tìm hiểu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
──────── * ───────

BÁO CÁO
KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM
ĐỀ TÀI : TÌM HIỂU KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Thạc Bình Cường

Hà Nội , tháng 8 năm 2013

Mục lục
1


PHẦN MỘT : THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN..........................................4
1.
2.
3.
4.
5.

Giá trị của thời gian...........................................................................................4
Bạn đang sử dụng thời gian tốt như thế nào?....................................................4
Hãy phân tích cách bạn đang sử dụng thời gian................................................5
Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt là gì?............................8
Quản lý thời gian...............................................................................................9

PHẦN HAI: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC.......................................10
Xác định mục tiêu..............................................................................................10
1.1 Mục tiêu chính...........................................................................................11

1.2 Mục tiêu hỗ trợ...........................................................................................11
1.3 Mục tiêu nên có..........................................................................................12
2. Những đặc điểm của mục tiêu...........................................................................12
2.1 . Rõ ràng.....................................................................................................12
2.2 . Phân chia thời gian cụ thể........................................................................12
2.3 . Phù hợp khả năng của người tổ chức hoặc cá nhân được giao thực hiện mục
tiêu..............................................................................................................12
2.4 . Quan trọng................................................................................................13
2.5 . Phù hợp với điểm chung của tập thể........................................................13
2.6 . Phải có thách thức nhưng phải khả thi.....................................................13
3. Phân loại mục tiêu.............................................................................................14
4. Sự đối nghịch giữa tính cấp bách và tầm quan trọng của công việc (vấn đề)...16
5. Phân chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, có thể thực hiện được và xác
định mức độ ưu tiên...........................................................................................18
6. Tiến hành công việc để đạt được mục tiêu........................................................23
TÓM TẮT............................................................................................................23
1.

PHẦN 3: CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN..........................................................24
1.
2.

Đồ thị quản lý thời gian.....................................................................................24
Lịch công việc...................................................................................................28

PHẦN 4: LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ?...................39
1. Làm việc có tổ chức...........................................................................................39
2. Lập kế hoạch trước............................................................................................39
3. Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất..............................................................40
4. Tập tính kỷ luật đối với bản thân.......................................................................40

5. Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện và dành thời gian trao đổi............40
6. Sử dụng nguyên tắc SMART.............................................................................40
2


Việc hôm nay không để ngày mai.....................................................................43
Kiểm soát được những sự lãng phí của bạn: tránh “những kẻ đánh cắp thời gian”
8.1.
Thay đổi thứ tự tiên công việc do phải giải quyết rủi ro.........................43
8.2.
Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên.............................................................43
8.3.
Cố gắng quá nhiều?.................................................................................44
8.4.
Khách đến thăm quá nhiều......................................................................44
8.5.
Phân quyền không hiệu quả....................................................................45
8.6.
Bàn làm việc lộn xộn...............................................................................45
8.7.
Sự chần chừ - gián đoạn.........................................................................45
8.8.
Không có khả năng “nói không”.............................................................45
8.9.
Gặp gỡ - sự lãng phí thời gian.................................................................46
8.10. Gặp gỡ- sự lãng phí thời gian..................................................................46
9. Có thể lực tốt.....................................................................................................46
TÓM TẮT...............................................................................................................47
7.
8.

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................48

1.

PHẦN MỘT: THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN
Giá trị của thời gian

“Nếu bạn muốn biết giá trị thời gian của một năm, hãy
hỏi những sinh viên năm cuối còn nợ môn học phải dự kỳ
thi tốt nghiệp năm sau.”
Câu trả lời sẽ là …? “Giá mà hồi đó mình dành thời gian
nhiều hơn cho việc học”, “Ước gì lúc đó có thời gian dài
hơn”, “Giá mà có thời gian nhiều hơn”. …

3


Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không thể nắm bắt được nhưng
nó lại có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong cuộc sống của mỗi
chúng ta.
Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo mà mỗi người đều được
hưởng như nhau. Theo quy luật tự nhiên thời gian sẽ tự đến và đi một cách nhẹ nhàng
nhưng sẽ không bao giờ quay trở lại.
Thời gian là nguồn lực có giới hạn, không thể làm mới lại được và cũng không thể
mua hay thuê mướn được của người khác.
Một kỹ sư đã tính được rằng với một thanh sắt nặng 5kg, nếu làm đinh sẽ bán
được 10 USD, nếu thành kim may sẽ bán được 300USD còn nếu dung làm những cái
lò xo đồng hồ sẽ đem lại 25.000 USD. Như vậy, cùng một lượng nguyên liệu đầu vào
nhưng với những đầu ra khác nhau sẽ cho những giá trị không giống nhau.

Mỗi chúng ta đều có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm như nhau, tuy nhiên việc sử
dụng “nguyên liệu” thời gian đó như thế nào, dung chũng để làm gì là thuộc vào
quyết định của cá nhân mỗi người. Nếu bạn biết sử dụng thời gian tốt thì chắc chắn
bạn sẽ đạt được nhiều hơn những gì mà bạn có thể.
Bạn đang sử dụng thời gian tốt như thế nào?
Bạn hãy hoàn thành tốt 10 câu hỏi trắc nghiệm dưới đây bằng cách khoanh tròn ô
trả lời đúng nhất với việc sử dụng thời gian của bạn, sau đó hãy cộng các kết quả lại
để có được một đáp án về việc sử dụng thời gian của cá nhân bạn.
2.

ĐÁP ÁN CHO VIỆC SỬ DỤNG THỜI GIAN CỦA BẠN
- Điểm của bạn từ 27 đến 30 điểm
Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian, hiệu quả học tập và công
việc của bạn sẽ coa nếu bạn tiếp tục duy trì tốt thói quen sắp xếp và sử dụng thời
gian, thành công chắc chắn sẽ nằm trong tầm tay của bạn.
- Điểm của bạn từ 24 đến 26 điểm
Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Hãy phân tích tỉ mỉ các
nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý hơn thì hiệu quả học tập
và công việc của bạn sẽ cao hơn.
- Điểm của bạn từ 10-23 điểm
Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Hãy phân tích tỉ mỉ các
nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý hơn.
3. Hãy phân tích cách bạn đang sử dụng thời gian
4


Nếu bạn là người đang sử dụng thời gian của mình chưa tốt thì việc đầu tiên mà bạn
nên làm là hãy cố gắng mô tả lại một cách chi tiết và chính xác”bức tranh” về cách sử
dụng thời gian của bạn.
Hiện tại, bạn đang dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc học tập? Nghe điện

thoại? Gặp gỡ bạn bè? Truy cập Internet? Đi mua sắm? Đọc sách , báo, tạp chí? v.v…
Việc phân tích cách bạn phân phối và sử dụng thời gian là giải pháp duy nhất giúp
bạn biết mình đang lãng phí thời gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại một
cách hiệu quả hơn.
NHẬT KÝ THỜI GIAN
Nhật ký thời gian là một công cụ mà bạn
sử dụng để ghi lại cách bạn sử dụng thời gian
cho những công việc cụ thể.

