Giáo trình tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH
KHOA KINH TẾ - DU LỊCH

GIÁO TRÌNH
(Lưu hành nội bộ)

TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN
(Dành cho sinh viên hệ Đại học và Cao đẳng chính quy chuyên
ngành Kế toán)

Tác giả: Trương Thuỳ Vân

Năm 2017
0


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………………………………......3
Chương 1 ................................................................................................................................ 0
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ................................ 4
1.1. Nội dung công việc kế toán ở các đơn vị ........................................................................ 4
1.2. Sự cần thiết và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán ...................................................... 4

1.2.1. Sự cần thiết của công tác kế toán ................................................................................. 4
1.2.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toán ............................................................................ 4
1.2.3. Ý nghĩa .......................................................................................................................... 5
1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán......................................................... 5
1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán .................................................................................. 6
Chương 2 ................................................................................................................................ 8
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................. 8
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị ....................................................................... 8
2.2. Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp ......................................................................... 9
2.2.1. Khái niệm ...................................................................................................................... 9
2.2.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán .............................................................................. 9
2.2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của doanh nghiệp
.............................................................................................................................................. 10
2.3. Vai trò và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy kế toán ..................................... 12
2.3.1. Lao động kế toán ........................................................................................................ 12
2.3.2. Phân loại lao động kế toán ......................................................................................... 13
Chương 3 .............................................................................................................................. 14
TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN BAN
ĐẦU...................................................................................................................................... 14
3.1. Chứng từ kế toán ........................................................................................................... 14
3.1.1. Khái niệm .................................................................................................................... 14
3.1.2. Những vấn đề cơ bản về chứng từ .............................................................................. 14
3.1.3. Phân loại chứng từ kế toán......................................................................................... 15
3.2. Mục đích, yêu cầu của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu ........ 16
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu .............................. 17
3.3.1. Tổ chức quá trình lập chứng từ .................................................................................. 17
3.3.2. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ .......................................................................... 18
3.3.3. Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán ................................................................... 18
3.3.4. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ ........................................................................... 19
3.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ ................................................................................... 20

Chương 4 .............................................................................................................................. 26
TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ............................................................. 26
4.1. Hệ thống tài khoản kế toán ............................................................................................ 26
4.2. Mục đích và yêu cầu của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị......................... 26
4.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị.................................................. 34
Chương 5 .............................................................................................................................. 35
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỐ KẾ TOÁN ............................................................. 35
5.1. Sổ kế toán ...................................................................................................................... 35
5.1.1. Khái niệm .................................................................................................................... 35
5.1.2. Ý nghĩa:....................................................................................................................... 35
5.1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán ..................................................................... 35
5.1.4. Phân loại hệ thống sổ kế toán .................................................................................... 35
1


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

5.1.5. Các hình thức tổ chức sổ kế toán ............................................................................... 36
5.2. Thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán............................................................ 37
5.3. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng ........................................ 37
5.3.1. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: .................................. 37
5.3.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ....................................... 39
5.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ..................................... 40
5.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: ............................. 42
5.3.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán máy........................................... 44
Chương 6 .............................................................................................................................. 45
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA
KẾ TOÁN ............................................................................................................................. 45

6.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán ............................................................................. 45
6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị ............................................................ 46
6.2.1. Bản chất của hệ thống báo cáo kế toán ...................................................................... 46
6.1.2. Mục đích của báo cáo kế toán .................................................................................... 47
6.1.3. Phân loại báo cáo kế toán .......................................................................................... 48
6.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo nội bộ ............................................................................... 48
6.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính ........................................................................... 51
6.3. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị .................................................................. 52
6.3.1. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu của công tác tự kiểm tra .............................................. 52
6.3.2. Các hình thức tự kiểm tra ........................................................................................... 53
6.3.3. Quy trình tự kiểm tra .................................................................................................. 54
6.3.4. Tổ chức tự kiểm tra một số nội dung chủ yếu ............................................................. 55
6.3.5. Kiểm tra kế toán ......................................................................................................... 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 59

