Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học quốc gia hà nội (Tóm tắt trích đoạn)

TRUỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LUU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
-----------------

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng
Học viên thực hiện: Nguyễn Thu Loan

Hà Nội - 2007


Chương 1. Khái quát về hoạt động NCKH và tài liệu NCKH của Trường
ĐH KHXH&NV
1.1. Vài nét về Trường ĐH KHXH&NV
1.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành
Sau Cách mạng tháng Tám, ngày 10/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
kí Sắc lệnh số 45/SL thành lập Đại học Văn khoa tại Hà Nội với mục đích đưa
nền khoa học nước nhà “theo kịp bước các nước tiên tiến trên hoàn cầu”. Đây là
tiền thân của Trường ĐH KHXH&NV hiện nay.
Kháng chiến chống Pháp thắng lợi, sự nghiệp giáo dục đại học ở Việt
Nam tiếp tục phát triển và mở rộng. Ngày 04/6/1956, Thủ tướng Chính phủ ra
Quyết định số 2183/CP thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Giai đoạn
1956 - 1995 là thời kì phát triển mạnh mẽ của Trường với tư cách là trung tâm
nghiên cứu và đào tạo khoa học cơ bản hàng đầu của cả nước, phục vụ đắc lực
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đội ngũ các giáo sư, các nhà khoa học
hàng đầu của đất nước đã làm việc, cống hiến sức lực và trí tuệ cho sự nghiệp
đào tạo của đất nước. Tại nơi đây, những nền tảng cơ bản nhất của nền khoa

học Việt Nam đã được xây đắp và khẳng định giá trị. Quá trình xây dựng và
phát triển của nhà trường gắn liền với tên tuổi của những nhà giáo, nhà khoa
học nổi tiếng như: Đặng Thai Mai, Trần Văn Giàu, Đào Duy Anh, Trần Đức
Thảo, Cao Xuân Huy, Hoàng Xuân Nhị, Đinh Xuân Lâm, Phan Huy Lê, Hà
Văn Tấn, Trần Quốc Vượng, Nguyễn Tài Cẩn, Đinh Gia Khánh, Phan Cự Đệ,
Hà Minh Đức,... Đến nay, Nhà trường đã có 8 giáo sư được tặng Giải thưởng
Hồ Chí Minh; 11 giáo sư được tặng Giải thưởng Nhà nước; 10 nhà giáo được
phong tặng danh hiệu Nhà giáo nhân dân; 43 nhà giáo được phong tặng danh
hiệu Nhà giáo ưu tú.
Đứng trước nhu cầu phát triển của đất nước, Đại học Quốc gia Hà Nội
được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính
phủ trên cơ sở chia tách và phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao


gồm các Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm,
Trường Đại học Ngoại ngữ.
Tháng 9/1995, trên nền tảng các ngành khoa học xã hội và nhân văn của
Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV được thành lập,
trở thành một thành viên của ĐHQGHN và chính thức đi vào hoạt động từ
ngày 19/9/1995.
Phát huy truyền thống của Trường Đại học Văn khoa và Trường Đại học
Tổng hợp Hà Nội, Nhà trường tiếp tục phát triển và trưởng thành trên tất cả các
lĩnh vực để giữ vững vị trí hàng đầu của cả nước về đào tạo đại học và sau đại
học các ngành khoa học xã hội và nhân văn, tiến tới ngang tầm các trường đại
học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Là một cơ sở đào tạo đầu ngành, có uy tín và truyền thống, Trường ĐH
KHXH&NV có sứ mệnh đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạo
nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sự

nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Trường có chức năng đào tạo nguồn
nhân lực chất lượng cao ở các trình độ đại học và sau đại học các ngành thuộc
lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn, nghiên cứu và triển khai hoạt động khoa
học – công nghệ trong hệ thống chung của Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm
phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
Trường ĐH KHXH&NV được giao đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể
sau đây:
- Đào tạo các chuyên gia chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn
theo danh mục các ngành đào tạo thuộc tất cả các loại hình đào tạo ở các bậc
đại học và sau đại học.


- Nghiên cứu và triển khai nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã
hội và nhân văn trong hệ thống chung của ĐHQGHN nhằm phục vụ sự nghiệp
xây dựng và phát triển đất nước.
- Hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng và liên kết với các ngành, các địa
phương trong hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên và
phát huy mạnh mẽ vai trò của một trong những trường đại học đầu ngành của
cả nước.
Như vậy, nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ chính của
Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập, góp phần giải
quyết các yêu cầu của thực tiễn, thúc đẩy sự tiến bộ của khoa học – công nghệ.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của Trường đã không ngừng
được kiện toàn để phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn. Nhằm đáp ứng
nhu cầu đào tạo nhân lực cho xã hội, một số khoa và bộ môn trực thuộc đã
được điều chỉnh và thành lập mới. Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trường bao
gồm:
- Ban Giám Hiệu
- Các phòng ban chức năng