Nhật ký thời gian sẽ giúp bạn có được cái
nhìn tổng quan về hiện trạng việc sử dụng
thời gian của bạn và thong qua đó ban có thể
hiểu được bạn đang sử dụng thời gian như thế
nào.
Một vài sinh viên sau khi thực hiện ghi nhật ký thời gian đã nói: “Bây giờ thì tôi có
thể hiểu phần nào lý do tại sao chưa bao giờ tôi có thời gian cho những công việc
quan trọng, thật là đơn giản vì tôi đã phung phí thời gian quá nhiều”
Vậy làm thế nào để lập được nhật ký thời gian?
Bạn sẽ lập nhật ký thời gian bằng cách chia ngày học tập, làm việc của bạn thành
nhiều phần nhỏ khoảng 30 phút. Có lẽ nên bắt đầu từ thời điểm bạn bắt tay vào công
việc đầu tiên và cho đến khi bạn kết thúc công việc làm cuối cùng trong ngày để nghỉ
ngơi.

5


Mẫu nhật ký thời gian dưới đây bạn có thể tham khảo cho lần sử dụng đầu tiên và
có thể chỉnh sửa cho phù hợp với lịch trình làm việc của bạn.

Bước quan trọng tiếp theo là bạn cần phải ghi nhận chính xác bạn đã sử dụng thời

gian như thế nào, tuần tự theo thời gian tất cả mọi hoạt động trong ngày học tập, làm
việc của bạn. Không chỉ những việc lớn, chiếm nhiều thời gian hay đã được lên lịch
sắp đặt trước như lên lớp, họp nhóm, đi học thêm hay đi làm thêm,… mà cả những
việc nhỏ nhưng cũng chiếm một khối lượng thời gian trong ngày làm việc của chúng
ta như đi chợ, nấu cơm, đi mua đồ cùng bạn hay ngồi tán gẫu với bạn bè…
Bạn cần phải ghi nhật ký thời gian bao lâu?
Để có thể phân tích việc sử dụng thời gian bạn phải ghi nhật ký thời gian ít nhất 3
ngày, kết quả phân tích sẽ tốt hơn nếu bạn có thể ghi nhật ký thời gian trong vòng 1
tuần.
PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN
Công việc phân tích thời gian gồm 2 bước:
- Phân loại các công việc thành các nhóm công việc
- Nhận định cách phân bố thời gian
6


Việc phân loại công việc thành các nhóm công việc dựa theo bản chất của công
việc.Thông thường bạn nên phân thành 3 nhóm công việc như sau:
- Nhóm 1: Bao gồm những công việc phục vụ nhu cầu cá nhân như vệ sinh cá
nhân, ăn uống, giặt quần áo, ủi đồ v.v…
- Nhóm 2: Bao gồm những công việc lien quan, phục vụ cho việc học tập, công tác
- Nhóm 3: Bao gồm những công việc bạn dành cho xã hội, những công việc lien
quan đến gia đình và sở thích của bạn.
Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc vào các nhóm 1 – 2 – 3, bạn sẽ tính tỷ lệ
phần tram thời gian của mỗi nhóm công việc.
Sẽ là lý tưởng nếu bạn dành khoảng 25% thời gian cho nhóm công việc số 1, 50% cho
nhóm công việc số 2 và 25% thời gian còn lại cho nhóm công việc số 3.
Còn bạn, sau khi phân nhóm công việc thì tỷ lệ phần tram thời gian của mỗi nhóm
công việc của cá nhân bạn là bao nhiêu?
Nhóm 1 – Những công việc phục vụ nhu cầu cá nhân………………%

Nhóm 2 - Những công việc liên quan đến phục vụ cho việc học tập, công
tác…………….%
Nhóm 3 – Những công việc xã hội, gia đình và sở thích của bạn……%
Hãy dành 1 phút để vẽ biểu đồ phân bố thời gian của bạn và so sánh nó với biểu đồ
thời gian lý tưởng và ghi lại nhận xét.
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………

7


Việc nhận định được cách bạn đã phận bổ thời gian của mình có thể được thực hiện
thông qua việc trá lời một sô cậu hỏi như:
•
•
•
•
•

Bạn đang dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?
Bao nhiều thời gian được bạn dành cho việc học tập?
Bạn có đang nhận quá nhiều công việc so với khá năng của bạn?
Bao nhiều ă thời gian của bạn đã bị đánh cắp vào những việc không phải là của
bạn hoặc không thực sự cận đện sự có mặt của bạn?
Việc sử dụng thời gian đã phù hợp với mục tiều của bạn trong giai đoạn hiện
tại?

Đến đậy thì bạn đã có thể đưa ra được kết luận cho việc phận tích cách sử dụng thời
gian của chính mình.
4. Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt là gì?

Theo bạn, có những nguyền nhân nào khiến bạn đang sử dụng thời gian chưa tốt.
Hãy suy nghĩ và ghi lại khoảng 3 5 nguyên nhân chính.
Có thể có rất nhiều nguyền nhận khiến bạn sử dụng thời gian chưa tốt, nhưng chủ
yếu có thê kề đền những nguyền nhận chính như :
•

Thiếu các ưu tiên / mục tiêu: Đậy có lẽ là nguyền nhận gậy lãng phí thời gian
quan trọng nhất. Nó ánh hưởng đến tất cả chúng ta cả về phương diện nghề
nghiệp lẫn cá nhân . Những người hoàn thành hầu hết những công việc trong
một ngày biết chính xác họ muốn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiều
người trong chúng ta nghĩ rằng mục đích và mục tiều là vấn đề của năm chứ
không phải mối quan tâm hàng ngày. ềhúng ta dành quá nhiều thời gian cho
những việc nhỏ mà không tập trung vào những việc quan trọng cho công việc
và cuộc sống của mình.
8


