Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận này với tên đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì ”. Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của
tôi. Nội dung có tham khảo và sử dụng một số thông tin, tài liệu từ các
nguồn sách, văn bản quản lý, báo cáo tổng kết của công ty, bài viết điện tử
trên các website. Những thông tin sử dụng trong đề tài hoàn toàn xác thực và
tôi xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin trong bài
tiểu luận này.


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin cảm ơn chân thành đến TS.Vi Tiến Cường - Giảng viên bộ môn
Quản trị học đã trang bị những kiến thức, kỹ năng cơ bản để tôi có thể hoàn
thành đề tài này.
Trong qua trình khảo sát và nghiên cứu do trình độ và thời gian còn hạn chế
và nhiều khó khăn nên dù cố gắng song tiểu luận của tôi không tránh khỏi
thiếu sót. Rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp, quan tâm của các
Giảng viên bộ môn.


MỞ ĐẦU
Một nhà quản trị tài ba là một nhà quản trị có khả năng nhìn xa trông
rộng, là người có tài nhìn người và dùng người. Là một nhà quản trị, ai cũng
biết thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn
bị chu đáo, sẵn sàng cho mọi tình huống. Nhà quản trị giỏi là người biết cách
tạo ra cơ hội cho mình. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân
cũng có khả năng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sự
phát huy năng lực và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp. Một doanh
nghiệp muốn thịnh vượng và lớn mạnh thì điều đầu tiên là ở khâu dùng đúng
người đúng chỗ, cụ thể đó chính là bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp.
Peter Ferdinand Druckeri đã nói “Sự khác biệt giữa một nhà quản lý giỏi với

người khác chính là biết cách dùng người”, mà biểu hiện cụ thể nhất chính là
ở bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có tổ chức tốt.
Một bộ máy tổ chức tốt sẽ tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như lợi thế
trong hợp tác. Trong một thế giới kinh doanh diễn ra đầy phức tạp như hiện
nay, với nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết
định nào có thể đưa ra hoàn toàn độc lập, tách biệt với các quyết định khác.
Vì vậy, việc xây dựng một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic, phù
hợp sẽ là bệ phóng để đưa doanh nghiệp đi đến thành công.


1. Lý do chọn đề tài
Trong một tổ chức, việc xây dựng cơ cấu tổ chức rất quan trọng,
doanh nghiệp có phát triển hay không còn tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp đó có hiệu quả hay không. Nếu bạn là chủ hay là giám đốc của
một doanh nghiệp vừa và nhỏ, liệu bạn có thật sự cần một sơ đồ tổ chức?
Câu trả lời chắc chắn là “Có”. Chẳng có một công cụ hiệu quả nào trong
doanh nghệp có tính nền tảng hơn sơ đồ tổ chức, tuy nhiên nó lại thường
xuyên bị đánh giá thấp và bỏ qua. Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, một
sơ đồ tổ chức nói lên nhiều hơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức
danh. Thay vào đó, nó là một hình ảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh
ngiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ mệnh và tầm nhìn của mình.
Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ
chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả
năng cạnh tranh của tổ chức.Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt
động của tổ chức. Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm
soát hành vi của người lao động.
Một cơ cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn một mô hình cơ
cấu phù hợp. Cơ cấu này giúp xác định công việc được thực hiện như thế
nào, quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo

cho ai, và quan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc. Như


vậy, nó thậm chí còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh
nghiệp. Sơ đồ tổ chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm
cho mọi thứ dễ hiểu.
Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong quản trị nên
em đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận là “Các mô hình cơ cấu tổ
chức” trong quản trị. Vì điều kiện còn nhiều hạn chế nên bài tiểu luận chỉ
tìm hiểu về các mô hình cơ cấu tổ chức trong quản trị và các yếu tố ảnh
hưởng đến cơ cấu tổ chức của bô máy quản lý. Do kinh nghiệm thực tế của
bản thân còn nhiều hạn chế và đây cũng là một trong những chuyên ngành
mở rộng nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế và thiếu xót. Vì
vậy em rất mong nhận được sự nhận xét, đóng góp ý kiến của Quý Thầy Cô
để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn nữa./.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận chung, cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp; nghiên cứu phân tích và đánh
giá thực trạng cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản lý
trong Công ty giấy Việt Trì, bài tiểu luận tập trung vào việc xác định và chỉ
rõ những ưu điểm cũng như những vướng mắc, những cản trở, bất hợp lý
của cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại từ đó đề xuất những giải pháp góp phần
hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả của
công tác quản lý và phát triển trong Công ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng.
- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp, điều tra,…và kết hợp với
các phương pháp khác.
4. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty giấy Việt
Trì
5. Kết cấu của tiểu luận
Kết cấu bải tiểu luận bao gồm 3 chương:
Chương I : Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức
Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty giấy Việt Trì
Chương III: Đánh giá, giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản
lý của công ty giấy Việt Trì

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
1.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức
1.1.1. Khái niệm tổ chức và chức năng tổ chức
1.1.1.1. Tổ chức
Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:
- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động
vì mục đích chung.
- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ
cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch
và kiểm tra đối với kế hoạch.
- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm
việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức.
1.1.1.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là việc chia tổ chức ra nhiều bộ phận khác nhau,
xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lâp mối quan hệ
giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, chức năng
tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công
việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu

trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau
như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào
hay bộ phận nào.
1.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
- Xác định cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh phát triển
của tổ chức
- Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu tổ chức.
- Tạo điều kiện để phát huy chức năng khác của tổ chức như: hoạch định,
quản trị nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra…
- Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụng các
nguồn lực của tổ chức.
1.2. Nội dung chức năng tổ chức
1.2.1. Tổ chức bộ máy
1.2.1.1. Khái niệm, đặc điểm của cơ cấu tổ chức
a) Khái niệm cơ cấu tổ chức
Tác giả H. Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về
các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa”.
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một
chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau,
được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất
định nhằm đạt mục tiêu định trước”.
Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp
cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể
hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, các nhân) có mối liên
hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ,
quyền hạn, và trách nhiệm nhất định để thực hiện các hoạt động của tổ chức
nhằm đạt được mục tiêu xác định.

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên
môn hóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc
lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung
của tổ chức.
b) Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
Phân chia tổ chức thành các bộ phận
- Mô hình tổ chức đơn giản: Đây là tổ chức đơn giản nhất, trong tổ
chức không hình thành nên các bộ phận, người lãnh đạo trực tiếp quản lý các
nhân viên.
- Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Đây là mô hình trong đó
người lao động thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng được
hợp nhóm trong cùng một bộ phận/đơn vị.
- Mô hình tổ chức theo sản phẩm – khách hàng – vùng: Đây là
phương thức tổ chức hợp nhóm các đơn vị và đội ngũ nhân sự theo một
nhóm sản phẩm hoặc khách hàng hoặc theo vùng địa lý nhất định.
- Mô hình tổ chức theo ma trận: Đây là sự kết hợp của hai hay nhiều
mô hình khác nhau.
Chuyên môn hóa công việc
Lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là ở chỗ thông qua việc
phân chia những nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang
tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động của
nhóm sẽ tăng lên gấp bội
Tuy nhiên chuyên môn hóa cũng có những hạn chế. Nếu như nhiệm vụ
bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách
nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình thật nhàm
chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có
thể sẽ gia tăng. Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta thường


sử dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và phong phú hóa công việc

1.2.2. Một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức nằm ngang
Mô hình cơ cấu tổ chức: Ví dụ của một văn phòng luật
Trưởng văn
phòng luật

