Bài Giảng Quản Trị Trong Các Tổ Chức Cộng Đồng

QUẢN TRỊ
trong CÁC TỔ CHỨC
CỘNG ĐỒNG
Community Solutions- NESB Community Safety
Development and Coordination Project
Auspiced by Illawarra Forum Inc.

1


MỤC LỤC
1.

Vẽ giản đồ tổ chức của quý vị.

2.

Nhiệm vụ và trách nhiệm tổng quát của ban
quản trị của quý vị.

3.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của những người giữ
chức vụ.

4.

Các tiểu ban.

2

GIẢN ĐỒ CỦA TỔ CHỨC QUÝ VỊ
Vẽ giản đồ bao gồm:











Các thành viên trong ban quản trị.
Mục đích và giá trị của tổ chức.
Cơ quan/tổ chức tài trợ và những nguồn tài trợ khác.
Các thành viên của tổ chức.
Giám đốc/Điều hợp viên, các nhân viên khác và thiện
nguyện viên.
Các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quan trọng.
Các dịch vụ được cung cấp.
Các đề án chính.
Các nhóm và thân chủ đối tượng được tổ chức phục vụ.
3


BAN QUẢN TRỊ
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM










Trách nhiệm tổng quát
Pháp lý
Tài chánh (bao gồm hoạch định)
Quản lý nhân viên và thiện
nguyện viên
Các chủ trương và thủ tục
Cơ sở và trang thiết bị
Bênh vực và vận động
Tham khảo ý kiến của cộng đồng

4


TRÁCH NHIỆM TỔNG QUÁT
Các ban quản trị là:


Bộ phận quản trị của tổ chức.



Thông thường được bổ nhiệm hay bầu chọn

trong Phiên Họp Khoáng Đại Thường Niên.



Chịu trách nhiệm về pháp lý đối với hoạt
động tổng quát của tổ chức.

5


TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (1)
Bảo đảm tổ chức:
 Hoạt động trong phạm vi Nội qui của tổ chức.
 Chấp hành Đạo Luật Thành Lập Hiệp Hội
Của NSW Ban Hành Năm1984 (NSW
Association Incorporation Act 1984).
 Hoạt động trong phạm vi luật lệ và qui định
của Chính phủ Liên bang, Tiểu bang và địa
phương, ví dụ như






Bảo vệ trẻ em
Tác quyền
Sức khỏe và An toàn Ngành nghề (OH&S)
Thuế vụ
Luật bảo mật sự riêng tư

6


TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (2)
Bảo đảm tổ chức:
 Làm tròn trách nhiệm pháp lý trong cương vị
chủ nhân.
 Hành động theo những thỏa thuận tài trợ mà tổ
chức đã ký kết.
 Chứng tỏ tinh thần làm việc có trách nhiệm
bằng cách giữ sổ sách và thực hành tốt.
 Làm tròn Trách nhiệm Bảo hộ đối với thân chủ
và nhân viên.

7


TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (1)
Bảo đảm tổ chức:





Có đủ ngân khoản để hoạt động.
Xin tài trợ thường xuyên từ:
• Chính phủ/khoản tài trợ của tư nhân,
lạc quyên gây quỹ, v.v.
Chấp hành các thỏa thuận tài trợ:
• Có tinh thần trách nhiệm, ngân khoản

tài trợ được sử dụng cho thân
chủ/dịch vụ và địa bàn đã định, v.v.
8


TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (2)
Bảo đảm:
 Các kế hoạch tài chánh và ngân sách được
soạn thảo và chấp thuận.
 Có hệ thống kế toán tốt, và giấy tờ lưu trữ
về lợi tức và chi tiêu cập nhật.
 Việc chi tiêu thường xuyên được giám sát
và điều chỉnh nếu cần.
 Soạn Thảo Bản Kê khai Lợi tức và Chi tiêu
thường niên.
 Bản Kê khai Lợi tức và Chi tiêu thường
niên được kiểm toán theo luật định và cách
thức làm việc tốt.
9


QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀ
THIỆN NGUYỆN VIÊN (1)


Tất cả nhân viên đều có bản chú giải
công việc làm cập nhật.



Thủ tục tuyển nhân viên (EEO) và
quản lý nhân viên và thiện nguyện viên
đúng đắn.



Trợ giúp, huấn luyện và giám sát nhân
viên và thiện nguyện viên.
10


QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀ
THIỆN NGUYỆN VIÊN (2)
Tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp:








Điều kiện làm việc tốt và an toàn cho
nhân viên và thiện nguyện viên.
Thủ tục thẩm định năng lực và khiếu nại
đúng đắn.
Phổ biến thông tin đến nhân viên và thiện
nguyện viên.
Chấp hành các qui chế lương bổng và
luật lệ lao tư hữu quan.

11


CHỦ TRƯƠNG VÀ THỦ TỤC
Bảo đảm:


Các chủ trương và thủ tục tiêu chuẩn
được biên soạn và cập nhật nếu cần.



Các chủ trương và thủ tục được thi
hành đúng.

12


CƠ SỞ VÀ TRANG THIẾT BỊ


Cung cấp cơ sở, phương tiện và trang
bị cần thiết.