- Các Khoa và Bộ môn trực thuộc
- Các Trung tâm
- Bảo tàng nhân học


1.2. Hoạt động NCKH của Trường ĐH KHXH&NV


Trong những năm qua, cùng với các đơn vị thành viên của Đại học Quốc
gia Hà Nội, kế thừa những kết quả to lớn trong hoạt động nghiên cứu và đào
tạo của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV đã và
đang từng bước đưa hoạt động nghiên cứu và đào tạo theo hướng chuẩn hóa và
hiện đại hoá. Nhà trường xác định nhiệm vụ hàng đầu là nâng cao chất lượng
đào tạo và nghiên cứu khoa học, phấn đấu đưa Trường trở thành một trung tâm
đào tạo và nghiên cứu chất lượng cao trong cả nước. Chính vì vậy, ngay từ
những ngày đầu thành lập, hoạt động NCKH đã được coi là một trong hai
nhiệm vụ chính của Trường.
Các Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án của Đảng uỷ, Hội đồng Khoa học –
Đào tạo và Ban Giám hiệu đều xác định trọng tâm đẩy mạnh hoạt động nghiên
cứu khoa học nhằm không chỉ phục vụ nhiệm vụ đào tạo mà còn phục vụ công
cuộc đổi mới, xây dựng đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa và hiện đại
hoá; đáp ứng yêu cầu có tính chiến lược trong quá trình hoạch định chính sách
đào tạo và nghiên cứu khoa học ở các trường đại học – xây dựng đại học
nghiên cứu.
Trong mỗi giai đoạn, để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển hoạt động đào
tạo và nghiên cứu, Trường đều kịp thời xây dựng và ban hành những văn bản
chỉ đạo mang tính chiến lược. Nhằm đưa ra định hướng cho hoạt động NCKH
của Trường, phục vụ có hiệu quả cho đào tạo; giải quyết các vấn đề đặt ra trên
các lĩnh vực tư tưởng, xã hội... của đất nước trong thời kỳ đổi mới; Trường đã
xây dựng “5 chương trình xây dựng và phát triển Trường ĐH KHXH&NV, giai

đoạn 1997-2000”. Một trong những nội dung quan trọng của những chương
trình này là xác định định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ của công tác nghiên
cứu khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa học gắn liền với đào tạo,
với nhu cầu xã hội, gắn với hợp tác quốc tế.
Tiếp đó, với tư cách là một Đại học nghiên cứu, đứng trước những nhiệm
vụ nặng nề về đào tạo và nghiên cứu; với mục đích xây dựng kế hoạch NCKH
dài hơi, phù hợp với sự phát triển về quy mô và chất lượng đào tạo, đáp ứng


nhu cầu của thực tiễn và xu hướng hội nhập, năm 2001, Trường đã đưa ra
“Những định hướng chủ yếu trong công tác nghiên cứu khoa học của Trường
ĐHKHXH&NV từ 2001 đến 2010”. Văn bản này đã xác định những mục tiêu
cơ bản và nhiệm vụ trong NCKH của Trường là tập trung nghiên cứu cơ bản,
nghiên cứu các vấn đề về lịch sử, văn hóa, tư tưởng, con người, nghiên cứu về
lý luận và thực tiễn xã hội; thông qua hoạt động nghiên cứu đào tạo đội ngũ
cán bộ giảng dạy và nghiên cứu có chất lượng cao. Những mục tiêu và nhiệm
vụ nói trên nhằm xây dựng Trường ĐH KHXH&NV trở thành đại học nghiên
cứu, đào tạo đa ngành với chất lượng cao, phát huy được tiềm lực khoa học và
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và hiện đại hóa đất nước.
Trong quá trình từng bước hoàn thiện hoạt động của Nhà trường, năm
2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu đã xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, hiện
đại hóa các hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 2003-2010.”
Trong đó, nhiệm vụ chính của công tác NCKH là nâng cao chất lượng và hiệu
quả của công tác NCKH, đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong nghiên cứu; tập trung
nghiên cứu về các vấn đề lý luận và phương pháp nghiên cứu, tổng kết về lĩnh
vực khoa học xã hội và nhân văn trong thế kỷ XX, nghiên cứu các lĩnh vực liên
quan đến đời sống văn hóa và tinh thần của người dân.
Hệ thống những văn bản mang tính chất định hướng nói trên đã khẳng
định sự phát triển mang tính bền vững trong hoạt động NCKH của Trường ĐH
KHXH&NV.

