Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành sài gòn tourist

ĐẠI HỌC HUẾ
KHOA DU LỊCH


ĐỀ TÀI:
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“HỘI NGHỊ GIỚI THIỆU TOUR MỚI CỦA CÔNG TY
LỮ HÀNH SAIGON TOURIST”

HỌC PHẦN
: DU LỊCH MICE
GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH : HOÀNG THỊ HUẾ
LỚP
: K47-TC&QLSK
NHÓM
: NHÓM NINE

Huế, 11.2016


A. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Tên đề tài:

“Tổ chức hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành SaiGon Tourist và
tri ân những khách hàng thân thiết”.
2. Đối tượng tham gia:

- Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm sự kiện), các phóng viên,
báo đài.
- Số lượng: 80 người

60 khách hàng
20 nhân viên

3. Thời gian tổ chức:

Từ ngày 26/02/2017 đến 28/02/2017
4. Địa điểm tổ chức: Padanus Resort

- Địa chỉ: Block 5, Mũi Né, Thành phố Phan Thiết, tỉnh Bình Thuận.
- Điện thoại: 062 3 849 849
Với vị trí thuận lợi khách sạn dễ dàng tiếp cận với những điểm tham quan nổi
tiếng của thành phố.
B. NỘI DUNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC:
1. Cơ sở vật chất:


P

andanus Resort tạo cho mình một sự khác biệt hoàn toàn, nhưng không như
phần lớn các Resort nhỏ ở Phan Thiết, khách ở Pandanus sẽ cảm nhận được
tự do, thanh bình nhờ vào không gian lớn và nhiều khoảng xanh nơi đây.
Pandanus Resort là một bức tranh hoàn mỹ của nghệ thuật kiến trúc và xây
dựng. Ngay cạnh bãi biển là hồ bơi rộng lớn, được bao bọc bởi hàng dừa xanh
mượt. Xung quanh các ngôi nhà, biệt thự là khu vườn nhiệt đới với nhiều loài thảo
mộc đặc trưng của khu vực. Văn hóa cổ Champa cũng được thể hiện trong hầu hết
các kiến trúc xây dựng nơi đây, từ các ngôi nhà cho đến khu vực tiền sảnh. Khách
check in sẽ được thưởng thức âm nhạc Champa độc đáo do chính ban nhạc
Champa địa phương trình diễn.

Là một trong những khu nghỉ mát đẹp và lớn nhất của Phan Thiết, Bình Thuận

với các dịch vụ tiện nghi, cao cấp đạt chuẩn 4 sao, Pandanus Resort đã trở thành
điểm đến du lịch và nghỉ dưỡng của hàng triệu lượt khách trong suốt 7 năm qua.


Padanus Resort nằm trên bãi biển Mũi Né, Phan Thiết và sở hữu một bãi biển
riêng cùng một khu vườn nhiệt đới rộng 10ha.

Không gian thanh bình của bãi biển cát trắng, hàng dừa xanh và những ngọn đồi
khiến khu nghỉ mát thành một điểm đến hấp dẫn.


Hồ sen được thiết kế tuyệt đẹp, độc đáo nằm ngay trung tâm resort.

Tiền sảnh được thiết kế mang đậm phong cách cổ điển phương Tây kết hợp với
nét đẹp truyền thống Việt Nam.


Khu nghỉ mát này có một hồ bơi rộng và một bể Jacuzzi (hồ thủy lực) phục vụ
được nhiều khách. Khách có thể chơi thể thao tại sân quần vợt của khách sạn hay
tham gia các lớp học lướt ván buồm hoặc thả diều được dạy trên bãi biển.

Lối đi quanh resort luôn mát mẻ và rợp bóng mát cây xanh, hoa lá.

