KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
___________

NGUYỄN THỊ THÚY
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: Văn Phòng Công Ty Biovigi Việt Nam
Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình,
quận Thanh Xuân, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục
Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn phòng, công tác Văn thư - lưu trữ trong
lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ trương chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”
nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học để
vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi kiến tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm, giới thiệu của nhà trường, cùng sự giúp đỡ của lãnh đạo
Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em đã được tiếp nhận kiến tập tại Văn phòng
Giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam kể từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày
25/5/2015. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng nỗ lực, không
ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Văn
phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và nhận được sự hướng dẫn tận
tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho
em những kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn
phòng cũng như nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với
sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất
cần thiết.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ
phần Biovigi Việt Nam.

SV: Nguyễn Thị Thúy

1

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
1.1. Giới thiệu
1.1.1. Tầm nhìn
Trở thành nhà phân phối uy tín và dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái cây tươi
và rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, bổ dưỡng.
1.1.2. Sứ mệnh
•

Không ngừng nỗ lực để cung cấp đầy đủ, kịp thời các sản phẩm an toàn,

đảm bảo chất lượng.
•

Tạo dựng cho cán bộ nhân viên một môi trường làm việc tốt nhất với

những cơ hội để phát triển toàn diện
•

Mang lại cho cổ đông, đối tác, khách hàng và xã hội những giá trị hấp

dẫn, lâu dài thông qua việc triển khai một chiến lược kinh doanh phù hợp song
song với việc áp dụng các phương thức quản trị doanh nghiệp hiệu quả
1.1.3. Giá trị cốt lõi
Giá trị Biovegi cam kết mang lại cho khách hàng trong nhiều năm qua.
•

Luôn luôn nỗ lực tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

•

Không ngừng học hỏi và hoàn thiện.

•

Tinh thần phối hợp: chúng ta tin tưởng và hợp tác cùng đồng nghiệp của

•

Phát triển nhân lực: tạo điều kiện để cán bộ nhân viên có thể phát huy tối

mình
đa năng lực và khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân và tập thể đạt thành tích
cao.
•

Cam kết hành động: luôn đảm bảo rằng công việc đã được cam kết sẽ phải

được hoàn thành.
1.1.4. Tên và thông tin liên lạc
Tên giao dịch: Công ty cổ phần Biovigi Việt Nam
2
SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh
Xuân, Hà Nội
Email:
Phone: (04)37 855 444

- Fax: (04)37833303

Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam
Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh
Email:
Phone: (08)38205226

- Fax: (08) 3820 3992

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Từ khi thành lập năm 2007, Biovegi đã không ngừng hoàn thiện và phát
triển lớn mạnh cả về quy mô hoạt động cũng như hệ thống sản phẩm với các cột
mốc quan trọng dưới đây:

•

20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với

thương hiệu Biovegi và ra mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu sạch
Biovegi công nghệ Nhật Bản
•

2008:Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt

Nam, Đài Loan ra thị trường
•

2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi và nấm

quý từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm Hàn
Quốc Biovegi.
•

2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa quả

nhập khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada,
Chile, Peru…
•

2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi thương

hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ Hokuto – Nhà sản
xuất nấm tươi số 1 Nhật Bản.
•

2014: Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi

Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam.
SV: Nguyễn Thị Thúy

3

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
• 2014:Trở thành nhà phân phối đầu tiên tại Hà Nội về các sản phẩm rau an
toàn Mekostar – một thương hiệu rau sạch có uy tín được trồng và sản xuất theo
công nghệ của Hà Lan do Công ty The Fruit Republic cung cấp.
•

2014: Thành lập công ty con tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch

là Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với các sản phẩm thương hiệu Biovegi.
•

11/2014: Chuyển đổi tên và loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công

nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam.
1.3. Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi

Nấm kim châm Hàn Quốc

Táo Envy Mỹ

Nấm tươi Hokto - Nhật
Bản

Cherry đỏ Úc

Kiwi Zespri New Zealand Cà chua trứng Mekostar
SV: Nguyễn Thị Thúy

4

Hỗn hợp nấm tươi

Nho xanh Mỹ

Xà lách lô lô xanh
Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Mekostar

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu
xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước.

