Quan ly nhan su trong QLDA 2009

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
TRUNG TÂM CPA

QUẢN LÝ NHÂN SỰ trong QLDA
Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn


 Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN
 Năm sinh: 1965
 Giáo dục:
 Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.
 Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP)
“Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.
 Master of Engineering in Construction Engineering &
Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand,
2002.
 Ph.D., ngành Construction Engineering & Management
tại Pukyong National University (PKNU), Busan, Korea, 2009.
 Lónh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích và thẩm
đònh đầu tư XD, Kinh tế xây dựng, Performance measurement
in construction.
 Email: hoặc
 Website: /

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

2


Nội dung

KHÁI NIỆM
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN
TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN BAN QLDA

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN
QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN
Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

3


Khái niệm (1)

Stakeholders
Stakeholders

Customers
Customers

Partners
Partners

Project
Project
HRM
HRM

Individual

Individual
contributors
contributors

Others
Others

HRM = Human resource management
Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

4


Khái niệm (2)
 Quản lý nhân sự dự án tập trung vào con người mà
thực hiện các công tác để nhằm hoàn thành dự án.
 Nguồn nhân lực dự án = nhóm dự án (project
team) = Ban Quản lý dự án (theo cách hiểu của
VN)
 Quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm 4 quá
trình để tổ chức và quản lý nhóm dự án

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

5


Quá trình quản lý nhân sự dự án (1)

1

Hoạch
định
nguồn
nhân lực

2

Đạt
được
nhóm
dự án

3

Phát
triển
nhóm
dự án

4

Quản lý
nhóm dự án:
so sánh các
kế hoạch ban
đầu với kết
quả thực hiện
của nhóm

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

6


Quá trình quản lý nhân sự dự án (2)
Các cách thức mà quản trị nguồn lực dự án tích hợp với các
lĩnh vực khác của quản lý dự án:
 Sự nhận dạng các nhân viên Ban QLDA bắt đầu với sự đánh
giá tổng thể của các nguồn lực cần để hoàn thành dự án.
Những cái này đã được nhận dạng trong quản lý thời gian
của dự án.
 Quá trình có được các nhân viên Ban QLDA có thể yêu cầu
thuê nhân sự bên ngoài tổ chức. Vì thế, nó liên quan đến quá
trình mà đã được mô tả trong quản lý cung ứng dự án (project
procurement management)

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

7


Quá trình quản lý nhân sự dự án (3)
 Trong khi các trách nhiệm dự án toàn bộ có thể
được trình bày trong sơ đồ tổ chức dự án, trách
nhiệm các thành viên Ban QLDA được phân công
trong tiến độ.
 Các trách nhiện khác có thể được liệt kê trong các
phần khác của kế hoạch quản lý dự án (project
management plan) như là, các thành viên được

phân công để đối phó với rủi ro (phản ứng với
rủi ro), chất lượng (đảm bảo chất lượng và các
hoạt động kiểm soát mà không được cụ thể hóa
trong tiến độ), hoặc giao tiếp (trách nhiệm giao
tiếp)
Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

8


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (1)
 Hoạch định nguồn nhân lực (Human resource
planning) nhận dạng vai trò và trách nhiệm mà sẽ
được yêu cầu để hoàn thành dự án.
 Sơ đồ tổ chức dự án thường diễn tả vai trò và trách
nhiệm như thế.
 Kế hoạch cho làm thế nào và khi nào nhân viên sẽ
đến và rời khỏi dự án phải được cụ thể.
 Kế hoạch quản lý nhân viên (staffing management
plan) chỉ ra thông tin kế hoạch nguồn nhân lực.

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

9


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (2): Đầu vào
3 yếu tố đầu vào sơ bộ cho sự nhận dạng các vai trò và trách nhiệm

1

2

Sự hiểu biết
về môi
trường mà
trong đó dự
án sẽ tồn tại

Thông tin từ
những bài học
kinh nghiệm
(lessons learned)
trong những tình
huống tương tự
mà có thể hữu ích

3
Các công tác
cần phải thực
hiện để hoàn
thành dự án

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

10


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (3): Đầu vào

 Hiểu biết môi trường xung quanh dự án là sống còn
để bố trí nhân viên làm việc cho dự án.
 Tổ chức và cơ quan nào sẽ liên quan và bị ảnh
hưởng?
 Sự việc gì, bao gồm thành công và mâu thuẫn, mà
con người thường liên quan trong lợi ích dự án?
 Các quan hệ và ảnh hưởng gì là luôn luôn tồn tại?
 Kiểu phân chia gì mà có thể được kỳ vọng?

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

11


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (4): Đầu vào

 Các bài học kinh nghiệm cung cấp các khuôn mẫu
(template) và danh mục (checklists) về các dự án đã
thực hiện.
 Các đơn vị QLDA chuyên nghiệp thường tạo ra các
khuôn mẫu dựa vào bài học kinh nghiệm.
 Các khuôn mẫu có thể bao gồm: sơ đồ tổ chức dự
án và mô tả công việc (position descriptions).

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

12


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (5): Đầu vào

 Các danh mục (checklists) giúp chúng ta giảm nhẹ
gánh nặng mỗi khi dự án bắt đầu.
 Các nhiệm vụ dự án (deliverable) mà thường được
phân chia thành các gói công việc (work packages) là
thông tin cần để thiết lập kế hoạch quản lý nhân sự.
 Câu hỏi quan trọng: Cái gì cần phải được làm?

