Phân tích thực trạng về đánh giá thực hiện công việc tại công ty in đống đa

Chủ đề: Phân tích thực trạng về đánh giá thực hiện công việc - các đề xuất và
giải pháp

BÀI LÀM
I – Khái quát chung
Công ty Cổ phần In Công Đoàn Việt Nam, địa chỉ: 167 Tây Sơn, Đống Đa,
Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần hóa vốn điều lệ 40 tỷ đồng, trong đó cổ phần của
TLĐLĐ Việt Nam chiếm 51%, hoạt động trong lĩnh vực in ấn các sản phẩm chính
là các báo, tạp chí, sách giáo khoa… Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại
hóa, hội nhập, tính cạnh tranh trong các ngành kinh tế nói chung và ngành in nói
riêng càng thêm gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn không ngừng đổi mới,
phát triển kỹ năng đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Để đạt được điều đó, yếu tố con người trong mỗi tổ chức, đơn vị là đặc biệt
quan trọng. Con người nhà nhân tố chính để thực hiện công việc và là nhân tố
quyết định sự thành công của công việc. Để nâng cao hiệu quả công việc, nghĩa là
mỗi ngày, mỗi tháng phải làm tốt hơn công việc của mình đã làm ngày hôm qua thì
điều nhất thiết phải làm là đánh giá thực hiện công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là hệ thống chính thức nhằm xem xét và đánh
giá kết quả công việc của cá nhân hoặc là của nhóm. Một hệ thống đánh giá hiệu
quả sẽ đánh giá được thành tích và đưa ra được các bản kế hoạch cho việc phát
triển các mục tiêu, nó bao gồm tất cả quy trình của tổ chức nhằm xác định xem các
nhân viên, nhóm và cả tổ chức hoạt động hiệu quả đến đâu.
II – Mô tả khái quát về công việc
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam bao
gồm các bước chính như sau:
___________________________________________________________________________
___

1

1. Marketing:
– Các bước tìm kiếm, tiếp cận khách hàng mới là các nhà xuất bản, các báo,
tạp chí, các nhà sách.
- Tìm hiểu thị trường phát triển những mặt hàng mới như in sổ, vở, lịch...
2. Nhận đặt hàng - phòng kế hoạch sản xuất
- Giao dịch với khách hàng ghi nhận các yêu cầu thông số của đơn hàng, tư
vấn cho khách hàng về các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể cần nắm rõ: số lượng in,
khuôn khổ sản phẩm, số màu in, chủng loại giấy in...
- Tính ra giá thành sản phẩm theo chuẩn đơn giá đã quy định từ đó đàm phán
với khách hàng để thống nhất giá, tiến hành làm hợp đồng in ấn - lập lệnh sản xuất
với đầy đủ thông số kỹ thuật chuyển cho công đoạn tiếp theo.
3. Công đoạn thiết kế, chế bản - Phân xưởng Chế bản
- Nhận các thông số kỹ thuật, các yêu cầu, mẫu, tư liệu của khách hàng từ
khâu đặt hàng, triển khai dựng mẫu, thiết kế, chỉnh sửa ảnh.
- Cho khách hàng duyệt mẫu, kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo lệnh sản
xuất. Khi đạt yêu cầu thì tiến hành ra bản in để chuyển cho công đoạn in.
4. Công đoạn in - Phân xưởng In
- Nhận lệnh sản xuất, các mẫu màu, mẫu market... tiến hành in thử ra tờ in
đầu tiên => chuyển cho cán bộ kỹ thuật duyệt in: Cán bộ kỹ thuật kiểm tra tờ in
mẫu so sánh với các thông số kỹ thuật của lệnh sản xuất như: kích thước, chủng
loại giấy, mẫu và màu sắc của khách hàng đã duyệt...
Sau khi tờ in đủ tiêu chuẩn kỹ thuật tiến hành ký duyệt cho in với số lượng
theo yêu cầu của đơn hàng. Trong quá trình in người thợ máy in phải thường xuyên
kiểm tra tính ổn định của tờ in cho đến sản phẩm cuối cùng.

