QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƢ VIỆN - VĂN PHÒNG

Giáo trình:

QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Phần:

TỔNG QUAN
VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
(Lƣu hành nội bộ)

Thành phố Hồ Chí Minh, 2014


Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.0. Khái quát
1.1. Văn phòng
1.2. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức
1.3. Hành chính
1.4. Quản trị
1.5. Quản trị hành chính văn phòng
1.6. Các biện pháp cơ bản của quản trị hành chính văn phòng
1.7. Tóm tắt nội dung chương
1.8. Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm
1.9. Thực hành

Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài,
văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải
quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm

việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên
thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà
nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn
phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi
tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì
hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh
nghiệp. Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều
hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những
nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.
1.1. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức
1.1.1 Khái niệm
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có
rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan
hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự
nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh
nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận
không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được
pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh
doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn
phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có
nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra
các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất
tuyệt đối.
Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi


chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần
thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng

là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều
hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới
việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây
dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn
phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng
“Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng
“Hành chính – Tổng hợp”.
Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc
khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và
xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan
niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu
trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”.
Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng còn có tên gọi như văn
phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trường hợp
này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức
nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội. Ở trong các cơ quan, tổ chức này
vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm
này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng.
Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng về
cách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các
nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần. Nhưng thực tế hiện nay ở Việt
Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như
vậy. Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công
việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực
trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với các doanh
nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty với quy mô
200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh
doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán
lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty.
Hay trong kỷ nguyên công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy

mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo”. Lúc này
các cách hiểu truyền thống rằng văn phòng có bàn ghế, có hồ sơ, tài liệu, có thiết bị máy
móc… không còn phù hợp nữa. “Văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh
nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế
toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực
hiện các giao dịch bằng các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt
động của doanh nghiệp vẫn bình thường.
Ngoài ra, ở các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực
hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các
công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác. Ví dụ như phòng Kỹ
thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các
sản phẩm kỹ thật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản
từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công
việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác. Ở một trường đại học,
các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện


các công việc hành chính giúp việc cho lãnh đạo, hỗ trợ giảng viên và tham gia quản lý
sinh viên như soạn thảo các thông báo tới sinh viên theo yêu cầu của lãnh đạo khoa, hỗ
trợ giảng viên khi làm việc với sinh viên, quản lý hồ sơ, tài liệu của khoa, hướng dẫn
sinh viên thực hiện các yêu cầu trong đào tạo… Như vậy có thể thấy văn phòng đều xuất
hiện trong từng cơ quan, tổ chức hay các đơn vị, bộ phận trong tổ chức đó.
Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan,
doanh ngiệp. Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc
hành chính giản đơn như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó
phải nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy
định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu
và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức
thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội
nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạng; tổ chức các hoạt động đối ngoại

để xây dựng hình hảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy, rõ ràng
văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan,
doanh nghiệp. Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức
như sau:
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều
hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải
quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.
1.1.2. Chức năng văn phòng
1.1.2.1. Chức năng tổng hợp - tham mưu.
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong
việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện
pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp
thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và
yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng
hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động.
các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm
được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên
ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và
điều hành được chính xác và hợp lý.
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn
phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều
hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập,
xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn
nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ
sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách
hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ
quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn

phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định,
quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân
sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây


dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công
tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn
khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ
các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh
đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng
các cơ quan, tổ chức.
Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách
rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện
pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính
xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng
cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được
nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức
năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các
chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong
cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình,
kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn
đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt
các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện
pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính,
về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc
thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.2.3. Chức năng hậu cần.

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị,
phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng
tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các
trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn
cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn…
cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu
quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn
phòng của doanh nghiệp).
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải
quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản
xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành
chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng
hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc
mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh
nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ
quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng
doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
1.1.3. Nhiệm vụ văn phòng


Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanh
nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng. Có thể chia làm
các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:
1.1.3.1. Nhóm công việc hành chính:
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các
đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng.

- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước. Đảm
bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật.
- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công).
1.1.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu:
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như
việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ
trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài
chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa
chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an
toàn, PCCC…
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công
tác. Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao
động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…).
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý;
báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ
quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ
quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá,
sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức thực hiện
công tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác,
khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội
nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.

- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây
dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.


1.1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh
đạo:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội
nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc, nhắc
nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt các
vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng
ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị, đối tác để
chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.
- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên
quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh
lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực
hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường
hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
1.1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:
- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp;
sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện
trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm
việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ
lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.

1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành của một
tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một cơ quan, tổ chức,
đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều hành, về chức năng-nhiệm
vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy cũng như của từng bộ phận trong
bộ máy đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác lập các
bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận
và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó.
Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng của các cơ quan, tổ chức trong xã hội
sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của của cơ quan, tổ chức đó. Chẳng hạn như đối với
văn phòng của ủy ban nhân dân cấp huyện/quận gồm các bộ phận như hình 1.1.


Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND cấp huyện/quận
(nguồn UBND huyện Thủy Nguyên, TP.Hải Phòng)
Nhưng đối với một công ty thì cơ cấu tổ chức của văn phòng có những sự khác
biệt:

Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB
(nguồn: công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB)
Mặc dù có những sự khác nhau, nhưng thông thường trong một văn phòng của
một cơ quan, doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chính như sau:
1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước
Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của nhà nước,
thông thường bao gồm các bộ phận như sau:
Chánh văn phòng
(Trƣởng phòng)

Phó chánh văn phòng
(Phó trƣởng phòng)

Bộ phận
Tổng hợp

Bộ phận
Tổ chức
Cán bộ

Bộ phận
Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận
Kế toán

Bộ phận
Quản trị

Bộ phận
IT

Hình 1.3. Mô hình cơ cấu tổ chức chung của văn phòng cơ quan nhà nước
- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách và điều hành chung
các hoạt động của văn phòng/phòng.
- Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho Chánh
văn phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của Chánh văn
phòng.
- Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các
lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu về nội dung chương

trình-kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn bản trình
lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác
ban hành văn bản; công tác pháp lý. Thực hiện chuẩn bị dự án, thẩm định và triển khai
dự án và các lĩnh vực được phân công.
- Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự,
tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với người lao động.
- Bộ phận Hành chính – Văn thư –Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; tổng đài;
lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tục hành chính khác
như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp
chí cho các đơn vị trong cơ quan, đơn vị. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu
thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng. Tham mưu cho lãnh đạo xây
dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này cho các đơn vị trong cơ quan.
- Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định
của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các
quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong cơ quan, đơn vị.
- Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ sinh;
điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa các tài sản, thiết bị.
- Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website và các công việc liên
quan tới công nghệ thông tin của cơ quan.
1.1.4.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng của các doanh nghiệp thì còn có thể xuất hiện thêm các bộ phận phục
vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Chánh văn phòng
(Trƣởng phòng)


Phó chánh văn phòng
(Phó trƣởng phòng)

Bộ phận

Tổng
hợp,
Kế hoạch

Bộ phận
Nhân sự,
Chính
Bảo hiểm

Bộ phận
Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận
Kế toán

Bộ phận
Quản trị
phục vụ

Bộ phận
Kiểm
soát

Bộ phận
IT

Bộ phận
Lễ tân,
Quan hệ
khách

hàng

Hình 1.4. Mô hình cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp
- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ trách và
điều hành chung các hoạt động của phòng.
- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc cho
trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của trưởng phòng.
- Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung
trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất,
văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội
dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các
cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ
trách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc
với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực
liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới
công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội
chợ, triển lãm trong nước và quốc tế.
- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực hiện
các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp. Trực tiếp
thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân sự.
Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc
thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn doanh nghiệp theo quy định. Giải quyết
tranh chấp lao động.
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử dụng con
dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp
chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý,
thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tham mưu
cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trong doanh
nghiệp.

- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của pháp
luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy định
liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp.


- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;
điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người
lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa
cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo quy
định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân
trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm bảo giờ giấc giấc, an toàn lao
động.
- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính, website
và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
- Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài,
Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công tác tổ chức hội
nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp
các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi,
quà tặng... Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng.
Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc
giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của
doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực
hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục hải quan, xây
dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các dự án đầu tư…
1.1.5. Vị trí, mối quan hệ công tác của Văn phòng với các đơn vị khác.
1.1.5.1: Vị trí của văn phòng:
Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo
cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận
lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch

công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc
họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn
phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ
hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển
của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng tổ chức
các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác. Văn phòng cũng
là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin
của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy
trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài
là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người
làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập
xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo
cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều
hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp. Trong công tác quản lý cơ quan, tổ
chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng
thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các


văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp. Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được
coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo.
Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan, doanh
nghiệp. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh
nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón
trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm
việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng. Thiết kế văn
phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây
ấn tượng lớn đối với khách. Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị

thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảnq bá thương hiệu của cơ quan,
doanh nghiệp. Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh
nghiệp.
1.1.5.2. Mối quan hệ công tác của văn phòng:
Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp
thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong
việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên,
ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong
việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác
quản lý. Chẳng hạn như trong việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải
có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn
phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn
vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc
đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp.
1.2. Văn phòng của một số cơ quan, tổ chức hiện nay
1.2.1. Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nƣớc
Các cơ quan hành chính nhà nước là hệ thống các cơ quan từ trung ương tới địa
phương, được nhà nước trao quyền quản lý nhà nước ở các lĩnh vực khác nhau nhằm
đảm bảo sự phát triển và trật tự xã hội. Ở Việt Nam, có hai loại cơ quan hành chính nhà
nước bao gồm cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung và cơ quan nhà nước có thẩm
quyền riêng.
1.2.1.1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung:
Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành (Hiến pháp, Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp), thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung
thường được hiểu là các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các ngành,
các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi toàn quốc hoặc trên một địa phương. Các cơ
quan này bao gồm: Chính phủ và Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp.
Văn phòng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi là Văn
phòng (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND). Văn phòng Chính phủ là cơ quan
ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rất rộng. Trong phạm vi của giáo trình

