cẩm nang soạn tài liệu

CẨM NANG VIẾT BÀI
Mục tiêu của bài viết

1.

Mục tiêu số 1 của việc soạn tài liệu là truyền đạt thông tin về một vấn đề khoa học đến các
đồng nghiệp, và tường trình những phương pháp hay cách tiếp cận để giải quyết vấn đề.
Trước khi soạn tài liệu, bạn cần xác định mục tiêu của bài viết.
VD: Bạn muốn người đọc nắm được điều gì trong bài viết? Bạn cần phải trả lời được các
câu hỏi sau:
-

Viết cái gì?

-

Viết cho ai? Đây là đối tượng người đọc mà bạn nhắm đến. Nếu bài viết chỉ dành cho
nhân viên trong bộ phận support, chúng ta có thể sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành
IT, ngôn ngữ hàm lâm đối với các bài viết về IT.

-

Viết để làm gì?

-

Viết như thế nào?

2. Phương pháp viết bài
2.1. Bố cục
Để bài viết có thể tiếp cận được với người đọc, giúp người đọc nắm được những nội dung của

bài viết, điều quan trọng là bài viết phải rõ ràng, bố cục phải chặt chẽ.
Bài viết nên được cấu trúc theo dạng bắt đầu bằng một định nghĩa hay một đoạn văn giới thiệu
ngắn và bao quát về đề tài. Tiếp theo là các ý phát triển theo từng đề mục. Cuối cùng là các
nguồn tham khảo, liên kết ngoài, xem thêm.
Thông thường, bố cục 1 bài viết gồm có 3 phần. Mở đầu (dẫn nhập) bao gồm Tựa đề bài viết,
Nội dung chính, Kết luận.
2.1.1. Tóm lượt (Abstract)
Có 2 loại tóm lược: không có tiêu đề và có tiêu đề.


-

Loại tóm lược không có tiêu đề là một đoạn văn duy nhất tóm tắt công trình nghiên cứu.

-

Loại tóm lược có tiêu đề là bao gồm nhiều đoạn văn theo các tiêu đề sau đây:
Background, Aims, Methods, Outcome Measurements, Results, và Conclusions. Bản tóm
lược phải truyền tải được những thông tin quan trọng sau:
o

Câu hỏi và mục đích của nghiên cứu. Phần này phải mô tả vấn đề mà tác giả
quan tâm là gì, và tình trạng tri thức hiện tại ra sao và mô tả mục đích nghiên cứu
một cách gọn, rõ ràng.

o

Phương pháp nghiên cứu. Cần phải mô tả công trình nghiên cứu được thiết kế
theo mô hình gì, đối tượng tham gia nghiên cứu đến từ đâu và đặc điểm của đối
tượng, phương pháp đo lường, yếu tố nguy cơ (risk factors), chỉ tiêu lâm sàng

(clinical outcome). Phần này có thể viết trong vòng 4-5 câu văn.

o

Kết quả. Trình bày những kết quả chính của nghiên cứu, kể cả những số liệu có
thể lấy làm điểm thiết yếu của nghiên cứu. Lưu ý kết quả phải trả lời được câu hỏi
nghiên cứu đặt ra từ câu văn đầu tiên.

o

Kết luận. Một hoặc 2 câu văn kết luận và ý nghĩa của kết quả nghiên cứu.

Nếu tựa đề bài viết phát biểu về nội dung của công trình nghiên cứu, thì bảng tóm lược cho
phép bạn mô tả chi tiết hơn nội dung của công trình nghiên cứu. Độ dài của bảng tóm lược
thường chỉ 200 đến 300 từ. Bảng tóm lược giúp người đọc nên đọc tiếp bài viết hay bỏ qua bài
viết. Do đó, tác giả cần phải cung cấp thông tin một cách ngắn gọn, nhưng có dữ liệu (chứ
không phải chỉ hứa suông) và đi thẳng vào vấn đề (chứ không phải viết lòng vòng).
2.1.2. Dẫn nhập (introduction)
Ở phần này, chúng ta sẽ giới thiệu và tóm lượt các vấn đề chính liên quan đến bài viết.
Giả định bài viết về nội dung Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2007. Người viết có thể
giới thiệu sơ lược.
2.1.3. Nội dung chính
Đây là phần quan trọng nhất trong một bài viết quyết định 70% sự thành công hay thất bại của
bài viết.
Ngôn ngữ sử dụng trong bài viết phải rõ ràng, mạch lạc, không quá hàn lâm, không đi lạc
hướng yêu cầu của bài viết.


