Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Header Page 1 of 126.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
------***------

LÊ THỊ DƢƠNG

TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG
BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ
VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH- 2007-X

Hà Nội – 2011
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
------***------

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 1Bàn
of 126.

1

Header Page 2 of 126.

LÊ THỊ DƢƠNG

TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG
BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ
VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH- 2007-X

NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN VĂN HÀNH

Hà Nội - 2011

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 2Bàn
of 126.

2


Header Page 3 of 126.

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ...................................................... Error! Bookmark not defined.
1. Tính cấp thiết của đề tài...................................... Error! Bookmark not defined.
2. Mục đích nghiên cứu .......................................... Error! Bookmark not defined.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................... Error! Bookmark not defined.
4. Phương pháp nghiên cứu .................................... Error! Bookmark not defined.
5. Đóng góp khoa học của khóa luận ..................... Error! Bookmark not defined.
6. Cấu trúc của khóa luận ....................................... Error! Bookmark not defined.

CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP
VỤ TRONG BIÊN MỤC ........................... Error! Bookmark not defined.
1.1. Khái quát về biên mục ..................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Khái niệm...................................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.2. Các nội dung của Biên mục .......................... Error! Bookmark not defined.
1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục ................... Error! Bookmark not defined.
1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục .............. Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục Error! Bookmark not defined.
1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thƣ mụcError!
Bookmark not defined.
1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging
Rules )................................................................. Error! Bookmark not defined.
1. 2.2. Khổ mẫu MARC21 ...................................... Error! Bookmark not defined.
1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫuError! Bookmark
not defined.
1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu ......Error!
Bookmark not defined.
1.2.2.3. Cấu trúc biểu ghi và các trƣờng cơ bảnError! Bookmark not defined.
1.2.2.4. MARC 21 Tiếng Việt ........................... Error! Bookmark not defined.

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 3Bàn
of 126.

3

Header Page 4 of 126.

1.2.3. Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC).. Error! Bookmark not defined.
1.2.3.1.Giới thiệu sơ lƣợc về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)Error!
Bookmark not defined.
1.2.3.2. Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (gọi tắt là
"DDC 14" ) ........................................................ Error! Bookmark not defined.
1. 3. Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệuError! Bookmark
not defined.

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ
TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƢ VIỆN
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNGError! Bookmark
not defined.
2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ
Bưu Chính Viễn Thông .......................................... Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triểnError! Bookmark not defined.
2.1.2. Chức năng của Trung tâm ............................ Error! Bookmark not defined.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức .............................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.4. Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV Error! Bookmark not
defined.
2.2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung
tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông ........Error!
Bookmark not defined.
2.2.1. Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVTError!
Bookmark not defined.
2.2.1.1. Quá trình triển khai............................. Error! Bookmark not defined.
2.2.1.2. Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined.

2.2.2. Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại Trung tâm Thông tin- thư viện ....... Error!
Bookmark not defined.
2.2.3. Áp dụng Khung phân loại DDC tại Trung tâm Thông tin- Thư viện
HVCNBCVT .......................................................... Error! Bookmark not defined.

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 4Bàn
of 126.

4


Header Page 5 of 126.

2.2.3.1. Quá trình triển khai............................. Error! Bookmark not defined.
2.2.3.2.Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined.
2.3. Các sản phẩm, dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn biên mục
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Các Cơ sở dữ liệu ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Acces catalog)
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.3. Thư mục thông báo sách mới ....................... Error! Bookmark not defined.

CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC
ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU
TẠI TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU
CHÍNH VIỄN THÔNG .............................. Error! Bookmark not defined.
3. 1. Nhận xét về thực trạng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thôngError!
Bookmark not defined.

3. 1. 1. Các chuẩn biên mục tài liệu ....................... Error! Bookmark not defined.
3. 1. 2. Đội ngũ cán bộ Biên mục ........................... Error! Bookmark not defined.
3. 1. 3. Cơ sở vật chất hỗ trợ công tác Biên mục .. Error! Bookmark not defined.
3. 1. 3. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện
khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined.
3. 3. Kiến nghị ....................................................... Error! Bookmark not defined.
3. 3. 1. Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác Biên mục tài liệuError! Bookmark not
defined.
3. 3. 2. Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa .... Error! Bookmark not
defined.
3. 3. 3. Tổ chức dội ngũ cán bộ Biên mục .............. Error! Bookmark not defined.
3. 3. 4. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện
khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined.

KẾT LUẬN.................................................. Error! Bookmark not defined.
Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 5Bàn
of 126.

5


Header Page 6 of 126.

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện đề tài Khóa luận của mình, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp
đỡ từ các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ
Bưu chính Viện thông và gia đình, bạn bè của tôi.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong khoa Thông tinThư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trực tiếp
giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu.

Tôi trân trọng cám ơn tới ThS. Nguyễn Văn Hành đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi hoàn
thành tốt Khóa luận này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các các bộ nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin-Thư
viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông đã tạo điều kiện thuận lợi gúip đỡ tôi trong quá
trình làm Khóa luận.
Xin cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành Khóa luận
này.
Tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt Khóa luận của mình. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế
nên Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận được sự đóng góp của các thầy
cô giáo và các bạn để Khóa luận được tốt hơn.

