Hoàn thiện công tác quản lý việc thực hiện mô hình chi nhánh điện trực thuộc tổng công ty điện lực miền bắc

Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

CHƯƠNG I
Cơ sở lý luận về công tác quản lý và các bước tiến hành
tổ chức thực hiện quyết định quản lý
1.1.

Tổng quan về khoa học quản lý

1.1.1. Quản lý và môi trường quản lý
1.1.1.1. Khái niệm quản lý
Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người. Quản lý
chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng và phức tập luôn luôn vận động, biến đổi và
phát triển.
Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác
nhau. Một số quan điểm tiếp cận của các nhà khoa học điển hình nhất.
F.W Taylor [3]: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người
khác và biết được chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.
H.Fayol [2]: Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch tổ chức, điều
khiển, phối hợp và kiểm tra.
Stephan Robbins [3]: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các
nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Những tiếp cận và quan niệm khác nhau đã tạo và bức tranh đa dạng và phong
phú về quản lý, góp phần cho việc nhận thức ngày càng đầy đủ và đúng đắn hơn về
quản lý. Tuy nhiên, cách tiếp cận và quan niệm mới chỉ xét quản lý ở những góc độ
và khía cạnh nhất định mà chưa nhìn nhận nó như một chỉnh thể với những quan hệ
cơ bản, vì vậy chưa vạch ra được bản chất của quản lý.
1.1.1.2. Bản chất của quản lý

Để làm rõ bản chất chất của quản lý, trước hết cần phải xác định điểm xuất
phát khi nghiên cứu về quản lý.
Quản lý là một trong vô lượng các hoạt động của con người, nhưng đó là một
loại hình hoạt động đặc biệt là lao động siêu lao động, lao động về lao động. Quản lý
vừa có những đặc điểm chung, có quan hệ hữu cơ với các hoạt động cụ thể khác, vừa
có tính độc lập tương đối và mang những đặc điểm riêng của nó.
1


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Hoạt
động
nói
chung

Học viên: Lê Văn Thành

Công cụ

=

Đối tượng

Chủ thể

Mục tiêu

Phương

Hình 1.1: Hoạt động sản xuất vật chất

Chủ thể (con người có ý thức) sử dụng những công cụ, phương tiện và các
cách thức nhất định để tác động vào đối tượng (tự nhiên, xã hội, tư duy) nhằm đạt tới
mục tiêu xác định.
Hoạt động sản xuất vật chất là loại hình hoạt động cơ bản nhất trong tất cả các
hoạt động của con người và đóng vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của con
người của xã hội.
Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kỹ năng và tri thức lao động)
sử dụng những công cụ, phương tiện và các cách thức sản xuất để tác động vào đối
tượng sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu con người.
Hoạt động quản lý ngoài việc tuân theo quy trình hoạt động sản xuất nói
chung, còn có những đặc trưng riêng của nó. Tính đặc thù của hoạt động quản lý so
với hoạt động sản xuất vật chất biểu hiện trên tất cả các phương diện: Chủ thể; đối
tượng; công cụ; phương tiện; cách thức tác động và mục tiêu.
Sự phân biệt giữa hoạt động sản xuất và hoạt động quản lý được minh họa
bằng sơ đồ sau:

2


Luận văn: Thạc sĩ khoa học
Hoạt
động
sản
xuất
vật chất

=

Hoạt
động
quản lý

Học viên: Lê Văn Thành
Công cụ
sản xuất

Chủ thể

Mục tiêu

Đối tượng
quản lý

Mục tiêu
của tổ chức

Phương tiện
sản xuất

Quyết định
quản lý

Chủ thể
quản lý

=

Đối tượng

Con người

Công cụ, phương
tiện quản lý

Con người

Hình 1.2: Phân biệt giữa hoạt động sản xuất và hoạt động quản lý

Sự phân biệt giữa hoạt động quản lý và hoạt động sản xuất vật chất là có ý
nghĩa tương đối và chỉ tồn tại trong lĩnh vực nhận thức. Trong thực tế (về mặt bản
thể luận) hoạt động quản lý có quan hệ hữu cơ với hoạt động sản xuất và các hoạt
động cụ thể khác của con người. Bởi vì, quản lý là hoạt động tất yếu nảy sinh khi có
sự tham gia hoạt động chung của con người. Vì vậy, nó là hoạt động mang tính phổ
quát.

Công cụ 2

Công cụ 1
Chủ thể
quản lý

Đối tượng
2

Đối tượng
1

Phương tiện 1

Người quản lý

Mục tiêu
chung

Phương tiện 2

Người bị quản lý

MÔI TRƯỜNG
Hình 1.3: Môi trường hoạt động quản lý

Môi trường quản lý là các yếu tố hoặc tập hợp các yếu tố bên ngoài hệ thống
quản lý tác động và ảnh hưởng tới sự vận động, biến đổi và phát triển của hệ thống
quản lý.
3


