Quản trị DN Tài chính kinh doanh QTH ch6

Chương 6: TỔ CHỨC

• KHÁI NIỆM:
TỔ CHỨC LÀ QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH
NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN PHẢI LÀM &
PHÂN CÔNG CHO CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN
ĐẢM NHẬN CÁC CÔNG VIỆC ĐÓ, TẠO
RA MỐI QUAN HỆ NGANG DỌC TRONG
NỘI BỘ TỔ CHỨC NHẰM THỰC HIỆN CÓ
HIỆU QUẢ MỤC TIÊU CHIẾN LƯC CỦA
TỔ CHỨC.

•NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA
CÔNG TÁC TỔ CHỨC:
q XÁC LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC (CẤU
TRÚC TỔ CHỨC)
⇒ KHÁI NIỆM: LÀ QUÁ TRÌNH XÁC LẬP
CÁC KHÂU QUẢN TRỊ (THEO CHIỀU
NGANG) & CÁC CẤP QUẢN TRỊ (THEO
CHIỀU DỌC)

ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. TÍNH PHỨC TẠP: BIỂU THỊ SỐ LƯNG
CÁC KHÂU QUẢN TRỊ, CÁC CẤP QUẢN
TRỊ, CÁC CHỨC DANH TRONG TỔ CHỨC.
2. TÍNH BÀI BẢN: TÍNH CÔNG THỨC,
TÍNH ĐỊNH CHẾ, TÍNH HÌNH THỨC.
3. MỨC ĐỘ TẬP TRUNG & PHI TẬP
TRUNG VỀ QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH
TRONG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ.

1


NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. NHIỆM VỤ & MỤC TIÊU & CHIẾN
LƯC CỦA CÔNG TY.
2. MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TY.
3. ĐẶC ĐIỂM NGÀNH NGHỀ CỦA CÔNG
TY.
4. NĂNG LỰC & TRÌNH ĐỘ NHÂN SỰ
CỦA CÔNG TY.
5. QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY.

Sơ đồ 7.1 CÁC NHÂN TỐ CỦA VIỆC
THIẾT KẾ TỔ CHỨC

TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC:

Bước 1:
Nhận
thức rõ
mục đích
& mục
tiêu của
tổ chức
(Kế
hoạch

hoạt
động)

Bước 2:
Xác đònh
những
hoạt độn g
quan
trọng cần
thực hiện

Bước 3:
Xếp loại
các hoạt
động
theo
chức
năng sản
xuất kinh
doanh

Bước 4:
Kết hợp
các chức
năng quan
trọng
thành một
hệ thống
vững chắc

Bước 5:
Thẩm
đònh và
tái tổ
chức

2


CÁC QUAN ĐIỂM VỀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC (CÁC MÔ HÌNH)
ž MÔ HÌNH TỔ CHỨC KIỂU CỔ ĐIỂN (MÔ
HÌNH KIỂU CƠ GIỚI) DO HENRY FAYOL &
MAX WEBER ĐỀ XUẤT. HIỆN NAY VẪN
ĐANG ĐƯC ÁP DỤNG KHÁ THỊNH HÀNH.
ž MÔ HÌNH TỔ CHỨC LINH HOẠT (HỮU CƠ)
ĐẶC BIỆT PHÙ HP VỚI KIỂU QUẢN TRỊ
THEO TÌNH HUỐNG, NHẤT LÀ QUẢN TRỊ
THEO MỤC TIÊU. MÔ HÌNH NÀY CÒN GỌI LÀ
MÔ HÌNH HIỆN ĐẠI, PHÁT TRIỂN RẤT
THỊNH HÀNH TỪ NHỮNG NĂM CỦA THẬP
NIÊN 1960 CHO ĐẾN NAY.

