Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

Trường Đại học Công nghiệp Thực
phẩm Tp. Hồ Chí Minh

TỔ CHỨC
Nhóm: Tắc Kè Bông
Giáo viên: Trần Thị Xuân Viên


5.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các
công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn
lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách
tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của
doanh nghiệp


5.1.1. Các nguyên tắc của tổ chức quản trị
Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế
Nguyên tắc cân đối
Nguyên tắc linh hoạt
Nguyên tắc an toàn và tin cậy


• Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy
của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục
tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ
chức của doanh nghiệp, hay “mục tiêu nào thì cơ
cấu đó”.
• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc

này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ nhận mệnh
lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị
trực tiếp của mình. Nguyên tắc này bảo đảm có sự
chỉ huy thông suốt và sự phối hợp nhịp nhàng
giữa các cấp và các bộ phận trong tổ chức.


• Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: Bộ máy tổ chức
phải xây dựng trên quan điểm chi phí để duy trì
và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương
quan hoạt động đạt kết quả cao nhất.
• Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành
và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các
đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định
trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong
mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.


• Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh
hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi
của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng
phải linh hoạt trong hoạt động để có những
quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
• Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy quản trị
phải bảo đảm độ an toàn và tin cậy trong hoạt
động, có khả năng chịu được những tác động
bên trong và môi trường bên ngoài trong
những giới hạn nhất định.

5.1.2. Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức
Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh
nghiệp
Quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Môi trường hoạt động của doanh nghiệp
Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp


5.2. Một số vấn đề trong công tác tổ chức
5.2.1.Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát)
.
Khái niệm: chỉ ra số lượng bộ phận hay nhân viên
cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một
cách hữu hiệu nhất.
Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật
thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong
một doanh nghiệp.
Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là
tổ chức bộ máy thấp. Bộ máy nhiều tầng là bộ máy
tổ chức cao.


CẤP QUẢN
TRỊ

Tầm kiểm soát = 4

Tầm kiểm soát = 8

1
4
16
64
256
1024
4096

1
8
64
512
4096

Số nhà quản trị (1 – 6)
1.365

Số nhà quản trị (1 – 4)
585


5.2.2. Quyền hành trong quản trị
Quyền hành trong quản trị là năng lực cho phép yêu
cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của
mình.
Nhà quản trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu
phải có đủ 03 yếu tố sau:
• Phải có tư cách, chức danh của nhà quản trị.
• Phải được cấp dưới chấp nhận.
• Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân….

Mặc dù nhà quản trị cần phải có đầy đủ quyền hành
để phục vụ cho việc quản trị, nhưng quyền hành phải
có giới hạn của nó, giới hạn của quyền hành chịu sự
hạn chế bởi các yếu tố như: luật pháp của nhà nước,
đạo đức xã hội, giới hạn của cấp bậc quản trị, điều
kiện sinh học của con người ….
5.2.3. Phân cấp trong quản trị
Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt
quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản trị cấp trên
cho nhà quản trị cấp dưới.


Mục đích của việc phân cấp:
 Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời
với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
 Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp
cao, để họ tập trung vào các công việc lớn hơn;
Đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội
ngũ kế cận chuẩn bị thay thế các nhà quản trị
cấp cao khi cần thiết.


5.3. Xây dựng cơ cấu tổ chức
5.3.1. Khái niệm
Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các
bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có
những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên
hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp

quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và
mục tiêu chung của tổ chức.


5.3.2. Các dạng cấu trúc tổ chức
5.3.2.1. Cấu trúc tổ chức theo chức năng
NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Chức năng 1

A

Chức năng 2

B

C

D


Ưu điểm

Nhược điểm

 Hiệu quả tác nghiệp cao do có sự
chuyên môn hóa nghề nghiệp vì
công việc lặp đi lặp lại.
 Nhân viên tích lũy được kinh
ngiệm, nâng cao trình độ chuyên

môn.
 Sử dụng tài nguyên trong doanh
nghiệp một cách hiệu quả.
 Đơn giản hóa công việc.
 Tiêu chuẩn hóa nghề nghiệp và
phong cách làm việc của nhân
viên.
 Không đòi hỏi người quản trị
phải có kiến thức toàn diện.
 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

 Lợi ích tối cao của doanh nghiệp
có thể bị các chức năng mục tiêu
lấn áp.
 Chề độ trách nhiệm không rõ
ràng.
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và
các phòng ban chức năng và
giữa các phòng ban chức năng
gặp nhiều khó khăn.
 Các bộ phận thường có khuynh
hướng coi trong lĩnh vực của họ
hơn bộ phận chức năng khác.


5.3.2.2. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Tổng giám đốc

Dãy sản phẩm A

Dãy sản phẩm B

Dãy sản phẩm C


Ưu điểm
Phát triển tốt sản
phẩm, có tầm nhìn
tổng quát về thị
trường của một dãy
sản phẩm nhất định.
Có khả năng tập
trung nguồn lực
(vốn, kỹ thuật) để
cạnh tranh, do vậy dễ
cạnh tranh về chi phí.
Dễ xác định
được ưu thế
cạnh tranh.