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

Vì vậy, quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của
chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện
mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.
Bản chất của quản lý có những đặc trưng cơ bản sau:
+ Quản lý là hoạt động mang tính tất yếu và phổ biến: Bản chất của con
người là trọng tâm mối tổng hòa các mối quan hệ xã hội, con người thông qua hoạt
động để thỏa mãn nhu cầu với nhiều loại hoạt động và hình thức tổ chức khác nhau.
+ Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người là

mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Vì vậy, tác động quản lý sự
khác biệt so với các tác động của các hoạt động khác.
+ Quản lý là tác động có ý thức của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý dựa
trên cơ sở trí thức khoa học và bằng ý chí.
+ Quản lý là tác động bằng quyền lực thông qua các quyết định quản lý, các
nguyên tắc quản lý, các chế độ chính sách có quyền lực chủ thể quản lý mới đảm
trách được vai trò của mình duy trì kỷ cương, kỷ luật và xác lập sự phát triển ổn
định, bền vững của tổ chức.
+ Quản lý là tác động theo quy trình đó là các chức năng cơ bản của quản lý
bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
+ Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực thông qua tác động có ý
thức, bằng quyền lực, theo quy trình hoạt động quản lý phối hợp các nguồn lực bao
gồm nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực tạo nên sức mạnh tổng hợp hoàn thành mục
tiêu chung.
+ Quản lý nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung, các hoạt động vừa phải
đạt được hiệu lực và vừa phải đạt được hiệu quả nhằm mang lại thỏa mãn nhu cầu
của chủ thể.
+ Quản lý là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật,
các chức năng của quy trình quản lý và các quyết định quản lý phải được xây dựng
trên cơ sở những tri thức, kinh nghiệm mà nhà quản lý có được thông qua quá trình
nhận thức và trải nghiệm trong thực tiễn.
+ Mối quan hệ giữa quản lý và tự quản: Quản lý và tự quản là hai mặt đối lập
của một chỉnh thể. Hoạt động quản lý thể hiện một cách khoa học không mang tính
4


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

áp đặt quyền lực từ một phía chủ thể mà là sự tác động qua lại giữa chủ thể quản lý
và đối tượng quản lý và tự quản lý có tính chất thống nhất với nhau. Tuy nhiên,
không phải quản lý và tự quản cũng có tính chất thống nhất với nhau mà là một mâu
thuẫn cần được giải quyết trong quá trình hình thành và phát triển.
1.1.2. Vai trò của quản lý
Quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ
chức ở mọi cấp độ, mọi loại hình. Nó hoạt động cụ thể làm đối tượng để tác động
vào nhằm định hướng, thiết kế duy trì, phát triển, điều chỉnh và phối hợp các hoạt
động đó thành một hợp lực để hướng tới hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Chính vì
vậy, xét về mặt tổng thể hay xét như một quy trình quản lý có những vai trò sau:
- Vai trò định hướng: Thể hiện chủ yếu thông qua chức năng lập kế hoạch.
Bản chất của lập kế hoạch chính là xác định mục tiêu, các phương án và nguồn lực
thực hiện mục tiêu, việc xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp sẽ giúp cho tổ chức
vận hành, phát triển định hướng và đồng thời ứng phó với sự bất định của môi
trường.
- Vai trò thiết kế: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công
công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác. Thực hiện tốt nội dung này là
tiền đề và điều kiện đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của hoạt động quản lý.
- Vai trò duy trì và thúc đẩy: Được thể hiện qua chức năng lãnh đạo của quy
trình quản lý đó là hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) mới có thể bắt
buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hận quyền lực. Đây
là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên kỷ luật, kỷ cương tính ổn định, bền vững của
một tổ chức thông qua hệ thống chính sách về nhân lực vật lực là tác nhân tạo ra
động cơ thúc đẩy từ đó phát huy năng lực và khả năng sáng tạo cao nhất.
- Vai trò điều chỉnh: Thông qua các chức năng kiểm tra mà hoạt động quản
lý thể hiện vai trò điều chỉnh của nó. Với hệ thống các tiêu chí được xây dựng để đo
lường các kết quả hoạt động của tổ chức để đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh
những sai lệch, sửa chữa những sai lầm đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng
mục tiêu đã đề ra.
- Vai trò phối hợp: Thông qua các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm tra mà hoạt động quản lý biểu hiện vai trò phối hợp của nó. Bản chất của
5


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

hoạt động quản lý là nhằm phối hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực)
để có được sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện mục tiêu chung mà sự lỗ lực của một
cá nhân không thể làm được.
1.1.3. Nguyên tắc và phương thức quản lý
1.1.3.1.

Nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc quản lý là hệ thống những quan điểm quản lý có tính định hướng
và những quy định bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong quá trình thực hiện
chức năng và nhiệm vụ nhằm hoàn thiện mục tiêu của tổ chức [3].
Hệ thống quy định và quy tắc quản lý là yếu tố mang tính bắt buộc, tùy thuộc
vào quy mô của tổ chức và phạm vi hoạt động của quản lý mà nó còn tồn tại dưới
dạng quy định, quy chế, nội quy pháp luật.
Hệ thống quy định và quy tắc quản lý chi phối chủ thể quản lý trong quá trình
ra quyết định (mục tiêu, nội dung và phương thức ra quyết định), tổ chức thực hiện,
kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
Đặc trưng của nguyên tắc quản lý:
-

Tính khách quan: Nguyên tắc quản lý do con người tạo lập nhưng mang

tính khách quan, mọi quy định quy tắc quản lý phải phù hợp với quy luật vận động,
phát triển của xã hội ở những thời kỳ nhất định, đồng thời phải phù hợp với điều
kiện, năng lực của tổ chức. Chính vì vậy, việc xây dựng các nguyên tắc quản lý phải
được quan tâm và đầu tư thích đáng.
-

Tính phổ biến: Nguyên tắc quản lý tồn tại ở tất cả các loại hình và cấp độ

quản lý. Đó là những nguyên tắc chung nhất làm cơ sở cho các nhà quản lý và các
lĩnh vực quản lý khác nhau. Mặt khác, nguyên tắc quản lý có thể tồn tại dưới dạng
những yêu cầu cần phải thực hiện đối với từng chức năng của quy trình quản lý hoặc
công việc cụ thể của nhà quản lý.
-

