MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN CUNG ỨNG VẬT TƯ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CHUYÊN VIÊN CUNG ỨNG
VẬT TƯ

Chức danh/vị trí công việc

Chuyên viên Cung ứng vật tư

Tên đơn vị/ phòng ban

Phòng Cung ứng Vật tư - Thiết bị

Mã hiệu: ....................
Ngày ban hành:
Ngày…..tháng….năm…
Lần sửa đổi: ……….
Ngày…..tháng….năm…

I. THÔNG TIN CHUNG:
Chức trách

Là chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng Vật tư, thực hiện nhiệm
vụ mua sắm một số chủng loại vật tư, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu sử
dụng của Công ty.
- Các quy định, quy trình mua sắm vật tư, cung ứng vật tư.

Các quy định liên quan - Các quy định, quy chế của Công ty liên quan đến nghiệp vụ về thống kê
đến công việc
vật tư.
- Luật đấu thầu.

Người quản lý trực tiếp

Trưởng phòng

Quan hệ công việc

Bên trong

Bên ngoài

- Lãnh đạo phòng: Nhận nhiệm vụ và - Các đối tác, công ty kinh doanh
báo cáo kết quả thực hiện công việc.
vật tư, hàng hóa: tìm hiểu thông
- Các nhân viên khác của phòng: Phối tin về hàng hóa, năng lực kinh
hợp trong công tác mua sắm như lái doanh của các đối tác, đàm phán
xe, tổng hợp báo cáo số liệu, lưu trữ hồ thực hiện mua sắm...
sơ...

- Các cơ quan thanh tra, kiểm
- Lãnh đạo và kỹ thuật viên của các toán: Cung cấp hồ sơ mua sắm
đơn vị sử dụng vật tư: Làm rõ các nhu khi có yêu cầu phục vụ cho công
cầu sử dụng vật tư như chủng loại, tác thanh kiểm tra và kiểm toán.
thông số kỹ thuật thời gian đưa vào sử - Báo đấu thầu: Liên hệ đăng tin
dụng, chạy thử nghiệm thu bước 2...
thông báo mời thầu, chào hàng
cạnh tranh.
- Phòng bảo vệ: Đăng ký nhập hàng.
- Phòng KTTKTC: Duyệt giá, làm thủ - Các công ty bạn có nhu cầu sử
dụng cùng loại vật tư: Tìm hiểu,
tục thanh toán.

điều tra thông tin về so sánh về
- Tổng kho vật tư, thiết bị: Xác nhận giá cả, các chính sách bán hàng

1


tồn kho, phối hợp nhận hàng

của nhà cung cấp.

- Các phòng kỹ thuật: Xác nhận về nhu
cầu đơn hàng các tiêu chí kỹ thuật của
vật tư, nghiệm thu vật tư hàng hóa.
- Phòng HCQT, KTKH: Vào số hợp
đồng, các công văn giấy tờ đến và đi
liên quan đến công tác mua sắm, báo
cáo thông tin, số liệu...
- Thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm
định: Phối hợp trong việc HSMT,
HSYC; thẩm định tính pháp lý của hồ
sơ mua sắm vật tư, thiết bị.
II. NHIỆM VỤ
Nhiệm vụ và nội dung công việc
TT

Tiêu chí đo lường

- Tiêu đề của nhiệm vụ

- Định lượng

- Diễn giải nội dung công việc

- Định tính

- Nhằm để hoàn thành các mục tiêu gì
Xây dựng sổ tay hệ thống nhà cung cấp.

1

- Khảo sát thị trường, tìm hiểu thông tin về hệ thống các
nhà cung cấp vật tư mình cần mua trên thị trường như:
Nguồn hàng, năng lực tài chính, điều kiện, giấy phép kinh
doanh, các dịch vụ sau bán hàng…. Những hạn chế và điểm
mạnh của từng nhà cung cấp.
- Cập nhật thông tin và đánh giá hệ thống các nhà cung xây
dựng được sổ tay các nhà cung cấp.

- Đánh giá chính xác, đầy đủ
năng lực các nhà cung cấp.
- Lựa chọn được tối thiểu 03 đối
tác có đầy đủ năng lực đáp ứng
được các điều kiện mua sắm của
công ty (trừ một số loại mặt hàng
đặc biệt) đối với mỗi chủng loại
mặt hàng.

Nhằm để: Chủ động trong công tác mua sắm, lựa chọn
được nhà cung cấp có đầy đủ năng lực đáp ứng được nhu
cầu mua sắm của công ty.

2

Lập kế hoạch mua sắm
- Rà soát lại đơn hàng mua sắm vật tư, hàng hóa cả năm.
- Phân nhóm các loại vật tư, chia lô, chia gói dự kiến thời
gian thực hiện.
- Khảo sát thị trường, xây dựng giá kế hoạch cho từng lô,
từng gói.