2


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

LỜI NÓI ĐẦU
Nền kinh tế nước ta những năm gần đây đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc
tế, trong xu thế đó tất yếu phải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp với các nước
trên thế giới. Hiện nay, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không ngừng được đổi mới và
phát triển từng bước đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường và xu hướng mở cửa,
hội nhập kinh tế-tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế. Trên cơ sở hệ thống pháp lý về
kế toán của nhà nước, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc
điểm của doanh nghiệp mình. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một khâu

của công tác tổ chức, quản lý và điều kiện để thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục
vụ công tác quản lý; những nội dung tổ chức công tác kế toán là trọng tâm xuyên suốt trong
quá trình xây dựng và vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng doanh nghiệp cụ thể.
Với nhận thức đó, cuốn giáo trình “Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp”
được tổ chức biên soạn với cách tiếp cận khoa học có đổi mới và bổ sung nhiều nội dung
mới hiện đại phù hợp với sự phát triển của khoa học kế toán cũng như nền kinh tế.
Trong quá trình biên soạn giáo trình, tác giả đã nhận được sự đóng góp ý kiến hết sức
quý báu từ bạn đồng nghiệp và những thành viên trong hội đồng phản biện. Hy vọng rằng,
ngày càng nhều ý kiến đóng góp sẽ được phản hồi đến tác giả trong quá trình sử dụng giáo
trình để tài liệu này có thể hoàn thiện hơn trong tương lai.
Người biên soạn
Trương Thùy Vân

3


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1. Nội dung công việc kế toán ở các đơn vị
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị và
kế toán trưởng. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính
trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ
phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.
- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang
thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính

liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế
tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm
phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác
trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2. Sự cần thiết và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
1.2.1. Sự cần thiết của công tác kế toán
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình thành từ việc
ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành
các hình thức kế toán như ngày nay.
Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia
phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ
thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính.
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý
kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động
kinh tế.
Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với
hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định
kinh tế.

Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà nước và
rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
1.2.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toán


Đơn vị kế toán:
4

Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế toán nhưng
tùy thuộc vào qui mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - công
ty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý).
Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiện
công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán.
Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải
hình thành đơn vị kế toán.
Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:
+ Đơn vị kế toán cấp chủ quản.
+ Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
+ Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ).

Tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối
hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các
chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số
liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết
với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương
pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin
thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho
mục đích quản lý.
Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy

nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn
vị. (Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho
quản lý).
1.2.3. Ý nghĩa
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin
cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô).
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm
tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.
- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ
trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính
xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan
trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp.
1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
* Yêu cầu:

5


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính
ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công tác quản lý
kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các
phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán
* Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh vực.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:
+ Tài sản cố định, tài sản lưu động
+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập.
+ Thuế và các khoản nộp ngân sách
+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế
* Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán:
Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chu
chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh.
* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán:
- Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến
khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận.
- Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng
phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định.
- Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng.
1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán
- Xác định mô hình tổ chức kế toán: Dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác định mô
hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…).
- Tổ chức khối lượng công tác kế toán: Theo các giai đoạn hạch toán kế toán thì tổ
chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau:
+ Tổ chức chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu,
cách luân chuyển và sử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần hành
kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị.

- Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu
và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả.
- Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị KT, đảm bảo
phát huy vai trò của kế toán trưởng.
6


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

TK: Nội dung công tác kế toán trong DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ thống hóa
và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu
chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp,
cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô.
Các nội dung kinh tế được chi tiết hóa thành các công việc kế toán cụ thể và cần
được thực hiện một cách khoa học.
Công việc kế toán trong doanh nghiệp được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau:
* Theo yêu cầu và phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán được phân chia
thành kế toán tài chính và kế toán quản trị.
+ Kế toán tài chính hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế,
tài chính tổng hợp được qui định trong báo cáo tài chính nhằm phục vụ công tác quản lý kế
toán, tài chính vĩ mô và vi mô, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.
Kế toán tài chính có pháp lý cao và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản
lý kinh tế tài chính của nhà nước.
+ Kế toán quản trị không có tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản trị chỉ phục
vụ cho quản trị kinh doanh nội bộ trong doanh nghiệp.
* Theo mức độ chi tiết của chỉ tiêu kinh tế tài chính cần hệ thống hóa: Công tác kế
toán được chia thành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết:
+ Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và sổ kế toán tổng hợp để hệ

thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong bảng cân đối kế toán,
báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo định kỳ khác.
+ Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ hệ thống
hóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp và những điều kiện cụ thể như tính phức tạp, chi phí hạch toán có thể chấp nhận
được.