•
•

•

•

•

Khách không mời: Ba từ chết chóc nhẩt có thẻ cướp đi thời gian của bạn hẳn là
có rảnh không . Thủ phạm ở đây là ai? bạn học, bạn ký túc xá, bạn cũ,
Điện thoại Internet: Đậy là phượng tiện thông tin tuyệt vời nhất nhưng cũng có
thể là kẻ thù lớn nhẩt đối với sự hiệu quả nếu bạn không biết cách kiểm soát

việc sử dụng nó.
Không có khả năng nói không: nếu người ta có thệ dồn cộng việc hoặc vấn đề
lên vai bạn thì họ sẽ làm đấy. Một số người hay bị căng thăng vì thiệu kỹ năng
nói không do sợ làm người khác phật ý.
Góc học tập bừa bộn: Hãy nhìn lại bàn học của mình. Nếu bạn nhìn thấy ít hơn
80ă diện tích của nó thì có thể bạn đang vướng vào mối căng thẳng bàn giấy.
Góc học tập của những sinh viện thành công luôn ngăn nắp, gọn gàng và sạch
sẽ.
Trì hoãn: Đây là kẻ cắp thời gian lớn nhất, không phải là ra quyết định mà là
tránh né ra quyết định. Bạn có thể tăng đáng kệ quỹ thời gian hiệu quả bằng
cách giảm bớt chần chừ.

5. Quản lý thời gian
Những người thành công nhất thệ giới có điểm gì chung? Họ đều là những
chuyện gia về quản lý thời gian! Bạn không thể thực sự thành công cho đến khi bạn
biết cách quán lý thời gian thích hợp.
Bạn hiểu Quản lý thời gian nghĩa là gì? Hãy dành một vài phút để suy nghĩ và
nghĩ lại cách bạn hiết về quản lý thời gian.
Có nhiều cách hiệu về khái niệm Quản lý thời gian như:
•
•
•
•
•
•

Tập trung dành nhiều thời gian vào những việc quan trọng
Quyết định sự dụng thời gian một cách tốt nhất
Làm được nhiều việc hơn trong một khoáng thời gian nhất định
Không lãng phí thời gian vào những việc không liên quan

Kiệm soát thời gian được tốt hơn.
Tránh được việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối.
Tất cả những cách hiểu trên vệ quàn lý thời gian đều đúng và chúng ta có thể
đưa ra một cách hiểu chung cho khái niệm Quản lý thời gian như sau:
Quản lý thời gian có nghỉa là kiếm soát tốt hơn cách bạn sứ dụng thời gian và
đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.

9


PHẦN HAI
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC
Mục tiêu là đích đến của một công việc hay một vấn đề
cần thực hiện. Việc xác định mục tiêu trong công việc sẽ
giúp chúng ta xem xét và thực hiện công việc của mình
một cách logic, và có hiệu quả cao. Vì vậy, chúng ta sẽ
tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện công việc
đó.

Chạy đua với thời gian

1.

Bạn không thể quyết định phải làm gì hôm nay nếu
không biết mình muốn đạt được điều gì vào ngày mai.
Mọi kế hoạch hoàn thiện việc sử dụng thời gian đều phụ
thuộc vào việc bạn hiểu rõ các mục tiêu của chính mình.
Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu trong công việc là việc xác định kết quả cần đạt được khi tiến

hành thực hiện một công việc với một giá trị hay một ý nghĩa nào đó. Xác định mục
tiêu nhằm: Tập trung cho công việc quan trọng nhất, xác định được phương hướng
làm việc, ít tốn thời gian cho những việc không quan trọng, hạn chế việc lãng phí thời
gian. Do vậy, bước đầu tiên khi tiến hành công việc là chúng ta cần phải xác định
mục tiêu cụ thể cần đạt được khi hoàn tất công việc đó. Qua đó sẽ giúp chúng ta:
-

Tập trung vào việc giải quyết vấn đề chính
Xác định được các bước thực hiện hay những giải pháp cụ thể khi tiến hành
thực thi công việc
Tập trung giải quyết nhưng công việc quan trọng, hạn chế bị phân tán vào
những công việc không quan trọng
Tạo động lực phấn đấu
Tiết kiệm thời gian
Giải quyết được vấn đề, đạt được hiệu quả cao, đạt được sự hài lòng giữa các
thành viên trong nhóm hay trong tổ chức.

Mỗi công việc khác nhau sẽ có các mục tiêu tương ứng khác nhau, nên giá tri
mong đợi đạt được chúng sẽ khác nhau. Việc thực hiện từng mục tiêu cụ thể đòi hỏi
cần có khoảng thời gian cụ thể để đạt được. Vì vậy, mục tiêu có thể đạt được trong
10


khoảng thời gian ngắn hay trong thời gian dài tùy thuộc vào tính chất và tầm quan
trọng của công việc cần giải quyết. Và trong quá trình thực hiện một công việc, người
ta thường chia mục tiêu thành mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu phụ) và
mụcc tiêu nên có.

1.1. Mục tiêu chính
Mục tiêu chính là mục tiêu có tính quyết định đối với sự thành công của công việc

mà chúng ta thực hiện. Nệu mục tiêu này bị trì hoãn hay chệch hướng trong quá trinh
thực hiện thì công việc của bạn không thể đạt được giá trị mong muốn hoặc không
đạt được hiệu quả cao như đã đề ra. Nên mục tiêu chính là mục tiêu phải đạt được
trong quá trình thực thi công việc của bạn.
Ví dụ:
Đối với sinh viên nói chung, mục tiêu chính là phải đạt được văn bằng tốt
nghiệp đại học sau 4 năm học.
Đối với các đoánh nghiệp nới chung, mục tiêu chính là tối đa hoá lợi nhuận
Mục tiêu chính của các Giám đốc là hoàn thànhh kế hoạch với kết quả cao
nhất.

