quy trình quản lý công văn và quản lý con dấu

TÊN CÔNG TY

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ CÔNG VĂN
ĐI - ĐẾN & QUẢN LÝ CON DẤU
MÃ SỐ

: QT.KHKD.03

lẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY HIỆU LỰC : ……..
SỐ TRANG
: 1/9


…….. ,năm 20…

Tên tài liệu: Quy trình Kiểm soát công văn đi – đến
Bảng theo dõi sửa đổi.
Lần sửa
đổi

Vị trí

Ngày sửa
đổi

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

Phân phối tài liệu.
SL
1
1
1
1
1
9

Nơi nhận
Chủ tịch HĐQT
Giám đốc

SL

Nơi nhận

Thư ký Ban chỉ đạo
Phòng Kế hoạch - Kinh doanh Hành chính
Phòng Tài chính, Kế toán
Phân xưởng sản xuất

Phê duyệt.
Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Chức vụ: Văn thư

Chức vụ: Phó phòng

Chứcc vụ: Giám đốc

1. Mục đích.


Công ty thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến Quy trình Quản lý công văn đi,
đến nhằm:
- Quy định và thống nhất nội dung các bước soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành,
phân phối văn bản đúng thẩm quyển, nội dung và thể thức trình bày.
- Quy định việc xử lý văn bản đến và cách thức thiết lập, lưu giữ, tra
cứu và khai thác các tài liệu.
2. Phạm vi áp dụng;Trách nhiệm và quyền hạn.
2.1 Phạm vi áp dụng.
Áp dụng đối với các phòng ban, đơn vị liên quan trong việc quản lý công văn đi,
công văn đến của Công ty.
2.2 Trách nhiệm và quyền hạn.
2.2.1 Đối với văn bản đi.
- Cán bộ, nhân viên: Dự thảo văn bản về lĩnh vực của phòng ban, đơn vị phụ trách;
“ký nháy” vào văn bản mình dự thảo.
- Lãnh đạo phòng ban: Xem xét sửa đổi, bổ sung và duyệt dự thảo hoặc trực tiếp dự
thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn bản “ký nháy” văn bản trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
- Lãnh đạo Công ty: Xem xét và ký duyệt các văn bản thuộc thẩm quyền.
- Văn thư: Lấy số, ngày tháng, vào sổ, phát hành văn bản.
2.2.2 Đối với văn bản đến.
- Lãnh đạo Công ty: Soát xét các văn bản đến, phê chuyển công văn đến các cá nhân

hoặc phòng ban chuyên môn tham mưu, giải quyết;
- Lãnh đạo các phòng: Tiếp nhận văn bản đến thuộc thẩm quyền phòng giải quyết.
Phân công trách nhiệm, đôn đốc các thành viên phòng giải quyết văn bản đến, báo cáo kết
quả thụ lý các văn bản;
- Nhân viên: Chịu trách nhiệm giải quyết các văn bản theo sự phân công của Lãnh
đạo phòng;
- Văn thư: Phân loại toàn bộ văn bản đến, cập nhật các văn bản đến, bảo đảm các
thông tin văn bản, đăng ký vào sổ, trình Lãnh đạo Công ty phê chuyển đến cá nhân và các
phòng ban.
- Nhân viên quản lý văn phòng điện tử, quản lý phần mềm, phối hợp cán bộ văn thư
cập nhật, scan văn bản gửi đến Ban Lãnh đạo, các phòng ban đơn vị thông qua thư, mang
nội bộ Công ty.
- Tất cả cán bộ, nhân viên Công ty có trách nhiệm đảm bảo an ninh, bảo mật đối với
toàn bộ hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền quản lý.
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt.
3.1. Định nghĩa - Thuật ngữ.
1. Văn bản do Công ty ban hành và gửi đi gọi là văn bản đi hay còn gọi là Công văn
đi.
2. Văn bản mà các Công ty, cá nhân bên ngoài gửi tới gọi là văn bản đến hay còn gọi
là Công văn đến.


3. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản của Công ty, tổ chức;
4. “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được Công ty,
tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;
6. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình
bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
7. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo

thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
.8. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện
từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
9. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn
bản; Công ty, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một
Công ty, tổ chức hoặc của một cá nhân;
10. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp
nhất định.
3.2 Các từ viết tắt.
- VT: Văn thư.
- BM: Biểu mẫu
- QT: Quy trình
- KHKDHC: Kế hoạch – Kinh doanh – Hành chính
- QPPL: Quy phạm pháp luật
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Luật Lưu trữ;
- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-TCHCCP ngày 06/5/2005;
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 Quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến trong hoạt động của Công ty, tổ chức.
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
- Các văn bản liên quan khác.
5. Nội dung.