2.1.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát,
kiểm tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động.
Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh
danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là giám
đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức năng
tham mưu. Mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu.
- Trong lĩnh vực kinh doanh :
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng
VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc
đẩy sự phát triển của công ty.
Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký.
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh
nhiệp tư.
2.2. Cơ cấu tổ chức
(Xem phần phụ lục 1)

SV: Nguyễn Thị Thúy

5

Lớp: ĐHQTVP-K1B

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tổng số CBCNV trong toàn Công ty tại thời điểm 15/07/2012 là 3200
người trong đó: Nữ 535 người. Trình độ: Đại học 183 người; Cao đẳng, Trung cấp
tổng số 300 người; Công nhân kỹ thuật 2.152 người.
Bộ máy tổ chức quản lý và các tổ chức trong hệ thống chính trị.
- Hội đồng quản trị: Chủ tịch và 04 uỷ viên.
- Ban kiểm soát: Trưởng ban và 02 uỷ viên.
- Lãnh đạo điều hành: Giám đốc điều hành, 04 Đồng chí Phó giám đốc, 02
Trợ lý Giám đốc và Kế toán trưởng.
- Công đoàn Công ty có: 28 công đoàn bộ phận với 4260 đoàn viên.
- Đoàn thanh niên Công ty có: 1.530 ĐVTN, sinh hoạt ở 27 chi đoàn.
- Hội CCB có: 46 hội viên, sinh hoạt ở 04 chi hội.
Ngoài ra, số lượng lao động thời vụ giao động từ 200 – 250 người.
Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả về
chiều sâu lẫn chiều rộng. Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng như
nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty đã hợp tác và liên
doanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ
ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Vị trí chức năng
- Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam là văn phòng trực thuộc
Công ty thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty về quản
lý các nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, các chương trình nghị sự, các hoạt
động về thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao đáp ứng các yu cầu sản xuất kinh
doanh của Công ty.
* Nhiệm vụ

- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn thư
lưu trữ, các hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, các chương trình nghị
6
SV: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên và quy chế
quản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công việc sau:
+. Công tác nghiệp vụ văn phòng
- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị, cá
nhân đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty.
- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của Công
ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị
- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty.
- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường của
Công ty.
- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơ
quan Công ty của CBCNV.
- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việc
của các đơn vị phòng ban.
+. Công tác văn thư lưu trữ
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các văn
bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng văn
bản và Giám đỗ Công ty.
- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ có
liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi trong
nội bộ Công ty.
- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài liệu
lưu trữ theo quy định. Kiểm tra các công văn đề nghị photo.
-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty.
+. Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao
- Tổ chức các hoạt động văn hoá thể thao trong Công ty.

SV: Nguyễn Thị Thúy

7

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp thời
đảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các công
tác xã hội khác của Công ty.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám
đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa và
giữ gìn truyền thống của Công ty.
+. Công tác khác
- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản lý
thuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc thực
hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫ, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ thuộc

lĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu.
- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao.
* Cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
(Xem phần phụ lục 2)
3.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
* Nhiệm vụ của văn phòng công ty
Chánh văn phòng: 01 người
Phó chánh văn phòng: 04 người
- Nhân viên: 09 người
- Nhân viên văn thư: 01 người
- Nhân viên lưu trữ: 01 người
- Nhân viên phòng truyền thống: 01 người
- Nhân viên thư viện: 01 người
- Nhân viên photo, scan: 01 người
- Nhân viên lễ tân: 01 người
- Nhân viên văn hóa văn nghệ: 01 người
8
SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
- Nhân viên thể thao: 01 người

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Nhân viên thi đua, tuyên truyền: 01 người
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