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Dương
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu
tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông”của tôi hoàn toàn
mới. Đây là đề tài tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Văn Hành.

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 6Bàn
of 126.

6


Header Page 7 of 126.

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

AACR

Quy tắc biên mục Anh - Mỹ
(Anglo-American Cataloging Rules)

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Khung phân loại thập phân Dewey
Biên mục máy tính đọc được

MARC

( Machine Readable Cataloguing)

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 7Bàn
of 126.

7


Header Page 8 of 126.
Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế
ISBD

( International Standard Bibliographic Description)

HVCNBCVT Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Libol

Library OnLine

NDT

Người dùng tin

RDA

Resource Description Access

OPAC

Online Public Acces catalog

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, khi mà xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các
quốc gia trên thế giới. Đòi hỏi các quốc gia khi hội nhập phải có tri thức, làm chủ được mình để
hội nhập có lợi. Xu thế này phát triển trên mọi lĩnh vực mà hoạt động Thông tin- thư viện không
nằm ngoài trào lưu phát triển đó.
Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thời đại thì sự nghiệp giáo dục, đặc biệt
là giáo dục đại học đóng một vai trò quan trọng. Giáo dục đại học đã và đang cung cấp cho tương
lai những chủ nhân có tri thức cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự. Thư viện với
chức năng là cơ quan văn hóa, giáo dục ngoài nhà trường có vai trò quan trọng trong việc nâng
cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. Thư viện phải là cơ sở cho việc tự học cho toàn

dân, bởi vì nó nắm công cụ chủ yếu cho việc tự học đó là sách báo, tài liệu. Trong cơ cấu các
trường đại học, Thư viện chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của
sinh viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự nghiệp giáo dục
đai

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 8Bàn
of 126.

học.

8


Header Page 9 of 126.
Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp tác, thực hiện nhiệm
vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các
Thư viện với nhau. Trong đó, vấn đề tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa
đảm bảo sự thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động
Thông tin - thư viện, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm vụ, đẩy mạnh tiến bộ
khoa học và công nghệ, góp phần hoàn thiện việc tổ chức, quản lý hoạt động Thông tin - thư viện,
nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động của cán bộ Thông tin - thư viện. Để Thư viện
các trường đại học thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh
hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông Thư viện.
Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ VHTT – DL) đã có văn bản số
1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các Thư viện công cộng, Thư viện
chuyên ngành, đa ngành đều được khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của
Thư viện đó là AACR2, DDC, MARC21.
Trong quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin, các chuẩn
nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC21 và AACR2 được Bộ VH-TT quyết định áp dụng

trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới.
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là một trong những cơ quan đầu ngành về đào
tạo và nghiên cứu lĩnh vực Bưu chính Viễn thông. NDT là cán bộ và sinh viên của Học viện có
nhu cầu cao về thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Với tư cách là giảng đường thứ
hai của sinh viên, Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã thực hiện chức năng phục vụ
thông tin, tư liệu góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của Học viện. Đặc biệt
Trung tâm chú trọng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu nhằm nâng cao chất
lượng phục vụ người dùng tin và nâng cao trao đổi hợp tác cùng phát triển giữa các cơ quan
Thông tin- Thư viện trong và ngoài nước.

Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Footer Page 9Bàn
of 126.

9


Header Page 10 of 126.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn
nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ
Bưu chính Viễn thông” làm đề tài Khóa luận của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện HVCNBCVT. Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng
các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm nói riêng và của sự
nghiệp Thư viện nói chung.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu gồm : AACR 2, MARC
21, DDC
- Phạm vi: Khóa luận tốt nghiệp giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

HVCNBCVT
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở nắm vững phương pháp luận của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, để giải quyết tốt mục tiêu đề ra, tôi đã sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp điều tra thực tế,
Phương pháp quan sát,
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp,
Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu,
Phương pháp so sánh, đánh giá,
Phương pháp thống kê.
5. Đóng góp khoa học của khóa luận
+ Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn Biên mục đang được áp dụng Tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện HVCNBCVT.
+ Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ
trong Biên mục tài liệu, đề tài sẽ cung cấp các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp
vụ và tăng cường hơn nữa việc áp dụng các chuẩn này tại Trung tâm.
6. Cấu trúc của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng chữ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa
luận này bao gồm 3 chương :

Bàn
Footer Page 10
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

10


Header Page 11 of 126.

