CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

KHOA
KHOAKINH
KINHT
TV
VQUN
QUNLí
LíHBK
HBKHN
HN

CHC NNG T CHC
TRONG QUN TR
Lập kế
hoạch

Tổ
chức

Xác lập mục
đích, thành
lập chiến lợc
và phát triển
kế hoạch cấp
nhỏ hơn để
điều hành
hoạt động

Quyết
định ai sẽ
làm việc
đó và tổ

chức thực
hiện nh
thế nào?

Điều phối

Kiểm tra
Dẫn đến

Định hớng,
động viên
tất cả các
bên tham gia
và giải
quyết các
mâu thuẫn

Theo dõi các
hoạt động
để chắc
chắn rằng
chúng đợc
hoàn thành
nh trong kế
hoạch

Đạt đợc
mục
đích
đề ra

của Tổ
chức

QUN TR HC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
 Khái niệm về công tác tổ chức
 Nội dung của công tác tổ chức


Tổ chức cơ cấu




Tổ chức quá trình




Một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản

Quyền lực và sự phân tán - tập trung quyền lực

Tổ chức nhân sự

 Những vấn đề về xây dựng tổ chức

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

KHÁI NIỆM VỀ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH

KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết
hợp với nhau một cách có ý thức.
Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều
người cùng nhau hợp tác và thoả thuận một
cách chính thức để phối hợp những nỗ lực
của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu
chung.
QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC
 Kết hợp các nỗ lực
 Công việc phức tạp có thể được hoàn thành nếu các
thành viên cùng nhau nỗ lực góp sức và trí tuệ để giải
quyết

 Có mục đích chung
 Mục tiêu chung sẽ đem lại cho các thành viên của tổ
chức một tiêu điểm để tập hợp lại

 Phân công lao động
 Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành
những công việc cụ thể.

 Hệ thống thứ bậc quyền lực
 Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những
người khác. Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ
trở nên rất khó khăn nếu không có hệ thống thứ bậc rõ
QUẢN TRỊ HỌC
ràng.


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN

HN

KHÁI NIỆM VỀ CT TỔ CHỨC
“…Công tác tổ chức là liên kết các bộ phận,
các nguồn lực trong một thể thống nhất để
thực hiện các chiến lược sách lược, các kết
hoạch đã đề ra…”
“…Công tác tổ chức là công việc liên quan đến các
hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức
bao gồm các khâu (các bộ phận chức năng) và các
cấp…”
•Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết
•Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các
QUẢN TRỊ HỌC
bộ phận


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC
 Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò
và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao

cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau
qua quá trình thực hiện các mục tiêu tổ chức
 Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc
cụ thể
 Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ
phận thực hiện
 Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc .
 Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các
phòng ban
 Thiết lập sự phân quyền chính thức
 Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC
Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ
phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp
tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

NGUYÊN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC
 Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy:
 Nguyên tắc Gắn với mục tiêu
 Nguyên tắc Hiệu quả
 Nguyên tắc Cân đối
 Nguyên tắc Linh hoạt

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK

ĐHBKHN
HN

NỘI DUNG CỦA CT TỔ CHỨC
 Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính:


Tổ chức cơ cấu:






xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý

•

Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau

•

Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

Tổ chức quá trình:


là thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ



Tạo mối liên hệ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp

Tổ chức nhân sự

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK

ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU TỔ CHỨC
 Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một
tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ
ràng, nhằm tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
 Tổ cơ cấu phải thực hiện:

Phân chia doanh nghiệp thành các bộ
phận khác nhau
Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

MỤC ĐÍCH CỦA CCTC
 Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên
 Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công

việc cụ thể
 Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của tổ chức đối
với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu
chuẩn về thành tích của mỗi công việc
 Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ta quyết định và
giải quyết các vấn đề về tổ chức

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

MỘT SỐ HÌNH THỨC
CẤU TRÚC CƠ BẢN
 Cơ cấu theo trực tuyến
 Cơ cấu theo chức năng
 Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng
 Cơ cấu theo kiểu dự án
 Cơ cấu theo ma trận

QUẢN TRỊ HỌC

KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN
Qu¶n lý 1

Qu¶n lý 2.1

Qu¶n lý
3.1

Qu¶n lý
3.2

Qu¶n lý 2.2

Qu¶n lý 2.3

Qu¶n lý
3.3

Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao

cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là
đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực
tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên
duy
QUẢN
TRỊ nhất
HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN
Ưu điểm
Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ
dàng quy trách nhiệm cho các cấp

Nhược điểm
Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi
họ phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh
vực và chuyên môn khác nhau.
Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ
phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó

kiểm soát.

Ứng dụng:
Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy
mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm
ít
QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
TỔNG GIÁM ĐỐC

MARKETING

SẢN XUẤT

TÀI CHÍNH

CÔNG TY A

CÔNG TY B

CÔNG TY C

 Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà
quản lý, người ta tổ chức ra các bộ phận chức
năng (phòng ban chức năng). Các bộ phận này
sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận
QUẢN TRỊ HỌC
trực thuộc phạm vi chức năng của mình.


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
 Ưu điểm
 Phản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ

 tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề,
phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán
bộ theo từng chức năng  Tiết kiệm chi phí và rút ngắn
thời gian đào tạo

 Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp
cao nhất

 Nhược điểm
 Các cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trên 
không có sự thống nhất về các quyết định
 Các bộ phận chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho
nhau  có sai lầm xảy ra thì khó quy trách nhiệm cho ai

 Ứng dụng:
 Cho các doanh nghiệp có tính đặc thù cao, khi các hoạt
động giữa các bộ phận tương đối độc lập với nhau như
ngân hàng, bảo hiểm, du lịch…
QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG
Qu¶n lý 1

Chøc n¨ng 1

Qu¶n lý 2.1

Chøc n¨ng 2

Qu¶n lý 2.2

Chøc n¨ng 3

Qu¶n lý 2.3

 Nguyên tắc
 là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ
phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và
cao.
Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để
giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn có các bộ phận
chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn.
CÁc đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho
người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các
QUẢN TRỊ HỌC
quy định thuộc phạm vi chuyên môn của mình


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ

LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
Ưu điểm
Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh
Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý
Quy định rõ trách nhiệm cho người thực hiện

Nhược điểm
Nhiều tranh luận xảy ra
Hạn chế một phần chuyên môn
Xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Ứng dụng:
Ph

ổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK

ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIÊU)
Qu¶n lý 1

Dù ¸n 1

Dù ¸n 2

Dù ¸n 3

 Nguyên tắc
 Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có
nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm
có giá trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm
khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu
dự án. Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có thể
lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng
QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN

HN

CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN
Ưu điểm
 Linh hoạt trong điều động nhân sự
 Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ
chức
 Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao
tiếp

Nhược điểm
 Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức
 Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh
theo chiều dọc và chiều ngang

Ứng dụng
 Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập
theo quyết định 90-91/CP
QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

CƠ CẤU THEO MA TRẬN
Qu¶n lý 1
CN 1

CN 2

CN 3

Bé phËn 1
Bé phËn 2
Bé phËn 3

 Nguyên tắc
 Các cấp quản lý phía dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc
từ trên xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang.
Các bộ phận chức năng được thiết kế để giúp người quản lý cấp cao trong
các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô toàn doanh nghiệp lớn
Các bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận
này thì cũng chỉ có các đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của bộ phận
đó, tuỳ theo quy mô mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức năng

QUẢN TRỊ HỌC


KHOA
KHOAKINH
KINHT
TV
VQUN

QUNLí
LíHBK
HBKHN
HN

THễNG TIN TRONG S T CHC
Mt s t chc cung cp 4 loi thụng tin
nh sau
Nhiệm vụ:
cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ
trong một tổ chức nào đó.

Các bộ phận:
mỗi ô trong một lợc đồ tổ chức có trách nhiệm đảm
đơng, hoàn thành một phần hoạt động, công việc
chung của toàn bộ tổ chức.

Các cấp quản lý:
lợc đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao
nhất đến thấp nhất.

Các tuyến quyền hạn:
các đờng thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy
quyền hạn của một vị trí quản lý đối với vị trí khác
trong toàn bộ tổ chức.
QUN TR HC


KHOA
KHOAKINH

KINHTẾ
TẾVÀ
VÀQUẢN
QUẢNLÝ
LÝ––ĐHBK
ĐHBKHN
HN

QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG CCTC
Quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức
 Xác định rõ nhiệm vụ chiến lược và các chức
năng then chốt
 Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động
mang tính thường lệ và các hoạt động mang tính
chiến lược
 Xác định những hoạt đọng quan trọng cần thiết
phải thực hiện để đạt được mục đích, kết quả
mong muốn
 Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng
chức năng hình thành nên nhóm của doanh
nghiệp
 Chọn lãnh đạo cho mỗi nhóm

QUẢN TRỊ HỌC