Tính ổn định: Nguyên tắc quản lý dưới dạng những quy định và quy tắc là

sự phản ánh những mối quan hệ cơ bản, bản chất của các nhân tố trong các hệ thống
quản lý xác định. Những quan hệ này là tương đối bền vững. Chúng đóng vai trò
“phần cứng” của hệ thống quản lý và đảm bảo sự ổn định và bền vững cho sự phát
triển của tổ chức. Vì vậy, nguyên tắc quản lý thì phải xuất phát từ những quan hệ của
những nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý đó.
6


Luận văn: Thạc sĩ khoa học
-

Học viên: Lê Văn Thành

Tính bao quát: Nguyên tắc quản lý được thể hiện ở chỗ những quy định và

quy tắc bắt buộc không chỉ phản ánh một khía cạnh, một nhân tố, một quan hệ quản
lý cụ thể, nó là những quy định và quy tắc có tính bắt buộc không chỉ phản ánh một
khía cạnh, một nhân tố, một quan hệ quản lý cụ thể, nó là những quy định, quy tắc
của các chức năng trong quy trình quản lý mà chủ thể quản lý phải đảm nhận.
Nguyên tắc quản lý tồn tại trong suốt quá trình xây dựng, tổ chức và kiểm tra đánh
giá thực hiện các quyết định quản lý.
-

Tính định hướng: Hệ thống các quan điểm quản lý được tồn tại ở các hình

thức: Triết lý, phương châm, khẩu hiệu, logo. Đó là những giá trị, những ý tưởng,
những biểu tượng giúp các nhà quản lý dẫn dắt tổ chức định hướng về tương lai.
-

Nguyên tắc quản lý là cơ sở nền tảng vận hành của một tổ chức: Để xây

dựng mục tiêu phù hợp, xác định nội dung quản lý đúng đắn, lựa chọn phương quản
lý hợp lý, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý. Mặt khác nhờ
nguyên tắc quản lý có thể xây dựng và thực thi các phương pháp, phong cách nghệ
thuật quản lý của họ.
Nguyên tắc quản lý là một nhân tố của hệ thống quản lý. Nó đóng vai trò quan
trọng đối với hoạt động quản lý. Để thực thi quy định quản lý thì phải tuân thủ các
nguyên tắc quản lý. Nguyên tắc quản lý có những vai trò sau:
-

Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý: Chủ thể quản lý sử dụng quyền hạn

trong phạm vi cho phép thực thi đúng quyền hạn. Không thực hiện chuyên quyền,
độc quyền, lạm quyền hay bỏ rơi quyền lực. Để thực hiện nguyên tắc này thì công

việc quản lý phải được mô tả rõ ràng, cụ thể. Phải thực hiện ủy quyền tránh quá tải
trong công việc thiết lập hệ thống kiểm tra rộng rãi.
-

Nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm: Quyền hạn trong quản

lý là tính độc lập các chức vị trong cơ cấu tổ chức thực thi, kiểm tra đánh giá quyết
định quản lý. Như vậy, quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm quản lý càng cao.
-

Nguyên tắc thống nhất trong quản lý: Nguyên tắc này giữa người quản lý

và người bị quản lý, mối quan hệ quản lý giữa cấp trên và cấp dưới và quan hệ đồng
cấp trong thực thi chức năng của họ. Nguyên tắc này yêu cầu tính thống nhất trong
một cơ cấu tổ chức: ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá
kết quả thực hiện.
7


Luận văn: Thạc sĩ khoa học
-

Học viên: Lê Văn Thành

Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý: Quy trình quản lý bao gồm công

tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm tra là có tính bắt buộc đối với
mọi nhà quản lý ở mọi lĩnh vực quản lý. Để thực hiện nguyên tắc này chủ thể quản lý
không chỉ trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cụ thể, mà điều
quan trọng là phải có được những kiến thức về khoa học quản lý, khoa học tổ chức,

khoa học lãnh đạo.
-

Nguyên tắc kết hợp hài hòa giữa các lợi ích: Quản lý là hướng đến mục

tiêu chung của tổ chức, để thực hiện điều đó và đảm bảo cho tổ chức phát triển lâu
dài và bền vững thì chủ thể quản lý phải xác định được hệ thống lợi ích và quan hệ
lợi ích đảm bảo thực hiện chúng một cách hài hòa giữa người quản lý và người bị
quản lý, lợi ích chung – riêng, lợi ích chính trị, xã hội.
-

Nguyên tắc kết hợp giữa các nguồn lực: Sử dụng các nguồn lực mối quan

hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức đòi hỏi nhà quản lý phải mang lại hiệu quả
cao nhất cho tổ chức, sự dụng tối ưu các nguồn lực bên trong tổ chức và bên ngoài tổ
chức. Để thực hiện nguyên tắc này, nhà quản lý phải thiết kế xây dựng bộ máy tổ
chức phù hợp, sử dụng các nguồn lực bên trong một cách hợp lý và thu hút sử dụng
các nguồn lực bên ngoài hiệu quả.
-

Nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả: Để thực hiện mục tiêu của tổ chức người

quản lý phải kết hợp hiệu quả các nguồn lực một cách tối ưu, giữa người quản lý với
người quản lý, người quản lý với người bị quản lý, giữa người bị quản lý với nhau
giữa nhân lực với nguồn lực khác nhau.
1.1.3.2.

Phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thức tác động của chủ thể quản

lý tới đối tượng quản lý trên cơ sở lựa chọn những công cụ và phương tiện quản lý
phù hợp nhằm mang lại hiệu quả quản lý cao nhất trong điều kiện môi trường nhất
định.
Đặc trưng của phương pháp quản lý:
+ Tính linh hoạt và sáng tạo: Phương pháp quản lý mang tính linh hoạt và
sáng tạo biểu hiện ở chỗ không có một phương pháp nào là tối ưu cho mọi lúc, mọi
nơi, bởi vì tính đa dạng của chủ thể quản lý về năng lực, chuyên môn, phẩm chất,
thói quen. Tính linh hoạt và sáng tạo của phương pháp quản lý còn được biểu hiện ở
8


Lun vn: Thc s khoa hc

Hc viờn: Lờ Vn Thnh

ch nu nh quy lut qun lý l mang tớnh khỏch quan, tớnh khoa hc thỡ phng
phỏp qun lý li mang tớnh nng ng, tớnh ch quan v tớnh ngh thut ca hot
ng qun lý.
+ Tớnh a dng, phong phỳ: H thng phng phỏp qun lý bao gm nhiu
phng phỏp khỏc nhau. Mi mt phng phỏp ch ti u khi nú kt hp mt cỏch
thớch ng vi cỏc nhõn t ca chnh th qun lý.
+ Phng phỏp qun lý cú quan h hu c vi nguyờn tc qun lý: Phng
phỏp qun lý cú tớnh linh hot v sỏng to, tớnh a dng v phong phỳ nhng da trờn
c s ca nguyờn tc qun lý. Quan h gia phng phỏp qun lý v nguyờn tc qun
lý l quan h gia hai mt i lp ca mt chnh th. Nguyờn tc qun lý l mang tớnh
khỏch quan, n nh, bt buc, cũn phng thc qun lý mang tớnh nng ng, linh
hot, ú l hai mt to nờn s thng nht gia khoa hc v hot ng qun lý.
1.2. Cỏc chc nng c bn ca ni dung qun lý
Chc nng ca quy trỡnh qun lý cú vai trũ quan trng trong h thng tri thc
khoa hc qun lý. Tuy cú nhng quan nim v phõn loi khỏc nhau v cỏc chc nng

qun lý nhng s khỏc nhau ú ch mang tớnh hỡnh thc. Xột v mt bn cht bao
gm bn chc nng ca quy trỡnh qun lý ú l: lp k hoch, t chc, lónh o, v
kim tra.
Quy trỡnh qun lý trong doanh nghip
Kiểm tra (ADJ)

Lập kế hoạch (PLAN)

Thực hiện các
điều chỉnh cần thiết

Xác định mục tiêu
và qui trình cần thiết
để thực hiện mục tiêu

Duy trì, phát huy
quákỷ
trình thực hiện

Tổ chức thực hiện
qui trình đã dự định
Thực hiện (DO)

Lãnh đạo (CHECK)

Hỡnh 1.4: Quy trỡnh chc nng qun lý
9


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

1.2.1. Chức năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý
Chức năng lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan đến đánh giá, dự
đoán – dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động
tương lai cho tổ chức. Lập kế hoạch là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình
quản lý, nó có ý nghĩa tiên quyết với hiệu quả hoạt động quản lý. Tất cả các nhà
quản lý (cấp cao – trung – thấp) và tất cả các lĩnh vực quản lý đều phải thực hiện
việc lập kế hoạch.
Nội dung của chức năng lập kế hoạch bao gồm:
+ Xác định mục tiêu (Làm gì? - What).
+ Xây dựng nội dung (Ai làm? – Who).
+ Lựa chọn phương thức (Làm như thế nào? – How).
+ Thời gian (Khi nào làm? – When).
+ Địa điểm (Làm ở đâu? – Where).
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực

Đánh giá các
phương án

Dự đoán - dự báo

Lựa chọn các
phương án

Xác định
mục tiêu

Xây dựng các kế
hoạch bổ trợ

Xây dựng các
phương án

Chương trình hóa
tổng thể

Hình 1.5: Quy trình công tác lập kế hoạch

Bước 1: Đánh giá thực trạng các nguồn lực
Lập kế hoạch là hoạt động hướng về tương lai, để có chương trình hành động
đúng phù hợp với tương lai cần phải nhận dạng đúng thực trạng của tổ chức hay
phân tích đáng giá đúng thực trạng các nguồn lực của tổ chức. Bao gồm nhân lực, tài
lực, vật lực, tin lực và các kế hoạch đã có hoặc đang thực hiện. Một trong những
phương án hữu hiệu là cần sử dụng phương pháp phân tích SWOT, bằng phương
10


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

pháp này nhà quản lý sẽ đánh giá đúng thực trạng nhận dạng đúng điểm mạnh, điểm
yếu, cơ hội và thách thức các nguồn lực của tổ chức, từ đó nhà quản lý đánh giá
được cơ hội của tổ chức.
Bước 2: Dự đoán – Dự báo.
Dự đoán- dự báo là bước tiếp theo công tác lập kế hoạch. Trên cơ sở nhận
thức hiện trạng của tổ chức, nhà quản lý phải dự đoán – dự báo về điều kiện môi

