Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của bất
kỳ cơ quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp lãnh đạo có
căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan đúng đắn. Muốn
làm được điều đó công tác văn thư lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức,
quản lý điều hành khoa học và hiệu quả. Mà trách nhiệm này thuộc về lãnh
đạo văn phòng bởi các văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan có đạt chất
lượng hiệu quả hay không cũng là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc
của lãnh đạo văn phòng. Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan được văn phòng
tổ chức khoa học, có trật tự sẽ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứ
phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao và
ngược lại.
Hơn thế nữa, trong thời đại đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hành
chính lại là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm đáp ứng yêu
cầu phát triển của đất nước, thì hoạt động của văn phòng, hoạt động tham
mưu giúp việc cho lãnh đạo trong lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động
chung của cơ quan và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên thiết yếu.
Tuy nhiên, hiện tại, công tác tham mưu của văn phòng và trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu
trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được đề cao, cùng với những hạn chế về
nhận thức, năng lực, trình dộ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
lưu trữ của các lãnh đạo văn phòng nên chưa phát huy được đầy đủ chức
năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo dẫn đến giảm hiệu quả, ảnh hưởng
đến hoạt động chung của cơ quan.
Chính vì thế, em xin mạnh dạn “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam trong công tác tổ


chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu cho học

phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” của mình.

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng và phó
chánh văn phòng) trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,
lưu trữ trong thời gian qua
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
4. Lịch sử nghiên cứu
Có thể nói, đề tài trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói chung thì đã có nhiều đề tài
nghiên cứu. Nhưng đề tài ấy cụ thể tại UBND huyện Lục Nam thì chưa có
đề tài nghiên cứu nào.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài tiểu luận này, em đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu khoa học như: Phương pháp khảo sát, phương pháp phân tích,
phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
- Báo cáo góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện
Lục Nam hiện nay và trong những năm tiếp theo.


- Kết quả của báo cáo có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho

cán bộ, công chức tại UBND huyện.
7. Cấu trúc của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và phụ lục, bài tiểu luận được chia làm
03 chương:
Chương 1. Vài nét sơ lược về UBND huyện Lục Nam
Chương 2. Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Lục Nam.


Chương 1
VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN LỤC NAM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Lục Nam là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, được thành lập
theo Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ,
phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn và huyện Lạng
Giang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh. Có
diện tích gần 600km2 trong đó diện tích đất nông nghiệp khoảng 18.720 ha,
đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, còn lại là một số diện tích đất khác; dân số trên
21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó người dân
tộc thiểu số chiếm gần 13%. Toàn huyện có 25 xã và 2 thị trấn, với 334 thôn
bản; hệ thống giao thông khá thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 và tỉnh lộ 293,
tỉnh lộ 295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh và
tuyến đường sông Lục Nam, đây là điều kiện rất thuận lợi cho việc giao lưu
buôn bán. Lục nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thông lớn
nối liền với các tỉnh trong vùng. Huyện có thuận lợi trong giao lưu văn hoá,
kinh tế giữa các vùng miền núi và đồng bằng, là thời cơ để Lục Nam có
những bước chuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo mới của một huyện

đang phát triển.
Định hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, huyện
Lục Nam tiếp tục đẩy mạnh phát triển nông nghiệp, coi trọng phát triển công
nghiệp – TTCN, chú trọng đầu tư khai thác du lịch, dịch vụ. Đây chính là thế
mạnh giúp huyện phát triển tạo ra thế chân kiềng đi lên của huyện. Trong
những năm vừa qua, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh và Tổng


cục du lịch, Huyện uỷ, UBND huyện đã xác định phát triển du lịch là tiềm
năng, có thế mạnh của huyện. Lục Nam là huyện có có nguồn tài nguyên du
lịch tự nhiên phong phú, đa dạng, điều đáng chú ý là các cảnh quan thiên
nhiên đẹp kết hợp với yếu tố văn hoá tâm linh. Nổi trội trong quần thể thắng
cảnh tự nhiên của Lục Nam phải kể đến Khu di tích thắng cảnh Suối Mỡ
được du khách đánh giá đánh giá là điểm hẹn du lịch trong tương lai. Nơi
đây có dòng suối hoang sơ nhưng đầy quyến rũ với cảnh quan huyền bí của
núi rừng. Đến với Suối Mỡ du khách được tận hưởng bầu không khí trong
lành, cùng những cảnh quan thiên núi rừng và được trở về với thế giới tâm
linh và tín ngưỡng với những ngôi đền thờ Thánh mẫu thượng ngàn, Đền thờ
đức Thánh Trần, để cầu phúc, cầu lộc cầu tài. Ngoài di tích thắng cảnh Suối
Mỡ, huyện Lục Nam còn nhiều điểm du lịch sinh thái hấp dẫn khác như:
Suối Nước Vàng nằm giữa vùng Tây Yên Tử, thác Rêu hay công trình hồ
nhân tạo Hồ Suối Nứa và những đồi rừng, vườn cây ăn quả, kết hợp bạt ngàn
rừng Tây Yên Tử.
Như vậy có thể nói huyện Lục Nam là một trong những huyện có
nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội trong tương lai trên
toàn địa bàn tỉnh Bắc Giang và hơn nữa còn góp phần vào sự phát triển
chung của cả nước trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng

cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Thực hiện chức năng quản
lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất
trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Nam được thực hiện
theo đúng Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 29/6/2015:
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ,


du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi,
xây dựng đểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông
hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài
nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an
toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn
khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên
phân cấp, ủy quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lục Nam có cơ cấu tổ chức [Phụ lục 1] gồm:
- Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, có

nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND huyện.
- 03 phó chủ tịch:
+ Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo
dõi, quản lý toàn bộ các hoạt động Văn hóa – xã hội trên địa bàn hyện và
báo cáo chịu trách nhiệm trước UBND huyện.
+ Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý
và giải quyết các công việc phát triển kinh tế trên địa bàn huyện về Nông Lâm – Ngư nghiệp và chương trình xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND huyện.
+ Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài chính – ngân sách: Quản lý mọi vấn
đề ngân sách tài chính của huyện và có trách nhiệm báo cáo, chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.
- 13 ủy viên UBND
- Và 21 cơ quan trực thuộc UBND huyện gồm:
+ Văn phòng HĐND-UBND huyện. + Đội quản lý trật tự GTXD và MT.


+ Phòng nội vụ.

+ Trung tâm phát triển quỹ đất

+ Phòng nông nghiệp và PTNT.

+ Phòng kinh tế hạ tầng.

+ Phòng lao động TBXH.

+ Phòng văn hóa thể thao.

+ Phòng tài nguyên môi trường.

+ Đài TT-TH huyện.

+ Phòng giáo dục và đào tạo.

+ Trung tâm văn hóa

+ Phòng y tế.
Mỡ.

+ BQL khu DL sinh thái Suối

+ Phòng dân tộc.

+ Trung tâm dân số KHHGĐ.

+ Phòng Thanh tra

+ Trạm khuyến nông

+ Phòng tài chính kế hoạch.

+ Ban quản lý dự án xây dựng

+ Phòng tư pháp

1.4. Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam
1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện được
thực hiện theo Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của
UBND huyện Lục Nam:

Văn phòng là cơ quan trực thuộc UBND huyện, có chức năng tham
mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác của HĐND,
UBND, thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND, UBND huyện, thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó
chủ tịch UBND huyện
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu
sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh
Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tại Nghị định số
37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, cụ


thể : thực hiện 15 nhiệm vụ chính và một số nhiệm vụ cụ thể khác do
Thường trực HĐND và UBND huyện giao. [Phụ lục]
- Chức năng tham mưu tổng hợp: tổ chức và thực hiện các công tác
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh
đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan; tổ chức và thực hiện các hoạt
động giao tiếp
- Chức năng hậu cần: đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
cho cơ quan…
1.4.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Văn phòng bao gồm: Chánh văn phòng; 03 Phó văn phòng và các cán
bộ, công chức thuộc bộ phận tổng hợp, bộ phận hành chính quản trị, bộ phận
một cửa: [Phụ lục 2]
- Chánh Văn phòng – ông Nguyễn Tiến Dũng: Là người đứng đầu
Văn phòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ

tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một
hoặc một số công tác như: công tác tổ chức cán bộ, cải cách hành chính….
- Phó Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng.
+ Bà Vũ Thị Hoài Nam – Phó văn phòng, Trưởng ban tiếp dân: phụ
trách tham mưu lĩnh vực nội chính
+ Ông Phùng Văn Vĩnh – Phó Văn phòng: phụ trách công tác hành
chính, quản trị; bộ phận một cửa


+ Ông Nguyễn Trường Sinh – Phó văn phòng: phụ trách lĩnh vực Văn
hóa – xã hội và theo dõi, giúp việc hoạt động HĐND.

Tiểu kết
Như vậy ở chương 1, em đã giới thiệu vài nét về UBND huyện Lục
Nam cũng như Văn phòng HĐND – UBND huyện. Từ chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức đó làm cơ sở để khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại
UBND huyện Lục Nam tại chương 2.

Chương 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LỤC NAM
2.1. Lý luận chung về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư
lưu trữ
2.1.1. Một số khái niệm

- Tổ chức, quản lý:
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao
quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp
một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của tổ chức
Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý
đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và
đạt được mục đích của tổ chức.