này chúng tôi chỉ tập trung vào chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng UBND.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND: là bộ máy giúp việc của UBND và
lãnh đạo UBND; tham mưu tổng hợp giúp UBND tổ chức các hoạt động chung và tham
mưu giúp lãnh đạo UBND chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành
chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều


hành của UBND và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND.
1.2.1.2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng:
Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành (Hiến pháp, các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan), thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng được hiểu là các
cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi ngành, lĩnh vực như Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; sở, phòng, ban thuộc UBND các cấp ở địa phương.
Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng
(thường gọi là Văn phòng): thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình,
kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động cơ quan và lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành
chính theo quy định của pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật,
tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung
cho hoạt động cơ quan và công tác quản trị nội bộ.
1.2.2. Văn phòng các cơ quan hành chính sự nghiệp
Cơ quan hành chính sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật,
có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước (điều 9–Luật
Viên chức). Các cơ quan này hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực y tế, giáo dục văn
hoá, thể thao, khoa học công nghệ…
Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan hành chính sự nghiệp (thường gọi là
Văn phòng hoặc phòng Hành chính, phòng Hành chính – Quản trị, phòng Hành chính Tổ chức): thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác

và phục vụ các hoạt động cơ quan và lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành chính theo quy
định của pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực
thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tổ chức thực hiện
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí
hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động cơ
quan và công tác quản trị nội bộ.
1.2.3. Văn phòng cơ quan cấp ủy Đảng.
Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền, lãnh đạo hệ thống chính trị quốc
gia. Hệ thống tổ chức của Đảng được thiết lập tương ứng với hệ thống tổ chức của hệ
thống hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương. Văn phòng cấp ủy là một đơn
vị trong tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam từ trung ương tới địa phương như: văn phòng
Trung ương Đảng, văn phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), văn
phòng Đảng ủy xã. Tại các cơ quan, tổ chức trong xã hội đều có văn phòng Đảng ủy.
Văn phòng Đảng ủy có chức năng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban
Thường vụ Đảng ủy tổ chức, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của Đảng bộ; làm
trung tâm thông tin và tham mưu tổng hợp phục vụ Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy
ra các quyết định, nghị quyết và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đã ban hành. Thực
hiện các công việc tham mưu cho Ban Thường vụ trong công tác tổ chức và điều hành;
đảm bảo điều kiện, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng; thực hiện
công tác hành chính.


1.2.5. Văn phòng của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn
định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện
các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp).
Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn
vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của
các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau. Với loại hình nhóm công

ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn
phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc
gia…). Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính
(hoặc phòng Hành chính – Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công
ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất
hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính
của công ty.
Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động của công
ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính đồng thời tham gia
vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng trên,
thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ
doanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối hợp với Ban chấp
hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người
lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính
sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí,
chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên
quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ,
công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây dựng phương
án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề
xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình
đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các
thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy
chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước và hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh

nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp
nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận x t
cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo
dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.


- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy định của
pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểm cho
người lao động.
- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Đóng
dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định. Chuyển phát văn bản của doanh
nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản
đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng
để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế hoạch
mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê
tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác. Chuẩn
bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Mua
sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng
doanh nghiệp. Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công
tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội. Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp
điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp. Theo dõi công tác dân quân tự vệ,
công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp. ây dựng quy định về phòng chống cháy
nổ. Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên,
tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ.
- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo

định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của phòng. Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanh nghiệp theo quy
định.
1.3. Hành chính:
1.3.1. Khái niệm:
Hành chính là một hoạt động đặc biệt, nó xuất hiện khi một tổ chức được hình
thành. Theo quan điểm của Học viện Hành chính Quốc gia thì “Hành chính là hoạt động
trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi
các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có
tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một
mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã đươc xác định. (Một số thuật ngữ hành chính Học viện Hành chính Quốc gia).
Thực tế trong xã hội của bất kỳ một quốc gia nào đều xuất hiện khu vực nhà nước
và khu vực tư nhân, do đó xuất hiện các khái niệm tương ứng là hành chính công và
hành chính tư. Trong cuốn “Một số thuật ngữ hành chính - Học viện Hành chính Quốc
gia” thì hành chính công là hoạt động của nhà nước, của các cơ quan nhà nước, mang
tính quyền lực nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước để quản lý công việc công của
nhà nước, nhằm phục vụ lợi ích chung hay lợi ích riêng hợp pháp của công dân. Hành
chính tư là hành chính của các tổ chức tư nhân, các tổ chức phi chính phủ do tư nhân


quản lý điều hành và phục vụ cho mục đích của tư nhân. Tuy nhiên, dù hành chính công
hay hành chính tư đều phải được xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện dựa trên quy
định của pháp luật.
1.3.2. Đặc điểm của hành chính
Hoạt động hành chính là hoạt động đặc biệt, nó tác động và ảnh hưởng tới toàn
bộ tổ chức và những đối tượng tham gia vào quan hệ hay tổ chức đó. Chẳng hạn một
người công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình, công dân đó tới UBND
cấp xã (phường) để thực hiện thủ tục chứng thực. Theo quy định, công dân sẽ photocopy

từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy
tại bộ phận “một cửa”. Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định.
Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản
chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để
lưu. Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi
tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt.
Hay tại một doanh nghiệp, khi một nhân viên nghỉ ph p theo quy định của Luật Lao
động, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên
là: “mai tôi nghỉ ph p” là được nghỉ ph p. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ ph p”,
đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp. Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn
được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cơ
quan/doanh nghiệp (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng. Như
vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi
phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ”
được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ ph p. Đó
chính là một thủ tục hành chính. Qua đó có thể thấy, hành chính (dù là hành chính công
hay hành chính tư) đều có các đặc điểm cơ bản sau:
-

Hành chính luôn gắn với hoạt động quản lý và điều hành.

-

Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp
hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý.

-

Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và
tương đối ổn định.

-

Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể.

-

Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện
pháp cưỡng chế.

Chính vì những đặc điểm trên, những người làm công tác hành chính nói chung và
quản trị văn phòng nói riêng, nếu không thực hiện nghiêm túc các quy trình, quy định
hoặc không nắm rõ các đặc điểm của công việc hành chính tại văn phòng các cơ quan,
tổ chức sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác quản lý, thậm chí sẽ gây ra
những hậu quả không lường trước được. Ví dụ, một nhân viên văn thư, do nể nang đồng
nghiệp đã bỏ qua quy định trong quản lý và sử dụng con dấu, để cho đồng nghiệp tự tay
đóng dấu lên văn bản. Hậu quả có thể là văn bản đó được sử dụng cho mục đích cá
nhân, mục đích trục lợi hoặc có thể đẩy cơ quan, doanh nghiệp vào vòng lao lý. Do đó,
những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng cần
phải am hiểu, thành thạo nghiệp vụ hành chính, góp phần vào sự thành công, phát triển
của cơ quan, tổ chức.
1.4. Quản trị


Frederick Winslow Taylor
(1856–1915)

Quản trị (management) là một hoạt động đặc biệt. Hoạt
động này xuất hiện cùng với sự phát triển của xã hội loài người,
nhất là khi xuất hiện sự hợp tác và phân công trong lao động.

Trong cuốn “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” của
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), tác giả đã chỉ ra rằng việc
tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng
định mức lao động); tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều
kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa (đối với lao động của
công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư
tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm
để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) sẽ là những biện
pháp thích hợp nhất để đem tới hiệu quả của tổ chức. Được coi là
nguồn gốc của khoa học quản trị hiện đại và học thuyết này đã đi
vào các lĩnh vực của cuộc sống ngày nay, trong đó có quản trị
hành chính văn phòng.

1.4.1. Khái niệm quản trị:
Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị. Koontz và O’Donnell cho rằng:
“Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với
nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ cà các mục tiêu đã định”. Hay
theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ
chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ
thống nhằm hoàn thành mục tiêu của các đơn vị đó”… Và còn rất nhiều quan niệm khác
về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau. Ở
đây, chúng tôi lựa chọn cách hiểu chung nhất về quản trị, phù hợp với quan điểm hiện
đại trên thế giới và với điều kiện Việt Nam là:
“Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị
lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều
kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực”.
Trong bất kỳ một tổ chức nào, từ gia đình cho tới các công ty, doanh nghiệp, hay
các thể chế chính trị thì đều bao gồm các cá nhân cùng hoạt động, cộng tác nhưng trong
nội tại của tạp thể đó cũng đầy những đối lập, thậm chí là mâu thuẫn vì nhiều nguyên
nhân khác nhau. Nguồn lực của tổ chức có hạn, cộng thêm vào đó là những sự tác động

từ bên ngoài, từ môi trường xã hội đặt ra nguy cơ là nếu bản thân tổ chức đó không thay
đổi, thích ứng thì tổ chức đó sẽ tự loại bỏ chính mình. Chính vì vậy, để hướng tất cả các
thành viên đó cùng tham gia vào mục đích chung, lợi ích chung của tập thể mà họ là một
trong đó thì không thể thiếu vai trò định hướng, điều hành, điều khiển, quản lý, đôn đốc,
động viên, kích thích, tạo động lực… Đó chính là quản trị. Nhờ có quản trị với các
phương pháp khoa học của mình, sự chặt chẽ trong quản lý và linh hoạt trong điều hành
sẽ giúp tổ chức đó vượt qua được các khó khăn, thách thức và đưa tổ chức ngày một
thành công.
1.4.2. Các chức năng quản trị
1.4.2.1. Chức năng hoạch định:
Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định
mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích, và thiết lập một hệ
thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên


liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục
tiêu đó.
Nói cách khác, hoạch định chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến
hành thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Nếu không lập kế hoạch
một cách chính xác dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều cơ quan, tổ chức haotj
động kém hiệu quả, khó phát triển cũng do một phần nguyên nhân là không có kế hoạch
hoặc kế hoạch không được xây dựng chính xác.
1.4.2.2. Chức năng tổ chức:
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự
cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải
làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận
được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?
Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục
tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
1.4.2.3. Chức năng lãnh đạo:

Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng,
hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của người làm quản trị là phải biết động
cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo
những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối
tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột
giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh
đạo xuất sắc có khả năng đưa cơ quan, tổ chức, công ty đến thành công dù kế hoạch và
tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
1.4.2.4. Chức năng kiểm soát
Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt
cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể
thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so
sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa
chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn
thành mục tiêu.
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt động quản trị, mọi nhà
quản trị dù đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng
phòng, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Vấn đề chỉ ở chỗ là các
chức năng đó được áp dụng ở mức độ nào, phạm vi được tác động. Chẳng hạn như một
giám đốc công ty, thì chức năng quản trị mà ông ta thực hiện chính là chức năng hoạch
định, vì với cương vị của người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì việc định hướng
phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển cho toàn công ty là vấn đề cốt lõi cảu
ông ta. Trong khi đó, một người tổ trưởng dây chuyền sản xuất, cùng làm việc với công
nhân thì chức năng chính của chị lại là triển khai kế hoạch sản xuất do cấp trên giao,
liên tục công tác kiểm tra, đôn đốc công việc của những người công nhân trong tổ mình,
đảm bảo sản phẩm được làm ra đạt chất lượng cao nhất. Như vậy, mức độ áp dụng cá
chức năng quản trị sẽ khác nhau ở các cấp bận quản trị khác nhau trong cùng một tổ
chức.
1.4.3. Nhà quản trị

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công
hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những
quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì đó là quyết định
tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình, những lối chơi nào được áp
dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v.. Tương tự như vậy, các nhà quản trị
doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những
quyết định đúng sai của họ. Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều
vào những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của
những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên
ngoài cũng như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được. Nhà
quản trị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác động như: hoạt động của các doanh
nghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.
Trong một tổ chức, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều
khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Họ
là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân sự, tài chính, vật chất và
thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Những hoạt động của họ mang
tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối hợp các công việc, các cá nhân trong
tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của tổ chức đó.
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì vậy nó
cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị không chỉ
có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà
quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị
cấp cơ sở. Mô hình dưới đây mô tả những đặc trưng cơ bản của các cấp quản trị này.

Định hướng phát triển, hoạch định
chiến lược, ban hành chính sách
Tham mưu trong lĩnh vực chuyên
môn, tổ chức thực hiện kế hoạch
Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra

công việc nhân viên

Quản trị cấp cao (Hội đồng quản
trị, Ban Giám đốc)
Quản trị cấp trung gian (trưởng
phòng, quản đốc)
Quản trị cấp cơ sở (tổ
trưởng, nhóm trưởng,
trưởng ca)

1.5. Quản trị hành chính văn phòng
1.5.1. Khái niệm
Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ
chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng,
nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp
đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý,
điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp
hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách
thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới).
Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm
vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ


chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc chuyên môn của các đơn vị,
phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng. Những
người lãnh đạo văn phòng (như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng
phòng Hành chính-Nhân sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị hành
chính văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ
được phân công. Chúng tôi cho rằng:
“Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn

phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và
các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một
cách hiệu quả nhất”.
1.5.2. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và quản trị hành chính văn
phòng
1.5.2.1. Công việc hành chính văn phòng:
Công việc hành chính văn phòng là những công việc được thực hiện hàng ngày
trong văn phòng liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ; thủ tục, trình tự và có tính chất
chất sự vụ.. Đó là các công việc cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây
dựng kế hoạch; thông tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp,
hội nghị; liên hệ và giải quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ
đạo của lãnh đạo; báo cáo kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo;
thực hiện công tác hậu cầu phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn
khách… Các công việc này có thể được phân chia cho nhiều người thực hiện (đối với
văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn) nhưng có khi chỉ do một số rất ít
người thực hiện (với các công ty nhỏ, hoặc người phụ trách công tác văn phòng của một
đơn vị như giáo vụ của khoa đào tạo tại một trường đại học).
Công việc hành chính văn phòng rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới các quy
trình nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm
rất có thể ảnh hưởng tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công việc
quản lý của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ tại một công ty, khi tổ chức cuộc họp
giữa lãnh đạo với một công ty đối tác để bàn về một hợp đồng trong tương lai, phòng
Kinh doanh chịu trách nhiệm chuẩn bị về nội dung các văn bản có liên quan, phòng
Hành chính chịu trách nhiệm in ấn và chuẩn bị thành hồ sơ cho từng người tham dự
cuộc họp. Tuy nhiên, khi vào cuộc họp mọi người tham dự phát hiện các tài liệu đều
thiếu trang số chẵn (2,4,6…), vì khi tiến hành photocopy tài liệu do phòng Kinh doanh
chuyển sang, các nhân viên phòng Hành chính đã không chú ý nên chỉ photocopy một
mặt của các tài liệu đó. Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới kết quả cuộc họp.
1.5.2.2. Công việc quản trị hành chính văn phòng:
Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với các hoạt động để quản lý và