Luật sư

Luật sư

Đặc điểm của mô hình cơ cấu nằm ngang:
- Chỉ có một vài cấp quản lý
- Quản lý theo phương thức phi tập trung
- Tổng hợp hóa hoạt động
- Công việc được xác định khái quát
- Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận
- Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm
- Di chuyển nhân lực theo chiều ngang
- Tập trung sự chú ý vào khách hàng
1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức hình tháp
Sơ đồ:

Luật sư


Trưởng phòng TC

Phó trưởng phòng

Nhân

viên

Phó trưởng phòng

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Phó trưởng phòng

Nhân
viên

Nhân
viên

Đặc điểm của mô hình:
- Nhiều cấp bậc quản lý
- Quản lý theo phương thức hành chính
- Chuyên môn hóa hoạt động
- Mô tả công việc chi tiết
- Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và các bộ phận
- Các cá nhân làm việc độc lập
- Di chuyển nhân lực theo chiều dọc

1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức mạng lưới:
Liên minh của năm công ty nhằm huy động nguồn lực xây dựng
Disney Land ở Paris


Công ty 1

Công ty 5

Công ty 2

Công ty 4

Công ty 3

Đặc điểm
- Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh
- Quản lý theo phương thức tập thể ( Hội đồng các giám đốc quyết định
- Trọng tâm là các nhóm, với các thành viên có thể vượt ra khỏi biên giới tổ
chức
- Chia sẻ nhiều đặc điểm của cơ cấu nằm ngang
Các tổ chức thường sử dụng cơ cấu mạng lưới khi:
+Cần thực hiện chiến lược quản lý chất lượng đồng bộ
+ Thâm nhập thị trường quốc tế với những hàng rào vào cửa lập nên bởi các
đối thủ cạnh tranh ở nước sở tại
+ Cần quản lý rủi ro trong quá trình phát triển công nghệ với chi phí cao
1.2.2.4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến.
Đặc điểm.
- Chỉ rõ cấp trên và cấp dưới trực tuyến.
- Các hoạt động của tổ chức được lãnh đạo theo chiều dọc.

- Các cá nhân ở một cấp nhất định độc lập với các cá nhân cùng cấp và
chịu trách nhiệm trước người điều hành trực tiếp.
Sơ đồ


Giám đốc

Phân xưởng 1

Phân xưởng 2

Phân xưởng 3

1.2.2.5. Cơ cấu tổ chức chức năng.
Đặc điểm: Tổ chức theo kiểu chức năng là kiểu tổ chức tạo nên bộ phận
trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng như
marketing, sản xuất, tài chính…
Ưu điểm:
+ Tổ chức theo kiểu chức năng cho phép chuyên môn hoá cao nhờ sự
phân chia nhiệm vụ rõ ràng.
+ Thuận lợi trong việc đào tạo bồi dưỡng giáo dục cũng như kế thừa
kinh nghiệm của các cá nhân khác nhất là chuyên gia đầu ngành.
Nhược điểm:
+ Mô hình tổ chức theo kiểu chức năng vô tình tạo ra cái nhìn hạn hẹp
của các cán bộ quản lý.
+ Quyền lực và trách nhiệm nhiều khi chồng chéo dễ dẫn đến đẩy việc
cho người khác.
+ Đặc biệt, mô hình tổ chức theo kiểu chức năng khó phối hợp giữa các
bộ phận, lĩnh vực chức năng khác nhau.
Sơ đồ

Giám đốc

PGĐ Marketing

PGĐ sản xuất

Nghiên cứu
thị trường

Lập kế hoạch
sản xuất

Lập kế hoạch
marketing

Dụng cụ

Quảng cáo

Phân xưởng 1

Quản lý
bán hàng
Bán hàng

Phân xưởng 2

Phân xưởng 3

1.2.2.6. Mô hình trực tuyến - chức năng.
Đặc điểm:
Sử dụng hệ thống tư vấn từng lĩnh vực nhưng vẫn đảm bảo sự thống
nhất lãnh đạo vì quyền ra quyết định vẫn thuộc về thủ trưởng còn các
chuyên gia có trách nhiệm giám sát trong phạm vi trách nhiệm của mình
quản lý.
Sơ đồ