- Văn thư: vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại
văn bản do cá nhân, dòng họ, gia đình lập ra (di chúc, nhật ký, đơn từ…) và
các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để quản lý, điều hành công việc
chung. Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan của Đảng và nhà
nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và
truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác.
Người ta phải tiến hành các khâu xử lý văn bản như: soạn thảo, duyệt, ký
văn bản, chuyển giao, đăng ký văn bản, lập hồ sơ…
- Lưu trữ: là giữ lại các văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Tài liệu gồm: tài liệu về quản lý hành
chính, tài liệu về kỹ thuật, tài liệu nghệ thuật, tài liệu cá nhân, phim ảnh, ghi
âm…..
- Công tác văn thư – lưu trữ:
+ Công tác văn thư: theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. Nội dung
của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn
bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành
+ Công tác lưu trữ: theo Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ, công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ

quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ,
tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội
dung bao gồm: các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ: là việc tuyển chọn, lưu
giữ, sắp xếp, bố trí sử dụng nhân sự, văn bản, máy móc, thiết bị, phương
pháp công nghệ để quản lý một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, tổ chức
2.1.2. Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác
văn thư, lưu trữ
Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó,
vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ là rất quan
trọng. Bởi có tổ chức, quản lý tốt thì công tác văn thư, lưu trữ mới phát huy
được hết vai trò quan trọng của chính nó:


- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động quản lý.
- Giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu quả công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có
hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý; năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu tổ chức, quản lý tốt công tác
văn thư, lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan được
thông suốt.
2.1.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn
thư, lưu trữ
Trên cơ sở các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của Văn phòng, Chánh văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Trên cơ sở các quy định về công tác văn thư lưu trữ, Chánh văn
phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn,
dài hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban
hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và
lưu trữ cơ quan
- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho toàn thể cán bộ công
chức trong cơ quan;
- Tham mưu xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu
hủy tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa.
- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các đơn
vị trực thuộc
- Xây dựng quy chế tổ chức công tác văn thư lưu trữ và hướng dẫn
việc thực hiện các quy định, quy chế này.


- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân
và báo cáo lãnh đạo về những công việc quan trọng
- Ký thừa lệnh một số văn bản và ký trực tiếp một số văn bản do Văn
phòng ban hành.
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng
đơn vị

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký
gửi đi
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư lưu trữ
- Bố trí sắp xếp, điều động nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ
Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình
thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
2.1.4. Yêu cầu về trách nhiệm tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn
phòng đối với công tác văn thư, lưu trữ
2.1.4.1. Trách nhiệm trong việc nhận thức đúng đắn về
tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động
quản lý của cơ quan
Lãnh đạo văn phòng cần phải nhận thức được rằng công tác văn thư,
lưu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, làm tốt công
tác này giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công
việc, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng
như của Nhà nước. Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên
các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành
để:
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành các văn bản
chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
quy trình giải quyết văn bản đi, đến…
- Hướng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện
các quy chế, quy định về công tác này
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ
phù hợp với tính chất công việc của cơ quan
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn
phòng phân công, tổ chức công việc cho phù hợp

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của
nhân viên mà văn phòng phụ trách


- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn
thư, lưu trữ
- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: soạn
thảo văn bản, quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu
- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu hủy tài liệu
- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho
từng đối tượng khác nhau trong cơ qua
- Tham mưu phát triển đội ngũ cán bộ nguồn quản lý trong công tác
văn thư, lưu trữ
2.1.4.2. Trách nhiệm về tổ chức bộ máy và tuyển dụng,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác
tham mưu tổng hợp là phải xây dựng được bộ máy giúp việc hợp lý, tuyển
dụng được đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất tốt, điều
này thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự. Lãnh đạo văn phòng
là người tham mưu cho thủ trưởng cơ quan thiết lập ra cơ cấu tổ chức bộ
máy của văn phòng và tuyển dụng nhân sự, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ
phận làm công tác văn thư, lưu trữ.
Lãnh đạo văn phòng cần phải xác định rõ về tổ chức bộ máy làm công
tác văn thư lưu trữ như: Sự cần thiết phải có phòng văn thư hay bộ phận văn
thư hay bộ phận văn thư lưu trữ thuộc văn phòng; mô tả chức năng, nhiệm vụ
cho các bộ phận, các phòng dự định thành lập; soạn thảo văn bản quy định
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; thảo các quyết định điều
động, bổ nhiệm, tuyển dụng nhân sự... phù hợp với điều kiện thực tế của cơ

quan.
Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng căn cứ vào các văn bản quy định nhà
nước về tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ, công chức và các tiêu chuẩn
nghiệp vụ ngạch công chức, trong vai trò và trách nhiệm của mình xây dựng
và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về số lượng nhân sự, tieu chuẩn tuyển
dụng cán bộ văn thư, lưu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với tính chất
chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm cụ thể như:
- Đánh giá nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tại thời điểm
hiện tại và trong tương lai để từ đó hoạch định chính xác số lượng nhân sự;
- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình phải xây dựng các
tiêu chuẩn cụ thể để chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc
biệt là công tác văn thư lưu trữ. Ví dụ, tuyển dụng cán bộ văn thư chuyên


trách thì tiêu chuẩn đặt ra là phải tốt nghiệp về chuyên ngành văn thư, lưu
trữ hoặc lưu trữ và quản trị văn phòng trình độ từ trung cấp trở lên tuyệt đối
không tuyển dụng ứng viên không đúng chuyên ngành.
Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêu
chuẩn của Nhà nước đã ban hành, thì văn phòng tham mưu cho thủ trưởng
cơ quan về tiêu chí tuyển dụng, phân công sắp xếp, bố trí, phân công công
việc cụ thể rõ ràng cho cán bộ nhằm đảm bảo về số lượng, chất lượng đồng
thời theo dõi, giúp đỡ nhân sự thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình.
2.1.4.3. Trách nhiệm trong tổ chức soạn thảo, ban hành
các văn bản hướng dẫn, quy định về văn thư lưu trữ và hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a. Trong tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
của cơ quan
Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào cũng không thể
thiếu được công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để các văn bản của cơ
quan khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý thì khi soạn thảo phải đảm bảo