điều hành bộ máy văn phòng. Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể như lập kế
hoạch công việc hành chính văn phòng, tổ chức bộ máy văn phòng, lãnh đạo nhân viên
văn phòng và kiểm soát mọi hoạt động trong văn phòng. Để thực hiện được công việc
quản trị hành chính văn phòng đòi hỏi người phụ trách văn phòng không những am hiểu
sâu về các nghiệp vụ hành chính văn phòng, mà còn phải có kiến thức và kỹ năng quản
trị, am hiểu công tác nhân sự cũng như các tri thức và kỹ năng bổ trợ khác. Ví dụ như
người trưởng phòng Hành chính - Nhân sự của một doanh nghiệp. Họ là người phụ trách
toàn bộ công việc của phòng sẽ tổ chức thực hiện các công việc của phòng bằng các
biện pháp cụ thể như phân công công việc cho các nhân viên; xây dựng hoặc chỉ đạo


xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của phòng và kế hoạch công tác chung
của công ty; hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ hàng ngày; kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên…
1.5.3. Kỹ năng quản trị hành chính văn phòng
1.5.3.1. Kỹ năng kỹ thuật:
Kỹ năng kỹ thuật là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nói
cách khác đó là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ việc s o ạ n
thảo chương trình kế hoạch, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ
khí.v.v... Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị
viên trung gian hoặc cao cấp.
Trong quản trị hành chính văn phòng, kỹ năng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ
hành chính là điều vô cùng cần thiết. Các nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, xây dựng kế
hoạch, quản lý hồ sơ tài liệu, giao tiếp, tổ chức cuộc họp, xử lý thông tin… là những
nghiệp vụ đòi hỏi phải được tổ chức, kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy định. Bên cạnh
đó, các nghiệp vụ hành chính văn phòng không chỉ được thực hiện tại các văn phòng
của cơ quan, doanh nghiệp mà còn được thực hiện tại tất cả các bộ phận, các đơn vị
trong cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì thế, việc am hiểu các nghiệp vụ trên là điều
bắt buộc đối với những người làm công việc hành chính nói chung và đối với nhà quản
trị hành chính văn phòng nói riêng để tổ chức thực hiện, quản lý và hướng dẫn nghiệp

vụ nhằm đảm bảo các nghiệp vụ hành chính đó được thực hiện hiệu quả nhất.
1.5.3.2. Kỹ năng nhân sự:
Kỹ năng này đề cập tới những kiến thức và phương pháp liên quan đến khả năng
cùng làm việc, động viên, thúc đẩy, điều khiển và quản lý nhân sự. Văn phòng của một
cơ quan, doanh nghiệp thông thường có các nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ khác
nhau. Việc tổ chức các nhân viên để tiến hành công việc đòi hỏi phải có kỹ năng nhân
sự nhằm sử dụng tốt các nhân viên này, khai thác ở họ những tiềm năng mà họ có, thúc
đẩy và tạo điều kiện cho họ có những sáng tiến cải tiến trong công việc, tạo động lực để
họ cống hiến cho tổ chức…
Kỹ năng này gồm các công việc như lựa chọn người có đủ khả năng, trình độ phù
hợp cho công việc; sắp xếp họ vào các vị trí thích hợp trong bộ máy văn phòng; đánh
giá chính xác năng lực của họ để có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho
họ; tạo động lực cho họ trong quá trình lao động và xây dựng môi trường thân thiện,
đoàn kết và hợp tác trong văn phòng. Không những thế, văn phòng còn là đầu mối trong
quá trình tổ chức công việc chung của cơ quan, doanh nghiệp nên cũng đòi hỏi phải vận
dụng kỹ năng nhân sự trong việc tiếp xúc, trao đổi, phối hợp với các đơn vị, phòng ban,
đối tác được hiệu quả nhất.
1.5.3.3. Kỹ năng nhận thức:
Hoạt động của văn phòng không thuần túy chỉ là thực hiện các nhiệm vụ mà lãnh
đạo cơ quan, doanh nghiệp giao; không chỉ thực hiện các chương trình, kế hoạch đã
được lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng còn là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo
trong công tác quản lý và điều hành. Chính vì vậy, đòi hỏi nhà quản trị hành
chính văn phòng phải kỹ năng nhận thức tốt để đề ra đường lối, chính sách, biện
pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quyết định chính xác
nhằm đối phó có hiệu quả với những bất trắc, n h ữ n g n g u y c ơ c ó t h ể kìm hãm sự
phát triển đối với tổ chức.


