PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN, ĐỊNH MỨC, PHÂN PHỐI THU NHẬP

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN, ĐỊNH MỨC VÀ QUY CHẾ PHÂN
PHỐI THU NHẬP CHO LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP SẢN XUẤT KINH DOANH
1. Phương pháp thực hiện
Xây dựng định biên lao động và quy chế phân phối thu nhập lao động trực tiếp
sản xuất kinh doanh đòi hỏi cần phải áp dụng đồng bộ nhiều phương pháp, cách tiếp
cận khác nhau nhằm đảm bảo tính khách quan trong quá trình thực hiện. Tính chất của
lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh mang nhiều yếu tố chủ quan và chịu nhiều tác
động của yếu tố quản lý, quy mô cơ cấu sản phẩm dịch vụ của Công ty, nên việc xây
dựng định biên lao động và phân phối thu nhập lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh
đòi hỏi phải được tiếp cận từ nhiều khía cạnh khác nhau như đánh giá của người quản
lý trực tiếp; sự phân công, phối hợp, hợp tác trong công việc; định hướng, phương
pháp quản lý của tổ chức; đánh giá của chuyên gia. Trong phạm vi gói thầu này, tư
vấn sẽ tiến hành áp dụng đồng thời các phương pháp, cách tiếp cận khác nhau nhằm
đảm bảo các sản phẩm đáp ứng được yêu cầu quản lý.
1.1. Phương pháp chụp ảnh thời gian làm việc:
Chụp ảnh thời gian làm việc là phương pháp ghi chép toàn bộ quá trình hoạt
của các vị trí công việc trong thực tiễn, từ việc xác định thời gian thực hiện công việc
và nhân sự được bố trí cho từng bước công việc.
Chụp ảnh thời gian làm việc tại từng vị trí cho phép mô tả sự tương quan giữa
các bước công việc, khối lượng công việc thực tế của một vị trí, xác định những
nguyên nhân lãng phí thời gian lao động cũng như xác định các nhân tố ảnh hưởng
đến thực hiện công việc trong thực tiễn. Phương pháp này là công cụ quan trọng trong
xây dựng định biên, định mức lao động, phân phích số liệu… và thường được kết hợp
với phương pháp bấm giờ thời gian làm việc.
Phương pháp chụp ảnh thời gian làm việc sẽ được thực hiện với hai hình thức:
Chụp ảnh thời gian làm việc trực tiếp do các chuyên gia tư vấn thực hiện trong
quá trình khảo sát trực tiếp tại các Đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tư vấn tiến hành khảo sát trực tiếp đối với các vị trí như: Giao dịch viên, Công nhân
khai thác, Công nhân vận chuyển, Lái xe bưu chính, Bưu tá, Nhân viên kiểm hóa.
Tự chụp ảnh thời gian làm việc: Cá nhân người lao động sẽ tự tiến hành mô tả,
ghi chép toàn bộ nội dung công việc cụ thể mà mình thực hiện trong phạm vi chức

trách, nhiệm vụ được giao theo tần suất thực hiện công việc thực tế, theo sản lượng
được giao.
-

1.2. Phương pháp bấm giờ thời gian làm việc:
Bấm giờ thời gian làm việc cho phép xác định thời gian cho từng bước công


việc hay từng thao tác để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ có độ lặp lại trong ca làm
việc.
Bấm giờ thời gian làm việc là công cụ quan trọng kết hợp với chụp ảnh thời
gian làm việc để tiến hành xây dựng định mức thời gian lao động đối với lao động
trực tiếp sản xuất. Phương pháp này sẽ do tư vấn tiến hành đồng thời cùng với quá
trình chụp ảnh thời gian làm việc.
→ Kết quả chụp ảnh thời gian làm việc và bấm giờ thời gian làm việc được sử
dụng làm căn cứ xây dựng hệ thống mức thời gian lao động đầy đủ, từ đó xác định
mức sản lượng và làm căn cứ xây dựng định biên lao động.
1.3. Các phương pháp thống kê kinh tế
Thống kê là một hệ thống các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bày số
liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằm phục vụ cho quá trình
nghiên cứu, phân tích, dự đoán dữ liệu thống kê.
Với phạm vi định biên rộng nên việc áp dụng các phương pháp thống kê là rất
quan trọng, bao gồm một số phương pháp chính:
Thu thập và xử lý số liệu: Số liệu thu thập được thường rất nhiều và hỗn độn,
các dữ liệu đó chưa đáp ứng được yêu cầu của quá trình nghiên cứu. Để có hình ảnh
tổng quát và tổng thể của quá trình nghiên cứu, số liệu thu thập được phải được xử lý
tổng hợp, trình bày, tính toán các số đo; kết quả có được giúp khái quát được đặc
trưng của tổng thể.
Điều tra chọn mẫu: Trong một số trưởng hợp để nghiên cứu toàn bộ tất cả các
quan sát của tổng thể là một điều không hiệu quả, xét cả về tính kinh tế và tính kịp

