thảo luận hệ thống thông tin quản lý

LỜI MỞ ĐẦU
Kinh tế ngày càng phát triển, đi cùng với đó là sự cạnh tranh ngày càng
trở nên gay gắt hơn. Vì vậy để khẳng định được tên tuổi và đứng vững được
trên thị trường thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm tòi, ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc không
thể thiếu, vì nó giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất công việc, giảm khối
lượng công việc lao động bằng chân tay, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và
hiệu quả công việc được thể hiện một cách rõ rệt. Trong đó, ứng dụng ERP đã
trởthành công cụ quản lý mới để điều hành doanh nghiệp, ERP viết tắt của
(Enterprise Resource Planning) có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp”. Ứng dụng ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp năng
suất lao động sẽ tăng do dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao
dịch liên quan, đồng thời báo cáo với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn, doanh
ghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn về chi phí, hạn mức hàng tồn kho,...tối ưu
hóa nguyên vật liệu, nhân công...Vì vậy việc ứng dụng ERP là hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp là điều không thể thiếu được.

PHẦN 1: TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP


1. Khái niệm ERP, đặc điểm chung của hệ thống, vai trò của ERP đối

với doanh nghiệp.
1.1.
Khái niệm ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống thông tin quản lý
tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp bao trùm lên toàn bộ các hoạt động,
chức năng của doanh nghiệp như: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua
hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý
quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán
hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích

hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số
lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và
tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu
trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng
và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh
hưởng đến cấu trúc của chương trình.
Đặc điểm chung của hệ thống

1.2.

Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: được
thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); có tính tích hợp chặt chẽ; có khả
năng phân tích quản trị; tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai
thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính hướng dẫn
(driver). Mặt tích cực này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý
doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và
hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu thảo luận về “Manufacturing
Resource
Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:


-

ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated
Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi
người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau

-

trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính
(People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng,
nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người
sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là

-

các yếu tố quyết định.
ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là
phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế
hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ
thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình

-

xử lý phải được quy định trước.
ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ
(Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được
xác định rõ trước.

ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty
(Communicationamong Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi,
cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.
1.3.

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

- Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp

trong tương lai: Các số liệu được lưu lại đầy đủ, và chính xác cùng với những
phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực
và tài chính của công ty qua nhiều năm.
- Đem đến cho doanh nghiệp không phải một phần mềm máy tính mà là một
giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý, một nghệ thuật quản trị hiện đại.Giải
quyết các bài toán tích hợp mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện được.


- Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất,
dễ vận hành, bảo trì.
- Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian
thực và được lưu lại theo từng nguồn cấp tin nên đảm bảo chính xác, đầy đủ do
dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa.
- Không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí
địa lý: Các hệ thống ERP hoạt động linh hoạt và được các nhà cung cấp dịch vụ
phân tích thiết kế theo từng đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy
trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở
dữ liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi
dễ dàng và thuận tiện.
- Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong quá trình hoạt động, luôn phát sinh những
diễn biễn mới khiến người quản trị ngày càng phải cập nhật và giải quyết những
mâu thuẫn mới dẫn đến phát sinh những nhu cầu quản lý mới. Do đó, một hệ
thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu
quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với các
quy trình kinh doanh đặc thù để từ đó sẽ đưa đến việc tối ưu hóa chi phí, nâng
cao hiệu quả nguồn lực, tăng cường giám sát hoạt động.
- ERP giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu
từ các bộ phận được liên kết và kế thừa nhau, với những ràng buộc bởi các thuật
toán giúp dễ dàng phát hiện lỗi phát sinh trong dữ liệu. Thay vì phải đi dò từng

con số khi sử dụng tính toán bằng excel.
- Hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh
nghiệp.
- Đáp ứng yêu cầu về thương mại điện tử: Hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến,
nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau …


1.4.
Các loại hệ thống ERP: Thương Mại, Mã Nguồn Mở, Miễn Phí
1.4.1. Miễn phí

Một vài doanh nghiệp trên con đường tiến đến sử dụng phần mềm EPR có
trả phí sẽ triển khai, sử dụng loại phần mềm này. Phần lớn chúng được tạo bởi
các hãng có tên tuổi. Vì là miễn phí nên một một vài chức năng hay số lượng
người dùng sẽ bị giới hạn. Một số cái tên có thể kể tới: ERP5, ,Odo ERP,
Dolibarr, PostBooks, Apache OFBiz ...