Giám đốc

Phó giám đốc

Phân xưởng 1

Phó giám đốc

Phân xưởng 2

Phân xưởng 3

1.2.2.7. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý:

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh
nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau.
Tại mỗi khu vực địa lý, Ban lãnh đạo doanh nghiệp giao quyền cho nhà
quản trị đứng đầu bộ phận đảm nhiệm tất cả các chức năng thay vì phân chia
các chức năng hay tập hợp mọi công việc về văn phòng trung tâm
1.2.2.8. Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng:

Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhiệm toàn bộ hoạt
động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó
+ Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng
nhóm khách hàng chuyên biệt.


Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:

1.2.3. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức:
- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản
ánh cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể
hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những
mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho
nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và
phục vụ sản xuất, kinh doanh.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh
hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài
môi trường.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác
của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự
phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh
nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị
đạt hiệu quả cao nhất.
1.2.4. Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy đối với bất kì tổ chức nào cũng
phải tuân theo những bước sau:
Bước 1: Nghiên các chiến lược và các yếu tố khác ảnh hưởng nên cơ
cấu. Kết quả của bước này chính là mô hình cơ cấu tổng quát.

* Mức độ chuyên môn hoá sâu thế nào và quá trình CMH để xác định
danh mục hoạt động của cơ cấu .
* Tiêu chí nào được sử dụng để phân chia bộ phận thành các mô hình
hợp nhóm công việc. Tầm quản lý thế nào, mô hình phân chia quyền hạn ra
sao.
* Mức độ tập trung và phân quyền
Bước 2: Phân chia công việc theo logic
* Phân chia mục tiêu kế hoạch gTập hợp các chức năng gtập hợp các
công việc.
* Kết quả của bước này là nhiệm vụ chức năng công việc cần thực hiện
để đạt được mục tiêu.
* Sử dụng mô hình chuỗi gía trị để phân chia công việc.
Bước 3: Hình thành các bộ phận phân hệ thông qua cơ cấu.
Gồm các công việc:
Bộ phận hoá.
Hình thành các bậc quản lý dựa vào tầm quản lý và tiêu chí hợp nhóm
các bộ phận.
Giao quyền hạn cho các bộ phận cấn xác định ai có quyền ra quyết định
đối với ai, hay ai phải báo cáo với ai.
Phối hợp các bộ phận với nhau: Xây dựng cơ chế phối hợp, cơ chế giám
sát và xây dựng các công cụ tiến hành phối hợp.
Bước 4: Thể chế hoá cơ cấu.
Đây là bước công bố cơ cấu của tổ chức cho mọi người biết và nắm rõ.
Người ta thường sử dụng sơ đồ cơ cấu, bảng mô tả vị trí công tác, sơ đồ giao
quyền quyết định để trong bước này.
• Sơ đồ cơ cấu:

Dùng để mô tả vị trí các bộ phận vị trí trong cơ cấu và mối quan hệ giữa
các bộ phận, phân hệ .
• Bảng mô tả vị trí công tác.
* Dùng để mô tả một vị trí trong cơ cấu, nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiện, điều kiện làm việc, các yêu cầu kĩ năng, phẩm chất, ngoại hình.
* Mục đích của bảng mô tả công tác là giảm chồng chất về chức năng,
nó còn là căn cứ để bồi dưỡng, đánh giá, kiểm tra nhân lực.
• Sơ đồ quyền hạn, trách nhiệm .
Để xác định quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực
hiện và mối quan hệ của họ trong quy trình quản lý .
1.2.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cơ cấu tổ chức
- Chiến lược của tổ chức
Chiến lược của tổ chức là tiền đề quan trọng khi thiết kế và thay đổi tổ
chức. Vì cơ cấu tổ chức được hình thành để thực hiện thành công chiến lược
của tổ chức.
- Công nghệ
Một tổ chức sử dụng một vài công nghệ chuyển hóa đầu vào thành kết
quả. Để đạt được mục tiêu này, tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên liệu, kiến
thức và các nhân viên kinh nghiệm và đưa tất cả cùng với nhau thành một
loại hoặc mẫu hoạt động chính.
- Môi trường
Môi trường như là một ràng buộc cho việc cân nhắc các quyết định
quản trị. Nó cũng tác động lớn đến cấu trúc tổ chức. Trong điều kiện môi
trường ổn định, các quyết định về cơ cấu tổ chức sẽ ít thay đổi, mang tính ổn
định cao. Ngược lại, trong điều kiện môi trường có nhiều biến động, đòi hỏi
sự phản ứng linh hoạt của các cá nhân, bộ phận thì cơ cấu tổ chức phải đảm
bảo tính linh hoạt, năng động, và công tác quản lý sự thay đổi là hết sức cần
thiết.
- Nguồn nhân lực

Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn hóa và cơ cấu tổ
chức đó là nguồn nhân lực. Đối với những tổ chức sở hữu nguồn lực có kỹ
thuật cao và có số lượng làm việc theo nhóm nhiều thì thích ứng với cấu trúc
linh động, mềm dẻo và phân quyền.
Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí,
quy trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác
trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới
sự thực hiện công việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần
và sự thỏa mãn đối với công việc của họ. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phù
hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường,
nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Từ những cơ sở lý luận của chương 1 ta sẽ tìm hiểu về thực trạng cơ
cấu tổ chức của công ty cổ phần giấy Việt Trì từ đó đưa ra những nhận xét,
đánh giá để nâng cao hoạt động của công ty.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN GIẤY VIỆT TRÌ
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần giấy Việt Trì
Công ty cổ phần giấy Việt Trì
Tên tiếng anh: Viettri paper joint stock company
Địa chỉ: Đường Sông Thao, phường Bến Gót, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú
Thọ
Điện thoại: 02103.862.761 - Fax: 02103.862.754
Website: www.giayviettri.com
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Nhà máy giấy Việt Trì trước đây, tiền thân của Công ty cổ phần giấy
Việt Trì ngày nay, được khởi công xây dựng tháng 12 năm 1958, đi vào hoạt
động ngày 19/5/1961; công suất ban đầu 18.000 tấn/năm, sản phẩm chính là
giấy in viết.

Tháng 10 năm 1998 Nhà máy giấy Việt Trì đổi tên thành Công ty giấy
Việt Trì. Trong giai đoạn này, Công ty giấy Việt Trì được Thủ tướng Chính
Phủ phê duyệt dự án đầu tư dây chuyền sản xuất giấy bao bì công nghiệp
25.000 tấn/năm; năm 2002 dây chuyền giấy bao gói công nghiệp đi vào sản
xuất đã góp phần đáng kể vào việc nâng công suất toàn Công ty.
Tháng 10 năm 2008 Công ty chuyển sang hoạt động theo mô hình
Công ty cổ phần, vốn nhà nước tại Công ty chiến 29%.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty hiện nay: Giấy Duplex coated, giấy
Krafliner, giấy in viết, giấy bao gói xi măng, giấy sóng…Sản phẩm của
Công ty đã tạo được thương hiệu trên thị trường, được bạn hàng chấp thuận
và đánh giá cao. Từ khi hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, tốc độ
tăng trưởng hàng năm khá cao, việc làm của người lao động ổn định, thu
nhập khá, trả cổ tức hàng năm đều đạt 14%/CP.
Sản lượng sản xuất hiện nay của Công ty lên đến 80.000 tấn giấy các
loại/năm.
Sau hơn 55 năm phát triển, với những đóng góp to lớn của mình, Giấy Việt
Trì luôn được Đảng & Nhà Nước ghi nhận, trao tặng nhiều danh hiệu cao
quý
như:
- Giai đoạn từ 1962 - 1965 được Chủ tịch Hồ Chí Minh tặng bằng khen
trong
lao
động
sản
xuất
- Năm 1971 - 1973 được tặng 03 lẵng hoa của Chủ tịch nước.
- Năm 2011 Công ty vinh dự được Nhà nước tăng thưởng Huân chương Lao
động

