Bài Giảng Kỹ Năng Điều Hành Công Sở

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH
CÔNG SỞ

1


Kết cấu nội dung
1. Quan niệm về công sở và quản lý
công sở
2. Tổ chức công sở
3. Các yếu tố tác động đến hiệu quả
h/động công sở
4. Một số nội dung về kỹ thuật điều
hành công sở

2


Tài liệu tham khảo





Luật cán bộ, công chức (2008)
Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí (2008)
Luật phòng, chống tham nhũng (2008)
Học viện Hành chính quốc gia: Tổ chức điều hành của
các hoạt động công sở, Nxb.Chính trị quốc gia, Hà Nội,
2003.
 Bùi Thế Vĩnh (chủ biên): Thiết kế tổ chức các cơ quan

hành chính nhà nước, Nxb.Chính trị quốc gia, Hà Nội,
1998.
 Lưu Kiếm Thanh: Tài liệu nội bộ bồi dưỡng về Quản lý
hành chính nhà nước - Chuyên đề Quản lý công sở.
3


1. Quan niệm về công sở và quản lý
công sở

1.1 Công sở?
TỔ CHỨC
(XÃ HỘI)

Là một tập hợp các nhóm
(hoặc một số người)
Có cùng mục tiêu hoạt
động
Có quan hệ với nhau theo
một nguyên tắc nhất định
Hoạt động theo các giới
hạn khác nhau và có tính
năng động (biến đổi)

4


Là một tổ chức, có cơ
cấu chặt chẽ và chức
năng cụ thể.

C QUAN

Có quy chế hoạt động
Có thứ bậc trong quá
trình hoạt động

5


Là cơ quan thuộc bộ
máy nhà nước thành lập
theo luật định.

CễNG S

Có trụ sở,có công sản và
nhân sự để hoạt động.
Được sử dụng quyền lực
nhà nước để thực thi công
vụ.
Là một pháp nhân
6


1.2.Đặc điểm của Công sở
1.
2.
3.
4.

5.

Có vị trí pháp lý nhất định
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể do NN qui định và
chịu sự kiểm soát của cơ quan NN có thẩm quyền.
Hoạt động trong nhiều mối quan hệ nhằm đảm bảo qlý tập
trung thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa các ngành,
các cấp, các vùng lãnh thổ, các CS
Phục vụ lợi ích công, lợi ích NN, không vụ lợi
Có các đk và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ
- Thẩm quyền
- Tài chính
- Tài sản
- Tổ chức
- Nhân sự
7


1.3.Quản lý công sở?
- Theo nghĩa rộng:

Quản lý công sở được hiểu là một dạng của
quản lý HCNN, đó là sự tác động có tổ chức,
có định hướng của chủ thể quản lý tới đối
tượng quản lý phát sinh trong nội bộ một công
sở nhất định nhằm thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ được giao.
-Theo nghĩa hẹp:

Quản lý công sở là quản lý trụ sở làm việc của

cơ quan, tổ chức. (QĐ 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006).
8


Những yếu tố để nhận biết một công sở
theo các nhà Luật học Cộng hoà Pháp
Về tổ chức: Có cơ cấu tổ chức và
phân công chức năng
Về chức năng: Hoạt động công vụ,
công ích
Về Vật chất: Có các loại tài sản, thiết
bị
Về pháp lý: Có thể chế , quy tắc điều
chỉnh hoạt động
Nguồn: Luật hành chínhGustave peiser.NXB
CTQG-HN1994
1/11/2006
1/11/2006

9

9


Mét sè c¸ch hiÓu kh¸c nhau:
Theo nghÜa réng: Lµ c¸c c¬ quan trong
bé m¸y nhµ n­íc nãi chung
(VP Quèc héi,H§ND c¸c cÊp, ChÝnh
phñ vµ hÖ thèng c¸c c¬ quan
HCNN,c¸c c¬ quan toµ ¸n, VKS nh©n

d©n c¸c cÊp.
Theo nghÜa hÑp: ChÝnh phñ vµ hÖ
thèng c¸c c¬ quan HCNN
NghÜa hÑp h¬n: Trô së
1/11/2006

10

10


Xét ở góc độ phục vụ Nhà nước:
Công sở là các tổ chức giúp cơ
quan nhà nước thực hiện chức năng,
nhiệm vụ do pháp luật quy định.
Hoạt động của công sở nhằm thoả
mãn các lợi ích chung của cộng
đồng và phục vụ Nhà nước, do vậy
cần được sự bảo vệ và kiểm tra của
Nhà nước.
11

1/11/2006

11


Xét về hình thức tổ chức: Công sở là
một cơ cấu bao gồm các phương
tiện vật chất và con người để thực

hiện công vụ Nhà nước, là trụ sở làm
việc của tổ chức, cơ quan Nhà nư
ớc, do Nhà nước lập ra.
Xét trên phương diện pháp lý: Công
sở là một pháp nhân, được sử dụng
quyền lực công để giải quyết công 12
việc theo luật định.