* CHÁNH VĂN PHÒNG:
1. Nhiệm vụ:
- Là người tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác Thi đua-Tuyên
truyền; Văn hóa-Thể thao; Quan hệ công chúng; Văn thư, Lưu trữ, tổ chức các
cuộc họp, hội nghị, nghiệp vụ văn phòng, quản lý điều phối xe theo đúng các quy
định, quy chế hiện hành và pháp luật của Nhà nước, bao gồm nhưng không giới
hạn bởi các công việc sau:
1.1. Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Công ty bao gồm các lĩnh vực:
sản xuất, kinh doanh, kinh tế, văn hoá, xã hội…
1.2. Lập kế hoạch và tổ chức phổ biến hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theo
dõi quá trình thực hiện về công tác Thi đua-Tuyên truyền; Văn hóa -Thể thao trong
Công ty.
1.1 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ kế hoạch SXKD,
phong trào thi đua hàng tuần, tháng.
1.2 Trực tiếp chỉ đạo và giải quyết công tác TĐ-KT.
1.3 Kiểm duyệt, đưa tin, bài kịp thời về mọi hoạt động của Công ty trên hệ
thống, phương tiện thông tin nội bộ.
1.4. Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin về
hoạt động SXKD của Công ty
1.5. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các biện pháp giải quyết và xử lý
thông tin trong và ngoài Công ty
1.6 Tổ chức công tác đối ngoại, đối nội, tiếp đón khách đến Công ty làm
việc.
1.3. Tổ chức phục vụ các đối tượng đến tìm hiểu, nghiên cứu, thăm quan,
học tập, tìm hiểu về Công ty.
2. Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
SV: Nguyễn Thị Thúy

9

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Chỉ đạo công việc của phòng theo hợp đồng trách nhiệm số: /HĐ-KH,
ngày / / giữa giám đốc Công ty và phòng.
2.1. Chủ trì tổng hợp xây dựng chương trinh chiến lược phát triển, tổ chức
thực hiện kế hoạch, tổng kết, lập báo cáo, đánh giá các chuyên đề về hoạt động
VH-TT, TĐKT của BIOVIGI và Công ty theo đúng quy định của cơ quan quản lý
Nhà nước.
2.2. Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác
văn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ.
2.3. Xây dựng cách thức tổng hợp, kiểm tra, phân loại các văn bản, tài liệu
theo từng nội dung gửi đến trình Giám đốc và ban hành văn bản đến các đơn vị để
triển khai thực hiện.
2.4. Chủ trì soạn thảo, chuẩn bị nội dung, chương trình để Giám đốc báo cáo,
làm việc với khách và cấp trên theo yêu cầu
2.5. Chủ trì xây dựng bố cục nội dung hướng dẫn phòng truyền thống;
Phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu, đảm bảo an toàn,
phòng ngừa hỏa hoạn.
* Công tác thi đua, tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, quan hệ công chúng
(03 người)
1. Nhiệm vụ:
Quản lý hoạt động tài chính: Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như phiếu
đề nghị tạm ứng, phiếu hoàn tạm ứng...
Chỉ đạo việc đón tiếp khách, liên hệ các bộ phận liên quan để tạo điều kiện
cho khách đến làm việc được nhanh chóng, hiệu quả
Tổ chức sắp xếp phòng nghỉ cho khách có nhu cầu lưu trú tại Công ty.
Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí để tuyên truyền cho các hoạt

động SXKD của công ty.
Chuẩn bị, sắp xếp các phòng họp
Trực, nghe, chuyển và trả lời điện thoại
Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội.
SV: Nguyễn Thị Thúy

