SLIDE GIẢNG DẠY - TIN HỌC VĂN PHÒNG - CHƯƠNG 4 - SỬ DỤNG MICROSOFT EXCEL

XP
Chương 4: Sử dụng MICROSOFT EXCEL

4.1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel
4.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán
4.3 Các thao tác trên bảng tính
4.4 Sử dụng một số hàm thông dụng
4.5 Biểu đồ
4.6 In ấn
1


XP
4.1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel

4.1.1 Giới thiệu tính năng
4.1.2 Khởi động
4.1.3 Giới thiệu giao diện
4.1.4 Thoát
2


4.1.1 Giới thiệu tính năng

XP

là

một chương trình ứng dụng thuộc bộ
chương trình Microsoft Office
là

một công cụ mạnh để thực hiện các bảng
tính chuyên nghiệp
được

ứng dụng rộng rãi trong môi trường
doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán
thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản,
không cần phải xây dựng các chương trình.
3


4.1.2 KHỞI ĐỘNG
Khởi

XP

động MS Excel



C1: Double Click vào biểu tượng



C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\
Microsoft Office Excel



C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK

4


4.1.3 GiỚI THIỆU GIAO DIỆN

Tên của cột từ A - IV

Hộp báo
địa chỉ ô
Thanh tiêu đề

XP

Thanh Menu lệnh

Số thứ tự của
hàng
từ 1- 65536

Thanh công thức

Các thanh công cụ

Cột hiện hành
Con trỏ ô
Thanh cuộn dọc

Hàng hiện hành

Các Worksheet: Sheet1, …

Thanh trạng thái

Thanh cuộn ngang

5


4.1.4 THOÁT EXCEL
Thoát

XP

khỏi MS Excel



C1: Trên cửa sổ Word Mở mục chọn File\ Exit



C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.



C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của
chương trình.

6

XP
4.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán

4.2.1 Các khái niệm
4.2.2 Các kiểu dữ liệu
4.2.3 Định dạng dữ liệu
4.2.4 Các phép toán
7


4.2.1 CÁC KHÁI NIỆM


4.2.1.1 Workbook



4.2.1.2 Worksheet



4.2.1.3 Hàng (Row)



4.2.1.4 Cột (Column)



4.2.1.5 Ô (Cell)



4.2.1.6 Các loại địa chỉ

XP

8


4.2.1.1 Workbook

XP



Là một tệp tin của chương trình bảng tính
Excel



Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets
khác nhau.



Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới
một Workbook trong mục chọn Tools\ Options\

General\ mục Sheet in new workbook.
9


4.2.1.2 Worksheet:


XP

là một Sheet, tức là một bảng tính nằm trong
Worksbook



mỗi Workbook phải có ít nhất một Worksheet.



có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row) và
giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được xác định
bởi địa chỉ ô
10


4.2.1.3 Hàng (Row)

XP



1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536



Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A
(dùng để đánh số thứ tự cho dòng).

11


4.2.1.4 Cột (Column)

XP



1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536



Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A
(dùng để đánh số thứ tự cho dòng).

12


4.2.1.5 Ô (Cell)

XP

 Ô:

Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi
địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới
đến tên hàng. Ví dụ : A4, N3, …

Ô

hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác
(nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng
trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.

 Vùng

(Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có
dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác
định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới.
13


4.2.1.6 Các loại địa chỉ

XP

Địa chỉ tương đối


là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công

thức chứa địa chỉ ô. Khi sao chép công thức của ô
nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa
vùng nguồn và vùng đích.



được viết dưới dạng: <Cột><Dòng>



VD: A4, B10
14


KHÁI NIỆM CƠ BẢN

XP

Địa chỉ tuyệt đối


là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức
chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.



được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>



VD: $A$4, $B$10

15


KHÁI NIỆM CƠ BẢN

XP

Địa chỉ hỗn hợp


là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và
khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến
vùng đích

Để chuyển đổi giữa các kiểu
 được
địa
nhấn phím F4 để
viết chỉ,
dưới dạng:
 <$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng)
chuyển đổi



hoặc <Cột><$Dòng>(cố định hàng, thay đổi theo cột)
VD: $A6, B$8

16


4.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

XP

4.2.2.1 Kiểu chuỗi (Text):


a  z, AZ, 0 9, các ký tự khác: “ , ?, <, >, …



Theo mặc định, kiểu Text được canh trái



Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số
nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu
nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

17


6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

XP

4.2.2.2Kiểu Số (Number):



0->9, các dấu +, - , (, *, $



Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô



Kiếu Number có các định dạng sau:


Số chưa định dạng(Gerneral).



Số đã được định dạng theo kiêu số(Number).



Số ở dạng tiền tệ(Currency).



Số ở dạng kế toán(Accounting).
18


6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

XP



Số ở dạng ngày (Date).



Số ở dạng giờ(Time).



Số phần trăm %(Percentage).



Số ở dạng chuỗi (Text).



Số ở dạng phân số(Fraction).



Số ở dạng khoa học(Scientific).



Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng…



Một số được khai báo khác(Custom).

19


4.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

XP

4.2.2.3 Kiểu Logic



chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)
thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic
> : Lớn hơn

>= : Lớn hơn hoặc bằng

< : Nhỏ hơn

<= : Nhỏ hơn hoặc bằng

= : Bằng

<> : Khác
20

4.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

XP

4.2.3.4 Kiểu công thức



bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-)
chứa các phép toán hoặc các hàm

21


4.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

XP

4.2.3.1 Định dạng kiểu số
 Cùng

1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị
khác nhau.

 Dữ

liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2
thành phần: dạng số (Category) và kiểu định dạng

(Format Code). Các dạng số gồm: số (Number), số
phần trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày
tháng (Date) ...
22


4.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

XP

4.2.3.1 Định dạng kiểu số
 Cách

1: Sử dụng hộp thoại

 Chọn

vùng dữ liệu muốn định dạng.

 Vào

menu Format/Cells... hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl + 1, xuất hiện hộp thoại:

23


4.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
4.2.3.1 Định dạng kiểu số

XP

Chọn số lẻ
thập phân

Chọn dạng số

xuất hiện
dấu
phân
cách hàng
ngàn.

Chọn
kiểu
số âm

24


4.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

XP

4.2.3.1 Định dạng kiểu số
Cách 2: Sử dụng nút lệnh
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng, kích chuột tại biểu
tượng:


Comma Style
để nhóm 3 số thành 1 nhóm
(xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn).



Ascending



Descending

để tăng số lẻ thập phân.
để giảm số lẻ thập phân.
25