Người quản trị hành chính văn phòng cần phải có phương pháp tư duy hệ thống,
phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, nhận thức chính xác các vấn đề, những thuận

lợi, thách thức, rủi ro... để từ đó có các biện pháp làm giảm những sự phức tạp rắc rối
trong tổ chức. Chẳng hạn tại một công ty, xảy ra một vụ đình công của một nhóm công
nhân đã làm sản xuất đình trệ và gây ảnh hưởng tiêu cực tới tư tưởng của số đông cán
bộ nhân viên. Có nhiều ý kiến cho rằng cần phải sa thải nhóm công nhân tham gia đình
công để đảm bảo kỷ luật. Tuy nhiên, là người tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự của
công ty, người trưởng phòng Hành chính cần cân nhắc là nguyên nhân của vụ đình công
là đúng hay không đúng? Sự việc đó sa thải đúng luật hay không? Việc mất công nhân
ảnh hưởng như thế nào tới tiến độ sản xuất? Việc tìm kiếm công nhân thay thế có dễ
dàng hay không? Người thay thế có đáp ứng được yêu cầu công việc không? Phản ứng
của anh chị em trong công ty khi sa thải công nhân?... Tất cả cần phải tư duy, phân tích,
cân nhắc, tính toán để đưa ra phương án khả thi nhất để giải quyết êm đẹp sự việc.
Chính vì thế, kỹ năng tư duy là kỹ năng không thể thiếu đối với nhà quản trị trong công
việc quản lý và điều hành của mình.
1.5.3.4. Kỹ năng truyền thông
Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì công tác truyền
thông là hết sức quan trọng nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện hiệu quả. Kỹ
năng truyền thông đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp
khác nhau để thu thập thông tin và truyền đạt thông tin được chính xác, kịp thời, hiệu
quả thông qua các hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ...
Truyền thông nhằm giúp cho các bộ phận, các cá nhân liên quan và có trách
nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu được tất các các thông tin cần thiết cho công
việc. Việc nắm bắt đầy đủ thông tin sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân hiểu được nhiệm
vụ cụ thể của mình, các yêu cầu công việc cần phải đạt được, nắm chắc phương pháp
thực hiện, xác định mối quan hệ với các bộ phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi
nhiệm vụ. Đồng thời trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt các vấn
đề phát sinh, hiểu được tâm tư, tình cảm và những khúc mắc trong công việc của các bộ
phận, cá nhân sẽ giúp nhà quản trị hành chính văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý
một cách kịp thời và hiệu quả, đảm bảo cho các nhiệm vụ đạt được kết quả tốt nhất như
dự kiến đã đề ra. Ví dụ như tại một cơ quan, khi lãnh đạo yêu cầu văn phòng tiến hành
công tác lấy phiếu tín nhiệm đối với một người đang được cấp trên xem xét, bổ nhiệm

thì cần có biện pháp khéo léo, tế nhị. Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như bằng văn
bản, biểu quyết trong cuộc họp) nhưng cũng có thể bằng phương pháp gián tiếp (thông
qua đánh giá nhân sự định kỳ mà người được hỏi ý kiến không biết). Mục tiêu cuối cùng
là lấy được ý kiến về nhân sự một cách chính xác, khách quan nhưng không gây xáo
trộn trong tập thể. Do vậy, kỹ năng truyền thông là một kỹ năng mà người làm công tác
quản trị hành chính văn phòng rất cần chú ý.
1.6. Các biện pháp cơ bản trong quản trị hành chính văn phòng
1.6.1. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý.
Văn phòng là một trong các đơn vị của cơ quan, tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ
chức bộ máy của văn phòng phụ thuộc vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng
được phân công. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm ba nội dung
chính:
- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng. Việc xây dựng các bộ phận
nghiệp vụ trong văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính:


+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách. Thông thường,
văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu-tổng hợp và chức năng hậu
cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ phận như: Văn thư
– Lưu trữ, Tổng hợp, Quản trị… Tuy nhiên, trong những trường hợp cụ thể, văn phòng
có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, chăm sóc
khách hàng, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết. Do đó khi xây dựng, hoặc
chia tách, sáp nhập các bộ phận trong văn phòng cần chú ý tới chức năng, nhiệm vụ mà
văn phòng được phân công phục trách.
+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào tình
hình thực tế khối lượng công việc (thường xuyên, đột xuất), nhà quản trị văn phòng cần
tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng dưới các hình
thức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chẳng hạn như với một công ty, văn phòng phải
thực hiện công việc liên quan xuất nhập khẩu, tuy nhiên do số lượng hàng hóa xuất nhập
khẩu không nhiều, việc phát sinh các công việc liên quan tới hải quan không lớn và tần

suất không thường xuyên thì không cần thiết phải thành lập bộ phận xuất nhập khẩu
riêng, mà bộ phận hành chính nhân sự có thể kiêm hiệm công việc này. Nhưng ngược
lại, tại một công ty lớn, số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nhiều, tần suất thực hiện các
nghiệp vụ liên quan tới hải quan thường xuyên thì cần phải thành lập bộ phận xuất nhập
khẩu để công việc này giải quyết được hiệu quả.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã
xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định
chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản. Việc quy định chức năng,
nhiệm vụ cho từng bộ phận đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có sự am hiểu sâu về
nghiệp vụ mà mỗi bộ phận đảm trách, nắm được các quy định của pháp luật về từng
nghiệp vụ để từ đó quy định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận được chính xác, rõ
ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động của từng bộ phận cũng như tổ chức
quản lý bộ máy văn phòng.
Ví dụ: có thể quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư:
 Chức năng: Trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư; giúp Trưởng phòng
Hành chính quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị; tham
mưu cho lãnh đạo công ty để tổ chức hiệu quả nghiệp vụ này.
 Nhiệm vụ:
-

Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn
bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong công ty.

