Chức năng tổ chức trong quản trị kinh doanh

CHC NNG T CHC
TRONG QUN TR
Lập kế hoạch

Tổ chức

Điều phối

Kiểm tra
Dẫn đến

Xác lập mục
đích, thành lập
chiến lược và
phát triển kế
hoạch cấp nhỏ
hơn để điều
hành hoạt
động

Quyết định ai
sẽ làm việc
đó và tổ chức
thực hiện như
thế nào?

Định hướng,
động viên tất
cả các bên
tham gia và
giải quyết các

mâu thuẫn

Theo dõi các
hoạt động để
chắc chắn
rằng chúng đư
ợc hoàn thành
như trong kế
hoạch

Đạt được
mục đích
đề ra của
Tổ chức


NỘI DUNG TRÌNH BÀY
 Khái niệm về công tác tổ chức
 Nội dung của công tác tổ chức
Tổ chức cơ cấu
 Một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản

Tổ chức quá trình
 Quyền lực và sự phân tán - tập trung quyền lực

Tổ chức nhân sự

 Những vấn đề về xây dựng tổ chức

KHÁI NIỆM VỀ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC


KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC
 Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ
lực của hai hay nhiều người được kết hợp với
nhau một cách có ý thức.
 Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người
cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính
thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn
thành những mục tiêu chung.


ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC
 Kết hợp các nỗ lực
 Công việc phức tạp có thể được hoàn thành nếu các thành viên
cùng nhau nỗ lực góp sức và trí tuệ để giải quyết

 Có mục đích chung
 Mục tiêu chung sẽ đem lại cho các thành viên của tổ chức một
tiêu điểm để tập hợp lại

 Phân công lao động
 Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công
việc cụ thể.

 Hệ thống thứ bậc quyền lực
 Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người
khác. Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ trở nên rất khó

khăn nếu không có hệ thống thứ bậc rõ ràng.


KHÁI NIỆM VỀ CT TỔ CHỨC
“…Công tác tổ chức là liên kết các bộ phận, các
nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện
các chiến lược sách lược, các kết hoạch đã đề
ra…”
“…Công tác tổ chức là công việc liên quan đến các
hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức
bao gồm các khâu (các bộ phận chức năng) và các
cấp…”
•Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết
•Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các
bộ phận


MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC
 Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và
nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có
thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trình thực
hiện các mục tiêu tổ chức
 Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc cụ thể
 Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện
 Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc .
 Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các phòng ban
 Thiết lập sự phân quyền chính thức
 Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức

MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC
Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi
cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng
lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất
vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ
chức


NGUYÊN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC
 Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy:
 Nguyên tắc Gắn với mục tiêu
 Nguyên tắc Hiệu quả
 Nguyên tắc Cân đối
 Nguyên tắc Linh hoạt


NỘI DUNG CỦA CT TỔ CHỨC
 Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính:
Tổ chức cơ cấu:
 xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý
• Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau
• Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

Tổ chức quá trình:
 là thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đã
được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế
thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hợp
tác nội bộ
 Tạo mối liên hệ giữa các bộ phận trong quá trình thực
hiện kế hoạch của doanh nghiệp

Tổ chức nhân sự


XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC


CƠ CẤU TỔ CHỨC
 Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận,
các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể
thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ ràng,
nhằm tạo một môi trường nội bộ thuận lợi
cho sự thực hiện mục tiêu chung của tổ
chức.
 Tổ chøc cơ cấu phải thực hiện:
Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác
nhau
Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận


MỤC ĐÍCH CỦA CCTC
 Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi
thành viên
 Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực
khác cho từng công việc cụ thể
 Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ
vọng của tổ chức đối với họ thông qua các
quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu
chuẩn về thành tích của mỗi công việc
 Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để

ta quyết định và giải quyết các vấn đề về tổ
chức


MỘT SỐ HÌNH THỨC
CẤU TRÚC CƠ BẢN
 Cơ cấu theo trực tuyến
 Cơ cấu theo chức năng
 Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng
 Cơ cấu theo kiểu dự án
 Cơ cấu theo ma trận


CƠ CẤU THEO KIÓU TRỰC TUYẾN
Qu¶n lý 1

Qu¶n lý 2.1

Qu¶n lý 3.1

Qu¶n lý 3.2

Qu¶n lý 2.2

Qu¶n lý 2.3

Qu¶n lý 3.3

 Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao
cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là

đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực
tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất


CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN
 Ưu điểm
Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ dàng
quy trách nhiệm cho các cấp

 Nhược điểm
Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi họ
phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh vực và
chuyên môn khác nhau.
Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực
thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát.

 Ứng dụng:
Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô
nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít


CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
TỔNG GIÁM ĐỐC

MARKETING

SẢN XUẤT

TÀI CHÍNH

CÔNG TY A

CÔNG TY B

CÔNG TY C

 Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý,
người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (phòng ban
chức năng). Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định
xuống các bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của
mình.


CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
 Ưu điểm
 Phản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ

 tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy được
sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng
Tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo
 Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

 Nhược điểm
 Các cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trên  không có sự
thống nhất về các quyết định
 Các bộ phận chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau  có
sai lầm xảy ra thì khó quy trách nhiệm cho ai

 Ứng dụng:
 Cho các doanh nghiệp có tính đặc thù cao, khi các hoạt động giữa

các bộ phận tương đối độc lập với nhau như ngân hàng, bảo hiểm,
du lịch…


CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG
Qu¶n lý 1

Chøc n¨ng 1

Qu¶n lý 2.1

Chøc n¨ng 2

Qu¶n lý 2.2

Chøc n¨ng 3

Qu¶n lý 2.3

 Nguyên tắc
 là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp
vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cao.
 Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để
giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn có các bộ phận
chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn.
 C¸c đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người
quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các quy định
thuộc phạm vi chuyên môn của mình

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
 Ưu điểm
Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh
Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý
Quy định rõ trách nhiệm cho người thực hiện

 Nhược điểm
Nhiều tranh luận xảy ra
Hạn chế một phần chuyên môn
Xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

 Ứng dụng:
Phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay


CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIÊU)
Qu¶n lý 1

Dù ¸n 1

Dù ¸n 2

Dù ¸n 3

 Nguyên tắc
 Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại
sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm có giá trị rất lớn và
thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ
chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có
thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng

CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN
 Ưu điểm
 Linh hoạt trong điều động nhân sự
 Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức
 Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao tiếp

 Nhược điểm
 Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức
 Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh theo
chiều dọc và chiều ngang

 Ứng dụng
 Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập theo
quyết định 90-91/CP


CƠ CẤU THEO MA TRẬN
Qu¶n lý 1
CN 1

CN 2

CN 3

Bé phËn 1
Bé phËn 2
Bé phËn 3

 Nguyên tắc
 Các cấp quản lý phía dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên
xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang.
 Các bộ phận chức năng được thiết kế để giúp người quản lý cấp cao
trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô toàn doanh nghiệp lớn
 Các bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ
phận này thì cũng chỉ có các đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của
bộ phận đó, tuỳ theo quy mô mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức
năng


THễNG TIN TRONG S T CHC
Mt s t chc cung cp 4 loi thụng tin nh
sau
Nhiệm vụ:
cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ trong một tổ
chức nào đó.

Các bộ phận:
mỗi ô trong một lược đồ tổ chức có trách nhiệm đảm đương,
hoàn thành một phần hoạt động, công việc chung của toàn bộ
tổ chức.

Các cấp quản lý:
lược đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao nhất đến
thấp nhất.

Các tuyến quyền hạn:
các đường thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy quyền
hạn của một vị trí quản lý đối với vị trí khác trong toàn bộ tổ

chức.


QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG CCTC
 Quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức
 Xác định rõ nhiệm vụ chiến lược và các chức năng then
chốt
 Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động mang tính
thường lệ và các hoạt động mang tính chiến lược
 Xác định những hoạt đọng quan trọng cần thiết phải thực
hiện để đạt được mục đích, kết quả mong muốn
 Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức
năng hình thành nên nhóm của doanh nghiệp
 Chọn lãnh đạo cho mỗi nhóm