5.1. Quản lý công văn đến.
5.1.1 Lưu đồ.
Trách nhiệm

Nội dung

Tài liệu liên quan


Bước 1
Cán bộ Văn thư

Bước 2
Cán bộ Văn thư

Bước 3
Lãnh đạo Công ty

Bước 4
Cán bộ Văn thư
Bước 5
Các phòng ban
Bước 6
Văn thư,
Các phòng ban
Tiếp nhận công văn

Phân loại, đăng ký CV

Lãnh đạo phê chuyển

Phân phối chuyển VB


Các phòng thụ lý

- Sổ đăng ký công văn đến.
- Dấu công văn đến.

Lưu hồ sơ

5.1.2 Mô tả nội dung lưu đồ
Bước 1: Tiếp nhận văn bản: Trách nhiệm Văn thư.
Văn bản đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân thuộc Công ty thông qua nhiều hình
thức khác nhau như: Qua Bưu điện, trực tiếp hoặc qua Fax, thư điện tử... nhưng tất cả các
văn bản đều phải được tổng hợp qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn đến. Khi tiếp
nhận văn bản đến cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra sơ bộ về địa chỉ nơi nhận, thời
gian, số lượng, tình trạng bì, số trang, dấu niêm phong (nếu có), v.v... của văn bản trước khi
nhận và ký vào văn bản giao nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu "Hoả
tốc"), cán bộ Văn thư phải báo cáo với Trưởng hoặc Phó phòng KHKD; trong trường hợp
cần thiết, phải lập biên bản đối với văn bản đó.
Bước 2: Phân loại văn bản, đóng dấu công văn đến, đăng ký công văn đến.
Trách nhiệm cán bộ Văn thư
- Phân loại văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ Văn thư tiến hành phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: Gồm các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
Công ty và các bì gửi đích danh người nhận hoặc báo chí.. Riêng đối với những bì gửi đích

danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì cá nhân
nhận văn bản đó có trách nhiệm chuyển về Văn thư để đăng ký và vào sổ công văn đến,
- Loại bóc bì: Bao gồm tất cả các loại văn bản còn lại gửi đến Công ty, khi bóc bì
văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời. Khi bóc bì không làm rách văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản; cần
soát lại bì để trách sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, ngày đến và
ngày hiệu lực, trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ Văn thư cần báo cáo với Trưởng phòng
và thông báo cho đơn vị nơi gửi biết để phối hợp giải quyết.
- Đóng dấu công văn đến.
Tất cả văn bản đến của Công ty đều được đóng dấu và ghi số thứ tự văn bản và ngày
đến. Việc đóng dấu công văn đến nhằm xác nhận văn bản đó đã được tiếp nhận và kiểm
soát. Trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến có thể tìm ra
nguyên nhân và tra cứu trách nhiệm.
Công ty CP Gạch ngói 30/4
Công văn đến
Số đến.............................
Ngày......./........./.............
Dấu công văn đến có nội dung như sau:

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản của Công ty trong một năm, được ghi liên tục từ
số 01 cho văn bản Công ty nhận được sớm nhất và đến số cuối cùng cho văn bản nhận
được muộn nhất trong một năm.
Ngày đến là ngày, tháng, năm Công ty nhận được văn bản vào sổ đăng ký
- Đăng ký công văn đến.
Văn bản đến ngày nào cán bộ Văn thư vào sổ và chuyển giao văn bản trong ngày đó.
Đặc biệt đối với văn bản khẩn thì phải chuyển giao ngay.

Sổ đăng ký công văn đến được lập theo tên loại văn bản. Ví dụ: Sổ đăng ký Quyết
định; sổ đăng ký công văn; sổ đăng ký những loại văn bản khác như: Thông báo, Báo cáo,
Chỉ thị, Công điện, sổ đăng ký đơn thư...
Nội dung sổ phải đảm bảo một số yếu tố sau:
Ngày
đến
(1)

Số
đến
(2)

Tác
giả
(3)

Số, ký Ngày
hiệu
tháng
(4)
(5)

Tên loại và Ký
trích yếu ND
nhận
(6)
(7)

Ghi chú
(8)

(1) Ghi theo đúng ngày nhận văn bản đã được thể hiện ở dấu đến.
(2) Ghi số thứ tự của văn bản được gửi đến
(3) Ghi tên tác giả của văn bản.


