BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
---**---

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
(4080103 - 03)
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn:
Dương Thị Hiền Thanh
Năm 2016

Sinh viên thực hiện:
Lê Thị Thùy Linh
MSSV: 1321050614
Lớp: Tin Kinh Tế B –
K58


Mục lục

Lời nói đầu
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào
thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy
tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản
xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hình
quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tại
khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi
khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng được

nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh
thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch
vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc
hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh
chóng.


I.
1.

Khảo sát
Mục tiêu

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát
triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta
những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như
ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT
trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản
lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh
doanh và chất lượng
Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình
quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại
khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.
Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông
tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :
Quản lý khách hàng
 Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.
 Quản lý hiện trạng từng phòng.
 Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.
 Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.

 Quản lý nhân viên.
Phạm vi


2.

Khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mô hình vừa và nhỏ. Tuy
nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống khách sạn có qui
mô lớn.
Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ
thống để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu. Chưa tiến hành thực hiện coding,


vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng
hoàn chỉnh.
3.

Nguồn khảo sát
Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có

nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:
Lễ tân
 Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)
 Trưởng phụ trách khối buồng phòng
 Kế toán trưởng
Mục đích của việc khảo sát


4.

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ
thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi
sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan
đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét
những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý
mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

5. Nội dung khảo sát
a. Cơ cấu tổ chức của khách sạn:
Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều
người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các
dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo
dưỡng.
Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ
phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm
hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng
Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng
Bảo dưỡng.
b. Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng


Lễ tân:
Bộ phận này làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua các hoạt động
như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách.


Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng
phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng
Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế
hoạch

Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu
của khác.


Bộ phận buồng phòng:
Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết
bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ
tân
Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.



Bộ phận tài chính kế hoạch:
Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho
TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)
Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các
khoản dịch vụ khác.


Ban giám đốc:
- Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh
-

thu...
Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân

-

nhắc.
Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch

vụ.

6.

Đánh giá hệ thống:
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản

lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau
khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng cần phải
cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ
thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những
làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc
quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lòng giảm chi phí
và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh.


Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:
•

Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ
trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách
đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng. Điều này khiến cho việc
cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Công việc
liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức

•

mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.
Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải
lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ

phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ

•

phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình.
Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm
thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra

•

sai sót.
Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác,
nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách
của khách sạn. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh

•

nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn.
Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các công
việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác
thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông
tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận
không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách
hàng và nhân viên) lợi dụng.

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
•

Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công
việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không

quá máy móc. Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý
khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm

•

hài lòng khách là hết sức cần thiết.
Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế
quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà
máy móc không thể làm nổi.


7.

Đề xuất giải pháp cho hệ thống:
- Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng
-

tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:
Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời

-

thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn.
Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trong
một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu
thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy

-

tính.

Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt (do
các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và

-

được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)
Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh

-

chóng, chính xác với độ an toàn cao.
Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử
dụng phần mềm.

II.
1.
a.

Phân tích và thiết kế chức năng :
Các chức năng chính của hệ thống :
Quản lý phòng

Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong
khách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí
phòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động
nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có
những thao tác quản lí như sau:




Thêm mới phòng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở
rộng quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì
thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để
quản lí những phòng này. Thông tin về phòng mới phải được cập nhật
trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả



phòng.
Cập nhật phòng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về
phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin
phòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với



các tác nhân của hệ thống.
Tìm kiếm phòng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép
các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông

b.

tin, thống kê phòng.
Quản lý đặt phòng

Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc
quản lí đặ phòng bao gồm:


Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu

đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một
mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này
được quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ được phép tìm kiếm
thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên,



chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong
hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ



thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.
Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin



hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng
thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà
quản lí khách sạn.
c. Quản lý nhân viên
Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số
lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật
thông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách


sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các
thao tác quản lí như sau:



Thêm nhân viên mới:

Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các
loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của
khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên.
Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ.


Tìm kiếm thông tin nhân viên:

Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có
thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.


Xóa thông tin nhân viên:

Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí
các thông tin của các nhân viên này.


d.

Quản lý khách
Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần

được quản lí. Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác
nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các
khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí

các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác
quản lí khách bao gồm:


Thêm khách hàng:
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai

hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần
thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.


Sửa thông tin khách hàng:
Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có

nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần
thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách
hàng”.


Xóa thông tin khách hàng:
Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng

thì thêm các thông tincuar khách hàng khác.
e.

Quản lí dịch vụ:
Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung

cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu
điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí

trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:


Tạo mới hóa đơn dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử
dụng một dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa
đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.




Lập danh mục hóa đơn dịch vụ: Để tính được tổng tiền thanh toán
cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập



một danh mục hóa đơn sử dụng dịch vụ.
Quản lí thông tin dịch vụ: Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch
vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng
quản lí thông tin các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho

khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng.
Quản lí thanh toán hợp đồng:

f.

Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng
một cách đa dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức
năng này gồm:


Tạo biên lại thanh toán: Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến
bàn lễ tân của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một
chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của
khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho



dịch vụ.
Tạo danh mục hóa đơn: Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa
đơn thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự



động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.
Tính tổng thu: Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu
được để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc
quản lí. Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn

g.

nào.
Thống kê
Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta

quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn
được gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho
việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng
thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách

hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ
thống:


Thống kê phòng trống: Công việc này do máy tính tự duyệt và báo
cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin



cho khách hàng.
Thống kê hợp đồng hết hạn: Hệ thống thường xuyên thống kê những



hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.
Thống kê danh sách khách hàng: Khách sạn lưu thông tin khách
hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích: Báo cho bộ
phận quản lí dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng
thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn. Ngoài ra việc
thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều
vấn đề khác.ống kê tình trạng thu ngân: Để tạo báo cáo tình hình cho
bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn.
Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy

theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển,
thực hiện các công việc trong hệ thống.

2.

Sơ đồ phân rã chức năng:

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

Sơ đồ luồng dữ liệu
a. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
 Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau:

3.

o


Khách sạn gồm các tác nhân là:

Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách
sạn.Ta có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc


khách đến đặt phòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch vụ
đặc biêt.Khách hàng là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn
và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ. Khách hàng được xem là một
tác nhân chính của hệ thống. Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phu cầu
làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối
với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng, hay không còn nhu
cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng.Và hệ


thống khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng .
Nhân viên: Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia

chính vào việc điều hành hệ thống: nhân viên tiếp tân, nhân viên thu
ngân,nhân viên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà
khách hàng đưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt



động.Và chính nhân viên là người cập nhật thông tin trên máy tính .
Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật
thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu.


Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh


Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:
Hệ thống gồm có:
b.

Các chức năng

Các tác nhân

Các kho dữ liệu

Mũi tên chỉ hướng đi của luồng dữ liệu



Hình 3 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Bảy chức năng chính:

Quản lý phòng
- Quản lý đặt phòng
- Quản lý dịch vụ
- Quản lý thanh toán hợp đồng
- Thông kế
- Quản lý khách hàng
- Quản lý nhân viên
Ba tác nhân:
- Khách hàng
- Nhân viên
- Bộ phận quản lý
Sáu kho dữ liệu:
- Hợp đồng
- Nhân viên
- Khách hàng
- Hóa đơn dịch vụ
- Biên lai thanh toán
- Phòng
-


Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu
mức 1.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Quản lí phòng:
c.



Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí. bộ phận

quản lí đưa ra các yêu cầu như: Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm
kiếm thông tin phòng.
Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chức
năng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật
phòng, chức năng tìm kiếm phòng. Các chức năng này cho phép thực
hiện các công việc trên. Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ
phận quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính.
Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữ
liệu phòng. Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bộ phận
quản lí.
Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng.


Hình 4 : Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phòng
Quản lý đặt phòng
Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng
Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống. Nhân viên lễ


tân dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo
ra một cái hợp đồng cho khách hàng. Người đại diện cho hệ thống nhập
dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên. Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp
đồng.
Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng. Khách hàng
đưa yêu cầu cập nhật cho hệ thống. Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra
yêu cầu hệ thống cập nhật. hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ
liệu hợp đồng.
Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu hợp đồng
nhưng không được phép sửa đổi trực tiếp thông tin trong hợp đồng.

Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợp
đồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên. Nhân viên tiếp
nhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách. Khi đó kết quả trả vê cho
khách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên
sẽ xóa hợp đồng.

Hình 5 : Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý đặt phòng


Quản lý dịch vụ:

Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó. Hệ
thống quản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách
hàng có ở trong kho khách hàng. Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì
cho phép được sử dụng dịch vụ và ngược lại. Khi yêu cầu của khách hàng
được đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ. Ngoài ra khách
hàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của khách
sạn.


Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ
Quản lý thanh toán
Luồng dữ liệu chính của chức năng này là:
Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán. Hệ


thống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và
tiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng.
Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục

thanh toán.
Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu
ngân.


Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thanh toán



Thống kê:

Các luồng dữ liệu chính:
Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống. Hệ thống
kiểm tra kho dữ liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống. Kết quả trả
về cho bộ phận quản lí thông qua hệ thống.
Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn: Hệ
thống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết
hạn thanh toán.
Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng: Hệ thống
kiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng của
khach sạn.


Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trạng thu ngân. Hệ
thống kiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tình
trạng thu ngân cho khách sạn.


Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu thống kê


Quản lý khách hàng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng:
Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách
sạn thì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách
hàng, qua đó thông tin khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên.
Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các
nhân viên quản lí có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm
rõ về thông tin
Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách
sạn thì thông tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp
đồng sẽ được thay đổi mới.