Bài giảng tổ chức công tác kế toán

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH

..........

TS. TRẦN TỰ LỰC

Bài giảng

TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

QUẢNG BÌNH - 2016

1


LỜI NÓI ĐẦU
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình
thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày
càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Ngày nay sự
đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được
đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ
thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài
chính. Trong đó công tác tổ chức kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong
doanh nghiệp; tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương
pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực
của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản
ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác,
kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý

khác.
Bài giảng Tổ chức công tác kế toán nhằm phục vụ học tập và nghiên cứu
cho đối tượng đào tạo cử nhân chuyên ngành kế toán tại trường Đại học Quảng
Bình. Đây cũng là tài liệu tham khảo có giá trị cho các nhà quản trị ở các tổ chức
và những người làm công tác thực tiễn.
Trên cơ sở tham khảo nội dung các giáo trình được giảng dạy tại các
trường Đại học trong và ngoài nước được xuất bản gần đây, Bài giảng biên soạn
nhằm trang bị cho người học những kiến cơ bản về tổ chức công tác kế toán.
Với mục tiêu đó, bài giảng tập trung nghiên cứu cụ thể các vấn đề cơ bản liên
quan đến tổ chức công tác kế toán như: Xác định mô hình tổ chức kế toán, tổ
chức khối lượng công tác kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ
thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời, ..
Bài giảng được biên soạn lần đầu tiên nên sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự góp ý của người học và những ai
quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu này.
Quảng Bình, năm 2016
Người biên soạn
TS. Trần Tự Lực

2


Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1. NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn
vị và kế toán trưởng. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính
trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng
bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán,
trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán
tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý
kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng
nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác
trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ
1.2.1. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành
từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển
và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay.
Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc
gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh
tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài
chính.
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ
quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát
các hoạt động kinh tế.
Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn
liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho
các quyết định kinh tế.

3

Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà
nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
1.2.2. Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế
tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một trong
những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt
động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra,
kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử
dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật
kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn
vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp
cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến
động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó
làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp
cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh
giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nên kinh tế
thị trường...
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp
không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp
thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh
nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn
hại đến tài sản của doanh nghiệp.
1.3. YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.3.1. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công
tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị
các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
 Đối tượng của tổ chức công tác kế toán
* Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh vực.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:
+ Tài sản cố định, tài sản lưu động
4


+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập.
+ Thuế và các khoản nộp ngân sách
+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế
* Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán
Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự
chu chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh.
* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán
- Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên
quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận.
- Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử
dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định.
- Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng.
1.3.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần quan triệt các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp
- Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng

hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp
- Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế
toán của doanh nghiệp
- Qui định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban, bộ phận khác
trong doanh nghiệp
- Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp
1.4. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ
1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp
phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng
từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử
lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh
nghiệp Việt Nam, cụ thể:
a. Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán
* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập
5


một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng,
đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng
từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng
phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết
phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng
từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều
liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải

giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân
bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký
bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký
khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên
chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm
ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người
ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán
trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế
toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử
theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ
kế toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh
nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp
dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ
kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay
đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị
nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp
dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa
vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung,
sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu
6

chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ,
chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật
chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng
Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán
hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ
hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài
chính thì không bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán
lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập
hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng
phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một
lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải
lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định
để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi
ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày
theo quy định.
Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có
quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng
cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định.
Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng
văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in
hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau
mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được
bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác;
không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy
quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật;
không được để hư hỏng, mất hoá đơn. Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải
thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.
* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và
phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và
lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như:
Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyển tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin
trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử
7


không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế
toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ
thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
b.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để
thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế
toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với
từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp,
xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan
đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung
thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số
liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
c. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo
tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản
ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi
nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để

ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của
công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán
trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông
tin kế toán;

Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh
trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý
kinh tế tài chính;

Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong
chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các
định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp
đồng đã ký kết,...;

Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong
chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
8




Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới

dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập
bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,...
d. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi
ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức
năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong
phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển
chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ
phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch
toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý
hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách,
nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục,
những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
1.4.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp
a. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả
mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như
đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài
khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn
vị mình.
Trước kia, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ
thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống
tài khoản ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về chế độ kế toán
doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra còn có thể lựa chọn hệ thống tài khoản của các
doanh nghiệp đặt thù theo QĐ 214, QĐ19.... Hiện tại, chế độ kế toán đã thay đổi áp
dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/QĐ-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 áp
dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
b. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ
sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương

pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài
khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế
9


riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và
các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp,
đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho
các đối tượng sử dụng.
1.4.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu
các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ
nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu
cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính
toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị.
Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 4 hình
thức kế toán sau:
a. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
b. Hình thức kế toán Nhật ký chung;
c. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
d. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
1.4.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến
hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại
luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán;

lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán phải ghi rõ
- Tên doanh nghiệp,
- Tên sổ,
- Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ,
- Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của
doanh nghiệp;
- Số trang, đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:
- Ngày tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
10


- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế toán
a. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành
lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán
phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào
sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc
ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Thông tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen vào phía
trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng. Trường hợp ghi
không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu
tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài

chình và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về
sổ kế toán tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán
trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyến riêng cho từng thời kỳ
kế toán năm.
b. Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất
dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
(1)
Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ
đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
(2)
Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong
dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên canh;
(3)
Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch
thiếu cho đủ
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm
được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của
năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp
cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót.
Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính; Nếu phát hiện sai
sót trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì
phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; trường hợp phát
11


hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền

thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính
và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực
hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế toán bằng tay.
1.4.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính
a. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để
tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm :
o
Bảng cân đối kế toán,
o
o

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

o
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung,
phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định
của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá : Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các
chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài
chính theo mẫu của công ty mẹ...
b.Tổ chức lập báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo
cáo tài chinh phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệp có cá đơn
vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của
doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp

nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ
sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất
quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các
kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo
pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về
nội dung của báo cáo.
c. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan
quản lý nhà nước theo thời hạn quy định.
12


Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức
thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính
tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chinh của các
đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các công ty con.
Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo
các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động
kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.
Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm
theo kết luận của tổ chức kiểm toán.
Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức
sau:
o

Phát hành ấn phẩm

o
o
o

Thông báo bằng văn bản
Niêm yết hoặc
Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật

1.4.6. Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất
lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong
sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường
hợp sau:
(1)
Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính
(2)
Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản
hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.
(3)
Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp
(4)
Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác
(5)
Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
(6)
Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm
kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế
toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết

quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản.
Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chiẹu trách nhiệm về kết quả
kiểm kê.
13


1.4.7. Tổ chức kiểm tra kế toán
Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của
cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm
tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm.
Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền
theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định
kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ
chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý
hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp
luật về kế toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu
kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của
đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh
nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền
hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn
kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán. Trường hợp
không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì
thực hiện theo quy định của pháp luật
Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có
quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các
công ty con.
1.4.8. Tổ chức công tác kế toán trong trƣờng hợp đơn vị kế toán chia tách, sáp
nhập

a. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiên khoá sổ kế
toán, kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài
chính; phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán
theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh
toán cho các đơn vị kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán
và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán
b. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán
Đơn vị bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện
kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thành toán của bộ phận bị tách, bàn giao tài sản, nợ
chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo
biên bản bàn giào, bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán
14


cho đơn vị kế toán mới, đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị
tách lưu trữ theo quy định của luật kế toán.
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán
và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
c. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán
Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị
hợp nhất phải thực hiện khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán,
lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn
giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao toàn bộ tài liệu cho đơn vị kế
toán hợp nhất.
Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây. Căn cứ vào các
biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán; tổng hợp báo cáo tài chính của các
đơn vị kế toán được hợp nhất thành báo cáo tài chính hợp nhất.
e. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiên khoá sổ kế toán,
kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ
tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn
giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị
kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới thành lập, phải căn cứ vào biên bản bàn giao để mở sổ kế
toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
f. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chuyển đổi hình
thức sở hữu
Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiên khoá sổ kế toán,
kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ
tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn
giao; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán
vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
g. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động,
phá sản
Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện khoá sổ kế
toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; mở sổ kế
toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt
động; bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau
khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định.
15


Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì toà tuyên bố phá sản chỉ định
người thực hiện công việc kế toán theo quy định.