đúng về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, quy trình thủ tục phải theo
đúng quy định của Nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng. Như vậy, có
nghĩa là cơ quan phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ
quan mình cụ thể hóa bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định
hướng dẫn như: quy chế về công tác văn thư lưu trữ, quy trình quản lý văn
bản đi, đến… Sau khi có quy chế về công tác văn thư lưu trữ, lãnh đạo văn
phòng phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về hình thức, cách thức
phổ biến và hướng dẫn quy trình thực hiện cho các đơn vị, bộ phận cũng như
toàn thể cán bộ công chức nhằm đảm bảo tính thống nhất và khoa học trong
quá trình thực hiện công việc như:
- Xác định đối tượng soạn thảo văn bản của cơ quan;
- Xây dựng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo văn bản
- Xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản
- Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc hướng dẫn, kiểm tra,
duyệt các văn bản sau khi đã soạn thảo tại các đơn vị
Để làm tốt các việc này, ngoài trách nhiệm quản lý, điều hành thì lãnh
đạo văn phòng phải là người nắm vững các nghiệp vụ văn phòng như soạn
thảo văn bản, văn thư lưu trữ…
Bên cạnh nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở các
đơn vị thuộc cơ quan, lãnh đạo văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn
bản của cơ quan và đơn vị trực thuộc trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký và
trước khi văn thư làm thủ tục phát hành.


b. Trong tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
Cũng như công tác văn thư, nhằm tổ chức tốt công tác lưu trữ và đưa
công tác này vào nề nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng cần
có trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc hướng dẫn, phổ
biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ, thường xuyên tổ chức hội
nghị tập huấn, tuyên truyền về công tác này. Ngay sau khi có các văn bản

quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ, lãnh đạo văn phòng
giúp lãnh đạo cơ quan soạn thảo, ban hành các quy chế, quy định về công tác
lưu trữ; hướng dân việc tổ chức, thực hiện trong toàn cơ quan. Ngoài ra có
thể ban hành các văn bản quy định nghiệp vụ như về giao nộp và thủ tục
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; về chỉnh lý tài liệu của cơ quan...
2.1.4.3. Trách nhiệm trong tổ chức kiểm tra, đánh giá và
thi đua khen thưởng
Song song với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu và giúp
thủ trưởng cơ quan kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ
quan và các đơn vị trực thuộc. Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm văn phòng
phải có báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, lãnh
đạo văn phòng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ nhằm
hướng dẫn và chấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi
đến; công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ.
Qua các kết quả kiểm tra cuối năm, văn phòng tổng hợp đánh giá tình
hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ để bình xét khen thưởng
đối với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời văn
phòng phải rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình
thực hiện; xem xét những khó khăn, vướng mắc giữa các quy chế, quy định
của nhà nước so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời
đưa ra những giải pháp khắc phục phù hợp.
2.2. Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam
2.2.1. Khảo sát về đội ngũ lãnh đạo văn phòng huyện
Theo quy định chung của nhà nước và quy định ban hành kèm theo
Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của UBND huyện Lục
Nam, lãnh đạo văn phòng huyện bao gồm: 01 Chánh văn phòng và 03 Phó
chánh văn phòng. Nguồn nhân lực quản lý đã đáp ứng được nhu cầu tham
mưu, giúp việc cho cơ quan và chủ tịch UBND huyện.

Qua khảo sát, về trình độ chuyên môn đội ngũ lãnh đạo văn phòng
đều đáp ứng đạt chuẩn, đều có trình độ đại học, trên đại học đã qua các lớp