___________________________________________________________________________
___

2

- KCS sản phẩm in: Khi máy in hoàn thành xong số lượng in, bộ phận KCS
tiến hành kiểm tra các tờ in loại ra các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn, kiểm tra lại
số lượng tờ in có đúng yêu cầu của lệnh sản xuất không... sau đó bàn giao bán
thành phẩm cho công đoạn tiếp theo.
5. Công đoạn gia công sản phẩm - Phân xưởng gia công hoàn thiện
Nhiệm vụ của công đoạn này là gia công các tờ in đủ tiêu chuẩn thành sản
phẩm hoàn thiện bao gồm: gấp, khâu các tay sách, vào bìa sách, xén thành phẩm,
bó gói. Yêu cầu của công đoanị này là sản phẩm phải đủ trang, đúng khuôn khổ, đủ
số lượng...
6. Chăm sóc khách hàng
- Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng chuyển cho các bộ phận liên
quan để rút kinh nghiệm.
- Thực hiện các chế độ hoa hồng, hậu mãi với khách hàng...
III - Đánh giá thực hiện công việc
Từ khái niệm "Đánh giá thực hiện công việc" là xem xét, đánh giá hiệu quả
hoạt động, làm việc của một người, một nhóm, một phân xưởng, bộ phận ta thấy nó
có tác dụng đến các mặt sau của doanh nghiệp.
1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực:
Qua quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh từ khâu đầu tiên là marketing
đến khâu cuối là hoàn thiện sản phẩm và chăm sóc khách hàng, mỗi công việc sau
khi thực hiện xong đều phải đánh giá hiệu quả công việc, việc đánh giá đó có thể
toàn diện đối với các công việc có kết quả ngay hoặc có thể chưa toàn diện với các
công việc chưa thấy ngay được kết quả, sau khi đánh giá mỗi cá nhân đều được
xem xét về năng lực, khả năng, sự tiến bộ để làm có sở đề bạt lên các chức danh
cao hơn.
2. Đào tạo và phát triển
___________________________________________________________________________
___

3


Sau khi đánh giá công việc, rút ra được những yếu điểm, hạn chế của các
nhân viên, từ đó có thể vạch ra các bước đào tạo, bổ sung các kỹ năng nghiệp vụ
còn yếu, còn thiếu của họ giúp cho mỗi cá nhân và cả doanh nghiệp ngày một hoàn
thiện hơn. Đồng thời còn phát hiện ra các thế mạnh của các cá nhân, tập thể tạo cơ
sở lên kế hoạch phát triển.
3. Chế độ đãi ngộ
Đánh giá thực hiện công việc đúng là cơ sở cho các quyết định về chế độ đãi
ngộ, trả công xứng đáng với những đóng góp cho công ty đồng thời kịp thời động
viên, khích lệ những cá nhân, tập thể làm việc tốt, từ đó tạo không khí vui vẻ, đoàn
kết trong nội bộ, mỗi người đều thấy những đóng góp của mình được ghi nhận
đúng và cần phải cố gắng làm việc tốt hơn để được hưởng những ưu đãi hơn từ
doanh nghiệp.
Muốn đánh giá thực hiện công việc điều đầu tiên là phải xây dựng những
chuẩn mực, tiêu chí của mỗi công việc, mỗi vị trí công tác. Ở đó quy định rõ các
công việc ở mỗi vị trí phải thực hiện và các chuẩn mực của việc hoàn thành công
việc đó, quy định rõ sản phẩm đạt chất lượng của mỗi công đoạn sản xuất phải là
như thế nào. Ví dụ: Ở vị trí người nhận đặt hàng của phòng kế hoạch sản xuất (ở
mục 2 phần II) các yêu cầu đặt ra là:
+ Khi nhận các thông tin yêu cầu của khách hàng phải đúng, đủ, rõ ràng.
+ Phải biết đánh giá những điểm đặc biệt của sản phẩm, xác định các sản
phẩm khó, từ đó xác định đúng, đủ chi phí sản xuất, đưa ra giá cả hợp lý để công ty
có lợi nhuận và khách hàng chấp nhận.
+ Phải nắm được yêu cầu thời gian sản xuất vì đặc thù của sản phẩm in là
tính thời sự nên thời gian trả hàng rất cần sự hính xác. Muốn vậy người lập kế
hoạch phải nắm được tiến độ sản xuất các đơn hàng khác ở các công đoạn để bố trí
sản xuất cho phù hợp, không bị chồng chéo, dồn ứ bán thành phẩm, ảnh hưởng xấu
tới năng suất chất lượng và tiến độ trả hàng.

___________________________________________________________________________
___

4


Hay ở vị trí cán bộ kỹ thuật ký duyệt tờ in để hoàn thành công việc phải
duyệt tờ in đủ tiêu chuẩn để máy in chạy với số lượng lớn. Để thực hiện, Công ty
đã có quy định rõ quy chuẩn của một tờ in đạt chất lượng đó là:
+ Nội dung chữ, hình ảnh phải đúng theo maket thiết kế khách hàng đã
duyệt.
+ Màu sắc phải trung thực
+ Các chữ, hình phải rõ nét
+ Tờ in không bị bẩn, không có các vết lạ
+ Các hình ảnh, chữ phải lên đủ, tờ in phải đủ khuôn khổ cho công đoạn gia
công tiếp theo.
Trên thực tế ở Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam, các quy định về chuẩn
mực của bán sản phẩm đã có và tương đối đầy đủ ở mỗi công đoạn và từ đó khả
năng đánh giá các sản phẩm cụ thể. Và con người làm ra sản phẩm cụ thể đã và
đang được thực hiện tương đối tối nhưng có lúc có nơi vẫn để lọt sản phẩm chưa
đạt chất lượng, việc rút kinh nghiệm chưa thường xuyên. Tuy nhiên, về các tiêu
chuẩn đánh giá con người, các công việc ở một số vị trí còn chưa có hoặc có nhưng
chưa cụ thể, chi tiết dẫn đến việc đánh giá thực hiện công việc còn chưa triệt để ở
một số vị trí gián tiếp. Việc đánh giá chưa triệt để và chính xác đôi khi dẫn đến sự
thiếu cố gắng làm việc ở một số nhân viên và có thể tạo ra một môi trường làm việc
không tích cực.
IV - Các đề xuất
1- Nhiệm vụ của Giám đốc điều hành
Trên cơ sở tiềm lực hiện có trong Công ty, phát huy tinh thần năng động,
sáng tạo, đẩy mạnh các hoạt động SXKD nhằm hoàn thành toàn diện cao chỉ tiêu

