Quy trình giải quyết văn bản

Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

QUY TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
NHÓM 4 – 1405QTVD
I. VĂN BẢN ĐI
1.1. Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gổm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác
nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi bao gồm:
- Văn bản Quy phạm pháp luật: Luật, các văn bản quy phạm dưới Luật
như Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư.
- Văn bản hành chính thông thường: Điều lệ, Thông báo, Báo cáo, Kế
hoạch, Chương trình, Công văn, Tờ trình,…
- Văn bản chuyên ngành: Chứng từ thu – chi, báo cáo tài chính, báo cáo
thuế, các bản vẽ xây dựng,…
- Các loại bản sao văn bản: sao y, sao lục, trích sao.
Ngoài ra còn có Thư công dó người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các
đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung
của cơ quan
1.2. Nguyên tắc giải quyết văn bản:
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức
quản lý chúng phải đảm bảo nguyên tắc sau:
• Một là, nguyên tắc tập trung, thống nhất
- Tất cả các văn bản đi do đơn vị, cá nhân soạn thảo trước khi phát hành
phải tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục, đơn vị, cá nhân soạn
thảo không được tự ý phát hành văn bản. Cũng như vậy, tất cả văn bản

đến cơ quan dù bất kì từ nguồn nào cũng phải tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục cần thiết trước khi trình lãnh đạo và phân phối đến
các đơn vị.
- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn bản đi,
đến thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp Văn thư cơ quan
theo dõi, thống kê, quản lý văn bản được nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo
cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư được
thông suốt.
• Hai là, nguyên tắc chính xác, kịp thời
- Văn bản phải được gửi đúng cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải
quyết trong thời gian sớm nhất, văn bản có nội dung liên quan đến nhiệm
vụ của cơ quan nào phải được chuyến đến đúng cơ quan đó.
- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho văn bản phát huy được
hiệu lực và hiệu quả thi hành.
• Ba là, nguyên tắc chặt chẽ, tiết kiệm và theo đúng quy trình do nhà
nước quy định.
NHÓM 4

Trang 1


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho quá trình tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất
lạc, mất mát; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; tạo được sự thống
nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tốt
cho công tác thanh tra, kiểm tra.

1.3. Quy trình quản lý văn bản đi
1.3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản
Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính là người chịu trách
nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kĩ thuật soạn thảo văn bản.
Nội dung kiểm tra: văn thư cơ quan có nhiệm vụ xem văn bản đó có đảm
bảo các yếu tố về thể thức hay không? Kỹ thuật, hình thức trình bày văn bản có
đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định. Những văn bản không đảm bảo về thể
thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định nhất định
phải sửa lại trước khi chuyển giao.
Kết quả kiểm tra: Cán bộ chuyên môn khi hoàn thiện dự thảo văn bản sẽ
gửi cho thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung nếu đúng sẽ ký nháy gửi cho Chánh
văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính duyệt thể thức còn nếu sai sẽ chuyển
về cho cán bộ chuyên môn hoàn thiện lại. Những văn bản đảm bảo thể thức,
hình thức kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành chính hoặc
người được giao trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau của nội dung văn bản (sao
dòng Lưu: VT,…)
1.3.2. Trình ký văn bản
1.3.2.1. Trình ký
Việc trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng (phòng Hành
chính) hoặc do cán bộ chuyên viên soạn thảo văn bản thực hiện hiện nhưng nhất
thiết phải thông qua bộ phận Hành chính để theo dõi, kiểm tra, quản lý. Đối với
những văn bản có nội dung đơn giản, văn thư cơ quan có thể giúp đơn vị, cá
nhân soạn thảo trình người có thẩm quyền ký.
Khi trình ký văn bản thường gặp 02 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Đối với những văn bản có nội dung đơn giản như các loại
Quyết định cá biệt,công văn Thông báo,… thì chỉ cần trình bản thảo của
văn bản đã đuuợc kiểm tra về mặt nội dung và hình thức để người có thẩm
quyền ký chính thức.
- Trường hợp 2: Đối với những văn bản quan trọng (các văn bản Quy
phạm Pháp luật, các Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), khi trình ký

phải trình tất cả các văn bản kí kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản) để
người ký văn bản xem xét lại toàn bộ quá trình soạn thảo văn bản đó.
Trước khi trình ký, văn bản phải được kiểm tra kỹ về mặt hình thức, nội
dung. Đồng thời phải có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soan thảo và của
văn phòng/phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm. Nếu trình ký
một lúc nhiều văn bản thì nên sắp xếp văn bản theo một trật tự hợp lý, đưa vào
kẹp trình ký và nên trình vào một thời điểm nhất định trong ngày.
NHÓM 4

