Bài giảng THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức

THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC


XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC
 Các bộ phận hình thành cấu trúc
 Các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ
thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị (phạm vi,
tầm hạn quản trị)
 Cách nhóm gộp các cá nhân thành những phòng ban và cơ chế
phối hợp giữa chúng
 Cách thiết kế hệ thống đảm bảo về thông tin liên lạc, sự phối hợp
thống nhất trong tổ chức


HỆ THỐNG THÔNG TIN
 Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến)





Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc
Quy định các quy trình, thủ tục phục vụ cho thực hiện công việc
Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp trên
Thiết lập kênh thông tin dọc

 Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp)
 Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dưới dạng văn bản giữa các
phòng ban

 Trao đổi trực tiếp qua lại để giải quyết những vấn đề liên quan
 Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân nhất định trong việc liên lạc giữa các phòng
ban với bộ phận sản xuất
 Thiết lập các nhóm “đặc nhiệm” bao gồm các chuyên gia đến từ nhiều phòng
ban khác nhau
 Bổ nhiệm người tổng điều hành
 Hình thành các đội (nhóm: work group) đa chức năng


Các cấp bậc của hệ thống “dọc”
Cao
Hệ thống thông tin dọc
Yêu cầu
về cấp độ
điều hành
và hợp tác

Phân bổ thêm nhiệm vụ
Các quy tắc theo cấp bậc
Sự chỉ dẫn theo cấp bậc

Thấp
Thấp

Cao
Dung lượng thông tin của hệ thống


Các cấp bậc của hệ thống “ngang”
Cao

Đội (nhóm) làm việc
Người tổng phụ trách
Yêu cầu
về cấp độ
điều hành
và hợp tác

Hình thành nhóm “đặc nhiệm”
Cử người liên lạc
Liên hệ trực tiếp
Quy định bằng văn bản

Thấp
Thấp

Cao
Dung lượng thông tin của hệ thống


QUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC
 Xác định các công việc





Xác định theo tầm hạn
Xác định theo chức năng
Xác định theo nhiệm vụ
Xác định theo khu vực địa lý

 Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến)
 Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền)
 Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên)

 Hình thành các phòng ban chức năng (Quan hệ chức năng)





Theo chức năng
Theo sản phẩm
Theo địa lý
Ma trận


CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG

Tổng giám đốc

Kỹ thuật

Tài chính

Nhân sự

Marketing

Cấu trúc chức năng: Bối cảnh
 Môi trường: Ổn định, ít biến động
 Công nghệ: Theo thủ tục, sự phụ
thuộc lẫn nhu thấp
 Quy mô: Từ nhỏ đến vừa
 Mục đích: Gia tăng hiệu quả nội bộ
nhờ phát huy vai trò chuyên môn
hóa nhân viên quản lý


Cấu trúc chức năng: Bên trong
 Mục đích thực hiện: Nhấn mạnh
mục tiêu chức năng
 Kế hoạch và ngân sách: Phản ánh
chi phí nguồn lực sử dụng ở mỗi
phòng ban
 Quyền hành chính thức: Thuộc về
các nhà quản trị chức năng


Cấu trúc chức năng: Ưu điểm
 Tính kinh tế ở quy mô phòng ban
chức năng
 Cho phép phát triển kỹ năng chuyên
môn sâu
 Cho phép tổ chức đạt được mục
tiêu chức năng
 Hiệu quả đối với tổ chức có quy mô
nhỏ và vừa
 Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản

xuất 01 hoặc ít sản phẩm


Cấu trúc chức năng: Nhược điểm
 Phản ứng chậm khi môi trường thay
đổi
 Các quyết định đều tập trung ở cấp
trên gây quá tải
 Liên kết, hợp tác giữa các phòng
ban kém
 Tổ chức ít có sự sáng tạo
 Tầm nhìn hạn chế đối với mục tiêu
chung của tổ chức


CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM
Tổng giám đốc

Sản xuất
thép

Đóng tàu
biển

Đại lý tàu
biển

Du lịch lữ
hành

Cấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnh
 Môi trường: Tính không ổn định từ
trung bình đến cao, hay thay đổi
 Công nghệ: Không theo thủ tục;
tương tác cao giữa các phòng ban
 Quy mô: Lớn
 Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,
thích nghi, hài lòng của khách hàng


Cấu trúc theo sản phẩm: Nội bộ
 Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh
dòng sản phẩm
 Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm
là lợi nhuận, chi phí và doanh thu
 Quyền hành chính thức: Giám đốc
sản xuất


Cấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểm
 Phù hợp với môi trường không ổn
định, hay thay đổi
 Sự hài lòng của khách hàng vì trách
nhiệm sản phẩm rõ ràng, giao tiếp
tăng lên không có trở ngại
 Cần có sự hợp tác cao giữa các
chức năng
 Cho phép các đơn vị thích ứng với
những biến đổi về sản phẩm, địa

bàn, khách hàng
 Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều
sản phẩm
 Phân quyền ra quyết định


Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm
 Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ
chức tăng
 Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa
các dòng sản phẩm
 Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên
môn hóa kỹ thuật
 Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa
giữa các dòng sản phẩm khó khăn


CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ
Tổng giám đốc

Khu vực
miền Nam

Kỹ thuật

Khu vực
miền Bắc

Tài chính

Nhân sự

Khu vực
miền Đông

Marketing

Khu vực
miền Tây


Cấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnh
 Môi trường: Tính không ổn định từ
trung bình đến cao, hay thay đổi
 Công nghệ: Không theo thủ tục;
tương tác cao giữa các phòng ban
 Quy mô: Lớn, phạm vi kinh doanh
trải rộng, khách hàng đa dạng
 Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,
thích nghi, hài lòng của khách hàng


Cấu trúc theo địa lý: Nội bộ
 Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh
đến các khu vực thị trường
 Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm
là lợi nhuận, chi phí và doanh thu
 Quyền hành chính thức: Giám đốc
khu vực

Cấu trúc theo địa lý: Ưu điểm
 Phù hợp với môi trường không ổn
định, hay thay đổi
 Tăng sự hài lòng của khách hàng
nhờ trách nhiệm rõ ràng, khả năng
giao tiếp với khách hàng cao
 Thúc đẩy sự hợp tác cao giữa các
chức năng
 Cho phép các đơn vị thích ứng với
thay đổi về nhu cầu khách hàng trên
từng địa bàn, khách hàng
 Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều
khu vực thị trường
 Phân quyền ra quyết định


Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm
 Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ
chức tăng
 Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa
các khu vực
 Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên
môn hóa kỹ thuật
 Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa
giữa các khu vực, các đối tượng
khách hàng khó khăn hơn


CẤU TRÚC HỖN HỢP (1)

Tổng giám đốc

Kỹ thuật

Tài chính

Nhân sự

Marketing

Sản xuất
thép

Đóng tàu
biển

Đại lý tàu
biển

Du lịch lữ
hành


CẤU TRÚC HỖN HỢP (2)
Tổng giám đốc

Kỹ thuật

Tài chính

Nhân sự

Marketing

Khu vực
miền Nam

Khu vực
miền Bắc

Khu vực
miền Đông

Khu vực
miền Tây


Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh
 Môi trường: Không chắc chắn từ
trung bình đến cao; nhu cầu khách
hàng thay đổi nhanh chóng
 Công nghệ: Theo thủ tục hoặc
không; có mối quan hệ qua lại về
mặt chức năng
 Quy mô: Lớn
 Mục tiêu: Vừa đạt hiệu quả bên
ngoài; vừa đạt hiệu quả bên trong
những chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Nội bộ
 Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh
dòng sản phẩm (hoặc thị trường) và
một số chức năng quan trọng
 Kế hoạch và ngân sách: Lợi nhuận
của các đơn vị kinh doanh; chi phí
cho các chức năng cơ bản
 Quyết định chính thức: Có sự phân
quyền giữa nhà quản trị trực tuyến
và nhà quản trị chức năng