Pandanus Resort có 134 phòng, phòng căn hộ và bungalow. Tất cả được thiết kế
với không gian thoáng mát, có tầm nhìn ra vườn, bể bơi hoặc ra biển. Trong đó, các
bungalow có tầm nhìn ra biển Đông hoặc khu vườn nhiệt đới sẽ giúp bạn có thể
ngắm ánh bình minh trên biển. Còn các phòng Family suite sẽ mang lại không gian
gia đình ấm cúng và rộng rãi với một phòng khách và 2 phòng ngủ.

Để thư giãn, trung tâm spa của Pandanus cung cấp một loạt các phương pháp
chăm sóc trẻ hóa và hồi phục. Phòng tắm hơi và phòng hơi nước được đặt bên cạnh
spa.


Nhà hàng Café Blue Lagoon Restaurant của Pandanus hoạt động 24 giờ phục vụ
nhiều món ăn phương Tây và Việt Nam. Sun Terrace bên hồ bơi phục vụ bánh mì
kẹp, đồ ăn nhẹ, cocktail suốt cả ngày.

Với khuôn viên rộng 10ha với nhiều sân vườn rộng rãi, bãi biển riêng dài gần
300m, Pandanus Resort là địa điểm tuyệt vời cho công ty tổ chức các buổi hội thảo,
các hoạt động tập thể và các buổi Gala tối thật hoành tráng. Resort có 3 phòng họp
với sức chứa từ 20 đến 120 người. Đội ngũ nhân viên banquet với nhiều kinh
nghiệm sẽ phục vụ tốt nhất nhu cầu của bạn.



2. Nhân sự:

Để dễ dàng trong việc quản lý và thực hiện các công việc, đội ngũ nhân viên
làm sự kiện được chia làm 6 bộ phận phụ trách các mảng chính như sau:
ST
T

Tên bộ phận

Số lượng

1

Ban tổ chức

2

Nội dung

3

Thiết kế

02
Nguyễn Phương Thảo
Phạm Nhật Tuấn
01
Phạm Nguyên Vũ

4

Kĩ thuật

01
Phan Văn Tịnh

5

Hậu cần

01
Ngô Thị Hồng Nhung

6

Tài chính

01
Lê Thị Hoàng Ni

03
Nguyễn Thị Hồng Vân
Lê Đình Nghĩa
Nguyễn Định Phú

3. Bảng phân công công việc:

Công việc

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí toàn b
thuê mướn, quản lí rủi ro, phân công và quản

Có nhiệm vụ lên kịch bản và nội dung cụ thể
phụ trách hợp đồng

Có nhiệm vụ thiết kế banner, thẻ đeo ban t
trang trí sân khấu, không gian sự kiện….

Tìm nhà cung cấp về âm thanh, sân khấu, phụ
sáng cho cả quá trình diễn ra bữa tiệc. Đồng t
ảnh và quay lại toàn bộ chương trình giúp khá

Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, phụ trách

kiện diễn ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cám ơ
tổ chức, …

Phụ trách vấn đề ghi chép quá trình thu chi hợ
rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm trong kế ho


STT

Công việc

Phụ trách

Thời gian thực
hiện

1

Họp nhân viên lần 1

Tất cả các bộ phận

01/12/2016

2

Lựa chọn và khảo sát
địa điểm

Bộ phận tổ chức

02/12 - 06/12/2016

3

Lập dự trù kinh phí

Bộ phận tài chính

07/12 - 09/12/2016

4
5

Đàm phán với công
ty về kinh phí và thời
gian tổ chức.
Đàm phán và kí hợp
đồng với Resort
Pandanus Mũi Né

Bộ phận tổ chức và
10/12 - 13/12/2016
bộ phận tài chính
Bộ phận tổ chức và
14/12 - 18/12/2016
bộ phận tài chính