kế hoạch đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.

___________________________________________________________________________
___

5


- Có kế hoạch cụ thể giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp dưới, đồng thời
kiểm tra việc thực hiện đó.
- Phân tích tình hình hoạt động mọi mặt của Công ty, nắm bắt nhanh diễn
biến của thị trường, giá cả, tìm biện pháp tốt nhất, nâng cao năng lực quản lý và bồi
dưỡng đội ngũ CBCNVC trong Công ty.
- Tạo mọi điều kiện cho CBCNVC phát huy quyền làm chủ tập thể, quyền
học tập và nghỉ ngơi, trên cơ sở đó thúc đẩy tính tích cực, sáng tạo của người lao
động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Tôn trọng sự lãnh đạo của Đảng uỷ Công ty, hội đồng quản trị, sự tham gia
quản lý của Công đoàn, đoàn thanh niên.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ sản
xuất của cấp trên giao cho, kiểm tra việc thực hiện các chế độ của người lao
động.
Điều hành công việc theo kế hoạch, quý, tháng, tuần, theo chương trình đã
vạch ra tập trung, giải quyết công việc trọng tâm, dứt điểm các mặt yếu để đảm bảo
hoàn thành kế hoạch.
Thực hiện chế độ kiểm tra SXKD và các mặt công tác khác theo định kỳ, bất
thường để kịp thời có biện pháp giải quyết, sau khi kiểm tra có nhận xét đánh giá
kết quả, có phê bình, biểu dương.
Giám đốc phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ tháng, quí, năm về tình hình
thực hiện các mặt hoạt động đã qua, kế hoạch chủ trương với Đảng uỷ để tập thể
Đảng uỷ thảo luận, thống nhất chủ trương chỉ đạo. Hàng quí Giám đốc báo cáo với

BCHCĐ về công tác sản xuất, đời sống để BCHCĐ tham gia ý kiến. Cùng BCHCĐ
kiểm điểm việc thực hiện thoả ước lao động tập thể thông báo cho CBCNVC tình
hình thực hiện kế hoạch sản xuất và phương hướng công tác để động viên mọi
người phấn đấu thực hiện.
___________________________________________________________________________
___

6


Giám đốc phải kiểm tra công tác của các Phó Giám đốc để chỉ đạo thống
nhất, tạo mọi điều kiện để các phân xưởng, phòng ban hoàn thành nhiệm vụ.

1- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất:
Nghiên cứu xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho sản xuất, chỉ đạo
công tác xây dựng kế hoạch tiến độ sản xuất ngày, tuần, tháng, quí, năm cho các
phân xưởng và toàn Công ty.
Trên cơ sở kế hoạch tiến độ sản xuất kỹ thuật, vật tư hiện có, thường xuyên
theo dõi sát sao, điều hành sản xuất hoạt động được liên tục, để đánh giá kết quả
từng công đoạn sản xuất, từng phân xưởng để rút ra những kinh nghiệm giúp Giám
đốc nắm và chỉ đạo kịp thời mọi hoạt động SXKD.
Tổ chức quản lý, bảo dưỡng, sử dụng thiết bị, máy móc, dụng cụ sản xuất
theo chu kỳ kế hoạch, đảm bảo máy móc hoạt động đều đặn phục vụ kịp thời
cho sản xuất, ra các quyết định về tổ chức sản xuất và quản lý ở các phân
xưởng.
Tổ chức thực hiện chế độ bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghề nghiệp cho
công nhân, trình độ quản lý sản xuất cho Quản đốc tại các phân xưởng, Tổ trưởng sản
xuất, thi hành đầy đủ các chế độ, chính sách của Nhà nước và Công ty đã ban hành,
nghiên cứu, xây dựng định mức kinh tế, kỹ thuật.
Xây dựng qui trình, qui phạm kỹ thuật từng công đoạn sản xuất, tiêu chuẩn

kỹ thuật từng loại sản phẩm, qui định chế độ sử dụng máy móc, thiết bị, vật tư. Lập
kế hoạch mua sắm, thiết bị, máy móc, trang bị kỹ thuật vật tư hàng năm và dài hạn
để đảm bảo phát triển sản xuất, đảm bảo hoàn thành kế hoạch về thời gian, số
lượng và chất lượng. Tổ chức phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục
vụ cho sản xuất và tăng năng suất lao động.