7


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

Chương 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị
Tuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi sử dụng thông tin
kế toán của doanh nghiệp mà công việc kế toán của doanh nghiệp được chia làm 2 bộ phận:
Kế toán tài chính và kế toán quản trị, tuy nhiên cả 2 bộ phận trên đều do bộ máy kế toán của
doanh nghiệp thực hiện theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng doanh nghiệp. Có 2 phương án
tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị: phương án tổ chức riêng và phương án tổ chức
kết hợp.
* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính
- Theo phương án này kế toán ở doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
thống nhất dùng cho các doanh nghiệp và hệ thống sổ thống nhất để ghi chép nhằm phản
ánh, hệ thống hoá và sử lý thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý.
- Tổ chức kế toán tài chính hỗn hợp với kế toán quản trị tránh được sự trùng lắp giữa
hạch toán chi tiết với kế toán quản trị (mặc dù ranh giới khá rõ ràng). Bộ máy kế toán trong
doanh nghiệp được tổ chức thống nhất bao gồm các bộ phận kế toán theo các phần hành

công việc, mỗi bộ phận kế toán đều thực hiện cả phần kế toán tài chính và kế toán quản trị
theo phần hành kế toán được phân công.
- Để tổ chức theo mô hình này đơn vị phải giải quyết 1 số vấn đề sau:
+ Xác định rõ yêu cầu về thông tin cụ thể cần hệ thống hoá và cung cấp phục vụ cho
nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu của các chỉ tiêu cần
chi tiết từ đó xây dựng kế hoạch, lập dự toán. (ví dụ: mức độ cụ thể hoá các khoản mục chi
phí sản xuất…).
+ Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng. Giới hạn của việc mở hệ
thống tài khoản chi tiết là chi phí hạch toán có thể chấp nhận và khả năng kế toán có thể
thực hiện được (không thể, hay không cần thiết tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
đến từng sản phẩm cụ thể hoặc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí trong chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Trường hợp không thể mở chi tiết theo yêu cầu của kế
toán quản trị thì phải dùng phương pháp khác để thu nhận và cung cấp thông tin nhằm đáp
ứng yêu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp (Phương pháp thống kê KN, ước tính tỷ lệ
giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định…).
+ Xây dựng các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể, các
bảng tính toán phân bổ, các sổ hạch toán nghiệp vụ để có thể hệ thống hoá và cung cấp
thông tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh.
+ Xác định hệ thống các chỉ tiêu dùng để phân bổ chi phí vì trong kế toán quản trị có
rất nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho các đối tượng tính toán, đối tượng chịu chi phí
(kế toán tài chính không cần phân bổ).
* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính
- Theo mô hình này về mặt tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp có 2 bộ phận: kế
toán tài chính và kế toán quản trị.
8


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

- Bộ phận kế toán quản trị vẫn sử dụng những thông tin do bộ phận kế toán tài chính
cung cấp để hệ thống hoá và sử lý thông tin theo các chỉ tiêu cụ thể nhằm phục vụ yêu cầu
quản trị kinh doanh đặt ra.
- Kế toán quản trị có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các
doanh nghiệp bằng cách mở tài khoản chi tiết các cấp và các phương pháp khác để thu nhận
và sử lý thông tin. Trong trường hợp này cần phân định rõ ranh giới để tránh trùng lắp.
- Kế toán quản trị cũng có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp với
cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh và các yếu tố chi phí cấu thành giá, cách tập hợp
chi phí để tính giá thành các đối tượng kế toán phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, giá thành
và kết quả kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp nhà nước tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị có
quan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế toán tài chính và số liệu kế toán quản trị phải phù hợp
với nhau vì thông tin kế toán của doanh nghiệp đều được thu nhận hệ thống hoá và sử lý
dựa trên một căn cứ chung là chứng từ kế toán. Vì vậy tổ chức phương án kế toán quản trị
kết hợp với kế toán tài chính thường được coi là phương án tốt và có thể thực hiện được.
2.2. Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp
2.2.1. Khái niệm
- Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người
làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán.
- Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực
hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán được
hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế
toán (lao động kế toán). Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương tiện,
thiết bị cho lao động kế toán.
- Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau
trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận.
2.2.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

- Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán bộ
kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ
kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán.
- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong luật kế toán không
được bố trí người không được làm kế toán làm kế toán tại đơn vị.
- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán,
thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của
mình. Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu
trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũ
phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách.
9


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đều
phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy
đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm về
tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp.
- Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng
năng xuất lao động.
2.2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của doanh
nghiệp
- Hình thức tổ chức công tác kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm việc
theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ chức sản
xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý:
+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh.