6

Lên nội dung cho sự
kiện

Bộ phận nội dung

19/12 - 30/12/2016

7

Liên hệ ca sĩ, diễn
viên ở Phan Thiết

Bộ phận nội dung

23/12 - 27/12/2016

8

Tìm kiếm nhà tài trợ

Bộ phận tổ chức,
bộ phận nội dung

02/01 - 10/01/2017

9

Chuẩn bị cho triễn
lãm

10

Họp nhân viên lần 2

11

Bộ phận tổ chức và
11/01 - 21/01/2017
bộ phận thiết kế

Tất cả các bộ phận

25/01/2017

Xúc tiến, quảng bá sự Bộ phận tổ chức và
kiện
bộ phận nội dung

18/02/2017

12

Chuẩn bị về kĩ thuật
và trang trí cho sự
kiện

Bộ phận thiết kế,
19/02 - 25/02/2017
bộ phận hậu cần và
bộ phận kĩ thuật

13

Chuẩn bị về hậu cần

Bộ phận hậu cần

22/02 - 25/02/2017

14

Họp nhân viên lần 3

Tất cả các bộ phận

25/02/2017

15

Họp nhân viên lần 4

Tất cả các bộ phận

01/03/2017

Chi tiết công việc

Thành lập các bộ phận thực hiện, các trưởn
bộ phận và phân công công việc
Chọn khách sạn và trung tâm hội nghị tại M

Né – Phan Thiết
Bộ phận tài chính liên hệ với các bộ phận
để lập bảng dự trù kinh phí trình lên Ban g
đốc
Đàm phán với công ty về giá cả, phương ti
đi lại, ăn uống...
Nhận kinh phí tổ chức
Đàm phán giá cả, phòng khách sạn, ăn uốn
hội trường tổ chức, âm thanh ánh sáng...
Kí hợp đồng với Resort Pandanus Mũi Né
Viết kịch bản tổng quát bao quát hết các cô
việc chung của sự kiện cho khách hàng
Viết kịch bản chi tiết công việc cho đội ng
chức sự kiện
Duyệt kịch bản
Lên kịch bản các tiết mục văn nghệ chào
mừng trong buổi Hội nghị và Gala Dinner
Thỏa thuận số lượng tiết mục và giá cả
Xác định nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện
Viết một bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nhữ
điểm cốt yếu, đối tượng khách sẽ tham dự,
những cơ hội quảng bá tại sự kiện và liên h
với nhà tài trợ
Tiếp cận nhà tài trợ
Đàm phán và kí kết với nhà tài trợ.
Thiết kế đồ họa, tài liệu in, các tờ quảng cá
trong triễn lãm xoay quanh các tour của
SaiGon Tourist
Chuẩn bị khung tranh, giá đỡ... ;tài liệu, tra
ảnh về những tour mà công ty đã tổ chức,

của những du khách đã từng tham gia tour
công ty...
Báo cáo tiến độ của kế hoạch tổ chức sự k
07 ngày trước sự kiện diễn ra, gửi thư mời
quảng cáo sự kiện bằng banner, áp phích,
trang web của công ty và mạng xã hội
Chuẩn bị sân khấu, máy chiếu, micro, hoa
tri ân cho khách hàng, phần thưởng cho cá
chơi..
Trước ngày diễn ra sự kiện, khảo sát, kiểm
phòng hội nghị, bày trí bàn ghế, lắp đặt...
Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc sa
xe...
Tổng kết tất cả các khâu của kế hoạch để
chuẩn bị cho sự kiện
Đánh giá sự kiện, tổng kết thu chi và rút k
nghiệm cho các sự kiện sau


4. Bảng nội dung hoạt động chính:
 Ngày 26/02/2017:

Buổi
Sáng

Trưa
Chiều

Giờ

Nội dung

07h00 - 07h15

Trụ sở chính SaiGon tourist Đón khách
- 23 Lê Lợi, Q1, TP.HCM
Khởi hành đi thành phố Phan Thiết.