hạng
nhất
- Đảng bộ Công ty 09 năm liên tục từ 2007 - 2015 được Đảng bộ cấp trên
công nhận là “Đảng bộ trong sạch vững mạnh tiêu biểu” và Đảng bộ Công ty
được tôn vinh là “Tổ chức đảng tiêu biểu trong doanh nghiệp toàn quốc lần
thứ
nhất”.
- Năm 2013 Tổ chức Công đoàn Công ty được tặng Huân chương lao động
hạng
ba.
- Năm 2011 và 2014 được tặng cờ thi đua của Thủ tướng chính phủ,..
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần giấy Việt Trì


Ban quản trị
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC

Các phòng ban

Phòng hành
chính tổ chức

Phòng kế toán
tài chính

Các phân xưởng
trực thuộc

Phân xưởng 1

Phân xưởng 2

Phòng kinh
doanh

Phân xưởng 3
Phòng kỹ thuật

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì
(Nguồn: Phòng Hành chính Tổ chức)
2.1.2 Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban
* Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo Công ty


- Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền
biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ
đông có các quyền và nhiệm vụ sau:Thông qua định hướng phát triển của
công ty; Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được
quyền chào bán; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị,
thành viên Ban kiểm soát;
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh
công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không
thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng Quản trị có các quyền và nhiệm vụ: Quyết định chiến lược, kế

hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty
- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày
của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện
các quyền và nhiệm vụ được giao, là người có quyền ra quyết định quản lý,
các quy định, các chính sách mà mọi thành viên trong Công ty phải tuân
thủ.
- Phó Tổng Giám đốc: Là người tham mưu cho Tổng Giám đốc về mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh và thay mặt cho Tổng Giám đốc của Công ty trong
thời gian đi vắng. đồng thời được Tổng Giám đốc giao nhiệm vụ, phụ trách
theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về những công
việc mình được giao.
* Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban chức năng
- Phòng tổ chức: gồm 01 trưởng phòng và 05 nhân viên
Chức năng
- Xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý
nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị.
+ Tham mưu các lĩnh vực lao động, tiền lương, đào tạo, xây dựng cơ bản,
y tế và thực hiện các chính sách với người lao động.
Nhiệm vụ
+ Giúp Tổng giám đốc trong việc cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức bộ
máy quản lý, sắp xếp, bố trí cán bộ, xây dựng quy hoạch và đào tạo cán
bộ.


+ Tổ chức việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tay
nghề cho người lao động, tổ chức việc thi nâng bậc và xét nâng lương
hàng năm
+ Tuyển dụng, tiếp nhân, chuyển công tác và điều động lao động.
+ Giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến người lao động như
nghỉ hưu, nghỉ chế độ.

+ Hướng dẫn và kiểm tra việc thanh toán lương thưởng hàng tháng và
làm báo cáo về lao động, tiền lương
- Phòng kế toán: gồm 01 trưởng phòng và 05 nhân viên
Chức năng
+ Tham gia quản lý tài chính và kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn
vị
+ Huy động và đảm bảo nguồn vốn kịp thời cho hoạt động kinh doanh
của Công ty.
+ Tổ chức quản lý vốn tiết kiệm hiệu quả
+ Quản lý chi phí, thu nhập và lợi nhuận của doanh nghiệp
Nhiệm vụ
+ Tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán mà Nhà nước đã ban
hành
+ Báo cáo số liệu chính xác, trung thực, kịp thời với lãnh đạo Công ty và
các ngành chủ quản
+ Ghi chép, phản ánh với lãnh đạo Công ty về tình hình luân chuyển và
sử dụng tài sản vật tư cho sản xuất kinh doanh
+ Kiểm tra và báo cáo kịp thời với lãnh đạo Công ty về tình hình sản xuất
kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp ngân sách.
+ Kiểm tra và báo cáo với lãnh đạo Công ty về việc giữ gìn tài sản, tiền
vốn kinh phí, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những việc trái với pháp
luật
+ Thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản thu nhập khác cho người
lao động trên nguyên tắc quy định của Công ty và Nhà nước
- Phòng kinh doanh: gồm 01 trưởng phòng và 06 nhân viên
Chức năng:
+ Tham mưu giúp ban tổng giám đốc về việc kinh doanh , tổ chức xuất
hàng nội địa, quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm tiêu thụ sản phẩm của
Công ty.

+ Theo dõi các hợp đồng mua bán sản phẩm, nguyên liệu để phục vụ cho
xuất khẩu và bán hàng nội địa
Nhiệm vụ
+ Xây dựng giá bán hàng xuất khẩu và hàng nội địa
+ Theo dõi, quản lý hệ thống đại lý tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
+ Quản lý các tổ sản xuất hàng nội địa
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của ban lãnh đạo
công ty
- Phòng Kỹ thuật: gồm 01 trưởng phòng và 10 nhân viên
Chức năng: Quản lý công nghệ, thiết bị, đôn đốc theo dõi các phân xưởng
thực hiện quy trình công nghệ trong sản xuất. tìm ra các biện pháp nâng cao
chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ trang thiết bị sao cho hạ giá thành
sản phẩm và kết hợp cùng với các phân xưởng tổ chức triển khai thực hiện
đúng tiến độ mà Công ty đã đề ra.
Các xí nghiệp
Chức năng
+ Cắt bán thành phẩm và các loại sản phẩm bao bì
+Cung cấp bán thành phẩm cho các tổ máy, tổ in
+ Máy các bao bì phục vụ cho xuất khẩu.
+ Sản xuất các bao bì nội địa để phục vụ cho nhu cầu trong nước
+ Sản xuất bột giấy, giấy và bìa
+ In nhãn, bìa nhãn, bao bì từ giấy, bìa và plastic
+ Sản xuất các sản phẩm từ giấy và bìa, plastic
+ Xay xát và sản xuất bột thô
Nhiệm vụ
+ Chủ động bố trí sản xuất để hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế
hoạch được giao
+ Đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng
+ Kiểm tra chất lượng hàng trước khi xuất bán

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
giấy Việt Trì
2.2.1 Quy mô
Quy mô của công ty giấy Việt Trì có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ
chức, quy mô mà càng lớn thì số lượng các phòng ban trong công ty sẽ tăng
theo do đó sự quản lý cũng phức tạp hơn. Các nhà quản trị công ty phải biết
sắp xếp sao cho các phòng ban càng gọn nhẹ linh hoạt càng tốt cho việc giải
quyết công việc được nhanh gọn. Hiện nay quy mô của công ty giấy Việt Trì
gồm có 5 phòng ban và 3 phân xưởng nên sự phối hợp giữa các phân xưởng
phải linh hoạt thì mới đảm bảo yêu cầu công việc
2.2.2 Chiến lược của công ty
Chiến lược của công ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của
công ty. Chiến lược kinh doanh của công ty giấy Việt Trì thay đổi trong từng
giai đoạn từ như dẫn đầu thị trường thì tất cả mọi hoạt động của công ty đều
hướng tới mục tiêu đó, điều đó kéo theo quy mô hoạt động, số lượng nhân
viên cũng phải được đảm bảo để hoàn thành công việc.
Khi chiến lược của công ty thay đổi thì dẫn đến cơ cấu tổ chức của Công ty
cũng phải thay đổi để thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh.
Chiến lược kinh doanh của công ty, quy mô của doanh nghiệp. những
nhân tố này có vai trò quan trọng từ khi bắt đầu thiết kế cơ cấu tổ chức cho
doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp muốn thay đổi cơ cấu tổ chức.
2.2.3 Công nghệ, kỹ thuật
Trong thời kỹ công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay
tạo cơ hội cho các nhân viên trong công ty giấy Việt Trì có thể học tập nhau
và trau dồi kiến thức trên mạng Internet như các kiến thức về máy tính, kiến
thức về chuyên môn và nhiều kiến thức trong cuộc sống khác. Trình độ trang
thiết bị của công ty thể hiện ở việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt
đông sản xuất kinh doanh của mình. Thường xuyên nhập các thiết bị máy