trường, các chính sách, các kế hoạch hiện có của tổ chức và các nguồn lực có thể huy
động. Nhà quản lý phải đánh giá chính xác những ảnh hưởng có thể có của các nhân
tố trên và dự đoán những biến động và sự phát triển của chúng.
Để hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề và các cơ sở khách quan của
kế hoạch, đòi hỏi người quản lý cao nhất trong tổ chức phải có trách nhiệm giải thích
và tạo điều kiện cho những người quản lý các cấp hiểu biết các cơ sở khách quan,
đánh giá đúng bản chất của các vấn đề liên quan để lập kế hoạch có hiệu quả.
Bước 3: Xác định mục tiêu
Lập kế hoạch bắt đầu từ việc xác định mục tiêu tương lai và những mục tiêu
phải thỏa mãn các kỳ vọng của nhiều nhóm lợi ích, nhiều chủ thể khác nhau. Bên
cạnh việc chỉ ra các mục tiêu thì nhà quản lý phải xác định cách thức đo lường các
mục tiêu, làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu của các chủ thể của
nó. Việc xác định các mục tiêu có liên quan chặt chẽ với quá trình phân bổ hợp lý
các nguồn lực, xác định thứ tự ưu tiên các mục tiêu sẽ quyết định hiệu quả sử dụng
các nguồn lực nhân lực, tài lực, vật lực của tổ chức.
Bước 4: Xây dựng các phương án
Phương án hành động và mục tiêu có quan hệ nhân quả với nhau. Các phương
án hành động là nguyên nhân xuất hiện mục tiêu. Các mục tiêu cần thực hiện chính
là cơ sở xây dựng các phương án thực hiện. Chức năng lập kế hoạch không chỉ xác
định các phương án nào được lựa chọn để thực hiện mục tiêu quan trọng hơn là chỉ
ra các phương án hành động hiệu quả nhất. Nhà quản lý có thể sử dụng các tiêu chí
và phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu quả của các phương án hành động.
Bước 5: Đánh giá các phương án
Sau khi xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu, nhà quản lý cần đánh giá
điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án trên cơ sở các tiều đề và các mục tiêu đã
11


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

có, để đánh giá và so sánh các phương án:
-

Lựa chọn các chỉ tiêu hay các mục tiêu quan trọng nhất để làm ưu tiên cho

việc so sánh đánh giá.
-

Xem xét và đánh giá mức độ quan trọng của những mục tiêu và xếp loại

theo thứ tự ưu tiên 1, 2, 3.
-

Tổng hợp đánh giá chung xem các phương án nào giải quyết được nhiều

vấn đề quan trọng và cốt yếu nhất.
Bước 6: Lựa chọn phương án
Sau khi so sánh đánh giá các phương án, chủ thể quản lý quyết định lựa chọn
phương án tối ưu. Việc phân tích đánh giá các phương án cho thấy rằng việc lựa
chọn hai hay nhiều phương án thích hợp, nhà quản lý có thể chọn một số phương án
chứ không phải chỉ một phương án.
Bước 7: Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Thực tế các kế hoạch chính đều cần các kế hoạch bổ trợ để đảm bảo kế hoạch
chính được thực hiện tốt, tùy từng tổ chức với các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ cụ
thể mà có những kế hoạch bổ trợ thích ứng.
Bước 8: Chương trình hóa tổng thể
Lượng hóa kế hoạch bằng việc thiết lập ngân quỹ là khâu cuối cùng của lập kế
hoạch. Đó là chương trình hóa tổng thể về các vấn đề liên quan tới các chủ thể tiến

hành công việc, nội dung công việc, yêu cầu thực hiện công việc, tài chính và các
công cụ, phương tiện khác; thời gian hoàn thành công việc.
Vì vậy, lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý. Nó
là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý, là cơ sở cho các chức năng khác của quản
lý, giúp cho tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường, kế hoạch chỉ ra phương
án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu và tạo sự thống nhất trong hoạt
động của tổ chức và là cơ sở cho chức năng kiểm tra.
1.2.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng trong quy trình
quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời
số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ
12


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Nội dung cơ bản của chức năng tổ
chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc và giao quyền.
Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức bao gồm:
+ Xác định những nhiệm vụ thực hiện để đạt được mục tiêu chung.
+ Nhóm gộp các hoạt động này thành những bộ phận.
+ Phân công người phụ trách các bộ phận và công việc của từng bộ phận đó.
+ Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ.
+ Xác lập cơ chế cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và trong việc
phối hợp quyền hạn và thông tin, theo cả chiều ngang và chiều dọc của cơ cấu tổ
chức (thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức).
Một số mô hình tổ chức cơ bản
1. Cơ cấu trực tuyến.

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Đơn vị 1

PHÓ GIÁM ĐỐC

Đơn vị 2

Đơn vị 3

Đơn vị 4

Hình 1.6: Mô hình cơ cấu trực tuyến [6]

Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến:
+ Tuyến quyền lực theo trục đường thẳng, mỗi cấp quản lý được phân công
nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng. Bộ phận cấp dưới chỉ chịu quản lý của một cấp trên.
+ Mỗi cấp quản lý phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và có tính độc
lập cao.
+ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận có tính chuyên môn hóa cao.
+ Sự liên kết giữa các bộ phận bị hạn chế.
Ưu điểm:
+ Giảm tải cho các cấp quản lý.
+ Dễ tìm nhà quản lý.
13


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

+ Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.
+ Thuận lợi trong kiểm tra.
Nhược điểm:
+ Bộ máy cồng kềnh, nhiều cấp quản lý gây tổn thất kinh tế.
+ Tính liên kết bị hạn chế.
+ Thông tin bị nhiễu.
+ Chỉ phù hợp với tổ chức có quy mô nhỏ.
-

Cơ cấu trực tuyến được sử dụng trong các tổ chức có quy mô nhỏ, khối

lượng công việc không phức tạp.
2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Chức
năng 1

ĐƠN VỊ
1

ĐƠN VỊ

2

Chức
năng 2

Chức
năng 3

Chức
năng 4

ĐƠN VỊ
4

ĐƠN VỊ
3

ĐƠN VỊ
5

ĐƠN VỊ
6

Hình 1.7: Mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng [6]

Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến chức năng:
+ Ngoài các bộ phận cơ cấu trực tuyến thì có thêm bộ phận chức năng nghiệp
vụ. Bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo cấp trên và được giao quyền
hạn nhất định để chi phối đối với cấp dưới.

14


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

+ Cấp dưới chịu sự chi phối của quyền lực trực tuyến vừa chịu sự hướng dẫn
của chuyên môn của các bộ phận chức năng.
+ Tạo điều kiện cho sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng với nhau.
Ưu điểm:
+ Sử dụng được đội ngũ chuyên viên, chuyên gia.
+ Giảm tải cho các nhà quản lý, lãnh đạo.
+ Tạo điều kiện phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức.
Nhược điểm:
+ Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể.
+ Tạo nên sự không rõ ràng về trách nhiệm.
+ Thông tin dễ bị nhiễu.
-

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng thường được áp dụng tại các doanh

nghiệp có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản lý, điều hành
của chủ thể quản lý tốt, có khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức. Cơ cấu tổ
chức trực tuyến – chức năng được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp, các tổ chức
kinh tế ở nước ta hiện nay.
3. Cơ cấu tổ chức theo chương trình mục tiêu
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC
DỰ ÁN

Chức
năng 1

ĐƠN VỊ
1

ĐƠN VỊ
2

Chức
năng 2

ĐƠN VỊ
3

Chức
năng 3

Chức
năng 4

ĐƠN VỊ
4

ĐƠN VỊ
5

Hình 1.8: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chương trình mục tiêu[6]
15

ĐƠN VỊ
6


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

Đặc điểm của mô hình tổ chức theo chương trình mục tiêu:
+ Từ mô hình trực tuyến và mô hình hỗn hợp thiết kế thêm bộ phận chương
trình mục tiêu để hình thành nên cơ cấu tổ chức chương trình – mục tiêu.
+ Người quản lý chương trình mục tiêu phải chịu trách nhiệm trước người
quản lý cao nhất và và được ủy quyền để có thể chi phối các bộ phận còn lại để thực
hiện chương trình.
Ưu điểm:
+ Thực hiện được những công việc mà các cơ cấu tổ chức khác không đáp
ứng được.
+ Phối hợp được các nguồn lực và các bộ phận khác một cách tối ưu.
+ Tạo điều kiện để phối hợp với các tổ chức bên ngoài.
Nhược điểm:
+ Làm phức tạp mối quan hệ nội bộ trong tổ chức.
+ Dễ bị lẫn lộn vai trò vị trí người lãnh đạo chương trình với lãnh đạo trong tổ
chức.
+ Khó xác định trách nhiệm.

-

Cơ cấu tổ chức chương trình – mục tiêu thường được áp dụng trong các

Tập đoàn kinh tế lớn, các công ty đa quốc gia, các mô hình công ty mẹ - công ty con
khi cần phối hợp nhiều chủ thể, nhiều hoạt động khác nhau.
Như vậy, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao
động hợp lý (cả lao động quản lý và lao động trực tiếp) để phát huy cao nhất khả
năng của nguồn nhân lực nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế tổ
chức là một công việc chuyên môn vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ
thuật.
1.2.3. Chức năng lãnh đạo
Chức năng lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ
luật của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao
nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Đặc trưng của chức năng lãnh đạo:
+ Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý.

16


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

+ Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỷ cương, kỷ luật và
động viên khích lệ nhân viên.
+ Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể
quản lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học.
-

Việc xác định mục tiêu, phương án đúng đắn có thể mang lại hiệu quả cho

hoạt động quản lý khi nó được phân công, phân nhiệm, giao quyền và thiết kế bộ
máy phù hợp. Vấn đề quan trọng đối với hiệu quả quản lý là làm thế nào để duy trì
kỷ luật, kỷ cương và phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên. Đó
thực chất là chức năng lãnh đạo (nhiều người gọi là chức năng điều khiển, phối hợp
của nhà quản lý).
1.2.4. Chức năng kiểm tra
Chức năng kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của
tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn
chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
Sơ đồ chức năng kiểm tra
Thiết lập các
tiêu chuẩn

Đo lường

Các giải pháp
điều chỉnh
Hình 1.9: Quy trình chức năng kiểm tra [6]

Nội dung cơ bản chức năng kiểm tra:
+ Xác lập các tiêu chuẩn.
+ Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm.
+ Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa
sai lầm).
+ Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu.
-

Thiết lập các tiêu chuẩn: Đây là quá trình đầu tiên của quá trình kiểm tra,

nó đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến chất lượng kiểm tra. Tiêu
17


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

chuẩn là yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ theo một quy trình khoa học để tạo ra các
sản phẩm có chất lượng cao.
-

Đo lường: Việc đo lường phải xuất phát từ tiêu chuẩn đã được xác định.

Đo lường việc thực hiện công việc và các kết quả công việc. Đây là một hoạt động
đối chiếu, so sánh giữa hoạt động và kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đề ra. Từ đó
phát hiện ra các sai lệch, sai lầm. Việc đo lường không phải bao giờ cũng thực hiện
một cách dễ dàng và chính xác, nhất là đối với công việc phức tạp, tiêu chuẩn không
rõ ràng và mang tính định tính.
-

Các giải pháp điều chỉnh: Đối với ưu điểm của hoạt động và kết quả hoạt

động của tổ chức, các nhà quản lý phải đưa ra các giải pháp nhằm phát huy, kế thừa
và nhân rộng nó. Khi phát hiện ra sai lầm, sai lệch nhà quản lý phải nhận dạng tìm ra
nguyên nhân sai lầm, sai lệch để có phương pháp điều chỉnh hữu hiệu.
Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quản lý, điều đó được thể hiện nắm bắt
được nhịp độ, tiến độ và mức độ hoàn thiện công việc, kiểm soát được chất lượng

công việc, từ đó có sự điều chỉnh đảm bảo phù hợp với mục tiêu thực hiện. Thông qua
kiểm tra người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc được phân
công và đảm bảo thực thu hiệu lực của quyết định được ban hành. Kiểm tra tạo tiền đề
cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.
1.2.5. Thông tin trong quản lý
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho
việc vận hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
Vai trò của thông tin trong quản lý: Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng
trong quản lý, trong mỗi tổ chức để cho các hoạt động có hiệu quả thì điều không thể
thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong
quản lý thể hiện những nội dung cơ bản sau:
+ Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định: Lập kế hoạch
và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên
quyết đối với nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng
đắn, các nhà quản lý rất cần thông tin.
+ Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức: đó là nhận thức các vấn đề có
liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức phân công phân nhiệm và giao
18