Chƣơng 1. Tổng quan về biên mục và các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục
Chƣơng 2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông
Chƣơng 3. Nhận xét chung và một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn
nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông

CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN
MỤC
1.1. Khái quát về biên mục
1.1.1. Khái niệm
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên
quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích
chủ đề và kiểm soát tính thống nhất.
Công tác biên mục giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động xử lý thông tin và tư liệu, góp
phần quyết định trong việc kiểm soát thư mục.
1.1.2. Các nội dung của Biên mục
Biên mục bao gồm 3 công đoạn:
* Biên mục mô tả:

Bàn
Footer Page 11
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

11


Header Page 12 of 126.
Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng và mô

tả một tài liệu (ghi lại nhữg thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật
lý của tài liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả), trừ các điểm truy nhập
theo chủ đề.
Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu đấy
trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản,
thông tin về xuất bản, thông tin vật lý…
Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
+ Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác
giả, tài liệu, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…)
+ Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu mô tả, tờ nhập tin) theo các quy định
và tiêu chuẩn được xác lập trên quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của
tài liệu. Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng,
đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả. Các yếu tố mô tả sẽ được sắp xếp theo trật tự nhất định, có hệ
thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả.
* Biên mục chủ đề: Phân loại và định đề mục chủ đề
Quá trình này liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đến nội dung
tài liệu.
“Phân loại tài liệu” phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tài liệu theo các bộ môn
khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình này, người xử lý tài liệu chọn một hay
nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng để xác
định nội dung tài liệu đang biên mục.
Phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài
liệu. Sau khi xác định được chủ đề, có thể tìm và lập được một tiêu đề hay đề mục chủ đề dựa vào
một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khóa hay từ điển, từ chuẩn.
* Kiểm soát tính thống nhất
Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy
nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên quy tắc mô tả.
Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích

chủ đề.

Bàn
Footer Page 12
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

12


Header Page 13 of 126.
Nhờ có quá trình kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá
trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tài liệu rời rạc, không liên hệ với nhau. Chính các tiêu
đề thống nhất và các tham chiếu đã tạo mối liên hệ giữa các tài liệu được biên mục. Chẳng hạn,
tiêu đề phản ánh tên của cùng một người trên các biểu ghi khác nhau. Nhờ đó, các biểu ghi phản
ánh tài liệu do một người viết (tác giả) hay nói về người ấy (nhân vật), hay tác phẩm của một cơ
quan, tập thể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau.
1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục
Trong những năm qua sự phát triển của Công nghệ thông tin đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động
Thông tin – Thư viện nói chung và công tác Biên mục nói riêng. Công nghệ thông tin không chỉ
thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối mà Công nghệ thông tin cũng trở
thành công cụ hữu ích đối với các quy trình thông tin tại Thư viện.
Tự động hóa thư viện (Tin học hóa thư viện) là việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh
vực Thông tin – Thư, tạo ra các phần mềm, sử dụng các khổ mẫu đọc máy…phục vụ công tác
Thông tin – Thư viện, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyển đổi từ các Thư viện truyền thống sang
Thư viện hiện đại, tiết kiệm kinh phí cũng như sức lao động của người cán bộ Thư viện.
Việc tự động hóa Biên mục mang lại nhiều lợi ích nhưng còn tùy thuộc vào nhiều nhân tố: tầm
cỡ và loại hình Thư viện, trình độ cán bộ, kinh phí và các trang thiết bị hiện đại.
1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục
1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục

1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục
* Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description)
Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD được soạn thảo năm 1969, xuất phát từ buổi họp
quốc tế của những chuyên gia biên mục tại Copenhagen (Đan Mạch) để bàn về việc biên soạn
ISBD áp dụng cho công tác biên mục tại thư viện tất cả các nước.
Từ năm 1974, lần lượt các tiêu chuẩn ISBD cho mô tả từng loại hình tài liệu thư viện ra đời:
1974: ISBD(M) cho mô tả sách chuyên khảo; 1977: ISBD(S) cho mô tả xuất bản phẩm tiếp tục;
1980: ISBD(G) tổng quát, tiêu chuẩn khung cho các loại hình tài liệu và được sửa chữa lại năm
2004; 1980: ISBD(PM) cho bản nhạc in, ISBD(A) cho mô tả sách cổ; 1989: ISBD(CF) cho mô tả
file máy tính, sau này đổi thành ISBD(ER) cho mô tả nguồn tin điện tử.
Đặc điểm của Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD là mang tính mềm dẻo, trong mỗi
vùng mô tả có những yếu tố bắt buộc và không bắt buộc. Những yếu tố bắt buộc đảm bảo cho việc
nhận dạng tài liệu và được ghi trong phiếu mô tả tài liệu cho tất cả mọi loai hình thư viện. Yếu tố

Bàn
Footer Page 13
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

13


Header Page 14 of 126.
không bắt buộc cung cấp các thông tin phụ về tài liệu (nội dung, đối tượng tài liệu, tài liệu minh
họa) những yếu tố này do các thư viện tự quyết định để phù hợp với đặc điểm, tính chất của thư
viện mình. Với đặc điểm này, ISBD phù hợp với công tác mô tả tài liệu cho tất cả các loại hình tài
liệu và được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin, xuất bản, phát hành ở nhiều nước lớn
trên thế giới như: Anh, Đức (1972), Pháp (1973), Mỹ, Úc, Canada, Đan Mạch (1974), Liên Xô
(1975). Ở Việt Nam, từ năm 1985 ISBD đã được áp dụng rộng rãi ở các Thư viện.
Cấu trúc ISBD