1.4.2.

Mã nguồn mở

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực tài chính còn hạn hẹp để đầu
tư và duy trì vận hành hệ thống ERP là cả một vấn đề. Vì vậy, phần mềm mã
EPR mã nguồn mở là lựa chọn của không ít các doanh nghiệp trong nước khi
bước đầu tiếp cận chuyển sang các giải pháp phần mềm doanh nghiệp để cải
thiện chất lượng phục vụ khách hàng, sắp xếp các hoạt động kinh doanh và tăng
tính minh bạc trong tổ chức. Cũng như các phần mền mã nguồn mở khác ERP
có khả năng tùy biến cao, đáp ứng được những nhu cầu đặc thù của từng doanh

nghiệp. Tùy vào các lựa chọn module bổ sung khác nhau mà giá duy trì theo
tháng cũng khác nhau. Mã nguồn mở phần mềm ERP cũng cung cấp nhiều tài
liệu, kinh nghiệm, kỹ thuật,... mà cộng đồng người sử dụng chia sẻ. Môt số sự


án ERP mã nguồn mở có thể kể đến như Open ERP, OpenBravo ERP,
Opentaps,...



1.4.3. Thương mại

Đây là bộ phần mềm hướng tới các doanh nghiệp lớn, với hệ thống quản lý
phức tạp. Ngoài chi phí bản quyền ban đầu, để sử dụng ERP doanh nghiệp còn
phải trả chi phí hạ tầng,chi phí triển khai, tích hợp và tùy biến ERP và bảo trì.
Đôi khi những chi phí này cao gấp nhiều lần chi phí bản quyền.Chi phí cao là
rào cản lớn nhất để phần lớn nhất đối với doanh nghiệp trong nước trong việc
tiếp cận với bộ phần mềm trong phân khúc này. Nổi bật trong phân khúc này có
thể kể đến các cái tên như: SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite,
Microsoft Dynamics,...



2. ERP trên thị trường
2.1.

ERP trên thị trường thế giới

* Công ty cung cấp:
Với tốc độ tăng trưởng và sự phổ biến của phần mềm ERP, ngày càng có nhiều

doanh nghiệp dự định đưa ra kế hoạch sở hữu một phần mềm ERP cho mình.
Điều này dẫn đến các công ty phần mềm nhảy vào thì trường để lấp đầy các nhu
cầu của doanh nghiệp với các ngành công nghiệp cụ thể, các giải pháp dựa
trên giải pháp ERP. Có nhiều nhà cung cấp ERP trên thế giới và dưới đây là một
số nhà cung cấp lớn:
- Tập đoàn phần mềm Epicor, một tập đoàn phần mềm đứng đầu toàn cầu trong
lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm kinh doanh cho hoạt động sản xuất, phân


phối, bán lẻ và ngành công nghiệp dịch vụ, mới đây đã nhận giải ‘Nhà cung cấp
Hệ thống ERP tốt nhất’ cho giải pháp lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) thế hệ mới.
Giải pháp của Epicor mang tới các chức năng sâu rộng cho các nhà sản xuất
khắp Châu Á, cùng công nghệ sáng tạo, có “tầm nhìn xa trông rộng" và cụ thể
cho từng ngành công nghiệp, cũng như quá trình cống hiến của Epicor trong
việc hỗ trợ giáo dục cho ngành sản xuất tại Châu Á.
Được xây dựng trên cấu trúc hướng dịch vụ và công nghệ Microsoft.NET,
Epicor ERP là một giải pháp phần mềm doanh nghiệp đầu cuối theo ngành công
nghiệp để doanh nghiệp tự do lựa chọn cách thức triển khai – cài đặt tại doanh
nghiệp, trên máy chủ hay trên mạng theo giải pháp sử dụng phần mềm như dịch
vụ (SaaS).
Tại Việt Nam, giải pháp ERP đoạt giải thưởng của Epicor cũng đã được triển
khai tại nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối địa phương bao gồm Tập
đoàn Sino Việt Nam, Công ty cổ phần Dược phẩm Dược liệu Pharmedic, Công
ty TNHH II-VI Việt Nam, Tập đoàn PATC thông qua đối tác địa phương của
Epicor, Công ty TNHH Phần mềm 3s. Với Epicor ERP, các doanh nghiệp trong
nước đã có thể hợp lý hóa các thông tin nội bộ và quy trình kinh doanh, giảm
thiểu việc nhập dữ liệu không chính xác và trùng lặp, cũng như cập nhật thông
tin và báo cáo theo thời gian thực, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và năng
suất tổng thể.