___________________________________________________________________________
___

7


Ban hành các Quy định và kiểm tra việc thực hiện các chế độ cải thiện điều
kiện lao động, kỹ thuật an toàn bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp.

3- Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Giám đốc kinh doanh:
 Phụ trách kinh doanh, trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh, vật tư. Lập kế
hoạch kinh doanh/tháng, quý, năm trình Giám đốc phê duyệt. Chịu trách nhiệm
trước Giám đốc về hiệu quả kinh doanh của Công ty.
 Chủ trì lập kế hoạch sản xuất, lập các dự án đầu tư thiết bị, xây dựng cơ
bản và tham gia các công tác quản lý chung của Công ty.
 Công việc kinh doanh:
- Khai thác nguồn hàng về in, thuê nhà xưởng, thuê văn phòng.
- Tổ chức kinh doanh vật tư in.
- Kiểm tra toàn bộ các hợp đồng về mua vật tư, xây dựng cơ bản, thuê nhà
xưởng, thuê văn phòng, giá bán phế liệu, trước khi trình Giám đốc ký.
- Hạch toán các hợp đồng kinh tế - đưa ra các quyết định, các đối sách cần
thiết để tăng hiệu quả kinh doanh. Làm báo cáo lỗ lãi/tháng, quý, năm trình Giám
đốc - tìm các biện pháp để tăng lợi nhuận.
 Công việc quản lý vật tư:

- Phối hợp với Phó Giám đốc phụ trách sản xuất, tham mưu cho Giám đốc
trong việc chọn nhà cung cấp vật tư trên cơ sở phù hợp công nghệ, đạt hiệu quả
kinh tế và chất lượng.
- Điều hành và kiểm soát tiến độ cung ứng vật tư. Theo dõi chất lượng vật tư.
Đàm phán với nhà cung cấp và xử lý các khiếu nại về chất lượng vật tư.
- Kiểm tra hệ thống kho tàng định kỳ/tháng. Chịu trách nhiệm trước giám
đốc về an toàn cháy nổ, an toàn mối mọt, an toàn ẩm mốc.
___________________________________________________________________________
___

8


- Kiểm soát mức sử dụng vật tư, định mức bù hao vật tư. Xử lý các biên bản
sai hỏng vật tư, phân tích các báo cáo sử dụng vật tư - Đề xuất các biện pháp nhằm
tiết kiệm, chống thất thoát vật tư và phế liệu.
 Được thay mặt Giám đốc khi giám đốc đi vắng
 Hiệu đính các văn bản trong hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2000.

4-Nhiệm vụ của Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng của Công ty là người giúp việc Giám đốc trực tiếp phụ
trách và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính, hạch toán kinh tế và
thông tin kinh tế, đồng thời là kiểm soát viên về tài chính của Nhà nước ở Công ty.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty đồng thời chịu
trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và các cổ đông về công việc thuộc nhiệm vụ
và quyền hạn của mình.
Kế toán trưởng được dự các cuộc họp của Công ty bàn và quyết định các vấn
đề chi, thu, kế hoạch kinh doanh, cải tiến kỹ thuật, áp dụng kỹ thuật mới, đầu tư
XDCB mở rộng SX, nâng cao đời sống vật chất cho CB, CNVC của Công ty.

Quyền hạn: Được ký xác nhận các loại báo cáo thống kê, các hợp đồng kinh
tế, các chứng từ tín dụng, thanh toán tài chính, tiền lương, tiền thưởng.
Có quyền yêu cầu các phòng ban, phân xưởng và các bộ phận có liên quan,
cung cấp đầy đủ, kịp thời những số liệu, tài liệu cho công tác kế toán, thống kê và
kiểm tra tài chính.
Được quyền từ chối, đình chỉ việc thanh toán cấp phát đối với những khoản
chi tiêu, xuất nhập không đúng chế độ tài chính của Nhà nước. Nếu Giám đốc Công
ty chỉ thị bằng văn bản thì phải chấp hành nhưng có quyền báo cáo lên cấp trên.
___________________________________________________________________________
___

9


Phát hiện và báo cáo với Giám đốc những trường hợp, những người vi phạm
chính sách, chế độ, thể lệ kế toán, tài chính. Nếu Giám đốc không có biện pháp giải
quyết thì có quyền báo cáo lên cấp trên.
Được quyền tham dự Hội nghị Giám đốc khi bàn về những vấn đề thuộc
phạm vi trách nhiệm của mình. Được quyền đề nghị khen thưởng, nâng bậc lương,
hoặc xử lý kỷ luật, thay đổi công tác đối với CBCNV kế toán, thống kê.
Trực tiếp làm trưởng phòng kế toán.