Bảo trì và quản lý bất động sản và
trang thiết bị theo các luật lệ và qui
định liên hệ:

• Đạo luật Sức khỏe và An toàn
Ngành nghề (OHS)

13


BÊNH VỰC VÀ VẬN ĐỘNG


Đại diện cho tổ chức đối với công chúng.



Cổ động các mục tiêu, dịch vụ và thành
tích của tổ chức.



Vận động các chính trị gia về những vấn
đề chính mà tổ chức và thân chủ/các
nhóm đối tượng/cộng đồng phải đương
đầu.

14


THAM KHẢO Ý KIẾN CỘNG ĐỒNG


Phổ biến thông tin đến những

người và những nhóm được tổ
chức phục vụ.



Liên hệ với các tổ chức khác
trong lãnh vực dịch vụ cộng đồng.



Liên hệ với những nhân vật then
chốt trong cộng đồng địa phương.
15


NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA
NGƯỜI GIỮ CHỨC VỤ
TRONG TỔ CHỨC

16


CƠ CẤU CỦA CÁC BAN QUẢN TRỊ
 Thành

viên thường.
 Ban điều hành:
•
•
•

•

Chủ tịch
Thủ quỹ
Thư ký
Nhân viên Hành chánh

 Các

tiểu ban.
 Các ban đặc biệt hay ban đặc nhiệm .
 Các ban tư vấn.

17


THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONG
BAN QUẢN TRỊ (1)








Hậu thuẫn các mục tiêu của tổ chức.
Thường xuyên dự các buổi họp ban quản trị và
tham gia thảo luận về các vấn đề.
Đến đúng giờ và đọc biên bản họp, chương trình

nghị sự và các thông tin khác.
Đảm nhiệm các công việc đặc biệt nào đó nếu
cần.
Bảo mật thông tin.
Cùng gánh vác trách nhiệm điều hành tổ chức.
Tham gia tiến trình hoạch định và thẩm định của
tổ chức.
18


THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONG
BAN QUẢN TRỊ (2)







Am hiểu các vấn đề liên quan đến tổ chức.
Hậu thuẫn các thành viên khác trong ban quản trị
làm công việc của họ.
Làm việc trong phạm vi các mục tiêu và khuôn
khổ pháp lý của tổ chức.
Dự các chương trình huấn luyện/phát triển.
Đại diện và cổ động cho tổ chức.
Tham gia các phái đoàn tiếp xúc với các cơ quan
tài trợ và góp phần vào các tiến trình vận động.
19

CHỦ TỊCH


Quản lý các hoạt động của ban quản
trị:






Bao gồm chủ tọa phiên họp, theo dõi
các công tác của ban quản trị, bảo đảm
các điều lệ trong nội qui đều được chấp
hành, làm phát ngôn viên của ban quản
trị v.v.

Hành động với tư cách đại diện chính
thức và phát ngôn viên cho tổ chức.
Thay mặt ban quản trị/hiệp hội hành
động trong các trường hợp khẩn cấp.

20


THƯ KÝ






Giải quyết công việc thư từ của tổ
chức.
Bảo đảm hồ sơ và giấy tờ chính thức
của tổ chức được cập nhật, ngăn nắp
và có sẵn khi cần.
Bảo đảm ban quản trị thảo các chủ
trương và thủ tục bằng văn thư cho tổ
chức và các chủ trương và thủ tục này
được duy trì, cập nhật và thực hiện.

21


THỦ QUỸ








Lập ngân sách
Giám sát ngân sách và tiền chi thu
Bảo đảm lưu trữ giấy tờ về các khoản
thu chi
Thường xuyên trình ban quản trị các

báo cáo tài chánh
Bảo đảm các tài khoản hàng năm (Bản
Kê khai Lợi tức và Chi tiêu) được soạn
thảo, kiểm toán và đệ trình trong Phiên
Họp Khoáng Đại Thường Niên
Bảo đảm ngân khoản tài trợ và tài sản
không bị lạm dụng
22


NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH





Thông báo cho Văn phòng Công
bằng Mậu dịch NSW (NSW Office of
Fair Trading) về các thay đổi trong
công việc chính thức của tổ chức,
nội qui và tình trạng tài chánh.
Giữ sổ các thành viên ban quản trị.
Nộp Bản kê Lợi tức và Chi tiêu.

23


CÁC TIỂU BAN


Các tiểu nhóm hoạt động chuyên
biệt:







Được thành lập để thực hiện các công
tác cần có chuyên môn hay thời gian
Báo cáo với ban quản trị
Nhân viên, thành viên ban quản trị và
người khác đều có thể tham gia các
tiểu ban theo lời mời của ban quản trị.

Thi hành các quyết định của ban
quản trị.

24


CÁC TIỂU BAN ĐẶC BIỆT
VÀ TƯ VẤN


Tiểu ban đặc biệt:






Lập ra vì một mục đích duy nhất
Đối phó với những vấn đề đặc biệt
Hành động và giải tán

Tiểu ban tư vấn:




Giữ chức năng quan sát hoặc
chuyên gia
Đưa ra những đề nghị cho ban
quản trị thực hiện
25