Người viết nên đưa ra đề cương rõ ràng để tránh lạc ý, sót ý hoặc lan mang trong quá trình viết
bài. Nội dung bài viết phải xoay quanh mục tiêu mà người viết hướng đến:

-

Viết cái gì?

-

Viết cho ai?

-

Viết để làm gì?

-

Viết như thế nào?
2.1.4. Kết luận
Đây là phần cuối cùng của bài viết. Ở phần này, người viết phải nêu được những kết
quả đã đạt được trong bài viết.

2.2. Ngữ pháp:
Ngữ pháp hay văn phạm là quy tắc quan trọng trong cấu trúc ngôn ngữ. Việc tạo ra các quy
tắc chính cho một ngôn ngữ riêng biệt là ngữ pháp của ngôn ngữ đó, vì vậy mỗi ngôn ngữ có
một ngữ pháp riêng biệt của nó. Ngữ pháp là một phần trong nghiên cứu ngôn ngữ hay còn
gọi là ngôn ngữ học. Ngữ pháp là một cách thức để hiểu về ngôn ngữ. mặt khác, ngữ pháp
còn là một công cụ để quản lý từ ngữ, làm cho từ ngữ từ một từ hay nhiều từ thành một câu
đúng ý nghĩa và thực sự hữu ích. Ngữ pháp, chính tả và cách xây dựng câu cú vô cùng
quan trọng với một bài viết.
Ngữ pháp chủ yếu là về số lượng cấu trúc câu mà bạn sử dụng: câu đơn, câu ghép, câu
phức; và độ chính xác khi bạn sử dụng các cấu trúc đó.
-

Câu đơn: Là câu chỉ có một vế câu. Cần phân biệt câu đơn với câu ghép và câu mở
rộng thành phần. Câu đơn thường có một chủ ngữ, một vị ngữ và có thể có một hoặc
nhiều trạng ngữ nhưng có một số trường hợp câu đơn không xác định được chủ ngữ vị
ngữ. Đó là trường hợp của câu đơn đặc biệt. VD: Câu đơn: Trời mưa. (C-V)

-

Câu ghép: là câu do nhiều vế câu ghép lại (thường là hai vế), mỗi vế câu thường có cấu
tạo giống câu đơn (có đủ cụm Chủ - Vị) và thể hiện một ý có quan hệ chặt chẽ với ý của
những câu khác. Các câu ghép bắt buộc phải có hai cụm chủ - vị trở lên. Hai vế của câu
ghép được nối với nhau bằng nhiều cách. Nhưng cách cơ bản nhất là nối trực tiếp, nối


bằng quan hệ từ và cặp từ hô ứng. VD:" Mẹ tôi âu yếm nắm tay tôi đi trên con đường
làng dài và hẹp",
-

Câu phức hợp (gọi tắt là câu phức) là loại câu có từ hai kết cấu chủ-vị (C-V) trở lên, mỗi
kết cấu chủ-vị được gọi là một mệnh đề. Trong đó có một kết cấu C-V làm nòng cốt, các
kết cấu C-V còn lại bị bao hàm trong kết cấu C-V làm nòng cốt đó. Tùy theo quan hệ
giữa các mệnh đề mà có các loại câu phức hợp khác nhau. Câu phức đẳng lập và câu
phức chính phụ.

Cấu trúc câu bạn sử dụng cần có sự liên kết về nội dung, giữa các câu trong đoạn phải được
liên kết bằng những dấu hiệu hình thức nhất định. Về hình thức, người ta thường liên kết các
câu bằng các phép liên kết như phép lặp (lặp từ ngữ), phép thế (thay thế từ ngữ), phép nối
(dùng từ ngữ để nối), phép liên tưởng,......
-

Phép lặp: Bạn có thể liên kết một câu với một câu đứng trước nó bằng cách lặp lại trong
câu ấy những từ ngữ đã xuất hiện ở câu đứng trước nó. Khi sử dụng phép lặp cần lưu ý
phối hợp với các phép liên kết khác để tránh lặp lại từ ngữ quá nhiều, gây ấn tượng
nặng nề hay nhàm chán.