+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị).
+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính.
+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị.
+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật.
+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp các
nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ chức bộ
máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý.
Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công
tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.
* Tổ chức công tác kế toán tập trung
- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vị
trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với những
doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ
dàng.
- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một phòng kế
toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán
riêng. Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính
nội bộ ở mức độ chưa cao.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài
chính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm
vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về
phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán.
- Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có thể
chia làm nhiều bộ phận như sau:
+ Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: Làm nhiệm vụ giúp kế
toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính doanh nghiệp, theo dõi tình hình biến

10

Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

động về vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các
báo cáo nội bộ khác.
+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho.
+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội
+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra
- Ưu điểm của hình thức này: Chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác
quản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công tác kế
toán.
- Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở,
không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở.
* Tổ chức công tác kế toán phân tán
- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các
đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa
bàn phân tán. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm
làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Công ty , tổng công ty...), vừa tổ chức phòng kế
toán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp
quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh
doanh.
- Trong trường hợp này toàn bộ công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp được
phân công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm: Thực hiện các phần công việc kế toán phát sinh ở đơn vị
chính và báo cáo kế toán phần công việc thực hiện. Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính,
hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thông kê, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở

các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc để tổng
hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.
+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của
đơn vị, tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về
phòng kế toán trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tế trong phạm vi đơn vị để phục
vụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc.
- Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh
doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn.
- Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời,
khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịp
thời.
* Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán.
- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bàn
hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác
nhau.
- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm
đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh
11


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần
hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp hai hình thức
trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao
thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài
chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này
do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.

- Công tác kế toán theo hình thức này được phân công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh
nghiệp, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và đơn vị trực
thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực
thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc
để lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.
+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và quản
lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, định kỳ lập
báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.
+ Ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch toán
làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể do
phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giảm các phần hành về
phòng kế toán trung tâm.
- Ưu điểm: Kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ
thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.
- Nhược điểm: Bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng còn
phải mất thời gian.
2.3. Vai trò và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy kế toán
2.3.1. Lao động kế toán
* Đặc điểm của lao động kế toán
- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp trong
lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ
chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp khoa học riêng do
những người làm kế toán thực hiện.
- Sự phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán được gọi là lao
động kế toán. Người làm kế toán (lao động kế toán) thường xuyên va chạm đến lợi ích và
vật chất kinh tế, nếu làm không đúng sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp, phản ánh
không đúng sự thật sẽ làm sai lệch các thông tin kế toán ảnh hưởng đến công tác quản trị
kinh doanh.
* Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:

Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành
pháp luật.
Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, được đào tạo chuyên nghành về kế
toán.
12


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

2.3.2. Phân loại lao động kế toán
Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc chuyên môn nghiệp vụ, lao động kế toán
có thể được chia thành:
Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc tại các đơn vị kế toán cơ sở,
thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, độ phức tạp thấp (hạch toán ban đầu), trình độ đào
tạo thấp.
Kế toán viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc tại đơn vị kế toán. Kế
toán viên phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp, được đào tạo chuyên ngành kế toán.
Chuyên viên kế toán: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kế toán trong hệ thống
quản lý nhà nước, thực hiện các công việc nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế toán..., căn cứ
vào tính chất và nội dung công việc chuyên viên kế toán có thể được chia thành nhiều cấp
bậc chuyên viên khác nhau, có chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp.
Trong doanh nghiệp kế toán viên có thể có các chức danh sau
Kế toán phần hành: Là kế toán viên được chuyên môn hoá sau theo từng phần hành
hoặc có thể kiêm nghiệm một số phần hành có trách nhiệm phản ánh thông tin kế toán, thực
hiện sự kiểm tra thông qua việc ghi chép đối tượng kế toán phụ trách từ khâu hạch toán ban
đầu đến việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra... cuối cùng là lập báo cáo phần hành được giao.
Kế toán phần hành còn có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghi
sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo kế toán chung khác ngoài báo cáo kế toán phần hành.

Kế toán tổng hợp: Có chức năng nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán tại đơn vị
kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp.
Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo các phần hành kế toán, kiểm tra, giám đốc toàn bộ
các mặt hoạt động tài chính tại đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị để có thể đưa ra quyết
định hợp lý.

13


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

Chương 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN
BAN ĐẦU
3.1. Chứng từ kế toán
3.1.1. Khái niệm
- Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của
doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui
chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình
thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm
thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày
và ghi sổ kế toán.
- Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhập
thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung
thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể
thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.