Nhược điểm
Đòi hỏi trình độ quản lý
khác nhau ở các dãy sản
phẩm, do vậy chi phí
quản lý cao. Đồng thời
việc đào tạo và phát triển
nhân sự trong tổ chức
cũng hạn chế.
Dẫn tới tính cục bộ giữa
các bộ phận, ít quan tâm

đến sự phát triển toàn
diện của tổ chức. Khả
năng hợp tác giữa các bộ
phận kém.


5.3.2.3. Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Giám Đốc

Bán hàng
Tài Nhân Cảnh vụ
Tàu biển (dịch
chính
sự giao nhận vụ vận chuyển) (thương mại)

Marketing

Dịch vụ


Ưu điểm

• Khả năng hiểu biết về khách
hàng cao.
• Phục vụ khách hàng chu đáo.
• Nhân viên có khả năng
chuyên môn hóa cao.

Nhược
điểm

• Tự trong nội bộ nãy sinh ra
cạnh tranh lợi nhuận với
nhau, dễ phát sinh mâu thuẫn.
• Các bộ phận chức năng khác
khó tham gia trợ giúp lẫn
nhau.


5.3.2.4. Cấu trúc theo địa lý
Tổng giám đốc

Giám đốc
chi nhánh
miền Nam

Giám đốc
chi nhánh
miền Nam

Giám đốc
chi nhánh
miền Nam


Ưu điểm

Nhược điểm

 Giao trách nhiệm cho cấp  Cần nhiều người có thể

thấp hơn.
làm công việc tổng quản
 Chú ý các thị trường và
lý.
những vấn đề về địa  Có khuynh hướng làm cho
phương. Cạnh tranh có
việc duy trì các trung tâm
hiệu quả ở các khu vực địa
dịch vụ về kinh tế khó
phương.
khăn hơn và có thể còn cần
đến những dịch vụ như là
 Tăng cường sự kết hợp
theo vùng. Xác định được
nhân sự hoặc mua sắm ở
lợi thế cạnh tranh vùng
cấp vùng.
trong chiến lược phát triển.  Vấn đề kiểm soát của cấp
quản lý cao nhất khó khăn
 Tận dụng được tính hiệu
quả của các hoạt động tại
hơn. Đòi hỏi phải có một
địa phương.
cơ chế kiểm soát phức tạp.


5.4. Sự phân chia quyền lực
5.4.1. Khái niệm
Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt
động dành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng

những quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ
quyền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết
định trong một cơ cấu tổ chức. Nó là khía cạnh cơ sở
của việc ủy quyền.Trong trường hợp quyền lực không
được giao phó, ngưởi ta nói đến sự tập quyền.


Ưu nhược điểm của nguyên tắc tập quyền và phân quyền:
Tập quyền

Phân quyền

Ưu điểm:
Ưu điểm:
Đảm bảo quyền lực thống
Tránh được sự chuyên quyền,
nhất không bị phân tán
độc tài trong thực hiện quyền
Các hoạt động, đường lối,
lực.
chính sách được thực hiện
Đưa xã hội loài người lên một
xuyên suốt.
bước mới trong quản lý.

Nhược điểm:
Nhược điểm:
Tập quyền dẫn đến chuyên
Dễ dẫn tới sự tranh chấp, kìm

chế, duy ý chí, độc tài.
hãm lẫn nhau.
Lạm dụng quyền lực, quan
Giảm đồng bộ, thống nhất và
liêu.
gắn kết giữa giữa các bộ phận
trong tổ chức


Những nhân tố ảnh hưởng đến tập quyền và phân
quyền:
Tập quyền
Môi trường ổn định
Những nhà quản trị cấp thấp
hơn thiếu khả năng và kinh
nghiệm đưa ra quyết định
Những nhà quản trị cấp thấp
hơn không sẵn lòng tham gia
làm quyết định
Quyết định rất quan trọng
Tổ chức đang đối mặt với nguy
cơ khủng hoảng/ phá sản

Phân quyền
Môi trường phức tạp và biến
động
Những nhà quản trị cấp thấp hơn
có khả năng và kinh nghiệm đưa
ra quyết định
Những nhà quản trị cấp thấp hơn

muốn tham gia làm quyết định
Quyết định kém quan trọng
Công ty phân tán rộng theo lãnh
thổ


5.4.2. Ủy quyền
 Khái niệm:
Ủy quyền (delegation) là việc nhà quản trị trao cho
cấp dưới quyền hành và trách nhiệm để họ thay mình
thực hiện một số hoạt động nhất định.
 Mục đích ủy quyền:
 Nhằm huy động tối đa sức lực, trí tuệ cấp
dưới vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị
cấp cao và nâng cao tinh thần trách nhiệm của
nhà quản trị cấp thấp.
 Giúp nhà quản trị đưa ra quyết định sát với thực