XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ CHO CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG

GIÁO VIÊN HD:
THS.PHẠM THỊ NGUYỆT

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
VŨ THỊ TỪ : 1221050414

LỚP TIN KINH TẾ K57

HÀ NỘI-2017
1


MỤC LỤC


DANH MỤC HÌNH VẼ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

MỞ ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển với tốc độ nhanh chóng. Công

nghệ tin học đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như nghiên cứu khoa học, phát
triển kinh tế quân sự và trong nhiều lĩnh vực khác. Ở các nước tiên tiến, máy tính đã
được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ lợi ích con người. Việc liên lạc tìm
kiếm thông tin không còn bị cản trở. Thế giới trở nên xích lại gần nhau hơn nhờ
công nghệ thông tin. Tất cả các nước đều đang có gắng làm chủ kiến thức và tìm
cách áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào mọi ngành kinh tế - xã hội của
nhà nước.
Do vậy, công tác quản lý vật tư là một công tác không thể thiếu của tất cả các
tổ chức về kinh tế. Với các lý do ấy thì phát triển Công nghệ thông tin đã trở thành
một ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt là công nghệ phần mềm. Sự ra đời của các
sản phẩm phần mềm đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như quản lý vật tư trong
vài năm gần đây mang lại nhiều thuận lợi trong công tác quản lý vật tư tránh sự thất
thu, mất mát. Tuy nhiên bên cạnh những tiện lợi mà các chương trình này mang lại,
vẫn còn nhiều khó khăn, nhược điểm cần được khắc phục. Nhược điểm của các
chương trình còn nhiều lý do như sau: Bản thân các nhà lập trình còn hạn chế về
trình độ cũng như kinh nghiệm làm phần mềm.Thông tin về các mặt hàng được biến
đổi hàng ngày mà sổ sách của một người thủ kho không thể cập nhập những thông
tin đó một cách nhanh chóng, chính xác được. Lý do trên cho thấy việc xây dựng
một hệ thống thông tin quản lý vật tư trên máy tính , đáp ứng nhanh và hiệu quả các
yêu cầu tập hợp hàng nhập, hàng xuất, tra cứu, tìm kiếm, thống kê được số lượng
hàng tồn chính xác và nhanh chóng.
Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát quá trình hoạt động của công ty cổ
phần đầu tư Lạc Hồng, em nhận thấy hệ thống quản lý vật tư tại kho công ty tương
đối phức tạp, khối lượng công việc nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm chuyên biệt
có khả năng quản lý chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách
kịp thời cho những sử dụng và quản trị hệ thống. Chính từ sự cần thiết và hiệu quả
của phần mềm quản lý vật tư nên em quyết định chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm
quản lý vật tư cho công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng”.

4

Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Khi nghiên cứu đề tài này nhằm mục tiêu
nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý kho cũng như làm cho bộ máy hoạt động
tốt hơn. Việc quản lý sẽ trở lên tốt hơn không mất nhiều thời gian và quản lý theo
một thể thống nhất.
Đối tượng nghiên cứu: Quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp tiếp cận hệ thống, xem xét hệ thống
trong tổng thể vốn có của nó, một cách toàn diện trong mối quan hệ nôi tại hệ thống
với yếu tố bên ngoài. Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích,
phương pháp xây dựng sơ đồ , phương pháp xây dựng sơ đồ, phương pháp xây
dựng mô hình luồng dữ liệu.

5
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG
1.1. Giới thiệu về đơn vị thực tập

1.1.1. Địa chủ trụ sở chính
Tên giao dịch: LHI, CORP
Vốn điều lệ: 81 tỷ đồng
Mã số thuế: 0101417985
Địa chỉ: Số nhà 85 Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân,
Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Lê Xuân Trường
Ngày cấp giấy phép: 15/09/2003
Ngày hoạt động: 01/11/2003 (Đã hoạt động 14 năm)
Điện thoại: 0435576278/ 09034064 / 0435586391
Logo:

6
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Thành lập ngày 15/9/2003, sau 14 năm hoạt động, Lạc Hồng đã có trên 500
cán bộ kỹ sư, cử nhân chuyên ngành và hơn ba ngàn công nhân có tay nghề cao.
Công ty hoạt động trên các lĩnh vực thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp,
giao thông, thủy lợi, viễn thông và tư vấn thiết kế. Trong lĩnh vực đầu tư, với tiềm
lực tài chính vững mạnh và đội ngũ lãnh đạo năng động, tâm huyết, Lạc Hồng đã
tập trung phát triển nhiều dự án bất động sản và du lịch độc đáo, có chất lượng cao.
Cho dù có thách thức và khó khăn, dù ở dự án đầu tư hay xây dựng, Lạc Hồng luôn
nỗ lực thực hiện và hoàn thành thành công dự án. Đó là nhờ sự kết hợp chặt chẽ
giữa kinh nghiệm, năng lực, kiến thức và cam kết có trách nhiệm với khách hàng

trong từng dự án.
Với phương châm “Cùng nhau phát triển, luôn giữ niềm tin”, Lạc Hồng sẽ nỗ
lực không ngừng phấn đấu vượt qua mọi thách thức để khẳng định uy tín, thương
hiệu và luôn là đối tác tin cậy cho các chủ đầu tư và khách hàng. Công ty Cổ phần
đầu tư Lạc Hồng có chức năng triển khai các công tác công việc có tính chất đặc thù
trong moi lĩnh vực xây dựng.Với đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm
trong ngành xât dựng của công ty chủ yếu là các kiến trúc sư , kỹ sư , kế toán của
các phòng ban với nhiều công việc khác nhau.Nền kinh thị trường mở cửa đòi hỏi
công ty phải hoạt động theo cơ cấu và nhiệm vụ mới. Bước đầu, với số cán bộ công
nhân viên của công ty còn ít ỏi, tài chính còn eo hẹp, số vốn lưu động nhỏ bé,
TSCĐ ít, công nhân lao động không có, kỹ sư , kiến trúc sư…Lãnh đạo và cán bộ
trong công ty phải cố gắng vượt qua những khó khăn của cơ chế thị tường, tìm mọi
biện pháp lo công ăn việc làm cho CBCNV, đảm bảo thu nhập ổn định cho các
thành viên trong công ty, từng bước đua công ty vào thế ổn định. Nhiệm vụ chủ yếu
của công ty là xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, kinh doanh phát
triển nhà, trang trí nội thất thiết kế mẫu nhà, kinh doanh vật liệu xây dựng, nghiên
cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc, cấu trúc
công trình, tư vấn đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghệ, kỹ thuật, hạ
tầng và môi trường đô thị. Với nhiệm vụ to lớn đó, ban lãnh đạo đã không ngừng
vươn lên trong mọi hoạt động và kí hợp đồng không thời hạn với 68 người, hợp
đồng có kỳ hạn lao động với hơn 400 người. Công ty đang trên đà phát triển, doanh
7
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

thu và lợi nhuận mấy năm qua không ngừng tăng, đời sống vật chất và tinh thần của

cán bộ , công nhân viên ngày một nâng cao.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng được thể hiện
qua hình 1.1:

Hình 1. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng bao gồm: một Tổng
giám đốc, hai phó Tổng giám đốc, các phòng ban chức năng. Bộ máy này được tổ
chức theo mô hình trực tuyến – chức năng. Theo mô hình này thì những quyết định
quản lý do những phòng ban chức năng nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc.
Khi được lệnh của Tổng Giám đốc sẽ truyền từ trên xuống dưới. Các phòng chức
năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo song không được ra lệnh cho xưởng sản
xuất. Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ nhất định.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban bộ phận công ty
•

Tổng giám đốc Công ty: Là chủ tịch Hội đồng quản trị, là người điều
hành mọi hoạt động của Công ty, tổ chức bộ máy thực hiện nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo phòng Kế toán. Tổng
giám đốc là người đại diện cho Công ty về mặt pháp lý, vừa đại diện cho
cán bộ công nhân viên, quản lý theo chế độ một thủ trưởng.Tổng giám
đốc có quyền tiến hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng chế độ,
chính sách pháp luật của nhà nước. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm

8
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page

Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

trước tập thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
• Bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng được chuyên môn hoá các chức
năng quản lý. Có nhiệm vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc đề ra các quyết
định, theo dõi hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thục hiện nhiệm
vụ đã được phân công . Các bộ phận chức năng không những phải hoàn
thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phối hợp với nhau trong hoạt
động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục và có
hiệu quả.
• Phòng Tổ chức Hành chính: Tham mưu giúp cho Giám đốc về các mặt
công tác tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lương, giải
quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thực hiện các
•

công việc hành chính, quản trị Công ty.
Phòng Kế hoạch Vật tư: lập kế hoạch cho sản xuất, điều phối các hoạt
động thu mua nguyên liệu đầu vào, quản lý mua bán đầu tư, hàng hóa và
nguyên nhiên liệu của công ty, kiểm soát sản lượng đầu ra.Theo dõi đôn
đốc các phân xưởng thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, giúp

Giám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất của Công ty.
• Phòng Kinh doanh : điều phối các hoạt động thu mua nguyên liệu đầu
vào và tiêu thụ sản phẩm bao gồm: giao dịch khách hàng, tiếp thị sản
phẩm, thu đòi công nợ.
• Phòng kỹ thuật : Giải quyết các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, thiết kế các
mẫu mã sản phẩm, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản

xuất, xử lý các sự cố kỹ thuật trong dây chuyền, kiểm tra chất lượng sản
phẩm trước khi xuất xưởng. Đề ra kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng định kỳ
máy móc thiết bị của Công ty.
• Phòng Kế toán : Tham mưu choTổng giám đốc và giúpTổng giám đốc
•

quản lý về mặt kế toán thống kê tài chính trong Công ty.
Phòng Điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sản xuất
theoyêu cầu của giám đốc công ty.

Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty Cổ phần
đầu tư Lạc Hồng tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng.

9
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

1.1.4. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
-

Xây dưng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công

-

trình điện đến 35kv.
Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng; các thiết bị máy móc xây dựng.

Thuê và cho thuê nhà ở ,văn phòng, nhà xưởng, bến bãi, kho hàng.
Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa.
Sản xuất sản phẩm, trang thiết bị và công cụ trang trí nội ngoại thất.
Đầu tư xây dựng , thuê và cho thuê cơ sở hạ tầng viễn thông. Tư vấn, môi
giới, bất động sản, xúc tiến đầu tư,thương mại. Kinh doanh dịch vụ vận tải
hàng hóa, vần chuyển hành khách bằng ôtô; tư vấn thẩm định và thiết kế điện

-

công trình dân dụng, công nghiệp.
Lắp đặt hệ thống điện công trình bao gồm :lắp đặt hệ thống bảo đảm bảo an
toàn , dây dẫn và thiết bị điện,đường dây thông tin liên lạc, mạng máy tính
và dây cáp truyền hình , bao gồm cả cáp quang học, hệ thống chiếu sáng , hệ

-

thống báo cháy, hệ thống báo động , tín hiệu điện và đèn trên đường phố.
Bán buôn máy móc, cung cấp hệ thống thiết bị bảo vệ an toàn và các máy
móc linh kiện khóa điện,vòm an toàn và bảo vệ.

1.2. Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư
Lạc Hồng
1.2.1. Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
Từ việc tìm hiểu về các quá trình quản lý công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng,
cho thấy công tác quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng vẫn quản lý
kho theo phương pháp thủ công như việc xuất nhập vật liệu cho các công trường
xây dựng vẫn còn ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổ hợp vật tư nhập
xuất tồn vẫn do cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính. Với việc
quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc
như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều

thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều sổ sách và gây chậm chễ khó
khăn cho việc tổng hợp các báo cáo thống kê trình nên ban giám đốc phê duyệt,…
Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn
thất cho công ty và năng suất lao động thấp. Từ đó ban giám đốc nhận thấy cần thay
đổi cách quản lý bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư nhằm
giảm bớt thời gian, chi phí , nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh tế.
10
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Quản lý vật tư trong công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng là một hệ thống quản
lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án công trình gồm nhiều hạng mục. Nguồn
vật tư của công ty lấy từ các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoài
nước cung cấp. Vật tư của công ty được cung cấp theo định mức của từng công
trình thuộc các dự án của công ty. Công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng quản lý rất
nhiều loại vật tư như gạch, cát, đá, xi măng, sắt , thép,….Hệ thồng quản lý vật tư
của công ty có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục…Vì vậy cần
phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý
của mình.
Các hoạt động của hệ thống quản lý vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật
tư cung cấp cho các công trình theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra,
báo cáo tồn kho trong tháng. Việc quản lý vật tư trong công ty được phân cấp quản
lý theo từng bộ phận.Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc nhập xuất vật tư
của công ty gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư.
Bộ phận kế hoạch gồm:
 Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường.

 Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát.

Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất
nhập vật tư.
Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theo
đúng định mức riêng của từng hạng mục dự án.
1.2.2. Mô tả nghiệp vụ bài toán
* Mô hình quản lý vật tư của công ty
Mô hình quản lý vật tư của công ty được thể hiện qua hình 1.2:

11
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Hình 1.1: Quy trình quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
 Quản lý thông tin
- Quản lý thông tin vật tư:

Hiện nay công ty quản lý thông tin vật tư bao gồm: Mã vật tư, tên vật tư, quy
cách vật tư, nhà cung cấp vật tư, chế độ bảo hành, thời hạn sử dụng vật tư. Mỗi vật
tư đều có 1 mã số riêng ( được gọi là mã vật tư) . Cách đặt tên mã hàng hóa của
công ty MVT= Tên viết tắt của vật tư + NCC (Nhà cung cấp)+ Dung tích (Kích
thước). Để phân loại các vật tư dễ dàng cần phải có những mã vật tư khác nhau,
không bị trùng lặp thì việc lưu trữ vào sổ sách sẽ không bị nhầm hoặc sai sót
-

Quản lý nhà cung cấp:
Các nhà cung cấp vật tư cho công ty bao gồm: Các nhà cung cấp xi măng: Xi

măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng cẩm phả, xi măng Hoàng Long,
…..Các nhà cung cấp bê tông Việt Hàn, nhà cung cấp cát Tuấn phát, nhà cung cấp
gạch Tuấn Thúy,…
-

Quản lý đơn vị thi công: Khi công ty trúng thầu các dự án thì các đơn vị thi

công tiến hành xây dựng các công trình theo yêu cầu của công ty.
 Quản lý nhập vật tư
Để nhập vật tư, công ty dựa vào yêu cầu vật tư của đơn vị thi công để từ đó
đặt mua vật tư với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần. Nguồn hàng được
12
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

nhập thông qua đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp
vật tư.
Quy trình nhập vật tư của công ty thể hiện qua dơ đồ hình 2.2:

Hình 1.3: Quy trình nhập vật tư

Các bước trong quy trình nhập vật tư của công ty:
Bước 1 : Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ có

yêu cầu nhập kho. Yêu cầu nhập kho này dùng bằng giấy yêu cầu nhập kho có chữ
ký của giám đốc công ty.
Bước 2 : Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho. :
Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho
được lập thành 2 bản, 1 bản lưu bộ phận quản lý kho, 1 bản giao nhân viên giao
hàng.
Bước 3 : Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho
thủ kho.
Bước 4 : Hàng được kiểm đếm, kiểm tra, đánh mã cho các sản phẩm vừa mới
được nhập về
Bước 5 : Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu
lại 1 bản và ghi thẻ kho, một bản sẽ giao lại cho kế toán kho,1 bản sẽ giao lại cho
người nhập hàng.
Bước 6 : Căn cứ vào phiếu nhập kho , kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán
13
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

hàng nhập.
Các biểu mẫu chứng từ của quy trình nhập vật tư thể hiện trong hình 2.3, 2.4,
2.5:

Hình 1.4: Phiếu nhập kho

14
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Hình 1.5: Phiếu thẻ kho

Hình 1.6: Phiếu yêu cầu vật tư
 Quản lý xuất vật tư

Vật tư được xuất căn cứ theo yêu cầu vật tư từ công trình được ký duyệt của
giám đốc và phòng chức năng

15
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư
-

Quy trình xuất kho của công ty được thể hiện qua hình 2.6:

-

Hình 1.7: Quy trình xuất vật tư

Sau đây là các bước của quy trình xuất vật tư của công ty:

Bước 1: Khi công trường có nhu cầu sử dụng vật tư có nhu cầu sẽ lập yêu
cầu xuất vật tư. Yêu cầu xuất vật tư của công ty được lập bằng giấy đề nghị nhập
vật tư.
Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
Phiếu xuất vật tư được lập thành nhiều bản: Môt bản lưu tại quyển,1 liên giao công
trình ( bộ phận vật tư) những bản còn lại sẽ giao cho thủ kho.
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất vật tư và tiến hành xuất vật tư cho nhân
viên yêu cầu xuất kho.
Bước 4: Nhân viên vật tư nhận hàng và kí vào phiếu xuất kho.
Bước 5: Thủ kho nhận lại một bản phiếu xuất vật tư tiến hành ghi thẻ kho, trả
lại phiếu xuất kho cho kế toán.
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.
Các biểu mẫu chứng từ của quy trình nhập vật tư thể hiện trong hình 2.7:

16
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Hình 1.8: Phiếu xuất kho
-

Tính giá vật tư xuất kho :
Công ty thực hiện tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia

quyền. Giá trị tồn kho sẽ được tính theo giá trị trung bình của từng mặt hàng tồn
kho đầu kỳ và trong kỳ. Công thức tính giá xuất kho:

 Báo cáo xuất nhập vật tư

Báo cáo quá trình nhập xuất, ngày nhâp và xuất sản phẩm, thông tin về sản
phẩm, sản phẩm nhập và xuất do ai phụ trách, thống kê sản phẩm còn trong kho để
từ đó người quản lý biết được sản phẩm trong kho còn hay hết để đưa ra biện pháp
nhập hàng mới. Dưới đây là 1 số báo cáo nhập xuất vật tư, báo cáo xuất nhập vật tư
theo công trình, bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vật tư được thể hiện qua hình
sau:
17
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Hình 1.9: Báo cáo nhập xuất vật tư

Hình 1.10: Báo cáo xuất vật tư theo công trình

18
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

Hình 1.11: Bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn

Định kì hàng tháng phải báo số lượng hàng tồn trong tháng. Số lượng vật tư
tồn được tính theo công thức sau:
SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ.
1.3. Xác định yêu cầu bài toán
1.3.1. Đề xuất phương án giải quyết
Để giải quyết vấn đề trên, em đề xuất ứng dụng tin học vào quản lý kho vật
tư bằng cách “ xây dựng hệ thống quản lý vật tư ” sao cho phù hợp với thực trạng
và yêu cầu của công ty. Hệ thống quản lý vật tư được xây dựng cần phải đảm bảo
một số yêu cầu và chức năng sau:
 Phải đảm bảo được các chức năng, nghiệp vụ liên quan đến quản lý vật tư,

xây dựng chức năng quản lý các hoạt động: nhập xuất vật tư, báo cáo hàng
tồn.
 Hệ thống phải dễ dàng sử dụng, độ bảo mật cao, dễ dàng nâng cấp.
 Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu. Dữ liệu lưu trữ được

trong thời gian dài, dễ dàng tìm kiếm được dữ liệu khi cần.
 Giao diện dễ nhìn, thao tác thực hiện đơn giản.
 Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm được đội
ngũ nhân công, tiết kiệm chi phí thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể
xảy ra trong quá trình quản lý đồng thời hỗ trợ cho người lao động.
 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
19
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

1.3.2. Mô hình giải pháp
Dựa trên quy trình quản lý vật tư hiện nay của công ty và yêu cầu về quản lý
vật tư trong thời gian tới của công ty. Em đề xuất mô hình quản lý vật tư của hệ
thống mới cần đáp ứng các chức năng cơ bản sau: Quản lý danh mục, quản lý nhập
vật tư, quản lý xuất vật tư, báo cáo thống kê. Mô hình quản lý được thể hiện trong
hình 2.2:

:Hình 1.12: Quy trình quản lý vật tư trên hệ thống
Hệ thống quản lý vật tư mới sẽ giúp nhân viên quản lý vật tư một cách nhanh chóng, hiệu
quả, chính xác.