Cấu trúc của ISBD gồm có 8 vùng mô tả và hệ thống dấu quy định:
- Các vùng mô tả trong ISBD:
Vùng 1: Vùng nhan đề và các thông tin trách nhiệm (Nhan đề chính, nhan đề song song, thông tin
liên quan đến nhan đề, các thông tin về trách nhiệm)
Vùng 2: Vùng thông tin lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản
Vùng 3: Vùng thông tin đặc thù (Các thông tin đặc trưng cho một số loại hình tài liệu như: Các ấn
phẩm định kỳ, các tài liệu chuyên dạng,…
Vùng 4: Vùng địa chỉ xuất bản (Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản)
Vùng 5: Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng vật lý (Số trang, minh họa, khổ cỡ của tư liệu
và các tài liệu đi kèm theo
Vùng 6: Vùng tùng thư (nhan đề tùng thư, chỉ số ISSN của xuất bản, số thứ tự cuốn sách trong
tùng thư)
Vùng 7: Vùng phụ chú
Vùng 8: Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu.
- Hệ thống dấu kí hiệu
Trong ISBD có hệ thống dấu kí hiệu dùng chung cho các vùng và dấu kí hiệu dùng riêng cho
từng yếu tố.
* Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ
Quy tắc này được biên soạn dựa theo truyền thống mô tả Anh – Mỹ và từ những kinh nghiệm
biên mục của các thư viện lớn ở Liên Xô cũ.
Đặc điểm của quy tắc này là bao quát được mọi lọai hình tư liệu được xuất bản vào thời kì bấy
giờ, chú trọng tới việc làm rõ nội dung tư liệu, xác định rõ phạm vi sử dụng mô tả theo tác giả tập
thể.

Bàn
Footer Page 14
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

14

Header Page 15 of 126.
Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ đã có ảnh hưởng lớn
đến thực tiễn biên mục của việt Nam trong hàng thập kỷ từ đầu những năm 1960 đến giữa những
năm 1980 khi ảnh hưởng của ISBD bắt đầu thâm nhập vào nước ta.
* Tiêu chuẩn Việt Nam về mô tả thư mục tài liệu(TCVN 4743-89)
TCVN 4743-89 nằm trong bộ tiêu chuẩn Việt Nam về hoạt động thông tin tư liệu, được ban
hành từ 1988 đến 1922. TCVN 4743-89 mang tên: Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu
cầu chung và quy tắc biên soạn.
TCVN 4743-89 được biên soạn trên cơ sở tham khảo Tiêu chuẩn Liên Xô GOST 7.1-69: Mô tả
ấn phẩm dùng cho các xuất bản phẩm thư mục và thông tin và một số tư liệu khác.
Tiêu chuẩn này quy định những yêu cầu chung đối với mô tả thư mục một tài liệu và các quy
tắc biên soạn mô tả. Tiêu chuẩn áp dụng cho mô tả các tài liệu thành văn công bố hoặc không
công bố: sách, ấn phẩm tiếp tục, các tài liệu kỹ thuật, tài liệu dịch, báo cáo nghiên cứu khoa học,
luận án và mô tả trích.
Đây là tiêu chuẩn có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan Thông tin Khoa học Kỹ thuật, các
thư viện, nhà xuất bản, phát hành, các tòa soạn báo chí có làm thư mục.
* Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Đây là tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) của Thư viện Quốc gia
Việt Nam biên soạn và xuất bản năm 1994. Tài liệu được biên soạn dựa trên các quy tắc mô tả
Liên Xô cũ; mô tả Anh – Mỹ (AACR); Tiêu chuẩn mô tả Thư mục quốc tế ISBD và từ những kinh
nghiệm trong công tác biên mục của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Tài liệu đã đưa ra được những
quy định và ví dụ cụ thể phù hợp với điều kiện Việt Nam.
* Quy tắcbiên mục Anh – Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules: AACR)
Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, 1967
Năm 1967 Quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR (Anglo-American Cataloging Rules) được Hội
thư viện Anh, Hội thư viện Mỹ hợp tác biên soạn và xuất bản lần đầu tiên (còn được gọi là
AACR1) dành cho các thư viện nghiên cứu lớn, nhưng là 2 bản riêng, một cho Anh, một cho Bắc
Mỹ

Quy tắc biên mục Anh – Mỹ: AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules)
Năm 1974, đại diện các Hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ, Canada đã soạn thảo
một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện cho người sử dụng mục lục tìm tài liệu nhanh
chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục.