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

13


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (6): Đầu ra

1

Các vai trò và
trách nhiệm
cần để hoàn
thành dự án

2

Sơ đồ tổ chức
của dự án
(organizational
chart for the
project)

3

Kế hoạch để
có được, đào
tạo, thưởng,
phạt với nhân
viên dự án.

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

14


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (7): Đầu ra
 Công việc mà 1 thành viên Ban QLDA được kỳ vọng thực
hiện thường biểu hiện dưới dạng một bộ của các trách nhiệm.
 Khi một vai trò (role) như là kỹ sư kiểm soát chất lượng
được định nghĩa, nhiều trách nhiệm được liên đới với vai trò
đó mà không có liệt kê chúng một cách riêng rẽ.
 Rành mạch ranh giới cho các vai trò là cần thiết.
 Ví dụ: nếu các vai trò dự án bao gồm 1 kỹ sư kiểm soát chất lượng và
một chuyên viên thử nghiệm, các câu hỏi sau đây cần giải đáp
 Ai sẽ thực hiện thí nghiệm kiểm soát chất lượng?
 Ai xác định làm thế đo lường sẽ được thực hiện?
 Bao nhiêu thử nghiệm và bao nhiêu mẫu là đủ?

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

15

HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (8): Đầu ra

 Mỗi thành viên Ban QLDA phải chịu trách nhiệm cho
công việc của họ vì vậy mức độ quyền lực phải phù
hợp với trách nhiệm của họ.
 Quyền lực là quyền để ra quyết định, đưa ra yêu cầu
về nguồn lực và ký phê duyệt nhân danh một tổ chức.
 Khi quyền lực vượt quá trách nhiệm, sự lạm dụng có
thể xuất hiện.
 Khi trách nhiệm vượt quá nguồn lực, sự thất vọng,
nhuệ khí kém, năng suất thấp, và sự nghĩ việc là
không tránh khỏi.
Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

16


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (9): Kỹ thuật và
công cụ

 Các kỹ thuật thường được dùng để định nghĩa và tư
liệu hóa các trách nhiệm là sơ đồ tổ chức
(organization charts), mô tả công việc, lý thuyết tổ
chức.
 Sơ đồ tổ chức thường là một bộ của những hộp chữ
nhật được sắp xếp như là một thứ bậc.

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

17


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (10): Kỹ thuật
và công cụ

 Ma trận phân công trách nhiệm (responsibility
assignment matrix - RAM) là một dạng thức đơn giản
của sơ đồ tổ chức
 RAM có trục đứng là danh sách các chức danh, và
trực ngang là các công việc.
 Ưu điểm:
 Nhìn vào 1 dòng có thể nhìn thấy các trách nhiệm của 1 cá
nhân
 Nhìn vào 1 cột có thể thấy chính xác một nhân viên Ban
QLDA chịu trách nhiệm cho công việc nào

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

18


Ma trận phân công trách nhiệm của dự án website

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

19


Tuyển dụng nhóm dự án (1)

 Khi vai trò và trách nhiệm đã được nhận dạng, những
con người cần thiết để thực hiện chúng phải được
tuyển dụng.
 Đầu vào.





Vai trò
Trách nhiệm
Sơ đồ tổ chức
Kế hoạch quản lý nhân viên: mô tả khi nào và làm thế
nào mà nguồn lực đến và rời khỏi nhóm dự án
 Mô tả yêu cầu nhân viên (Staffing pool description): là
một tài liệu mô tả sự có sẳn, năng lực, kinh nghiệm và các
mối quan tâm của các nhân viên dự kiến tuyển dụng và chi
phí để có được những nhân nhân viên như thế.
Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

20


Tuyển dụng nhóm dự án (2): Đầu ra
 Sự phân công nhân viên dự án (project staff
assignments): Các nhân viên có thể được tuyển dụng
dưới dạng toàn thời gian, bán thời gian, hoặc thời vụ,
tùy theo quy mô và tính chất dự án.
 Sự có sẳn của nguồn lực: khi nào thì KTS Nguyễn
Bình sẽ nghỉ phép, khi nào thì KS. Lê Thanh sẽ đi tu

nghiệp ở Singapore), …
 Kế hoạch quản lý nhân viên được cập nhật (nếu cần
thiết)

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

21


Tuyển dụng nhóm dự án (3): Công cụ và kỹ thuật

 Đàm phán
 Phân công trước (pre-assigned)
 Cung ứng: Khi đơn vị quản lý dự án thiếu nhân lực
phù hợp để thực hiện thì có thể mới gọi thầu.

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

22


Phát triển nhóm (1)
 Phát triển nhóm bao gồm 2 thành phần quan trọng:
 Phát triển các năng lực cá nhân
 Gia tăng năng lực con người để làm việc lẫn nhau
như 1 nhóm.

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

23

Phát triển nhóm (2): Đầu vào
 Tài liệu phân công nhân viên dự án (project staff
assignments) cung cấp danh sách của những cá nhân
trong Ban QLDA.
 Tài liệu phân công nhân viên dự án liệt kê kế
hoạch đào tạo và những thông tin khác nhằm phát
triển nhóm dự án.
 Sự có sẳn của nguồn lực (Resource availability) là
đầu vào thứ 3 và nhận dạng các thời điểm mà con
người là s8a3n sàng tham gia các hoạt động dự án

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

24


Phát triển nhóm (3): Đầu ra
 Đánh giá sự thực hiện nhân viên (team performance
assessment).
 Có thể dùng phương pháp chấm điểm
 Đánh giá tiến trình của sự hiệu quả 1 nhóm là cách
đơn giản để xác định bao nhiêu công việc là cần và
trong cách thức nào để hiệu chỉnh

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Ma

25