11h00 - 12h00

Nhà hàng Café Blue
Lagoon – Pandanus Resort

12h00 - 14h00

Pandanus Resort

14h00 -15h00

Xe buýt chạy quanh thành
phố Phan Thiết

15h00 -17h00
Tối

Địa điểm

17h00 -18h30
18h30-19h30
19h30 - 21h00

Sau 21h00

Lầu Ông Hoàng, bãi đá
Ông Địa, tháp chàm Phố
Hài
Trung tâm du lịch Mũi Né
Pandanus Resort
Nhà hàng và bar Sun
Terrace – Pandanus Resort
Pandanus Resort

Ăn trưa

Check in khách sạn, nghỉ ngơi, thư giã
Xe đưa khách đi tham quan một vòng
(lúc này dòng xe buýt mang thương h
chuyển nối tiếp quanh thành phố với b
kiện ra mắt tour mới với mục đích quả
sự kiện.
Đưa khách đi tham quan
Tắm biển
Nghỉ tự do
Ăn Buffet tối
Nghỉ tự do

 Ngày 27/02/2016:

Buổi
Sáng

Thời gian
07h30 - 08h30
08h30 - 11h00

Trưa

11h00 - 12h00
12h00 - 14h00

Chiều
Tối

14h00 - 17h00
17h00 - 18h00
18h00 -19h00

Địa điểm
Nhà hàng Café Blue
Lagoon – Pandanus Resort
Phòng họp của Pandanus
Resort
Nhà hàng Café Blue
Lagoon – Pandanus Resort
Pandanus Resort
Vườn Thanh Long Hàm
Tân
Pandanus Resort
Nhà hàng và bar Sun
Terrace – Pandanus Resort

Nội dung
Ăn sáng
Tham gia hội nghị
Ăn trưa
Nghỉ ngơi
Đi tham quan
Nghỉ tự do
Ăn tối


19h00 - 22h00
Sau 22h00

Hội trường của Pandanus
Resort

Gala Dinner (Kết hợp triễn làm và tri

Pandanus Resort

Nghỉ tự do

 Ngày 28/02/2016:

Buổi

Thời gian

Địa điểm

07h30 - 09h00

Nhà hàng Café Blue
Lagoon – Pandanus Resort

09h00 - 10h30

Chợ Phan Thiết

10h30 - 11h30

Nhà hàng Seahorse Bistro
(11 Nguyễn Đình Chiểu,
Hàm Tiến, Mũi Né)

Thưởng thức đặc sản Lẩu thả của Mũi

Pandanus Resort

Trả phòng khách sạn
Khởi hành về thành phố Hồ Chí Minh

Sáng

Trưa

12h00 – 12h45


Nội dung

Ăn sáng tại khách sạn
Đại diện công ty nói lời bế mạc chươn
khách hàng
Mua sắm (mua đặc sản Phan Thiết về
và bạn bè)

Nội dung hội nghị:

Thời gian

Nội dung

08h30 - 08h40

Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm tặng phẩm

08h40 - 08h55

Trình chiếu clip giới thiệu về công ty

08h55 - 09h00
09h00 - 09h10
09h10 - 09h40

Kết thúc việc đón khách và trình chiếu clip.
Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị
Văn nghệ giữa giờ
Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc về sản phẩm mới cho
khách hàng

Trò chơi giao lưu làm quen
Định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới
Kết thúc hội nghị

09h40 - 10h00
10h00 -10h15
10h15 - 10h30
10h45

Mô hìn
công ty
Clip v
quá trìn


 Nội dung chương trình “Gala dinner”

Nội dung

Thời gian

Nhân viên lễ tân đón khách và đưa khách vào khu vực dự tiệc.
Mỗi khách tham dự sẽ được đeo vòng tay có in số.
Cho khách thời gian đi lại tham quan triễn lãm và chụp ảnh.