(4) Ghi theo số và ký hiệu đã ghi trên văn bản.
(5) Ghi theo ngày, tháng, năm đã ghi trên văn bản.
(6) Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trên văn bản, trong trường hợp văn bản không có trích

yếu thì người đăng ký phải tự tóm tắt nội dung.
(7) Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận sau khi đã nhận đủ văn bản.
(8) Ghi chép những điều cần thiết khác.
Sau khi các văn bản được phân loại, đóng dấu vào sổ cán bộ Văn thư trình lên Lãnh
đạo để xin ý kiến phân phối, giải quyết.
Bước 3: Phê chuyển. Trách nhiệm Lãnh đạo Công ty.
Các công văn đến Công ty. Cán bộ Văn thư chuyển trực tiếp đến Lãnh đạo Công ty,
sau khi xem xét phê chuyển văn bản cho từng phòng ban, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
tham mưu thụ lý. Các công văn sau khi phê chuyển được chuyển về Văn thư để phân đến
các phòng, ban, đơn vị.
Đối với các văn bản thông thường Trưởng phòng KHKD hoặc cán bộ văn thư phân
loại và phân phối đến các phòng ban đơn vị liên quan.
Bước 4: Phân phối và chuyển giao văn bản. Trách nhiệm cán bộ Văn thư
Sau khi các công văn được Lãnh đạo ký phê chuyển, cán bộ Văn thư vào sổ, chuyển
đến của các phòng, ban, đơn vị theo sự phê chuyển qua hệ thống phân phối tài liệu. Các
phòng, ban đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Đối với văn bản của Lãnh đạo Công ty, cán bộ Văn thư có nhiệm vụ chuyển văn bản,
báo chí trực tiếp cho các Lãnh đạo đó.
* Trường hợp sử dụng hệ thống xử lý văn bản qua mạng máy tính nội bộ, cán bộ
quản lý văn phòng điện tử, quản lý phần mềm phối hợp cán bộ văn thư cập nhật, Scan văn

bản và gửi đến các địa chỉ trên hệ thống mạng nội bộ qua hộp thư cá nhận hoặc phòng ban,
đơn vị.
Bước 5: Thụ lý các văn bản đến. Trách nhiệm các phòng ban liên quan
Trên cơ sở công văn đến đã được Lãnh đạo Công ty phê chuyển hoặc giao nhiệm vụ
tham mưu thụ lý. Trưởng phòng phân công cán bộ chịu trách nhiệm tham mưu thụ lý hoặc
Trưởng, phó phòng trực tiếp thụ lý và báo cáo kết kết quả Lãnh đạo Công ty.
Bước 6. Lưu văn bản.
Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân thụ lý và chịu trách nhiệm lưu các văn bản theo quy
định.
5.2 Quản lý công văn đi.
5.2.1 Lưu đồ
Trách nhiệm
Bước 1: Phòng
ban,
đơn
vị

Nội dung

Xác định nhu cầu văn bản

Tài liệu /Biểu mẫu
Mẫu công văn
(phụ lục I)


Bước 2. Nhân
viên
,
Trư

ởng
phò
ng
Bước 3. Trưởng
phò
ng,
ban,
đơn
vị

SOẠN THẢO CÔNG VĂN ĐI

Kiểm tra

Bước 4. Giám đốc
Phê duyệt

Bước 5. Cán bộ
Văn
thư
Bước 6. Văn thư
Phòng ban tham
mưu
ra
văn
bản

Sổ Công văn đi
Tiếp nhận đánh số, gửi
công văn đi

Lưu hồ sơ

Sổ Công văn đi
Hồ sơ lưu

5.2.2 Mô tả lưu đồ.
Bước 1: Xác định nhu cầu văn bản. Các phòng ban, đơn vị.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tính chất, nội dung công việc để xác định tham
mưu ra văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản. Trách nhiệm cán bộ, Lãnh đạo phòng ban.
Trên cơ sở yêu cầu soạn thảo văn bản, cán bộ phụ trách lĩnh vực chuyên môn dự
thảo văn bản và trình Lãnh đạo phòng xem xét bổ sung chỉnh sửa. Việc soạn thảo văn bản
phải đảm bảo về thể thức và kỷ thuật trình bày, nội dung, các thông tin liên quan và độ
khẩn, độ mật của văn bản.
Đối với các văn bản do phòng ban hành, nhân viên soạn thảo văn bản kiểm tra lần
cuối và “ký nháy” vào văn bản trước khi trình Lãnh đạo phòng phê duyệt.
Đối với các văn bản do Lãnh đạo Công ty ký duyệt Lãnh đạo phòng có thể trực tiếp
soạn thảo văn bản và “ký nháy” trước khi trình Lãnh đạo Công ty.