5-Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán:
- Tổ chức hệ thống kế toán gọn nhẹ, hợp lý, phổ biến hướng dẫn chỉ đạo
quán triệt nghiêm chỉnh các chế độ quản lý kinh tế - tài chính đúng chế độ kế toán tài chính Nhà nước đã ban hành.
- Tổ chức kiểm tra việc thu, chi tiền séc, tiền mặt, chi đúng, chi đủ chính xác,
cập nhật hàng ngày, nộp đủ các quy định của Nhà nước vào ngân sách kịp thời.
Phó phòng: Là người cộng tác và giúp việc Trưởng phòng, thay mặt trưởng
phòng, quán xuyến công việc của phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền, trực
tiếp phụ trách kế toán tổng hợp.

Cán bộ kế toán vật liệu và tài sản cố định
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp những số liệu về tình hình, thu mua
vận chuyển nhập xuất và tồn kho. Kiểm tra tình hình cung cấp vật liệu về số lượng
và chất lượng mặt hàng.
- áp dụng đúng đắn phương pháp, hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các
PX các kho và các phòng có liên quan thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu và
vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ chính sách thể lệ đã
ban hành.
___________________________________________________________________________ 10
___


- Kiểm tra chế độ bảo quản nhập xuất vật liệu các định mức dự trữ và định
mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa thiếu ứ
đọng kém phẩm chất xác định giá trị số lượng vật liệu thực tế tiêu hao và phân bố
chính xác giá trị vật liệu tiêu hao vào các đối tượng sử dụng.
- Tham gia công tác kiểm kê đánh giá vật liệu lập các báo cáo về vật liệu.
- Tổ chức và ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và
giá trị tài sản cố định hiện có tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định.
- Tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào giá thành sản
phẩm giám sát việc nộp kịp thời khấu hao cơ bản vào chính sách Nhà nước.
- Phản ánh kịp thời giá trị phục hồi, giá trị tài sản, giá trị TSCĐ xây dựng,
phản ánh tình hình thanh lý và chi phí tài sản cố định.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước lập
báo cáo về tài sản cố định.
Cán bộ kế toán tiêu thụ sản phẩm
- Lập phiếu thu chi kịp thời, chính xác phát hiện các khoản chi không đúng
chế độ, sai nguyên tắc. Thực hiện vào sổ cấp phát để kiểm tra đúng sổ tồn kho quỹ
hàng ngày do ngân hàng quy định.
- Lập các báo cáo về tiền mặt chính xác và đúng thời gian quy định.

- Thanh toán công nợ kịp thời, theo dõi các khách hàng nợ sát sao, đẩy mạnh
công tác thanh toán nhằm thu hồi vốn tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn để sử
dụng có hiệu quả cao nhất để bảo đảm sản xuất.
- Phải có tác phong giao tiếp lịch sự.
Cán bộ kế toán Tổng hợp có nhiệm vụ

___________________________________________________________________________ 11
___


- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tiêu thụ sản xuất về các loại vốn,
các loại quỹ của Công ty, các khoản cấp phát khác, xác định các khoản lãi, lỗ, với
ngân hàng.
6-Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả sản xuất.
Tham gia lập kế hoạch SXKD năm.
Lập kế hoạch SX/ngày, tuần, tháng, quý, năm - Điều hành theo đúng tiến độ.
- Căn cứ vào mức độ phức tạp và thời gian cần trả hàng ghi trong HĐ, tính
toán để chỉ định thời gian cho từng công đoạn, ấn định thiết bị. Đưa tài liệu vào
bảng điều độ. Điều động làm thêm khi cần thiết.
- Khi thấy năng lực SX trong công ty không đủ để đảm bảo tiến độ thời gian,
báo cáo, trình Phó giám đốc giải quyết.
Khi giao dịch hợp đồng phải tư vấn khách hàng, lập dự trù kinh phí điều
chỉnh khuôn khổ cho phù hợp với khổ giấy nhằm sử dụng vật tư tiết kiệm, tính toán
sơ bộ giá thành.
- Căn cứ vào giấy giới thiệu của cơ quan đặt in và các giấy tờ cần thiết theo
quy định của Luật Xuất bản, kiểm tra những yêu cầu cần thiết như: số lượng bản in,
ma két in, bông bài, sách mẫu, yêu cầu đóng gói trước khi bàn giao cho phân xưởng
sản xuất.
Theo dõi thống kê quản lý sử dụng vật tư ở các bộ phận, tổng hợp sai hỏng

lãng phí ở các phân xưởng.
7- Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - hành chính
Phòng tổ chức hành chính là phòng giúp việc và làm tham mưu cho Giám
đốc và các mặt công tác sau:
-

Công tác nhân sự.

___________________________________________________________________________ 12
___


-

Công tác cán bộ.

-

Công tác đào tạo lao động tiền lương.

