BÀI GIẢNG TIN HỌC KẾ TOÁN

MỤC LỤC
Trang
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ......................... 2
I. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin quản lý ...................................................... 2
II. Hệ thống thông tin kế toán .......................................................................................... 8
III. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ......................................................................... 14
IV. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán ........ 19
Chương 2. TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG
EXCEL ............................................................................................................................. 23
I. Ôn tập và bổ sung một số kiến thức căn bản về excel................................................ 23
II. Hình thức kế toán ...................................................................................................... 32
III. Tổ chức dữ liệu kế toán trên excel ........................................................................... 41
Chương 3. LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN, BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT .. 49
I. Lập bảng cân đối tài khoản cấp 2 ............................................................................... 49
II. Lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 .............................................................................. 56
III. Lập bảng tổng hợp chi tiết ....................................................................................... 58
Chương 4. LẬP SỔ NHẬT KÝ ...................................................................................... 65
I. Lập sổ nhật ký thu tiền ............................................................................................... 65
II. Lập sổ nhật ký chi tiền .............................................................................................. 69
III. Lập sổ nhật ký chung ............................................................................................... 72
Chương 5. LẬP SỔ CHI TIẾT VÀ SỔ CÁI ................................................................. 76
I. Lập sổ chi tiết ............................................................................................................. 76
II. Lập sổ cái .................................................................................................................. 83
Chương 6. LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH .................................................................... 114
I. Lập bảng cân đối kế toán .......................................................................................... 114
II. Lập báo cáo kết quả kinh doanh.............................................................................. 119
III. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ .............................................................................. 125

1

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN
I. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin
1.1.1 Khái niệm hệ thống
Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao
thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…Theo quan điểm tiếp cận hệ
thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng
thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống. Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau:





Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
Phạm vi, giới hạn của hệ thống
Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Hình 1.1 minh họa cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với

nhau tạo thành hệ thống 1.0

Hệ thống 1.0

A

1.1

1.2.1
E

1.2

C

F
1.2.2

B

1.4

1.2.3

D

D

1.3
C

Hình 1.2

Hình 1.1

Hệ thống 1.0 có các thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với nhau thông qua mối
liên hệ A,B,C,D nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống 1.0. Có thể hình dung hệ thống
1.0 là một tổ chức trong đó các thành phần bên trong của tổ chức này là các bộ phận,

phòng ban của nó. Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ với nhau theo các quy định
2


về quyền hạn, trách nhiệm, các quy chế, điều lệ,…được đặt ra trong tổ chức nhằm thực
hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó.
Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân
biệt khái niệm hệ thống và tổ chức. Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập hợp
các con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể,
rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên
cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ…
Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một
thành phần trong một hệ thống khác gọi là hệ thống con. Ví dụ trong Hình 1.1 trên, mỗi
phòng ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0. Các
hệ thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.2, 1.2.2, 1.2.3 và
thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó (Hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu thực
hiện của mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp
trên mà nó phụ thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và
xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm là hì, để từ đó có thể vạch ra
phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt
động của hệ thống. Đây cũng là các tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm
hiểu một hệ thống thông tin kế toán sau này.
1.1.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp
những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông
tin cho người sử dụng.
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử
dụng được gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo
sóng thần, hay hệ thống kế toán… chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục
tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Để

thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần
sau (Hình 1.3)

3


Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Xử lý

Hình 1.3 : Các thành phần của hệ thống thông tin
 Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu
thập dữ liệu cho hệ thống thông tin.
 Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung
dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận…để
làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
 Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung đữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra
của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
 Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin
được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng.
 Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông
tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn

chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sữa chữa.
Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của
các thành phần của một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với
đối tượng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống
này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt
sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của
một hệ thống thông tin cụ thể.
Quá trình xử lý của hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phương thức
xử lý khác nhau. Đó có thể là quá trình ghi chép, xử lý thu công bằng tay thông thường
hay được hỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lý máy tính, hoặc cũng có thể là sự kết hợp
giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ

4


thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này được sử dụng một cách rộng rãi trong thời
điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó.
1.2 Hệ thống thông tin quản lý
1.2.1 Bản chất
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có
mối quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động
chức năng của mọi tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông
qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt
động của tổ chức (Hình 1.4).
Hoạch
định

Tổ chức/
Thực hiện

Đánh giá/
Kiểm soát

Hệ thống
thông tin
quản lý

Hoạt động
của doanh
nghiệp

Hình 1.4: Bản chất của hệ thống thông tin quản lý
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông
qua các quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau:





Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết
Đưa ra các phương án giải quyết
Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án
Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định
Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất

lượng của các quyết định. Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và
thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin
quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị. Một thông tin
hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải
quyết, là thông tin đủ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng

có thể hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra
quyết định hiện tại.
1.2.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý
5


Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định
có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp
cho các cấp quản lý. Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một doanh
nghiệp ra thành ba cấp với ba loại thông tin sau trong Hình 1.5.
Phân loại thông tin
Cấp quản lý
Có cấu trúc

Bán cấu trúc

Không cấu trúc

Hoạch định chiến lược
Kiểm soát quản lý
Kiểm soát hoạt động
Hình 1.5: Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng
 Cấp kiểm soát hoạt động: Cấp quản lý này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu
quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho các nhà
quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh
nghiệp. Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp
ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu. Chúng ta
gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc
 Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong doanh nghiệp. Nhiệm
vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực

hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định được thực hiện ở cấp độ này rất đa
dạng tùy vào từng doanh nghiệp, và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau
cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quản lý. Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ
này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ
có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung
tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy
ước khuôn mẫu sẵn có. Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc.
 Cấp hoạch định chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh
nghiệp. Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác
nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của
nhà lãnh đạo. Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho
quá trình dự báo này. Do đó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý
này không có khuôn mẫu, quy định và không có cấu trúc.
6


1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng
thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thống này
thu thập và phản ánh.
1.2.3.1 Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong doanh nghiệp
Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong doanh nghiệp, chúng ta có ba loại
hệ thống thông tin quản lý như sau:
 Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems- TPS): Thu thập và phản
ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung cấp các thông tin có cấu
trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động.
 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems-DSS): Sử dụng các dữ
liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích
thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. Hệ thống này đòi

hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa
dạng từ thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian.
 Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) và hệ thống chuyên
gia (Expert Systems-ES): Thông tin cung cấp từ các hệ thống này mang tính khái quát,
tổng hợp cao. Thông qua các công cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và
thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp có thể tạo ra thông tin theo yêu
cầu, cân nhắc, đánh giá các phương án, các xu thế để đưa ra các dự báo và các chiến lược
phát triển trung và dài hạn của doanh nghiệp.
1.2.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh
Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu
vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản
phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá
trình này sẽ cần những thông tin khác nhau. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ
phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang
nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

7


Quá trình sản xuất kinh doanh

Hệ thống
thông tin
bán hàng

Hệ thống
thông tin
sản xuất

Hệ thống

thông tin
nhân sự

Hệ thống
thông tin
kế toán

Hệ thống thông tin quản lý

Hình 1.6: Các hệ thống con của hệ thống quản lý
Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên
quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như sau
trong Hình 1.6:
 Hệ thống thông tin sản xuất






Hệ thống thông tin bán hàng
Hệ thống thông tin nhân sự
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin tài chính
…v..v

II. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán

8

Các đối
tượng kế
toán

Nội dung
nghiệp vụ
phat sinh

Ghi nhận,
sắp xếp theo
thời gian

Ghi nhận,
sắp xếp các
nội dung
quản lý

Thông tin kế toán
(Số sách, các báo
cáo kế toán)

Các đối
tượng
quản lý

Hình 1.7: Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán
Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp,
theo dõi.

Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều
thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham
gia vào quá trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng
yêu cầu của người sử dụng.
2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của
hệ thống thông tin quản lý. Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần
cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là:
 Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gọi là dữ
liệu đầu vào, bao gồm:
 Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của
các nghiệp vụ phát sinh.
 Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi
thông qua hệ thống tài khoản kế toán;
 Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo
dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
 Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử
lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:
 Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh.
 Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;
 Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh;
9


 Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;
 Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong công việc thu
thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; Tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.
 Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá
trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:
 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công

 Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính;
 Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ
thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống
kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử
dụng thông tin.
 Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể

hiện trên nội

dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ
thống sổ sách kế toán.
2.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán
Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản
lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán
sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu thu
thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên. Tùy
theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt
động tương ứng.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ
thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt dộngđó được ghi nhận
vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích,
chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tượng của hệ thống thông
tin kế toán chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của
doanh nghiệp.

10


Chu trình sản xuất

Yếu tố SX -> SP
hoàn thành

Nguyên vật liệu

Chu trình doanh thu
Bán hàng-> thu tiền

Sản phẩm

Tiền

Ghi sổLập báo
cáo

Chu trình tài chính
Thu tiền-> chi tiền

Chu trình chi phí
Mua hàng-> thanh
toán

Tiền

Nhân công

Chu trình nhân sự
Tuyển dụng-> Trả
lương

Hình 1.8: Các chu trình kế toán
Mỗi một doanh nghiệp khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù
cho doanh nghiệp của mình. Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình
này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan
đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình
tự và lặp lại. Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi
là các chu trình kế toán.
Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn
ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu
sau trong Hình 1.8
 Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng,
cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng.
 Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng
hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
 Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa
nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong
các doanh nghiệp sản xuất.
 Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng,
sử dụng và trả lương cho người lao động.
 Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động
các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và
nhà đầu tư vào doanh nghiệp.
11


2.4 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của doanh
nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau:
 Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Đây
là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ cơ quan quản lý

nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn
có và thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc
điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông
tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin.
 Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: Hệ thống thông
tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình
khinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt
động đã diễn ra. Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện
cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc
trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt them hàng, chiết khấu
giảm giá hàng bán…Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt
động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống
thông tin kế toán.
 Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết
định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin.
Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó
đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp
thời và đầy đủ yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không
phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống kế
toán ghi chép thủ công đơn thuần. Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai
trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi các thông tin được
tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh
nghiệp đối với các doanh nghiệp khác (mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng được)
 Hoạch định và kiểm soát: Thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế
toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu.
Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của doanh
nghiệp, những dữ liệu kế toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình
hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đưa ra
những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Thông tin cần cho
quá trình quản trị này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao, đòi hỏi hệ

thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều các dữ liệu theo thời gian và không gian,
12


những dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là đòi hỏi rất cao đối với hệ thống kế toán
và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế toán hợp nhất với các hệ thống con khác
trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ.
Việc ứng dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning)
sẽ là cơ hội để kế toán thực hiện được chức năng này.
 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách,
thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin
cung cấp. Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục
kiểm soát sẽ được “nhúng vào” hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế
toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp.
2.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán có thể phân loại theo hai nội dung: Đặc điểm của thông
tin cung cấp và phương thức xử lý của hệ thống thông tin.
2.5.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp
Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán được
chia làm hai loại:
 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho
các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các
nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản
trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng
về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức.
Việc phân chia này mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác định đối tượng sử
dụng thông tin. Tuy nhiên hai hệ thống này không thể tách biệt thành hai hệ thống kế

toán độc lập trong một doanh nghiệp. Mặc dù mục tiêu báo cáo quản trị và báo cáo tài
chính thường không tương xứng hoàn toàn nhưng giữa hai hệ thống kế toán có các thông
tin giống nhau và khác nhau. Phần giao nhau giữa chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán được
nhà nước ban hành. Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thống nhất cho cả hai hệ thống
kế toán này.
2.5.2 Phân loại theo phương thức xử lý