-

1.2. Mục tiêu hỗ trợ
Mục tiêu hỗ trợ là các mục tiêu góp phần hỗ trợ việc thực hiện mụ tiêu chính.
Những mục tiêu này cũng quan trọng nhưng thường được thực hiện trong dài hạn.
ềác mục tiêu hỗ trợ là câu nối để đạt được mục tiêu chính.
Vi dụ:
-

-

Đối với sinh viện nới chung, mục tiêu chính là phải đÝạt được văn bằng tốt
nghiệp đại học sau 4 năm học. ềác mục tiêu phụ là phái hoàn thành tốt các kỳ
thi học kỳ, nỗ lực hơn nữa trong học tập
Đối với các doanh nghiệp nói chung, rnục tiêu chính là tối đa hóa lợi nhuận,
các mục tiêu phụ có thể là nỗ lực tiết kiệm chi phí. nỗ lực các họat động xúc
tiến bán hàng

- Mục tiêu chính của các Giám đốc là hoàn thành kế hoạch với kết quả cao

nhất, mục tiêu hỗ trợ có thể là việc tuyển được các Trưởng phòng giỏi, huấn luyện
nghiệp vụ cho các nhân viên để góp phần đạt được mục tiêu chính.
1.3. Mục tiêu nên có
11


Mục tiêu nên có là mục tiêu nhằm hỗ cho viện thực hiện mục tiêu chính tốt
hớn. Do vậy, nếu có các mục tiêu nên có thi nó sẽ hỗ trợ tốt hợn cho các mục tiêu
chính mặc dù sẽ phát sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, nếu không có những mục
tiêu này thì chúng ta vẫn thực hiện được mục tiêu chính.
Ví dụ:
Trong các doanh nghiệp thì mục tiêu nên có thường là các trang thiết bị hay
văn phòng làm việc, thoải mái sẽ tạo bầu không khi tốt cho nhân viên làm việc.
-

Mục tiêu nên có đôi với sinh viên có thể là hệ thống thư viện đầy đủ các loại
sách và số lượng nhiều, sinh viên có điều kiện tiếp cận thực tiễn vá ứng dụng
lý thuyết vào thực tiễn thường xuyên hơn. Những đặc điểm của mục tiêu

2. Những đặc điểm mục tiêu
Thông thường mục tiêu có những đặc điểm sau đây:
2.1.

Rõ ràng

Nếu mục tiêu không rõ ràng sẽ làm bạn mất nhiêu thời gian. Vì vậy mục tiêu rõ
ràng sẽ giúp bạn thực hiện tốt công việc được giao. đặc biệt, khi bạn muốn người
khác giúp mình thực hiện một công việc nào đó, bạn phải cho họ biết rõ mục tiêu
chung như thời gian để hoàn thành công việc đó.
2.2.

Phân chia thời gian thực hiện cụ thể

Khi nào sẽ hoàn thành được mục tiêu này. Việc xác định được thời gian thực hiện
một công việc sẽ giúp bạn tránh được việc mất thời gian đầu tư cho công việc khác
nhưng không góp phần hoàn thành mục tiêu của mình.
2.3.

Phù hợp khả năng của người tổ chức hoặc cá nhân được giao thực hiện
mục tiêu

Điều này sẽ khuyến khích bạn nổ lực thực hiện mục tiêu hay nhiệm vụ được
giao. Nếu mục tiêu vượt ngoài khả năng của bạn sẽ khiến cho bạn nản chí trong việc
thực hiện mục tiêu đã giao, tạo tâm lý không tốt trong khi thực hiện công việc và gây
nên sức ỳ

2.4.

Quan trọng
12


Việc xác định mục tiêu đạt được cần phải gắn liền với một mức ý nghĩa hay
tầm quan trọng nào đó. Điều này sẽ giúp bạn thấy hãnh diện hơn khi hoàn thành mục
tiêu này và nó sẽ tạo động lực, kích thích bạn nổ lực làm việc tốt hơn trong thời gian
tới.
Ngược lại, nếu mục tiêu bạn nêu ra không có ý nghĩa hay tầm quan trọng gì sẽ
làm cho bạn chán nản khi thực hiện và thường sẽ xuất hiện câu hỏi: “Thực hiện việc
này để làm gì” hay “Tại sao phải thực hiện việc này, trong khi việc làm này không có
ý nghĩa gì cả”,… như vậy kết quả đạt được sẽ không cao hoặc bạn sẽ không bao giờ

đạt được mục tiêu đã đề ra.
2.5.

Phù hợp với điểm chung của tập thể

Trong cuộc sống bạn không thê tách khỏi cộng đồng, tập thể hay một nhóm
đang sống xung quanh bạn. Do vậy mục tiêu mà bạn xác định hay đặt ra phải phù hợp
với những đặc điểm chung của tập thể đó có sự ủng hộ cổ vũ của tập thể, tạo động lực
cho bạn hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.
Nếu mục tiêu của bạn tách rời hoặc đi ngược lại với lợi ích của tập thể thì bạn
sẽ bị cô lập hoặc bạn sẽ đối mặt với làn sóng phản đối bạn một cách mạnh mẽ nên
bạn khó có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
2.6.

Phải có thách thức nhưng phải khả thi

Khi bạn đặt ra mục tiêu nào đó thì nó luôn đòi hỏi bạn phải nổ lực nhiều hơn để đạt
được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, nó phải phù hợp thực tiễn và khả năng của bạn để
bạn có thể thực hiện được. Nếu mục tiêu quá xa rời thực tiễn, vượt quá khả năng của
bạn thì cho dù bạn có nỗ lực đến đâu cũng không thể đạt được mục tiêu đó.
Như vậy, với những đặc điểm trên sẽ giúp bạn đặt mục tiêu phù hợp với bản
thân và có tính thách thức, tạo động lực để bạn phấn đấu vuợt qua khó khăn đi đến
đích cuối cùng.

13


3. Phân loại mục tiêu
Khi bạn cần đạt được một điều mong muốn trong tương lai, bạn phải đặt
cho

mình những mục tiêu nhất định, xác định đâu là mục
tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ và mục tiêu nên có.
Sau khi xác định được các mục tiêu, bạn cần ước
lượng thời gian thực hiện của từng mục tiêu cụ thể để
xác
định được thời gian hoàn thành từng mục tiêu đó. bên
cạnh đó, bạn cần xem xét lại những hoạt động trong
Phân loại mục tiêu như thế nào ?những ngày trước đây để xác định được những yếu tố
nào
chi phối thời gian của bạn nhiều nhất, từ đó bạn sẽ có
sự điều chỉnh phù hợp để tập trung giải quyết những vấn đề chính, quan trọng góp
phần hoàn thành mục tiêu.
Xác định mức ưu tiên cho công việc của bạn
Mục tiêu
Đạt được 500,000usd ưu tiên
tài trợ bên ngoài cho những
khoản mục có thể chấp nhận
được
Doanh thu hàng năm từ các cơ
sở hoạt động là 6 triệu usd và
lợi nhuận sau thuế là
700,000usd
Đào tạo nhân viên để anh ta
có thể đảm trách các hoạt
động ở cửa hàng thứ nhất