Trang 2


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

1.3.2.2. Ký
Tác dụng của chữ ký:
- Thông thường những người có thẩm quyền ký văn bản là người đứng đầu
trong cơ quan, tổ chức đơn vị, là người có trách nhiệm trước những nội
dung mà văn bản đã ban hành. Mọi văn bản do cơ quan ban hành nhất
thiết có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Chữ ký trong văn bản thể hiện quyền uy và nghĩa vụ của người ký, đồng
thời thể hiện tính pháp lý, mức độ tin cậy của văn bản. Người ký văn bản
là người trục tiếp chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước pháp luật.
Quy định về ký văn bản: Theo 2 chế độ
- Theo chế độ thủ trưởng (như Quốc hội, HĐND, UBND): quy định người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ
quan, tổ chức ban hành đối với những văn bản quan trọng. Còn đối với
những văn bản không quan trọng người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó có

thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực
phân công phụ trách. Trong những trường hợp đặc biệt, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phục trách
dưới mình ký thừa ủy quyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể
hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Hoặc có thể
giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh
(TL.), việc giao ký thừa lệnh phải được thể hiện rõ trong quy chế hoạt
động và quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Theo chế độ tập thể (được áp dụng đối với các Bộ, các công ty, xí
nghiệp…) đối với những vấn đề quan trọng mà theo quy định của pháp
luật hoặc Quy chế/Điều lệ của tổ chức cần đưa ra thảo luận lấy ý kiến
đóng góp của tập thể và quyết định theo đa số, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức thay mặt (TM.) tập thể ký các loại văn bản của cơ quan, tổ chức.
Hoặc có thể giao cho cấp phó của tổ chức đó ký thay người đứng đầu cơ
quan tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc
lĩnh vực chuyên môn phụ trách. Đối với những vấn đề khác, việc ký văn
bản được thực hiện giống cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng.
- Khi ký văn bản tuyệt đối không được ký bằng bút chì và bút có mực màu đỏ
1.3.3. Ghi số và ngày tháng, đăng ký văn bản
1.3.3.1. Ghi số văn bản
Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
Mỗi văn bản được ghi một số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, bắt đầu từ số
01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số và ghi
ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản
nào.
Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký,
quản lý, thống kê, tra tìm, đòng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt
động nghiệp khác trong công tác văn thư và lưu trữ. Cách ghi số văn bản được
thực hiện như sau:
NHÓM 4

Trang 3


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

a) Văn bản Quy phạm pháp luật, được ghi một hệ thống số riêng
Ví dụ:
Số: 01/2015/NĐ-CP

Số: 01/2015/TT-BNV

Số: 01/2015/QĐ-UBND

Số: 02/2015/NĐ-CP

Số: 02/2015/TT-BNV

Số: 02/2015/QĐ-UBND

Số: 03/2015/NĐ-CP

Số: 03/2015/TT-BNV

Số: 03/2015/QĐ-UBND

b) Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi một hệ thống số
riêng: vì theo quy định thì bản lưu các văn bản này có thời hạn bảo quản

vĩnh viễn.Việc ghi số riêng cho các loại văn bản nhằm mục đích hình thành
lập tập lưu riêng tập lưu riêng để quản lý, thống kê và giao nộp vào lưu trữ
lịch sử được thuận lợi.
Ví dụ:
Số: 01/QĐ-SNV
Số: 01/2015/QĐ-UBND
Số: 02/QĐ-SNV
Số: 02/2015/QĐ-UBND
Số: 03/QĐ-SNV
Số: 03/2015/QĐ-UBND
………………..
………………………...
Số: n/QĐ-SNV
Số: n/2015/QĐ-UBND
c) Văn bản hành chính thông thường:

Số: 01/2015/TT-BNV
Số: 02/2015/TT-BNV
Số: 03/2015/TT-BNV
……………………..
Số: n/2015/TT-BNV

Nếu cơ quan ban hành trên 2000 văn bản/01 năm, số văn bản được ghi
riêng cho từng loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản
được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ
nhưng lại khó áp dụng đối với những văn bản có số lượng ít
Ví dụ:
Số: 01/KH-UBND

Số: 01/BC-UBND

Số: 01/TB-UBND

Số: 02/KH-UBND

Số: 02/BC-UBND

Số: 02/TB-UBND

Số: 03/KH-UBND

Số: 03/BC-UBND

Số: 03/TB-UBND

Số: 04/KH-UBND

Số: 04/BC-UBND

Số: 04/TB-UBND

Số: 05/KH-UBND
…………………..
− Đối với những cơ quan ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/01 năm,
số văn bản thường được ghi theo nhóm.
Ví dụ:

NHÓM 4

Số: 01/KH-UBND

Số: 01/UBND-VX

Số: 02/BC-UBND

Số: 02/UBND-KT

Số: 03/TB-UBND

Số: 03/UBND-NC

Số: 04/TTr-UBND

Số: 04/UBND-VX
Trang 4


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

…………………..
− Đối với những cơ quan ban hành dưới 500 văn bản/năm, số văn bản được
ghi chung cho các loại: Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số
của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra
tìm, nhất là trong tường hơp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Ví dụ: Số: 01/TB-UBND
Số: 02/BC-UBND
Số: 03/KH-UBND
Số: 04/TTr-UBND

Số: 05/QĐ-UBND
d) Bản sao các loại văn bản được ghi số riêng:
Ví dụ: Số: 01/SY-VP
Số: 02/SL-VP
Số: 03/TS-VP
e) Bản sao của cá tổ chức do cơ quan thành lập được sử dụng con dấu của cơ
quan đẻ giao dịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC,Hội đồng tuyển sinh…)
được ghi số riêng.
f) Ghi số văn bản phải đảm bảo đúng trình tự công việc, việc nào giải quyết
trước, văn bản của việc được ghi số trước.
g) Trường hợp ghi sót số, có thể chèn các ký tự a, b, c những phải hạn chế tối
đa tình trạng này
1.3.3.2. Ghi ngày tháng của văn bản
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các
số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày dưới 10, tháng
dưới 3 phải thêm số ‘’0’’ phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp của cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.
1.3.3.3. Đăng kí văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản
như số, ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nội dung… vào sổ hoặc cơ
sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm. Đây là công việc bắt buộc phải

thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan vì việc
NHÓM 4

Trang 5


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

làm này giúp cơ quan quản lý văn bản đi được chặt chẽ; tra tìm và thống kê văn
bản được thực hiện thuận tiện.
Hiện nay việc đăng ký văn ản đi thường áp dụng hai phương pháp, đó là đăng
ký bằng sổ và đăng ký bằng phần mềm trên máy tính. Trong tài liệu này chúng tôi
chỉ đề cập việc đăng ký văn bản bằng Sổ (phương pháp truyền thống)
Lập sổ đăng ký văn bản đi
a) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản trong một
năm thì chỉ nên lập 2 loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
b) Đối với những cơ quan tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản
trong một năm có thể lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt).
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn
loại thường.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
c) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản trong một
năm thì lập ít nhất các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá

biệt), chỉ thị (cá biệt).
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính ghi tên loại khác.
+ Sổ đăng ký công văn loại thường.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
 Lưu ý: Khi lập sổ đăng kí văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản
Mật của cơ quan ban hành hằng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì
không nhất thiết phải lập sổ riêng.
1.3.4. Nhân bản, đóng dấu
1.3.4.1. Nhân bản
Yêu cầu: Việc nhân bản phải đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, chính
xác, đúng số lượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin trong văn bản
Phương pháp đóng dấu văn bản: Các cơ quan được sử dụng con dấu
nhắm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành của văn bản trong việc thực
hiện các thủ tục hành chính giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân.
1.3.4.2. Đóng dấu
a) Dấu cơ quan
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp
lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền lý ( cấp
phó ký thay –KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh – TL tuỳ theo nội dung và tính
chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng.