19h00

19h30
20h00

20h15

21h30
22h00

•
•
•
•

Văn nghệ chào mừng để tạo không khí và khấy động chương trìnhh trước kh
chính thức.
Người đại diện của công ty lên phát biểu và tuyên bố lí do của buổi tiệc.
Chính thức khai mạc Gala Dinner
Bắt đầu các mục ca nhạc game show thu hút người tham dự:
Chương trình quay số trúng thưởng (MC sẽ là người bóc số)
Mục hát cho nhau nghe: Khách mời sẽ đăng kí và lên hát có thưởng.
Cuộc thi uống bia cho các quý ông
Trong quá trình tham gia 2 ngày ở Phan Thiết, BTC sẽ chụp lại những khoản
cả mọi người sẽ bình chọn ra bức ảnh đẹp nhất (giữ bí mật với khách cho đế
Kết thúc các trò chơi và phát thưởng cho người thắng cuộc trong các trò chơi
Tặng quà và tri ân khách hàng cũng như các đối tác thân thiết của công ty (C
chứng nhận khách hàng VIP, Voucher giảm giá % )
Kết thúc trương trình, mở nhạc khiêu vũ.

 Phân công nhiệm vụ trong buổi Hội nghị và Gala Dinner:

STT

Công việc

Số lượng

Người

1

MC, ca sĩ, diễn viên

02

Lê Hoàng Ni

2

Phụ trách sân khấu

02

Lê Đình Nghĩ

3

Đón tiếp khách

04

Nguyễn Phươ

4

Hướng dẫn đường đi và vị trí ngồi cho khách

02

Ngô Thị Hồn

5

Quay phim, chụp ảnh

02

Nguyễn Định

6

An ninh (kết hợp thêm người của khách sạn)

01

Phan Văn Tịn

7

Âm thanh, ánh sáng

02

Phạm Nguyên

8

Hoạt náo trò chơi

02

Phạm Nhật T

9

Giám sát chung, xử lý các tình huống bất ngờ

03

Nguyễn Thị H

 Dự toán ngân sách:

Nội dung

Đặt phòng khách sạn

Thông tin

Số lượng

Đơn giá
(vnđ đồng)

Phòng đơn (3 ngày 2 đêm)

30

4.900.000

Phòng đôi (3 ngày 2 đêm)

05

6.500.000

Tổng: 179.500.000
Chiết khấu 15%: 152.575.000

Đặt phòng hội nghị

Tiền ăn

Hội trường, trang trí,
thiết kế

Họp có ăn nhẹ giữa giờ gồm bánh
cookie hoặc sandwich; trái cây
hoặc yogurt, café và trà

01

1.200.000

Hội trường Gala Dinner

01

520.000

Ăn trưa ngày 26

80

170.000

Ăn Buffet tối ngày 26

80

170.000

Ăn sáng ngày 27

80

145.000

Ăn trưa ngày 27

80

170.000

Ăn tối ngày 27

80

170.000

Thức ăn nhẹ cho buổi Gala
Dinner

60

105.000

Ăn sáng ngày 28

80

145.000

Ăn trưa ngày 28

####

####

Thẻ đeo, banner, phông, các sản
phẩm triển lãm,…

####

####


Chi phí vận chuyển

Xăng xe đi Phan Thiết 3 ngày 2
đêm + vé cầu đường

02

6.500.000 +
1.500.000

Chi phí nhân sự

Trợ cấp 3 ngày

20

500.000

Quà tặng, ấn phẩm

Cúp và bằng chứng nhận, mô
hình máy bay in logo công ty

60

150.000

Chi phí quà tặng cho
trò chơi

Phần thưởng các game show

####

Ca sĩ, diễn viên

Cát xê cho ca sĩ, diễn viên

Chi phí khác

Chi phí phát sinh

05

####
2.000.000
20.000.000

318.995.000
(Ba trăm mười tám triệu chín trăm chín mươi lăm ng

Tổng

C. CÁC BIỆN PHÁP HỖ TRỢ CHO CÁC RỦI RO:

STT

Rủi ro

1

Số lượng khách mời tham gia không đúng như dự
kiến: tham gia ít hơn vì không sắp xếp được thời
gian, hoặc số lượng tham gia nhiều hơn vì dẫn
thêm con cái, người yêu đi theo dẫn đến khó khăn
trong vấn đề sinh hoạt ăn ở và 1 số hoạt động
chung trong chương trình phải thay đổi.