-

Phép thế: Bạn có thể liên kết một câu với một câu đứng trước nó bằng cách dùng đại từ
hoặc những từ ngữ đồng nghĩa thay thế cho các từ ngữ đã dùng ở câu đứng trước.
Việc sử dụng đại từ hoặc từ đồng nghĩa liên kết câu làm cho cách diễn đạt thêm đa
dạng và hấp dẫn hơn.

-

Phép nối: Bạn có thể liên kết một câu với một câu đứng trước nó bằng quan hệ từ hoặc
một số từ ngữ có tác dụng kết nối như: nhưng, tuy nhiên,thậm chí, cuối cùng, ngoài ra,
mặt khác, trái lại, đồng thời,… Việc sử dụng quan hệ từ hoặc những từ ngữ có tác dụng
kết nối giúp ta nắm được mối quan hệ về nội dung giữa các câu trong đoạn văn, bài
văn.

2.3. Tựa đề bài viết:
Tựa đề được viết trên trang đầu, thường ở vị trí trung tâm. Không nên gạch chân hay viết
nghiêng tựa đề. Phía dưới tựa đề bài viết là tên tác giả và nơi làm việc của từng tác giả.
Tựa đề bài viết phải “bắt mắt” người đọc, cho nên cần phải đầu tư một chút thời gian vào việc
chọn chữ và chiến lược chọn tên cho bài viết. Tựa đề không nên quá ngắn, nhưng cũng không


nên quá dài, mà phải nói lên được nội dung chính của bài viết. Để có một tựa đề sáng tạo, nên
chú ý đến một số khía cạnh sau đây:
-

Không bao giờ sử dụng viết tắt. Nên nhớ rằng nhiều người ngoài lĩnh vực chuyên môn
đọc bài viết của bạn, và viết tắt có thể làm cho họ khó chịu vì họ không quen hay không
biết đến những chữ viết tắt chuyên ngành.

-

Không nên đặt tựa đề theo kiểu nghịch lí hay tựa đề mơ hồ. Tựa đề nghịch lý và mơ hồ
rất nguy hiểm, vì nó biểu hiện nghiên cứu của bạn chẳng giải quyết được vấn đề gì, hay
chẳng có câu trả lời gì, và do đó người đọc có thể nghĩ sẽ rất phí thì giờ để đọc bài viết.

-

Không nên đặt tựa đề dài quá 20 từ. Tựa đề dài có thể làm cho người đọc mất chú ý.

-

Tựa đề bài viết nên có yếu tố mới. Yếu tố mới lúc nào cũng có hiệu quả thu hút sự chú
ý của người đọc.

-

Không nên đặt tựa đề như một phát biểu. Những tựa đề này làm cho người đọc … khó
chịu. Trong khoa học, không có một cái gì xác định và chắc chắn. Chúng ta không thể
nào chứng minh một giả thuyết. Nhà khoa học là người đi tìm chân lí, chứ không phải
đã tìm được chân lí.

-

Vì tựa đề bài viết được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu, nên khi đặt tựa đề cần phải để

ý đến những từ khóa (keywords). Phần lớn những cơ sở dữ liệu dùng tiêu đề và tựa đề
làm thuật ngữ tìm kiếm.

2.4. Hình ảnh sử dụng
Mắt nhìn hình ảnh nhanh hơn khi nhìn kí tự (text), và mắt chỉ chú ý đến những hình ảnh đẹp, lạ,
sắc nét. Hiểu được tầm quan trọng của hình ảnh bên cạnh nội dung là góp phần thu hút được
người đọc sẽ giúp người viết định hình được cách thức thể hiện nội dung lẫn hình ảnh cho
tương thích, sống động hơn. Về phần thực hiện cũng sẽ chăm chút và xem trọng hơn. Đặc biệt,
hình ảnh có liên quan chặt chẽ, mật thiết với nội dung sẽ giúp bài viết dễ tiếp cận được với
người đọc hơn, dễ tiếp nhận những thông tin mà bài viết truyền tải và giúp bài viết có độ tin cậy
hơn.
Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh trong bài viết cũng rất nhạy cảm. Để mô tả cho một bài viết,
bạn có thể sử dụng hình được search từ internet. Một từ khóa tìm kiếm về hình ảnh của bạn có
thể tìm thấy không dưới 1000 hình ảnh liên quan. Hình không có logo hoặc kí tự của những bên
khác (còn gọi là đối thủ cạnh tranh), đặc biệt là khi lấy hình từ website khác, bạn có thể vi phạm
bản quyền về việc dùng hình ảnh và bạn có thể bị thưa kiện nếu nếu gây thiệt hại đến tác giả