NHỮNG ĐẶC TRƯNG CHỦ YẾU CỦA HAI
MÔ HÌNH:
MÔ HÌNH CỔ ĐIỂ N (CƠ GIỚI)

ĐẶC ĐIỂM
- Tính hợp thứ c & tính bài bản cao
- Nhiề u chứ c danh (cấp quản trò)

riê ng biệt.
- Quan hệ phâ n cấp chặt chẽ , ít chú
trọ ng hợ p tá c.
- Quyền hạn quyết đònh tập trung ở
cấp cao nhất.
- Các nhiệm vụ được đònh sẵn.
- Kênh, luồ ng thô ng tin chính thức.

MÔ HÌNH LINH HOẠT (HỮ U CƠ)

ĐẶC ĐIỂM
- Tính hợp thức & tính bài bản thấp
- Ít chức danh (cấp quản trò) riêng biệt.
- Hợp tác thống thuộc (chiều dọc trực
tuyến) và tương thuộc (chiều ngang,
tham vấn phụ trợ hoặc tham mưu).
- Phi tập trung hóa quyền hành (hướng
về phần quyền, ủy quyền chính thức
hoặc không chính thức ).
- Các nhiệm vụï tùy thuộc vào tình
huống.
- Thông tin liên lạc không chính thức
kết hợp với chính thức.

MÔ HÌNH CỔ ĐIỂN
(CƠ GIỚI)

MÔ HÌNH LINH HOẠT
(HỮU CƠ)

NHẬN XÉT PHẠM VI
ÁP DỤNG
- Các Công ty, tổ chức
quy mô lớn, hoặc là các
đơn vò hành chính sự
nghiệp.
- Môi trường hoạt động
của tổ chức ổn đònh.

NHẬN XÉT PHẠM VI
ÁP DỤNG
- Các công ty vừa & nhỏ,
các đơn vò kinh doanh,
dòch vụ.
- Phù hợp với môi trường
biến động.

3


1.

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG
♦ MÔI TRƯỜNG ỔN ĐỊNH
♦ CHÚ TRỌNG VÀO HIỆU SUẤT
♦ CỤC BỘ THƯỜNG XẢY RA
Sơ đồ 7.3 (Cấu trúc tổ chức theo chức nă ng)

Chủ tòch

Marketing

Tài chính

Sản xuất

Nhân lực

2. CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM
♦ NHIỀU SẢN PHẨM HOẶC SẢN PHẨM
KHÁC BIỆT
♦ SẢN PHẨM HOẶC THỊ TRƯỜNG LÀ
PHỨC TẠP
Sơ đồ 7.4 (Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm)
Phó chủ tòch
Marketing

Marketing

Tài chính

Sản xuất

Nhân lực

3.
CẤU TRÚC THEO KHÁCH HÀNG
♦ NHỮNG NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG
LÀ QUAN TRỌNG
♦ CÁC DẠNG KHÁCH HÀNG LÀ KHÁC

NHAU
Sơ đồ 7.5 (Cấu trúc theo khách hàng)
Phó chủ
tòch
Marketing

Bộ phận
bán hàng
công nghiệp

Bộ phận
bán hàng cho
chính phủ

Bộ phận
bán hàng
tiêu dùng

4


4. CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ
♦ CÁC NĂNG LỰC BỐ TRÍ PHÂN TÁN
♦CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỘC LẬP VỚI NHAU
♦ NHU CẦU ĐỊA PHƯƠNG CÓ SỰ KHÁC BIỆT
♦ĐƯC SỬ DỤN G THƯỜNG XUYÊN TRONG KINH
DOANH QUỐC TẾ.
Sơ đồ 7.6 (Cấu trúc theo đòa lý)
Phó chủ tòch
Marketing

Khu vực
phía Nam

Khu vực
phía Tây

Khu vực
phía Đông

CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO QUÁ
TRÌNH
♦ CHUYÊN MÔN HÓA SẢN XUẤT
♦ TĂNG SỰ PHỤ THUỘC LẪN NHAU
♦ ÁP DỤNG TRONG SẢN XUẤT CÔNG
NGHIỆP.
Sơ đồ 7.7 (Cấu trúc theo quá trình)
Quản đốc
phân xương

Bộ phận
cán

Bộ phận
mài

Bộ phận
Lắp ráp

CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN (DẠNG TỔ

CHỨC TẠM THỜI)
♦ MỘT LOẠT CÁC DỰ ÁN CẦN ĐƯC HOÀN
THÀNH
BAO GỒM NHỮN G KỸ NĂNG PHỨC HP
CÁC KỸ NĂNG LÀ QUAN TRỌN G HƠN CHỨC
DANH.
RA QUYẾT ĐỊNH ĐƯC PHÂN CẤP
♦ KẾT HP NHỮN G NGÀNH CHUYÊN MÔN
CHỨC NĂNG.
♦ VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT
MỆNH LỆNH.