13


Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính,
chúng ta chia hệ thống thông tin thành ba loại:
 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý,
thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay.
 Hệ thống thông tin bán thủ công: Có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính
và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán.
 Hệ thống kế toán dựa trên phầm mềm máy tính: Các qua trình thực hiện vận hành
của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi
nhận, xử lý, cung cấp thông tin…
Việc phân loại theo nội dung này sẽ làm cơ sở đánh giá khả năng xử lý của hệ
thống kế toán hiện hành. Mỗi phương thức xử lý có một năng lực xử lý nhất định với
những đặc trưng của từng phương thức xử lý. Dựa trên đặc trưng của từng loại hệ thống
để đưa ra các giải pháp hoàn thiện, các chiến lược phát triển trong quá trình tổ chức hệ
thống thông tin kế toán của doanh nghiệp.
III. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
3.1 Bản chất
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ
thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức
năng kế toán. Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu

cầu, nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá
trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, từng thành phần của một hệ
thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một
bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế
toán. Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ
thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân
chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý.
Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi
ro, ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Do đó, nếu không được tổ chức
chặt chẽ, khoa học, doanh nghiệp sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một
hệ thống thông tin kế toán cho mình.
3.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán

14


Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống kế toán hữu hiệu và hiệu quả, đáp ứng được
yêu cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quản lý tại doanh nghiệp
là điều không thể dễ dàng thực hiện được. Do đó, việc phải xác định chính xác và đầy đủ
những nội dung cần thực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ
thống kế toán. Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp
cận theo các thành phần của hệ thống. Các nội dung bao gồm:
 Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin
trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến
hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung
có ý nghĩa quan trọng.
Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu kỳ kinh

doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và
các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ. Việc nhận dạng không đầy đủ
những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến sự thành bại của hệ
thống thông tin kế toán sau này.
 Tổ chức dữ liệu đầu vào
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách
thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và
các đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã
xác định cho từng chu kỳ kinh doanh.
 Tổ chức quá trình xử lý
Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:
 Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định
chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập
được cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình
kinh doanh.
 Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh
doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử
lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông
tin cần cung cấp.
 Tổ chức lưu trữ dữ liệu

15


Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lưu các dữ liệu thu
thập được làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
 Tổ chức hệ thống kiểm soát
Nhận dạng đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trường kinh doanh, môi
trường xử lý của doanh nghiệp, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để

phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra, ảnh hưởng đến chất lượng
thông tin cung cấp của hệ thống kế toán.
 Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán
bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dungthoong tin mà hệ thống cung cấp.
Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết được cung cấp, nội dung của từng
báo cáo, cách thức lập, phân quyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo.
Để thực hiện các nội dung trên, người tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông
tin kế toán cần được trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho
các vấn đề:
 Các công cụ mô tả, phác thảo một hệ thống thông tin kế toán.
 Am hiểu về các chu trình kinh doanh (các hoạt động, các rủi ro và báo cáo
cung cấp thông tin cần thiết)
 Tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kế toán
 Tổ chức kiểm soát cho một hệ thống thông tin kế toán
 Quá trình phát triển mộ hệ thống thông tin kế toán
Các kiến thức trên sẽ được đề cập chi tiết trong từng chương của sách này nhằm
trang bị những kỹ năng cần thiết để tổ chức một hệ thống thông tin kế toán.
3.3 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán được tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định
gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ
thống từ khi mới chỉ là ý tưởng tới khi đưa ý tưởng thành hiện thực và hệ thống chính
thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán được chia thành các giai đoạn lập kế hoạch,
phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Các giai đoạn này diễn ra theo một
trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình
này còn được gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán” (Hình 1.9)

Vận hành
hệ16

thống


Thực hiện
hệ thống

Phân tích
hệ thống

Thiết kế
hệ thống

Hình 1.9: Chu kì phát triển hệ thống thông tin kế toán

 Lập kế hoạch phát triển hệ thống
Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ
thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá
trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối
quan hệ với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, những lý do phát sinh dẫn đến nhu
cầu phải tổ chức một hệ thống thông tin kế toán.
 Phân tích hệ thống
Giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện hành và môi trường của
nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Quá trình này bao gồm hai công việc:
- Khảo sát sơ bộ: Công việc này nhằm để đánh giá hệ thống hạn chế hiện hành, phát hiện
những rủi ro có thể phát sinh, những điểm không phù hợp với nhu cầu mới của doanh
nghiệp thông qua việc khảo sát các yếu tố môi trường xung quanh hệ thống (chiến lược
phát triển, đặc điểm kinh doanh, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin…)
- Phân tích chi tiết: Tiến hành các phân tích chi tiết các thành phần nội dung môi trường
hệ thống, các thành phần của hệ thống để nhận dạng chi tiết các yêu cầu, các phương án
hoàn thiện, các giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán

 Thiết kế hệ thống
Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình
phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bằng các

17


hình vẽ, công cụ minh họa như thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luân
chuyển chứng từ, thiết kế các thành phần dữ liệu, các thủ tục kiểm soát…
Quá trình thiết kế này cuãng có thể chia thành hai giai đoạn: thiết kế sơ bộ để trình
bày ở góc độ ý tưởng với các nội dung cần xác định, và thiết kế chi tiết thể hiện các ý
tưởng, nội dung bằng các mô hình cụ thể.
 Thực hiện hệ thống
Giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đã được thiết kế trở thành hệ
thống hiện thực chuẩn bị đưa vào sử dụng. Nội dung các công việc trong giai đoạn này có
thể là:
-

Tạo các chương trình xử lý của máy tính

-

Mua sắm cài đặt thiết bị
Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên

-

Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
Thiết lập hồ sơ về hệ thống

 Vận hành hệ thống
Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa được xem là kết thúc quá trình phát
triển hệ thống. Song song với quá trình sử dụng là việc thẩm định, đánh giá quá trình hoạt
động của hệ thống. Ngoài ra giai đoạn này còn thực hiện các công việc liên quan đến bảo
dưỡng, sữa chữa hệ thống để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đưa vào
sử dụng.
Trong mỗi giai đoạn tổ chức và phát triển hệ thống, sẽ tiến hành đánh giá kết quả
của giai đoạn phát triển hiện tại, lập các báo cáo gửi cho các nhà quản lý cấp cao. Các
báo cáo đánh giá sau mỗi giai đoạn sẽ là cơ sở để quyết định có tiếp tục thực hiện các giai
đoạn tiếp theo của quá trình phát triển hệ thống hay không. Điều này giảm thiểu những
rủi ro, chi phí phát sinh trong quá trình phát triển hệ thống.
3.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Như trên đã nói, quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là
công việc giới hạn trong bộ phận kế toán. Quá trình này liên quan đến nhiều nội dung của
quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến các bộ phận, phòng ban chức năng khác.
Do đó việc lựa chọn con người tham gia vào quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế
toán rất quan trọng, ảnh hưởng đến tính khả thi của hệ thống được thiết lập.
Các đối tượng nên được lựa chọn tham gia vào quá trình phát triển bao gồm:
 Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp
18


Các nhà quản ký cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp.
Các mục tiêu, chiến lược này sẽ được thể hiện trong các yêu cầu thông tin của hệ thống
kế toán. Mặt khác, sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ và khuyến khích
quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các
phòng ban chức năng. Một vai trò không kém phần quan trọng của nhóm đối tượng này
chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho
đến khi hoàn thành.

 Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ
Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ đóng vai trò là người sử dụng và đánh giá trực
tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là người trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin có từ hệ
thống kế toán, đưa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và đánh giá hệ thống kế toán dưới
góc độ là người trực tiếp sử dụng. Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ
tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các kiểm soát trong
hệ thống thông tin kế toán.
 Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
Các thành viên này tham gia các uqas trình tổ chức hệ thống kế toán với tư cách là
thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống. Họ chính là trưởng các bộ phận
kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến hệ thống
thông tin kế toán. Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các chính sách và kiểm soát quá
trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình
các phương án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh
nghiệp.
 Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống
Là những người có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới và
lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính. Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là
những người bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như các chuyên gia lập trình, tư vấn
kế toán, các kiểm toán viên, chuên gia tư vấn triển khai các phần mềm kế toán. Họ là
những người có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liên quan đến tổ chức hệ thống kế
toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
quản lý doanh nghiệp. Đối với những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có
quy mô lớn hoặc có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không
thể thiếu tham gia vào quá trình này.
IV. CÁC MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
4.1 Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế
19