NHÓM 4

Trang 6


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Dấu đóng vào văn bản phải ghỉ rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định
chung của nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký
b) Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng vào góc trên, bên trái tên cơ
quan ban hành hoặc tiêu đề văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và tính
pháp lý của văn bản đến. Dấu treo được đóng trong các trường hợp sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật, các Đề án, Chương trình, Kế hoạch,
Báo cáo đang trong giai đoạn dự thảo trình ra hội nghị hoặc gửi các cơ
quan để lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp này thủ
trưởng cơ quan không ký vào văn bản đó mà đóng dấu treo để đảm bảo
tính chân thật. Kèm theo văn bản dự thảo là công văn đề nghị hoặc
hướng dẫn góp ý.
- Một số tổ chức do cơ quan thành lập để thực hiện một nhiệm vụ thường
xuyên hoặc không thường xuyên nhưng khong có con dâu riêng như Hội
đồng khoa học, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tuyển sinh…
khi cần có thể dùng con dấu của cơ quan để đóng treo vào văn bản,
không đóng vào chữ ký.
- Một số trường hợp như các loại Biên bản, các phụ lục của văn bản cũng
có thể đóng dấu treo.
c) Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai là đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi,
làm thất lạc các trang văn bản. Mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ.
- Dấu của cơ quan được dùng để đóng giáp lai đối với những văn bản có
nội dung quan trọng nhưu các bản kê khai, thông kê số liệu hoặc các văn
bản thể hiện sự cam kết của các bên để đề phòng việc thất lạc; các loại
biên bản, các phụ lục kèm theo các văn bản khác, nếu có từ 02 trang trở
lên.
Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai trong văn bản do người soạn thảo văn bản
đề xuất, người ký văn bản quyết định.
d) Đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính
Việc đóng dấu lên phụ lục của văn bản do người ký văn bản quyết định,

dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần, bên trái tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
phụ lục.
e) Đóng dấu Mật, Khẩn
Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật
thì phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật, Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới
số và ký hiệu của văn bản. Trường hợp văn bản vừa mang mức độ Mật vừa
mang mức độ Khẩn thì dấu Mật được trình bày trên dấu Khẩn.
f) Đóng dấu chức danh, dấu họ và tên
Đối với những văn bản được mẫu hoá (không ghi rõ chức danh người
ký) ta phải đóng dấu chức danh và dấu họ tên người ký văn bản.
1.3.5. Làm thủ tục, chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
1.3.5.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn và trình bày bì đựng văn bản
NHÓM 4

Trang 7


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các dối tượng có liên quan
đều phải để trong bị cẩn thận nhằm tránh thất lạc và lộ thông tin. Phong bì gửi
văn bản phải làm bằng giấy bền, dai ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên dược in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với
các loại bì được quy định như sau:
- Loại 307 x 220mm: Dùng cho văn bản được trình
được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
- Loại 220 x 158mm: Dùng cho văn bản được trình

được cho vào bị ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
- Loại 220 x 109mm: Dùng cho văn bản được trình
được cho vào bị ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
- Loại 158 x 115mm: Dùng cho văn bản được trình
được cho vào bị ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.

bày trên khổ giấy A4
bày trên khổ giấy A4
bày trên khổ giấy A4
bày trên khổ giấy A4

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan
hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
Mẫu bì được minh hoạ như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2)
(8)
ĐT: ….................... Fax: ……………. (3)
Email: ……………… Website: ……………. (4)
Số: ……………………. (5)

Kính gửi: ……………………………… (6)
…………………………………………….(7)

(1) Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản
(2) Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố
phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành… nếu cần).
(3)Số điện thoại, số Fax (nếu cần)
(4) Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5)Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6)Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7) Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8)Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
− Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản, vị
trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chổ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực đỏ.
Ví dụ:
NHÓM 4