5


Sơ đồ 7.8 (Cấu trúc theo dự án)

CẤU TRÚC MA TRẬN (DẠNG ỔN ĐỊNH TỒN
TẠI LÂU DÀI HƠN SO VỚI CẤU TRÚC DỰ
ÁN)
♦ HÌNH THỨC TƯƠNG TỰ NHƯ CẤU TRÚC
THEO DỰ ÁN .
♦ KHI CÁC HOT ĐỘNG CÓ TÍNH ỔN ĐỊNH &
THƯỜNG XUYÊN HƠN.
♦

MÂU THUẪN VỚI NGUYÊN TẮC CHỈ HUY.

♦ THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG CÁC CÔNG TY
TƯ VẤN.

CẤU TRÚC KẾT HP (KẾT HP NHIỀU
DẠNG CẤU TRÚC) PHÙ HP VỚI NHỮNG
CÔNG TY LỚN & PHỨC TẠP.
Sơ đồ 7.9 (Cấu trúc kết hợp)
CHỦ
TỊCH
Phó chủ tòch
Sản xuất

Phó chủ tòch
Tài chính

Phó chủ tòch
Marketing

Tổng giám đốc các
Sản phẩm côn g ngiệp

Nhà quản trò
bộ phận phía
Bắc

Nhà quản trò
bộ phận phía
Nam

Phó chủ tòch
Kỹ thuật

Phó chủ tòch
Nhân sự

Tổng giám đốc các
Sản phẩm tiêu dùng

Nhà quản trò
bộ phận phía
Đông

Nhà quản trò
bộ phận phía
Tây

6


THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỀ QUYỀN
HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC.

KHÁI NIỆM VỀ QUYỀN HÀNH: LÀ
NĂNG LỰC CHO PHÉP NHÀ QUẢN TRỊ
YÊU CẦU NGƯỜI KHÁC HÀNH ĐỘNG
THEO SỰ CHỈ ĐẠO CỦA MÌNH.

NGUỒN GỐC CỦA QUYỀN HÀNH:
ž SỰ HP PHÁP KHI ĐẢM NHẬN CHỨC
VỤ
ž CẤP DƯỚI THỪA NHẬN QUYỀN HÀNH
ĐÓ LÀ CHÍNH ĐÁNG

ž NHÀ QUẢN TRỊ PHẢI ĐỦ NĂNG LỰC
& PHẨM CHẤT CẦN THIẾT KHIẾN CHO
CẤP DƯỚI TIN TƯỞNG & TÔN TRỌNG.

CÁC XU HƯỚNG THỰC HIỆN
QUYỀN LỰC:
ž PHÂN QUYỀN: LÀ XU HƯỚNG PHÂN
GIAO QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH CHO CẤP
DƯỚI.
ž TẬP QUYỀN: LÀ QUÁ TRÌNH THÂU
TÓM QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH VÀO
TRONG TAY MỘT NGƯỜI.

7


SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN QUYỀN:
♦ NHÀ QUẢN TRỊ CẤP THẤP GẦN VỚI
TÌNH HUỐNG HƠN.
♦ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯC
NHANH HƠN
♦ LÀ NHÂN TỐ ĐỘNG VIÊN CẤP DƯỚI
♦ GIÚP ĐÀO TẠO CẤP DƯỚI, TẠO ĐIỀU
KIỆN CHO HỌ PHÁT TRIỂN
♦ GIẢM ÁP LỰC VỀ CÔNG VIỆC ĐỐI
VỚI CẤP TRÊN.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA PHÂN CẤP
♦ SỰ KIỂM SOÁT CHẶT CHẼ CỦA
NGƯỜI LÃNH ĐẠO

♦ PHẠM VI QUYỀN HẠN CÓ THỂ
KHÔNG RÕ RÀNG
♦ NGƯỜI DƯỚI QUYỀN KHÔNG ĐỦ
NĂNG LỰC
♦ QUYỀN HẠN KHÔNG TƯƠNG XỨNG
VỚI TRÁCH NHIỆM.
QH > TN: Sử dụng quyền hạn để xói mòn
người khác.
QH < TN: Không ai nghe Anh ta cả.

QUAN HỆ QUYỀN HÀNH TRONG
CƠ CẤU TỔ CHỨC:
ž QUAN HỆ TRỰC TUYẾN
♦ QUAN HỆ TRỰC TIẾP THEO CHIỀU DỌC.
♦ QUYỀN LỰC THỰC HIỆN THEO CHIỀU TỪ
TRÊN XUỐNG.
♦ THỰC HIỆN NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT
CHỈ HUY.
♦ QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ TRÁCH NHIỆM
RÕ RÀNG.
♦ GẮN LIỀN VỚI SẢN PHẨM HOẶC KHÁCH
HÀNG.

8


QUAN HỆ CHỨC NĂNG

♦ THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG
CHUYÊN MÔN KỸ THUẬT.

♦ CHO PHÉP CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO
TUYẾN MỞ RỘNG PHẠM VI KIỂM SOÁT.

CÁC DẠNG CAN THIỆP THEO
CHỨC NĂNG:
CỐ VẤN : THAM MƯU CHO CÁC NHÀ
QUẢN TRỊ THEO TUYẾN.
DỊCH VỤ : TẠO RA SỰ HỖ TR (NHÂN
SỰ)
KIỂM SOÁT : CAN THIỆP VÀO HOẠT
ĐỘNG CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO
TUYẾN. CÓ KHẢ NĂNG VI PHẠM
NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT CHỈ HUY.
CHỈ NÊN XÁC LẬP Ở NHỮNG KHÂU
QUAN TRỌNG.

• CÔNG TÁC TỔ CHỨC & CÁC CẤP
BẬC QUẢN TRỊ:
CẤP QUẢN TRỊ

QUẢN TRỊ
VIÊN CAO
CẤP

MỤC TIÊU CỦA
CÔNG TÁC TỔ
CHỨC

Gắ n với kế hoạc h
chiế n lượ c

CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN

- Cần phải thành lậ p hay loại
bỏ cấp nào, phòng ban nà o?
- Phâ n quyề n cho cấ p dưới
như thế nà o?
- Cầ n ban hành những chế
độ, chính sá ch chung như thế
nà o?
- Phâ n phối & chuyể n giao
nguồ n lực cho cấp dưới như
thế nà o?

9


CẤP QUẢN TRỊ

QUẢN TRỊ
VIÊN
TRUNG
CẤP

CẤP QUẢN TRỊ

QUẢN TRỊ
VIÊN CẤP
CƠ SỞ

MỤC TIÊU CỦA
CÔNG TÁC TỔ
CHỨC

Gắ n với kế hoạc h
chiế n thuật.

MỤC TIÊU CỦA
CÔNG TÁC TỔ
CHỨC

Gắ n với kế hoạc h
tác nghiệp

CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN

- Những hoạt độ ng nà o cầ n
tiến hà nh?
- Tổ chức hoạt động theo
hướ ng nà o?
- Phâ n cô ng quyền hạ n &
trác h nhiệm như thế nào?
- Cần phải sử dụ ng nguồ n
lực ra sao?

CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN

- Nhữ ng công việc cụ thể nà o
cầ n phải làm ? Ai là m? lúc nà o
làm?

- Cầ n những phương tiện gì?
- Tổ chức công việc , thiết kế
cô ng việ c, quy trình thực hiệ n
cá c cô ng việc như thế nà o
nhằm đảm bả o năng suất,
chất lượng và trá ch nhiệm
cao nhất?

10