20
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ
THỐNG
2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
Để quản lý tốt nghiệp vụ quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng
hệ thống cần có các chức năng được phân tích trong sơ đồ phân rã chức năng ở hình
2.1:

Hình 2.1: : Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

2.1.1. Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng quản lý hệ thống bao gồm các chức năng chính: Đăng nhập, tài

khoản, phân quyền người dùng, sao lưu phục hồi dữ liệu.
•

Chức năng quản lý đăng nhập: Người dùng muốn truy cập vào hệ thống quản
lý vật tư thì phải được cấp một tên đăng nhập, một mật khẩu, quyền truy cập
hệ thống. Tên truy cập, mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này được người
quản trị cấp cho mỗi người dùng, người dùng sẽ dùng nó để truy cập hệ
thống.

21
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư
•

Chức năng quản lý phân quyền: Người quản trị có quyền cao nhất trong hệ
thống, khi đăng nhập vào hệ thống, người quản trị có thể thêm người dùng.
Còn những người khác tùy thuộc vào quyền được cấp để thao tác với hệ
thống, những user này không được cập nhập người dùng, không được thay

đổi thông tin người dùng.
• Chức năng đổi mật khẩu: Người quản trị có thể đổi mật khẩu để đảm bảo
tính bảo mật, an toàn cho hệ thống khi hệ thống bị xâm nhập.
• Chức năng sao lưu phục hồi dữ liệu: Hệ thống sẽ tự động sao lưu dữ liệu khi
có sự xảy ra, để tránh mất hết dữ liệu trong hệ thống.
2.1.2. Chức năng quản lý danh mục:
Chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật danh mục đơn vị thi công, danh

mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại vật tư, danh mục vật tư.
•

Danh mục nhà cung cấp:Cho phép người dùng tương tác với bảng cơ sở dữ
liệu với các chức năng thêm, sửa, xóa thông tin nhà cung cấp. Ngoài ra khi
danh sách nhà cung cấp quá nhiều người dùng có thể dùng chức năng tìm

kiếm theo mã nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp.
• Danh mục nhân viên: Đây là đối tượng thực hiện hợp đồng mua bán vật tư
cho doanh nghiệp, thuộc bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý gồm những
thông tin sau: Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, email.
• Danh mục vật tư: Mỗi vật tư đều có một mã hàng riêng biệt, thay vì các mã
vật tư được ghi lại trong sổ sách, thì hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ mã hàng
trong thư mục quản lý vât tư. Để tìm được mã vật tư mà mình muốn người
dùng chỉ cần nhập mã vật tư là có thể tìm thấy thông tin của sản phẩm đó(Mã
vật tư, tên vật tư, quy cách vật tư, nhà cung cấp vật tư, chế độ bảo hành, thời
hạn sử dụng vật tư, số lượng tồn tối đa vật tư trong kho, số lượng trong tồn
•

tối thiểu vật tư trong kho).
Danh mục loại vật tư: Vật tư trong kho sẽ được phân thành loại, mỗi loại
được gán một mã độc lập và lưu các thông tin trên hệ thống như sau: mã loại

vật tư, tên loại.
• Danh mục đơn vị thi công: Khi công ty trúng thầu các công trình thi đơn vị
thi công sẽ tiến hành thực hiện công trình xây dựng. Mỗi đơn vị thi công
gồm những mã đơn vị, tên đơn vị khác nhau.
22
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

2..1.3. Chức năng quản lý nhập vật tư:
Chức năng quản lý nhập vật tư gồm có: Đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng,
phiếu nhận lại vật tư
•

Đơn đặt hàng: : Khi các đơn vị thi công có yêu cầu cấp vật tư để xây dựng
thì công ty sẽ đặt hàng với nhà cung cấp với số lượng của từng loại vật tư mà
công ty yêu cầu.Như vậy, các đơn đặt hàng sẽ được lưu vào hệ thống dữ liệu

một cách tự động chính xác.
• Phiếu nhập hàng: Khi nhập hàng vào kho thì nhà cung cấp sẽ giao cho công
ty phiếu nhập hàng. Hàng về kho thì nhân viên sẽ nhập các thông tin của vật
tư lên hệ thống. Các thông tin của vật tư sẽ được lưu trực tiếp váo danh mục
vật tư.
• Phiếu nhận lại vật tư : Khi những vật tư bị sai kích thước, quy cách,..thì các
đơn vị thi công sẽ trả lại cho công ty, khi đó bộ phận quản lý kho sẽ lập phiếu
nhận lại vật tư .
2.1.4. Chức năng quản lý xuất vật tư
Chức năng quản lý nhập vật tư gồm có: Đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng,
phiếu nhận lại vật tư.
•