10

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Xây dựng phương án kế hoạch và triển khai thực hiện các việc về công tác
thi đua (nội dung, hình thức, các danh hiệu cụ thể...)
Phối hợp với các phòng liên quan để hoàn thiện các thủ tục xét thưởng theo
quy chế thưởng của Công ty.
Theo dõi NSKL và các công trình trọng điểm.
Lập kế hoạch lễ tân, khánh tiết
Tuyên truyền để viết tin theo từng ca kịp thời để động viên các gương mặt
điển hình tiên tiến trong LĐSX, đồng thời phê phán những thói hư, tật xấu, chây
lười hoặc vi phạm các quy chế quản lý của Công ty.
Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công.
2. Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Các khoản chi phải đảm bảo đúng theo quy định chính sách hiện hành của
Nhà nước. Hàng tuần tổng hợp, báo cáo và hoàn thiện chứng từ để giải quyết dứt
điểm từng khoản đã chi.
Thường xuyên tổng hợp kết quả SXKD của Công ty để cung cấp cho cơ
quan thông tấn báo chí
Nghiên cứu các phương pháp để triển khai công tác lễ tân, khánh tiết được

trang trọng, an toàn và tiết kiệm
Tìm các giải pháp để soạn thảo văn bản liên quan tới công tác quản lý
Tổng hợp báo cáo công tác lễ tân, khánh tiết.
Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đến
quan hệ công tác
Phòng nghỉ của Giám đốc phải đảm bảo VS sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp, khoa
học, kiểm tra xem xét các trang thiết bị điện đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quá
trình vận hành sử dụng.
Lắm được quy định về công tác lễ tân
Đề xuất các giải pháp đảm bảm vệ sinh trong công tác phục vụ nước uống,
hoa quả...
Phục vụ nước uống trong các phòng của lãnh đạo Công ty phải đầy đủ, vệ
sinh sạch sẽ.
SV: Nguyễn Thị Thúy

11

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
* Công tác văn thư; lưu trữ; phòng truyền thống; thư viện; photo, scan
(06 người)
1. Nhiệm vụ:
Là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn liên
quan đến công tác văn thư và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Tiếp nhận, xử lý và phân phối công văn đi đến kịp thời, đúng địa chỉ; Phân
loại, chuyển công văn đến các bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám
đốc duyệt.

Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong Công ty thực hiện đúng thể thức trình
bày văn bản trước khi trình Giám đốc.
Tổ chức thu thập, phân loại tài liệu đưa vào kho lưu trữ; Phục vụ khai thác
hồ sơ, tài liệu cho CBCNV trong và ngoài công ty
Phô tô, scan tài liệu theo yêu cầu.
Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội trong Công ty
Phục vụ công tác hướng dẫn, thăm quan, trông coi hiện vật và các trang bị
vật tư trong phòng truyền thống
Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin về hoạt
động SXKD của Công ty
Quản lý việc mua, cấp phát Văn phòng phẩm; Quản lý chi phí đặt báo;
quảng cáo trên báo chí
Làm thư ký ghi các nghị quyết, kết luận của Giám đốc trong các cuộc họp để
Chánh VP đôn đốc, triển khai thực hiện.
Tổng hợp lịch làm việc hàng ngày của Ban GĐ Công ty để sắp xếp lịch tuần
cho các đơn vị trong công ty biết để thực hiện
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của Công ty
Giữ bí mật các công văn, tài liệu: Các văn bản đến ở bì có dấu mức độ
“mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách
nhiệm; Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” phải ghi vào sổ theo dõi và
chuyển ngay cho Chánh VP
SV: Nguyễn Thị Thúy

12

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì trình Chánh VP xem xét; các
văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền,
chuyển cho người có tên trên bao bì.
2. Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu
lưu trữ của C.Ty
Công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng theo quy định về công
tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của ngành than.
Các văn bản đã được lãnh đạo Công ty duyệt phải khẩn trương gửi đến các
bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám đốc duyệt để tránh ách tắc trong
SXKD
Không được tự ý giao con dấu cho người khác; Đóng dấu phải rõ ràng, trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; Không được đóng dấu khống chỉ.
Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty
Mọi tài liệu, hồ sơ của các phòng chuyên môn được giữ lại theo dõi, thống
kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ của Công ty
Phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn; Tài
liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ
Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ với Tập đoàn
Xây dựng phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu;
Đảm bảo an toàn; Phòng ngừa hỏa hoạn.
* Công tác quản trị Văn phòng (01 người)
1. Nhiệm vụ
Trực tiếp quản trị Văn phòng nhà điều hành sản xuất số1, 2, nhà văn hóa,
trạm y tế, khu văn phòng
Quản lý và điều phối các xe phục vụ công tác quản lý, điều hành SXKD của
Công ty
Phối hợp cùng Phòng CĐVT lập kế hoạch để kiểm định, bảo dưỡng, sửa
chữa xe ô tô theo định kỳ.
Lập nhu cầu trang bị, phương tiện làm việc của các phòng ban trong Công ty.