toán


Có thể thấy rõ công nghệ thông tin tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện
nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lợi ích nhưng cũng phải thấy rằng bên cạnh đó
còn có những bất lợi cần phải hạn chế bớt. Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ
thông tin hưởng trong một số sau:
 Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán
Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thực và đáng tin cậy, công nghệ
thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn so với
xử lý thủ công. Tuy nhiên, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong môi trường này:
- Sai sót và gian lận trong môi trường kế toán máy tính: do sự thiếu hiểu biết về kiến thức
tin học hoặc có ý đồ xấu mà người người sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về
nhập liệu, xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lưu trữ và bảo mật thông tin.
- Rủi ro đối với thông tin kế toán: hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán để tạo ra
thông tin kế toán đã phổ biến, tuy nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải là:






Phần mềm được lập trình sai
Phần mềm không phù với chế độ kế toán
Thông tin kế toán bị mất hay không đứng do lỗi thiết bị, lỗi người dung.
Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật
Hệ thống bị phá hủy

- Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát, độ ổn
định của hệ thống và năng lực của người sử dụng hệ thống.

- Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong môi trường máy
tính thường gặp nhiều khó khăn.
- Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết về công nghệ thông tin của người sử dụng rất quan
trọng.
 Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin
- Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên
mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
- Các giới hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan
trọng khi tổ chức công tác kế toán.
 Tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán
- Sự thay đổi vai trò cả sổ sách kế toán và hình thức kế toán
- Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán giấy
20


- Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bản dữ liệu,…
- Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ kế
toán.
- Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện
- Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ Cái
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thể không theo các phương pháp truyền
thống
- Một số các phương pháp, nguyên tắc kế toán có thể bị vi phạm.
- Dữ liệu kế toán của cả một niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp
ứng yêu cầu.
- Kiểm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán
có thể thực hiện được trong môi trường máy tính.
 Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán
- Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.
- Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: In trên giấy, ký

tên và đóng dấu
- Thông tin kế toán đễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dung, tuy nhiên một vấn đề
đặt ra là thông tin kế toán trên giấy và dữ liệu kế toán trên máy có thống nhất với nhau
hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiểm soát tốt.
4.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán
Một trong những vấn đế đầu tiên cần lưu ý là các doanh nghiệp rất khác nhau về
mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu
quản lý cũng như quan điểm của người quản lý. Có thể chia thành ba mức độ chính:
 Xử lý bán thủ công
Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý
bảng tính như Excel. Trong trường này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy
như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình
nhập liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế. Một số
doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá
trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo cần thiết. Mô
hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán
tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giũa các phần hành kế toán không lớn.
21


 Tự động hóa công tác kế toán
Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ
phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng toàn không có sự khai thác và chia
sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số
chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng từ đến từ bên ngoài
hay do các bộ phận phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ
công và kế toán phải nhập dữ liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình
xử lý dữ liệu kế toán được lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do doanh nghiệp mua,
tự viết hay thuê các công ty tin học viết. Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác
nhau và rất phong phú về chủng loại.

 Tự động hóa công tac quản lý
Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban
trong doanh nghiệp. Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo
mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng
Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đều có thể
khai thác, chia sẽ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia
sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu
vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, coa thể là dữ liệu do các hệ
thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử
lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận,
các phòng ban. Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý
thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning System- Hệ thống
quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong
hay ngoài nước cung cấp.

22


Chương 2

TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG EXCEL
I. ÔN TẬP VÀ BỔ SUNG MỘT SỐ KIẾN THỨC CĂN BẢN VỀ EXCEL
1.1 Định dạng dữ liệu
1.1.1 Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control
panel.
- Khởi động Windows:
Chọn menu start/setting/Control Panel
(Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK).
- Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn
Currency, định dạng các thông sô như sau:
+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)
+ Currency Symbol: “Đồng”
+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”).
+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)
+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số).
- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:
Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn number,
định dạng các thông số như sau:
+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)
+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”).
+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)
+ No. of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 chữ số)
+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số).
+ List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán học)
23