Phát triển dây chuyền cung
ứng có chi phí thấp và đúng
hạn

Mức Ưu tiên

Diễn giải

Chính

Cần thiết để mở rộng sang địa
điểm thứ hai. Cửa hàng
không thể phát triển mà
không có đại lý thứ hai

Chính

Trong bốn năm

Hỗ trợ

Hỗ trợ

Trong năm tới. Tôi không thể
mở cửa hàng thứ hai cho
đến khi nhân viên sẵn sàng
đảm trách việc quản lý cửa
hàng thứ nhất
Có khả năng cắt giảm chi phí
hàng hóa và chi phí hàng tồn
600,000usd hàng năm

14

Cải thiện chương trình lợi ích
sức khỏe mà không thêm
nhiều chi phí

Nên có

Nâng cấp hệ thống kế toán

Nên có

Phát triển website thương mại
điện tử

Hỗ trợ

Những lợi ích cho sức khỏe
của chúng ta còn ít cạnh tranh
so với những nhà bán lẻ khu
vực khác
Một hệ thống tốt hơn sẽ tiết
kiệm thời gian và cho nhiều
thông tin kịp thời để ra quyết
định và kiểm soát
Phương án tốt nhất để tăng
doanh thu mà không cần phải
thêm diện tích sàn

Qua đó cho thấy, việc phân loại đúng các loại mục tiêu sẽ giúp bạn đạt được
điều mong muốn với kết quả tốt và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, mục tiêu

thường là những công việc hay vấn đề mà bạn sẽ đạt được trong tương lai ( ngắn hạn
hoặc dài hạn), và trong tương lai có thể sẽ có những thay đổi nhất định ở chính bản
thân bạn hoặc những thay đổi do các yếu tố bên ngoài gây ra. Nên bạn cần phải
thường xuyên xem xét (cập nhật) lại các mục tiêu của mình sao cho phù hợp với xu
thế phát triển của thời đại chung như phù hợp với bản thân bạn trong từng thời kì
nhất định.
Định kì xem xét các mục tiêu của bạn bằng cách đặt câu hỏi:
-

Các mục tiêu này có còn thực tế không

-

Các mục tiêu này có còn phù hợp không

-

Các mục tiêu này có còn liên quan không

-

Nếu bỏ mục tiêu này thì có ảnh hưởng đến người khác không

Thay đổi để thích ứng với những biến đổi của môi trường là rất quan trọng, nhưng
không vì thế mà bạn thường xuyên thay đổi mục tiêu của mình chỉ vì những khó khăn
nhất thời. Khi thay đổi mục tiêu, bạn phải chú ý đến những điểm sau:
Những thay đổi đó sẽ:

15

-

Không nên ảnh hưởng lớn đến tập thể hay thiểu số nào đó có liên quan đến
mục tiêu của bạn từ trước đó
Không nên lệch hướng so với mục tiêu ban đầu
Không nên chuyển bạn sang một mục tiêu mới hoàn toàn
Không trái với đạo đức, truyền thống văn hóa xã hội được số đông công
chúng chấp nhận

4. Sự đối nghịch giữa tính cấp bách và tầm quan trọng của công việc
Trong cuộc sống hàng ngày bạn dành nhiều thời gian để giải quyết nhiều công
việc hay vấn đề khác nhau, trong đó có một vấn đề mà các bạn thường hay đối mặt,
đó là tính cấp bách của công việc.
Công việc cấp bách là công việc đòi hỏi cần được giải quyết ngay. Tuy nhiên,
mọi công việc cấp bách chưa hẳn phục vụ hay hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu hay
sự thành công của bạn trong tương lai. Thông thường mục tiêu chính được hoàn
thành trong tương lai, vì vậy tính cấp thiết của các mục tiêu chính không mang tính
tức thời.
Ví dụ:
Mục tiêu chính của bạn là đạt được tấm bằng tốt nghiệp đại học loại giỏi sau
khi tốt nghiệp.
Mục tiêu chính của bạn là học kì này phải thi qua hết các môn không thi lại
môn nào
Mục tiêu chính của bạn là sẽ làm việc cho công ty liên doanh sau khi tốt
nghiệp
Mục tiêu chính của bạn là sau 03 năm công tác, bạn sẽ làm Trưởng phòng nhân
sự của một công ty, 02 năm tiếp theo sẽ là Phó Giám đốc,…
Mục tiêu chính của bạn là trở thành giảng viên sau khi tốt nghiệp, sau 02 năm
học xong master và trở thành giảng viên giỏi, 03 năm tiếp theo đi học nghiên cứu

sinh tiến sĩ,…
Tất cả mục tiêu trên phải được thực hiện trong tương lai, không phải thực hiện
ngay lập tức. Tuy nhiên, trong thực tế bạn lại luôn bị một thời gian và công sức cho
những công việc cấp bách nhưng không phải là các mục tiêu chính của bạn. Thường
các mục tiêu dài hạn hay gặp phải vấn đề này, vì bạn nghĩ rằng còn nhiều thời gian để
16


thực hiện mục tiêu của mình nên không cần tiến hành thực hiện mục tiêu ngay lập
tức.
Ví dụ:
Hàng tháng bạn được gia đình cho bạn 600.000đồng, bạn dự kiến sẽ tiết
kiệm để dành 100.000đồng/tháng, qua học kì này bạn sẽ mua 2 bộ quần áo từ số tiền
tích lũy đó. Tuy nhiên, sau 3 tháng xe đạp của bạn bị hư hỏng nặng và phải thay thế
sườn xe mới và một số bộ phận khác, điều này làm bạn mất 200.000đồng. Và bạn sẽ
cố gắng tiếp tục để dành trong thời gian tới để mua quần áo.
Bạn vừa nhận được học bổng trị giá 5 triệu đồng, bạn dự kiến tuần tới sẽ mua
một máy vi tính giá khoảng ớ,ậ triệu đồng và 4,5 triệu còn lại sẽ chi tiêu vào việc
khác. Tuy nhiên, tới ngày sau khi bạn nhận được học bổng, bạn bị mất điện thoại di
động, vì vậy bạn đã lập tức chi 2 triệu để mua điện thoại mới. Bạn nghĩ rằng, bạn sẽ
nỗ lực học tập để có cơ hội nhận được một loại học bổng tương tự để rồi sau đó sẽ
mua ngay máy vi tính.
Lúc 9h00 bạn đang làm bài tập để đầu giờ chiều nộp bài cho thầy dạy môn
toán, khoảng 9h15 bạn của bạn đến mời bạn đi uống café để trao đổi một số vấn đề.
Bạn nghĩ: bạn muốn biết vấn đề đó là gì nên bạn đã tạm ngưng làm bài tập và đi uống
café.
Bạn đang làm bài tập trên máy vi tính ở tầng trệt được khoảng 20 phút, một
người bạn khác đến nhờ bạn lên tầng 1 phòng đọc sách của thư viện để giải thích cho
bạn ấy một vấn đề mà bạn ấy không hiểu khi đang đọc sách. Bạn tạm dừng làm bài
tập của mình và lên tầng giúp bạn mình.