13
SV: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Kiểm tra, giám sát công tác sửa chữa trang thiết bị văn phòng, nghiệm thu,
bàn giao lại cho các đơn vị trong công ty
Căn cứ lịch Công tác tuần, lịch trực của đ/c lãnh đạo C.ty XD kế hoạch điều
vận xe hàng tuần, Sắp xếp xe phục vụ đưa đón các cá nhân, tập thể đến làm việc
với Công ty khi có yêu cầu .
Quản trị văn phòng làm việc của các phòng Tham gia lập kế hoạch quản lý,
thay thế trang bị, phương tiện làm việc của các phòng khu vực gián tiếp
Đón tiếp khách đến quan hệ làm việc với công ty
2. Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
- Xây dựng phương án điều hành xe đảm bảo kịp thời phục vụ cho yêu cầu
SXKD của công ty
- Thực hiện nghiêm lệnh điều động xe, sắp xếp các chuyến đi phù hợp, tránh
lãng phí
- Lái xe phải lắm được quy trình vận hành, nâng cao ý thức tự bảo quản xe
để hạn chế hư hỏng.
- Công nhân lái xe chấp hành đúng, đủ biện pháp KT-AT và luật giao thông
hiện hành.
- Hàng ngày kiểm tra, đôn đốc PX PVSX dọn dẹp sinh sạch sẽ Văn phòng
làm việc của các đ/c lãnh đạo Công ty, khu vực Văn phòng, nhà Văn hóa Công ty,
lập kế hoạch chăm sóc cây cảnh đảm bảo
Chủ động chuẩn bị Lễ vật trang trọng trong các ngày 15, mồng 1 (âm lịch)
hàng tháng báo cáo Giám đốc Công ty để thực hiện các nghi thức tâm linh chu đáo.
Mở sổ theo dõi tài sản trang bị cho từng đơn vị, số lượng, chất lượng thời

gian sử dụng
NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
1. Chủ động giải quyết công việc:
Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được phân công, chủ động tìm
biện pháp giải quyết công việc, đề suất các giải pháp làm việc mới.
2. Hợp tác:
SV: Nguyễn Thị Thúy

14

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác,
tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin phục
vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương pháp
làm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại để cùng
nhau tiến bộ .
3. Chấp hành mệnh lệnh được phân công:
CBVN trong phòng phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh được phân công.
Trường hợp chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc về vấn đề gì phải trao đổi lại và thống
nhất cách giải quyết. Khi đã thống nhất cách giải quyết thì không được làm khác .
4. Chế độ báo cáo
Tất cả các công việc đã được phân công các đồng chí phụ trách phải giải
quyết triệt để. Khi giải quyết được hay không được đều phải báo cáo lại trưởng
phòng để có hướng chỉ đạo giải quyết tiếp.
Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký duyệt
và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo nhiệm vụ

được phân công và để kiểm soát công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng
IV. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY
4.1. Mô hình tổ chức văn thư của công ty
Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam tổ chức công tác văn thư
theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao văn
bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt
chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra cứu tìm kiếm thông tin một
cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên
khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01
cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký,
chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư
cơ quan. Phòng Văn thư của Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam là một
phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên
môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, điều hòa, quạt, máy tính, máy in, máy
15
SV: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
photo, máy scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên
tĩnh, tập trung cho cán bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo
tính kín đáo, bí mật của công tác Văn thư.
4.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty
4.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
* Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc hoặc

người có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản.
2. Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiện các
công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủ
trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liên
quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì
người soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
* Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
2. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
SV: Nguyễn Thị Thúy