1.1.2 Định dạng khi nhập dữ liệu
Có thể định dạng dữ liệu ngay khi nhập dữ liệu vào bảng tính hoặc có thể nhập
xong dữ liệu vào bảng tính rồi mới định dạng lại dữ liệu.
a. Dữ liệu kiểu số:
Nếu bắt đầu nhập một số với dấu cộng (+), Excel bỏ dấu cộng khi đưa dữ liệu vào bảng
tính. Nhưng nếu nhập một số với dấu trừ (-), Excel diễn giải mụcnhập như là một số âm
và giữ dấu này trên bảng tính. Có thể sử dụng các ký hiệu E hay e để nhập một số theo
dạng khoa học.
Ví dụ: Khi muốn nhập số 30.000.000, có thể nhập 3E07 (tức là 3 x 107).
Excel diễn giải các số được đặt trong ngoặc đơn như là các số âm. Điều này thường áp
dụng trong nghiệp vụ kế toán.

Ví dụ: Khi nhập (1000) thì Excel hiểu rằng đó là số -1000.
Khi nhập dữ liệu kiểu số, có thể dùng dấu phẩy để tách ra hàng nghìn, triệu cũng như có
thể sử dụng dấu chấm (.) để phân cách với hàng thập phân.
Nếu bắt đầu nhập mộ số với dấu đô la ($), Excel chia phần định dạng cho ô.
Ví dụ: khi nhập số $1234567. Excel hiển thị: $1,234,567. Trong trường hợp này, excel tự
động thêm dấu phẩy vào các vị trí hàng triệu và hàng nghìn vì đây là phần định dạng
ngầm định về tiền tệ của Excel.
Khi nhập vào một số mà độ dài của nó nhiều hơn độ rộng của một ô thì Excel đành
chuyển nó sang dạng khoa học như ví dụ trên. Nhưng nếu ngay cả trong trường hợp này
cũng không đủ vị trí, Excel sẽ đưa các dấu sao (*) vào trong các ô. Nếu mở rộng độ rộng
của ô, các giá trị thực tế của nó sẽ trở lại.
b. Các chuỗi văn bản
Khi nhập một chuỗi văn bản có dạng số.
Ví dụ như một mã vật tư có mã số là 0123, cần tiến hành theo hai cách sau:
=”123”
‘0123
Giá trị 0123 được đưa vào trong ô tương ứng và được hiểu là dạng ký tự. Nếu nhập theo
dạng số thì số không (0) đầu tiên sẽ bị loại bỏ vì nó hoàn toàn vô nghĩa và như vậy thì
không giữ đúng được mã số của vật tư tương ứng.

24


Để chỉnh dữ liệu nhập vào sang trái, thêm một dấu nháy (‘) ở trước dữ liệu nhập vào. Để
chỉnh dữ liệu sang phải, thêm hai nháy (“) và để chỉnh giữa dữ liệu nhập vào, thêm dấu
mũ (^) ở trước dữ liệu nhập vào.
1.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số
Sau khi nhập dữ liệu và tính toán để đưa ra các thông tin cần thiết, cần phải trình bày các
bảng tính (dữ liệu và kết quả) sao cho phù hợp với yêu cầu. Đối với dữ liệu kiểu số, phải
lựa chọ cách thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh những vị trí

quan trọng (chẳng hạn như các kết quả thì in đậm, hay in nghiêng) …
Để thực hiện các nội dung trên, cần tiến hành các phương pháp sau:
a. Dùng bảng chọn
Một số khi nhập vào một ô được tự động chỉnh phải và được hiển thị phụ thuộc vào hai
thành phần: nhóm và dạng.
Ví dụ: các nhóm gồm Number, Date, Time…
Trong nhóm date lại có dạng: MM/DD/YY, DD/MM/YY…
Để định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số khi dùng bảng chọn, tiến hành các bước như sau:
-

Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu kiểu số.

-

Vào bảng chọn Format.

-

Chọn cells

Khi này một bảng chọn hiện ra, chọn Number. Hộp thoại Format Cells xuất hiện như sau:

25