Bàn
Footer Page 15
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

15


Header Page 16 of 126.
Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và nhanh chóng áp dụng rộng rãi ở các thư viện
(1981 bắt đầu được áp dụng thực sự), trải qua nhiều lần xuất bản, bổ sung và hiệu đính.
Từ 1998 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau:
1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng
xuất bản dạng tờ rời.
Bộ quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư-viện. Bộ
quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các
điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục
theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21
Đến nay, bộ quy tắc AACR2 được dịch sang 18 tiếng khác nhau và được xuất bản đồng thời
dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử. Hỗ trợ cho AACR2 còn có 2 bản hướng dẫn: “Hướng dẫn mô tả
thư mục cho tư liệu multimedia tương tác” và Hướng dẫn mô tả thư mục cho các phiên bản”
* Bộ quy tắc biên mục RDA (Resource Description Access)
Hiện nay, trên thế giới xuất hiện Bộ quy tắc mới mang tên Bộ quy tắc biên mục Mô tả và truy
cập tài nguyên RDA (Resource Description Access). RDA là Bộ quy tắc biên mục mới được soạn
thảo để thay thế cho Bộ Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ (AACR2) nhằm giúp cho việc mô tả và truy

cập các nguồn lực thông tin. RDA được đánh giá là bộ quy tắc biên mục cho thế kỷ XXI.
Đặc điểm của RDA:
- Một tiêu chuẩn mới cho việc mô tả và truy cập tài nguyên
- Được thiết kế cho môi trường số
+ Sản phẩm dựa trên web (cũng có bản in).
+ Mô tả và truy cập tất cả tài nguyên số (và cả liên biến).
+ Tạo ra những biểu ghi có thể sử dụng trong môi trường số (Internet, Web OPAC, vv…).
- Tiêu chuẩn có nội dung đa quốc gia cung ứng việc truy cập và mô tả thư mục
- Dành cho tất cả mọi phương tiện.
- Độc lập với khổ mẫu (vd. MARC 21) được dùng để chuyển tải thông tin.
Bộ quy tắc biên mục RDA đang trong giai đoạn áp dụng thử nghiệm và chuẩn bị đưa vào hoạt
động. Hy vọng, việc áp dụng RDA sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển mới của hoạt động Thông
tin - Thư viện trong giai đoạn phát triển mới của thời đại.
1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules )
Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 gồm 19 chương chia làm 2 phần bao quát việc mô tả
và cung cấp những điểm truy cập cho mọi loại hình tài liệu.

Bàn
Footer Page 16
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

16


Header Page 17 of 126.
Cấu trúc của bộ quy tắc gồm 2 phần chính:
Phần 1: Từ chương 1 đến chương 13 là phần Mô tả thư mục
Phần này quy định cách mô tả các loại hình tài liệu khác nhau và dựa trên quy định của
ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế).

Phần 2: từ chương 21 đến chương 26 là phần Lựa chọn điểm truy cập
Cụ thể AACR2 bao gồm các phần và chương như sau:
Phần 1
Chương 1: Quy tắc mô tả tổng quát: Quy định dùng chung cho mọi loại hình tài liệu như:
- Nguồn lấy thông tin
- Dấu phân cách
- Cấp độ mô tả
- 8 vùng mô tả
Chương 2: Những quy tắc đặc thù cho từng loại hình tài liệu chuyên khảo: Sách, sách mỏng và
tờ in
Chương 3: Tài liệu bản đồ
Chương 4: Bản thảo
Chương 5: Tài liệu âm nhạc
Chương 6: Tài liệu ghi âm
Chương 7: Phim và băng video
Chương 8: Tài liệu đồ hoạ
Chương 9: Nguồn tin điện tử
Chương 10: Vật chế tác và ba chiều
Chương 11: Tài liệu vi hình
Chương 12: Nguồn tin tiếp tục
Chương 13: Mô tả trích
Phần 2
Bắt đầu từ chương 21-25, phần này liên quan đến việc xác định và tạo lập các điểm truy cập mà
theo đó những thông tin mô tả được trình bày cho người sử dụng mục lục cung cấp như tạo ra
tham chiếu đến những tiêu đề này.
Chương 21: Lựa chọn điểm truy cập
Chương 22: Tiêu đề cá nhân
Chương 23: Địa danh

Bàn

Footer Page 17
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

17


Header Page 18 of 126.
Chương 24: Tiêu đề tập thể
Chương 25: Nhan đề đồng nhất
Chương 26: Tham chiếu
Ngoài ra còn có các phụ lục:
Phụ lục A: Quy định chữ viết hoa
Phụ lục B: Quy định chữ viết tắt
Phụ lục C: Quy định cách đánh số
Phụ lục D: Danh sách thuật ngữ
Phụ lục E: Viết tắt tiêu để báo
Chỉ dẫn Index
Nhìn chung, không có gì khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD về 8 vùng mô tả và dấu phân
cách, tuy nhiên AACR2 tạo nhiều điểm truy cập và quy định khá chi tiết trong lập tiêu đề, cũng
như trong một số yếu tố mô tả.
Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 có nhiều ưu điểm:
- Trình bày các quy định mô tả trước quy định lựa chọn tiêu đề, cách trình bày này phù hợp với lý
luận về Biên mục hiện nay.
- Trong các quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhâp) AACR2 ít nhấn mạnh đến hình thức của
bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và
cung cấp mô tả thư mục đầy đủ.
- AACR2 có mối quan hệ với MARC21: MARC21 dựa trên cấu trúc của AACR2 để cấu tạo các
trường con, do vậy MARC21 cho phép nhập dữ liệu theo AACR2 ở các mức khác nhau, tùy theo
từng loại hình thư viện. Từ đó, thuận lợi cho biên mục sao chép, tận dụng được các kết quả biên