Qua các ví dụ trên cho thấy, mọi vấn đề mà bạn giải quyết đều không liên quan
gì đến mục tiêu chính của bạn, mặc dù bạn cảm thấy rằng những việc này đương
nhiên phải làm, nhưng nó lại lãng phí thời gian của bạn. Chẳng những thế, mà nó còn
hướng bạn ngày càng xa rời mục tiêu của mình, nhưng thật sự bạn chẳng có lựa chọn
khác, điều này cũng đúng vì bạn giúp bạn bè hay người khác là lẽ đương nhiên vì đó
là tinh thần tương trợ lẫn nhau trong cuộc sống, là truyền thống đạo đức xã hội.
Để giải quyết những vấn đề này, bạn cần lập kế hoạch làm việc cụ thể, viết lịch làm
việc rõ ràng. Hàng tuần, bạn sẽ xem xét lại những công việc mà bạn đang đối mặt
hàng ngày. Qua đó, bạn sẽ thấy được những công việc nào liên quan đến các mục tiêu

17


chính và mục tiêu hỗ trợ của bạn, công việc nào mang tính cấp bách nhưng lại không
liên quan đến các mục tiêu của bạn.
Vì vậy nếu trong cuộc sống, bạn không có những nguyên tắc nhất định đối với
bản thân thì rất khó quản lý được thời gian của bạn và bạn sẽ luôn cảm thấy công việc
không quan trọng của bạn ngày càng nhiều, không thể giải quyết kịp thời mặc dù
bạn đã nỗ lực hết khả năng và tập trung công sức để giải quyết chúng.
Điều quan trọng là bạn phải phân biệt được đâu là công việc cấp bách và quan
trọng, đâu là công việc chỉ đơn thuần là cấp bách. Để làm được điều này, bạn phải
thường xuyên luyện tập và thực hiện công việc theo một kế hoạch và lịch trình cụ thể.
Một khi bạn phân biệt được hai loại công việc trên, bạn sẽ có cách bố trí thời gian
một cách hợp lý nhất cũng như khi nào nên từ chối những công việc cấp bách nhưng
không quan trọng. Và như vậy bạn đã giải quyết được vấn đề đối nghịch giữa tính
cấp bách và tầm quan trọng của công việc.
5. Phân chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, có thể thực hiện được và xác
định mức độ ưu tiên
Nhận biết và xếp loại mục tiêu là điều cần thiết nếu bạn có ý định
nghiêm túc về việc tận dụng hầu hết thời gian của bạn. Tuy vậy, có

một số mục tiêu chính quá lớn và đòi hỏi thời gian dài để hoàn
thành chúng nên bạn không thể trực tiếp giải quyết được chúng
ngay, mà bạn cần phải chia chúng thành những công việc cụ thể
để thuận tiện trong quản lý và thực hiện từng việc một theo trình
Biết phân chia mục tiêu tự logic.
Ví dụ:
-

Mục tiêu chính của bạn Thành là bạn muốn có được tấm bằng tốt nghiệp
đại học loại giỏi.
Mục tiêu chính của bạn Nguyên là sau 2 năm dạy học sẽ trở thành giáo
viên giỏi. Mục tiêu chính của bạn Cường là sau 3 năm làm việc sẽ trở
thành kĩ sư giỏi.

Các mục tiêu trên không thể thực hiện được ngay mà cần phải được chia ra
thành những nhiệm vụ cụ thể phải đạt được hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng
năm,…

18


Nhìn chung, việc dùng mục tiêu để quản lý thời gian của bạn sẽ vô cùng quan
trọng, vì vậy bạn có thể vận dụng các bước sau đây đểquản lý thời gian hiệu quả hơn:
-

Chia nhỏ mục tiêu thành nhiều công việc, nhiệm vụ cụ thể và khả thi
Xác định mức độ ưu tiên: sau khi chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ
thể bạn hãy tiến hành phân loại những công việc đó theo mức độ ưu tiên
theo thứ tự 1, 2 và 3.

Mức ưu tiên 1: những công việc dành cho mục tiêu chính của bạn, đó là những
công việc mang tính cấp bách và quan trọng
Mức ưu tiên 2: những công việc dành cho mục tiêu hỗ trợ, đó là những công
việc mang tính cấp bách và tầm quan trọng chỉ ở mức trung bình hoặc chỉ là cấp bách
hoặc tầm quan trọng cao và ngược lại,
Mức ưu tiên 3: những công việc cấp bách hoặc không cấp bách nhưng không
quan trọng lắm.
Sắp xếp việc thực hiện công việc thật logic, phù hợp: Việc thực hiện các công
việc theo một thứ tự trước sau sẽ giúp bạn hoàn thành các công việc một cách nhịp
nhàng, công việc được hoàn thành trước hỗ trợ công việc sau.
Như vậy mối quan hệ giữa các công việc là phụ thuộc lẫn nhau, công việc sau
phải chờ sự khởi đầu và kết thúc của công việc trước đó. Tuy nhiên, không phải tất cả
các công việc đều theo tuân thủ quy luật như thế, công việc sau sẽ được tiến hành sau
công việc trước đó một khoảng thời gian nhất định chứ không nhất thiết phải chờ
công việc trước đó kết thúc mới bắt đầu hoặc có thể thực hiện các công việc song
song với nhau.
Ví dụ:
Việc các bạn thực hiện vệ sinh làm đẹp toàn bộ khuôn viên trường, do toàn bộ
khuôn viên trường quá lớn nên phải được chia thành nhiều khu vực khác nhau, mỗi
lớp hay mỗi khoa sẽ thực hiện một khu vực nhất định. Như vậy, các lớp hay khoa có
thể thực hiện phần việc của mình song song với nhau hay chỉ trước sau một khoảng
thời gian ngắn. Không nhất thiết phải chờ một lớp hay khoa nào đó khởi đầu và kết
thúc thì lớp hay khoa khác mới tiếp tục phần việc của mình.