đào tạo trung cấp lý luận chính trị và hành chính nhà nước. Tuy nhiên, lãnh
đạo văn phòng lại chưa qua trường lớp đào tạo về chuyên ngành quản trị văn
phòng, văn thư lưu trữ. Song, mặc dù không được đào tạo về chuyên ngành
quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ hoặc hành chính văn thư nhưng lãnh đạo
văn phòng cũng đã có những nhận thức và suy nghĩ đúng đắn về công tác
này. Chính vì thế công tác văn phòng tại huyện đã có những hiệu quả và nề
nếp.
2.2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tham
mưu tổ chức văn thư lưu trữ chuyên trách
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước quy định về bộ máy làm công
tác Văn thư lưu trữ, Chánh văn phòng sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan tổ
chức thành lập phòng Hành chính hoặc phòng Văn thư lưu trữ nhằm quản lý,
điều hành công tác văn thư lưu trữ của cơ quan mang lại hiệu quả và chất
lượng. Tuy nhiên để làm được điều này, phải xuất phát từ tình hình thực tiễn
của từng cơ quan, sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo văn phòng và sự chỉ đạo
kipoj thời của lãnh đạo cơ quan.
Tại UBND huyện Lục Nam, trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của
mình, lãnh đạo văn phòng đã đề xuất, tham mưu với lãnh đạo huyện thành
lập Bộ phận Hành chính quản trị thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện có
chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ. Cán bộ văn thư, lưu trữ - bà Bùi
Thị My thuộc thành viên bộ phận Hành chính, quản trị có nhiệm vụ thực
hiện công tác văn thư của HĐND, UBND huyện, văn phòng HĐND-UBND
huyện; phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan.
Việc thành lập bộ phận Hành chính quản trị có chức năng quản lý
công tác văn thư lưu trữ mà không phải là bộ phận văn thư lưu trữ riêng như
tại đây cũng là phù hợp với tình hình hoạt động của huyện, bởi tại mỗi

phòng chuyên môn thuộc huyện cũng đều có cán bộ kiêm nhiệm thực hiện
công tác văn thư lưu trữ riêng.
2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ
Tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng là một trong những yếu tố góp
phần làm nên thành công trong công tác quản lý của lãnh đạo huyện nói
chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng. Bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ,
bằng cấp làm đúng chuyên môn nghiệp vụ là một yêu cầu đặt ra cho các nhà
lãnh đạo, vì rằng văn phòng là đầu mối của thông tin và là bộ phận tham
mưu giúp việc cho lãnh đạo, là bộ mặt của cơ quan, nếu công tác tổ chức và
bố trí nhân sự không phù hợp sẽ làm giảm hiệu quả công việc thuộc chức
năng nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm. Ví dụ, văn phòng là nơi giúp thủ


trưởng cơ quan kiểm tra, hướng dẫn và kiểm soát tất cả các văn bản trước
khi ban hành, nếu cán bộ văn thư lưu trữ làm công tác này không nắm vững
kiến thức về soạn thảo văn bản, công tác văn thư nói chung thì sẽ gặp nhiều
khó khăn trong khâu kiểm tra, rà soát và đưa ra những nhận xét chính xác
Nhận thức được điều ấy, Chánh văn phòng UBND huyện đã tham
mưu tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng huyện
phải đúng chuyên ngành với trình độ từ trung cấp trở lên. Sau khi tuyển
dụng sẽ bố trí, sắp xếp cán bộ làm đúng vị trí nhiệm vụ của mình. Chính vì
vậy, hiện tại, tại Văn phòng HĐND – UBND huyện có cán bộ làm công tác
văn thư lưu trữ chuyên trách với trình độ cao đẳng, chuyên ngành Hành
chính văn thư, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
Còn tại các cơ quan chuyên môn thuộc huyện thì việc bố trí, sắp xếp
cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm và không có
trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ mà chỉ được đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn nhằm thực hiện được nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại đơn
vị mình.

Nhìn chung trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác bố trí
nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại huyện là tham mưu thực hiện đúng
về tổng biên chế được giao cũng như đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ
công tác văn thư lưu trữ theo quy định tại thông tư số 13/2014/TT-BNV
ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TTBNVngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và
tiêu chuẩn, nghiệp vụ chuyên môn các ngachj công chức chuyên ngành văn
thư. Và công tác này được lãnh đạo văn phòng thực hiện tương đối tốt.
Tuy nhiên, sau khi cán bộ được phân công bố trí, sắp xếp công việc thì
coi như công tác tổ chức công tác văn thư lưu trữ đã xong mà không có sự
kiểm tra, điều động hay phân công lại công việc
2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác đào
tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ
Bên cạnh công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự thì đào tạo, bồi dưỡng
cũng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành và thực thi nhiệm vụ của cơ
quan. Do vậy nhiệm vụ này cũng đã được thực hiện tại văn phòng HĐNDUBND huyện. Tại huyện, Văn phòng cũng đã tổ chức các hội nghị tổng kết,
hội nghị tập huấn, tuyên truyền về công tác văn phòng nói chung và công tác
soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ nói riêng phục vụ cho cán bộ, công chức
làm công tác văn thư lưu trữ tại huyện.


Tuy nhiên, chỉ các hội nghị tổng kết mới được tổ chức định kỳ thường
xuyên hàng năm, còn các cuộc tập huấn nghiệp vụ chỉ được tổ chức khi có
những nhiệm vụ mới, những cập nhật về văn bản mới, những sự cập nhật
mới về ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm mà chưa được tổ chức
thường xuyên, liên tục. Do đó, vẫn còn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu
thực tế.
Qua khảo sát, các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cũng không được tổ chức
đều kỳ. Các lớp bồi dưỡng này không chỉ dành cho cán bộ làm công tác văn
thư lưu trữ mà còn cần cho tất cả các cán bộ công tác tại huyện, các đơn vị