mục của các thư viện khác có cùng tiêu chuẩn.
- Thống nhất mẫu mô tả giữa các thư viện, tạo khả năng thực hiện biên mục tích hợp đa phương
tiện.
- Tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ biên mục và người sử dụng bằng cách cung cấp những
tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích.
Tuy nhiên AACR2 cũng có những nhược điểm như:
- Cách biên mục theo AACR2 đôi khi làm mất thông tin về các tác giả có trách nhiệm khác, nếu
không lập tiêu đề phụ cho các tác giả này
- Bản đầy đủ của AACR2 rất chi tiết và phức tạp, đôi khi gây khó khăn cho người sử

Bàn
Footer Page 18
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

18


Header Page 19 of 126.
- Trong tương lai AACR2 không phù hợp với môi trường điện tử hay môi trường số. Vì vậy, cần
có một quy tắc biên mục mới thay thế quy tắc này.

1. 2.2. Khổ mẫu MARC21
1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫu
MARC là từ viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: “Machine Readable Cataloguing”. Thuật ngữ này có
nghĩa là “Biên mục có thể đọc bằng máy”.
Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin
liên quan dưới dạng máy tính đọc được (machine-readable).

Khổ mẫu thư mục MARC

21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy
nó thu hút được sự quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói
riêng.
Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời năm 1997, là bước phát triển tiếp theo khổ mẫu
MARC của Thư viện Quốc Hội Mỹ.
MARC 21 bao gồm 5 thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau để hoàn chỉnh việc
biên mục và kiểm soát dữ liệu thư mục. Khổ mẫu này còn mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia
(Mỹ). 5 thành phần đó là:
- MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu tác giả.
- MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục.
- MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu phân loại.
- MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC21 cho thông tin cộng đồng.
- MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu về vốn tư liệu.
Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình Biên mục tự động, cho phép các thư
viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận
và tra tìm tài liệu thuận tiện.
1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu
Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư
mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều
kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp. Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề,

Bàn
Footer Page 19
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

19

Header Page 20 of 126.
chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng. Khổ mẫu thư mục chứa
các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau:
- Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất
chuyên khảo.
- Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi
hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định
kỳ, báo, niên giám,...).
- Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định
hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác
được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo
hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản
đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và
những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất
bản nhiều kỳ.
- Tài liệu nhìn (VM) - sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai
chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu. Tài liệu
có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các
dạng tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. (Ghi chú: trước năm
1994, tài liệu hỗn hợp (MX) được tham chiếu như là tài liệu lưu trữ và bản thảo (AM)).
Các loại biểu ghi xử lý:
- Tài liệu ngôn ngữ
- Bản thảo tài liệu ngôn ngữ
- Tệp tin
- Tài liệu bản đồ
- Bản thảo tài liệu bản đồ
- Bản nhạc có chú giải

- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc
- Ghi âm âm nhạc

Bàn
Footer Page 20
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

20


Header Page 21 of 126.
- Tài liệu chiếu hình
- Đồ hoạ không chiếu hai chiều
- Vật phẩm nhân tạo ba chiều và đối tượng tự nhiên
- Bộ tài liệu
- Tài liệu hỗn hợp
- Tài liệu vi hình, bất kể là dạng bản gốc hoặc sao, không được xác định là một loại biểu ghi đặc
thù. Khía cạnh vi hình chỉ có tính chất thứ cấp đối với loại tài liệu của đối tượng gốc (thí dụ dạng
sách,..) từ đó tạo ra tài liệu vi hình. Điều này cũng áp dụng tương tự với một số loại tệp tin mà ở
đó khía cạnh tệp tin chỉ là thứ cấp; tuy nhiên, một số dạng nguồn tin điện tử sẽ được gán mã đúng
ở dạng tệp tin.

1.2.2.3. Cấu trúc biểu ghi và các trường cơ bản
Một biểu ghi MARC 21 gồm 3 phần chính: Đầu biểu, danh mục, các trường. Cụ thể như sau:
Đầu biểu (Leader)
Đầu biểu của một biểu ghi MARC 21 gồm các phần tử cho phép chương trình xử lý các phần
còn lại của biểu ghi (Thư mục, các trường…). Đầu biểu là một chuỗi liên tục gồm 24 ký tự được
quy định những chức năng riêng biệt, để từ đó máy tính nhận dạng và xử lý biểu ghi. Chuỗi ký tự

này đứng đầu tiên trong dãy ký tự mã hoá biểu ghi của máy tính, tiếp đó là thư mục, cuối cùng là
dữ liệu thư mục.
Danh mục (Directory)
Danh mục của một biểu ghi thư mục MARC 21 là một chuỗi mục có độ dài cố dịnh theo ngay
sau đầu biểu dể xác định nội dung của biểu ghi. Danh mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào
biểu ghi thư mục, cho thấy trong biểu ghi thư mục bao gồm các nhãn trường nào, vị trí bắt đầu của
trường, độ dài của trường. Danh mục chỉ được sử dụng bởi người lập trình máy tính, nội dung của
danh mục được mã hoá bằng chữ số.
Các trường
Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC 21 bao gồm các trường, ngoài các trường dành cho các yếu
tố mô tả thư mục theo AACR2 như nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư,
đặc trưng số lượng,… còn có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại… Các trường
này có thể chia nhỏ thành các trường con. Trong biểu ghi của MARC 21 mỗi trường được biểu thị
bằng một nhãn trường gồm 3 chữ số.