19


Vì vậy, khi tiến hành phân chia mục tiêu thành nhiều công việc khác nhau, bạn
cần lưu ý đến mối quan hệ giữa các công việc để xác định thời điểm bắt đầu của mỗi
công việc cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian.

-

Ước lượng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ: Đây không phải là một công
việc dễ dàng cho các bạn, có những công việc lặp đi lặp lại thường xuyên
thì bạn dễ dàng ước lượng thời gian để thực hiện chúng.

Ví dụ: Bạn sẽ rất dễ dàng ước lượng khoảng thời gian cần có để đi từ nhà bạn
đến trường, vì nó diễn ra hàng ngày.
Ví dụ:
Mục tiêu chính của bạn Thành là bạn muốn có được tấm bằng tốt nghiệp loại giỏi.
Mục tiêu chính của chị Tuyết là bạn sau 10 năm làm việc, chị sẽ xây dựng được căn
nhà khang trang trong nội ô TP. Long Xuyên.
Mục tiêu chính của bạn Nguyên là sau 2 năm dạy học sẽ trở thành giáo viên giỏi.
Mục tiêu chính của bạn Cường là sau 3 năm làm việc sẽ trở thành kỹ sư giỏi.
Các mục tiêu trên không thể thực hiện được ngay mà cần phải được chia ra thành
những nhiệm vụ cụ thể phải đạt được hàng tuần, hàng tháng hàng quý, hàng năm…
Nhìn chung, việc dung mục tiêu để quản lý thời gian của bạn sẽ vô cùng quan trọng,
vì vậy bạn có thể vận dụng các bước sau đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn:
• Chia nhỏ mục tiêu thành nhiều công việc (nhiệm vụ) cụ thể
và khả thi
• Xác định mức độ ưu tiên: sau khi chia mục tiêu thành nhiều
công việc cụ thể bạn hãy tiến hành phân loại những công
việc đó theo mức độ ưu tiên theo thứ tự I, II, III.
Mức ưu tiên I: những công việc dành cho mục tiêu chính của bạn, đó là những
công việc mang tính cấp bách và quan trọng
Mức ưu tiên II: những công việc dành cho mục tiêu hỗ trợ, đó là những công việc
mang tnhs cấp bách và quan trọng chỉ ở mức trung bình hoặc chỉ là cấp bách hoặc
tầm quan trọng cao (chỉ một yếu tố duy nhất) và ngược lại.
Mức ưu tiên III: những công việc cấp bách hoặc không cấp bách nhưng không
quan trọng lắm.

• Sắp xếp công việc thực hiện công việc thật logic, phù hợp:
Việc thực hiện các công việc theo một thứ tự trước sau sẽ
giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhịp nhàng, công
việc được hoàn thành trước hỗ trợ công việc sau.
Ví dụ:

20


Nhóm của bạn (3 bạn) chuẩn bị báo cáo về một chủ đề của một môn học, quy trình
thực hiện có thể như sau:
Thu thập dữ liệu -> Lập dàn ý (outline) -> Lựa chọn các ý chính -> Sắp xếp các ý cho
mạch lạc -> Báo cáo thử (diễn tập) -> Hiệu chỉnh -> Báo cáo chính thức
Như vậy mối quan hệ giữa các công việc là phụ thuộc lẫn nhau, công việc sau phải
chờ sự khởi đầu và kết thúc cảu công việc trước đó (như ví dụ trên). Tuy nhiên,
không phải tất cả các công việc đều theo tuân thủ quy luật như thế, côn gviệc sau sẽ
được tiến hành sau công việc trước đó một khoảng thời gian nhất định chứ không
nhất thiết phải chờ công việc trước đó kết thúc mới bắt đầu hoặc có thể thực hiện các
công việc song song.
Ví dụ:
Việc các bạn thực hiện vệ sinh làm đẹp toàn bộ khuôn viên trường, do toàn bộ khuôn
viên trường quá lớn nên phải được chia thành nhiều khu vực khác nhau, mỗi lớp hay
mỗi khoa sẽ thực hiện một khu vực nhất định. Như vậy, các lớp hay khoa có thể thực
hiện phần việc của mình song song với nhau hay chỉ trước sau một khoảng thời gian
ngắn. Không nhất thiết phải chờ một lớp hay khoa nào đó khởi đầu và kết thúc thì lớp
hay khoa khác mới tiếp tục phần việc của mình.
Vì vậy, khi tiến hành phân chia mục tiêu thành nhiều công việc khác nhau, bạn cũng
cần lưu ý đến mối quan hệ giữa các công việc để xác định thời điểm bắt đầu của mỗi
công việc cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian.
• Ước lượng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ: Đây không

phải là một công việc dễ dàng cho các bạn, có những công
việc lặp đi lặp lại ở mức độ thường xuyên thì bạn dễ dàng
ước lượng thời gian để thực hiện chúng.
Ví dụ:
Bạn sẽ rất dễ dàng ước lượng khoảng thời gian cần có để từ nơi bạn ở đến trường
học, vì nó diễn ra hàng ngày, thậm chí nhiều lần trong một ngày.
NHIỆM VỤ VÀ THỜI GIAN
Mục tiêu: Giới thiệu một loạt các chuyên đề đào tạo nội bộ - ban đầu là
hai lần một tháng trong thời gian ba tháng (tổng cộng sáu lần). Nếu được
quan tâm nhiều và có hiệu quả, những loạt chuyên đề này sẽ được tiếp
tục.
Nhiệm vụ
Hoạt động
Ước lượng
Ghi chú
thời gian
(phút)
1
Họp lần đầu tiên để
60
Gồm Ramon,
phan tích chiến lược
Harriet, Julie và
21


2
3

4

5
6
7
8

Họp lần hai: Xác
định đề tài và người
thuyết trình
Suy tính địa điểm tổ
chức chuyên đề,
việc giao tiếp và
thúc đẩy nội bộ
Họp riêng từng
người thuyết trình
Triển khai chuyên
đề giao tiếp
Giám sát thực hiện
Đánh giá hậu
chuyên đề
Gởi thư cám ơn và
món quà nhỏ cho
từng người thuyết
trình
Tổng thời gian