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

quyền. xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các
nguồn lực khác.
+ Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo: Thông tin giúp cho nhà lãnh
đạo giải quyết đúng đắn và hiệu quả trong việc lựa chọn phương án phong cách quản
lý hiệu quả, xây dựng nội quy quy chế và chính sách tổ chức.
+ Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra: Nhận thức các vấn đề cần

kiểm tra, cung cấp dữ liệu xây dựng các tiêu chuẩn, xây dựng các phương án để đo
lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm.
1.3. Các bước tiến hành và tổ chức thực hiện quyết định quản lý
1.3.1. Công tác xây dựng lựa chọn phương án
Quyết định quản lý là nhân tố đặc biệt quan trọng của quy trình lập kế hoạch.
Quyết định quản lý là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một
hay một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn
cảnh nhất định nhằm hoàn thiện mục tiêu của tổ chức.
Mục tiêu của tổ chức cần thực hiện chính là xây dựng kế hoạch dự trên các cơ
sở căn cứ quan trọng để đưa ra lựa chọn phương thức, hình thức ban hành quyết định
quản lý.
Công tác xây dựng và lựa chọn phương án gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định vấn đề quyết định
Để xác định vấn đề ra quyết định nhà quản lý là rất khó khăn và có ý nghĩa rất
quan trọng. Những nguyên nhân cản trở quá trình xác định vấn đề có thể là do nhận
thức, thiếu thông tin và từ chính sự phức tạp của các vấn đề cần thực hiện, nó phát
sinh từ nguyên nhân chủ quan của nhà quản lý hay nguyên nhân khách quan do môi
trường tác động như thay đổi hệ thống pháp luật.
+ Sự sai lệch giữa hiện tại với những gì xảy ra trong quá khứ.
+ Sự sai lệch so với kế hoạch ban đầu.
+ Các vấn đề phát sinh từ bên ngoài.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập và xử lý thông tin liên quan đến những vấn đề thực trạng, khả năng
của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và những chương
trình phù hợp.
19


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

Một số yêu cầu đặt ra:
-

Phải thu thập xử lý thông tin.

-

Xử lý thông tin đã thu thập, đánh giá thông tin, các phương pháp luận để

cho trọng số của thông tin và cách thức cho trọng số thông tin.
-

Xác định nguyên nhân của vấn đề.

-

Xác định mục tiêu của quyết định.

Bước 3: Xây dựng các phương án quyết định
Quá trình xây dựng các phương án chính là quá trình khảo sát tìm kiếm các
thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức. Việc xây dựng các phương án phải được
thực hiện trong những điều kiện về nguồn lực, thời gian và hiệu quả.
Xây dựng các phương án nhằm thỏa mãn các yêu cầu:
-

Phải phù hợp với mục tiêu quyết định.

-

Phải triệt tiêu được nguyên nhân của vấn đề.

-

Phải phù hợp với nguồn lực mà tổ chức có và nhà quản lý có.

-

Phải mang tính cụ thể rõ ràng.

-

Phải tính đến những tác động ngược.

Bước 4: Lựa chọn phương án tối ưu
Quyết định lựa chọn một phương án được coi là tối ưu nhất, nhà quản lý phải
hướng đến mục tiêu, mục đích đã định trước. Mối quan hệ phương án – kết quả có
thể có 3 khả năng có thể xảy ra: Phương án chắc chắn, phương án rủi ro, phương án
thất thường
Yêu cầu:
-

Phải phù hợp với mục tiêu quyết định.

-

Phải triệt tiêu được nguyên nhân vấn đề.

-

Phải là phương án có chi phí thấp.

-

Phải có khả năng thành công cao, tính khả thi cao, có phạm vi tác động

phù hợp, linh hoạt.
Bước 5: Ra quyết định
Mục đích của lựa chọn phương án nhằm đạt được mục tiêu định trước bằng
phương án lựa chọn tối ưu nhất. Tuy nhiên, phương án chỉ là hiện tại và mục tiêu là
tương lai. Vì vậy ra quyết định chính xác, hợp lý và hiệu quả, nhà quản lý cần phải
20


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

thực hiện một số yêu cầu:
- Khắc phục tình trạng thiếu thông tin trong xây dựng quyết định.
- Thông nhất giữa các chủ thể về quan điểm, lợi ích.
- Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý.
- Tính kịp thời.
- Dám chịu trách nhiệm.
1.3.2. Công tác tổ chức thực hiện
Công tác tổ chức thực hiện quyết định quản lý là biến những mục tiêu thành
hiện thực đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức. Tất cả các
quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không thành hiện
thực khi không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học.

