kỹ thuật trộn thư

Nguyễn Thị Thanh Duyên
Bộ môn Toán Tin – ĐH Y Thái Bình
2008 - 2009
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 2/31
MỤC TIÊU BÀI HỌC

Thực hiện được kỹ thuật trộn thư;

Vận dụng được kỹ thuật trộn thư vào các
bài toán thực tế
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 3/31
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 4/31
I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tìm hiểu tình huống

Lan là y tá bệnh viện ĐH Y Thái Bình

Hàng ngày, cô phải trả kết quả xét nghệm máu cho
hàng trăm bệnh nhân khác nhau.

Các phiếu xét nghiệm thường có nội dung giống nhau
chỉ khác về người nhận và các chỉ số xét nghiệm.
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 5/31

Mẫu phiếu xét nghiệm


Bảng DL chứa thông tin về bệnh nhân

Mẫu phiếu xét nghiệm
Cần đưa thông tin
vào từng ô trống
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 6/31
KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 7/31
I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Theo cách trực quan

Tạo 5 tập tin giống nhau chứa mẫu phiếu xét nghiệm

Mở từng tập tin đó để gõ thông tin của từng BN vào
Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian
- Dễ gây nhầm lẫn, khó thay đổi
nội dung
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 8/31
I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Công cụ Mail Merge của MS Word cho phép bạn
tạo những văn bản cùng nội dung để gửi đến nhiều
người khác nhau trong một khoảng thời gian rất
ngắn, thông tin chính xác.

Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 9/31
II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 10/31
III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ
Trộn thư
Tập tin chính
Văn bản sau
khi trộn
Tập dữ liệu
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 11/31
II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ
Bước 2
Tạo tập tin chính
(VB có cùng ND)
Bước 3
Thực hiện trộn thư
(KQ: VB sau khi trộn)
Chọn tập tin chính
Chọn tập dữ liệu
Chèn trường tin vào
Trộn thư
Văn bản sau khi trộn
Bước 1
Tạo tập dữ liệu
(Bảng dữ liệu)
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 12/31

BƯỚC 1. TẠO TẬP DỮ LIỆU (Data Document)

Thường là tập tin văn bản dạng Word chứa 1 Table.
Tên Trường
Bản ghi (chứa thông tin
của 1 bệnh nhân cụ thể)
Dòng tiêu đề
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 13/31
BƯỚC 1. TẠO TẬP TIN DỮ LIỆU (Data Document)
Làm thế nào để chèn một bảng mới vào trong văn bản ?
VD: Tạo 1 bảng 6x9 và nhập DL như sau:
Chú ý: + Dòng tiêu đề viết bằng tiếng Việt không dấu
+ Tạo xong bảng thì lưu lại
VD: Lưu vào ổ đĩa trong: Mydocument \ Bang.doc
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 14/31
BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)

Là một VB thông thường

Chứa nội dung giống nhau của văn bản.

Các dòng như Họ tên, Địa chỉ, Giới tính… được
để trống. Các ô trống này sẽ được điền tự động
vào khi thực hiện bước trộn thư
Nguyễn Thị Thanh Duyên
2008-2009 15/31
BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)


Soạn thảo phiếu xét nghiệm như sau:
Sau khi soạn thảo xong văn bản mẫu, lưu tập tin vào đĩa và đặt tên cho tập tin
VD: Vb_mau.doc
Sau khi soạn thảo xong văn bản mẫu, lưu tập tin vào đĩa và đặt tên cho tập tin
VD: Vb_mau.doc
Những kỹ thuật nào được sử dụng để tạo ra mẫu phiếu này ?
Phần để trống
sau này sẽ chèn
trường tin lên