2

- Đảm bảo tính khả thi, sát thực
tế của kế hoạch mua sắm.
- Số đợt khảo sát thị trường.
- Tuân thủ thời gian cho kết quả
công việc.
- Tuân thủ các quy định, luật


- Căn cứ vào giá kế hoạch, đặc tính và nhu cầu của từng
loại vật tư mà dự kiến và trình hình thức mua sắm.

pháp.

-Rà soát nhu cầu mua sắm hàng tháng, quý trước khi thực
hiện kế hoạch mua sắm.
Nhằm để: Chủ động và kiểm soát được tiến độ thực hiện
mua sắm vật tư của công ty đáp ứng yêu cầu sản xuất.
Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu, mua sắm vật tư:
- Xây dựng kế hoạch chào hàng

- Tuân thủ thời gian, tiến độ thực
hiện công việc.

- Chủ trì xây dựng HSMT, phục vụ thẩm định HSMT

- Đảm bảo tính công khai, minh
bạch, đem lại hiệu quả cao cho
công ty.

- Tổ chức đấu thầu ( làm thủ tục thông báo trên báo đấu
thầu và phát hành HSMT theo quy định của luật đấu thầu)

- Tuân thủ quy định của Luật đấu
thầu.

- Đề nghị thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định

- Tổ chức mở và đánh giá HSDT, phục vụ thẩm định kết
quả đấu thầu
3

- Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu thông báo kết quả đấu
thầu đến các nhà thầu và mời nhà thầu được lưa chọn vào
thương thảo ký hợp đồng.
- Tổ chức thương thảo, soạn thảo hợp đồng.
- Theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán và thanh lý
hợp đồng.
Nhằm để: Mua sắm vật tư đúng pháp luật, các quy định,
quy chế của công ty, đảm bảo công khai minh bạch đạt hiệu

quả cao trong công tác mua sắm.
Báo cáo kết quả công việc:
- Xây dựng kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc cho
tháng, quý.

4

- Tổng hợp hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và báo cáo kết
quả thực hiện hợp đồng mua sắm vật tư theo tháng, quý,
năm.
Nhằm để: Giúp lãnh đạo phòng kiểm soát và đánh giá được
tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện công việc của từng
nhân viên.

5

Thực hiện các công việc khác:
Theo sự phân công của Lãnh đạo phòng

3

- Đảm bảo sát thực tế, đáp ứng
được nhu cầu sử dụng vật tư của
công ty.
- Dữ liệu báo cáo chính xác, đúng
thời gian yêu cầu.


IV.QUYỀN HẠN:
STT

Quyền hạn

1

Được quyền yêu cầu các đơn vị sử dụng vật tư, các phòng ban chuyên nghành cung cấp, làm
rõ các thông tin về đơn hàng vật tư, thiết bị.

2

Đề nghị lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty hỗ trợ về phương tiện, trang thiết bị văn phòng để
hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy định.

3

Được quyền sử dụng các trang thiết bị văn phòng để phục vụ công việc được giao.

4

Được đề nghị hình thức xử lý đối với các nhà cung cấp vi phạm hợp đồng.

V. TRÁCH NHIỆM
STT
1

Trách nhiệm
- Thực hiện mua sắm vật tư, thiết bị đúng chủng loại, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, giá
rẻ, đáp ứng kịp tiến độ.
- Thực hiện mua sắm vật tư đúng luật, các quy định, quy chế của Công ty đảm bảo công
khai, minh bạch, đạt hiệu quả cao

2

3

- Đôn đốc và nhắc nhở các nhà cung cấp thực hiện cấp hàng theo đúng hợp đồng đã ký
tránh tình trạng thiếu vật tư gây ách tắc sản xuất.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị mà công ty cấp và hỗ trợ trong công tác
mua sắm vật tư.

VI. YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Năng lực
Trình độ đào tạo
chuyên môn

Yêu cầu
Đại học về Kỹ thuật, Kinh tế hoặc Thương mại.
- Hiểu biết về luật thương mại, luật đấu thầu, các quy định, quy chế của công
ty về mua sắm vật tư, hàng hóa.

Hiểu biết và kiến thức
bổ sung

- Kiến thức cơ bản đối với những loại vật tư hàng hóa mà mình mua sắm.
- Hiểu biết về thông tin thị trường, các xu hướng cạnh tranh của các nhà
cung cấp trên thị trường.

Trình độ ngoại ngữ,
tin học

- Tiếng anh: trình độ B.
- Tin học văn phòng: trình độ B

4


Kinh nghiệm thực tế

02 năm

Các năng lực khác

Kỹ năng đàm phán, thương thảo, làm việc với áp lực cao…

VII. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Điều kiện thực hiện

Yêu cầu

Nơi làm việc

Văn phòng công ty

Trang thiết bị

Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại

Thời giờ/Chế độ làm việc

- Thời giờ làm việc: 40 giờ/ tuần.

- Chế độ làm việc: Hành chính.

Các điều kiện khác
Chữ ký:
Người quản lý trực tiếp
Ngày…../…../…..

Người thực hiện công việc
Ngày…../…../…..

5

Tổng giám đốc
Ngày…../…../…..