16

Chƣơng 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
2.1. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ
Tuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi sử dụng thông
tin kế toán của doanh nghiệp mà công việc kế toán của doanh nghiệp được chia làm 2
bộ phận: Kế toán tài chính và kế toán quản trị, tuy nhiên cả 2 bộ phận trên đều do bộ
máy kế toán của doanh nghiệp thực hiện theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng doanh
nghiệp. Có 2 phương án tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị: phương án tổ
chức riêng và phương án tổ chức kết hợp.
* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính
- Theo phương án này kế toán ở doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế
toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp và hệ thống sổ thống nhất để ghi chép
nhằm phản ánh, hệ thống hoá và sử lý thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin cho
quản lý.
- Tổ chức kế toán tài chính hỗn hợp với kế toán quản trị tránh được sự trùng lắp
giữa hạch toán chi tiết với kế toán quản trị (mặc dù ranh giới khá rõ ràng). Bộ máy kế
toán trong doanh nghiệp được tổ chức thống nhất bao gồm các bộ phận kế toán theo
các phần hành công việc, mỗi bộ phận kế toán đều thực hiện cả phần kế toán tài chính
và kế toán quản trị theo phần hành kế toán được phân công.
- Để tổ chức theo mô hình này đơn vị phải giải quyết 1 số vấn đề sau:
+ Xác định rõ yêu cầu về thông tin cụ thể cần hệ thống hoá và cung cấp phục vụ
cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu của các
chỉ tiêu cần chi tiết từ đó xây dựng kế hoạch, lập dự toán. (ví dụ: mức độ cụ thể hoá
các khoản mục chi phí sản xuất…).
+ Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng. Giới hạn của việc
mở hệ thống tài khoản chi tiết là chi phí hạch toán có thể chấp nhận và khả năng kế
toán có thể thực hiện được (không thể, hay không cần thiết tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành đến từng sản phẩm cụ thể hoặc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí
trong chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Trường hợp không thể mở chi

tiết theo yêu cầu của kế toán quản trị thì phải dùng phương pháp khác để thu nhận và
cung cấp thông tin nhằm đáp ứng yêu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp (Phương
pháp thống kê KN, ước tính tỷ lệ giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định…).
+ Xây dựng các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể,
các bảng tính toán phân bổ, các sổ hạch toán nghiệp vụ để có thể hệ thống hoá và cung
cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh.
17


+ Xác định hệ thống các chỉ tiêu dùng để phân bổ chi phí vì trong kế toán quản
trị có rất nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho các đối tượng tính toán, đối tượng
chịu chi phí (kế toán tài chính không cần phân bổ).
* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính
- Theo mô hình này về mặt tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp có 2 bộ
phận: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Bộ phận kế toán quản trị vẫn sử dụng những thông tin do bộ phận kế toán tài
chính cung cấp để hệ thống hoá và sử lý thông tin theo các chỉ tiêu cụ thể nhằm phục
vụ yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra.
- Kế toán quản trị có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng
cho các doanh nghiệp bằng cách mở tài khoản chi tiết các cấp và các phương pháp
khác để thu nhận và sử lý thông tin. Trong trường hợp này cần phân định rõ ranh giới
để tránh trùng lắp.
- Kế toán quản trị cũng có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp
với cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh và các yếu tố chi phí cấu thành giá,
cách tập hợp chi phí để tính giá thành các đối tượng kế toán phục vụ yêu cầu quản trị
chi phí, giá thành và kết quả kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp nhà nước tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị
có quan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế toán tài chính và số liệu kế toán quản trị phải
phù hợp với nhau vì thông tin kế toán của doanh nghiệp đều được thu nhận hệ thống
hoá và sử lý dựa trên một căn cứ chung là chứng từ kế toán. Vì vậy tổ chức phương án

kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính thường được coi là phương án tốt và có
thể thực hiện được.
2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP
2.2.1. Khái niệm
- Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước
cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố
trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán.
- Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm
thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế
toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên
trong bộ máy kế toán (lao động kế toán). Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc
tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán.
- Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với
nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận.
18


2.2.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
- Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán
bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong
chế độ kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán.
- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong luật kế toán
không được bố trí người không được làm kế toán làm kế toán tại đơn vị.
- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế
toán, thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn
nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế
toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao
công việc, cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình
phụ trách.

- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế
toán đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải
chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình
cung cấp.
- Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để
tăng năng xuất lao động.
2.2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của
doanh nghiệp
- Hình thức tổ chức công tác kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm
việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ
chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý:
+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị).
+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài
chính.
+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị.
+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật.
+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp
các nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ
chức bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý.
Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức
công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.
19


a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế

toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở
các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm
vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép
sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ
phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán
doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Theo hình thức này, toán doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chức một
phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn vi phụ
thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp,
chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho
quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản
toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trung tâm
bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm
tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn
vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện
một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ)
kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp
ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp
Ƣu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán
kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn
vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát
toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật
ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Nhƣợc điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc trang
bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động
của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và

lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh
doanh không kịp thời, bị hạn chế.
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng
đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung
20


Kế toán trưởng

BP
kế toán

BP
kế toán

a.

BP
kế toán

BP
kế toán

BP
kế toán

BP
kế toán
tổng hợp

Các nhân
kế toán
ở cáckếđơn
vị phân
phụ thuộc
Hình
thức viên
tổ chức
bộ máy
toán
tán

Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
b. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không
những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những
bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc
kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán
ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc
tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo qui
định của kế toán trưởng.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế
toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị
kế toán cấp cơ sở. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế
toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi
riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong
hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công
như sau:

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và
công tác tài chính của doanh nghiệp
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở

21


- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo
cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài
chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở
đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế
toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán
trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế
toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp
Ƣu nhƣợc điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đảm bảo cho
công tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế
toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài
chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiên, nó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung
toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị
Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động
rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và
hoạt động tương đối độc lập.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức
trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ
khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp
quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn,

hoạt động rộng. Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô
nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.

22


Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt
động tài chính ở đơn vị
kế toán cấp trên

Bộ phận kế toán
tổng hợp

Bộ phận kiểm tra
kế toán

Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp dưới
Đơn vị 1

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Đơn vị 2

Đơn vị 3

Bộ phận
kế toán...

Đơn vị 4

Bộ phận
kế toán...

...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán
tổng hợp

b. nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
Các
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán:
c. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ
chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này
gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên ở
các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế
liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập
báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra toàn
đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán

tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phận công
của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu
thập chuwcngs từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế
toán về phòng kế toán trung tâm.
23


Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm,
còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình
độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.
Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện
toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi
về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán
riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu
nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung
tâm.
Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp
Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên
và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và
các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên
cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để
lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn doanh nghiệp
Ƣu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán
gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ
quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị
kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ

cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán.

24


Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng

Bộ
phận
kế toán
tổng
hợp

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính
ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính
ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ phận
kế toán...

Bộ
phận
kiểm
tra kế
toán

Nhân viên kế
toán ở các
đơn vị phụ
thuộc không
tổ chức kế
toán riêng

Mô hình 2.3. Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa
phân tán:
2.3. VAI TRÕ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG BỘ MÁY KẾ
TOÁN
2.3.1. Lao động kế toán

a. Đặc điểm của lao động kế toán
- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp
trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp là tổ chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp
khoa học riêng do những người làm kế toán thực hiện.
- Sự phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán được gọi là
lao động kế toán. Người làm kế toán (lao động kế toán) thường xuyên va chạm đến lợi
ích và vật chất kinh tế, nếu làm không đúng sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh
nghiệp, phản ánh không đúng sự thật sẽ làm sai lệch các thông tin kế toán ảnh hưởng
đến công tác quản trị kinh doanh.
b. Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây

Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức
chấp hành pháp luật.
25