-

Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký, phê duyệt.

-

Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác.

-

Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc
thực hiện lịch công tác này.

-

Quản lý các con dấu của công ty; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy
định về thể thức và thủ tục hành chính;

-

Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện
hành.

-

Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo công ty và các đơn vị.


-

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị trong công ty.

-

Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, nhân viên được cử đi công tác. Ký xác
nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại
công ty.

-

Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà
nước.
- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận và tuyển chọn nhân sự.

Xác định chính xác số lượng nhân viên sẽ đảm bảo cho việc hoàn thành tốt khối
lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng
(thường vào dịp cuối năm). Việc xác định số lượng nhân sự cho từng đơn vị, bộ phận
trong văn phòng được xem x t trên cơ sở tổng số nhân viên của văn phòng (trong cơ
quan nhà nước được gọi là biên chế) và khối lượng công việc cụ thể mà từng đơn vị, bộ
phận thực hiện. Qua đó, nhà quản trị văn phòng phải tiến hành được các công việc cụ
thể sau:
+ ác định được khối lượng công việc của văn phòng và của từng đơn vị, bộ
phận trong văn phòng.
+ Phân tích luồng công việc trong văn phòng, xác định các công việc có thể kiêm
nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm.
+ Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gian hoàn
thành công việc của từng đơn vị, bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần thiết để
hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng.
+ ác định các trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động văn
phòng trên tổng số trang thiết bị được phép bố trí.
Trên cơ sở các tính toán trên, nhà quản trị văn phòng tiến hành cân đối số lượng
lao động cần thiết của văn phòng sao cho phù hợp với khối lượng công việc và các điều
kiện khác để hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ mà văn phòng được phân công.
1.6.2. Xây dựng “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí
lao động trong văn phòng.
Bản “Mô tả công việc” là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
khi thực hiện công việc; các mối quan hệ khi thực hiện công việc; các điều kiện làm

việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực
hiện công việc.
Bản “Tiêu chuẩn công việc” là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ
năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Thông thường bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” được xây dựng
trong cùng một văn bản, được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau như: tuyển
dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu quả lao động của nhân viên, kiểm tra,
giám sát, rà soát lại và quy định định mức lao động mới hàng năm… Để quản trị văn
phòng hiệu quả cần phải xây dựng bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc”
cho tất cả các vị trí lao động trong văn phòng. Đây là một trong những biện pháp quyết
định tới hiệu quả của quản trị hành chính văn phòng. Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ
chi tiết; xác định rõ các mối quan hệ khi tiến hành công việc; quy định cụ thể những yêu


cầu về chất lượng công việc mới có thể đảm bảo được kết quả của công việc đó, đồng
thời với những yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chức danh công việc mới có thể lựa chọn
được người thích hợp cho công việc. Trước đây, văn phòng của các cơ quan, tổ chức
không có hoặc chỉ quy định chung chung đối với các vị trí lao động, dẫn tới tình trạng
phân công công việc không rõ ràng, chồng chéo, thậm chí “dẫm chân” lên nhau, “cha
chung không ai khóc”… đã làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung của văn
phòng.
Khi xây dựng bản “Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí lao
động trong văn phòng, người lãnh đạo cần tham khảo các văn bản hướng dẫn về nghiệp
vụ và những người có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực. Cơ sở để xây dựng bản “Mô tả
công việc và tiêu chuẩn công việc” gồm:
-

Phân tích kỹ từng công việc trong văn phòng (thông qua văn bản quy định,
hướng dẫn nghiệp vụ và những kinh nghiệm giải quyết công việc trên thực tế).

-

Phân tích yêu cầu về tiêu chuẩn chức danh (được quy định trong văn bản của Bộ
Nội vụ, của cơ quan quản lý chuyên ngành và những yêu cầu thực tế trong quá
trình giải quyết công việc).

-

Điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.

-

Thời gian làm việc cụ thể tại văn phòng (thông thường văn phòng làm việc theo
giờ hành chính, nhưng cũng có những vị trí làm việc theo ca – đối với doanh
nghiệp).

Ví dụ:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
VỊ TRÍ: THƢ KÝ GIÁM ĐỐC
Chức danh công việc: THƢ KÝ GIÁM Phòng/ban: Hành chính –
Nhân sự
ĐỐC
Ngƣời quản lý trực tiếp:
Tên ngƣời đảm nhận: …………
…………
I.
THÔNG TIN CHUNG VỀ VỊ TRÍ LAO ĐỘNG
1. Mã nhân viên:……

Nhóm lương:………..
Bậc lương………
2. Hợp đồng lao động:
 Thử việc
 Dưới 12 tháng
 Từ đủ 12 tháng tới 36 tháng
 Không xác định thời hạn
 Khác
3. Cập nhật: …………
Ngày phê duyệt……
Ngày áp
dụng………….
4. Người duyệt: ………….
II.

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC