huong dan su dung phần mềm quản lý văn bản

UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
--------------------

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH


Bắc Ninh, tháng 06 năm 2016


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

2


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 1: GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu chung về phần mềm
1.1 Tên phần mềm
Tên phần mềm là “Chương trình quản lý hồ sơ công việc”, đây là phần mềm
phục vụ tác nghiệp cho cán bộ trong cơ quan
1.2 Mô tả chung về phần mềm
Hệ thống quản lý hồ sơ công việc là sản phẩm phần mềm chạy trên nền webbase
thực hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho

cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống được xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các
quá trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các
nhiệm vụ tác nghiệp của cán bộ trong cơ quan.
1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm
Phần mềm được sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên
chức nhà nước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh.
Giúp cho việc quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng. Tiến tới tham
gia vào chính phủ điện tử theo chủ trương của nhà nước.
2. Các nhóm người sử dụng
2.1 Văn thư
Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như
tiếp nhận các công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên.
Công việc này trên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản
đến, chuyển lên cho lãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Tiếp nhận văn bản, hồ sơ
• Trình lãnh đạo phê duyệt
• Phân phát các tài liệu, công văn
• Gửi văn bản đích danh
Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

3


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.2 Chuyên viên
Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhóm

đông đảo nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giao
xuống. Mỗi chuyên viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giải
quyết các công việc cụ thể của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước
khi gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
•

Tạo văn bản dự thảo

•

Trình duyệt

•

Tạo hồ sơ công việc

•

Gửi văn bản đích danh

2.3 Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ
có trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng
mình. Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy. Chuyên viên sẽ nhận
nhiệm vụ và báo cáo kết quả lên lãnh đạo phòng.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Chuyển bút phê
• Tạo hồ sơ công việc

• Cất văn bản
• Duyệt phiếu trình
• Sửa văn bản dự thảo

2.4 Lãnh đạo cơ quan
Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một sở cơ quan. Mọi

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

4


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

công việc của cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên
dưới để thực hiện. Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin
xử lý và chỉ đạo xuống bên dưới cũng như nhận các báo cáo từ dưới lên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Bút phê, chỉ đạo
•

Duyệt, ký tên cho văn bản

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

5


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG
1. Các thành phần chính của phần mềm
1.1 Văn bản đến
Văn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài hệ thống hay được chuyển từ
các đối tượng khác trong hệ thống đến cho người dùng. Văn bản đến là công văn, tài
liệu,…
1.2 Văn bản đi
Văn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được
chuyển cho các đối tượng khác trong hệ thống hoặc được gửi ra ngoài. Văn bản đi,
theo một nghĩa nào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn
bản, công văn đi.
1.3 Văn bản dự thảo
Là văn bản được người dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp
trên phê duyệt và cho xuất bản hay công bố rộng rãi.
1.4 Văn bản đã ban hành
Văn bản đã ban hành là văn bản đã được các cấp duyệt và được công bố, xuất
bản. Văn bản đã ban hành có hai mức đó là văn bản được ban hành rộng rãi ngoài cơ
quan và ban hành nội bộ trong cơ quan.
1.5 Văn bản đã bút phê
Văn bản đã bút phê là văn bản được chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã
được duyệt, là bước trước cho văn bản đã ban hành.
1.6 Văn bản không xử lý
Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung
(không có yêu cầu xử lý), người dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý.
1.7 Văn bản đã ký duyệt
Văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt và chờ văn thư vào sổ phát hành đi
1.8 Văn bản đã chuyển
Là văn bản đã qua bước xử lý của người sử dụng và được chuyển cho đối tượng

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

6


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

người dùng khác trong hệ thống.
1.9 Sổ công văn đến
Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến.
1.10 Sổ công văn đi
Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi.
1.11 Hồ sơ văn bản
Là toàn bộ các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong nội dung văn
bản, nó bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình, duyệt,…
1.12 Nhân sự
Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu và quản lý toàn bộ thông tin về người dùng
hệ thống.
1.13 Tủ văn bản
Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do nhân sự tự quản lý. Để vào tủ văn bản, tại
menu trái, nhân sự bấm vào
. Để xem các văn bản trong tủ văn bản,
chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem UBND thì bấm vào
sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó.

Hình 1.1: Màn hình danh sách văn bản trong tủ
Nếu muốn thêm mới một tủ, ở màn hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, tại
Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

7


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” và chọn tủ cha cho tủ đó. Sau khi chọn
xong bấm “Lưu” để thêm mới.

Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân
Nếu muốn sửa một tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa. Tại phần “Sửa tủ văn bản”
điền tên tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi
chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn
của tủ đó trên trang danh sách tủ để xóa.

tương ứng

Hình 1.3: Màn hình quản lý tủ văn bản
Để chuyển văn bản sang tủ văn bản khác, chọn văn bản đó bằng cách bấm vào ô
checkbox
rồi bấm vào “Chuyển sang tủ khác”. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm
1 cửa sổ mới. Nếu có tủ văn bản cần chuyển rồi thì bấm vào tủ đó rồi bấm
.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

8


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.4 : Chuyển văn bản sang tủ văn bản khác
Khi muốn xóa văn bản nào ra khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn bản đó ( bấm vào ô
checkbox

) và bấm chọn

.

Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại các trang danh sách văn bản đến/đi. Bấm
chọn các văn bản muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox
) rồi bấm vào
. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới. Chọn tủ văn
bản để lưu vào và bấm

.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

9


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản
1.14 Tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc do nhân sự tự quản lý. Để sử dụng tủ hồ
sơ, tại menu trái , người dùng bấm chọn

sách tủ.
Muốn thêm mới thì bấm “Thêm tủ” trên trang danh sách tủ.

để vào trang danh

Hình 1.6: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ
Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút
của tủ đó để sửa. Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điền
tên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon tủ cha cho tủ đó. Sau khi chọn
xong bấm
để sửa lại. Nếu muốn xóa một tủ hồ sơ thì chọn
tủ đó trên trang danh sách tủ để thực hiện xóa.

tương ứng với

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

10


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.7 : Sửa tủ hồ sơ
Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem.

Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủ
Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm
ở phía trên của danh sách.
Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút

checkbox ) rồi bấm
. Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ
hồ sơ cần chuyển sang rồi bấm “Chuyển” để lưu. Nếu không muốn chuyển nữa thì tắt
cửa sổ đó đi.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

11


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.9 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác
1.15 Tìm kiếm văn bản
Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên,
để hỗ trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản.
Tại mỗi trang trong mục
,
người dùng đều có thể sử dụng chức năng này.

,

,

Hình 1.10 : Tìm kiếm văn bản đến.
Tùy mục đích của người dùng muốn tìm loại văn bản nào và sẽ nhập thông tin
vào để tìm kiếm. Sau khi nhập xong các từ khóa và các mục, bấm
bản.

để tìm văn

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

12


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.16 Tìm kiếm hồ sơ
Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng
chức năng “Tìm kiếm hồ sơ”. Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm
để tìm. Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm
kiếm. Người dùng cần nhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ
đó để tìm kiếm chính xác hơn.

Hình 1.11 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

13


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Chức năng xử lý của Văn thư
1.1.

Tiếp nhận văn bản đến

Khi có văn bản đến(văn bản giấy) ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó (scan văn
bản đó) và thêm văn bản vào trong hệ thống.

Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến
Sau khi bấm vào chức năng “Tiếp nhận văn bản”, sẽ hiện ra màn hình thêm văn
bản.

Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mới
Văn thư nhập đầy đủ thông tin văn bản, scan file văn bản giấy và đính kèm vào
phần “Tệp tin đính kèm”. Nếu cần đính nhiều file thì bầm “Thêm tệp tin”. Sau đó bấm
Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

14


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

vào “Lưu lại” văn bản sẽ được hệ thống lưu lại và được hiển thị

ở trang

. Hoặc bấm “Lưu và chuyển” thì sẽ chọn lãnh đạo và gửi
văn bản cho các lãnh đạo đó luôn. Muốn xóa hết những nội dung đã nhập và nhập mới
lại thì bấm “Nhập lại”.
1.2. Văn bản đến liên thông.
Khi đơn vị A gửi văn bản cho đơn vị B. Thì văn bản thì văn bản đó là văn bản đi
của đơn vị A, đồng thời cũng chính là văn bản đến liên thông của đơn vị B. Và ở đơn

vị B lúc này sẽ nằm trong mục “Văn bản đến liên thông”. Tại trang “Văn bản đến liên
thông” sẽ hiển thị danh sách văn bản liên thông và nhiệm vụ của văn thư là vào sổ
những văn bản đó. Việc vào sổ hết sức đơn giản, văn thư chỉ cần bấm vào văn bản đó
hoặc bấm vào “Vào sổ”. Nếu cần chỉnh sửa nội dung gì thì sửa lại rồi bấm “Cập
nhật”, còn không cần sửa lại thông tin gì thì không cần bấm “Cập nhật” cũng được vì
hệ thống đã tự lưu và chuyển văn bản sang mục “Văn bản đến chưa chuyển”.