Bàn
Footer Page 21
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

21


Header Page 22 of 126.
Khổ mẫu MARc 21 có khoảng trên 200 trường, phân thành từng khối trường tuỳ vào chức
năng.
0XX : Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,v.v.
1XX : Tiêu đề mô tả chính
2XX : Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề (nhan đề, lần xuất bản, thông tin về in ấn)
3XX : Mô tả vật lý, v.v.

4XX : Thông tin về tùng thư
5XX : Phụ chú
6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề
7XX : Tiêu đề bổ sung, không phải chủ đề hoặc tùng thư; trường liên kết
8XX : Tiêu đề tùng thư bổ sung, sưu tập, v.v.
9XX : Thông tin nội bộ
1.2.2.4. MARC 21 Tiếng Việt
MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục / biên soạn bởi Trung
tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia ; Cao Minh Kiểm chủ biên
. – Hà Nội : 2005. – 354tr.
* Lý do biên soạn MARC 21 Tiếng Việt
Xuất phát từ thực tế là số trường trong MARC21 được thường xuyên sử dụng chỉ chiếm phần
nhỏ, còn lại là những trường rất ít được sử dụng. Vì vậy, việc lựa chọn bản MARC21 đầy đủ là
không cần thiết. Yêu cầu đặt ra là cần phải có một Khổ mẫu MARC21 rút gọn phù hợp với thực
tiễn Việt Nam.
Ngày 22-23/11/2001 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện
Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam". Tại hội thảo này
các thư viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21 để xây dựng MARC Việt
Nam. Việc các thư viện Việt Nam đi đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC21 để xây dựng khổ
mẫu biên mục quốc gia Việt Nam là một quyết định quan trọng và đúng đắn.
Khổ mẫu MARC21 Việt Nam rút gọn cho dữ liệu thư mục được thiết kế để nhập các thông tin
thư mục về các dạng tư liệu in hoặc bản thảo, tài liệu điện tử, tệp tin máy tính, bản đồ, bản nhạc,
tư liệu nghe nhìn, tài liệu đa phương tiện và tư liệu hỗn hợp. Khổ mẫu bao gồm những chuẩn để
trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được
giữa các tổ chức thông tin và thư viện của Việt Nam.

Bàn
Footer Page 22
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

22


Header Page 23 of 126.
Hiện nay, MARC21 đã được sử dụng trong biên mục tự động ở hầu hết các thư viện, MARC21
đã được công nhận là TCVN 7539: 2005 Thông tin và tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu
thư mục.
* Phạm vi áp dụng của khổ mẫu thư mục
Dữ liệu thư mục thông thường chứa các thông tin về nhan đề, tên người hoặc tổ chức, chủ đề,
phụ chú, thời gian xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, thông tin về đặc trưng vật lý của đối
tượng mô tả,v.v... Khổ mẫu này được thiết kế để chứa các thông tin thư mục cho các loại hình tư
liệu sau:
- Sách;
- ấn phẩm kế tiếp;
- Tài liệu điện tử;
- Bản đồ;
- Bản nhạc: bản nhạc in, bản nhạc viết tay, các dạng ghi âm của âm nhạc hoặc không phải âm
nhạc;
- Vật liệu nhìn: như phim, tranh, ảnh, hình ảnh động,...
- Tư liệu hỗn hợp.
Dựa trên thực tế biên mục ở Việt Nam, xem xét nhu cầu và khả năng ứng dụng để xây dựng các
cơ sở dữ liệu thư mục ở các cơ quan thông tin thư viện,

Khổ mẫu này không có mục tiêu bao

quát đầy đủ nhất các yếu tố có thể mà chỉ đưa ra những yếu tố cơ bản cần có, có tính đến sự tương
hợp quốc tế. Trong quá trính ứng dụng thực tế, sẽ xem xét việc tiếp tục bổ sung những yếu tố cần
thiết do đòi hỏi của thực tế hoạt động biên mục yêu cầu.
* Những loại biểu ghi thư mục

Biểu ghi thư mục MARC 21 Việt Nam rút gọn được phân biệt với những loại biểu ghi đặc biệt
khác ở mã ghi trong vị trí số 06 của vùng đầu biểu, trong đó xác định các loại hình biểu ghi sau:
- Tư liệu ngôn ngữ
- Bản thảo ngôn ngữ
- Tệp tin điện tử
- Tư liệu bản đồ
- Bản thảo bản đồ
- Bản nhạc có chú giải
- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc

Bàn
Footer Page 23
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

23


Header Page 24 of 126.
- Ghi âm âm nhạc
- Tư liệu chiếu
- Vật phẩm hai chiều không chiếu được
- Vật phẩm nhân tạo 3 chiều hoặc đối tượng tự nhiên
- Bộ tư liệu (Kit)
- Tư liệu hỗn hợp.
Tài liệu vi hình (Vi phim, vi phiếu), dù là nguyên bản hay là được tạo ra từ nguyên bản, không
được xác định như một loại biểu ghi. Dạng Biểu ghi cảu vi hình xác định dựa vào nguyên bản mà
nó chứa thông tin (thí dụ là tài liệu ngôn ngữ nếu là vi phiếu của một quyển sách).
* Thành phần của biểu ghi thư mục

Biểu ghi của MARC 21 Việt Nam bao gồm 3 thành phần quan trọng:
+ Cấu trúc biểu ghi
Cấu trúc biểu ghi MARC 21 Việt Nam bao gồm các phần như sau:
- Chỉ dẫn đầu biểu ghi
- Danh bạ
- Các trường dữ liệu
+ Mã xác định nội dung
Mã xác định nội dung (Content Designators) là các mã và những quy định được thiết lập để
xác định một cách rõ ràng các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu
này. Mã xác định nội dung là nhãn trường, dấu phân cách trường con, v.v....
+ Nội dung dữ liệu
Nội dung Dữ liệu (Content data) được xác định bởi các chuẩn bên ngoài khổ mẫu như chuẩn
mô tả ISBD, chuẩn mã ngôn ngữ, chuẩn mã nước, từ điển từ chuẩn....Một số mã được xác định
bởi chính khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn
Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn là một tập hợp các mã thông tin và các mã xác định nội
dung được quy định để mã hoá biểu ghi thư mục máy tính đọc được phục vụ trao đổi thông tin.
* Một số quy ước dùng trong tài liệu
Những quy ước đánh máy sau sử dụng trong tài liệu này:
0 - Ký tự này thể hiện số không (zero) trong nhãn trường, vị trí cố định của ký tự, vị trí của chỉ thị.
# - Ký tự đồ hoạ # thể hiện khoảng trống (hex 20) trong những trường mã hoá, vị trí không xác
định của chỉ thị hoặc trong những tình huống đặc biệt mà ký tự khoảng trống có thể gây nhầm lẫn.

Bàn
Footer Page 24
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

24

Header Page 25 of 126.
$ - Ký tự $ (hex 1F) được sử dụng để thể hiện dấu phân cách trường con đi trước ký hiệu trường
con. Thí dụ $a thể hiện dẫu phân cách trường con a.
* Nguyên tắc phát triển
Số lượng trường trong khổ mẫu sẽ không cố định mà có thể bổ sung để đáp ứng nhu cầu phát
triển. Những nhãn trường và trường con quy định trong khổ mẫu này là tập hợp cơ bản cho các
biểu ghi thư mục để các tổ chức có liên quan nghiên cứu áp dụng vào hoàn cảnh cụ thể của tổ
chức mình.
Các tổ chức, cá nhân chấp nhận sử dụng khổ mẫu này có thể đưa thêm vào những trường và
trường con khác nhưng phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung thêm đã có trong bản MARC21 đầy đủ do Thư viện Quốc hội
Mỹ ban hành thì sử dụng những nhãn trường và trường con đã được quy định trong MARC21.
- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung có tính đặc thù và cục bộ của riêng tổ chức, không mang tính
chất chung cho tất cả tổ chức khác thì lựa chọn nhãn trường thuộc nhóm số X9X và 9XX: nhãn
trường cục bộ.
1.2.3. Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC)
1.2.3.1.Giới thiệu sơ lược về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)
Hệ thống phân loại thập phân Dewey được viêt tắt là DDC ( Dewey Dicimal Classification
Sytem), là một công cụ dùng để sắp xếp cho có hệ thống các tri thức của con người. Hệ thống này
được sáng lập vào năm 1873 bởi ông Melvil Dewey và được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1876.
Đây là một hệ thống phân loại rất chi tiết, bao gồm mọi lĩnh vực của kiến thức từ triết học tôn
giáo, đến ngôn ngữ văn học và lịch sử, địa lý.
Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) mang tính quốc tế cao được hơn 200.000 thư viện
tại 135 quốc gia đang sử dụng, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia
của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á-Thái Bình Dương, 13 nước ở châu
Mỹ, 8 nước ở châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 135 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang
hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước trên thế
giới đã đưa kí hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy vi tính. Một trong đặc
điểm rất mạnh của DDC là được cập nhật liên tục. DDC thường xuyên được sửa chữa, bổ sung,
xuất bản

* Các ấn bản
Bảng phân loại thập phân Dewey ( khung DDC ) được xuất bản thành hai phiên bản khác nhau:
Một phiên bản đầy đủ và một phiên bản rút gọn.

Bàn
Footer Page 25
ofThị
126.Năm K52 Thông tin – Thư viện

25