móc tân tiến phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty có
đầy đủ trang thiết bị thì mọi việc truyền đạt thông tin được nhanh chóng. Vì
vậy cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi sao cho phù hợp với trình độ của nhân
viên, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để đạt hiệu quả cao. Công nghệ hiện
đại giúp giảm thời gian và chi phí quản lý, làm tinh giảm cơ cấu tổ chức của
Công ty
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, nếu Công ty không thường
xuyên cập nhật thông tin, ứng dụng khoa học công nghệ vào trong quản lý
và sản xuất Công ty có thể bị tụt hậu xa so với các đối thủ cạnh tranh.


2.2.4 Môi trường
- Kinh tế
Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh sẽ khiến giá cả tăng theo và khi nền
kinh tế khó khăn sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới các nhân viên của công ty. Với
các nhà quản trị thì không khó khăn mấy nhưng với nhân viên thì họ rất khó
khăn, luôn muốn được làm việc trong công ty có mức lương cao. Điều đó
dẫn đến việc nhân viên có thể dời bỏ công ty làm cho cơ cấu tổ chức có sự
thay đổi.
- Văn hóa, xã hội
Môi trường văn hóa có ảnh hưởng lớn đến nhân viên trong công ty. Với
công ty cổ phần giấy Việt Trì công nhân thuộc nhiều dân tộc đến từ nhiều
tỉnh thành khác nhau như Tuyên Quang, Yên Bái, Vĩnh Phúc, Sơn La… sẽ
có các lối sống khác nhau ảnh hưởng tới công tác quản lý và xây dựng cơ
cấu tổ chức của công ty
- Chính trị, pháp luật
Chính trị, pháp luật ảnh hưởng tới các chính sách kinh doanh quốc tế của
công ty giấy Việt Trì. Công ty phải kinh doanh những mặt hàng theo quy
định của pháp luật như bao bì, xuất nhập khẩu máy móc, sản phẩm từ giấy
bìa,... nền chính trị của Việt Nam có sự ổn định tạo điều kiện cho công ty

giấy Việt Trì có thể phát triển, cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp
trong và ngoài nước từ đó có thể học tập các mô hình quản lý hiệu quả của
nhau
- Thị trường lao động
Lao động là yếu tố quan trọng của cơ cấu tổ chức trong công ty. Bởi vậy vấn
đề quản trị nhân lực luôn được các nhà quản lý quan tâm. Chất lượng lao
động và cơ cấu lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của công
ty.
- Xu hướng quốc tế
Qua môi trường quốc tế công ty mở rộng được tầm nhìn về công nghệ, về
các mô hình quản lý mới, về phong cách tổ chức lãnh đạo của các nước trên
thế giới và tiếp thu cái hay, phù hợp hoàn cành của công ty.
2.2.5 Nguồn nhân lực
Trình độ quản trị viên của công ty giấy Việt Trì càng cao thì sự
đáp ứng yêu cầu công việc càng cao. Với những nhà quản trị viên có kinh
nghiệm Công ty giấy Việt Trì như có người dẫn dắt, hướng tới mục tiêu
chung của toàn công ty là đem lại lợi ích cho mỗi thành viên, và lợi ích cho