-

Công tác bảo hiểm xã hội, an toàn lao động.

-

Công tác bảo vệ.

-

Công tác hành chính, quản trị, đời sống.

Phòng Tổ chức - Hành chính có những nhiệm vụ sau:
Về mặt tổ chức
- Thường xuyên bảo đảm đầy đủ đội ngũ cán bộ và lao động cho
Công ty. Cùng với các phòng ban, phân xưởng bố trí phân công lao động hợp lý
bảo đảm cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay
nghề cho người lao động, lập và quản lý chặt chẽ hồ sơ lý lịch của CBCNVC trong
Công ty đồng thời tổ chức việc bảo quản lưu trữ các tài liệu, chỉ thị của cấp trên và
các văn bản có liên quan của Công ty. Thực hiện nghiêm túc mọi chế độ qui định
về bảo mật phòng gian, giữ gìn trật tự an toàn trong Công ty.
Lập và kiểm tra kế hoạch lao động - Tiền lương, quĩ lương, việc trả luơng
sản phẩm, lương khoán, bảo hiểm xã hội, các chế độ chính sách và an toàn lao
động.
- Kiểm tra theo dõi việc thực hiện các định mức lao động - Định mức kinh tế
kỹ thuật. Đơn giá làm sản phẩm làm khoán, làm gia công hợp lý.
- Cán bộ nhân viên trong phòng phải tự mình học tập, nâng cao trình độ
chính trị, văn hoá, nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được
giao, đồng thời làm được một trong những công tác của phòng theo sự phân công
để làm thay những đồng chí vắng mặt.
Về mặt hành chính

___________________________________________________________________________ 13
___


- Lập kế hoạch phối hợp với phân xưởng cơ điện và XDCB tổ chức thực hiện
kế hoạch quản lý sửa chữa, cải tạo, nhà xưởng, phương tiện, dụng cụ làm việc, đảm
bảo nơi làm việc, luôn luôn an toàn, sạch sẽ.
Tổ chức địa điểm, phương tiện cần thiết cho các hội nghị của Công ty. Quản

lý chặt chẽ không để mất mát các tài sản công cộng.
- Lập dự trù các loại hiện vật phục vụ bồi dưỡng độc hại theo chế độ quy
định của Nhà nước và của Công ty đối với những Công nhân làm nghề độc hại.
Phục vụ bồi dưỡng ca 3 bằng hiện vật đảm bảo chất lượng, số lượng, vệ sinh sạch
sẽ.
Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động thời gian
lao động, thời gian lao động tính bảo hiểm xã hội và giải quyết các chế độ cho
người lao động theo quy định của nhà nước và của Công ty.
Hướng dẫn và kiểm tra các phòng, các phân xưởng, thực hiện ghi chép các
chứng từ ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ sách cần thiết để hạch toán tiền
lương và khoán quỹ lương cho các phân xưởng.
7- Chức năng, nhiệm vụ của Phân xưởng Cơ điện:
1. Lập kế hoạch tiến bộ lắp đặt và sửa chữa thiết bị xây dựng quy trình
thao tác máy, tiêu chuẩn kỹ thuật, phổ biến các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và
những kinh nghiệm tiên tiến vào SX (trong lĩnh vực Cơ điện).
2. Xác minh, tổng hợp và hỗ trợ những sáng kiến cải tiến kỹ thuật của cá
nhân và tập thể để hội nghị đồng sáng kiến của Công ty xét duyệt (những sáng kiến
trong lĩnh vực cơ điện).
3. Quản lý các hồ sơ kỹ thuật của trang thiết bị, theo dõi đầy đủ các nguyên
nhân hư hỏng, cách sửa chữa v.v... để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sửa chữa
hàng năm.

___________________________________________________________________________ 14
___


4. Căn cứ vào tình hình cụ thể các thiết bị của Công ty để có kế hoạch đặt
phụ tùng thay thế cho các thiết bị có, chi tiết hay hư hỏng và dơ dão, nhằm hạn chế
thời gian ngừng máy ít nhất.
5. Nghiên cứu và thử nghiệm các vật tư và phụ tùng trong nước, thay thế

hàng nhập - nhầm lẫn hạ giá thành sản phẩm và giải quyết những khó khăn trong
sản xuất.
Nghiên cứu, thiết kế và tự chế tạo lấy những máy móc đơn giản nhằm giải
quyết những khó khăn của Công ty, nâng cao năng suất lao động và giảm sức lao
động cho công nhân.
6. Đảm bảo sửa chữa các hư hỏng hàng ngày của thiết bị trong toàn Công ty,
làm cho sản xuất được liên tục. Giữ đúng thời gian sửa chữa lớn hàng năm của từng
thiết bị đã được ghi trong kế hoạch.
7. Lập biên bản, xác minh nguyên nhân hư hỏng thiết bị, sai hỏng sản phẩm
để báo cáo Giám đốc có phương án giải quyết thích hợp nhất.
8. Sửa chữa và xây mới những công trình nhỏ trong nguồn vốn tự có của
Công ty, phục vụ kịp thời cho sản xuất.
8- Nhiệm vụ của Phân xưởng In Offsét:

1. Xây dựng kế hoạch sản xuất định kỳ: tuần, tháng, quý, năm. Tổ chức thực
hiện lệnh sản xuất của Giám đốc thông qua phiếu sản xuất do phòng Kế hoạch - sản
xuất lập trên cơ sở máy móc, thiết bị và lao động hiện có, phân bổ công việc khoa
học, phù hợp với lao động và máy móc, thiết bị hiện có. Tổ chức thực hiện đầy đủ
và đúng các yêu cầu đề ra đối với từng khuôn in, từng tài liệu in về số lượng, chất
lượng, mỹ thuật, kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo tiến độ sản xuất theo phiếu sản
xuất.

___________________________________________________________________________ 15
___


2. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, máy móc thiết bị, nguyên liệu,
vật liệu, phụ tùng lao động trong phạm vi phân xưởng. Xây dựng và thực hiện kế
hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc, thiết bị hàng năm, thường xuyên kiểm tra tình
trạng hoạt động của máy móc, thiết bị trong quá trình sử dụng, kiểm tra an toàn lao

động và bảo hộ lao động với công nhân sản xuất, thực hiện tốt vệ sinh công nghiệp,
tổ chức sửa chữa thông thường máy móc thiết bị.
3. Chủ động phối hợp với Phòng Kỹ thuật chuẩn bị đầy đủ các loại vật tư
cần thiết đáp ứng yêu cầu sản xuất, quản lý chặt chẽ việc xuất nhập và tiêu hao
nguyên vật liệu, phụ tùng trên cơ sở định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đề xuất các
biện pháp thực hành tiết kiệm nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng trong sản xuất.
4. Lập và gửi kịp thời các báo cáo thống kê sản lượng thực hiện hàng tuần,
hàng tháng của từng phân xưởng cho Giám đốc và Phòng Kỹ thuật; phối hợp với
phòng Kế toán và phân xưởng hoàn thiện trong việc xác định sản phẩm dở dang
hàng tháng, quý, năm.
5. Phối hợp với phòng Tổ chức - Hành chính trong việc xây dựng và thực
hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng và thi nâng bậc hàng năm.
a) Quản đốc PX là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn bộ các hoạt
động của PX mình về sản xuất và thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và
Nhà nước, các quy chế, nội quy của Công ty.
b) Cùng với phòng kinh doanh, xây dựng kế hoạch tiến độ sản xuất của PX.
Chuẩn bị công việc cho các tổ. Chỉ huy sản xuất theo đúng kế hoạch tiến độ, đúng
tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình công nghệ và định mức kinh tế kỹ thuật. Tổ chức tốt
việc hạch toán nội bộ PX.
c) Sử dụng có hiệu quả công suất máy móc thiết bị trong PX. Kiểm tra chặt
chẽ việc thực hiện các chế độ sử dụng bảo quản, bảo dưỡng thường xuyên các máy
móc thiết bị bảo quản vật tư, nguyên liệu hoá chất đúng tiêu chuẩn quy định. Giữ
gìn bảo vệ tài sản của PX, chống để hư hỏng, mất mát.
___________________________________________________________________________ 16
___


d) Cùng với tổ chức CĐ và DTN xây dựng phong trào thi đua sản xuất, tiết
kiệm, phát huy sáng kiến, khắc phục khó khăn trong sản xuất nhằm phấn đấu hoàn
thành vượt mức kế hoạch, xây dựng phong trào phấn đấu trở thành người công

nhân giỏi và tổ đội LĐXHCN.
Có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CB, CN trong PX cả về lý
thuyết và tay nghề.
đ) Tổ chức thực hiện và kiểm tra chặt chẽ công tác an toàn lao động, vệ sinh
công nghiệp, phòng chống cháy nổ và giữ vững trật tự trị an trong PX.

9- Chức năng, nhiệm vụ của phân xưởng gia công sách:
Trên cơ sở những lao động và máy móc thiết bị hiện có, phân xưởng phải
hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty giao. Bảo đảm dây chuyền sản xuất của
Công ty hoạt động được nhịp nhàng.
- Xây dựng và thực hiện các định mức lao động vật tư - kỹ thuật, quan tâm
đến cải tiến áp dụng kỹ thuật mới nâng cao trình độ tổ chức và quản lý để không
ngừng tăng năng suất lao động chất lượng sản phẩm.
Tuỳ theo tình hình phát triển của Công ty yêu cầu có thể được biên chế
thường xuyên hay tạm thời để hoàn thành được nhiệm vụ sản xuất của Công ty
giao.
- Nhiệm vụ của quản đốc phân xưởng sách
+ Quản đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn bộ
hoạt động sản xuất của phân xưởng, thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty.
+ Cùng với phòng kế hoạch tổng hợp xây dựng kế hoạch, tiến độ sản xuất
của phân xưởng, chuẩn bị công việc cho các tổ chỉ huy sản xuất theo đúng kế
hoạch, tiến độ, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng và quy trình công
nghệ các định mức kinh tế kỹ thuật.
___________________________________________________________________________ 17
___


+ Tổ chức sản xuất có hiệu quả, phát huy cao khả năng các máy móc thiết bị
hiện có. Kiểm tra chặt chẽ các chế độ sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng thường xuyên
các thiết bị, dụng cụ, bảo quản tốt tài sản của phân xưởng chống mất mát hư hỏng.