16

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

4. Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Trưởng phòng Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
* Ký văn bản
1. Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị có quyền ký tất cả văn bản của Công
ty và đơn vị trong thẩm quyền của mình.
2. Giám đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.
3. Giám đốc Công ty, thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng
(ban) Hành chính hoặc một số trưởng phòng (ban) khác ký thừa lệnh (TL) một số
văn bản, cụ thể như sau:
- Trưởng phòng (ban) Hành chính được ký thừa lệnh các loại văn bản: Giấy
đi đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biên nhận hồ
sơ; phiếu chuyển; các văn bản sao y, sao lục và trích sao.
- Trưởng các phòng (ban) của Công ty và đơn vị được phép ký các văn bản
có tính chất hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo
ủy quyền của Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh bằng văn bản. Không được
phép ký các văn bản ban hành ra ngoài Công ty, đơn vị.
4. Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh hoặc
người có thẩm quyền ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký
thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được quy định bằng văn bản, được giới hạn trong một thời gian nhất
định và có nội dung ủy quyền cụ thể. Người ủy quyền không được ủy quyền lại

cho người khác ký.

SV: Nguyễn Thị Thúy

17

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
5. Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bản
được quy định như sau:
- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản của
Ban/Hội đồng.
- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
6. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trước
pháp luật về các văn bản mà mình đã ký.
4.2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty
- Thể thức trình bày
1. Thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành phần:
quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày
tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn
bản; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Công ty, đơn vị;
nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật).
2. Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định tại Khoản 1, Điều này
có thể bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax.

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản
1. Trước khi kiểm tra các thủ tục để phát hành văn bản, nhân viên văn thư có
nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trường
hợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo ngay người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng đến của văn bản
- Tất cả văn bản đi của Công ty, đơn vị (trừ một số văn bản quy định sẵn của
chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán…) đều phải tập trung tại văn thư để
ghi số theo hệ thống số chung của Công ty, đơn vị vào sổ đăng ký.
SV: Nguyễn Thị Thúy

18

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty, đơn vị phát
hành trong một năm được ghi riêng cho từng loại hoặc ghi chung cho một số
loại văn bản.
1. Văn bản đi
*Ưu điểm:
- Cán bộ văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định của
Nhà nước.
+ Đối với văn bản gửi ngoài cơ quan: Văn thư cũng tiến hành bao gói, sau
đó văn thư tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển giao bằng
hình thức: chuyển văn bản ra bưu điện, cán bộ Bưu điện ký nhận.
+ Đối với văn bản chuyển nội bộ: Cán bộ Văn thư cũng tiến hành các khâu

nghiệp vụ và chuyển đến các phòng, ban có tên trên bao bì.
- Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối: Văn thư thực hiện
tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả, hết sức khoa học, hợp
lý, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đúng đối
tượng. Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển giao
văn bản đi nội bộ. Từng cột mục được đăng ký rõ ràng, cụ thể từng nội dung văn
bản. Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ.
- Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được áp dụng bằng 2 hình thức:
đăng kí bằng số và đăng kí bằng máy vi tính. Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam
đã sử dụng cả 2 phương pháp trên.
Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt
công nghê thông tin vào việc quản lý hoạt động và công tác văn thư , áp dụng
những chương trình ứng dụng tin học hiện đại. Công ty đã sử dụng phần mềm
Portal phục vụ cho công tác văn phòng, đặc biệt rất thuận tiện cho cán bộ văn thư
làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Đây là phần mềm tương đối mới
cho nên nó còn khá xa lạ với đại đa số người sử dụng, tuy nhiên đây là một phần
mềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi.