- SAP được thành lập năm 1972 tại Đức và là nhà cung cấp dịch vụ phần mềm
lớn nhất thế giới hiện nay, ban đầu giải pháp ERP của SAP rất tốn kém và chỉ
có 500 công ty triển khai. Phiên bản ERP mới nhất hiện tại của SAP là SAP
ECC 6.0 với cái tên được đặt trước đó la SAP R /3, các sản phẩm khác dành cho
các công ty vừa và nhỏ là SAP business one và SAP All in one. Tất cả các phần
mềm đó là 1 phần của bộ phần mềm doanh nghiệp, SAP kinh doanh bằng cách


thiết kế mô hình phần mềm hướng dịch vụ (SaaS – Software as a Service) cung
cấp giải pháp lưu trữ ERP cho khách hàng.
- Infor Global Solution là 1 “đại gia” khác trong thị trường ERP, được thành lập
năm 2002 với tên Agilisys tại Mỹ, Sau khi mua lại Infor Global Solutions thì sử
dụng tên này đến thời điểm hiện tại. Công ty này cung cấp các giải pháp đặc thù
trong giải pháp ERP như SCM, CRM, Quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý
sản phẩm, PLM, HCM và quản lý tài chính. Các ngành đặc thù như lĩnh vực
công, bệnh viện-y tế, khách sạn cũng là một thế mạnh của Infor trong thị trường
phần mềm ERP.Giải pháp ERP của Infor cũng phổ biến trong lĩnh vực sản xuất
vì sự tiện dụng của nó.Phần mềm ERP của Infor hỗ trợ tất cả các loại hình sản
xuất, quy trình sản xuất rời rạc khác nhau đối với từng doanh nghiệp cụ thể.
- Epicor cũng khẳng định vị trí của mình trong thị trường ERP đầy cạnh tranh.
Họ cung cấp các giải pháp về kinh tế cho các lĩnh vực kinh doanh cụ thể.Epicor
cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như quản lý chuỗi cung
ứng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý nguồn nhân lực, bán lẻ,
quản lý dịch vụ IT.
- Netsuite là công ty dẫn đầu thế giới về cung cấp dịch vụ ERP lưu trữ – tức
ERP hoạt động theo mô hình SaaS, mặc dù công ty chủ yếu tập trung vào thị
trường dành cho doanh nghiệp vừa va nhỏ tuy nhiên Netsuite cũng có các công
ty con nằm rải rác khắp thể giới nhằm tạo ra giải pháp và có dịch vụ hỗ trợ tốt
hơn cho khách hàng.
- WinMain ra đời nhằm cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với dịch

vụ tư vấn, triển khai giải pháp phần mềm ERP là OpenERP. Với tính năng gần
như hoàn thiện, OpenERP cung cấp giải pháp quản lý toàn diện cho doanh
nghiệp vừa và nhỏ.Với phương châm không để khách hàng phải bỏ ra ngân
sách quá lớn để đạt được hiệu quả cao trong quản lý kinh doanh.Đã và đang


cung cấp 1 giải pháp “mềm” phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt
Nam.
*Giá thành:
ERP là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP có tác
dụng tối ưu hoá việc hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.
Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle... đã vào
Việt nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt nam. Triển khai hệ
thống ERP cho doanh nghiệp là dự án phần mềm lâu dài và "gian khổ". Ngoài
chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm,
doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai
ERP. Các sản phẩm ERP ngoại có bề dầy lịch sử lâu dài và đã áp dụng thành
công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ.
Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản
tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số
tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa. Vì vậy tổng chi phí
bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại lên rất cao.
Đối với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài
trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP ngoại thấp nhất cũng phải có giá trị
khoảng vài chục ngàn USD.