10- Chức năng, nhiệm vụ của phân xưởng chế bản
Là công đoạn đầu của một công nghệ in cho lệnh sản xuất đã qua phòng kế
hoạch lập sản xuất chuyển đến PX. Chế bản trên cơ sở thiết bị hiện có của phân
xưởng, phải xây dựng các định mức lao động, kinh tế, kỹ thuật để hoàn thành
nhiệm vụ từ khâu thiết kế chế bản - ra phim đánh máy vi tính - bình bản và sau
cùng là phơi để ra một bản in hoàn chỉnh chuyển in.
Phân xưởng có trách nhiệm bảo quản, sử dụng hợp lý tài sản của phân
xưởng, có biện pháp ngăn chặn những hành vi xâm phạm tài sản XHCN của Công
ty, có trách nhiệm theo dõi kết quả sản xuất của cá nhân và của tổ, làm cơ sở để xây
dựng đơn giá tiền lương và thanh toán lương cho công nhân - thực hiện tốt nội quy
của Công ty về BHLĐ và an toàn phòng chống cháy nổ trong Công ty.
Nhiệm vụ:
Quản đốc là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của
phân xưởng, về nội quy, quy chế trong Công ty - cùng với phòng kế hoạch xây
dựng tiến độ sản xuất của phân xưởng, chỉ huy sản xuất theo đúng tiến độ, đúng
yêu cầu kỹ thuật, quy trình công nghệ và định mức kỹ thuật.
- Sử dụng có hiệu quả các thiết bị của phân xưởng, kiểm tra chặt chẽ việc
thực hiện nội quy về sử dụng và bảo dưỡng máy móc, tiêu hao vật tư, chống hư
hỏng, mất mát.
- Chịu trách nhiệm nhận makét, phim bài của khách hàng. Hướng dẫn các
tổ sản xuất làm theo yêu cầu của khách hàng và yêu cầu kỹ thuật của từng loại
ấn phẩm, nhằm đảm bảo được tiến độ và chất lượng.

___________________________________________________________________________ 18
___


- Có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân trong
phân xưởng về lý thuyết và thực hành.
- Kiểm tra chặt chẽ công tác an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp,

phòng chống cháy nổ trong Công ty.
V - Các kiến nghị
1. Tiếp tục củng cố, hoàn thiện các tiêu chuẩn về chất lượng bán thành phẩm
và thành phẩm, tăng cường các khâu kiểm tra đánh giá và rút kinh nghiệm nghiêm
túc mỗi khi có sản phẩm không đạt chất lượng, từ đó đề ra các phương án sản xuất
tối ưu hạn chế những sai hỏng, tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản
phẩm.
2. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc đầy đủ ở các vị trí còn
thiếu, thường xuyên đánh giá công việc ở các vị trí, đưa ra các giải pháp kịp thời về
nhân sự để củng cố bộ máy tổ chức, bố trí những người có năng lực vào các vị trí
phù hợp, tăng hiệu quả công việc.
3. Thực hiện tốt quy chế về thưởng, phạt, trả thù lao xứng đáng cho người
lao động tạo động lực phấn đấu và cống hiến của mỗi vị trí công việc, xây dựng tập
thể lao động đoàn kết, môi trường làm việc tích cực, huy động được sức mạnh tập
thể để phát triển công ty.
TÀI

LIỆU

THAM

KHẢO

_________________________________________________
1.

Giáo trình Quản trị nguån nh©n lùc của Đại học Griggs.

2.

Các báo điện tử : Dân trí, VCI news, Vietnamnet…

3.

Getting to yes, Roger Fisher – William Ury – Bruce Patton, bản dịch

tiếng Việt : Để thành công trong đàm phán, người dịch: Nhóm Biên dịch INNMA,
Hiệu đính: Vũ Thái Hà MBA, Thành phố Hồ Chí Minh 2007.

___________________________________________________________________________ 19
___


4.

Bộ Giáo dục và Đào tạo 2003, Giáo Trình Triết học (Dùng cho nghiên

cứu sinh và học viên cao học không thuộc chuyên ngành Triết học). T.III. Chính trị
Quốc gia, Hà Nội.

___________________________________________________________________________ 20
___