Hình 2.3: Danh sách văn bản đến liên thông
1.3.

Gửi văn bản cho lãnh đạo.

Để gửi văn bản cho lãnh đạo có 3 cách sau:
-

Bấm “Lưu và chuyển” khi tiếp nhận văn bản.

-

Hoặc ở trang danh sách văn bản bấm chọn văn bản
(có thể gửi nhiều văn bản cùng 1 lúc).

-

Hoặc khi vào xem chi tiết văn bản bấm “Gửi lãnh đạo”.

rồi bấm “Gửi lãnh đạo”

Sau khi danh sách lãnh đạo hiện thị, văn thư bấm chọn lãnh đạo cần gửi văn bản,
có thể chọn nhiều lãnh đạo để gửi. Sau đó bấm “Gửi lãnh đạo”.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

15


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.4 : Chọn lãnh đạo để gửi văn bản

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

16


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.4.

Thêm mới văn bản đi

Hình 2.5: Menu quản lý văn bản đi
Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và
chờ được phát hành tới các phòng ban đơn vị.
Để thêm mới văn bản đi, ở menu phía bên trái, văn thư chọn
. Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản, scan văn bản muốn
phát hành đi và đính kèm file vào phần “Tệp tin đính kèm”. Nếu muốn đính kèm
nhiều file thì bấm vào “Thêm tệp tin”. Chú ý với những trường có (*) không được để

trống. Tiếp đó bấm
để thêm mới. Người dùng có thể sử dụng phím Tab để di
chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc yêu cầu phải nhập. Trường hợp muốn
xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọn

để nhập lại .

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

17


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.6 : Màn hình thêm văn bản đi
Sau khi bấm nút
trang
1.5.

, nếu thêm thành công, màn hình sẽ tự động chuyển sang
.

Vào sổ văn bản đã ký duyệt

Trang này hiển thị danh sách các văn bản đã được ký duyệt, văn thư có thể in văn
bản hoặc để đối chiếu với công văn bản giấy. Sau đó văn thư có thể vào sổ văn bản đi
bằng cách bấm “Vào sổ”, nhập lại thông tin cần thiết rồi lưu lại.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

18


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.7 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt
1.6.

Phát hành văn bản

Để phát hành 1 văn bản đi nội bộ hoặc ra ngoài đơn vị, văn thư bấm vào xem chi
tiết văn bản đó rồi bấm chọn “Phát hành văn bản”. Sau đó chọn phòng ban, nhân sự,
đơn vị cần phát hành văn bản. Phần nhập email cần gửi văn bản: phần này văn thư có
thể nhập email của cá nhân hoặc đơn vị không có trong danh sách phía trên.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

19


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.8: Phân phát văn bản đi

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

20

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Các chức năng xử lý của Chuyên viên
3.1.

Tạo hồ sơ công việc

Có những hồ sơ công việc được tạo từ văn bản đến, cũng có những hồ sơ được tạo
không từ văn bản nào. Ví dụ như việc báo cáo định kì hàng tháng, hàng năm,… Để
tạo những hồ sơ như thế thì chuyên viên bấm vào “Tạo hồ sơ công việc” ở menu trái.
Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho hồ sơ và đính kèm file ở phần “File dự thảo đính
kèm”, có thể đính nhiều file bằng cách bấm vào “Thêm tệp tin”. Sau đó bấm “Lưu”.
Hồ sơ sau khi được lưu sẽ hiển thị trên trang danh sách hồ sơ công việc.

3.2.