75

Peter
Gồm tất cả
những người trên

cộng thêm Fred

120

240
180

Liên quan đên
tiếp thị

180
60
60

975

Số giờ: 16,25

Tuy nhiên, trong cuộc sống những vấn đề mới luôn phát sinh và rất khó để bạn
ước lượng được thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Trong trường hợp này, bạn
cần thiết tham khảo ý kiến của bạn bè, thầy cô hay người thân mình…để ước lượng
khoảng thời gian tương đối hợp lý cho công việc đó. Và bạn cần xác định thêm
khoảng chênh lệch từ ±10% đến ±20% để dự trù những phát sinh không trông đợi có
thể xảy ra.
Sau khi bạn chia mục tiêu thàn nhiều công việc và ước lượng thời gian hoàn
thành chúng, bạn cần phải xem xét lại lần nữa, điều chỉnh kịp thời thứ tự ưu tiên của
từng công việc cho phù hợp với những thay đổi của xã hội. Và nếu có thể, hãy đặt
niềm tin và giao việc cho người khác để bạn có thời gian để giải quyết những công
việc chính và quan trọng. Bên cạnh đó, một trong những vấn đề không kém phần
quan trọng để đạt được mục tiêu, đó là bạn cần phải sắp xếp các công việc trong sổ

nhật kí của bạn theo mức độ quan trọng hoặc theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho
bạn trong quá trình thực hiện các công việc (có thể điều phối với các bạn khác hay
đồng nghiệp).
Ví dụ:
Trở lại với ví dụ về nhóm bạn báo cáo chuyên đề môn học, bạn có thể phân
công bạn A giỏi về sử dụng máy tính tìm kiếm dự liệ trên mạng, bạn B thích đọc sách
22


sẽ tìm dữ liệu trong sách, báo, … và bạn giỏi về lĩnh vực viết thì bạn sẽ viết dàn ý
(outline),…
6. Tiến hành công việc để đạt được mục tiêu
Trước khi tiến hành công việc, bạn hãy xác định vấn đề sau theo nguyên tắc 5W2H như sau:
 Tại sao phải thực hiện công việc này (Why)?
 Nội dung là gì (What)?
 Khi nào sẽ thực hiện (When)?
 Thực hiện như thế nào (How)?
 Thực hiện trong bao lâu (How long)?
 Với ai (Who)?
 Ở đâu (Where)?
Trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình một
cách tốt nhất, bởi vì đó là những định hướng chung cho bạn trong việc thực thi
hay giải quyết một vấn đề.
TÓM TẮT
-

-

-

-

Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời
gian hiệu quả. Nếu bạn chưa xác định được mục tiêu trong công việc thì
khó có thể quản lý tốt thời gian của bạn
Thông thường, mục tiêu được chia làm ba loại: Mục tiêu chính, mục tiêu hỗ
trợ và mục tiêu nên có.
Những đặc điểm của mục tiêu là phải rõ ràng, phân bỏ được thời gian, phù
hợp khả năng của bạn, quan trọng, phù hợp mục tiêu chung của tập thể và
có tính thử thách nhưng khả thi.
Có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức cho những việc cấp bách
nhưng không quan trọng. Hãy cố gắng kiểm soát vấn đề này.
Các mục tiêu thường đạt được trong tương lại và tương đối lớn, vì vậy bạn
cần chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, khả thi và xác định mức ưu
tiên thực hiện các công việc đó. Phối hợp thực hiện công việc cùng với các
cá nhân hoặc tổ chức.
Trước khi tiến hành thực hiện công việc bạn nên áp dụng nguyên tắc “5W2H” để thực hiện công việc đạt được hiệu quả cao.

PHẦN BA
CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN
23


Đồ thị quản lý thời gian
Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định tính khẩn
cấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó.
TÍNH KHẨN CẤP
Một việc được coi là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi một việc
phải hoàn thành vào một thời điểm nhất định, khi thời hạn cuối cùng đến gần nó sẽ
trở nên khẩn cấp hơn.

Giả sử bạn có ba công việc sau:
1 Lên kế hoạch dã ngoại cho lớp sau khi tốt nghiệp.
2 Tìm ý tưởng cho đề tài thực tập tốt nghiệp.
3 Hoàn thành bài tập cá nhân để nộp cho giảng viên vào sáng thứ
hai tuần tới.
1

Xét theo tính khẩn cấp thì việc hoàn thành bài tập khẩn cấp hơn vì thời hạn cuối
cùng gần kề hơn. Chuyến dã ngoại sẽ được tổ chức sau khi các thành viên trong lớp
đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp nên việc tìm ý tưởng cho đề tài thực tập thì khẩn cấp
hơn.
Bạn có thể biểu diễn 2 công việc này trên một trục thẳng đứng như sau

Khi thời gian trôi đi, cả ba công việc sẽ có xu hướng chuyển dần lên phía trên của
trục thẳng đứng, công việc ngày càng khẩn cấp hơn.
TẦM QUAN TRỌNG

24


Một việc được coi là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc sẽ gây ra một
kết quả/hậu quả đáng kể. Mức độ quan trọng của công việc không bị ảnh hưởng bởi
thời gian trôi đi.
Trở lại ví dụ nêu trên, xét về tầm quan trọng của công việc thì việc hoàn thành
bài tập cá nhân tương đối không quan trọng dù khẩn cấp hơn, việc tìm ý tưởng cho đề
tài thực tập tốt nghiệp là rất quan trọng mặc dù chưa khẩn cấp, việc lên kế hoạch cho
khuyến dã ngoại là ít quan trọng nhất so với hai việc còn lại vào thời điểm hiện tại.
Chúng ta có thể sử dụng một trục ngang để thể hiện điều này như sau:

Bạn có nhận xét gì về thứ tự 3 công việc trong ví dụ trên theo mức độ khẩn cấp

và quan trọng? Đơn giản là thứ tự các công việc theo mức độ quan trọng đã thay đổi
so với thứ tự theo tính khẩn cấp. Thông thường, thứ tự sẽ khác nhau khi sắp xếp theo
mức độ quan trọng và khẩn cấp.
ĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Kết hợp hai trục quan trọng và khẩn cấp, chúng ta sẽ có đồ thị quản lý thời
gian như sau:

25