Trang 8


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2)
(8)
ĐT: ….................... Fax: ……………. (3)
Email: ……………… Website: ……………. (4)
Số: ……………………. (5)
KHẨN
Kính gửi: ……………………………… (6)
…………………………………………….(7)

 Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm
bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn
bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản,
đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có
trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được
bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký
hiệu mức đọ Mật dưới số ký hiệu của văn bản.
A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối Mật
C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
Ví dụ: Bìa trong
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2)
(8)
ĐT: ….................... Fax: ……………. (3)
Email: ……………… Website: ……………. (4)
Số: ……………………. (5)
MẬT
Kính gửi: ……………………………… (6)
…………………………………………….(7)

NHÓM 4

Trang 9


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2)
(8)
ĐT: ….................... Fax: ……………. (3)
Email: ……………… Website: ……………. (4)
Số: ……………………. (5)

C
Kính gửi: ……………………………… (6)
…………………………………………….(7)
b) Vào bì và dán bì:
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì,
dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào văn bản; hồ phải
dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dán bì phải có độ
kết đinh cao, khó bóc.
1.3.5.2. Chuyển phát văn bản đi
a) Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan là ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao
không bị nhầm lẫn, chậm trễ, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm
giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa,
người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc
và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của
từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định
của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tranh tình
trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
b) Nội dung của việc chuyển phát văn bản
Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.

- Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn
vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ
quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sỏ đăng ký văn bản đi để làm
sổ chuyển giao.
- Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ
nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực biện tại bộ phận văn thư
thì cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu hồ sơ như sau:
Tờ bìa:
NHÓM 4

Trang 10


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

…………………(1)………………….
…………………………(2)………………………….

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm: …(3)….
Từ ngày ……………... đến ngày ………(4)……….
Từ số: …………….. đến số: ………(5)……..

Quyển số: …(6)...

NHÓM 4

Trang 11

Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Phần đăng ký bên trong:
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu Nơi nhận văn
Văn bản
bản

(1)

(2)

(3)

Ký hiệu

Ghi chú

(4)

(5)

Cột (1): Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản. Ngày dưới 10, tháng dưới
2 phải thêm sổ 0 phía trước.

Cột (2): Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột (3): Ghi tên cơ quan, cá nhân, tổ chức nhận văn bản.
Cột (4): chữ ký người trực tiếp nhận văn bản.
Cột (5): Ghi những điều cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì…
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản ít thì có thể sử dụng
sổ Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột
Ký nhận vào sau cột số 5.
Số ký
Hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản

(1)

(2)

(3)

Người

ký

Nơi
nhận
văn
bản

Ký
nhận

(4)

(5)

(6)

Đơn vị,
Số
người lượng Ghi
nhận
văn chú
văn bản bản
(7)

(8)

(9)

Khi chuyển giao văn bản, các đơn vị, cá nhân phải ký nhận vào sổ để giúp
văn thư cơ quan theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi. tránh tình

trạng mất mát, thất lạc tài liệu.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: Tất cả các văn bản
đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến cho cơ quan, tổ chức khác
đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao giống
mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ cơ quan.
Chuyển phát văn bản qua bưu điện: Tất cả các văn bản đi được chuyển
phát qua đường bưu điện đều phải lập hồ sơ chuyển giao. Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa:

…………………(1)………………….

NHÓM 4

Trang 12


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

…………………………(2)………………………….

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm: …(3)….
Từ ngày ……………... đến ngày ………(4)……….
Từ số: …………….. đến số: ………(5)……..

Quyển số: …(6)...