thuộc huyện và các đơn vị có khác có liên quan đến soạn thảo văn bản, giải
quyết văn bản đến, lập và giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ… Qua đây, có
thể đánh giá rằng, lãnh đạo văn phòng chưa thực sự quan tâm, đầu tư nhiều
vào việc nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu
trữ.
2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ
Bên cạnh công tác tổ chức và sắp xếp, bố trí nhân sự thì việc tổ chức
soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư,
lưu trữ là một trong những công việc quan trọng quyết định đến hiệu quả và
chất lượng công tác của văn phòng HĐND-UBND huyện. Trên cơ sở các
văn bản quy định, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, UBND huyện đã ban
hành các văn bản hướng dẫn cụ thể, nhằm đảm bảo cho việc thực hiện tại
các cơ quan thuộc huyện được thống nhất. Một số văn bản được ban hành
bởi văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình đã
được luật pháp quy định.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam căn cứ các văn bản như:
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ; Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và
Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/9/2013 của UBND tỉnh Bắc
Giang hướng dẫn việc quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ công việc, giao nộp
hồ sơ… đã ban hành và tham mưu giúp lãnh đạo huyện soạn thảo và ban
hành các loại văn bản về công tác văn thư lưu trữ sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của cấp trên
- Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư lưu trữ

- Báo cáo sơ kết, tổng kết….
Trên thực tế, lãnh đạo văn phòng không trực tiếp soạn thảo mà giao
cho Bộ phận Hành chính, nhưng trách nhiệm chủ yếu là xem xét, sửa chữa,
bổ sung vào bản thảo trước khi hoàn thiện văn bản trình lãnh đạo huyện ký
ban hành. Lãnh đạo văn phòng nói chung đã ý thức được trách nhiệm của
mình trước lãnh đạo huyện về việc đảm bảo chât lượng, nội dung, tính pháp
lý, tính khả thi, kịp thời của các văn bản ban hành nói trên.
2.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức chỉ đạo,
hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
2.2.6.1. Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư
- Kiểm tra các văn bản trước khi ban hành
Công tác kiểm tra, thẩm định các văn bản trước khi ban hành đã được
lãnh đạo văn phòng thực hiện. Nhìn chung, hầu hết các văn bản do cán bộ
chuyên môn căn cứ chức năng nhiệm vụ và sự phân công công việc của lãnh
đạo các đơn vị tiến hành soạn thảo, rồi trình lên trưởng đơn vị duyệt nội
dung. Sau đó, văn bản được chuyển tới Văn phòng để lãnh đạo văn phòng
kiểm tra, xem xét về hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản trước khi
trình lãnh đạo huyện hoặc người có thẩm quyền ký ban hành.
Tại công tác này, lãnh đạo văn phòng đã có trách nhiệm và quan tâm.
Chính vì thế việc kiểm tra, rà soát văn bản trước khi làm thủ tục phát hành
đã có những chuyển biến tích cực, những sai sót về thể thức đã được phát
hiện và kịp thời sửa chữa; chất lượng văn bản dã được nâng lên; các văn bản
hầu như không sai về hình thức, mẫu phông chữ…
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan
Như chúng ta đã biết, công tác kiểm tra, đôn đốc việc lập và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan có làm tốt hay không phần nhiều phụ thuộc vào vai trò
của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện.
Qua khảo sát, tại huyện Lục Nam, lãnh đạo văn phòng huyện còn

chưa thực sự chú trọng tới việc lập hồ sơ. Phần lớn cán bộ chuyên môn chưa
chú ý đúng mức đến khâu này mà sau khi giải quyết xong công việc, các văn
bản, tài liệu được cất trong các cặp hộp hoặc sắp xếp theo số ký hiệu dưới
dạng tập lưu của văn bản chưa có sự sắp xếp khoa học, hợp lý theo đúng yêu
cầu của một hồ sơ công việc. Mặc dù lãnh đạo văn phòng huyện cũng đã tổ
chức lớp tập huấn nhưng hiệu quả mang lại chưa cao, do lãnh đạo văn phòng
chưa tham mưu lãnh đạo huyện hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác này
một cách thường xuyên, chặt chẽ đối với các đơn vị thuộc huyện. Hơn nữa,
do lãnh đạo văn phòng huyện đều chưa hiểu sâu về nghiệp vụ bởi vậy không


thể đánh giá, kiểm tra nội dung của các hồ sơ được lập một cách chính xác,
để từ đó có căn cứ chỉ đạo điều hành. Mặt khác, chưa có chế tài để xử lý
những trường hợp vi phạm.
Những tồn tại nêu trên ở một mức độ nhất định thể hiện trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá công
tác này.
2.2.6.2. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
- Tại UBND huyện Lục Nam, trong công tác này các văn bản hướng
dẫn chỉ đạo ít được ban hành, chủ yếu thực hiện theo quy định của Nhà nước
và cấp trên. Vì thế, tình trạng tài liệu được thu thập, bảo quản tại kho lưu trữ
hầu hết chưa được phân loại, chỉnh lý, công cụ tra cứu chưa được lập, tình
trạng tài liệu tồn đọng vẫn xảy ra. Hơn nữa, do không bố trí cán bộ chuyên
trách làm công tác lưu trữ mà chỉ phân công cán bộ làm công tác văn thư
quản lý công tác lưu trữ, nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cán bộ hạn chế
về chuyên môn nghiệp vụ nên việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết
chưa được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chưa phát huy hết tác dụng
của tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, công tác thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành đa số tài liệu
chưa được tập trung đồng bộ trong kho; các phòng chuyên môn thuộc huyện