của hình. Có nhiều người chọn cách cắt hoặc xóa logo ra khỏi hình ảnh mình tìm được, nhưng
cách này vừa thiếu tôn trọng hình ảnh vừa mất thời gian, Google cũng không đánh giá cao
những hình này, vì vẫn nhận ra được đâu là hình gốc và thời gian upload.
Hình ảnh sử dụng cần phải có chất lượng, rõ nét (không mờ khi phóng to), có kích thước phù
hợp với nội dung và với tỷ lệ của hình. “Chất lượng” hình ảnh cũng rất chủ quan và chủ yếu
dựa vào sự hài lòng của người xem. Nghĩa là khi người xem nhìn thấy ảnh cảm thấy đẹp, ưa
nhìn, hài hòa với nội dung và diễn tả được thông tin cần truyền đạt.
Tự chụp ảnh là cách tốt nhất để bạn thể hiện cá tính của mình ngay cả trong hình ảnh và có
được điểm cộng từ Google vì hình ảnh của bạn là unique và hấp dẫn. Theo như nghiên cứu,
hình tự chụp có tính mới mẻ và được xem nhiều hơn hình ảnh được lấy qua lấy lại trên mạng.
Vậy, nếu bạn có thể tự chụp (hoặc tự vẽ), hãy làm điều đó để tạo nên sự khác biệt trong “phần
nhìn” với người đọc mà không sợ ảnh hưởng tới bản quyền về ảnh sử dụng lại thể hiện chính

xác nội dung bài viết và cá tính của người viết.
Những nguyên tắc khi sử dụng hình ảnh trong bài viết:
1. Sử dụng trang mô tả hình ảnh để mô tả cho hình và tình trạng bản quyền của nó.
2. Đặt cho hình một cái tên rõ ràng, chi tiết. Chú ý rằng nếu có một tấm hình trùng tên đã
được tải lên, nó sẽ bị thay bằng tấm hình mới.
3. Ảnh có độ phân giải càng cao càng tốt.
4. Xén bớt tấm hình để nhấn mạnh vào đối tượng cần mô tả.
5. Cố gắng đừng chỉ dùng màu sắc để chuyển tải thông tin, vì có thể nó sẽ không thể nhìn
được trong nhiều tình huống.
6. Dùng định dạng JPEG đối với hình chụp; định dạng SVG đối với biểu tượng, biểu trưng,
hình vẽ, bản đồ, cờ, và những thứ tương tự; định dạng PNG đối với các hình chụp phần
mềm và khi chỉ có thể có hình raster; định dạng GIF đối với hình chuyển động; và
Ogg/Theora đối với phim và nhạc.
7. Bổ sung thêm một chú thích cho hình.
8. Không sử dụng hình gây sốc hoặc gợi dục vào bài viết trừ khi nó đã được sự đồng thuận
từ các thành viên đóng góp tại bài đó.
3. Những lưu ý khi viết bài


Ðịnh dạng thống nhất. Nguyên tắc quan trọng nhất khi viết một trang Wikipedia là định dạng
thống nhất trong bài viết đó, mặc dù không cần thiết phải thống nhất chung cho các trang của
Wikipedia. Việc thống nhất định dạng trong bản thân mỗi trang giúp cho bài viết dễ hiểu và chặt
chẽ hơn.
Phong cách ổn định. Các biên tập viên nên tránh sửa đổi từ một phong cách này sang phong
cách khác và gây ra mâu thuẫn phong cách mà không có một lý do chính đáng nào khác ngoài
ý thích riêng của biên tập viên đó về phong cách. Trong trường hợp có mâu thuẫn phong cách
giữa các biên tập viên, thì phong cách do người đóng góp quan trọng đầu tiên được lựa chọn.
Ưu tiên theo nguồn trích dẫn. Một số cách viết, thể hiện hay biểu đạt không thống nhất, ví dụ
cách viết tên đúng theo các ngôn ngữ khác nhau, cần quay lại đối chiếu và sử dụng cách viết
của nguồn dẫn có chất lượng cao. Trừ khi có một lý do thích đáng, còn lại nên dùng theo đúng

ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn. Nếu bản thân cách viết hay diễn đạt của nguồn mâu thuẫn với cách
viết hay biểu đạt chuẩn của tiếng Việt, thì nên sử dụng cách viết hay biểu đạt của tiếng Việt.
Mục lục cho bài viết: Với những bài viết có nhiều mục, nhiều trang, chúng ta cũng có thể chèn
thêm Mục lục cho bài viết để người đọc dễ tiếp cận và có thể nhìn thấy được ý chính của bài
viết trước khi vào phần nội dung dung chính của bài. Bạn có thể sử dụng chức năng Table of
Contents trong thực đơn References của Microsoft Word để tự động cập nhật Mục lục.
Từ viết tắt. Phải viết đầy đủ cho lần đầu tiên và từ viết tắt phải được viết bên trong ngoặc đơn
ngay cạnh nó, sau đó mới được viết tắt. Ví dụ: Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL). Chữ viết
tắt cần phải đồng bộ theo một nguyên tắc chung để tránh gây khó chịu cho người đọc.
Từ ngữ cần thể hiện rõ nội dung cần truyền đạt. Không cần dài dòng nhưng vẫn đủ ý. Đối với
bài viết mang tính học thuật, hàm lâm, nên sử dụng những từ dài mang nhiều nghĩa bởi nó có
tính học thuật hơn. Những gì bạn nghĩ là kiến thức thông thường có thể là điều mới với nhiều
người khác gây sự tò mò, thích thú cho người đọc.Nên sử dụng những từ ngữ nổi bậc tạo điểm
nhấn cho bài viết. Từ ngữ nhạy cảm, tiếng lóng hay các từ ngữ mang ý nghĩa thông tục luôn
cấm kỵ trong văn viết vì vì sẽ gây cho người đọc ấn tượng xấu. Không nên sử dụng những từ
ngữ mang tính phân biệt, kỳ thị đối với giới tính, chủng tộc, văn hóa, tuổi, khuyết tật hoặc quốc
gia.
Hành văn. Nên sử dụng cách hành văn sự thật (thực tế), biểu cảm không quan trọng. Nên
dùng những câu nhận định, không nên sử dụng câu hỏi.


Nội dung. Bạn phải chắc chắn những điều bạn viết ra là chính xác. Bài viết sẽ không đáng tín
cậy nếu những câu nhận định của bạn đưa thông tin sai lệch.
Font chữ. Các bài viết phải được trình bày ở font chữ 12, cùng một kiểu chữ. VD Tohama,
Time New Roman,… Không sử dụng in hoa, in đâm, in nghiêng, gạch dưới, dấu chấm hoặc số.
Phương thức diễn đạt. Tránh lặp lại từ hoặc cấu trúc khiến người đọc thấy nhàm chán, bạn
nên cố gắng sử dụng nhiều cách diễn đạt khác nhau. Diễn đạt cần phải rõ ràng, cụ thể, súc tích
để dễ tiếp cận đến người đọc. Những nhận định chung chung, mập mờ không nên sử dụng (vd:
một số trường học, một việc gì đó…). Câu càng dài thì lại càng dễ mắc lỗi. Tốt nhất là bạn nên
viết câu không quá 3 dòng. Câu nên ngắn gọn và xúc tích. Tránh cách viết câu quá dài, cấu trúc

phức tạp và khó hiểu nghĩa.
Dẫn chứng. nên sử dụng những dẫn chứng mang độ tin cậy cao. Vd những câu nói nổi tiếng
của các danh nhân lớn mà ai cũng biết. Hoặc những số liệu thống kê đến từ những nghiên cứu
được mọi người công nhận, những tác giả được nhiều người biết đến hoặc được đăng từ
những website lớn, nổi tiếng về những lĩnh vực đang được đề cập trong bài viết.