Nhằm triển khai thực hiện những định hướng đó, căn cứ vào kế hoạch
hoạt động NCKH của Bộ Khoa học – Công nghệ và Đại học Quốc gia Hà Nội,
định kỳ hàng năm, Trường đã chủ động xây dựng kế hoạch NCKH hàng năm
để trình Đại học Quốc gia xét duyệt, sau đó tổ chức triển khai phổ biến đến các
đơn vị về xây dựng hệ thống đề tài các cấp, tổ chức nghiên cứu khoa học của
sinh viên và các vấn đề liên quan mật thiết đến các hoạt động trên. Những kế
hoạch này được xây dựng và triển khai đến các đơn vị trước khi bắt đầu một
năm học, dựa trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký và xét duyệt


đề tài. Nội dung của các nhiệm vụ NCKH phải nằm trong định hướng nghiên
cứu trong giai đoạn 2001-2010; đáp ứng đủ các tiêu chí xét chọn của Đại học
Quốc gia Hà Nội.
Trong giai đoạn 1996 đến hết tháng 12/2006, tổng số đề tài các cấp đã
được thực hiện là 956 đề tài, trong đó có 4 đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài các
cấp ĐHQGHNHN (đặc biệt, trọng điểm, cấp ĐHQGHNHN), 34 đề tài cơ bản,
5 dự án sản xuất thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường và hơn 291 đề tài NCKH
của sinh viên tham dự và đạt giải thưởng sinh viên NCKH cấp trường.
Những thành quả trên đây là kết quả của sự huy động nguồn nhân lực
tham gia tích cực vào hoạt động nghiên cứu của đội ngũ cán bộ, giảng viên
của Trường. Đội ngũ cán bộ khoa học với hàng chục giáo sư, phó giáo sư, tiến
sĩ khoa học và hàng trăm tiến sĩ, thạc sĩ hiện đang công tác tại Trường thể hiện
năng lực nghiên cứu mạnh so với các đơn vị đào tạo và nghiên cứu khác trong
cả nước. Đội ngũ này có khả năng đảm nhiệm những nhiệm vụ của công tác
đào tạo và nghiên cứu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn. So với
những ngày đầu thành lập Trường, hệ thống các ngành, chuyên ngành được
đào tạo và nghiên cứu trong Nhà trường đã được mở rộng và phát triển theo
hướng chuyên sâu.
Với số lượng, trình độ học vấn và hệ thống các chuyên ngành, các ngành
đào tạo trên đã tạo điều kiện và động lực thúc đẩy sự phát triển mang tính bền

vững trong hoạt động NCKH của Trường ĐH KHXH&NV.

1.3. Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV
1.3.1. Khái niệm tài liệu NCKH
Theo Luật Khoa học Công nghệ, “NCKH là hoạt động phát hiện tìm
hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy, sáng tạo


các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn. NCKH bao gồm nghiên cứu cơ
bản và nghiên cứu ứng dụng”.
Toàn bộ quá trình thực hiện và kết quả của hoạt động này được ghi lại
trong các tài liệu NCKH.
Cho đến nay, hầu như chưa có một định nghĩa hoàn chỉnh về tài liệu
NCKH, khái niệm này chỉ được đề cập đến trong Nghị định số 110/2004/NĐCP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ thông qua khái niệm hồ
sơ NCKH: hồ sơ NCKH là những tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, diễn
biến và kết thúc một vấn đề, một sự việc, một công việc, một nhiệm vụ về khoa
học.
Theo trình tự thực hiện có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành
các nhóm tài liệu sau:
* Nhóm tài liệu pháp lý, gồm
- Văn bản đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề
tài của chủ trì đề tài
- Quyết định của cơ quan quản lý khoa học giao đề tài
- Hợp đồng triển khai nghiên cứu
* Nhóm tài liệu nghiên cứu, gồm:
- Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm
- Các báo cáo chuyên đề
- Tài liệu các toạ đàm, hội thảo nằm trong phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu đề tài, các bài báo công bố liên
quan đến đề tài

* Nhóm tài liệu nghiệm thu:
- Công văn của cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng
nghiệm thu
- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
- Biên bản họp nghiệm thu đề tài
- Phiếu nhận xét, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài


- Các bản nhận xét, đánh giá của phản biện, các thành viên khác trong
Hội đồng nghiệm thu (nếu có)
Theo lĩnh vực nghiên cứu, có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học
thành các loại:
* Tài liệu nghiên cứu về khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu về các công
trình nghiên cứu về toán học, vật lý, hóa học, sinh học...
* Tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội bao gồm tài liệu về các công
trình nghiên cứu về các lĩnh vực văn học, ngôn ngữ học, sử học, triết học, tôn
giáo, văn hóa...
* Tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật công nghệ bao gồm tài liệu về các công
trình nghiên cứu về nông nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ thuật
quân sự, chế tạo máy...
* Tài liệu nghiên cứu các phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật bao gồm
tài liệu về các phát minh sáng chế trong nông nghiệp, công nghiệp.., thường
được sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất.
1.3.2. Số lượng, thành phần và nội dung tài liệu NCKH của Trường
ĐH KHXH&NV
* Số lượng tài liệu
Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV bao gồm tài liệu của các đề tài
nghiên cứu thuộc nhiều cấp, bao gồm: đề tài cấp Nhà nước (mã số KX), đề tài
trọng điểm (mã số QGTĐ), đề tài đặc biệt (mã số QG), đề tài cấp Đại học Quốc
gia (mã số QX), dự án sản xuất thử nghiệm, đề tài cấp Trường (mã số T)