3.1.2. Những vấn đề cơ bản về chứng từ
* Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp vụ
kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chất
chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi
chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trình
hoạt động của đơn vị.
* Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên
chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt,
không được tẩy xoá, sửa chữa.
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan
đến đơn vị.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những
chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị
kinh tế (nếu có).
- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết
tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
* Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian,
thời gian, địa điểm và giá cả.
14


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ

tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ.
- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì
phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn
vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp
dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ
có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của
ngành.
3.1.3. Phân loại chứng từ kế toán
Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại
chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:
- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh
- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:
+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối
tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập
xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộc
có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín
phiếu, công trái…
+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh
nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm
nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từng
đơn vị.
- Phân loại theo công dụng của chứng từ:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người
quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…

+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện kết
quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi,
phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính
kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.
+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau như:
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ:

15


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được
lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện
nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý.
+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều chứng từ
gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm giúp cho việc
ghi sổ kế toán được gọn nhẹ. Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ (3 ngày, 5 ngày, 10 ngày
hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…
Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử là
chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoá
không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang
tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác định số lượng,
chủng loại chứng từ, sau đó tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác định danh mục
chứng từ sử dụng đối với từng loại chứng từ khi được lập để phản ánh một nghiệp vụ kinh
tế tài chính nào đó.

Bộ chứng từ được hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh lệnh hoặc từ
cơ sở và chứng từ thực hiện như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền và phiếu chi; hoá đơn bán
hàng và phiếu thu, phiếu lĩnh vật tư và phiếu xuất kho…
3.2. Mục đích, yêu cầu của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban
đầu
- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp
thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý,
kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho
quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có
giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin
và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có
liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài
kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế
toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay
từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.

Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổ
chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúng
đắn, làm cơ sở cho việc sử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.

16


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

3.3. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
3.3.1. Tổ chức quá trình lập chứng từ
- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế
tài chính.
- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng
từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu
cầu ghi sổ kế toán.
- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung
+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên chứng
từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ
thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm).
+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của
chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…).
- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)
+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ
+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận
trong đơn vị và các phần hành kế toán.
- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy đủ
thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân chuyển
chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán được
kịp thời.
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong
doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng
các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban
đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn
toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh

nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán
doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi
sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanh
ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập.
Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội
sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phí
để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết
quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển).

17


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

3.3.2. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện truyền
tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp.
- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng
loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm
tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải
kiểm tra).
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của
số liệu kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảm
bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thời
các hiện tượng tham ô lãng phí.

+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch,
với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật
thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội
dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn cứ và phương
pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số
liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức
năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước
khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ
quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mức
kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả thị trường
về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.
3.3.3. Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán
- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ
gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ
theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.
- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải
được dịch ra tiếng việt.
- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ kế
toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời
gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổ
chi tiết.

18

Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào 2 sổ
kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dung các số liệu trên chứng
từ ghi vào sổ kế toán chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ kế
toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào chứng từ
hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi sổ kế toán
tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các
chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập.
+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiến
hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập thành các
nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có các tài khoản
và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc và các bảng phân
bổ để ghi sổ.
Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin
kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toán
thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
3.3.4. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thi
hành luật kế toán. QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng bộ tài
chính ban hành chế độ chứng từ kế toán.
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm
toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình
sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử
dụng.

- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản
chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao
chụp.
- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định
lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc
biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành
từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo
quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài liệu kế
toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy
định của pháp luật.

19


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn
(theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ
ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.
- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết
định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
3.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ
* Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ
- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng
từ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất định

phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu trình gọi là
sự luân chuyển chứng từ.
- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:
+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.
+ Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ).
+ Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ kế
toán)
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.
+ Lưu trữ chứng từ
- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ
kinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện được việc
kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công.
- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:
+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra,
ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…)
+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh
nghiệp vụ kinh tế. (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…).
+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tính
chính xác kịp thời.
+ Qui định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển cho các bộ
phận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời.
- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần quy
định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có trách
nhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ
không cần thiết.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng
hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.
- Nghiệp vụ thu chi tiền mặt

20


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

+ Thu tiền:
1. Thu từ bán SP, hàng hoá, dịch vụ
2. Thu từ đi vay
3. Thu từ rút tiền gửi về quỹ
4. Thu từ các khoản nợ phải thu
5. Thu hồi các khoản đầu tư chứng
khoán, hoạt động tc, hoạt động khác.