khi giải quyết xong công việc do nhiều lý do vẫn để hồ sơ, tài liệu tại tủ
phòng làm việc không giao nộp vào lưu trữ cõ quan, vì thế tài liệu trong kho
chủ yếu là văn bản đi và văn bản đến.
Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đủ nên diện tích kho lưu trữ vẫn chưa
đáp ứng được nhu cầu thực tế, các phương tiện bảo quản tài liệu chưa được
đầu tư nhiều.
Và một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là thiếu sự
quan tâm đầy đủ và sự đôn đốc kiểm tra, giám sát thường xuyên cũng như sự
chỉ đạo trong việc hướng dẫn nghiệp vụ còn hạn chế của lãnh đạo văn phòng
huyện.
2.2.7. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Trước sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông
tin và sự bùng nổ thông tin toàn cầu có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, ảnh


hưởng sâu sắc và có tính quyết định đối với quá trình phát triển kinh tế xã
hội mỗi địa phương, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực.
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo của cấp trên,
Văn phòng huyện cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn
phòng mà cụ thể là vào công tác văn thư lưu trữ như: soạn thảo văn bản, quy
trình quản lý văn bản đi đến, quy trình trình ký văn bản, xây dựng hệ thống cơ
sở dữ liệu lưu trữ, quản lý lập hồ sơ, khai thác hồ sơ điện tử… công tác soạn
thảo văn bản, quản lý, cập nhật văn bản đi đến được thực hiện 100% trên máy
tính, không còn tình trạng soạn thảo văn bản thủ công. Công tác đăng ký văn
bản được thực hiện trên máy tính, văn bản đi đến được gửi và nhận qua môi
trường mạng. Đồng thời, tại huyện đã sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử.
Song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ
thóng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cũng đã được sử dụng.
Nhìn chung việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,

lưu trữ của các đơn vị huyện đã được chú ý, đặt biệt là trong việc soạn thảo,
trình duyệt, ban hành văn bản, quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
lưu trữ vẫn chưa được triệt để, mới chỉ ứng dụng trong việc đăng nhập tên
của tài liệu vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra tìm, chứ chưa khai thác
được thông tin bên trong của hồ sơ lưu trữ trên hệ thống mạng, hoặc máy
tính. Muốn đọc hoặc nghiên cứu hồ sơ tài liệu thì phải vào kho lưu trữ để
khai thác thông tin trên hồ sơ giấy. Điều này gây mất thời gian và khó khăn
trong việc nghiên cứu sử dụng thông tin. Đây cũng là một hạn chế của lãnh
đạo văn phòng trong việc tham mưu cho lãnh dạo huyện xây dựng các quy
trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
2.2.8. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức kiểm
tra, đánh giá và thi đua khen thưởng
Về mặt nhận thức, lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục
Nam đã xác dịnh được đây là một trong những nội dung trong công tác thi
đua khen thưởng. Do vậy, đã tích cực, chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra
từng mặt công tác về công tác văn thư lưu trữ. Cuối năm, văn phòng huyện


thành lập nhóm công tác kiểm tra chéo lẫn nhau tại các đơn vị. Nội dung
kiểm tra tập trung vào các vấn đề như:
- Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh, công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ.
Đây là điểm mới mà tại huyện áp dụng để quản lý tốt hơn về nghiệp
vụ, khách quan, đồng thời ràng buộc trách nhiệm với cán bộ, công chức
trong toàn huyện.

Sau các đợt kiểm tra, phần nào đã giúp cho HĐND-UBND huyện nói
chung và các đơn vị thuộc huyện nói riêng khắc phục được những việc làm
chưa đúng hoặc còn thiếu sót trong việc xây dựng và ban hành văn bản hoặc
đã hạn chế tình trạng ban hành văn bản sai thể thức, văn bản ban hành không
đúng thẩm quyền, công tác lập hồ sơ đã dần đi vào nề nếp, tình trạng tài liệu
bó gói cũng đã giảm.
Nhìn chung, công tác kiểm tra đánh giá việc tổ chức thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ tại huyện đã được quan tâm và từng bước đi vào nề nếp.
Song về cách làm vẫn chưa cụ thể, các kế hoạch kiểm tra còn chung chung,
chưa có nhiều tiêu chí kiểm tra. Ví dụ, kiểm tra công tác lập hồ sơ, lãnh đạo
văn phòng chỉ xem xét tài liệu đó có được đưa vào cặp hộp không, có dán
nhãn ngoài hay không chứ chưa kiểm tra nội dung của các hồ sơ, phương
pháp lập có đúng chưa, hồ sơ đó có đủ thông tin hay cơ sở pháp lý hay
không.
Ngoài ra, kết quả kiểm tra mang lại chưa cao, chưa chính xác vì trong
tổ công tác đi kiểm tra chủ yếu là các lãnh đạo văn phòng kiểm tra lẫn nhau,
và các cán bộ văn thư lưu trữ nhưng phần nhiều là kiêm nhiệm và hạn chế về
tình trạng chuyên môn. Bên cạnh đó, thời gian kiểm tra ngắn (mỗi đơn vị
kiểm tra trong ½ ngày – 1 ngày), trước khi kiểm tra thì đã có sự chuẩn bị sẵn
sàng. Sau khi kiểm tra, phát hiện khuyết điểm cũng chưa có chế định rõ