Để tổ chức triển khai thực hiện quyết định quản lý gồm:
- Phân công công việc cho các cá nhân, bộ phận trong tổ chức hợp lý nhằm
phát huy nhịp nhàng giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy sở trường
mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
- Sử dụng các nguồn lực của tổ chức (nhân lực, tài lực, vật lực, tin lực) thực
hiện các mục tiêu của tổ chức đạt hiệu quả cao nhất.
- Hướng dẫn và thống nhất phương pháp thực hiện, giải quyết các ách tắc, rủi
ro, khó khăn trong quá trình thực hiện.
- Thu thập thông tin phản hồi để kịp thời điều chỉnh nhằm tổ chức thực hiện
đạt hiệu quả.
1.3.3. Công tác kiểm tra, đánh giá
Đây là quá trình đo lường kết quả thực hiện so với mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề
ra của tổ chức, để xác định xem mục tiêu đề ra có đạt mục đích không. Nhà quản lý
đánh giá kết quả đạt được và mức độ hoàn thành mục tiêu đạt (%), đánh giá hiệu quả
của chi phí, chỉ ra các nguyên nhân chủ quan, khách quan những điểm còn tồn tại,
hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quyết định quản lý.
1.4.1. Môi trường bên ngoài

21


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài là những yếu tố mà phạm vi ảnh
hưởng của nó bao trùm lên tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường vĩ mô tới ngành, với từng loại
hàng hóa dịch vụ không cùng mức độ, cùng chiều.

-

Môi trường chính trị pháp luật bao gồm các luật lệ, các quy tắc trong hoạt

động của cơ quan nhà nước có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Môi
trường chính trị thuộc nhóm yếu tố vĩ mô có tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống pháp luật là những quy tắc để
điều chỉnh các hành vi trong đời sống kinh tế xã hội của đất nước. Biểu hiện tập
trung tư tưởng của pháp luật là khẳng định cái gì được phép và không được phép,
nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp.
-

Môi trường kinh tế là những đặc điểm của hệ thống kinh tế mà trong đó

doanh nghiệp hoạt động. Môi trường kinh tế thường đề cập đến những yếu tố như:
Tốc độ tăng trưởng kinh tế, lãi suất, tỉ giá hối đoái, chính sách thuế.
-

Môi trường văn hóa xã hội: Mỗi doanh nghiệp đều hoạt động trong môi

trường văn hóa xã hội nhất định. Doanh nghiệp và môi trường văn hóa xã hội đều có
mối liên hệ chặt chẽ, có sự tác động qua lại lẫn nhau. Xã hội cung cấp những nguồn
lực mà doanh nghiệp cần, tiêu thụ những sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp sản
xuất ra.
-

Yếu tố công nghệ: Các yếu tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới,

sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới. Các yếu tố thuộc môi trường có thể ảnh
hưởng hai mặt tới các quyết định trong chiến lược kinh doanh vừa tạo ra cơ hội

nhưng đồng thời cũng hình thành những nguy cơ cho doanh nghiệp. Một mặt cho
phép doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, năng suất
lao động tăng tạo nên lợi thế cạnh tranh; mặt khác sự phát triển của khoa học công
nghệ làm chu kỳ đổi mới công nghệ diễn ra nhanh chóng dẫn đến chi phí đầu tư
nghiên cứu phát triển chiếm tỷ trọng ngày càng gia tăng.
1.4.2. Môi trường bên trong
Môi trường bên trong gồm tất cả các lực lượng ảnh hưởng trực tiếp đến các
22


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

quyết định của doanh nghiệp, đồng thời các lực lượng này cũng ảnh hưởng trực tiếp
đến sự hình thành và biến đổi về quy mô, nhu cầu hàng hóa và dịch vụ do doanh
nghiệp cung cấp. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới quyết định quản lý nhằm đặt ra
một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ
đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị
trường.
-

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Trong bất kỳ tổ chức

kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể
tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu
tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm
cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy
nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi

sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của
bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần
được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
-

Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô

càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do
đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm
bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ
máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh
nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù
hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-

Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của

doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản
lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa
bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của
doanh nghiệp.
-

Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng

tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì
thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng
23

Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành

cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công
nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công
nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến
công nghệ của doanh nghiệp.
-

Môi trường kinh doanh: Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ

cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi
trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn
biến động và biến động nhanh chóng thì có đuọc thành công đòi hỏi các doanh
nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết
định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự
liên hệ chặt chẽ với nhau.
-

Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý:

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho
hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm
nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy
quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả
trong quản lý.
-

Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đối với những người đã qua

đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc
nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản
lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với
những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao
động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy
quản lý khó khăn hơn.

24


Luận văn: Thạc sĩ khoa học

Học viên: Lê Văn Thành
Tóm tắt Chương I

Chương I có nội dung nhằm giới thiệu những lý thuyết chung về công tác
quản lý, những chức năng cơ bản của công tác quản lý: Lập kế hoạch, tổ chức thực
hiện, lãnh đạo, kiểm tra. Các bước tiến hành tổ chức và thực hiện quyết định quản lý
và những nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện quyết định quản lý. Người quản lý có
được cái nhìn khái quát về bối cảnh và nội dung của công tác quản lý và khoa học
quản lý.
Để tổ chức thực hiện quyết định quản lý, cần xây dựng các bước tiến hành tổ
chức thực hiện quyết định quản lý. Xuất phát từ công tác xây dựng lựa chọn phương
án, quyết định lựa chọn phương án tối ưu, tổ chức thực hiện triển khai phương án,
sử dụng các nguồn lực trong tổ chức đạt hiệu quả cao nhất và kiểm tra đánh giá,
hiệu chỉnh nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức.
Mỗi quyết định quản lý đều có tác động của nhiều yếu tố, môi trường khác
nhau, đó là môi trường bên ngoài, môi trường bên trong có tác động mạnh mẽ đến
quá trình thực hiện quyết định quản lý.

Với cơ sở lý thuyết khoa học về công tác quản lý và các bước tiến hành thực
hiện quyết định quản lý làm nền tảng cho mục đích phân tích thực trạng và đánh giá
quá trình quản lý thực hiện mô hình Chi nhánh Điện trực thuộc Tổng công ty Điện
lực miền Bắc ở chương II.

25