+ Chi tiền:
1. Chi do xuất quỹ nộp vào NH
2. Chi cho vay
3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn
đầu tư chứng khoán
4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả
5. Chi khác cho hoạt động SX KD

- Chứng từ sử dụng:
+ Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập
trung của đơn vị.
+ Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy than viết
1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân
chuyển và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2

hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1
lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho
kế toán cấp trên.
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phương
án sau:
Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc
kế hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu
cầu sau:
+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1để đảm
bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo
tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.
Phương án 1:
Trách nhiệm LC
Các bộ phận chức năng
Kế toán
Người nộp
KTT thủ
Thủ quỹ
thanh toán
tiền
trưởng ĐV
Biểu công việc
(KTTT)

1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu

3. Ký phiếu thu


4. Thu tiền

5. Ghi sổ

6. Bảo quản Chứng từ

21


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

Phương án 2:
Trách nhiệm LC

Các bộ phận chức năng
Người nộp
tiền

KTT thủ
trưởng ĐV

Thủ quỹ

Kế toán
thanh toán
(KTTT)

Biểu công việc


1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu

3. Thu tiền

4. Ghi sổ

5. Ký phiếu thu

6. Bảo quản Chứng từ
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi
+ Phương án 1:
Trách nhiệm LC
Các bộ phận chức năng
Người có
Kế toán
KTT thủ
nhu cầu
Thủ quỹ
thanh toán
trưởng ĐV
Biểu công việc
chi tiền
(KTTT)

1. Đề nghị chi tiền

2. Duyệt lệnh chi


3. Lập phiếu chi

4. Ký phiếu chi

5. Chi tiền

6. Ghi sổ

7. Bảo quản Chứng từ
+ Phương án 2:
Trách nhiệm LC
Các bộ phận chức năng
Người có
Kế toán
KTT thủ
nhu cầu
Thủ quỹ
thanh toán
trưởng ĐV
Biểu công việc
chi tiền
(KTTT)

1. Đề nghị chi tiền

2. Duyệt lệnh chi

3. Lập phiếu chi


4. Chi tiền

5. Ghi sổ

6. Ký phiếu chi

7. Bảo quản Chứng từ
- Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc
kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm
đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.

22


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

+ Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động
sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toán
ta sử dụng phương án 2.
* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất:
- Khái niệm hàng tồn kho:
Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho
mà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ
hoặc để bán.
Hàng tồn kho là NVL, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho hoạt
động sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán.

- Chứng từ sử dụng
+ Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của
nghiệp vụ nhập hàng tồn kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và
thủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng
tồn kho, nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây.
- Hàng nhập với khối lượng lớn
- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ.
- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp.
- Phiếu nhập kho: MS01-PNK: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành
3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập
hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
- Phiếu xuất kho: MS02-PXK do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu
cầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó liên 1 lưu tại
quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho.
Các bộ phận chức năng
Trách nhiệm LC
Người có
Ban
Cán bộ
KT
Phụ trách Thủ
nc nhập
kiểm
phòng
hàng
cung ứng kho
Biểu công việc
hàng
nghiệm cung ứng

TK

1. Đề nghị nhập hàng
2. Biên bản kiểm

nghiệm


3. Lập phiếu nhập

4. Ký phiếu nhập

5. Nhập kho

6. Ghi sổ

7. Bảo quản chứng từ

23


Tổ chức công tác kế toán

Trương Thùy Vân

* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho.
Các bộ phận chức năng
Trách nhiệm LC
Cán bộ KTT (thủ
Người có

phòng
trưởng
Thủ
nhu cầu
cung
đơn vị)
kho
Biểu công việc
ứng

1. Đề nghị xuất dùng

2. Duyệt lệnh xuất

3. Lập phiếu xuất

4. Ký phiếu xuất

5. Xuất kho
6. Ghi sổ
7. Bảo quản chứng từ

KT hàng
TK




Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán

Liên 2: Người nhận vật liệu
Liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán
tập hợp chi phí sản xuất.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (hóa đơn)
- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:
+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn (hóa đơn vó VAT và hóa đơn có VAT trực tiếp –
hoá đơn thông thường).
+ Hóa đơn in từ máy
+ Hóa đơn điện tử
+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán
Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán
hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.
- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:
Các bộ phận chức năng
Trách nhiệm LC
KTT (Thủ
Người
Cán bộ
Thủ Thủ KT HTK
trưởng
mua hàng phòng KD
kho quỹ (KTBH)
Biểu công việc
đơn vị)

1. Đề nghị mua hàng

2. Viết hoá đơn

3. Ký hoá đơn


4. Viết phiếu thu

5. Ký phiếu thu

6. Thu tiền

7. Xuất hàng

8. Ghi sổ
24