Bước 3,4: Ký duyệt văn bản. Trách nhiệm Lãnh đạo Công ty.
Lãnh đạo Công ty xem xét văn bản trước khi phê duyệt ban hành văn bản.
Trường hợp văn bản chưa được kiểm soát (Lãnh đạo phòng hoặc thủ trưởng đơn vị
chưa kiểm duyệt và ký nháy vào văn bản) văn bản được trả lại để đảm bảo văn bản được
kiểm soát theo quy định.
Trường hợp sai thẩm quyền, nội dung trùng lặp với các văn bản đã ban hành..hoặc
văn bản đã ban hành nhưng sai quy định đều được bãi bỏ theo quy chế ban hành văn bản.
Bước 5: Vào sổ và ban hành văn bản. Trách nhiệm các phòng ban, cán bộ Văn
thư.

Cán bộ của các phòng, ban chuyên môn tham mưu ra văn bản trực tiếp chuyển văn
bản đến Văn thư lấy số và ghi ngày tháng theo ngày tháng đóng dấu ban hành văn bản tại
Văn thư.
Cán bộ Văn thư vào sổ công văn đi. (Mỗi loại văn bản có sổ đăng ký công văn đi và
số thứ tự riêng bắt đầu từ số 01 của ngày 01/01/ một năm dương lịch cụ thể và kết thúc ở
số “n” vào ngày 31/12 năm đó. VD: Quyết định năm 2015 bắt đầu từ số 01 ngày
01/01/2015 và kết thúc ở số 6750 ngày 31/12/2015).
- Ghi chú: Tất cả các văn bản chuyển đến lấy số và đóng dấu tại văn thư, trường hợp
không đảm bảo về thể thức và kỷ thuật trình bày, thẩm quyền phê duyệt cán bộ văn thư trả
lại đơn vị khắc phục và ban hành theo đúng quy định.
- Văn bản “Văn bản gốc” được nhân bản theo số lượng ghi nơi “nơi nhận” và gửi tới
các Công ty, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo danh mục nơi nhận hoặc tiêu
đề “Kính gửi”.
- Đối với những văn bản chuyển tới các phòng, ban trong Công ty được chuyển trực
tiếp đến các phòng đó, cán bộ có trách nhiệm nhận văn bản của các phòng nhận văn bản tại
Văn thư và ký vào sổ giao nhận văn bản.
- Đối với những văn bản chuyển tới các Công ty, đơn vị, cá nhân ngoài Công ty, văn
bản được bỏ phong bì của Công ty ghi rõ địa chỉ nơi chuyển đi và nơi đến. Văn bản được
chuyển đến các đơn vị bằng trực tiếp hoặc qua bưu điện, fax... Việc giao chuyển được xác
nhận giữa hai bên.
Sổ đăng ký công văn đi có các nội dung như sau:
Ngày
tháng
(1)

Số và Tên loại và
ký hiệu trích yếu ND
(2)
(3)

Người
ký
(4)

Nơi Đơn vị hoặc Số
nhận người nhận lượng
(5)
(6)
(7)

Ghi
chú
(8)

Bước 6: Lưu văn bản.
Tất cả các văn bản đi được lưu bản gốc tại Văn thư và bản chính tại phòng, ban, đơn
vị tham mưu ra văn bản theo quy định.
5.3. Quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ Văn thư giữ được bảo quản cẩn thận và
đóng dấu tại Công ty. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm và thực hiện những quy định :
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Công ty


- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền
- Không được đóng dấu khống chỉ.
- Đóng dấu phải rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định
- Đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu và phụ lục kèm theo, vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ khác...
6. Hồ sơ lưu.
Văn thư lưu văn bản đi, đến (bản gốc); Sổ công văn đi, đến. Hàng năm chốt sổ và
chuyển về kho lưu trữ của Công ty để lưu giữ theo Quy định.
7. Biểu mẫu.
1. Biểu mẫu quản lý văn bản đi
Sổ đăng ký công văn đi của Văn thư và các phòng chuyên môn.
2. Biểu mẫu quản lý văn bản đến
Sổ đăng ký công văn đến của Văn thư và các phòng chuyên môn.
3. Mẫu trình bày văn bản
4. Mẫu trình bày công văn