thời, hoặc không thực hiện được. Chính điều này đã đặt ra cho thống kê xây dựng các
phương pháp chỉ cần nghiên cứu một bộ phận của tổng thể mà có thể suy luận cho
hiện tượng tổng quát mà vẫn đảm bảo độ tin cậy cho phép.
-

→ Phương pháp này được áp dụng ngay trong quá trình chọn mẫu khảo sát các
đơn vị nhằm đảo bảo tính đại diện, có khả năng suy rộng cho tổng thể.
-

Phân tích và báo cáo thống kê
Ước lượng thống kê

1.4. Phương pháp Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, được tiến hành
trên cơ sở cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, nội dung và tính chất
công việc của từng vị trí chức danh.
Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, tính chất công việc, trách nhiệm,


quyền hạn khi thự hiện công việc, các yêu cầu cần có đối với người thực hiện công
việc ở mỗi vị trí và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu
thập được trong quá trình phân tích công việc.
→ Kết quả này là một trong những cơ sở cho việc xây dựng Bản mô tả công
việc, xác định định biên lao động cho từng chức danh và xây dựng Quy chế phân phối
thu nhập.
1.5. Phương pháp xác định giá trị công việc của từng vị trí chức danh công việc
(P2):
Tư vấn sử dụng phương pháp cho điểm xác định các yếu tố lao động được lựa
chọn để đánh giá giá trị công việc của từng chức danh, cũng như giá trị công việc
trong chuỗi giá trị sản xuất của hoạt động chuyển phát nhanh bưu gửi.

Đánh giá (xác định giá trị công việc) là một quá trình thu thập thông tin, phân
tích tính chất, nội dung và yêu cầu của công việc, thường được thể hiện qua Bản mô tả
công việc. Trên cơ sở đó, các chức danh công việc được đánh giá, so sánh tương quan
với nhau trên cùng một hệ thống các tiêu chí, làm cơ sở xác định hệ số lương theo
chức danh.

1.6. Phương pháp xác định chỉ số hoàn thành công việc (P3):
Xác định các nhân tố phản ánh năng suất lao động, trị số hoàn thành công việc,
mức độ hoàn thành công việc của tập thể và cá nhân. Trên cơ sở đó xây dựng quy chế
phân phối tiền lương cho tập thể và cá nhân người lao động trực tiếp SXKD của Công
ty.
1.7. Phỏng vấn chuyên sâu:
Tư vấn sẽ tiến hành các cuộc phỏng vấn chuyên sâu với đại diện lãnh đạo các
đơn vị; người lao động của từng vị trí công việc nhằm thu thập thông tin và ý kiến về:
-

Công tác tổ chức, quản lý, sử dụng lao động, tổ chức sản xuất tại các đơn vị, bộ

phận
Nội dung công việc thực hiện của từng vị trí/chức danh công việc
Yêu cầu công việc đòi hỏi người thực hiện công việc cần phải đáp ứng trên cả
2 khía cạnh: khối lượng công việc và chất lượng công việc
Các nhân tố ảnh hưởng đến định biên lao động (sản lượng, khối lượng công
việc; tính chất công việc; yêu cầu công việc đòi hỏi đối với mỗi chức danh, …)
Các nhân tố ảnh hưởng năng suất lao động, xác định thước đo hiệu quả công
việc về khối lượng cũng như chất lượng công việc.
Những đề xuất, sáng kiến của đơn vị, cá nhân trong công tác tổ chức quản lý
lao động; tổ chức sản xuất.
-

-

Các vấn đề có liên quan khác

1.8. Phương pháp Rà soát định biên lao động bằng phiếu hỏi
Phiếu hỏi rà soát định biên lao động được thực hiện đối với lãnh đạo các đơn
vị/bộ phận nhằm phân tích các khía cạnh như:
Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được giao và thực tế thực hiện của Đơn vị.
Cách thức quản lý, phân công, bố trí sử dụng lao động của Đơn vị.
Các chỉ tiêu phản ánh khối lượng, chất lượng công việc thực hiện của Đơn vị:
Quy mô mạng lưới, sản lượng, doanh thu….
Các đề xuất/ kiến nghị của Đơn vị trong việc quản lý, sử dụng lao động.
-