2.2.

ERP trên thị trường Việt Nam

*Nhà cung cấp:
Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc sử dụng phần mềm
ERP ngày càng ph ổ biến ở doanh nghiệp Việt Nam. Chính vì thế cũng ngày
càng có nhiều các công ty cung cấp phần mềm ERP ở nươc ta như: FPT, Lạc
Việt, Misa, Fast...


Hiện nay công ty Cổ phần phần mềm BRAVO là công ty chuyên sâu trong việc
nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công
nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều
hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội. (Sản xuất
phần mềm phục vụ các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh-xã hội). Sản
phẩm chính của BRAVO là “Phần mềm Quản trị tài chính kế toán”, “Phần mềm
Quản lý doanh nghiệp (ERP)” và các dịch vụ.
BRAVO là một trong những nhà cung cấp phần mềm “Quản trị doanh nghiệp Tài chính kế toán” có quy mô và uy tín của Việt nam. Đồng thời là công ty đầu
tiên chuyên sâu vào lĩnh vực kế toán cho doanh nghiệp sản xuất, cũng như cung
cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị - Tài chính - Kế toán và Quản lý nguồn
lực doanh nghiệp (ERP).
*Gía thành.
Tổng chi phí sỡ hữu của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư
vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. Các con số tổng chi phí bao gồm cài đặt phần
mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu
hóa hệ thống. Tổng chi phí trung bình là 15 triệu đô-la Mỹ, con số cao nhất là
300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô.
Khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP nội thì giá thành sẽ rẻ hơn nhiều,
chi phí khoảng hơn một triệu một tháng.
*Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng loại hệ thống này vao Việt
Nam.
 Thuận lợi:

Phân tích về hiệu quả ERP: “Cái lợi đầu tiên mà nó đem lại chính là con
người bởi nó làm thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh
nghiệp. Ứng dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo doanh nghiệp có


được thông tin nhanh chóng và chính xác.Các cấp quản lý có thể tối ưu hóa
năng suất lao động tại mỗi công đoạn”.
Công ty Savimex đầu tư trọn gói bộ sản phẩm ERP của Oracle dành riêng
cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Đông Nam Á do Trung tâm dịch vụ ERP
FPT làm nhà tư vấn triển khai. Đồng thời, Savimex cũng kiên quyết cải tổ quy
trình quản lý sản xuất theo phương pháp của ERP. Điều này ban đầu đã gây
không ít xáo trộn và khó khăn bên trong doanh nghiệp.Tuy nhiên, khi mọi thứ
đã “vào guồng” thì hiệu quả tăng lên rõ rệt. Tổng kết 3 quý đầu thử nghiệm
ERP tại 2 nhà máy Satimex và SaviWoodtex (thuộc Savimex), năng suất lao
động tăng khoảng 10%, kết quả kinh doanh tăng lần lượt 28% và 46%. Những
kết quả đó là cơ sở để Savimex mở rộng ứng dụng ra toàn công ty.
"Việc tin học hóa tổng thể quy trình quản lý mang lại một hệ thống hoàn chỉnh,
đảm bảo thông tin chính xác, nhanh chóng từ đầu vào đến đầu ra sản phẩm",
ông Vương Quân Ngọc, Phó phòng Phát triển thị trường, Trung tâm dịch vụ
ERP FPT, nói.
Tại Việt Nam, các công ty liên doanh hoặc 100% vốn đầu tư nước ngoài
là những đơn vị đầu tiên ứng dụng ERP.Với ngân sách hàng năm dành cho phát
triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại những doanh nghiệp này
luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình. Vì vậy, khi triển khai một
phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu
năm về chuyên môn, biết cách ứng dụng những thông lệ tốt nhất được sử dụng
trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.
Trong buổi ký kết hợp đồng triển khai ERP tại doanh nghiệp mình, ông
Trần Văn Sen, Tổng giám đốc Công ty Hương Sen, khẳng định, việc triển khai
giải pháp ERP là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển toàn diện, mở

