi đã rất khó khăn để kiếm được lượng bột này. Xét cho cùng đó cũng
là một sản phẩm khan hiếm khó kiếm. Và rồi tôi bắt đầu phỏng đoán, kiếm tìm ý
chí từ tương lai! Bằng cách nào vậy?! Đơn giản là tôi nghĩ tới kết cục cực kỳ bi
thảm của mình nếu như tôi không thực hiện việc này. Giống như khi tôi xét xem
mình có nên nghỉ một buổi học nào đó không, thì tôi sẽ nghĩ ngay tới việc hôm đó
mà có kiểm tra điều kiện, hay nội dung buổi học liên quan tới bài kiểm tra cuối kì
và tôi thì nghỉ thì chắc là tôi sẽ trượt môn này mất. Thế là không có học bổng! Mà
tôi lại chẳng muốn mất “thu nhập” chút nào. Đấy còn chưa kể là bố mẹ tôi sẽ rất
bực với tôi!

Bạn có thể áp dụng một cách làm khác giống như những lãnh đạo hay làm. Họ tìm
kiếm niềm vui trong việc họ đang phải thực hiện. Giống như khi bạn lên thời gian
đọc sách vậy, nhiều khả năng đó là quyển sách bạn thích. Bạn bỏ ra thời gian đi
tìm nó và sau đó là đọc kỹ từng trang một không bỏ sót chữ nào. Bạn làm say mê
và trong danh mục đầu tư thời gian của bạn có ghi dòng :”Đọc sách”. Thực tế là
việc đọc sách này rất quan trọng cho công việc mà bạn đang làm. Những CEO
cũng rất yêu thích công việc, họ nghiện làm việc vô cùng và thời gian của họ đã
lên lịch cho công việc thì không bao giờ trì hoãn. Chắc chắn là tìm ra được khoảng
trống thời gian trong kế hoạch của họ là việc cực kỳ khó.