Phần đăng ký bên trong:

Ngày
chuyển
NHÓM 4

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận
văn bản

Số
Ký hiệu và
lượng bì
dấu bưu

Ghi chú

Trang 13


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

điện
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Cột (1): ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản.
Cột (2): Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển phiếu gửi)
Cột (3): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
Cột (4): Ghi số lượng bì văn bản.
Cột (5): Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu
của bưu điện.
Cột (6): Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5
cột trên.
Chuyển phát văn bản qua máy Fax qua mạng:
- Trong trường hợp cần được chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản
chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng
máy Fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như
chuyển giao các văn bản khác.
- Trong một trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người dự thảo,
văn thư, nhân viên bưu điện,,, người có trách nhiệm giải quyết, người giữ,
bảo quản,,, đều phải vào sổ ký nhận của bên giao, bên nhận.
1.3.6. Lưu và tổ chức sử dụng, khai thác các văn bản lưu
1.3.6.1. Số lượng các bản lưu văn bản của cơ quan:
Mỗi một văn bản do cơ quan ban hành để phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành, phải lưu lại ít nhất hai bản, một bản gốc và một bản chính. Bản gốc văn
bản là bản hoàn chỉnh về nội dung thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban
hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản gốc lưu tại Văn thư
cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính

văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ
chức ban hành, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân soạn
thảo
1.3.6.2. Cách sắp xếp bản lưu
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được sắp xếp theo từng
loại
Ví dụ:
1. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý I/2015
2. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý II/2015
3. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý III/2015
4. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý IV/2015
NHÓM 4

Trang 14


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

- Nếu tài liệu nhiều có thể chia theo tháng
Ví dụ:
1. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 1/2015
2. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 2/2015
3. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 3/2015
4. Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 4/2015
- Đối với các tài liệu khác, có thể lập thành các tập như sau:
1. Tập lưu Báo cáo của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
2. Tập lưu Thông báo của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
3. Tập lưu Kế hoạch của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015

4. Tập lưu Tờ trình của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo nhóm.
Ví dụ:
1. Tập lưu Quyết định, của UBND xã Quế Phú năm 2015
2. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý I/2015
3. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý II/2015
4. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý III/2015
5. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý IV/2015
6. Tập lưu các văn bản khác của UBND quận Sơn Trà quý I/2015
7. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý II/2015
8. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý III/2015
9. Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý IV/2015
- Trường hợp số văn bản được ghi chung cho các loại, các văn bản lưu
được sắp xếp theo trình tự ban hành của chúng
Ví dụ:
1. Tập lưu văn bản đi của Phòng Nội vụ huyện Quế Sơn năm 2015
2. Tập lưu văn bản đi quý I/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
3. Tập lưu văn bản đi quý II/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
4. Tập lưu văn bản đi quý III/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
5. Tập lưu văn bản đi quý IV/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, bộ
phận văn thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn cho các bản lưu này để
phục vụ yêu cầu hoạt động tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần
trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này.

NHÓM 4

Trang 15

Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

1.3.7. Lưu đồ văn bản đi

NHÓM 4

Trang 16


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Mô tả chi tiết công việc:
Người thực
hiện
Cán bộ
chuyên
môn

Nội dung công việc
- Dự thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng
góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem
xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;

- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan
* Đối với văn bản điện tử: Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, chuyển văn thư cơ quan.
- Lưu văn bản đi: 01 bản chính (Bản chính văn bản là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban
hành, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân soạn
thảo)

Lãnh đạo
đơn vị

Trưởng đơn vị:
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị
chỉ đạo giải quyết);
+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự
thảo;
- Ký nháy về nội dung (đối với văn bản giấy), Kí tắt về nội dung
(đối với văn bản điện tử): Kí vào dòng cuối cùng của dòng Nội dung
(sau dấu “./.”)

Chánh văn
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra
phòng/Trư thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến
ởng phòng cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan.
HC

- Kí nháy về thể thức (đối với văn bản giấy), Kí tắt về thể thức (đối
với văn bản điện tử): Kí vào dòng sau cùng cùa nơi nhận (Lưu:VT,…)

NHÓM 4

Trang 17


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Người thực
hiện
Lãnh đạo
cơ quan

Nội dung công việc
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách
lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho
trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa
đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo cán
bộ chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết).

- Ký ban hành:
+ Chữ ký tươi đối với văn bản giấy
+ Chứng thực chữ kí số đối với văn bản điện tử (nếu đã đăng ký
chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của
Luật giao dịch điện tử).
Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
Người đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công
việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.