1/11/2006

12


Khái niệm
Như vậy, công sở hành chính là nơi
được dùng để tổ chức các cơ chế
kiểm soát công việc hành chính,
quản lý các mặt của đời sống xã
hội , là nơi soạn thảo và xử lý các văn
bản để phục vụ cho công việc
chung, bảo đảm các thông tin cho
hoạt động của bộ máy quản lý Nhà
nước, nơi phối hợp với các bộ phận,
cán bộ theo một cơ chế nhất định
13
để thực hiện một nhiệm vụ

1/11/2006

13

CÔNG SỞ
X

CƠ
QUAN

TỔ
CHỨC

Y
Z

14


Khái niệm: Kỹ năng
Kĩ năng là khả năng vận dụng có kết
quả những tri thức về phương thức
hành động đã được chủ thể lĩnh hội để
thực hiện những nhiệm vụ tương ứng.
Kĩ xảo là tập hợp các động tác thuần
thục, có tính tự động hoá cao, vượt ra
ngoài sự kiểm soát thường xuyên của ý
thức. Kĩ xảo có độ chính xác và tính
hiệu quả cao
1/11/2006

15

15


Kĩ năng quản lí gồm:
- Kĩ năng kĩ thuật. Đây là các kiến thức về
phương pháp, quá trình, thủ tục và kĩ thuật
để thực hiện các công việc chuyên môn
và năng lực trong việc sử dụng các công
cụ và thiết bị có liên quan tới các hoạt
động.
- Kĩ năng quan hệ. Đây là những kiến thức
về hành vi con người và quá trình tương
tác giữa các cá nhân, năng lực hiểu biết
cảm giác, thái độ và động cơ của người
khác qua lời nói và việc làm, năng lực thiết
lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả.
1/11/2006

16

16


Kĩ năng quản lí gồm:
- Kĩ năng nhận thức. Đó là năng lực phân tích, suy
nghĩ lô gíc, thành thạo trong hình thành các khái
niệm và khái quát hoá những quan hệ phức tạp
giữa các sự vật và hiện tượng; sáng tạo trong việc
đề ra các ý tưởng và trong việc giải quyết các

vấn đề; năng lực phân tích các sự kiện và các xu
thế, đoán trước được những thay đổi và nhận
dạng được những cơ hội và những vấn đề còn
tiềm ẩn.
Tầm quan trọng của từng kĩ năng tuỳ thuộc vào vị
trí của người quản lí trong hệ thống thứ bậc của
hành chính.
17

1/11/2006

17


QL
cấp
cao

QL
cấp trung gian

QL
cấp tác nghiệp

-Hoạch định mục tiêu chiến lược
-Định hướng phát triển tổ chức
- Kiểm soát, đánh giá tổ chức

- Xây dựng kế hoạch
- Đề ra giải pháp thực hiện mục tiêu

- Tổ chức các hoạt động triển khai
kế hoạch, thực hiện để đạt được
mục tiêu
18


1.4. Nguyên tắc quản lý công sở






Pháp chế;
Công khai, dân chủ;
Liên tục, kịp thời, chính xác, khách quan;
Phù hợp văn hóa-đạo đức công vụ;
Đạt hiệu quả tối ưu.

19


1.5.Mục tiêu điều hành quản lý
công sở
 Hiện thực hóa các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước.
 Góp phần nâng cao năng suất lao động
trong công sở.
 Tạo nề nếp làm việc khoa học.

20


Văn bản liên quan công tác QLCS
 TT số 05/2008/TT-BNV ngày 07/8/2008 hướng dẫn về
biển tên CQ HCNN.
 QĐ 141/2008/QĐ-TTg ngày 22/10/2008 của Thủ tướng
Chính phủ về Quy chế quản lý trụ sở, nhà làm việc các
đơn vị sự nghiệp công lập.
 QĐ 09/2007/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng
Chính phủ v/v sắp xếp lại, xử lý nhà, đất thuộc sở hữu
NN.
 QĐ 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về Quy chế QLCS các CQ HCNN.
 QĐ số 20/2007/QĐ-BXD ngày 23/5/2007 v/v ban hành
mô hình công sở mẫu CQ HCNN.
21


2. Tổ chức công sở
2.1. Tổ chức bộ máy công sở
Bộ máy công sở là tổng thể các đơn
vị, bộ phận được tổ chức xuất phát từ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
công sở.
Việc tổ chức bộ máy công sở phải tuân thủ

những yêu cầu, nguyên tắc nhất định.
22

2.1.1.Yêu cầu tổ chức bộ máy công sở
- Phải gọn nhẹ, không cồng kềnh, nặng nề;
- Chức năng, nhiệm vụ phải được phân định rõ
ràng, cụ thể, không chồng chéo, trùng lắp;
- Thuận lợi cho việc phối hợp hoạt động của CS;
- Liên tục nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả;
- Tổ chức công việc theo quy trình chuẩn;
- Phát triển bền vững.

23


2.1.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy công sở
- Phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của CS
và hướng tới việc thực hiện có hiệu quả các
chức năng, nhiệm vụ đó.
- Không để chức năng, nhiệm vụ nào không có tổ
chức hoặc người đảm nhận; không được bỏ sót
công vụ, nhiệm vụ nào.
- Mỗi nhiệm vụ phải có người có khả năng để
đảm nhiệm;
- Giảm cấp trung gian, giảm tối đa cấp phó;
- Phải có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ trong CS.
24


2.2. Địa điểm, kiến trúc công sở NN
- Đảm bảo sự thuận lợi, dễ tiếp xúc.

- Đảm bảo sự nghiêm trang (tránh nơi
có khu thương mại, dịch vụ vui chơi,
giải trí...).
- Kiến trúc phải phù hợp, đảm bảo tính
nghiêm túc, không tạo cảm giác sợ
hãi...
25