Lãnh đạo các đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ SXKD được giao và
hướng dẫn của Tư vấn để phân tích, tính toán, cân đối và hoàn chỉnh phiếu, biểu mẫu
rà soát định biên lao động cho Đơn vị mình.Tư vấn sẽ tổng hợp các phiếu, xử lý.
→ Phương pháp rà soát định biên lao động bằng phiếu hỏi cho phép thu thập ý
kiến rộng rãi của lãnh đạo, quản lý trực tiếp từ các bộ phận/đơn vị về tình hình quản
lý, sử dụng lao động cũng như hiệu quả công việc của Đơn vị. Đây cũng là quá trình
giúp lãnh đạo các đơn vị rà soát tình hình quản lý, sử dụng lao động của đơn vị mình,
có những biện pháp sử dụng lao động hiệu quả hơn.

1.9. Phân tích số liệu thống kê
Phân tích số liệu thống kê về kết quả thực hiện công việc của tập thể, cá nhân
cho phép xác định được mối quan hệ giữa khối lượng công việc thực tế với việc bố trí
lao động trong quá khứ, đồng thời chỉ ra xu hướng thay đổi, các nhân tố ảnh hưởng
cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng đến tình hình sử dụng lao động. Tư vấn sẽ tiến
hành thu thập các dữ liệu thống kê cần thiết để tiến hành phân tích với giả thiết rằng

công tác lưu trữ thống kê được thực hiện một cách chặt chẽ, đầy đủ và khoa học.
Kết hợp với kết quả quan sát thực tế, tính phù hợp của các mức lao động cũng
như đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến các mức lao động sẽ được làm rõ và là căn
cứ cho việc xây dựng định biên và xây ding Quy chế phân phối thu nhập lao động trực
tiếp sản xuất kinh doanh tại các đơn vị.
Các số liệu thống kê được phân tích gồm các số liệu được các đơn vị thực hiện
năm 2015, 2016, và một phần của 2017 cụ thể:
Số lượng lao động theo chức danh tại từng bưu cục giao dịch, các tổ/đội khai
thác, tổ kiểm hóa, bộ phận kho,bưu cục phát và các tuyến vận chuyển,
Doanh thu tính lương, số lượng bưu gửi chấp nhận, lượt giao giao dịch theo
từng nhóm dịch vụ (EMS trong nước, EMS quốc tế, các dịch vụ gia tăng, các dịch vụ
-


cộng thêm,…) của từng bưu cục giao dịch. Các số liệu này được lấy trên phần mềm
giao dịch của các dịch vụ tại các bưu cục giao dịch tại từng đơn vị.
Sản lượng khai thác tại các tổ/đội khai thác tại 03 Đơn vị trực tiếp sản xuất
kinh doanh tại khu vực Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Sản lượng kiểm hóa theo từng loại hàng hóa: Bưu gửi chịu thuế, bưu gửi miễn
thuế (hàng quà biếu quà tặng, tài liệu,…).
Sản lượng vận chuyển, số điểm giao nhận, thời gian toàn trình, số Km, theo
từng tuyến vận chuyển tại các đơn vị trực tiếp SXKD khu vực Hà Nội, Thành phố Hồ
Chí Minh, Đà Nẵng.
Sản lượng phát (theo từng dịch vụ), số Km của từng tuyến phát Bưu tá của các
BĐ Huyện/tương đương thuộc 63 BĐ tỉnh/thành phố;
Quy chế phân phối thu nhập, hệ số lương của cá nhân theo chức danh, hệ số
đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
1.10. Tham vấn chuyên gia
Đây là phương pháp thường được áp dụng do tính đa dạng của các ý kiến và
các nhà quản lý tham gia trực tiếp vào quá trình định biên lao động, xây ding quy chế

phân phối thu nhập. Các chuyên gia có thể là các chuyên gia chuyên môn về công tác
định mức, định biên lao động, tổ chức quản lý lao động bên ngoài; chuyên gia trong
Tổng Công ty; quản lý các đơn vị và những người lao động trực tiếp. Tư vấn sẽ tiến
hành lấy ý kiến chuyên gia về các dự thảo báo cáo và các nội dung có liên quan khác
theo từng tiến độ triển khai hoạt động tư vấn.