Văn thư cơ - Nhận văn bản giấy từ cán bộ chuyên môn đã có chữ ký nháy về nội
quan
dung của trưởng đơn vị hoặc văn bản điện tử từ cán bộ chuyên môn
đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký nháy
về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn bản giấy) ký
tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn bản điện tử)
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công
việc:
• Đối với văn bản giấy: Vào số và ngày tháng, lập sổ đăng kí văn
bản đi, đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu
khác) và nhân bản văn bản;
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+ Trường hợp văn bản được quản lý trong môi trường vừa
mạng vừa truyền thống, văn bản giấy sẽ được scan vào
máy chụp lại văn bản có chữ kí tươi của người có thẩm
NHÓM 4

Trang 18

Công tác văn thư

Người thực
hiện

ThS. Lê Thanh Hùng

Nội dung công việc
quyền và dấu đỏ của cơ quan.
+ Lưu văn bản đi: Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu
lại 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi. Văn bản đi lưu tại
tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền, lưu 01 văn bản được scan vào máy
(nếu có), chuyển giao 01 bản chính cho Cán bộ chuyên
môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Bản lưu văn
bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
• Đối với văn bản điện tử: Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
+ Chuyển giao văn bản cho Cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản
01 bản, văn bản điện tử chỉ có giá trị trên môi trường mạng.

• Yêu cầu
- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập
hồ sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008.
- Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch
điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an
toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng

bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ
chức.
- Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ
được bí mật thông tin.
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.
• Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
- Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ
về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức, từng cơ
quan, tổ chức quy định Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi hoàn toàn qua
môi trường mạng; Danh mục văn bản, tài liệu không trao đổi qua môi
trường mạng và Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi qua môi trường
mạng, đồng thời gửi kèm văn bản, tài liệu giấy của cơ quan, tổ chức mình.
- Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện
đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các
quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.

NHÓM 4

Trang 19


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

- Việc ký ban hành, ký về nội dung, ký về pháp chế, hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký số.
- Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode
TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử.
- Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại các Điểm
3.4, 3.5, 3.7 Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013
của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu
chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Gửi và nhận văn bản điện tử theo quy định tại các Điều 16, 17, 18, 19,
20 Luật Giao dịch điện tử và bảo đảm quy định của mỗi giao dịch trao đổi
văn bản điện tử trên môi trường mạng.
- Chức năng, tính năng kỹ thuật của Phần mềm quản lý văn bản và chỉ
đạo điều hành thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số 1036/BTTTTTHH ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
việc hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
II. VĂN BẢN ĐẾN
2.1.

Khái niệm văn bản đến

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trong do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường
bưu điện,…được gọi chung là văn bản đến
Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các
nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến
2.2.

Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

- Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan
hoặc chánh văn phòng xem xét
- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời
2.3. Quy trình văn bản đến
2.3.1. Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sơ bộ
Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc
Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan. Theo nhiệm vụ được giao, Văn
thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản
gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang
về, văn bản nhận qua fax, mạng máy tính,…). Ngoài những văn bản chính thức
do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhạn được
một số văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố,… của cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có).

NHÓM 4

Trang 20


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu
hỏa tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý
công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người
giao văn bản.

Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi và chuyển trả lại cho
cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những sự cố trên đường vận chuyển có
thể xảy ra (nhận được quá chậm quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát,
nhầm lẫn địa chỉ gửi,…)
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trangg của mỗi văn bản,…
Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được gia
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại phải đăng ký: các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì gửi văn bản gửi cho các tổ
chức Đảng, các đờn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi
đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công
việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho Văn thư để đăng ký.
+ Loại do Văn thư cơ quan bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn
lại, trừ những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
- Loại không đăng ký: sách báo, tư liệu tham khảo,…
2.3.2. Bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến
2.3.2.1. Bóc bì
Sau khi phân loại xong, Văn thư tiến hành bóc bì:
- Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA
TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
- Đối với văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TTBCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an:
+ Văn bản đến có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì
Văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì chuyển ngay đến
người có tên trên bì.
+ Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có
trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
- Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ gửi, dấu của bưu

điện,… phải giữ lại để kiểm tra khi cần thiết.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách
quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm văn bản với văn
bản để đối chiếu khi cần thiết.
2.3.2.2. Đóng dấu “Đến”
NHÓM 4

Trang 21


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại Văn thư đều phải
được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (có thể ghi cả giwof đến trong
trường hợp cần thiết). Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”, văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và đóng
dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì
không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn
vị có liên quan theo dõi, giải quyết.
Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký
hiệu văn bản (đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung
văn bản (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm
của văn bản.