Hồ sơ công việc

Đây là trang danh sách tất cả hồ sơ công việc. Chuyên viên có thể bấm vào hồ sơ
để xem nội dung chi tiết của hồ sơ đó. Tùy trạng thái của mỗi hồ sơ như : Hoàn thành,
đang xử lý, hoàn thành chậm hay quá hạn mà chuyên viên có những chức năng khác
nhau. Với những hồ sơ đã hoàn thành thì chỉ có thể xem, nhưng hồ sơ nào đang trong
giai đoạn xử lý thì chỉ những chuyên viên tạo hồ sơ mói có quyền xử lý hồ sơ đó.
Với những hồ sơ đang xử lý sẽ có sự khác nhau giữa chuyên viên tạo và những
người có nhiệm vụ trong hồ sơ. Chuyên viên tạo thì có thể sửa hồ sơ còn những người
có liên quan thì không.
Sau khi hồ sơ được tạo, các bước tiếp theo để xử lý gồm có : Tạo phiếu trình để

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

21


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

trình lên lãnh đạo, hoặc tạo phiếu trao đổi để tham khảo ý kiến của cán bộ khác.

Hình 3.16: Chi tiết Hồ sơ công việc

 Tạo phiếu trình
Khi chuyên viên tạo phiếu trình để trình lên lãnh đạo phê duyệt bằng cách bấm
vào biểu tượng
trên dòng “Phiếu trình duyệt”, một màn hình để lập phiếu sẽ xuất
hiện. Chọn lãnh đạo trình bằng cách bấm vào phần nội dung của phần “Kính gửi” và
chọn lãnh đạo muốn trình. Tiếp đó nhập nội dung vào phần “Vấn đề trình”. Cuối cùng
là bấm “Gửi phiếu trình” để trình lên lãnh đạo.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

22


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 4.2: Màn hình sau khi bấm “Trình ký”
Nếu phiếu trình đã trình lên lãnh đạo nhưng không được sự đồng ý của lãnh đạo.

Chuyên viên sẽ phải làm lại công việc cho đạt yêu cầu của lãnh đạo và trình lại.
Khi đã trình lãnh đạo, hồ sơ công việc sẽ không thể sửa. Nghĩa là những file dự
thảo đính kèm cũng sẽ không thể xóa hay sửa. Sau khi trình và được lãnh đạo thông
qua thì chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng đều có thể trình ký lãnh đạo cơ quan. Và
thao tác trình ký hoàn toàn tương tự như hướng dẫn ở trên.
 Tạo phiếu trao đổi.
Nếu trong quá trình xử lý công việc có vấn đề gì không rõ cần xin ý kiến của
những người khác. Người xử lý có thể tạo 1 phiếu trao đổi với người cần tham khảo ý
kiến. Khi bấm vào nút tạo phiếu trao đổi
phiếu sẽ xuất hiện:

(Bên cạnh Phiếu trao đổi), màn hình tạo

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

23


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 4.3 : Màn hình phiếu trao đổi
Bấm vào phần nhập nội dung của “Kính gửi” để chọn người cần trao đổi, có thể
chọn nhiều người. Nhập những nội dung cần thiết khác vào phiếu như “Nội dung trao
đổi”. Sau đó bấm “Gửi phiếu trao đổi” để gửi.
Người tạo chỉ có thể thêm nội dung vào phần của mình, không thể thêm vào phần
của người xin ý kiến. Người được xin ý kiến cũng chỉ có thể thêm vào phần nội dung
của mình.Trong 1 hồ sơ có thể có nhiều phiếu trao đổi.
 Sửa văn bản dự thảo
Sau khi tạo hồ sơ, để thêm 1 hoặc nhiều văn bản dự thảo nữa thì bấm

(bên cạnh
“Văn bản dự thảo”). Hoặc muốn xóa file dự thảo đã đưa lên thì bấm vào nút “Xóa”
tương ứng của file dự thảo đó. Khi đã trình lãnh đạo sẽ không thể xóa file dự thảo
nhưng có thể thêm.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

24


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 4.4 : Văn bản dự thảo.
 Tìm kiếm hồ sơ: Khi lượng hồ sơ nhiều lên thì tìm kiếm hồ sơ là điều cần
thiết. Chuyên viên có thể tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, khoảng thời gian và trạng thái
của hồ sơ ngay tại trang danh sách hồ sơ.
3.3.

Hồ sơ phối hợp xử lý.

Đây là trang danh sách các hồ sơ mà chuyên viên cùng phối hợp xử lý với cán bộ
khác. Khi vào xem chi tiết, chuyên viên có thể tải về các file dự thảo và đính kèm file
tham gia góp ý của mình ở phần “Văn bản phối hợp xử lý” bằng cách bấm
đính kèm file .

đề

Hình 4.5: Đính kèm file văn bản phối hợp xử lý

3.4.

Phiếu trao đổi

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0241.3875.606 Email:

25