ràng, ví dụ như việc sử dụng phần mềm công vụ để điều hành và quản lý văn
bản, vẫn còn những đơn vị không sử dụng nhưng lãnh đạo văn phòng không
có biện pháp xử lý mà chỉ có công văn đôn đốc thực hiện.
Sau mỗi đợt kiểm tra (định kỳ 6 tháng, cuối năm), căn cứ vào kết quả
kiểm tra để các đơn vị bình xét, thi đua khen thưởng.
Tiểu kết
Như vậy, tại chương 2, em đã tìm hiểu và khảo sát trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng tại HĐND-UBND huyện Lục Nam. Qua đó, chúng ta có

thể thấy được trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng cũng như công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại đây được thể hiện như thế nào. Từ
đó, đưa ra những nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác này tại chương 3.


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM
TRONG VIỆC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
3.1. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác
văn thư, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng HĐND- UBND huyện Lục
Nam
3.1.1. Ưu điểm
Qua khảo sát về các nội dung đã đề cập, em xin đưa ra một số nhận
xét, đánh giá những ưu điểm như sau:
- Một là, lãnh đạo văn phòng đã xác định được vai trò, trách nhiệm
của mình trong việc tham mưu, giúp lãnh đạo huyện xây dựng và ban hành
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh
giá, thi đua khen thưởng…
- Hai là, lãnh đạo văn phòng đã tham mưu và giúp lãnh đạo huyện xây
dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ, trong đó quy định và
hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản,
quy trình trình ký và ban hành văn bản, về quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ
hiện hành; thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị; thống kê, bảo quản và
phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…. Nhìn chung, công tác này đã
phần nào đi vào nề nếp, hạn chế việc văn bản ban hành sai thể thức, không
đúng thẩm quyền.
- Ba là, về bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ: lãnh

đạo văn phòng đã xác định được cán bộ làm công tác này phải có trình độ
chuyên môn đúng ngành, cũng chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng, hơn
nữa bản thân cán bộ làm công tác này ngoài kinh nghiệm cũng đã chú trọng
đến năng lực, tình độ chuyên môn của mình để phục vụ tốt nhất cho công tác
quản lý chỉ đạo điều hành của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo huyện


- Bốn là về cơ sở vật chất: Ngoài yếu tố con người thì các trang thiết
bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản, cung cấp thông tin cũng được chú ý.
Tại Văn phòng huyện đã được trang bị đầy đủ máy vi tính, trong đó đã ứng
dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, kết nối mạng Lan và internet, các máy
in, máy photocopy, máy fax… đã được trang bị dầy đủ và khai thác được các
tính năng, ứng dụng của nó vào trong công việc.
Tóm lại, công tác văn thư lưu trữ tại huyện Lục Nam đã có một số ưu
điểm đáng ghi nhận trên. Để có được những thành quả đó không thể không
kể đến vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc nhận thức, tổ
chức, bố trí sắp xếp nhân sự và điều hành công tác văn phòng. Do có những
nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cho nên lãnh đạo
văn phòng cũng đã chỉ đạo, tuyên truyền và động viên kịp thời các cán bộ
làm công tác chuyên môn để họ có động lực học tập, bồi dưỡng kiến thức và
trách nhiệm trong quá trình giải quyết công việc của mình. Mặt khác, trong
quá trình tham mưu tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự, lãnh đạo văn phòng
cũng đã nhìn nhận theo đúng nhu cầu công việc để tuyển dụng và sắp xếp,
bố trí đúng người đúng việc, biết khai thác và tận dụng tiềm năng về nhận
lực cũng như máy móc, công cụ để nhằm tạo được niềm đam mê trong công
việc của cán bộ công chức mang lại hiệu quả và năng suất lao động trong cơ
quan. Điều này, chứng tỏ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng huyện ngày
càng được nâng cao, nhận thức có nhiều thay đổi từ suy nghĩ đến tổ chức
thực hiện.
3.1.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên thì trách nhiệm tổ chức, quản
lý công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng còn có nhiều hạn chế,
thể hiện trong công tác tham mưu, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc sau
đây:
- Một, việc ban hành các văn bản chỉ đạo chưa kịp thời đầy đủ và
đồng bộ, còn xem nhẹ. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, lãnh đạo văn
phòng không cụ thể hóa mà chỉ tổ chức thực hiện theo các văn bản hướng