Mẫu dấu đến được quy định như sau:
(Kích thước: dài 50mm; rộng 30mm)

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số: ……………….
ĐẾN Ngày: ……………
Chuyển: ………………………….
2.3.2.3. Ghi số đến, ngày đến
Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: SỞ NỘI VỤ
Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 của ngày đầu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày
nào phải ghi ngày ấy. Trong trường hợp văn bản có dấu “THƯỢNG KHẨN”,
“HỎA TỐC”, Văn thư cơ quan phải ghi giờ nhận văn bản đến.
Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản để giải quyết (thông tin
này do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng ghi).
2.3.3. Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản
đến như số đến, ngày đến, tác giả văn bản, tên loại trich yếu nội dung văn bản,
… vào sổ hoặc cơ sở dự liệu trong máy vi tính để quản lý và tra tìm.

NHÓM 4

Trang 22


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Cũng giống văn bản đi, đăng ký văn bản đến giúp cơ quan quản lý văn
bản , giấy tờ được chặt ché, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, tra tìm

văn bản nhanh chóng, chính xác.
Việc đăng ký văn bản đến có thể được thực hiện theo 02 phương pháp, đó
là đăng ký truyền thống và đăng ký bằng máy tính.
2.3.4. Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tùy theo số lượng văn bản đến hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp.
- Đối với cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ: Sổ đăng ký văn bản đến và Sổ đăng ký văn bản mật
đến.
- Đối với những cơ quan tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một
năm, nên lập các loại sổ: Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan
Trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ
đăng ký văn bản mật đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao
dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố có có thể lập sổ
đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử
dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký.
Đối với những cơ quan, tổ chức hằng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lợn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ
quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách ghi
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy khổ A4.
- Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
như sau:
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản hoặc cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3) Năm mở sổ đăng ký;

(4) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) Số thứ tự quyển sổ.

NHÓM 4

Trang 23


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

…………………(1)………………….
…………………………(2)………………………….

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: …(3)….
Từ ngày ……………... đến ngày ………(4)……….
Từ số ……………… đến số ……………(5)………

Quyển số: …(6)...

NHÓM 4

Trang 24


Công tác văn thư

ThS. Lê Thanh Hùng

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng.
- Phần đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày trên trang giấy
khổ A3, bao gồm 09 cột như sau:
Tên loại và
Đơn vị
Ngày Số Tác Số, ký Ngày
Ký Ghi
trích yếu nội hoặc người
đến đến giả hiệu tháng
nhận chú
dung
nhận
(1)
(2) (3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Cột (1): Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”;
Cột (2): Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”;
Cột (3): Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành vn hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đối với đơn, thư;
Cột (4): Ghi số, ký hiệu của văn bản đến;
Cột (5): Ghi ngày tháng năm của văn bản đến hoặc ngày tháng năm của

đơn thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở
trước, năm được ghi bằng hai chữ số (Ví dụ: 08/7/16, 20/10/15);
Cột (6): Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn
bản đến (tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường
hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn thư đó.
Cột (7): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý
kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột (8): Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột (9): Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,
ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu, bản sao,…)
Sổ đăng ký văn mật đến:
Ngày Số Tác
đến đến giả
(1)

(2)

(3)

Số,
ký
hiệ
u
(4)

Tên loại và
Ngày
trích yếu
tháng

nội dung
(5)

(6)

Mức
Đơn vị
độ
Ký Ghi
hoặc người
mật
nhận chú
nhận
(7)

(8)

(9)

(10)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường); riêng ở cột (7) “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật
(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật” của văn bản đến; đối với văn bản
đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi
được phép người có thẩm quyền.
NHÓM 4

Trang 25