2

3
4

Giải pháp khắc phục

Rà soát kỹ và chốt danh sách số lượng người tham gia
trước ngày diễn ra sự kiện.

Cố gắng thuyết phục mọi người cùng tham gia vào hoạt
Một số người không tham gia tắm biển tại trung
động chung, nếu không thuyết phục được thì phải lên trư
tâm du lịch biển Mũi Né vì lý do cá nhân.
kế hoạch để tổ chức một số trò chơi khác dành cho nhữn
người ở trên bờ.
Cần nắm rõ thông tin cá nhân của mỗi người (giới tính,
Thức ăn ở nhà hàng không hợp khẩu vị hoặc có

tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng,…) để xây dựng khẩu phần
thể gây dị ứng cho khách hàng.
ăn phù hợp nhất.
Khách hàng bị ngộ độc khi ăn thức ăn ở nhà hàng. Liên hệ trước với nhà hàng để đảm bảo vấn đề vệ sinh a
toàn thực phẩm. Nếu có tình huống xấu xảy ra thì nhà hà
phải chịu trách nhiệm và cần đảm bảo vấn đề y tế kịp th
cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện


5

6

7

8
9
10
11
12
13

địa phương,…)
Thuyết phục khách hàng thông cảm và bồi thường cho
khách hàng những dịch vụ bổ sung khác (trả lại tiền thừa
Chất lượng phòng khách sạn không đảm bảo đúng
của dịch vụ, spa, mua sắm,…) thỏa thuận với khách sạn
như trong hợp đồng đã kí (lỗi do khách sạn).
đề nghị bên phía khách sạn phải chịu 100% các khoản b
thường đó)

Cần chuẩn bị dù to, bạt che, áo mưa tiện lợi và có biện
pháp dự phòng khác: di chuyển khách hàng đến địa điểm
Thời tiết thay đổi: mưa, gió.
khác (không bị mưa gió) để tổ chức chương trình và các
hoạt động khác.
Kết hợp với bên an ninh của khách sạn và nhà hàng để đ
bảo chặt chẽ an ninh cho khách hàng. Hướng dẫn và phổ
Khách hàng bị mất tài sản.
biến rõ các nội quy về việc bảo quản tài sản cá nhân cho
khách hàng, nếu nằm ngoài những nội quy đó, khách hà
phải tự chịu trách nhiệm.
Thiếu nhân lực trước và trong ngày diễn ra sự
Cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng
kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo, chậm
ban, nếu cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên.
trễ.
Âm thanh ánh sáng và sân khấu không đảm bảo:
Cần rà soát và kiểm tra kĩ càng trước giờ sự kiện bắt đầu
thiếu nhạc, ánh sáng không phù hợp, sân khấu
nhất là 60 phút. Nên phân công rõ người phụ trách và ph
trơn trượt, không chắc chắn,…
có mặt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi phù hợp vớ
Các trò chơi khó, khách hàng không chơi được.
đối tượng khách hàng, phải test trước trò chơi và có
phương án dự phòng (thay đổi trò chơi khác)
Liệt kê tất cả công cụ dụng cụ của trò chơi và kiểm tra k
Thiếu công cụ dụng cụ của trò chơi.
lần cuối trước giờ diễn ra trò chơi.
Khách hàng bị say xe trong khi di chuyển.

Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì,…
An toàn tính mạng, tài sản cho khách hàng trong
Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực trong suốt th
thời gian diễn ra sự kiện (cháy nổ, ẩu đã, trộm
gian diễn ra sự kiện. Chuẩn bị và kiểm tra kĩ các bình ch
cắp,…)
cháy. Liên hệ trước với công an và bệnh viện địa phươn
 Kết thúc sự kiện:

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các
nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự
kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị,
quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho
những sự kiện sau.


- Gửi thư cảm ơn đến tất cả khách hàng tham dự.
- Thanh toán chi phí.