SV: Nguyễn Thị Thúy

19

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế hoàn
toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần Biovigi Việt
Nam vẫn kết hợp sủ dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống và sổ đó

có tên là:
Sổ công văn đi
Số và
Số

kí hiệu

TT

công

Ngày
tháng

công văn
văn
(1)
(2)
(3)
* Nhược điểm:

Người kí

Trích yếu

công văn

nội dung

(4)

(5)

Nơi nhận

(6)

Số
lượng
(7)

Kí nhận

(8)

- Thực tế ở Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam cho thấy cán bộ Văn thư
không đăng kí cột Đơn vị người nhận bản lưu và cột Ghi chú. Do vậy thiếu đi
những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản.
- Mặt khác, sổ đăng kí văn bản đi l một sổ đăng kí đi chung cho nhiều loại
văn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch.. đều được đăng kí vào sổ với tên
“Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định.
- Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng năm
nhưng việc đăng kí nhiều loại văn bản trong mục tên loại, trong ó số của văn bản
được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản, vệc tra
tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là công ty mang tính chất tư
nhân nên văn bản “mật, khẩn” không nhiều và thường không có (hoặc có rất ít) nên
cán bộ văn thư không lập sổ riêng như các cơ quan khác.
- Khi đóng dấu vào văn bản chưa thẳng.
- Văn bản đi đôi khi bị trả về hoặc thất lạc do viết nhầm địa chỉ.
2. Văn bản đến

* Ưu điểm.
- Các văn bản đến của công ty đều được Văn thư đăng kí chính xác, đầy đủ,
rõ ràng, thuận tiện cho việc tra tìm.
SV: Nguyễn Thị Thúy

20

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
* Nhược điểm:

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Cán bộ văn thư chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử dụng
sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao văn bản, cán bộ
Văn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân, đơn vị nhận văn bản ký
nhận vào cột ký nhận của sổ đăng ký.
Chính vì không lập sổ chuyển giao nên cán bộ văn thư không nắm bắt,
không theo dõi được tiến độ giải quyết của công ty.
4.2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc hoặc
người có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản.
2. Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiện các
công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủ
trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liên
quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì
người soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 3: Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
SV: Nguyễn Thị Thúy

21

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
2. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
4. Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định.
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải

kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Trưởng phòng Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 5: Ký văn bản
1. Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị có quyền ký tất cả văn bản của Công
ty và đơn vị trong thẩm quyền của mình.
2. Giám đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.
3. Giám đốc Công ty, thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng
(ban) Hành chính hoặc một số trưởng phòng (ban) khác ký thừa lệnh (TL) một số
văn bản, cụ thể như sau:
- Trưởng phòng (ban) Hành chính được ký thừa lệnh các loại văn bản: Giấy
đi đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biên nhận hồ
sơ; phiếu chuyển; các văn bản sao y, sao lục và trích sao.
- Trưởng các phòng (ban) của Công ty và đơn vị được phép ký các văn bản
có tính chất hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo
ủy quyền của Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh bằng văn bản. Không được
phép ký các văn bản ban hành ra ngoài Công ty, đơn vị.

SV: Nguyễn Thị Thúy

22

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
4. Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh hoặc
người có thẩm quyền ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký

thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được quy định bằng văn bản, được giới hạn trong một thời gian nhất
định và có nội dung ủy quyền cụ thể. Người ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác ký.
5. Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bản
được quy định như sau:
- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản của
Ban/Hội đồng.
- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
6. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trước
pháp luật về các văn bản mà mình đã ký.
4.3. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
4.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến
*Văn bản đến
(Xem phụ lục 3)
4.3.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty
Bước 1: Lập danh mục hồ sơ
- Trưởng phòng (ban) Hành chính chỉ đạo tổ chức lập danh mục hồ sơ đưa
vào lưu trữ theo quy định Lưu trữ của Nhà nước và Công ty;
- Hàng năm phòng (ban) Hành chính Công ty, đơn vị căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, tình hình công tác trong năm qua và kế hoạch trong năm tới để lập danh
mục hồ sơ.
Bước 2: Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
- Mở hồ sơ;
SV: Nguyễn Thị Thúy

23

Lớp: ĐHQTVP-K1B