Phiếu yêu cầu xuất vật tư: Khi các đơn vị thi công yêu cầu xuất vật tư thì bộ

phận kế toán sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư cho các đơn vị thi công

• Phiếu xuất vật tư: Khi xuất vật tư đi thi nhân viên kho chỉ cần nhập những
thông tin vật tư được xuất đi theo yêu cầu của các đơn vị thi công khi đó số
lượng vật tư trong kho bị giảm đi trong danh mục vật tư. Hệ thống sẽ tự động
•

tính toán số lượng còn lại trong kho.
Phiếu trả lại vật tư cho nhà cung cấp: Với những vật tư không đúng theo yêu

cầu thì bộ phận kho sẽ lập phiếu trả lại vật tư cho nhà cung cấp.
• Tính giá vật tư xuất kho: Hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư xuất kho theo
yêu cầu.
2.1.5. Chức năng quản lý kiểm kê:
Cập nhập hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có đợt thống kê kiểm
nghiệm các loại vật tư còn tồn đọng trong kho.

23
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

2.1.6. Chức năng báo cáo thống kê:
Báo cáo các danh mục: Báo cáo nhân viên, các đơn vị thi công, các loại vật
tư, các công trình, nhà cung cấp theo tên hoặc mã mà người dùng yêu cầu.
Báo cáo nhập vật tư: Báo cáo hàng tháng công ty nhập về bao nhiêu loại vật
tư từ các nhà cung cấp để từ đó thống kê được số lượng nhập trong kho là bao
nhiêu.
Báo cáo xuất vật tư: Hàng tháng sẽ có báo cáo cho người quản lý biết được

tình hình số lượng vật tư tồn trong kho là bao nhiêu để từ đó sẽ tiếp tục nhập những
vật tư còn thiếu để phục vụ cho đơn vị thi công.
Báo cáo tồn: Tồn về mặt số lượng là bao nhiêu, tồn về mặt giá trị là bao
nhiêu để từ đó tính được số lượng tồn còn lại trong kho
2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu
Một mô hình luồng dữ liệu bao gồm 5 thành phần:
•
•
•
•
•


Các chức năng xử lý
Luồng dữ liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
Các chức năng xử lý:
Diễn đạt các thao tác, các nhiệm vụ hay tiến trình xử lý. Có tính chất biến đổi

thông tin đầu vào đễ sản xuất ra thông tin đầu ra. Chức năng này được biểu diễn
bằng hình tròn hoặc ovan có ghi tên của chức năng đó.
 Luồng dữ liệu

Là luồng thông tin vào ra của tiến trình.Được biểu diễn bằng mũi tên trên đó
ghi thông tin di chuyển
 Kho dữ liệu

Là nơi chứa dữ liệu, là các bảng đã được xác định trong quá trình phân tích thiết

kế dữ liêu. Dòng dữ liêu hướng về kho dữ liệu dùng để diễn tả hoạt động thêm, sửa
24
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý vật tư

hay xóa dữ liệu. Dòng dữ liệu rời kho dữ liệu diễn tả hoat động đọc dữ liệu trong
kho. Được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được
cất giữ.
 Tác nhân ngoài

Hay còn gọi là đối tác: một người, một nhóm người hay một tổ chức nằm
ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Tác nhân ngoài được biểu
diễn bằng hình chữ nhật, bên trong có ghi tên tác nhân ngoài.
 Tác nhân trong

Là 1 chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được
trình bày ở một trang khác của biểu đồ
2.2.1. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Dưới đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hay còn gọi là mức 0:

Hình 2.2: Biểu đồ mức khung cảnh

25
Vũ Thị Từ - Tin Kinh Tế K57

Page