rộng quy mô sản xuất sản phẩm bia Đại Việt. "Việc ứng dụng CNTT cho quy
trình quản lý doanh nghiệp là đúng đắn và rất cần thiết trên thị trường đầy cạnh


tranh. Để có thể so tài với các tên tuổi khác như bia Hà Nội, bia Sài Gòn,
Halida... bia Đại Việt cần được quản lý một cách hiệu quả", ông Sen nói.
Theo kinh nghiệm tại các doanh nghiệp đã triển khai ERP, sử dụng chỉ số
về thời gian hoàn vốn (ROI – Returns On Investment) để đánh giá hiệu quả
kinh tế thể hiện khá rõ vai trò của ERP.
 Khó khăn:

Những doanh nghiệp đã triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất và
mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý.Trên thực tế, ERP
không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu
quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho
một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ
những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề
cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh
dạn với ERP.
Nguyên nhân được lý giải là trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt
Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi
để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ
thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả
mong muốn. Với những quy trình sản xuất có công đoạn thủ công thì việc tùy
biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. Thậm chí
những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ
thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát.Những doanh nghiệp có thể vận
dụng tính năng kế hoạch hóa rất ít, mặc dù đây mới là điểm nổi bật của ERP.
Các nhà cung cấp ERP cũng thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực
này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành trong quá trình triển khai ERP ở các doanh

nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh
nghiệp thì 80% khối lượng công việc là tư vấn và chỉ có 20% khối lượng là


công việc kỹ thuật. Đội ngũ tư vấn viên của các công ty cung cấp ERP cũng
mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, ít khi dám “tư vấn” cho khách hàng về
những quy trình mới mà giải pháp ERP của họ mang lại.
Đây là “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết được qua 4 lần thất bại trước
khi trở thành một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP.
Bà Trương Thị Hoàng Ngọc, Giám đốc CNTT của Savimex, phân tích nguyên
nhân của những thất bại là do lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn
thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú
trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế
hoạch tổng thể. Bên cạnh đó còn là sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của
chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích... Ngoài ra, quy trình mới khi triển
khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở vì họ buộc phải thay đổi hàng
loạt quy trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của
cách làm cũ.
Những khó khăn từ hai phía khiến các doanh nghiệp vẫn lúng túng trước ERP
dù những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý quá rõ ràng. Theo
nhận định của TS. Bùi Quang Ngọc, Tổng giám đốc Trung tâm dịch vụ ERP
FPT, đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong thời buổi
hội nhập kinh tế quốc tế.


Phần 2: Thực hành
1. Giới thiệu khách sạn

Khách sạn Yến:
Tọa lạc tại trung tâm quận Cầu Giấy, Khách sạn Yến có vị trí giao thông rất

thuận lợi: tới sân bay Nội Bài 25’, và chỉ 15’ để đến khu phố cổ Hà Nội.
Khách sạn Yến liền kề với Văn phòng Chính phủ, Bộ kế hoạch đầu tư, Bộ
Tài nguyên môi trường, Trung tâm Hội nghị Quốc Gia, Bảo tàng Hà Nội,
Sân vận động Mỹ Đình, Trung tâm thương mại Kangnam, Siêu thị BigC...
Khách sạn Yến đạt tiêu chuẩn ba sao, với 30 phòng sang trọng với trang thiết
bị hiện đại cao cấp theo phong cách Châu Âu. Điều đặc biệt nhất của Khách
sạn Yến chính là bầu không khí thân mật ấm cúng, sự quan tâm chăm sóc tận
tình như người trong gia đình, luôn giữ phong cách lịch sự, lễ phép, hướng
tới sự hoàn hảo cho mỗi dịch vụ mà Khách sạn Yến cung cấp.
2. Xây dựng bài toán:
2.1.
Đặc tả bài toán:


Ban giám đốc đặc biệt bận tâm về công việc của Phòng tiếp tân. Chính là ở
khâu này mà khách liên hệ đặt chổ, tìm phòng thuê, nhận chìa khóa phòng, đặt
tiệc, yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ... ) và thanh toán tiền lúc
rời khách sạn.
Khách đặt chổ phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải
phân tích yêu cầu của khách, tham khảo hồ sơ dành chổ và hiện trạng của khách
sạn để giải quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người,
khách ở từ ngày nào đến ngày nào, khách cần phòng hạng nào (phòng hạng
sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc biệt không? Để dành chổ cho
khách nếu đến thời điểm khách đến còn phòng trống (phòng chưa ai đặt chỗ
hoặc không còn khách ở).
-

Khi khách hàng đến:

Ða số khách đến khách sạn đã có dành chỗ trước (hoặc nhờ hướng dẫn viên

du lịch dành chỗ). Số còn lại đến thuê ngay, với hy vọng còn thuê được phòng
để thuê.
Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có dành chỗ
trước hay không, và dành trước với tên nào. Như vậy cần phải tham khảo đến
hồ sơ dành chỗ trước. Ðôi khi khách cứ khăng khăng đã có dành chỗ trước,
trong khi thật ra không có. Khi khách đến không dành chổ trước, nhân viên tiếp
nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân viên này phải
thông báo cho khách biết tên một số khách sạn khác có khả năng còn phòng.
Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất
trình giấy tờ và giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu
khách không có chứng minh nhân dân). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn
thành thủ tục rời khách sạn.


Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ...), nhân viên
tiếp tân phải lập một bảng kê. Mỗi bảng kê có một số thứ tự và lập cho một
khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú
tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm
nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê chi phí này nhân viên tiếp tân giữ
lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ.
Khi khách đi:

-

Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ
và hoá đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận
phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận
vào phiếu đến. Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù
hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại. Khi khách trả tiền một phiếu thu
được lập. Mỗi phiếu thu có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày

thu, lý do (thu của phiếu đến, bảng kê và các hoá đơn nào) với số tiền thu là bao
nhiêu. Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng,
ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành hai liên một liên giữ lại, còn một liên
giao khách hàng.
Ban Giám Ðốc muốn tin học hóa các công việc: dành chổ trước, theo dõi sự lưu
trú, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng.
Phân tích chức năng

2.2.

Gồm 4 chức năng:
-

Quản lí phòng
Theo dõi lưu trú
Quản lí dịch vụ


- Quản lí thanh toán
2.2.1. Quản lí phòng

Chức năng này làm nhiệm vụ chình là lập nên danh sách các phòng để tra cứu:
Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa chữa, dọn
dẹp); quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng; quản lý các hoạt động đặt và
thuê phòng khi có khách đến thuê; quản lý việc dành chỗ trước.
2.2.2. Quản lý theo dõi lưu trú

Chức năng này làm các nhiệm vụ là: yêu cầu khách xuất trình giấy tờ; giữ lại
chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng
minh nhân dân) và trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn.

2.2.3. Quản lý dịch vụ

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke,...), nhân viên
tiếp tân phải lập một bảng kê và giữ lại bảng kê.
2.2.4. Quản lý thanh toán

Phiếu đến, bảng kê dịch vụ và hoá đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu
cầu khách phải trả. Khi khách trả tiền, một phiếu thu được lập. Người lập hóa
đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập
thành hai liên một liên giữ lại, còn một liên giao khách hàng.

3. Biểu đồ
3.1.
Biểu đồ phân cấp chức năng


Hoạt động quản lý khách sạn

Quản lí phòng

Quản
lí
Việc
Dành
Chỗ
Trước

Kiểm
Tra
Trạng

Thái
Phòn
g

Theo dõi lưu trú

Quản
lí
trang
thiết
Bị

Yêu
cầu
Xuấ
t
trìn
h
giấy
tờ

Giữ
giấy
tờ
của
KH

Trả
lại
giấy

tờ

Quản lí thanh toán

Quản lý dịch vụ

Tiếp
Nhận
Dịch
Vụ

Lập
bảng
kê

Lưu
Bảng
kê

Yêu
Cầu
Khá
ch
Tha
nh
toán

Lập
Phiế
u

thu

Nh kí
ận P
tiền hi
ế
u
th
u


3.2.
Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.1. Biều đồ ngữ cảnh hệ thống: